PROTOCOL ONAFHANKELIJKHEIDSWAARBORGING INSPECTIE-INSTELLINGEN SNA-KEURMERK

Transcriptie

1 PROTOCOL ONAFHANKELIJKHEIDSWAARBORGING INSPECTIE-INSTELLINGEN SNA-KEURMERK Vastgesteld door het bestuur d.d.: 17 juni 2014 Ingangsdatum: 1 juli 2014 Stichting Normering Arbeid (SNA) Versie / 13 juni 2014 / SNA-020

2 Protocol Onafhankelijkheidswaarborging inspectie-instellingen SNA-keurmerk In de vergadering van het Harmonisatieoverleg inspectie-instellingen SNA-keurmerk op 20 maart 2014 is gesproken over een nadere invulling van het begrip onafhankelijkheid. Aanleiding is het feit geweest dat bij het huidige SNA-keurmerk er onvoldoende mogelijkheden zijn voor de inspectieinstellingen om de gestelde onafhankelijkheidseisen aan te tonen en te waarborgen, gelet op intrinsieke waarde van het schema. Gebleken is dat een cruciale oorzaak hiervan gelegen is in het feit dat er in het SNA-keurmerk wel wordt verwezen naar de huidige internationale accreditatienorm ISO17020:2012, maar dat gelet op het zeer specifieke schema er nadere omschreven regels moeten komen zodat de accreditatienorm ISO 17020:2012, Handboek Normen SNA en het Reglement inspectie-instellingen zowel voor de inspectie-instellingen, SNA als de Raad voor Accreditatie adequate instrumentaria blijken te zijn om de onafhankelijkheid van de inspectie-instellingen te waarborgen. Dit Protocol Onafhankelijkheidswaarborging inspectie-instellingen SNA-keurmerk, verwijst naar voornoemde accreditatienorm, het Handboek Normen SNA en het Reglement inspectie-instellingen en is tijdens het Harmonisatieoverleg op 20 maart 2014 besproken. Het Harmonisatieoverleg heeft daarnaast twee passages toegevoegd, waarvan men vindt dat deze in het kader van de onafhankelijkheid van zowel de inspectie-instelling als de inspecteur aantoonbaar moeten zijn geborgd. Ook heeft zij gedragsregels vastgesteld waaraan inspectie-instellingen die ten behoeve van het SNA-keurmerk inspecties uitvoeren zich moeten houden. Dit protocol wordt opgenomen in het Handboek Normen en door de Raad voor Accreditatie als beoordelingsonderdeel meegenomen in de jaarlijkse beoordeling van de geaccrediteerde inspectieinstellingen die voor het SNA-keurmerk inspecties uitvoeren. Met het protocol wordt invulling gegeven aan artikel 3 lid 2 Reglement Inspectie-instellingen. Onafhankelijkheid: De inspectie-instelling dient aantoonbaar te voldoen aan de onpartijdigheids- en onafhankelijkheidseisen zoals vastgesteld in par tot en met van NEN-EN-ISO/IEC 17020:2012 (zie bijlage 1), waaronder inbegrepen het borgen dat de volgende situaties niet compromitterend uitwerken op de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de inspectie-instelling: a) Gecombineerd aandeelhouderschap bij een inspectie-instelling en een te inspecteren onderneming op basis van het SNA-keurmerk; b) Gecombineerd vervullen van een bestuursfunctie bij een inspectie-instelling en een te inspecteren onderneming op basis van het SNA-keurmerk. Ter verificatie van a) en b) dient de volledige groeps-/holdingstructuur, bestuurlijke verhoudingen, eigendomsverhoudingen, personele invulling van de managementstructuur, doel en aard van de onderneming en haar dienstverlening volledig, actueel en schriftelijk te worden gedocumenteerd en voorzien van een ondertekende verklaring en getekend door alle bestuurders van de onderneming (conform de gegevens in het Handelsregister van de KvK) te worden aangeboden aan SNA. Protocol Onafhankelijkheidswaarborging 2

3 Specifiek zal de inspectie-instelling aantoonbaar waarborgen dat: 1) De inspecteur mag in de afgelopen drie jaar op geen enkele wijze enige werkzaamheden hebben uitgevoerd namens of voor de (aankomend) certificaathouder (onderneming met het SNA-keurmerk), die hij zelf inspecteert. De inspecteur mag gedurende een periode van 2 jaar dan wel 4 inspecties geen certificaathouders inspecteren die hij in een voorgaande periode van 2 jaar of 4 inspecties bij een andere inspectie-instelling 1 heeft geïnspecteerd dan wel als technisch manager 2 verantwoordelijk voor was. SNA heeft het recht inspectierapporten ongeldig te verklaren als blijkt dat de inspectie-instelling zich aan het voorgaande niet heeft gehouden. Tevens kan SNA conform het Reglement inspectie-instellingen verdere sanctiemaatregelen treffen tegen de inspectie-instelling. 2) De technisch manager mag in de afgelopen 3 jaar op geen enkele wijze enige werkzaamheden hebben uitgevoerd namens of voor de (aankomend) certificaathouder. De technisch manager mag gedurende een periode van 2 jaar dan wel 4 inspecties geen rapporten van certificaathouders beoordelen die hij in een voorgaande periode van 2 jaar of 4 inspecties bij een andere inspectie-instelling 1 heeft geïnspecteerd als inspecteur dan wel dat hij/zij als technisch manager 2 hiervoor verantwoordelijk was. SNA heeft het recht inspectierapporten ongeldig te verklaren als blijkt dat de inspectie-instelling zich aan het voorgaande niet heeft gehouden. Tevens kan SNA conform het Reglement inspectie-instellingen verdere sanctiemaatregelen treffen tegen de inspectie-instelling. 3) Beschikbaarheid technisch manager: de inspectie-instelling dient aantoonbaar te voldoen aan EN-EN-ISO/IEC 17020:2012 par en ) Toelichting op de eisen in de EN-EN-ISO/IEC 17020:2012 in relatie tot commerciële belangen geldt dat: Tussen een inspectie-instelling en een te inspecteren onderneming c.q. andere inspectieinstellingen 4 mogen onderling geen commerciële belangen t.a.v. het inspectieproces aanwezig zijn, noch op organisatieniveau, noch op persoonsniveau, die de onafhankelijkheid en integriteit van de inspectie-instelling compromitteren. Hiertoe zal bij de inspectie-instelling een risico-inventarisatie aanwezig moeten zijn en zullen indien nodig maatregelen moeten zijn getroffen om compromitterende situaties te voorkomen. Protocol Onafhankelijkheidswaarborging 3

4 Gedragsregels inspectie-instellingen SNA-keurmerk: zijn zich bewust van het belang van hun dienstverlening in het maatschappelijke verkeer en de bijdrage die zij leveren aan de ontwikkeling van de (menselijke) omgeving; houden zich aan de wet- en regelgeving, ethische codes en andere regels, principes en normen voor gedrag die in het maatschappelijke verkeer als algemeen geaccepteerd worden gezien; zullen de gerechtvaardigde belangen van hun opdrachtgevers naar beste vermogen behartigen; streven voortdurend naar verdere verbetering van de kwaliteit van hun dienstverlening; volgen de ontwikkelingen op vaktechnisch gebied en wet- en regelgeving en houden hun kennis en vaardigheden op het niveau dat nodig is voor kwalitatief goede uitvoering van werkzaamheden; aanvaarden uitsluitend opdrachten indien en voor zover over voldoende deskundigheid wordt beschikt om deze opdracht uit te voeren; aanvaarden uitsluitend opdrachten indien zij over voldoende capaciteit beschikken om deze opdracht uit te voeren; zorgen ervoor dat ze altijd de juiste middelen tot hun beschikking hebben om het werk uit te voeren; verstrekken informatie die feitelijk en relevant is en niet opzettelijk misleidend of vatbaar voor verkeerde interpretatie; behandelen alle gegevens van hun opdrachtgever strikt vertrouwelijk m.u.v. de uitwisseling zoals in reglementen weergegeven met de SNA, tenzij deze algemeen bekend zijn of de klant specifieke toestemming verleent voor het vrijgeven ervan; alle medewerkers die betrokken zijn bij het inspectieproces tekenen ter bevestiging van de persoonlijke onafhankelijkheid een onafhankelijkheidsverklaring, waarin minimaal een aantal zaken dient te worden verklaard, zoals opgenomen in de voorbeeld onafhankelijkheidsverklaring (bijlage 2). Een onafhankelijkheidsverklaring moet minimaal jaarlijks worden getekend. Begrippen: 1 SNA kan de voorgaande inspectie-instelling verzoeken tot een overzicht van uitgevoerde inspectie in de voorgaande 2 jaar van betreffende inspecteur c.q. voor een overzicht van inspecties die zijn uitgevoerd onder eind verantwoording van de technisch manager. 2 Technisch managers zijn conform de EN-EN-ISO/IEC 17020:2012 verantwoordelijk voor het gehele technische systeem en alle klanten van de inspectie-instelling met betrekking tot het SNA-keurmerk (zowel klanten die aangemerkt kunnen worden als certificaathouders en als klanten die nog in certificaattraject zitten). In de hoedanigheid van technisch manager kunnen zij een afwijkend besluit nemen met betrekking tot inspectieresultaten. Protocol Onafhankelijkheidswaarborging 4

5 Technisch managers mogen geen adviesorganisatie hebben waarin ze belangen van certificaathouders of ondernemingen die voor het SNA-keurmerk in aanmerking komen behartigen. 3 De inspectie-instelling heeft één of meerdere technisch verantwoordelijken beschikbaar die de volledige verantwoordelijkheid hebben over de uitvoering van de inspectieactiviteiten. Daarnaast heeft de inspectie-instelling één of meerdere gekwalificeerde personen die, in geval van afwezigheid van de technisch verantwoordelijke, de continuïteit van de keuringsactiviteiten waarborgen. 4 Inspectie-instellingen die inspecties voor het SNA-keurmerk uitvoeren. Protocol Onafhankelijkheidswaarborging 5

6 Bijlage 1 EN-EN-ISO/IEC 17020:2012 Conformity assessment - General criteria for the operation of various types of bodies performing inspection (ISO/IEC 17020:2012,IDT). 4.1 Impartiality and independence Inspection activities shall be undertaken impartially The inspection body shall be responsible for the impartiality of its inspection activities and shall not allow commercial, financial or other pressures to compromise impartiality The inspection body shall identify risks to its impartiality on an ongoing basis. This shall include those risks that arise from its activities, or from its relationships, or from the relationships of its personnel. However, such relationships do not necessarily present an inspection body with a risk to impartiality. NOTE A relationship that threatens the impartiality of the inspection body can be based on ownership, governance, management, personnel, shared resources, finances, contracts, marketing (including branding), and payment of a sales commission or other inducement for the referral of new clients, etc If a risk to impartiality is identified, the inspection body shall be able to demonstrate how it eliminates or minimizes such risk The inspection body shall have top management commitment to impartiality The inspection body shall be independent to the extent that is required with regard to the conditions under which it performs its services. Depending on these conditions, it shall meet the minimum requirements stipulated in Annex A, as outlined below. a) An inspection body providing third party inspections shall meet the type A requirements of Clause A.1(third party inspection body). Protocol Onafhankelijkheidswaarborging 6

7 Bijlage 2 Voorbeeld onafhankelijkheidsverklaring BEVESTIGING PERSOONLIJKE ONAFHANKELIJKHEID Naam: II: Functie: BEVESTIGT HIERBIJ DAT: Ten aanzien van cliënten waar XX B.V. een inspectie voor het SNA-keurmerk uitvoert: Hij/zij geen directe financiële belangen bezit (c.q. hierin handelt) in dergelijke cliënten of een met hem verbonden partij; Hij/zij geen indirecte financiële belangen bezit (c.q. hierin handelt) in dergelijke cliënten die voor één van beide partijen van grote betekenis is; Hij/zij geen directe of indirecte financiële belangen bezit (c.q. hierin handelt) in een met dergelijke cliënten verbonden partij die voor één van beide partijen van grote betekenis is; Zijn/haar naaste familieleden eveneens geen dergelijke financiële belangen bezitten, tenzij deze belangen van te verwaarlozen betekenis zijn; Voor zover hij/zij hiervan op de hoogte is eveneens geen sprake is van dergelijke financiële belangen bij nauwe persoonlijke relaties; Hij/zij geen accountancy en/of (belasting)advies werkzaamheden uitvoert. Hij/zij geen belangrijke functies vervult bij een cliënt, dat dergelijke functies ook niet worden vervuld door een collega in zijn/haar netwerk en dat voor zover hij/zij hiervan op de hoogte is eveneens geen sprake is van het vervullen van dergelijke functies door naaste familieleden en/of nauwe persoonlijke relaties; Inzake onafhankelijkheid van de inspecteur hem/haar geen overige omstandigheden bekend zijn, die strijdig zouden kunnen zijn met de onafhankelijkheid die in het kader van de werkzaamheden binnen XX B.V. vereist is. Datum: Handtekening: Voor gezien door technisch manager: d.d. Voor gezien door kwaliteitsmanager: d.d. Protocol Onafhankelijkheidswaarborging 7