Bijzonder bestek S&L/AO/390/2014 1/206. Bestek:

Transcriptie

1 Bijzonder bestek S&L/AO/390/2014 1/206 Bestek: Open offerteaanvraag voor de vernieuwing van het Platform "Fisconetplus" door een geïntegreerde oplossing. ERRATA 3 : Pagina s 1, 4, 7, 12, 14, 15, 127, 148 en 153 ; bijlage 11 Errata 4: pagina 29 en 30 Bekendmaking op Europees niveau Bijzonder bestek S&L/AO/390/2014 Opening van de offertes: op 11 augustus 25 augustus 2015 om uur 1

2 Bijzonder bestek S&L/AO/390/2014 2/206 2

3 Bijzonder bestek S&L/AO/390/2014 3/206 A.ALGEMENE AFWIJKINGEN... 6 B.ALGEMENE BEPALINGEN VOORWERP VAN DE OPDRACHT Algemeen LOOPTIJD VAN HET CONTRACT AANBESTEDENDE OVERHEID - BIJKOMENDE INFORMATIE VERTROUWELIJKHEIDSVERKLARING DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Wetgeving Opdrachtdocumenten INFORMATIESESSIE C.GUNNING RECHT EN WIJZE VAN INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES Recht en wijze van indiening van de offertes Offertes ingediend via elektronische middelen Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte Opening van de offertes OFFERTES In de offerte te vermelden gegevens Structuur van de offerte Geldigheidsduur van de offerte PRIJS TOEGANGSRECHT KWALITATIEVE SELECTIE REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES GUNNINGSCRITERIA Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Toegangsrecht Kwalitatieve selectie Regelmatigheid van de offertes D.UITVOERING LEIDEND AMBTENAAR PRIJSHERZIENING Clausule van de meest begunstigde klant AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht Controles door derden Controle op en begeleiding van de opdracht, evaluatie van de gepresteerde diensten en controlehandelingen "Go/No Go"-beslissing Gedeeltelijke voorlopige oplevering per fase Garantie Garantie Verborgen gebreken SLA Definitieve oplevering Opleveringsmodaliteiten en -kosten Opleveringsmodaliteiten Opleveringskosten Eigendom van de ontwikkelde software Intellectuele eigendom Geboden garanties BORGSTELLING Vestiging van de borgtocht Vrijgave van de borgtocht UITVOERINGSMODALITEITEN Uitvoeringsclausule Clausule van technologische evolutie Plaats van de uitvoering van de opdracht en bijzonderheden Personeel van de opdrachtnemer Beschrijving van de profielen

4 Bijzonder bestek S&L/AO/390/2014 4/ Onderaannemers Middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Vertrouwelijkheid en bijzondere verbintenissen in verband met de ontvangen informatie Eigendom Overdraagbaarheid FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN GESCHILLEN BOETES EN STRAFFEN Straffen Boetes Aanrekening van de boetes en straffen Precontentieuze procedure en geschillen Lezen van het bijzonder bestek E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN Algemene context van het project STRUCTUUR VAN DE FOD Situatie, rol, opdracht en visie van de dienst Fisconetplus binnen de FOD Financiën Vaststelling van de behoeften HUIDIG PLATFORM "KENNISBEHEER" Grote lijnen van de evolutie van het platform Fisconetplus Huidige technische oplossing Versiebeheer en historiekenbeheer Het toekomstige platform "kennisbeheer" Buiten de opdracht Aandachtspunten Planning DEFINITIES EN AFKORTINGEN Verwachte functionaliteiten COMMUNICATIEFUNCTIONALITEIT BEHEER VAN INKOMENDE STROMEN PRODUCTIE VAN DOCUMENTEN EN METADATA BEHEER VAN DE TAXONOMIE VERSIEBEHEER (VERSIONING) INDEXERINGSBEHEER TOEGANGSBEHEER Het gedeelte publicatie Het gedeelte raadpleging-portal Het gedeelte procesbeheer Het gedeelte samenwerkingstools PROCESBEHEERDER Beschrijving van de geautomatiseerde publicatieworkflow MEERVOUDIGE TOEGANKELIJKHEID ZOEKMACHINE Module opzoeking Enterprise search Federated search INTEGRATIE VAN VROEGERE ONTWIKKELINGEN OF AUTOMATISMEN WEBINTERFACE (PORTAL) Intranet/internet De Look and Feel van Fisconetplus Lay-out Services Collaboration SERVICES VOOR DE GEBRUIKERS MONITORING ADMINISTRATIE UITGAANDE STROMEN TOEGANGSRECHTEN TOT DE CONTENT EN BEVEILIGING SAMENWERKINGSASPECTEN Verwachtingen op het vlak van "samenwerking" DYNAMISCHE OVEREENSTEMMINGSTABEL Verwachte technische eisen OVERZICHT VAN DE VOLUMETRIE TYPOLOGIE VAN DE GEBRUIKERS

5 Bijzonder bestek S&L/AO/390/2014 5/ VERWACHTE PRESTATIENIVEAUS CONTINUÏTEIT VAN SERVICE HARDWARE Huidige architectuur bij de FOD Financiën Specifieke behoeften van de voorgestelde oplossing SOFTWARE GEBRUIKERSLICENTIES SERVERLICENTIES Werkstation CLIENTSTATION PROTOCOLLEN CONNECTORS BACK-UP AANVULLENDE BIJSTAND Content sharing F. KWALITEITSEISEN Kwaliteitsplan OPSTELLING VAN ONDERSTEUNEND MATERIAAL METHODOLOGISCHE ONDERSTEUNING Online hulp OPSTELLING VAN EEN DOCUMENT ERGONOMIE OPLEIDING VAN DE GEBRUIKERS KENNISOVERDRACHT BEHEER VAN DE VERANDERING BEHEER VAN HET PROJECT EN METHODOLOGIE: PMFIN PID Governancestructuren PROJECTSTURING TOEGANGSPERIODES - CONTINUÏTEIT VAN DE SERVICES TOEGANGSRECHTEN OPEN OF FREE LICENTIES EVOLUTIVITEIT DAGELIJKSE BACK-UP OMGEVINGEN ONDERAANNEMERS ONDERHOUD BETROUWBAARHEID VAN DE EDITOR BEVEILIGING VERTROUWELIJKHEID VAN DE GEGEVENS MIGRATIE VAN DE GEGEVENS TECHNISCHE DOCUMENTATIE INTEGRATIE MET IN DE SERVICEDESK BIJLAGEN BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER BIJLAGE 2: Curriculum vitae BIJLAGE 3: registratietabel met antwoorden op de Qx-eisen BIJLAGE 4: registratietabel met antwoorden op de Qx-eisen BIJLAGE 5: prijstabel Tabel 1: fase 0 + fase 1 en fase 4 (gedeeltelijk) Tabel 2: fase 2 en fase 4 (gedeeltelijk) Tabel 3: fase 3 en fase 4 (gedeeltelijk) Tabel 4: te budgetteren bijzondere punten Tabel 5: opleidingen BIJLAGE 6: Vraagformulier BIJLAGE 7 : GEHEIMHOUDINGSOVEREENKOMST BIJLAGE 8: In te vullen SLA BIJLAGE 9: Referentiemodel BIJLAGE 10: Technische ICT-kenmerken BIJLAGE 11: Fisconetplus, analyse Regionalisatie BIJLAGE 12: huidige versie - historische versie BIJLAGE 13: Voorbeeld van templates

6 Bijzonder bestek S&L/AO/390/2014 6/206 Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy Toren B4 bus 961 Koning Albert II-laan Brussel BIJZONDER BESTEK OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE VERNIEUWING VAN HET PLATFORM "Fisconetplus" door een geïntegreerde oplossing. A.ALGEMENE AFWIJKINGEN OPGELET In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel: - 25 betreffende draagwijdte en het bedrag van de borgtocht; met betrekking tot de vertragingsboetes; - 33 en 133 met betrekking tot de vrijgave van de borgtocht. 6

7 Bijzonder bestek S&L/AO/390/2014 7/206 B. ALGEMENE BEPALINGEN 1. Voorwerp van de opdracht 1.1. Algemeen Het gaat om een opdracht van diensten betreffende de vernieuwing van het platform "Fisconetplus" door een geïntegreerde oplossing, in overeenstemming met dit bijzonder bestek. De vernieuwing van het systeem voor kennisbeheer heeft als doel de huidige ten toekomstige juridisch-fiscale kennis, snel en doeltreffend, ter beschikking te stellen van de ambtenaren van de FOD Financiën in een geïntegreerd systeem met moderne elementen van document collaboration en van social collaboration. Deze opdracht beoogt: - de vervanging van het huidige platform voor kennisbeheer Fisconetplus wat de ontwikkeling van een nieuw platform voor de publicatie van inhoud, een webportal, een zoekmachine en de beveiligde toegang tot en de volledige migratie van de huidige gegevens omvat; - de toevoeging van nieuwe mogelijkheden: de documentaire samenwerking tussen gebruikers, de aanmaak en het beheer van templates om de injectie van inhoud in het platform te vergemakkelijken, de mogelijkheid om types van documenten (Document Types) toe te voegen, enz.; - de verbetering van de zoekfunctie; - de invoering van een meer intuïtieve navigatie voor de gebruiker; - de mogelijkheid om de inhoud in goede omstandigheden te raadplegen en weer te geven op alle soorten toestellen (smartphones, tablets, alle soorten laptops,...); - Het onderhoud van de toepassing tijdens de hele looptijd van het contract, om de goede werking van de juridische en fiscale database (evolutief, adaptief en correctief onderhoud) te garanderen. In dit perspectief valt de actualisering van de juridische en fiscale inhoud van de fiscale database niet binnen het bereik van de opdracht. Uiterlijk aan het einde van de opdracht moeten de medewerkers die belast zijn met het dagelijks beheer van het platform alle processen van dit nieuwe platform op autonome wijze, dit wil zeggen zonder de hulp van een contractant, kunnen beheren. Dit betekent dat alle processen gedocumenteerd en overgemaakt moeten zijn en dat de medewerkers opgeleid moeten zijn. De gebruikte technologieën moeten zo intuïtief mogelijk zijn, voor medewerkers die over geen geavanceerde informaticakennis beschikken. Het hardwareplatform en de bijhorende diensten zullen gehost worden in de Datacenters van de FOD Financiën. Voor deze opdracht wordt de procedure van de open offerteaanvraag gekozen. Het betreft een dienstenopdracht. Varianten zijn niet toegestaan. Deze opdracht bevat zes verplichte opties (zie in de prijsinventaris, Bijlage 5) 7

8 Bijzonder bestek S&L/AO/390/2014 8/206 - Optie 1: Mirroring van de gegevens - Optie 2: Automatische indexering van de bedragen - Optie 3: Dynamische overeenstemmingstabel - Optie 4: Ergonomie. - Optie 5: fase 2 - Optie 6 :fase 3 BELANGRIJK Voor deze opdracht zijn een aantal documenten ter beschikking ter informatieve titel. Deze documenten, voor een deel in het frans, engels en in het nederlands, zullen ter beschikking gesteld worden op aanvraag,. In het geval dat de inschrijver een vertaling nodig heeft, is deze ten zijne laste en voor zijn verantwoordelijkheid. Het gaat om volgende documenten : - Taxonomie existante -Analyse van de integratie van documenten van de FOD Justitie naar het portaal Fisconetplus -Kennisbeheer en Workflow Geschillen - Fisconetplus, analyse regionalidsering De aanvragen kunnen verzonden worden naar. per op volgend adres : log.daa.t2@minfin.fed.be per brief op volgend adres : Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst LogistiekAfdeling Aankopen T.a.v. dhr. Pierre THONON, Adviseur North Galaxy Toren B4 Koning Albert II-laan 33 - Bus Brussel 2. Looptijd van het contract. De aanbestedende overheid deelt de begindatum van de uitvoering van het contract mee in de brief van de kennisgeving van de gunning van de opdracht. Het contract wordt gesloten voor een duur van vier (4) jaar. Elke partij kan het contract beëindigen op het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekende brief gebeurt: - minstens (3) drie maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract verbreekt, - minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt. De aanbestedende overheid behoudt zich bovendien het recht voor om middels een voorafgaande kennisgeving van 30 kalenderdagen per aangetekende brief, te allen tijde, van rechtswege en zonder schadevergoeding voor de dienstverlener, een deel van het contract te beëindigen, wanneer het systeem door de diensten van FOD FINANCIËN volledig of gedeeltelijk zou moeten worden stopgezet vóór het einde van het contract. 8

9 Bijzonder bestek S&L/AO/390/2014 9/206 In deze twee gevallen (jaarlijkse opzegging of opzegging wegens stopzetting) mag de partij die de opzegging van het contract ondergaat daar geen schadevergoeding voor eisen. 3. Aanbestedende overheid - Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de minister van Financiën. 4. Vertrouwelijkheidsverklaring De persoon of personen die als gevolmachtigde(n) optreedt/optreden en die deze offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bijzonder bestek. Hieruit volgt dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking: uitsluitend gebruikt zullen worden indien dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van het voorwerp van de opdracht; niet verspreid noch gekopieerd zullen worden; niet langer zullen worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. 5. Documenten van toepassing op de opdracht 5.1. Wetgeving - De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; - Het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 Koninklijk Besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; - Het Koninklijk Besluit van 14 januari Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken; - De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - De algemene reglementering voor de arbeidsbescherming (ARAB) en de codex over het welzijn op het werk; - De reglementering van de Europese Unie met betrekking tot overheidsopdrachten voor diensten; - De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn der werknemers bij de uitvoering van hun werk; - Het Algemeen Reglement op Elektrische Installaties (AREI); - De toepasselijke gewestelijke milieuwetgeving; - Alle wijzigingen in de wet en in de voormelde besluiten die van kracht zijn op de dag waarop de offertes worden geopend Opdrachtdocumenten Dit bestek nr. S&L/AO/390/

10 Bijzonder bestek S&L/AO/390/ /206 De in het Bulletin der Aanbestedingen of in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en rechtzettingen betreffende deze opdracht maken integraal deel uit van het onderhavige bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden; De verduidelijkingen verstrekt naar aanleiding van de informatiesessie (vragen gesteld en antwoorden gegeven door de aanbestedende overheid). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er in zijn offerte rekening mee te hebben gehouden. De documenten waarnaar de aanbestedende overheid in het bestek verwijst. De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer. 6. Informatiesessie. Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om één informatiesessie voor geïnteresseerde kandidaat-inschrijvers te organiseren. Deze sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie en de dag van de opening van de offertes. Na afloop van deze informatiesessie zal op geen enkele vraag meer worden geantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. De informatiesessie zal plaatsvinden op 13 juli 2015 om 10.u00 op het volgende adres: Koning Albert II-laan nr Brussel. Er zal uitsluitend worden geantwoord op vragen die uiterlijk op 30 juin 2015 worden ingediend. Deze vragen zullen uitsluitend ingediend worden per , in een werkblad zoals hetgene dat in de bijlage 6 "Vraagformulier" is bijgevoegd, op het adres log.daa.t2@minfin.fed.be. Alle vragen moeten verplicht de precieze referenties vermelden naar het bijzonder bestek, om snelle beantwoording te vergemakkelijken (bv. Deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve ook de taal van het bijzonder bestek te vermelden die u gebruikt (de paginering kan van taal tot taal verschillen). Tijdens deze informatiesessie zal het voorwerp van de opdracht kort worden voorgesteld. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen mondeling worden verstrekt tijdens de informatiesessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de website van de FOD Financiën. Er wordt aan de geïnteresseerde ondernemingen gevraagd om zich vooraf bekend te maken per op het adres log.daa.t2@minfin.fed.be en om de naam en de functie mee te delen van de persoon of de personen die ze zal/zullen vertegenwoordigen tijdens de informatiesessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om deelname aan de informatiesessie te weigeren aan personen die zich niet 24 uur op voorhand hebben kenbaar gemaakt. 10

11 Bijzonder bestek S&L/AO/390/ /206 Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden of onduidelijkheden in het bijzonder bestek vaststellen, wordt hen gevraagd dit schriftelijk te melden vóór de informatiesessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers. De specificaties van de bestekken worden opgesteld in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit het onderhavige bijzonder bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de informatiesessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bijzonder bestek aanpassen om er rekening mee te houden. 11

12 Bijzonder bestek S&L/AO/390/ /206 C. GUNNING 1. Recht en wijze van indiening en opening van de offertes 1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes In toepassing van artikel 52, 2 van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van de offertes. De offertes kunnen bijgevolg op volgende wijzen worden ingediend: 1) ofwel elektronisch via de e-tenderingapplicatie (zie hieronder voor meer informatie) 2) ofwel per brief (een aangetekende brief wordt aanbevolen) verzonden naar de aanbestedende overheid; 3) ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid Offertes ingediend via elektronische middelen Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor de indiening van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, 1, 1 van het KB van 15 juli 2011). Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e-tendering website e-tendering die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli Aangezien het versturen van een offerte via niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, gescand in pdfformaat om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte geregistreerd worden. Meer informatie kan worden teruggevonden op website: of via het telefoonnummer van de helpdesk van de dienst e-procurement: +32 (0) OPGELET 1. Het wordt aan de inschrijver aanbevolen zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden om contact te kunnen opnemen met de helpdesk van e- procurement bij eventuele toegangsproblemen tot de site 12

13 Bijzonder bestek S&L/AO/390/ / Men moet er rekening mee houden dat het via elektronische weg ingediende bestand niet groter mag zijn dan 350 MB Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een gesloten omslag gestoken. De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend ofwel: - persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent; - door ze te overhandigen aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen, uiterlijk op de laatste werkdag vóór de opening van de offertes; - per post. Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover: - de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de opdrachtnemer; - en de offerte per aangetekend schrijven op de Post werd neergelegd uiterlijk vier kalenderdagen voorafgaande aan de datum die voor ontvangst van de offertes werd vastgesteld. De offerte moet worden ingediend in drie exemplaren op papier, waarvan een origineel, en een exemplaar op elektronische drager (cd-rom) in pdf-formaat. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te voorkomen dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet kan worden. Hij zal in zijn offerte vermelden: het voor de virusscan gebruikte programma (en de versie ervan) en de garantie dat de drager werd gescand en geen virus bevat. De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes. De offerte moet in een gesloten omslag worden gestoken waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht: - het nummer van het bestek: S&L/AO/390/ de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes: 11 augustus augustus 2015 om uur Deze verzegelde omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: - in de linkerbovenhoek: - het woord: OFFERTE 13

14 Bijzonder bestek S&L/AO/390/ /206 - het nummer van het bestek: S&L/AO/390/ indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes: OPDECAM Christine 0257/63482 DE PROOST Patricia 0257/73122 VAN OVERWAELLE Wendy 0257/68347 AUBRY Céline 0257/89634 DEBANDE Michaël 0257/ op de voorziene plaats: het adres van de bestemmeling. Wie zijn offerte per drager bezorgt, moet er rekening mee houden dat het gebouw North Galaxy enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op de Koning Albert II-laan 33 en dit uitsluitend tijdens de kantooruren van 9 tot uur en van 14 tot 16 uur. Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen. De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen. De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres: Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen T.a.v. dhr. Pierre THONON, adviseur North Galaxy Toren B4 Koning Albert II-laan 33 - Bus Brussel Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte Wanneer een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, dan moet dit gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 91 van het Koninklijk Besluit van 15 juli De wijziging of de intrekking van een reeds ingediende offerte is mogelijk via elektronische middelen die voldoen aan de vereisten van artikel 52, 1 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds verzonden of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die behoorlijk ondertekend is door de inschrijver of diens gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, 1 van het KB van 15 juli 2011 worden meegedeeld voor zover: 1 deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent 2 en wordt bevestigd per aangetekende brief, verzo nden ten laatste de dag vóór de openingszitting. 14

15 Bijzonder bestek S&L/AO/390/ /206 Opmerking: om technische en organisatorische redenen geeft de aanbestedende overheid er de voorkeur aan dat de offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte Opening van de offertes De openingsvergadering van de offertes zal op 11 augustus 25 augustus 2015 om uur plaatsvinden in een van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de bezoekersingang, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL (zonder bekendmaking van de prijzen). Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft afgesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting aangetekend is verzonden. 2. Offertes 2.1. In de offerte te vermelden gegevens De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het bijgevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver moet de taal opgeven die gebruikt moet worden voor de interpretatie van het contract, dat wil zeggen Nederlands of Frans. Door het neerleggen van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op een of meerdere bijlagen van zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet bekendgemaakt mag worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier is bij het bestek gevoegd. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen en verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet geparafeerd). Zo niet, dan zal de offerte als onregelmatig worden beschouwd. 15

16 Bijzonder bestek S&L/AO/390/ /206 De inschrijvers zijn gehouden expliciet alle administratieve en contractuele bepalingen van dit bijzonder bestek na te leven. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake een van deze bepalingen zal leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. In het offerteformulier moeten de volgende inlichtingen worden verstrekt: - de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen; - de datum waarop de voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend; - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers) - het registratienummer bij de RSZ; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij enige andere financiële instelling geopend heeft; - de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - alle in de bijlagen opgenomen in te vullen tabellen; - alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes (die gevraagd worden of op initiatief van de inschrijver) Structuur van de offerte De offerte van de inschrijver moet verplicht worden opgesteld volgens het volgende schema: Deel 1 Administratief gedeelte A. Offerteformulier (model: zie bijlage 1) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie Uitsluitingscriteria Selectiecriteria betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver Selectiecriterium betreffende de technische draagkracht D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 Financieel gedeelte De kosten specificeren en samenvatten (zie bijlage 5: Prijstabel). Deel 3 Technisch voorstel De offerte volgt de presentatie van punten E "Technische voorschriften" en F. "Kwaliteitseisen" van het bijzonder bestek. Deel 4 Verplichte bijlagen Bijlage 2: de inschrijvers voegen bij hun offerte de curricula vitae (verplicht volgens het model van bijlage 2 ) van de medewerkers die worden belast met de uitvoering van de opdracht. 16

17 Bijzonder bestek S&L/AO/390/ /206 Een bepaald aantal personen kan worden voorgesteld volgens profiel, maar de inschrijver moet aangeven hoeveel en welke personeelsleden deel zullen uitmaken van het daadwerkelijke projectteam. De lijst met voorgestelde personeelsleden (effectieve en eventuele plaatsvervangers) zal worden beschouwd als een exhaustieve lijst van alle personeelsleden die in aanmerking komen om deel uit te maken van het projectteam. Bijlage 3: de registratietabel met antwoorden op de functionele eisen (ExFx). Bijlage 4: de registratietabel met antwoorden op de kwaliteitseisen (ExQx). Bijlage 7: akkoord van niet-openbaarmaking (indien nodig). Bijlage 8: In te vullen SLA. Bijlage 9: Referenties van recente projecten. Deel 5 Specifieke bijlagen Bijlagen A, B, C, : bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen Er wordt gevraagd om het aantal in te dienen bestanden tot een minimum te beperken. Zo kunnen afzonderlijke bestanden bijvoorbeeld in grotere documenten gegroepeerd worden. De bestanden moeten ook geordend worden door nummering, zodat de structuur van de offerte duidelijk is. Er wordt tevens gevraagd om in elk bestand de pagina s van een ononderbroken nummering te voorzien. Ondertekening van de offerte De inschrijver ondertekent de offerte en de andere bij de offerte gevoegde bijlagen (art KB 15/07/2011). Wat betreft de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden moet de entiteit vermelden in naam waarvan de gevolmachtigden optreden. Wie de offerte heeft ondertekend moet, op de datum van de ondertekening, de bevoegdheid hebben om de opdrachtgever te verbinden voor het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze moeten eveneens het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad vermelden waarin de volmachten gepubliceerd zijn (artikel 82 KB 15/07/2011) Betreffende de onderaannemers Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. Wat betreft de technische documenten De documenten met een technische inslag (geen reclamebrochures!) die in deel 5 specifieke bijlagen bij de offerte worden gevoegd, mogen in het Engels opgesteld zijn, indien er geen vertaling bestaat in de taal van de offerte; andere talen zijn niet toegelaten. 17

18 Bijzonder bestek S&L/AO/390/ /206 De technische offerte mag geen enkele administratieve indicatie of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan respectievelijk deel 1 of 2, wordt geen rekening gehouden. De inschrijver vermeldt afwijkingen van het bijzonder bestek en van de functionele behoeften duidelijk in zijn offerte. Zonder deze uitdrukkelijke verduidelijking zal, in geval van geschil, het bijzonder bestek doorslaggevend zijn Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, die aanvangt de dag na de dag van de opening van de offertes. 3. Prijs. Het betreft een opdracht tegen gemengde prijs. In geval van een evolutief onderhoud tijdens de garantie zal de aanbestedende overheid de nodige prestaties bestellen op basis van de inventaris opgenomen in het offerteformulier. Alle in het offerteformulier vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in euro. De uitvoerder van de diensten wordt geacht in deze prijzen alle mogelijke kosten die op de beoogde diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de btw. Het gebruik van het model van bijlage 5 is verplicht. Er zal geen rekening worden gehouden met prijzen die op een andere plaats worden vermeld. 4. Toegangsrecht Kwalitatieve selectie Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria 4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie zoals hierna vermeld. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 4.3 van deel C. Gunning van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn Toegangsrecht Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken de inlichtingen of documenten te verstrekken die toestaan zijn persoonlijke situatie te controleren. De inlichtingen of 18

19 Bijzonder bestek S&L/AO/390/ /206 documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium 1 De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle v ereiste aangiften heeft gestuurd, tot en met inbegrip van die voor het afgelopen voorlaatste kalenderkwartaal in verhouding tot de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, en 2 op deze aangiften geen bijdrageschuld te hebben van meer dan 3000 euro, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheids bedrijf in de zin van artikel 2, 2, van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1 voldaan hebben aan de verplichtingen inzake beta ling van de socialezekerheidsbijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; 2 in orde zijn met de bepalingen van 1, indien h ij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders. 3. De aanbestedende overheid kan, in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Tweede uitsluitingscriterium Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1 deelname aan een criminele organisatie zoals bed oeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 19

20 Bijzonder bestek S&L/AO/390/ /206 2 omkoping zoals bedoeld in de artikelen 246 en 25 0 van het Strafwetboek; 3 fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenko mst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4 witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht aan de inschrijvers te vragen om de noodzakelijke inlichtingen of documenten voor te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen te verkrijgen die ze ter zake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang tot de opdracht, de inschrijver die: 1 in staat van faillissement of van vereffening ve rkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2 aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, of voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet, bij zijn beroepsuitoefening, een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken. Bovendien verbindt de inschrijver zich er, met de ondertekening van zijn offerte, toe de normen na te leven die zijn vastgesteld in de basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: 1 Het verbod op dwangarbeid (verdragen nr. 29 betr effende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957) 2 het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 ov er vakbondsvrijheid en de bescherming van het vakbondsrecht, 1948) 3 het recht op organisatie en collectief overleg ( verdrag nr. 98 betreffende het recht op organisatie en collectief overleg, 1949) 20