OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN SINT-NIKLAAS De Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Transcriptie

1 OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN SINT-NIKLAAS De Raad voor Maatschappelijk Welzijn zitting van 23 mei 2013 De zitting heeft plaats in de raadzaal van het OCMW, Lodewijk De Meesterstraat 3 te 9100 Sint-Niklaas, en neemt een aanvang om uur. Aanwezig : Jan Van Peteghem, Martine De Bondt, Geertje Afschrift, Walther Bruwiere, Liliane Verbeke, Yvan De Bruyne, Raf Praet, Filip Herman, Bernd Van Besauw en Johan Uytdenhouwen, raadsleden Tjeu van Diessen, secretaris Verontschuldigd: Mike Nachtegael, voorzitter, Jens Vrebos en Latifah Benlamchich De heer Jan Van Peteghem, waarnemend voorzitter, verklaart de zitting voor geopend om uur. Hij verontschuldigt Mike Nachtegael die wegens ziekte afwezig is. A G E N DA : OPENBARE ZITTING Notulen raadszittingen goedkeuring 1. Concept notulen OCMW-raad van (openbare zitting) goedkeuring Er zijn geen opmerkingen Het concept notulen van de OCMW-raad van (openbare zitting) worden met eenparigheid van stemmen goedgekeurd. 2. Notulen OCMW-raad van (openbare zitting) goedkeuring De notulen van de OCMW-raad van (openbare zitting) worden met eenparigheid van stemmen goedgekeurd. 3. Mededelingen door de heer voorzitter Er zijn geen mededelingen 1

2 Financiën 4. Jaarrekening 2010 kwijting aan de financieel beheerder Jan Van Peteghem verwijst naar de brief van de gouverneur. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, gewijzigd bij decreet van 17 december 1997, meer bepaald artikel 89 2; Gelet op het besluit van 17 december 1997 van de Vlaamse Regering betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het ministerieel besluit van 24 maart 1999 tot vaststelling van de bijzondere voorwaarden betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de OCMW s; Gelet op de jaarrekening per 31 december 2010 van het OCMW van Sint-Niklaas, vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn in zitting van 27 oktober 2011; Overwegende dat deze jaarrekening, samen met de elektronische versie, door de gouverneur werd ontvangen op 3 juli 2012; Overwegende dat de gemeenteraad van Sint-Niklaas geen opmerkingen formuleerde op de jaarrekening per 31 december 2010 van het OCMW van Sint-Niklaas; Overwegende dat er geen externe audit plaatsvond; Overwegende dat de provinciegouverneur bij besluit van 16 april 2013 de jaarrekening over het boekjaar 2010 van het OCMW Sint-Niklaas definitief heeft vastgesteld; Met eenparigheid van stemmen; Besluit: Art. 1 : Aan de financieel beheerder van het OCMW Sint-Niklaas wordt kwijting verleend over de afgelegde jaarrekening per 31 december Art. 2 : Deze beslissing zal zonder verwijl aan de financieel beheerder van het OCMW overgemaakt worden. 5. Jaarrekening 2012 vaststelling 2

3 Jan Van Peteghem verwijst naar de bespreking in het BC. Yvan De Bruyne heeft twee bedenkingen. Ten eerste hoe het OCMW de personeelsuitgaven onder controle houdt. Het aantal fulltime equivalenten in 2012 was hetzelfde als in 2010, maar er is desondanks een stijging van 1 miljoen euro. Er is nu een overschot van euro op de directe werkingskosten. Daarmee daalt het overschot van 12% naar 4%. De secretaris antwoordt dat, sinds de problemen in 2011, er een mechanisme is ontwikkeld om de kosten te bewaken. Bij de voortgangscontrole over 2013 van vorige week, was de prognose voor 2013 dat de personeelsuitgaven op 96% van het budget zouden uitkomen. De uitgaven zijn dus op dit moment onder controle. Gelet op de organieke wet van 08 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, gewijzigd bij decreet van 17 december 1997, meer bepaald het artikel 89 2; Overwegende dat artikel 89 bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn elk jaar de rekening van het voorafgaande dienstjaar moet vaststellen; Gelet op het besluit van 17 december 1997 en wijzigingen van de Vlaamse Regering betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de ministeriële besluiten van 24 maart 1999 en wijzigingen tot vaststelling van de bijzondere voorwaarden betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de OCMW s; Gehoord de voorzitter die verslag uitbrengt over de toestand van het centrum en over het gevoerde beleid tijdens het voorafgaande dienstjaar; Artikel 1: de rekening over het dienstjaar 2012 als bijlage wordt vastgesteld als volgt: Balans: in activa en passiva op ,60 EUR Resultatenrekening: in kosten op ,48 EUR in opbrengsten op ,44 EUR met een negatief resultaat van het boekjaar bedragende ,04 EUR De raad neemt eveneens kennis van het jaarverslag. Artikel 2: De jaarrekening wordt samen met het jaarverslag ter goedkeuring aan de provinciegouverneur verzonden en op dezelfde datum voor kennisgeving aan de gemeenteraad bezorgd. 6. Herziening van leningen vanaf volgende rentevoetherziening 3

4 Jan Van Peteghem vat samen dat met deze herziening van de leningen er een evenwicht tussen korte, middellange en lange termijn ontstaat. Overwegende dat het lokaal bestuur een wijziging van de rentevoorwaarden van een aantal van haar lange termijnkredieten wenst door te voeren naar aanleiding van de door FORTIS Bank nv voorgestelde alternatieve financieringstechnieken die beantwoorden aan de huidige rentetoestand dankzij dit voorstel, het lokaal bestuur in staat gesteld wordt tegelijkertijd het renterisico te verminderen en te profiteren van de huidige gunstige rentecurve Gelet op de offertebrief dd. 15/05/13 van FORTIS Bank nv (met referte OCMW Sint- Niklaas/FJ/1MA2E-actief schuldbeheer) de aan voornoemde offertebrief gehechte tabel met de hiervoor in aanmerking komende langetermijnkredieten; het feit dat de voorgestelde operatie betrekking heeft op het beheer van de overheidsschuld en op bestaande overeenkomsten, offertes, akten, kredietbrieven en lastenboeken. Overwegende dat de voorwaarden verbonden aan deze vastlegging van (forward) rentevoet(en) slechts voor beperkte tijd geldig blijven en er dus snel moet gehandeld worden. Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; Artikel 1: In te stemmen met de nieuwe rentevoorwaarde(n) van het(de) lange termijn krediet(en) vermeld in de aan hogervermelde offertebrief gehechte tabel met inbegrip van de daarin aangeduide nieuwe rentevoet(en), in voorkomend geval de (forward) rentevoet(en) en de nieuwe rentevoetherzieningsperiode en de onherroepelijke toepassing ervan. De bepaling dat vanaf het ogenblik van de aanvaarding van de voorgestelde nieuwe rentevoorwaarden voor (het)(de) krediet(en) vermeld in bijgaande tabel, de bestaande voorwaarden en modaliteiten inzake het aanrekenen van een wederbeleggingsvergoeding betreffende dit/deze kredieten, als volgt bepaald worden: "het lokaal bestuur heeft het recht het/de krediet(en) vervroegd terug te betalen mits de betaling aan FORTIS Bank nv van vergoeding gelijk aan het financieel verlies voor de Bank inclusief de gederfde winsten." Art. 2: 4

5 De bepaling dat alle bestaande clausules en voorwaarden van het(de) in hogervermelde tabel opgenomen krediet(en) integraal van toepassing blijf(t)(ven) evenwel onder voorbehoud van de wijzigingen aangebracht bij voornoemde offertebrief met bijhorende tabel, met uitsluiting van iedere schuldvernieuwing. De bepaling dat de hiervoor opgesomde wijzigingen op datum van dit goedkeuringsbesluit in voege zullen treden. Dit besluit is onderworpen aan het algemeen toezicht zoals voorzien in de wetten en decreten. Seniorenzorg 7. Prijzen middagmaal en dranken cafetaria s Jan Van Peteghem verduidelijkt dat het hier om een inhaalbeweging gaat. Johan Uytdenhouwen vraagt wat de prijs in het verleden was, die nu 7 euro wordt. De secretaris antwoordt dat het in het verleden 5,5 euro was. Johan Uytdenhouwen vindt dit een grote stap ineens. Dit heeft Jens Vrebos op het BC ook opgemerkt. En het feit dat de kosten laag gehouden worden, zal ook zijn reden hebben. Jan Van Peteghem verwijst naar het feit dat de prijzen enkele jaren niet zijn aangepast. En dat het beter zou zijn geweest om regelmatig de prijzen te verhogen. Dit zal in de toekomst in de gaten gehouden worden. Gelet op het positief advies van het managementteam van 19 april 2013; Gelet op het positief advies van het BC seniorenbeleid van 30 april 2013; Overwegende het feit dat de prijzen onveranderd zijn gebleven sinds 2007; Overwegende het feit dat de prijzen van de aangestelde leveranciers van de drank gestegen zijn met 21,5% sinds 2007 en de prijzen van de voeding van de leverancier sinds 2011 met 11% gestegen zijn. 1. De OCMW-raad keurt de prijsstijging van de maaltijden binnen de woonzorgcentra en het lokaal dienstencentrum goed met ingang van 1 juni De basisprijs voor een maaltijd wordt 7 euro, de prijs voor personen die beschikken over een kansenpas wordt 5 euro. 5

6 2. De OCMW-raad keurt de prijsstijging van de dranken voor de cafetaria s van de woonzorgcentra en het lokaal dienstencentrum goed met ingang van 1 juni De prijzen in bijlage worden vastgesteld volgens lijst in bijlage. 8. Samenwerkingsovereenkomst DOP Oost-Vlaanderen Er zullen brochures gelegd worden en ook ruimtes ter beschikking gesteld. En als er cliënten van het OCMW betrokken zijn, zal er feedback gegeven worden. Martine De Bondt vraagt om in de communicatie op te nemen dat het enkel geldt voor mensen tot 65 jaar. Dat is nu niet zo duidelijk. De voorzitter zegt toe dat dit in de communicatie zal worden opgenomen. De Raad Gelet op de voorwaarden gesteld in de voorgestelde samenwerkingsovereenkomst; Gelet op het gunstig advies van het Bijzonder comité seniorenzorg dd. 30 april 2013, Overwegende het gegeven dat deze dienstverlening een verrijking kan zijn voor het thuiszorgcentrum t Punt, Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten, het KB van 8 januari 1996 en van 26 september 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Gelet op het Vlaams decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en het uitvoeringsbesluit van 03 april 2009; Over te gaan tot de ondertekening van de voorliggende samenwerkingsovereenkomst tussen thuiszorgcentrum t Punt en Dop Oost-Vlaanderen Werken 9. WZC De Spoele perceel sanitaire uitrusting, brandbestrijding a) PV van definitieve oplevering goedkeuring b) vrijgave tweede helft van de borgstelling beslissing Jan Van Peteghem verwijst naar het PV van definitieve oplevering, wat impliceert dat het tweede deel van de borgstelling wordt vrijgegeven. 6

7 De Raad : Gelet op de beslissing van de raad op 22 maart 2013 waarbij de sanitaire werken van de Spoele, uitgevoerd door bvba Varosan uit Berlaar voorlopig zijn opgeleverd; Overwegende dat de eerste helft van de borgstelling, euro, werd vrijgegeven; Gelet op de vraag tot definitieve oplevering door de bvba Varosan; Gelet op het PV van definitieve oplevering opgemaakt 5 maart 2013 zonder opmerkingen; Overwegende dat vrijgave mag verleend worden aan de resterende borgstelling of ; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; 1.Het PV van definitieve oplevering van 5 maart 2013 goed te keuren. 2. De ontvanger van het OCMW opdracht te geven tot vrijgave van de resterende borgstelling aan de bvba Varosan, zijnde euro. 3. De aannemer en het architectenbureau van deze beslissing in kennis te stellen. 10. Onderhandelingsprocedure aanstellen van een architect (WZC Sint-Katharina) Jan Van Peteghem verduidelijkt dat er verschillende opties open liggen. Eén van die opties is de verbouwing van het gebouw, nadat het volledig gestript is. Het is belangrijk te weten wat dat alternatief kost, om het te kunnen vergelijken met andere alternatieven. Het voorstel is om enkele architecten en architectenbureaus aan te schrijven. In de nota worden een drietal architecten en de architect van het OCMW voorgesteld. Maar Jan Van Peteghem vindt dit aantal wat beperkt en stelt voor om meer architecten aan te schrijven. Yvan De Bruyne verwijst naar het advies van de SNMH. Daarin wordt verwezen naar de audit van Seven O. Dan verwacht hij ook een audit van Seven O. Hij vermoedt dat dit hetzelfde papier is, dat in het verleden in opdracht van het OCMW is gemaakt. Maar die tekst van de SNMH is wel een eigen interpretatie van het advies. Dat luidt anders. Dat vindt hij misleidend. Ten tweede vraagt hij om ook andere architecten aan te schrijven dan de SNMH voorstelt. Johan Uytdenhouwen merkt op dat het beter was geweest om het advies van Seven O ook toe te voegen bij dit verslag. 7

8 Geertje Afschrift merkt namens haar fractie op dat ook zij vragen om het aantal architecten dat wordt aangeschreven, te verhogen. Er wordt afgesproken om naast de voorgestelde architecten ook alle architecten uit Sint-Niklaas aan te schrijven. Verder concludeert de voorzitter inzake de opmerking van Yvan De Bruyne over de audit van Seven O, dat deze audit juist moet worden weergegeven. Filip Herman vraagt of het niet raadzaam is om deze opdracht ook op de website van het OCMW te zetten? De secretaris antwoordt dat dit alleen zin heeft als men weet dat er daarover iets zal staan. De architecten zullen er dus in elk geval op gewezen moeten worden. Johan Uytdenhouwen vraagt of het aantal niet beperkt moet worden. De secretaris antwoordt doordat het een kleine opdracht is, met een zeer strakke planning, dat in dit geval het risico zo goed als uit te sluiten is. Er wordt afgesproken dat de audit van Seven O op de sharepoint zal worden opgeladen. Gelet op de noodzaak om in de loop van 2013 een keuze te maken over de toekomst van het gebouw van Sint-Katharina in Sinaai; Gelet op het advies van Michael Van Nederkassel van 22 september 2010; Gelet op het advies van Geert Verhoeve van 13 mei 2013; Gelet op actieplan 35 in het OCMW beleidsplan ; Overwegende dat een goed zicht op de economische mogelijkheden van het huidige gebouw essentieel is om een keuze te kunnen maken over de bestemming van het gebouw en de gronden in Sinaai in het algemeen; Overwegende dat het daarom aangewezen is een architect aan te stellen met als opdracht het opstellen van een schetsontwerp voor het omvormen van het gebouw van het woonzorgcentrum Sint-Katharina tot 17 appartementen en een dienstencentrum; Overwegende dat het aangewezen is de aangestelde architect hiervoor tevens een indicatieve kostenraming te laten opmaken; Overwegende dat hiervoor een onderhandelingsprocedure kan worden opgestart; Gelet op het advies van de financiële dienst; Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten, het KB van 8 januari 1996 en van 26 september 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Gelet op de wet van 8 juli 1976 op de OCMW s en het OCMW decreet van 19 december 2008 aangevuld met latere wijzigingen; 8

9 Artikel 1: Over te gaan tot aanduiding van een architect met als opdracht het opstellen van een ontwerpplan en het maken van een kostenraming voor het omvormen van Sint- Katharina in Sinaai tot een dienstencentrum en 17 appartementen. Art. 2: Hiervoor een onderhandelingsprocedure op te starten Leveringen 11. Aankoop bureaumeubilair wzc Het Lindehof a) PV opening offertes van kennisname b) toewijzing beslissing Gelet op het vast bureau van 8 maart 2013 waarbij beslist werd een onderhandelingsprocedure uit te schrijven voor aankoop van bureelmeubilair voor Het Lindehof; Overwegende dat volgende firma s werden aangeschreven : Inofec, Waregem TDS, Antwerpen Anphi interieurburo, Meulebeke Gispen, Brussel Bulvano, Wommelgem Topburo,, Gent Wissner-Bosserhoff, Mechelen Gelet op het PV van opening van de aanbiedingen op 15/4/2013 waarbij 3 offertes werden ingediend : - TDS, Antwerpen - Inofec, Wargem - Bulvano, Wommelgem Gelet op het administratief nazicht van de offertes, Gelet op de gunningscriteria uit het bestek; Gelet op het verslag van nazicht; Gelet op volgende vergelijkingstabel : Criterium TDS Inofec Bulvano Prijs (30) 30 29,1 27,82 Technische waarde (30) Estehetische waarde(30)

10 Leveringstermijn 5 5 4,17 Duurzaamheid Totaal 93 92,1 89,99 Overwegende dat TDS, Frankrijklei 104 A te 2000 Antwerpen voorgesteld wordt als laagste regelmatige inschrijver; Gelet op het financieel advies waaruit blijkt dat voldoende kredieten beschikbaar zijn op project 2013/308, alg rekening /83411; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; 1.De firma TDS, Frankrijklei 104A te 2000 Antwerpen als laagste regelmatige inschrijver aan te duiden voor levering van : 4 bureau's Tedes O 2000 x 1000 mm verstelbaar dmv drukknop onderstel geëpoxeeerd wit, bovenblad wit met horizontale kabelgoot en verticale kabelslurf aan 429 /stuk = 1716 excl btw (de CPU houder wordt niet genomen omdat overal Thin Clients in gebruik zijn) 4 mobiele ladeblokken type P1 Bovenblad in melamine (wit)met pennenlade en 3 laden DINA6 (ref 453SP1) aan 248 /stuk = 992 excl btw 2 dossierkasten type AC 2000 x 500 x 1900mm, kleur wit, schuifdeuren voorzien van perforaties en soft closing-systeem, 14 verstelbare legborden en 2 uittrekframes voor hangmappen aan de totale prijs van excl btw 2 dossierkasten type AC 1600 x 500 x 1200mm uitvoering wit, schuifdeuren voorzien van perforaties en soft-closing-systeem met 8 verstelbare legborden aan 806 /stuk = excl btw 4 dossierkasten type AC 1800 x 500 x 1550mm uitvoering wit, schuifdeuren voorzien van perforaties en soft-closing-systeem met 22 verstelbare legborden en 2 uittrekframes voor hangmappen aan de totale prijs van excl btw Totaal : euro + 21% btw = ,51 euro. De leveringstermijn bedraagt 35 kalenderdagen. 2. De bestelbons op te maken en de inschrijvers,aankoopdienst en financiële dienst van deze beslissing in kennis te stellen. Diensten 12. Aankoop van elektriciteit in synergie met de stad a) principe goedkeuring 10

11 b) lastenboek, procedure en wijze van gunnen goedkeuring Gelet op de beslissing van het Vast Bureau van 19 juli 2010 waarbij de firma SPE- Luminus, Regentlaan 47, 1000 Brussel toegewezen werd voor het leveren van elektriciteit voor een periode van 3 jaar; Overwegende dat dit dossier afloopt op 1 januari 2014, en terug dient te worden uitgeschreven; Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 6 mei 2013; Gelet op het lastenboek opgesteld in synergie met de stad; Gelet op te voeren procedure (aanbesteding); Gelet op de raming op jaarbasis tbv (incl. BTW), waarvan (incl. BTW) voor het OCMW; Gelet op het financieel advies waaruit blijkt dat er voldoende kredieten ter beschikking zijn onder exploitatiebudget; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; 1.Het principe goed te keuren om het dossier aankoop van elektriciteit op te starten in synergie met de stad. 2. Het opgestelde lastenboek, de procedure en wijze van gunnen goed te keuren. 3. Het stadsbestuur, de aankoopdienst en de financiële dienst hiervan in kennis te stellen. 13. Verlichting voor het WZC Populierenhof vaststelling lastenboek goedkeuring Yvan De Bruyne vraagt wat de garantie inhoudt van één jaar. Dat lijkt hem nogal beperkt. Hij zou dit graag langer hebben. De secretaris antwoordt dat dit de gebruikelijke termijnen zijn die Eandis hanteert. De administratie zal contact opnemen met Eandis om te horen, wat het gevolg voor de prijs is, als de garantietermijn met een jaar wordt verlengd. Bij de toewijzing zal dat dan als optie op tafel liggen. 11

12 Gelet op de raadszitting van 21 maart 2013 waar de opmaak van een lastenboek door Eandis voor het dossier buitenverlichting voor het WZC Populierenhof, werd goedgekeurd voor een bedrag van euro excl. BTW voor de armaturen en eventueel de vervanging van de kabels voor een bedrag van euro excl. BTW; Overwegende dat Eandis op basis van de geldende raamcontracten de raming heeft bepaald op ,45 euro excl. 21 % BTW; Overwegende dat deze prijs de geraamde kost voor de werken incl de tussenkomst van Eandis voor het voeren van de aankoopprocedure bevat; Overwegende dat Eandis vraagt om euro excl 21 % BTW te reserveren voor onvoorziene meerwerken tijdens de uitvoering; Gelet op het lastenboek; Overwegende dat de gevoerde procedure, de aanbesteding is; Gelet op het financieel advies waaruit blijkt dat er voldoende budgetten aanwezig zijn op het investeringsproject 2013/12924; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; Art.1: De raad keurt de projectovereenkomst met Eandis goed mbt de uitvoering van de werken aan de buitenverlichting voor WZC Populierenhof, voor een bedrag van ,45 euro excl. 21 % BTW goed. Deze prijs omvat de geraamde kost voor deze werken, incl. de tussenkomst van Eandis voor het voeren van de aankoopprocedure. Art.2: De raad keurt het bedrag goed van euro excl 21 % BTW. Dit bedrag zal gereserveerd worden voor onvoorziene meerwerken tijdens de uitvoering. Deze zijn niet inbegrepen in hoger vermelde kostprijs. Na oplevering wordt een correcte afrekening gemaakt à rato van de al dan niet uitgevoerde meerwerken. Art. 3: Het lastenboek dat werd opgemaakt door Eandis met de technische bepalingen goed te keuren. 12

13 Al de punten van de agenda afgewerkt zijnde, sluit de heer voorzitter de vergadering van de algemene raad om 20u43. Namens het OCMW: Tjeu van Diessen secretaris Mike Nachtegael voorzitter 13