TOOL ANTIWITWAS. Functionele analyse. Voor: BIV TOOL ANTIWITWAS 1. Auteur: Goedele Vander Spiegel

Transcriptie

1 TOOL ANTIWITWAS Functionele analyse Voor: BIV Auteur: Goedele Vander Spiegel TOOL ANTIWITWAS 1

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Lijst van figuren Context Doel Wetgeving Visie Projectorganisatie... 8 Stuurgroep... 8 SAMENSTELLING STUURGROEP Huidige situatie Gewenste situatie Juridische methodologie Antiwitwastoepassing Systeemmodel Tool procesbeschrijving Inloggen via eid, registratie Impact gebruik eid Registratie IDENTIFICATIE VAN EEN CLIËNT Koppeling KBO RISICOPROFIEL VAN TRANSACTIE BEPALEN MELDINGSFORMULIER GENEREREN JAARVERSLAG VERSLAG ATYPISCHE VERRICHTINGEN TOOL ANTIWITWAS 2

3 TRANSACTIE AFSLUITEN STATISTIEKEN Onderhoud van de tool Portaal Content Management Systeem Wat is een CMS? Content Management Systeem? Optimalisatie van het contentbeheerproces Zoeken Algemene informatie Nieuwsmodule Agendamodule Dynamische rubriek in de kijker Nieuwsbrieven/alerts NIEUWSBRIEVEN ALERTS e-learning Functionaliteiten Send-to-friend Broodkruimel Pagina afdrukken WYSIWYG Usecases Usecases medewerkers vastgoedkantoor en zelfstandige makelaars: Nieuwe cliënt Cliëntacceptatie Bestaande cliënt update cliëntacceptatie Tegenpartij ingeven in het systeem Identificatieformulier opladen Transactie ingeven risicoprofiel Melding doorgeven aan AWW-verantwoordelijke Portaal opzoeken van informatie Usecases AWW-verantwoordelijke Cfr usecases medewerkers/makelaars Melding doorgeven aan AWW-Cel Jaarverslag opmaken TOOL ANTIWITWAS 3

4 Overzicht risicoprofielen bekijken Statistieken kantoor raadplegen Usecases verantwoordelijke kantoor Beheer AWW-verantwoordelijken, medewerkers en makelaars in het systeem Beheer informatie kantoor Usecases BIV Consulteren AWW-verantwoordelijken Info portaal updaten Tool updaten Nieuwsbrief/alert versturen Bekijken van de users Statistieken bekijken Wireframes en navigatie Beheer van de toepassing BIJLAGEN TOOL ANTIWITWAS 4

5 Lijst van figuren Figuur 1 Beheer Master Data Figuur 2 - Systeemmodel Figuur 3 - identificatieprocedure Figuur 4 - Cliënt aanmaken Figuur 5 - transactie aanmaken Figuur 6 - Opmaak jaarverslag TOOL ANTIWITWAS 5

6 1. Context 1.1. Doel De Antiwitwascel (CFI) van de federale overheid krijgt slechts een beperkt aantal meldingen binnen vanuit de vastgoedsector. De FOD Economie is bevoegd om voor de vastgoedmakelaars nadere richtlijnen op te stellen en legt zo onder meer de makelaars een jaarverslag op. Het BIV wenst een tool te ontwikkelen die de makelaars moet begeleiden in het proces om te determineren of een vastgoedtransactie mogelijks wijst op witwassen en zal in dat geval een aantal te genereren documenten automatisch samenstellen. Voorbeelden van mogelijke meldingen: Er wordt geen rekeningnummer opgenomen in de akte. Er wordt een som geld cash betaald bij een transactie euro in 2012, euro in 2013, 0 euro in Er zijn bindingen met politieke personen in bepaalde landen Er zijn aanwijzingen van witwas, financiering van terrorisme of proliferatie van kernwapens. Wat behelst de AWW-tool? Zowel de cliënt als de transactie zal moeten geanalyseerd worden. Per transactie moet er een dossier opgesteld worden. De cliënt wordt eenmalig in het systeem ingebracht via een identificatiemodule. Er wordt een risicoprofiel opgemaakt, dat bijgewerkt kan/moet worden tot de transactie afgesloten wordt. Als er tijdens deze procedure vastgesteld wordt dat het profiel van de cliënt boven een bepaalde puntenprofiel komt, wordt een meldingsformulier opgemaakt dat eventueel kan doorgestuurd worden naar CFI. 1 keer per jaar wordt het jaarverslag voor de FOD Economie ingevuld met de gegevens die in het systeem gekend zijn Wetgeving In 1993 beoogde anti-witwaswet preventieve maatregelen te installeren ten aanzien van ondernemingen en personen die een financieel beroep uitoefenen. Nadien is gebleken dat ook nietfinanciële beroepen geconfronteerd werden met gevallen van witwassen van illegaal geld in de legale economie. Om tegemoet te komen aan de vindingrijkheid van sommige criminelen werden ook nietfinanciële beroepen, zoals vastgoedmakelaars, onder de toepassing van de anti-witwaswet gebracht. Bij wet van 10 augustus 1998 werd ook de vastgoedmakelaar onder de toepassing van de anti-witwaswet gebracht (sinds 2004 ook de syndicus en de rentmeester). De BIV-plichtenleer verwijst uitdrukkelijk naar deze anti-witwaswet (art. 1, 5 de al, 5 ). Jaarlijks dienen de vastgoedmakelaars een bijdrage te betalen aan de CFI. Dit zit inbegrepen in de BIV-bijdrage. TOOL ANTIWITWAS 6

7 Bij wet van 18 januari 2010 werd de anti-witwaswet van 1993 gewijzigd waarbij de zogenaamde derde anti-witwasrichtlijn werd omgezet in Belgisch recht. Zo werd de identificatie van cliënten er verder in uitgewerkt. Verplichtingen van de vastgoedmakelaars in het kader van de wet van 11 januari 1993: - Identificatie van de personen met wie ze handelen; - Archivering van bepaalde inlichtingen betreffende die personen; - Zich organiseren om in staat te zijn aan de verplichtingen van de wet te voldoen, met ondermeer aanstelling van een witwasverantwoordelijke binnen het kantoor; - In bepaalde gevallen de CFI van bepaalde verrichtingen in kennis te brengen. Wet van 29 maart Ingevolge de programmawet van 29 maart 2012 die een aantal wijzigingen aan de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme invoert kan sinds 16 april 2012 de prijs van de verkoop van een onroerend goed enkel vereffend worden door middel van overschrijving of cheque, uitgezonderd voor een bedrag tot 10% van de prijs van de verkoop, en voor zover dit bedrag niet hoger is dan euro. Vanaf 1 januari 2014 mag de prijs van de verkoop van een onroerend goed, enkel nog vereffend worden door middel van overschrijving of cheque. De juridische analyse van deze verplichtingen vindt u in bijlage Visie Het Instituut wenst er vooreerst op te wijzen dat zij de betrachting van de wetgeving ter vermijding dat illegale gelden zouden worden aangewend in de legale economie volledig onderschrijft. In tegenstelling tot bepaalde onterechte signalen en berichtgeving die er op zouden wijzen dat vastgoedmakelaars zich niet zouden wensen te onderwerpen aan alle verplichtingen van de Witwaspreventiewet, wenst het Instituut er op te wijzen dat de vastgoedmakelaars de wetgeving correct wensen te implementeren. De concrete implementatie voor de sector diende, volgens de uitdrukkelijke wil van de wetgever, te gebeuren door de federale overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie. In onderling overleg tussen de FOD en het Instituut wordt deze reglementering uitgewerkt. In het kader van dit reglement, en dit om rekening te kunnen houden niet enkel met de diversiteit aan vastgoedmakelaars (van kleine eenmanskantoren tot grote gehelen) maar ook met de grote verscheidenheid die bestaat in de gereglementeerde activiteiten die worden uitgeoefend door TOOL ANTIWITWAS 7

8 vastgoedmakelaars, wenst het Instituut tot een werkwijze te komen die niet alleen verregaand geïnformatiseerd is, maar vooral de vastgoedmakelaar op eenvoudige en duidelijke wijze stuurt in de vervulling van de wettelijke verplichtingen. Om deze redenen wenst het Instituut, in overleg met de ter zake bevoegde diensten, een aantal web gebaseerde standaarddocumenten uit te werken. De kern van deze procedure zal bestaan in een identificatie-formulier (Hierbij ook de transactie vermelden (cfr p.6 zowel de cliënt als de transactie zal moeten geanalyseerd worden ) waarin alle nodige informatie die de vastgoedmakelaar over zijn cliënt (de persoon die het mandaat geeft voor de uitvoering van de gereglementeerde activiteiten) moet hebben, zal worden opgenomen en dit via een vraag gestuurde navigatie doorheen de identificatieprocedure. Dit formulier zal kaderen in een cliënt acceptatie beleid waar er bij de identificatie ook een risicoprofiel zal bepaald worden van de cliënt, dit op basis van een aantal criteria die eigen zijn aan elke gereglementeerde activiteit. Er wordt getracht om de beschikbare informatie (elektronische identiteitskaart, kruispuntbank van de ondernemingen ) over de cliënt zo vlot mogelijk te laten overnemen in het identificatieformulier in het kader van dit cliënt acceptatiebeleid. De gegevens vervat in het identificatieformulier zullen automatisch, zover als nodig, worden overgenomen in de andere documenten vereist door de wet (verslag over atypische verrichtingen, jaarverslag, meldingsformulier ), zodat onnodige dubbele input van gegevens kan vermeden worden. Dit impliceert dat het identificatieformulier in verbinding moet staan met externe informatiebronnen, maar ook met de nodige links moet voorzien naar de interne documenten. Indien de vastgoedmakelaar stipt zijn identificatie- en waakzaamheidsverplichting opvolgt via dit web gebaseerde systeem (dat tevens zal kunnen voorzien in de nodige opslagruimte voor archivering), zal zijn jaarlijkse verslag grotendeels automatisch worden gegenereerd door de applicatie. Dit garandeert niet alleen uniformiteit in deze verslaggeving, maar garandeert ook de waarheidsgetrouwheid van het verslag vermits dit steeds steun zal in vinden op de onderliggende stukken. Deze aanpak garandeert een uniforme en werkelijke invulling van de diverse verplichtingen voor de vastgoedmakelaar. 2. Projectorganisatie Hieronder bespreken we meer in detail de samenstelling en verantwoordelijkheden van de stuurgroep en het Project Management Team. Stuurgroep De verantwoordelijkheid van de stuurgroep bestaat uit: - De sturing, opvolging en eindverantwoordelijkheid van het volledige project; - Validatie van de projectreikwijdte, planning en deliverables op basis van tussentijdse rapporteringen; - Bepalen van de projectdoelstellingen en beleidslijnen; - De globale planning van de opdracht, benoemen en definiëren van de deelopdrachten; - De validatie van de verschillende projectstappen; TOOL ANTIWITWAS 8

9 - Het akkoord geven voor significante wijzigingen betreffende opleveringstermijn en kosten; - Ervoor zorgen dat de projectconsulent en het kernteam hun werkzaamheden naar behoren kunnen uitvoeren (kwalitatief goed en binnen de voorziene tijd); - Het aanhoren van (tussentijdse) projectresultaten en beoordelen in termen van kwaliteit, consistentie, tijd en budget; - Bijsturende acties nemen bij escalaties en knelpunten deblokkeren; - Zorgen voor draagvlak, voor het beschikbaar zijn van tijd van interne medewerkers van de cliënt. SAMENSTELLING STUURGROEP - Luc Machon (Voorziiter) - Rodolphe d Oultremont - Kristien Berkein - Jurgen Vansteene - Ellen Dejonckheere - Martin Lagauw - Goedele Van der Spiegel TOOL ANTIWITWAS 9

10 3. Huidige situatie Uit het jaarverslag van de Cel voor Financiële Informatieverwerking blijkt dat er een stijgende trend is bij vastgoedmakelaars wat betreft de meldingen in het kader van de Witwaspreventiewet (1 melding in 2008, 9 meldingen in 2009 en 26 meldingen in 2010). Toch blijkt het maar om 0.14 % van het totale aantal meldingen te gaan. Er wordt echter vanuit de overheid geen gecoördineerde aanpak voorgesteld. Ook een methodologie voor de vastgoedsector is nog niet ontwikkeld. Eventuele verdachte transacties doorgeven in het kader van de anti-witwaspreventie is voor vastgoedmakelaars een zeer specifiek gegeven. Andere beroepsgroepen zoals de bankiers of diamantairs kunnen verdachte cliënten hebben. Bij vastgoedmakelaars gaat het om verdachte transacties tussen twee partijen. Dit maakt de problematiek toch iets complexer. Sinds de invoering van het preventieve systeem in 1993 bestudeert de antiwitwascel de gebruikte witwastechnieken. De thematische typologische analyses zijn gebaseerd op alle dossiers die door de Cel sinds haar oprichting werden doorgemeld en zijn bedoeld om de gebruikte witwastechnieken toe te lichten. Zo voerde de Cel een thematische ontleding uit van alle dossiers die sinds 1993 werden doorgemeld met betrekking tot investeringen in onroerende goederen. Deze analyse (zie bijlage) illustreert de verschillende gebruikte technieken die hiermee verband houden. Geld van criminele oorsprong beleggen in de vastgoedsector blijkt inderdaad een favoriete witwastechniek in het investeringsstadium. Volgens de analyse vormen deze beleggingen een klassieke en beproefde methode om illegaal geld wit te wassen. De typologische analyse van de doorgemelde dossiers toont aan dat er verschillende technieken worden gebruikt waarbij er een beroep wordt gedaan op de vastgoedsector. De gebruikte technieken variëren van de meest eenvoudige tot heel ingewikkelde, waarbij hoge bedragen gemoeid zijn. De overheid biedt vandaag geen tools aan die de makelaar in staat stellen zelf een oordeel te vormen of een transactie al dan niet in aanmerking komt voor melding bij de antiwitwascel. De makelaar wordt geacht de wet te kennen, en deze toe te passen. Het blijft vandaag toch een veeleer intuïtieve benadering. De makelaarssector wenst zich uitdrukkelijk in regel te stellen met de geldende wetgeving en het Beroepsinstituut van vastgoedmakelaars (BIV) ontwikkelt daartoe een tool om de makelaar bij te staan bij zijn verplichtingen. TOOL ANTIWITWAS 10

11 4. Gewenste situatie 4.1. Juridische methodologie Het BIV heeft in samenspraak met Mr. Claes een methodologie ontwikkelt die tegemoet moet komen aan de vraag van de FOD Economie om vastgoedmakelaars meer te begeleiden en wegwijs te maken in de witwaspreventieproblematiek. Dit is een dynamisch gegeven. Er wordt vandaag uitgegaan van een bepaalde weging van criteria. Deze criteria, alsook de weging kunnen in de toekomst wijzigen Antiwitwastoepassing De antiwitwastoepassing bevat volgende componenten: De tool die de makelaar helpt bij zijn cliëntacceptatiebeleid en aangeeft of een bepaalde transactie een verhoogde risicofactor heeft en hij bijgevolg een melding moet doen. Een informatieluik waarin de antiwitwasverantwoordelijken van de kantoren, maar ook andere geïnteresseerden in de problematiek de nodige informatie vinden omtrent wetgeving, actualiteit, nieuwe praktijken, ed. Een beheermodule die BIV toelaat de nodige statistieken te bekijken van het gebruik van deze tool en een zicht geeft op het aantal meldingen dat via deze weg aan de FOD Economie worden overgemaakt. Ze worden gedetailleerd uitgewerkt in de volgende hoofdstukken. De tool focust in een eerste fase op koop/verkooptransacties. Bemiddeling bij verhuur, rentmeesterschap en syndicusactiviteiten worden in deze tool niet uitgewerkt. Hiervoor dient een eigen systematiek ontwikkeld te worden. De tool wordt minstens ontwikkeld in 2 landstalen. TOOL ANTIWITWAS 11

12 5. Systeemmodel Knowledge & Information Back Office E-Office e-learning corporate website web services Cadastre Finder MyRent AML/CTF Application Data MySQL (remote) Master Data SQL-server (remote) Application Data SQL-server (remote) Figuur 1 Beheer Master Data Binnen het Instituut lopen diverse IT-projecten. De antiwitwatool dient binnen de globale ITarchitectuur van het Instituut ingepast te worden. Dit betekent in eerste instantie dat de Tool gebruik zal maken van de Master Data bron van het Instituut. Ook de andere toepassingen binnen het Instituut worden op deze Master Data bron gemigreerd. Verder past de Tool binnen een E-Office concept dat zich naar de gebruiker vertaalt in een set van apart bruikbare tools (bereikbaar via het extranetgedeelte van de website), die binnenin gebruik maken van gedeelde modules. Voorbeelden van gedeelde modules zijn: Authenticatie met e-id Sessie beheer Beheer gebruikers, kantoren Het systeemmodel van de toepassing (rood gedeelte) ziet er als volgt uit: TOOL ANTIWITWAS 12

13 CTIF - CFI notifications AML/CTF Real Estate Offices FOD Economie Information Notifications AML-CTF responsible annual report BIV/IPI content management E-File Management Customer Acceptance employees monitoring statistics & reporting Figuur 2 - Systeemmodel De tool bestaat uit drie luiken: informatie, dossiers en beheer. Naast de vastgoedkantoren (de hoofdgebruikers) onderscheiden we nog de antiwitwascel (CTIF-CFI), de FoD Economie, en het Instituut als belangrijkste stakeholders en secundaire gebruikers van de tool. De belangrijkste outputs zijn: Meldingen aan de antiwitwascel Het jaarrapport voor de FoD Economie Binnen de vastgoedkantoren zijn er twee types gebruikers: De AWW-verantwoordelijken De kantoormedewerkers 6. Tool 6.1. procesbeschrijving De hoofdfuncties van de antiwitwastool zijn de volgende: TOOL ANTIWITWAS 13

14 - inloggen - identificatie van een cliënt - risicoprofiel van transactie bepalen - verslag atypische verrichting genereren - meldingsformulier genereren - jaarverslag genereren - transactie afsluiten - statistieken van het aantal meldingen Inloggen via eid, registratie Een makelaar of medewerker van een makelaarskantoor kan zonder in te loggen naar het antiwitwasportaal surfen. De informatie kan hij daar zo raadplegen. Wil hij echter de tool gebruiken voor het opstellen van de risicoprofielen van de cliënten en de eventuele meldingen, dient hij zich aan te loggen in het systeem. Hij gebruikt daarvoor zijn elektronische identiteitskaart Impact gebruik eid De gebruikers kunnen zich aanmelden met een door de Belgische overheid uitgereikte identiteitskaart. De authenticatie via de e-id gebeurt via een SSL verbinding en het gebruik van het client certificaat op de chip van de e-id kaart. De gebruiker moet zijn PIN code inbrengen om de sessie te kunnen opstarten Registratie Gebruikers die zich voor het eerst aanmelden op de toepassing dienen zich eerst te registreren. Bij de registratie wordt hetzij een nieuw vastgoedkantoor aangemaakt (alleen door het BIV erkende makelaars), hetzij een relatie met een bestaand vastgoedkantoor voorgesteld. Deze relatie wordt slechts bekrachtigd na validatie door de Office Manager (alleen door het BIV erkende makelaars kunnen deze rol opnemen voor hun kantoor) IDENTIFICATIE VAN EEN CLIËNT Het systeem voorziet het ingeven van een aantal basisgegevens van de cliënt. Na een eerste snelle screening (voorwaarden zie hoofdstuk 4) kan een cliënt aanvaard worden. In de meeste gevallen zal een verdere screening noodzakelijk zijn. Het systeem doorloopt de identificatieprocedure. Een cliënt kan zowel verkoper als koper zijn. In het geval de cliënt een koper is, wordt een profiel opgemaakt op basis van een hypothetische verkoop. Dit proces verloopt gelijkaardig voor een natuurlijke persoon of een rechtspersoon. In dit laatste geval wordt een koppeling met de Kruispunt Bank Ondernemingen (KBO) voorzien om zo veel mogelijk gegevens automatisch in het systeem in te vullen. (Zie )Eventueel wordt een identificatieformulier van de uiteindelijke begunstigde afgedrukt dat na handtekening in gescand wordt, en aan het systeem toegevoegd. In bijlage is een voorbeeld van een identificatieformulier opgenomen. TOOL ANTIWITWAS 14

15 Volgens de Witwaspreventiewet zijn de Uiteindelijke Begunstigden van een wettelijke entiteit de natuurlijke personen die direct of indirect minstens 25% van het vermogen of minstens 25% van de stemrechten van de vennootschap bezitten of die, in feite of in rechte, de controle over de rechtspersoon bezitten. Tijdens het identificatieproces wordt een eerste risicoprofiel opgemaakt van de cliënt. Als er een verhoogd risico wordt vastgesteld, kan reeds in deze fase een meldingsformulier opgesteld worden. Als er geen verhoogd risico is, wordt de cliënt aanvaard. Als een bestaande cliënt zich opnieuw aandient, doorloopt hij een verkorte procedure waarbij zijn gegevens en risicoprofiel eventueel ge-update worden en hij opnieuw aanvaard wordt, dan wel niet aanvaard en eventueel voor melding overgemaakt wordt. TOOL ANTIWITWAS 15

16 Aanmaken van een dossier basisgegevens DOC aanvaarding Aanvaarding Occ? n j R CLIËNT FORM melding Uitz? j n R TR Zaakaa n- brengen r? j Identificatie Risicoprofiel R ID AWW? j n DOC id uiteind. begunstigde Nieuw? j n Actuali seren? n j Figuur 3 - identificatieprocedure TOOL ANTIWITWAS 16

17 De identificatieprocedure wordt afgerond met een aanvaardingsdocument, dat de makelaar eventueel kan afprinten om in het dossier bij te houden. Dit document is ook belangrijk voor het op te maken jaarverslag. Om de gebruiksvriendelijkheid van het systeem te vergroten, zullen we de tool zodanig implementeren dat het aanmaken van een nieuwe cliënt gebeurt zoals het in de meeste gevallen zal zijn, nl. een nieuwe of update van een cliënt, en identificatie moet sowieso doorlopen worden. Een omweg wordt voorzien als één van de uitzonderingsvormen zoals opgenomen in de slides opgemaakt door Mr. Claes of zoals hierboven geschetst in het flowdiagram voorkomen. Occ Uitz AANVAARDING R CLIË DOC Aanva ard M eld for CLIËNT AANMAKE N basisgege vens Nieu we Geen zaakaanbrenge r/ IDENTIFICATI E R TR RISICO PROFIE L Act ua? ID/ kop ie ID ID for m R ID Figuur 4 - Cliënt aanmaken Een versie sui generis van deze identificatie wordt eveneens voorzien voor de tegenpartij (in de meeste gevallen de koper). De makelaar zal alles in het werk stellen om ook maximaal de gegevens in te vullen. Vermits deze tegenpartij niet de opdrachtgever is van de makelaar en dus geen cliënt is, zou het dus kunnen zijn dat bepaalde gegevens niet voorhanden zijn Koppeling KBO Binnen de KBO kan men op het niveau van de onderneming, de onderneming toelating geven om bepaalde activiteiten uit te oefenen, deze toelatingen kunnen beheerd worden door de initiator van de betrokken activiteit. TOOL ANTIWITWAS 17

18 Het is in deze zin, dat het B.I.V. vandaag de dag reeds toegang heeft tot de KBO: Om de erkenning Erkend door het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars in te brengen en de gekoppelde NACE code te onderhouden. Dit gebeurt manueel. geeft toelating aan onderneming X geeft erkenning aan is gekend in Persoon 1 is eigenaar / zaakvoerder ONDERNEMING X NATUURLIJKE PERSOON Kenmerken Erkenning BIV is bediende is vestiging van Persoon 2 Functie: administratief medewerker VESTIGING Enz. TOOL ANTIWITWAS 18

19 De intentie is om de vastgoedmakelaars (via het Instituut als gatekeeper) toegang te geven tot de KBO zodat voor nieuwe cliënten met ondernemingsnummer snel de informatie in het KBO zou kunnen geraadpleegd en overgenomen worden. De voornaamste doelstelling hiervan is vooral de gebruiksvriendelijkheid en data kwaliteit van de toepassing te optimaliseren. Dit is evenwel niet de grootste prioriteit binnen het project, maar wel nice to have RISICOPROFIEL VAN TRANSACTIE BEPALEN Een tweede item in de antiwitwastool is de transactie. Voor de makelaar een transactie afsluit, maakt hij een transactiedossier aan in het antiwitwasloket. De transactieparameters worden ingegeven: - Adres van een pand - Verkoopprijs - Type - Als deze basistransactiegegevens ingevuld zijn, kiest de gebruiker een cliënt uit de cliëntendatabase. Het hieraan verbonden risicoprofiel, opgemaakt tijdens de clientacceptatie wordt meegenomen. Daarnaast kiest hij in zijn database de tegenpartij. Op basis van de door hem ter beschikking zijnde gegevens is ook hier een risicoprofiel van de tegenpartij ter beschikking. Dit wordt eveneens gekoppeld aan de transactie. De gebruiker wordt door een wizard met vragen geloodst (analoog aan de vragenlijst atypische verrichtingen (zie verder). Op basis van de antwoorden op deze vragen wordt een soort van puntenscore gegenereerd. Een zogenaamd risicoprofiel wordt opgesteld. Het profiel dat hier gegenereerd wordt is een resultante van het risico van de transactie en van het risico van de cliënt en de tegenpartij (in de meeste gevallen de verkoper en de koper). Bij een verhoogd risico wordt een meldingsformulier opgemaakt per cliënt. Er kan dus een melding gebeuren op basis van volgende profielen: - Basisrisicoprofiel van de transactie R TRANS - Risicoprofiel van de cliënt R CLIËNT - Risicoprofiel van de tegenpartij R TEGENP - Gecumuleerd risicoprofiel van de transactie, de cliënt en de tegenpartij. TOOL ANTIWITWAS 19

20 Dit kan enkel de koper zijn, enkel de verkoper of zowel de koper als de verkoper. Er wordt eveneens een verslag atypische verrichting aangeboden en bijgehouden in het systeem. TRANSAC TIE AANMAK EN Cliënt toevoe gen Tegenp artij toevoe gen RISICOPRO FIEL TRANSACTI E R TRANS +R CLIË + R TRANSACT IE AFSLUITEN transactiegeg evens R TRA NS R CLIËNT R TEGEN P Mel d for m Versl. Atyp verr. Figuur 5 - transactie aanmaken MELDINGSFORMULIER GENEREREN Het systeem voorziet dat door middel van een druk op één knop een meldingsformulier wordt ingevuld met alle tot dan beschikbare en in het systeem ingegeven informatie. De verantwoordelijke krijgt hiervan een overzicht en kan eventuele wijzigingen doen. Niet-ingevulde velden kunnen verder aangevuld worden. Als alle gegevens ingevuld zijn, wordt een meldingsformulier gegenereerd. Er wordt een pdf gemaakt die kan geprint worden en doorgestuurd per mail. Het kan zo overgemaakt aan de bevoegde instantie. Afhankelijk van de gesprekken met de antiwitwascel zal dit meldingsformulier ook elektronisch kunnen doorgestuurd worden. Dan moet het systeem naast de knoppen pdf maken printen mail versturen - ook een knop voorzien digitaal doorsturen. Idealiter kan dit formulier in elektronische vorm doorgestuurd worden. Er wordt contact opgenomen met de bevoegde instantie om de modaliteiten hiervan te onderzoeken. Er wordt een tweetrapsbenadering gehanteerd voor het genereren van een meldingsformulier. Elke medewerker kan de vragenlijst aanvullen die kan resulteren in een risicoprofiel dat verhoogd is. Er wordt TOOL ANTIWITWAS 20

21 een melding gegeven dat deze cliënt of transactie zou moeten gemeld worden. De gebruiker ontvangt deze. Automatisch wordt die ook doorgestuurd aan de anti-witwasverantwoordelijke. De gebruiker die op de cliënt werkt, waar een verhoogd risicoprofiel is vastgesteld, kan een bericht aan deze melding toevoegen. Het is de meldingsverantwoordelijke zelf die op basis van de gegevens beslist of er effectief ook een melding gebeurt. Als er melding gebeurt, wordt dit bijgehouden in het systeem. Wordt er beslist om niet tot een formele melding over te gaan, wordt de motivatie hiervoor opgenomen in het systeem. Dit is belangrijk voor het jaarverslag JAARVERSLAG Het systeem voorziet als output eveneens een maximaal ingevuld jaarrapport dat kan doorgestuurd worden naar de FOD Economie. Het systeem vult maximaal de beschikbare gegevens in. Het gaat hierbij zeker om de basisgegevens van de makelaar, de antiwitwasverantwoordelijke, ed. Een heel aantal andere antwoorden kunnen ook uit het systeem gehaald worden, denk aan de vraag of er verdachte transacties waren, of er meldingen gebeurd zijn. Belangrijk hierbij is dat deze gegevens eventueel aanpasbaar moeten zijn. Een laatste reeks vragen gaat over de werking binnen het kantoor, deze worden door de antiwitwasverantwoordelijke door middel van een wizard ingevuld. Steeds wordt de laatste versie van het jaarrapport bijgehouden, zodat niet alle antwoorden opnieuw moeten ingevoerd worden. Vandaag ligt een voorstel van jaarrapport op tafel. Bij implementatie zal rekening gehouden worden met een definitieve versie, waarin de gelaagdheid van deze 3 blokken naar voren komt: - Basisgegevens - Gegevens uit het systeem - Gegevens in te vullen door de AWW-verantwoordelijke. Idealiter zullen uit het systeem een aantal gegevens automatische gegenereerd worden (bijvoorbeeld: aantal meldingen, naam antiwitwasverantwoordelijke ).Dit rapport kan afgedrukt worden en zo overgemaakt aan de bevoegde instantie. Daarnaast zal het rapport ook in pdf kunnen opgeslagen worden en g d naar de FOD Economie. Idealiter kan dit formulier in elektronische vorm doorgestuurd worden. Er wordt contact opgenomen met de bevoegde instantie om de modaliteiten hiervan te onderzoeken. Afhankelijk van de gesprekken met de FOD Economie zal dit jaarverslag ook elektronisch kunnen doorgestuurd worden. Dan moet het systeem naast de knoppen pdf maken printen mail versturen - ook een knop voorzien digitaal doorsturen. TOOL ANTIWITWAS 21

22 Een voorbeeld van Jaarlijks activiteitenverslag toepassing anti-witwaswet vindt u in bijlage bij deze analyse. Gegevens makelaar Gegevens uit bevraging Aan te vullen door de AWW- M eld eld for for Versl Versl.. Atyp Atyp jaarversl ag Figuur 6 - Opmaak jaarverslag VERSLAG ATYPISCHE VERRICHTINGEN Het systeem voorziet als output eveneens een maximaal ingevuld verslag atypische verrichtingen. Een verslag atypische verrichtingen wordt bijgehouden per transactie en is eigenlijk een samenvatting van de verschillende items die in de bevraging naar voren komen. De antwoorden op de vragen in dit verslag worden vandaag als basis gebruikt voor de weging en de bepaling van het risicoprofiel. Vermits dit een dynamisch gegeven is, moet deze weging ook door de administrator bij BIV kunnen aangepast worden. Het verslag atypische verrichtingen wordt dus gegenereerd op basis van de gegevens die het risicoprofiel berekent van een transactie. Het kan als aparte entiteit uit het systeem gehaald worden. Hieronder een ontwerp van verslag van atypische verrichtingen, zoals het zal voorgelegd worden aan de FOD Economie TOOL ANTIWITWAS 22

23 ONTWERP VERSLAG ATYPISCHE VERRICHTINGEN In deze formulieren komen zeer veel subjectieve elementen voor, die op verschillende wijze door verschillende anti-witwasverantwoordelijken kunnen geïnterpreteerd worden. Mogelijk kan dit risico verkleind worden door voorafgaandelijk de cliënten in te delen in categorieën, bv. obv de voorgenomen bestemming van het goed door de koper (wonen/professioneel vestigen vs. als investering) -> de vragen zullen afhankelijk hiervan in een ander licht gezien worden. 1 Melding aan CFI Indien het totaal gelijk is aan x of meer dient er melding te gebeuren aan CFI. Melding aan CFI JA / NEE 2 Risicoprofiel cliënt Cliënt heeft een risicoprofiel (zie bepaling risicoprofiel tijdens cliëntacceptatie) dat: Hoog is Gemiddeld is Laag is 3 Indicaties van risico op witwassen of financiering van terrorisme Verplichte indicaties Voornemen voor vereffening deel verkoopprijs dat 10% van de verkoopprijs of EUR overschrijdt niet door middel van overschrijving of cheque x Specifieke indicaties A M.b.t. verkoopsvoorwaarden Toepassing van een clausule die de verkoper sanctioneert indien de verkoop zich niet realiseert per schijf van EUR B M.b.t. betaling verkoopprijs a Betaling verkoopprijs door lening van erkende financiële instelling uit: TOOL ANTIWITWAS 23