DXF: AFDELINCSPLAN PERTODE Ê4626 f,$j. Datum: a2 r'ot /. ' À/o2- 'Wij maken het mogelijk' Afdeling DXF contactpersoon J.

Transcriptie

1 DXF: AFDELINCSPLAN PERTODE 'Wij maken et mogelijk' Afdeling DXF contactpersoon J. Rombout Vastgesteld: Hoofd DXF: J. Rombout Datum: a2 r'ot /. ' À/o2-.i l\ rl..1 \/ Ê4626 f,$j

2 frgk$wiiterstea/ INHOUDSOPCAVE Biblioteek Ó'^o,uNoord-Ne**t""" INHOUDSOPGAVE 1 MANAGEMENTSAMENVATTI NG 2INLEIDING 2.1 ALGEMEEN 2.2 DOEL AFDELINGSPLAN 2.3 PLAATS IN HET PLANPROCES 2.4 TOTSTANDKOMING VAN HET PLAN 2.5 TOT SLOT INTRODUCTIE DXF EN HOOFDDOELSTELLING 3.1 INLEIDING 3.2 HOOFDDOELSTELLING DXF 3.3 PLAATS IN DE ORGANISATIE 3.4 ORGANISATIE VAN DE AFDELING 3.5 SAMENWERKING/OVERLEG 3.6 TERUGBLIK 2OO lnleiding De belangrijkste uitkomsten van de Kwaliteitsimpuls DX met betrekking tot DXF De belangrijkste kenmerken van de uidige functioneren van DXF zijn als volgt (situatie juli 2OO1) 3.7 METEOOR 3.8 SLOT 't3 4 OMGEVINGSVERKENNING EN ONTWIKKELINGEN 4.,I OMGEVINGSVERKENNINGIONTWIKKELINCEN OP HET TAAKGEBIED VAN DXF Van buiten directie Noord-Nederland (inclusief RWS/V&W/ Rijksdienst/ Maatsc appelijk) Ontwikkelingen binnen de Facilitaire Managementkolom (FM) van Verkeer en Waterstaat Ontwikkelingen Intern RWS/DNN 4.2 SLOT 5 DOELSTELLINGEN/BEOOGDE EFFECTEN 5.1!NLEIDING 5.2 DXF.PRODUCÏEN/ÏAKEN IN HOOFDPUNTEN ZIJN: 5.3 SPEERPUNTEN DXF 2002-e.v. 6 DOELEN EN PRODUCTEN PIÁNTAAR 20O2 (en verder) '

3 7 PROGRAMMERING DXF 7.1 RANDVOORWAARDEN EN PRIORITEITSBEPALING PERSONEEL Randvoorwaarden en prioriteitsbepaling financieel 7.2 PERSONELE PROGRAMMERING Financiêle programmering 7.3 ïoelichtinc OP DE PROGMMMERINC 7.4 DE DXF-KNELPUNTEN EN OPLOSSINGEN Personeel Financieel 8 PRODUCTIEMIDDELEN EN BEDRIJFSVOERING 8.1 PERSONEEL Functiebescrijvingen Opleidingen Functioneren medewerk(st)ers Werkoverleg 8.2 MATERIËLE MIDDELEN Aanscaffingen grotere apparatuur Automatisering Huisvesting 8.3 (interne) Ml LIEUZORG/ISO 14OO1 8.4 CONTRACT AMG.RW5 8.5 LANDELI'K OVERLEG/LANDELIJK FM-BELEID Bijlagen: 1. OrganisatÍe model DXF 2. Formatie DXF met personele bezetting (gebaseerd op 1 september 2001). 3. PMA-begroting DXF periode 2AO2-2AA8. 4. Concept-opleidingsplan DXF 2OO2. 5. Klantmanagementafspraken. 6. Concept-aanpak met betrekking tot zelfsturende teams binnen DXF(clusters). 7. Producten waarop binnen DXF wordt tijdgescreven. 8. Concept-automatiseringspfan 2002 en verder. 9. Ovezict ziekteverzuimcijfer (DXF(D) over de periode 1996 Vm juni Tabel met verklaring alle afkortingen DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW RAPPORT 2OO2.2OO7

4 1 MANAC EMENTSAMENVATïI N G Dit is et afdelingsplan van DXF voor de periode 2OO2-2AO7. Het plan is opgesteld volgens de binnen staf DX vastgestelde structuur. De doelstelling van DXF is et zorgen voor adequate facilitaire voorzieningen om et primaire proces van DNN doelmatig, doelgerict en doeltreffend bescikbaar stellen van ruimte, middelen en diensten. Het gedeelte van et plan dat betrekking eeft op 2O02 moet bescouwd worden als et werkprogramma voor 2AA2. De taken van DXF, voortvloeiend uit de doelstelling en de vertaling van ontwikkelingen (zie blz ) die DXF raken, zijn eigenlijk te splitsen in 3 gedeelten: a. de DXF-basistaken voor DNN (blz ); b. de DXF optionele diensten voor DNN, zoals deze verwoord zijn in de Klantmanagementsafspraken (bijlage 5); c. DXF-projecten (blz '). Kijkend naar et totale DXF-taakgebied zijn de volgende speerpunten geformuleerd voor met name 2Oo2. et laten draaien van de nieuwe DXF-organisatie op basis van de veranderingen vastgesteld in et kader van de Kwaliteitsimpuls DX; - et versterken/operationeel maken van et Klantmanagement; verkrijgen van nader inzict in klantwensen/klanttevredeneid en daaraan tegemoetkomen of op inspelen; et versterken van de aandact voor de personele component: actief opleidingsbeleid, terugbrengen ziekteverzuim, loopbaanbeleid, verbeteren Meteoor-aan d actspu nten ; - et versterken van et imago/kwaliteit van DlV, door actief in te spelen op ontwikkelingen zoals BSD, RMA/DMS, toekomst Biblioteek etc.; et versterken van gewenste competenties bij DXF, zoals klantgerict eid, commu n iceren, pro-actief werken ; et oppakken van Kwaliteitszorg/verbeteringstrajecten c. q. et verder professionaliseren van DXF, door onder meer et maken van een DXF-andboek, et aanscaffen/implementeren van een facilitair managernent-systeem en et actief inspelen op mogelijkeden die ontstaan door digitale arcivering (RMA/DMS); et opnieuw brengen van de BHV-organisatie DNN en et oplossen van de brandveiligeidsknelpunten van de RWS-panden; - et verbeteren van communicatie met de klant naast Klantmanagement, ook verbeteren Intranet voor wat betreft DXF, organiseren open dag en verbeteren facilitaire introductie medewerk(st)ers. Dit afdelingsplan is opgesteld binnen DXF in overleg met met name de clustercoórdinatoren en via et werkoverleg met de medewerk(st)ers.

5 DXF: AFDELINGSPLAN NI UW RAPPORT 2OO2.2OO7 Vervolgens is et in staf DX besproken en na verwerking van alle reacties, in een overleg tussen oofd DX en oofd DXF op 26 november 2001 afgerond. In december 2O01 zal oofd DX et plan vaststellen.

6 2 INLEIDINC 2.1 ALGEMEEN De afdeling DXF is de afdeling Facilitaire Zaken van de Rijkswaterstaat directie Noord-Nederland. 2.2 DOEL AFDELINGSPIÁN Het afdelingsplan beoogt een communicatiemiddel (contract) te zijn tussen DXF en oofd DX en tevens tussen de afdeling DXF en andere afdelingen en oofd- en stafafdelingen van de directie Noord- Nederland, ten aanzien van de taakinzev ondersteuning vanuit DXF en de daarvoor benodigde (personele) en financièle middelen. Het afdelingsplan is daarnaast ook bedoeld als sturingsmiddel binnen de afdeling en om duidelijkeid te sceppen inzake de gemeenscappelijke (concreevmeetbare) doelen van de afdeling en de daarbinnen te benoemen producten, de wijze waarop de afdeling denkt in te spelen op ontwikkelingen, zowel taakinoudelijk als taaktecnisc en welke (nieuwe) personele inzet en middelen daarvoor nodig zijn. 2.3 PLIAATS ln HET PLANPROCES Het afdelingsplan 2OO2-2OA7 vormt de vertaling van et contract 2O02 van de directie naar DXF en levert de bouwstenen aan et SBP en de financiêle en personele begroting Noord-Nederland OO7. Uiteraard past dit afdelingsplan binnen de kaders die binnen DNN/ RWS, onder meer via et van kract zijnde Skategisc Beleidsplan, zijn geformuleerd. De programmering voor 2O02 dient door et oofd van de afdeling DX voor 31 december 20o1te worden goedgekeurd, waarna dat deel (inclusief oofdstuk 5) als et werkprogramma kan worden bescouwd. Dit afdelingsplan is samen met de afdelingsplannen van DBB, DXC en DXl, bouwsteen voor et DX-stafafdelingsplan 2OO2-2OO7. In et plan is aangegeven welke knelpunten zijn voozien bij de realisering van de producten in 2OO2 en op welke wijze daarvoor oplossingen kunnen/moeten worden gevonden. Het omgaan met knelpunten zal in de loop van et contractjaar onderwerp van bespreking zijn met oofd DX c.q. binnen staf DX. Over de voortgang van et jaarlijkse werkprogramma zal gedurende et uitvoeringsjaar een voortgangsrapportage worden opgesteld naar de situatie per 1 iuni 2OO2. DXF: AFDELTNGSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2-2OO7

7 Daarnaast zal begin 2OO3 getoetst worden in oeverre de afdeling aan aar doelstellingen eeft voldaan en aar afspraken eeft nagekomen, in et kader van de verantwoordingsrapportage. Dit afdelingsplan is daarmee ook een stuurinstrument voor taakuitvoering DXF. Dit DXF-afdelingsplan zaljaarlijks in de periode mei/september worden bijgesteld, zodat et een goede basis is voor de jaarlijkse bijdragen van onze directie (Strategisc Beleidsplan, Begroting en Managementcontract). 2.4 TOTSTANDKOMING VAN HET PLAN Het afdelingsplan DXF is tot stand gekomen met raadpleging van de medewerkers van de afdeling. Hun commentaar is er in verwerkt. 2.5 TOï SLOT Dit is et vijfde afdelingsplan van de afdeling DXF van de directie Noord-Nederland. Het concept van dit plan is voor vaststelling besproken in StaÍ DX. DXF: AFDÊLINGSPLAN NIEUW RAPPORT 2OO2-2OO7

8 3 INÏRODUCTIE DXF ËN HOOFDDOELSTELLINC 3.1 INLEIDING Om een juist kader te bepalen voor de oofddoelstelling van DXF is et eerst nodig om te bepalen wat de missie en doelstelling is van geeel DX (die uiteraard weer is afgeleid van missie/doelstellingen DNN/RWS/V&W). ln et kader van de Kwaliteitsimpuls zijn de volgende missie en doelen op DX-niveau geformuleerd : "(Waar staat DX voor...) "DX is een professioneel ingestelde en deskundige stafafdeling die integrale dienstverlening levert aan de klanten binnen de directie Noord-Nederland teneinde bij te dragen aan de kwaliteit van aar primaire taken en veroging van de productiviteit te bewerkstelligen. (... en oe doet ze dat dan????) Dit doet zlj door een afgestemd pakket van producten en diensten aan te bieden, zic pro-actief en adviserend op te stellen, scerp te luisteren naar en adequaat te reageren op wat de klant wenst en anticiperend optreedt bij veranderingsimpulsen ". De ouding ierbij is klantgerict, flexibel en open. Uitgaande van bovengenoemde missie zijn de aspecten kaders, dienstverlening en innovatie als basis te bescouwen voor et formuleren van de volgende doelstellingen : 1. Formuleren, vertalen, anteren en uitdragen van randvoorwaarden, van (wettelijke) voorscriften en uitgangspunten die leidend zijn voor de omvang, taakuitvoering en samenstelling van de dienstverlening van DX. 2. Leveren van een totaal-pakket van producten en diensten en et verricten van afstemming ierover met de klant. Oppakken van vernieuwende ontwikkelingen en sturing geven aan innovatieve processen binnen ettaakgebied van DX." De in punt 3.2. geformuleerde oofddoelstellingen van DXF passen ierin. 3.2 HOOFDDOELSTELLING DXF De afdeling Facilitaire Zaken (DXF) eeft als oofddoel te zorgen voor adequate facilitaire voozieningen, om et primaire proces van DNN (continuïteit, productiviteit, doelmatigeid en kwaliteit) goed te faciliteren. DXF draagt de eerste verantwoordelijkeid voor et doelmatig, doelgerict en doeltreffend bescikbaar stellen van de faciliteiten voor de medewerker van de organisatie (en bezoekers), met ruimte (o.m. gebouwen, omgeving), middelen (o.m. meubilair, kantoorartikelen) en diensten (o.m. catering, arcief, biblioteek en bode). DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW RAPPORï 2OO2-2OO7

9 Het oofdaccent van de taakuitvoering betreft et oofdkantoor van DNN et Middelzeeuys. Dit wordt gerealiseerd door slagvaardig, flexibel, bedrijfsmatig en klantgerict op te treden. De medewerkers laten zic leiden door waarden als dienstverlenend, aanspreekbaar, professioneel en integer, en et streven is daarbij dat de medewerk(st)ers plezier in un werk ebben. 3.3 PI.AATS IN DE ORGANISATIE DXF is als afdeling organisatorisc ondergebract in de stafafdeling DX. Het oofd DXF is lid van Staf-DX. Er bestaat een iërarcisce lijn met oofd DX en een functionele lijn met alle overige Dï-leden, afdelings- en dienstkringoofden en alle medewerk(st)ers. Er zijn gestructureerde contacten in et kader van Klantmanagernent met de (12) klantengroepen (6 staven Buitendiensten en 6 staven oofd- en stafafdelingen). Om producten en taakuifuoering van DXF in algemene zin te bespreken is er tevens voor et Middelzeeuys periodiek overleg met de oofden Bedrijfsbureaus en voor de buitendiensten overleg met de oofden van de dienstkring dan wel de oofden ABB/BJ. 3.4 ORGANISATIE VAN DE AFDELING De afdeling DXF eeft 3 taakclusters, te weten Documentaire Informatievooaiening, Logistiek en Huisvestingszaken (voor organisatiemodel zie bijlage 1). Het oofd DXF stuurt de clustercoórdinatoren, de Facilitai r Adviseu r én d e medewerker Vervoerman agement rectstreeks aan. Door aansturing via de clustercoórdinatoren en de ontwikkeling ricting zelfsturende teams, rict oofd DXF zic meer op de staffu nctie, klanvproductmanagement en afdelingsoverstijgende aangelegeneden. Er is werkoverleg binnen et cluster DlV, de rest van de afdeling en binnen kleine groepen van gelijksoortige werkzaameden (bijv. logistiek medewerk(st)ers, med ewerk(st)ers dynamisc ar ciet / r e gistratu u r). De afdeling gaat in 2002 uit van 30 formatieplaatsen (zie voor formatieoverzict en bezetting bijlage 2). Er worden activiteiten uitgevoerd die betaald worden op eigen budgetten (luu) en op (DUU) werkartikelen (onder meer (er)inrictingsprojecten dienstkringen en meubilair voor steunpunten). 3.5 SAMENWERKING/OVERLEG De afdeling DXF eeft functionele lijnen met vrijwel iedere medewerk(st)er van de directie Noord-Nederland. Er zijn klantgesprekken met 12 verscillende klantgroepen (de zes staven van de oofd- en stafafdelingen en de zes d ien stkringmanagementteams). Er wordt aan diverse overlegsituaties deelgenomen zoals staf-dx en er wordt deelgenomen aan diverse werk-/projectgroepen binnen directie Noord-Nederland (bijvoorbeeld ARBO-groep, werkgroep ISO 14001, Projectgroep Kwalite its zor g). DXF: AFDELINGSPLAN N ÊUW MPPORT 2OO2-2OO7 10

10 Tevens eeft de afdeling DXF vele externe, soms intensieve contacten op aar vakgebied. Dit is bijvoorbeeld met vele leveranciers, KPN, Hoofdkantoor, Rijksarcieven, Ministerie, Rijksgebouwendienst en andere Ministeries en et bedrijfsleven. Tevens wordt deelgenomen aan diverse landelijke (vak)overlegvormen, zoals FM-overleg (vakoverleg oofden facilitaire zaken/facilityman agers), lan d elijk u isvesti ngsoverleg, vakoverleg Docu mentaire informatievoorziening (VO DIV), landelijk inkopersoverleg, VOB I DOC, DIV-netwerk en BSD coórd inatorenoverleg. 3.6 TERUGBLIK 2OO Inleiding Zomer 1999 is bij DX et project Kwaliteitsimpuls DX gestart. Het doel van et project is verwoord in de titel van et project "Kwaliteitsimpuls". Er was geen sprake van urgente of dwingende redenen voor een Kwaliteitsimpuls. Wel is in et kader van de Kwaliteitsimpuls DX geconstateerd dat et ook voor DXF(D) nodig is om zic verder te verbeteren/ontwikkelen, om ook in de toekomst nog de gswenste facilitaire producten te kunnen leveren. De Kwaliteítsímpuls DX eeft (veel) invloed gead op de DXF-ontwikkelingen in 2OOO/2O01; daarorn wordt in et volgende punt daar nader op ingegaan De belangrijkste uitkomsten van de Kwaliteitsimpuls DX met betrekking tot DXF. De doelstellingen van de Kwaliteitsimpuls DX waren: 1. erpositionering van taken (efficièntiewinst); 2. opzetten van zelfsturende, functionele eeneden; 3. versterken innovatie- en adviesfunctie c.q. -potentieef; 4. tegengaan van versnippering van de DX-taken versus de lijn; 5. meer profileren van et frontoffice/backoffice-principe en verankeren; 6. versterken van financieel beeer (inclusief bewustwording alle DX'ers); 7. minder risicomijdende en regelgericte cultuur. Dit leidde voor DXF tot de volgende belangrijke ontwikkelingen: de receptie en CïE taak zijn ondergebract bij DXF; binnen DXF is een Postkamer gecreêerd; et samenvoegen van Registratuur en Dynamisc Arcief (tot DAREG); binnen formatie DXF is een functie Facilitair Adviseur opgenomen; binnen DXF zijn geen onderafdelingen meer; er zijn nu 3 clusters, te weten DlV, Huisvestingszaken en Logistiek. Als uitgangspunt bij et functioneren in de clusters wordt et principe van zo zelfstand ig mogelijk fu nctioneren/et concept van zelísturing/zelfsturende teams nagestreefd (zie ook bijlage 7). De coacende rnanagementstijl wordt geanteerd als leidraad in et leidinggeven; versterken van de frontoffice/backofficegedacte; DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2. 2OO7 11

11 invoering klantman agement; competentiemanagement/gesprekken. Op 1 januari 2OO1 is de DXF organisatie/structuur nieuwe stijl gestart. Bij et verder doorvoeren van een stijl van leidinggeven van meer toezict naar coacing (een DX-brede gewenste ontwikkeling) wordt steeds verder aangesloten bij competentiemanagement, waarbij et gaat om een combinatie van kennis, vaardigeden, eigenscappen en motivatie, waarmee iemand tot belangrijke resultaten voor de organisatie kan komen. Het werken met vaardigeidsprofielen is bedoeld als een eerste stap in die ricting. Het project binnen DX geldt als pilot binnen de directie Noord-Nederland. Binnen DXF zijn per functie de competentie-profielen bescreven/ opgesteld in overleg met de betrokken medewerkers. Vervolgens zijn ze gebruikt als ulpmiddel om et functioneren van medewerkers te evalueren. De pilot wordt binnen DX eind 2O01 geëvalueerd. 2AA2 zal et project Kwaliteitsimpuls DX geëvalueerd worden. Alle gewenste veranderingen in et kader van Kwaliteitsimpuls zijn overigens nog niet volledig gerealiseerd. De proces- en cultuurverbeteringen ebben een meer continu karakter en vergen tijd. Daarnaast is et,,een veóouwing met de winkel open" De belangrijkste kenmerken van de uidige functioneren van DXF zijn als volgt (situatie juli 2001): - frontofficesingerict; vrijwel alle medewerk(st)ers weten wat van un ventract wordt. De taken worden voldoende beeerst en verdere ontwikkeling zit er nog in; et werkoverleg is binnen de ele DXF-afdeling georganiseerd en geíormaliseerd. Dit loopt redelijk goed: et werkoverleg wordt onder meer benut als instrument voor verbetering van taakuifuoering; in de backoffice vragen de volgende actuele zaken (extra) aandact:,t de BHV-organisatie in directie Noord-Nederland beter op poten te krijgen; * forse betrokkeneid bij landelijke ontwikkelingen zoals inkoop V&W-breed en diverse documentaire informatievoorzieningsprojecten (o.m. en BSD project en RMA/DMS); * et versterken van de DXF-functie naar de buitendiensten: betreft met name documentaire inforrnatievoorzien ing, inkoop, gebouwbeeer en algemene advisering; * et verder operationaliseren van et Kwaliteitsimpuls DX gedactengoed (onder meer aangepaste organisatie, operationeel maken competentie-man agement en klantman agement) ; * et (voorbereiden) van de invoering Euro; * et vertalen van een aantal landelijke projecten/(nieuwe) beleidslijnen/acties naar DN N (onder meer Legion ella-onderzoek, Brandveiligeid/preventie scan en OT 2000). D)G: AFDFLINCSPLAN NIEUW RAPPORT 2OO2-2OO7 12

12 3.7 METEOOR Uit de METEOOR-uitkomsten (2OOO bleek dat DX(F) in et algemeen goed scoorde. De DXF'ers ebben plezier in un werk (10O%l), alles is goed georganiseerd, waardoor men goed kan werken. er zijn voldoende persoonlijke ontplooiingsmogelijkeden, voldoende info en duidelijkeid over bevoegdeden. Er zijn ecter ook een aantal verbeterpunten gesignaleerd. t. verbeteren (veelal vereenvoudigen) administratieve procedures: actie wordt opgepakt via Doorlicting Bedrijfsvoering; 2. verbeteren samenwerking binnen DX(il/DNN; 3. verbeteren/verduidelijken Dï-visies; 4. verbeteren leiderscap binnen DX(Ë, blijkend uit: - weet staf DX, buiten et eigen oofd, wel wat er allemaal gebeurd door de DXF medewerk(st)ers en kunnen ze wel inscatten wat dat betekend; aanwezigeid/bereikbaareid staf DX ("(te) veel met staf bezig"), met name oofd DX en DXF; medewerk(st)ers (te) veel naar de zin maken (betreft oofd DXF)/af en toe "steviger met de vuist op tafel slaan"; sneleid van uitvoeren afspraken en bewaken daarvan (staf DX in relatie tot bijvoorbeeld P&O-zaken); beter informeren/terugkoppelen afspraken : betreft oofd DXF (met name goed afcecken of alles duidelijk is); accent ligt bij oofd DXF wat (te) veel bij de klant in verouding tot de afdeling. 5. kleinere aandactspunten in dit verband ziin: voldoende doorgroeimogelijkeden, beter naar de mening van de werkvloer luisteren en waardering (met name meer bewust be lon en /p restati ebelon i n g). In et volgende METEOOR (in 2002) ondezoek zal moeten blijken of "de tevredeneid van de medewerkers in de goede ricting is gestuurd". De verbeteracties liggen met name bij staf DX en oofd DXF. Eind november/begin december 2O01 wordt in de werkoverleggen binnen DXF gepeild of er voldoende voortgang is ten aanzien van de constateringen enlof aanvullende actie nodig is. 3.8 SLOT Opvallend voor de taken van DXF is dat iedereen er mee te maken eefvkrijgt, dat ze vaak niet onderkent worden/vanzelfsprekend zijn en dat velen er verstand van menen te ebben. DXF eeft te maken met (terect) kritisce klanten. DXF zal daarom een duidelijke toegevoegde waarde moeten bieden! Belangrijk daarbij is dat voor de klant essentiële basisfuncties de (frontoffices zoals de Servicedesk, Repro, CTE, Receptie, Postkamer en Docu mentaire I nformatie-voozien ing) contin u adeq uaat (kwalitatief/ kwantitatief) bezet dienen te zijn. DXF: AFDELINCSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2-2OO7 13

13 4 OMGEVINCSVERKENNING EN ONTWIKKELINGEN 4.1 OMGEVINGSVERKENNING/ONTWIKKELINGEN OP HET TAAKGEBIED VAN DXF Op et (toekomstig) functioneren van DXF zijn invloeden uit de omgeving merkbaar die leiden tot een continu bezinning over taken en organisatie van DXF. De meest belangrijke van deze ontwikkelingen, waarop moet worden ingespeeld (ook grotendeels verwerkt in Kwaliteitsimpuls DX) zijn uitgesplitst in: A: Ontwikkelingen van buiten DNN (RWS/V&W-breed, Rijksdienst/ Maatscappelijk); B: Ontwikkelingen binnen de Facilitaire Managementskolom van V&W/RWS (deze is apart aangegeven in verband met de impact ervan op DXF) en C: Ontwikkelingen binnen DNN Van buiten directie Noord-Nederland (inclusief RWS/V&W/ Rijksd ienst/maabc appelijk) * Verdergaand e automatiserin g/voortsc rijdende informatietec nologie: digitalisering maatscappij (o.m. internet) en de consequenties daarvan voor uisvesting/inricting; daarnaast meer aandact voor digitale duuzaameid en Intranet (bijvoorbeeld projec-t DlN. * Versterking marktwerking: onder meer Liberalisering energiemarkt. * ARBO-wet; ogere eisen aan werkplekken en Bedrijfsulpverlening (brandveiligeid). * Milieu-eisen (onder meer ten aanzien van inkoop artikelen). * De wettelijke plict om panden legionella vrij te ebben. * Toenemende Flexibilisering ten aanzien van arbeidstijd en werkplekken/ u isvesting CÍelewerken) snef le toen ame kantoorin novatie/den ken over andere kantoorinrictin gsconcepten als gevolg van relatief lage bezettingsgraad kamers. * Uitbreiding europese regelgeving. * Veroging aandact voor facility management met name aandact voor professionelere uifuoering taken; meer waardering voor et vak :F!f FAC. ln landelijk overleg worden aanzetten gegeven om et vakgebied op te waarderen (FM-visie). Aandact voor risicomanagernentt o.rn. beveiliging informatiebestanden zoals bij NDM. Snelle ontwikkelingen op telefoongebied/ot Toename facilitaire kosten als gevolg van tecnologisce ontwikkelingen, duurdere gebouwfaciliteiten (o.m. door ogere eisen), grotere mobiliteit in panden en stijgende vraag naar telecommunicatiemogelijkeden en -voorzieningen (indicatie: totale facilitaire kosten in 198O f ,00 p/p in 1995 Í ,00 p/p en naar venvacting in 2O10 f ,00 p/p). DXF: AFDELINGSPLAN NIETJW MPPORT 2OO2.2OO7 14

14 * Veranderingen op de visie ten aanzien van arciefbeeer bij de overeid (P I VOT-project/ n ieuwe arc iefwet) ; een belan grijk onderdeel daarvan is de invoering van et Basis Selectie Document en RMA/DMS. * Professionalisering van de inkoop (Ministeriebrede actie). * IBO: vezakelíjking organisatie, met meer aandact voor verantwoording/bedrijfsmatig werken. * Door FMlS-systemen (en een nieuw Servicedesksysteem) is overzictelijker en beter beeer mogelijk van meubilair, indeling kamers, tekeningen, sleutels, veruizingen en elpdeskfunctie. * Ontwikkelingen binnen RWS die er toe kunnen leiden dat kritisc naar de organisatie/cultuur binnen DNN/DX zal worden gekeken. Daarnaast trajecten zoals et Visietraject "Aanzet" en mogelijke vezelfstandiging van RWS. * Het Ministeriebreed opgezette project Facilitaire Milieuzorg en de vertaling daarvan naar DNN. Al deze ontwikkelingen ebben invloed op taakuituoering DXF: een groot deel vertaald zic in projecten (zie Hoofdstuk 6: bijvoorbeeld met betrekking tot OT 2000, liberalisering Energiemarkt, aanscaf FMISpakket en invoering RMA/DMS) Ontwikkelingen binnen de Facilitaire Managementkolom (FM) van Verkeer en Waterstaat Binnen de FM-kolom van Verkeer en Waterstaat is de afgelopen periode nadrukkelijk nagedact over de vraag van oe verder met FM. Het proces is gaande en nog (lang) niet afgerond. Het is ecter wel een ontwikkeling die zal leiden tot V&W/RWS-brede kaders voor de DXF taakvelden. De volgende zaken zijn afgerond: A. Visie/missie FM Verkeer en Waterstaat ln et kort is de ontwikkelde visie voor FM als volgt geformuleerd: "De toekomstige Facility Management-organisatie van Verkeer en Waterstaat is een klantgericte, vraaggestuurde organisatie. De dienstverlening vindt plaats vanuit een integrale aanpak, een transparant proces en pro-actieve ouding. Hiertoe neemt et FM een strategisce positie in als partner van et primair proces. Door marktwerking en et afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten zijn de kosten en kwaliteit inzictelijk". Naast de visie is ook een missie geformuleerd die dient als lange termijnopdract voor et FM binnen Verkeer en Waterstaat. De missie van et Facility Management van Verkeer en Waterstaat is: r Integrale ondersteuning. o Een dynamisc dienstenpakket. o Robuuste oplossingen. De slogan die daarbij uitgesproken is, luidt "Wij maken et mogelíik!" De V&W-visie en missie sporen met de Kwaliteitsimpuls DX ingezette ontwikkelingen bij DXF. DXF: AFDÊIINGSFLAN NIEUW MPPORT 2OO2.2OO7 15

15 B. Vertaling van visie/missie naar een FM (organisatielmodel Het FM-streefmodel voor Verkeer en Waterstaat, "best practise company" genoemd, is een klantgeoriênteerde organisatie die zic rict op et ondersteunen van de Verkeer en Waterstaat-werkprocessen, waarbij een deel van de taken et gevolg is van et de vertaling van wettelijke voorscriften naar de organisatie. Het vraaggestuurde takenpakket bestaat primair uit traditionele FMdiensten. Deze kan worden aangevuld met maatwerk. Het FM eeft een sterk regisserende rol, waarbii met name de uitvoering wordt overeelaten aan de markt. In de organisatiestructuur staat flexibiliteit ten beoeve van de klant centraal. Hiertoe is een duidelijke sceiding aangebract tussen et klantencontact en de uitvoering: een front- en backoffice. Het klantmanagement onderoudt de relatie met de (klant-)opdractgevers en moet in staat zijn klantwensen vanuit strategisc opzict te koppelen aan de mogelijkeden van de organisatie. De (afdelings-)manager bepaalt en betaalt, et FM regelt en is resultaatverantwoordelijk. Voor et afandelen van de operationele dienstverleningsaanvragen is een servicedesk ingesteld, die de vezoeken tot dienstverlening etzij zelf afandelt etzij delegeert aan de betreffende backoffice. Diverse elementen uit et streefmodel zijn bij DX(F) al opgepakt: Servicedesk, klantmanagement en versterkin g adviesf u n ctie. C. Wat betekent een en ander voor de medewerkers? Medewerkers moeten on der meer commu n icatiefu aard ig, klantgerict, open, creatief en productief zijn. Daarnaast moeten ze goed kunnen samenwerken. Dit zijn aandactspunten die reeds meegenomen ziin in fif ' s, competentiemanagement en ontwikkeling managementstijl bin nen DX. D. Hoe verder De FM-visie is besproken met de SG en PDG: traject zal nu vervolg krijgen via FM-overleg en HlD-bijeenkomsten. ln 2OO2 zal vertaling naar regionale directies plaatsvinden. In oeverre verzelfstandiging RWS zal leiden tot bijstelling (eigen RWSvisie en kaderstelling) is nog onduidelijk Ontwikkelingen Intern RWS/DNN * Lijnen uitgezet in et Strategisc Beldrijfsplan. Hierbij moet gedact worden aan et tema "Marktwerking en privatisering", dat als spoor door de dienstleiding is uitgezet. Verdergaand uitbesteden én in novatieve contracten zijn daarbij aandactspu nten. * Maatregelen voor een gewenste flexibeler organisatie, te weten: o Het terugbrengen van de vaste bezetting.. Uitstromend personeel deels vervangen door eigen tijdelijk of ingeuurd personeel. r Jaarlijkse Íunctioneringsgesprekken waarin loopbaanontwikkeling nadrukkelijk aan de orde wordt gesteld. r Functiebescrijvingen minderspecifiekmaken. r Het gericter inzetten van Interim Functievervulling als instrument voor loopbaanontwikkeling.. Brj nieuwe vacatures de functieverblijftijd beperken en functiezekereid vervangen door werkzekereid. DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2.2OO7 16

16 o Het onderzoeken van de mogelijkeid van een "projectpool"; de medewerk(st)ers in deze pool kunnen worden ingezet in de geele organisatie voor et uitvoeren van tijdelijke projecten.. Het instellen van (een pool van) mentoren ter begeleiding van de jonge instroom. x Uitkomsten Bedrijfuoeringsonderzoek (relatie staf/lijn). x Aandactspunten in de personeelssituatie in kwalitatieve/kwantitatieve zin binnen DXF et niet altijd adequaat kunnen oppakken van alle nieuwe ontwikkelingen (projectleiding/aansturing): leidinggevenden (oofd DXF en clustercoórdinatoren) komen daar onvoldoende aan toe. Het betreft met n ame advies/projectaan stu ringsvaard ig eden op H BO - niveau. Met et aantrekken van een facilitair adviseur is iervoor een eerste grote stap gezet. Deze facilitaire adviseur zal er naar verwactíng voor zorgen, op basis van de nu voorziene ontwikkelingen, dat de acterstand in et afronden van diverse DXF-projecten zaf worden ingelopen. Het is de bedoeling dat over ca.2 jaar er voor et oofd DXF en de clustercoórdinatoren ruimte ontstaat om zelf projecten te gaan afronden; beperkte deskundigeid op et gebied van integratie en implementatie ontwikkelingen met betrekking tot digitale informatie, (onder meer met name d igitale teken ingenarc ief) kwaliteit/kwantiteit. binnen DXF ontbreekt voldoende deskundigeid op et gebied van informatietecnologie, op een zodanig niveau dat zelfstandig trajecten kunnen worden uitgezevopgepakt. Het is afankelijk van ontwikkelingen rond et D A-project en gekozen ambitieniveau, in oeverre dit eventueel tot knelpunten gaat leiden; om klanten goed te kunnen adviseren is et van belang dat de vakdeskundigeid zic blijft ontwikkelen: dit is in relatie tot de uidige bezetting een aandactspunt (adequate opleidingen kosten veel tijd: wie kan/wil dit nog, met name in relatie tot de oge gemiddelde leeftijd); de gevolgen van de relatief oge gemiddelde leeftijd, de zeer beperkte doorstroom (uitstroom), relatief lage opleid ingsniveau ten opzicte van de rest van de organisatie en als gevolg van voornoemde punten beperkingen in de mogelijkeden om te (kunnen) veranderen en (snelle) ontwikkelingen te kunnen bijouden, te - volgen en zo mogelijk voor te zijn; de moeilijke vacature vervulling en arbeidsmarktsituatie; in de afgelopen jaren is et ziekteverzuim binnen DX(F) afgenomen: in 2OO0 was DX binnen directie Noord-Nederland een positieve uitscieter. ln 2OO1 is dit ecter weer veranderd. Ook binnen DXF is et ziektevezuim weer toegenomen. Dit zal in de komende periode gericte aandact vragen, via onder meer et Sociaal Medisc Team. Zie de ziektevezuimcijfer over de afgelopen 5 jaar (' juni 2OO1); deze zijn ter informatie weergegeven in bijlage 9. Deze ontwikkelingen ebben invloed op taken DXF: betekent bijvoorbeeld voor et ontbreken van specifieke deskundigeid (bijvoorbeeld met betrekking tot informatietecnologie) inuur van personeel/ adviseurs. De maakegelen voor een gewenste flexibele organisatie leiden tot andere afwegingen bij et vervullen van vacatures. DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW RAPPORT 2OO2.2OO7 17

17 De constatering van de relatief oge gemiddelde leeftijd leidt tot een bezinning met onder meer P&O over oe daar op verstandige wijze op kan worden ingespeeld. 4.2 SLOT Al deze ontwikkelingen leiden tot vrijwel continu aandact voor waarom en oe de taken kunnen worden uitgevoerd. Als de FM-visie verder uitgekristalliseerd is, zal in 2OO2 verder gewerkt worden aan doorvertaling naar DNN. Dit kan leiden tot bijstelling van de Facilitaire organisatie binnen DNN. Voor andere gevolgen van ontwikkelingen zie de vertaling daarvan in oofdstuk 5 "Doelen en producten'. DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2.2OO7 18

18 5 DOELSTELLI NCEN/BEOOC DE EFFECïEN 5.1 INLEIDING De facilitaire taken worden geleverd aan de geele directie, zij et met name aan et centraal apparaat van onze directie. De geele directie is klant van DXF: et uitgangspunt bij et werk van DXF is dat 'de klant koning is'. Dit vertaalt zic ierin dat binnen redelijke (met name financiële/ personele/organisatorisce) marges geleverd wordt wat de klant van 'ons' (DXF) vraagt ("vervullen van wensen binnen grenzen"). Het doel waar de afdeling DXF naar streeft (uitgebreid vermeld in oofdstuk 2.1) is simpel gezegd et op goede wijze uituoeren van de facilitaire functie waarbij daarnaast de medewerk(st)ers, met name de specialistisce, ook (pro-actiefl meedoen /meeden ken/adviseren bij de facilitaire aspecten van de buitendiensten. Voor DXF als afdeling komen daar nog een aantal interne doelstellingen btj: * verdere groei van een meer (zoals et rond 199O was) interne dienst naar een facilitaire dienst, met andere woorden groeien van een afdeling die (alleen) doet wat er gevraagd wordt (passiefl naar een afdeling die doet wat er gedaan moet worden, door zo pro-actief mogelijk mee te denken/initiatieven te ondernemen om de facilitaire taken directiebreed zo optimaal en professioneel mogelijk uit te voeren; + tenrninste net zo goed te zljn als diensfuerleners op de markt!; * et streven van zo zelfstandig mogelijk uitvoeren van taken vanuit et concept van zelfsturende teams, met verantwoordelijkeden, die zo mogelijk laag binnen DXF zijn neergelegd. 5.2 DXF.PRODUCTEN/TAKEN IN HOOFDPUNTEN ZIJN: De taken van DXF zijn: a. Algemeen (met name intern DXF/ricting oofd DX/DT) Management (formatie, personeelsplanning/-aangelegeneden, werkoverleg, werving/selectie, opleiding en vorming, enz.). - Voorbereiden/adviseren over beleidsbeslissingen ten aanzien van DXF-zaken. - Zorgdragen voor bewaken van facilitaire procedures binnen de (oofd/onder)afdelingen DX(F). - Meewerken aan totstandkoming van respectievelijke bijdragen aan (directie) (oofd)afdelingsplannen e.d. KlanVprod uctmanagement. Coórdineren van DXF(cluster)-taken. Nieuwe facilitaire ontwikkelingen volgen en vertalen naar DNN. DXF: AFDELINGSPLAN NIFUW RAPPORT 2OO2.2OO7 19

19 b. Docu mentaire lnformatievooziening Sorteren, registreren, ontsluiten, klasseren, distribueren en verwerken van de ingekomen en uitgaande post. Beeren in de meest ruime zin van de arcieven (dynamisc-, semi-statisc, tekeningen- en P-arcief); w.o. arciefonderzoek, selecteren en eventueel vernietigen van arciefstukken, erplaatsen en er-ordenen van arcieven, samenstellen bescrijven de arc iefi nventarissen en overleg met Rij ksarc ieven, Rijksgeologisce dienst en drukkers. - Verstrekken van informatie over bescikbare documentaire informatie (onder meer et verzorgen van dossieruitlening) uit arcieven, catalogi en andere info dragers, V&W Lis (biblioteek) aan gebruikers (in-extern), een en ander gevraagd en ongevraagd. Het attenderen op nieuwe uitgave's en et bepalen van interesseprofielen. Ontwikkelen en bijouden van de automatiseringsmiddelen in dit vakgebied ten gunste van een adequate informatie-ontsluiting en -voorziening (onder meer NDM*) en functioneel systeembeeer. Selecteren, vernietigen,, bescrijven, inventariseren en overd ragen van documentaire informatie. Registreren, klasseren, vormenr ordenen en saneren van bibliotecaire informatie en uitgeven ISBN en lssn-nummers. Torgvoor in- en extern leenverkeer vanuit de biblioteek. Inkopen van boeken c.a. en bijouden van tijdscriftencirculatie. * Advisering van de geele dienst aangaande documentaire informatievoor-ziening (onderling met betrekking tot BSD, selectie en vernietiging etc.). Facilitaire functie Reprograf isce werkzaamed en. Expeditie en bodetaken (inclusief vezending post). Huisvestingsaangelegeneden in de meest brede zin (onder meer gebouwbeeer, telefooncentrale/telefonisce bereikbaareid, energiebe eer, luctbeandeling, tijdregistratie, catering, noodstroomvoorzieningen, beveiliging en scoonmaak, CV, ontru imingsi n stallatie/bran d meld installatie en afvalbeeer) voor met name et Middelzeeuys, maar voor bepaalde onderdelen ook voor de geele directie Noord-Nederland, inclusief et daarmee gepaard gaand e overleg/ond er andeli n gen en beeer van contracten. BHV-activiteiten voor zowel Middelzeeuys als geeel directie Noord-Nederland. Serviced eskactiviteiten. Torg voor materiéle aanscaf bijv. kantoormeubilair, telecommu n icatie, kantoorbenod igdeden en automatiseringsardware. - Wagenparkbeeer centraalapparaat, w.o. aanscaf, inruil, leasen, uitleen, beeer en onderoud van dienstauto's. Opzetten/opstellen facilitaire contracten. Overdracten materialen. - Vervoercoórdinatie, o.m. NS Ticketprinter; Vervoerplan DNN. Receptietaken. - Tekstverwerkingstaken. - Werkplekadvisering (o.m. bij medisce indicatie). DXF: AFDELINCSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2-2OO7 20

20 Coórdinatie veruizingen (in overleg met DXI). Facilitaire Advisering. Facilitaire ondersteu ning buitend iensten. Binnen landelijke werkgroepen meedenken/mee beslissen over Europese aanbestedingen op et facilitaire gebied. 5.3 SPEERPUNTEN DXF 2002-e.v. Voor de periode 2OO2-e.v. zijn binnen DXF de volgende speerpunten geformuleerd: et laten draaien van de nieuwe DXF organisatie, op basis van de veranderingen vastgesteld in et kader van de Kwaliteitsimpuls DX; et versterken/operationeel maken van et Klantmanagement; verkrijgen van nader inzict in klantwensen/klanttevredeneid en daaraan tegemoetkomen of op inspelen; et versterken van de aandact voor de personele component: actief opleid ingsbeleid, terugbrengen ziekteve rzutm, loopbaan - beleid, verbeteren Meteoor-aandactspu nten ; et versterken van et imago/kwaliteit van DlV, door actief in te spelen op ontwikkelingen zoals BSD, RMA/DMS, toekomstontwikkeling Biblioteek, etc.; et versterken van gewenste competenties bij DXF, zoals klantgerict eid, commu n iceren, pro-actief werken ; et oppakken van Kwaliteitszorg/verbeteringstrajecten c.q. et verder professionaliseren van DXF, door onder meer et maken van een DXF-andboek, et aanscaffen/implementeren van een facilitair managementsysteem en et actief inspelen op mogelijkeden die ontstaan door digitale arcivering (RMA/DMS); et op niveau brengen van de BHV-organisatie DNN en et oplossen van de brandveiligeidsknelpunten van de RWS panden; et verbeteren van communicatie met de klant naast Klantmanagement, ook verbeteren lntranet voor wat betreft DXF, organiseren open dag en verbeteren facilitaire introductie medewerk(st)ers. DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW MPPORT 2@2.2OO7 21