Gebruikershandleiding SHL On Demand

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding SHL On Demand Maart 2009

2 2 Gebruikershandleiding SHL On Demand

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Over deze gebruikershandleiding Gebruikte tekstopmaak Aanmelden bij het systeem Interface van SHL On Demand - Overzicht Project creëren Nieuw project creëren Project creëren Project instellen Project bekijken Assessments en rapporten wijzigen Assessments wijzigen Rapporten wijzigen Kandidaten toevoegen aan een project Bestaande gebruiker als kandidaat toevoegen Nieuwe gebruiker aanmaken en als kandidaat toevoegen Lijst met kandidaten uit een ander project kopiëren Kandidaten toevoegen na aanvang van het project Kandidaten verwijderen uit een project Individuele kandidaat verwijderen uit een groot project Feedbackgevers en afnamebegeleiders toevoegen Feedbackgevers toevoegen Feedbackgevers verwijderen Afnamebegeleiders toewijzen Afnamebegeleiders verwijderen Project starten Taken voor kandidaten activeren na de start Gebruikers aanmaken en bewerken Eén nieuwe gebruiker aanmaken Meerdere gebruikers aanmaken Meerdere generieke gebruikersaccounts aanmaken voor kandidaten Meerdere accounts aanmaken met het hulpprogramma voor massa-uploads Gegevens van een gebruiker bewerken Wachtwoord van een gebruiker wijzigen berichten (opnieuw) verzenden s verzenden vanuit het scherm Projectgegevens s verzenden vanuit het scherm Kandidaatverleden Assessments afnemen Status van een assessment controleren Taakstatusberichten Een begeleid assessment afnemen Instrument opnieuw instellen Instrument opnieuw instellen vanuit het scherm Projectgegevens Instrument opnieuw instellen vanuit het scherm Kandidaatverleden Rapporten genereren en bekijken Rapport zoeken en bekijken Onlangs gegenereerd rapport zoeken Gelezen rapport zoeken Rapport op aanvraag genereren Rapporten opnieuw genereren met andere normen Rapporten genereren met andere normen voor alle projectdeelnemers Rapporten genereren met andere normen voor afzonderlijke deelnemers Groepsrapport genereren Problemen van kandidaten oplossen Gebruikershandleiding SHL On Demand 3

4 7.1 Aanmelden Kandidaat krijgt geen toegang tot het aanmeldscherm Gebruiker kent de gebruikersnaam of het wachtwoord niet Gebruiker krijgt het bericht "ongeldige gebruikersnaam en/of wachtwoord" De kandidaat kan zich niet aanmelden, maar u kunt het probleem niet reproduceren U kunt zich niet aanmelden met de gegevens van de kandidaat Na het aanmelden Kandidaat ziet projecttaken niet s Kandidaat heeft geen berichten ontvangen Tijdens het assessment Kandidaat ziet een bericht over een fout op de pagina Kandidaat kan niet naar volgende scherm gaan tijdens een assessment Problemen van beheerder oplossen Beheerder kan een gebruiker niet vinden in het systeem Beheerder kan geen rapporten bekijken Gebruikershandleiding SHL On Demand

5 1 Inleiding SHL On Demand is een internetplatform voor het maken van SHL-assessments. Dit systeem biedt de klant diverse voordelen: Toegankelijk via een webbrowser Gebruikers kunnen zich aanmelden en assessments maken op elke computer die verbinding heeft met internet. Er hoeft geen speciale software te worden gedownload, waardoor tests snel en gemakkelijk kunnen worden afgenomen. Het systeem is altijd en overal ter wereld toegankelijk, op voorwaarde dat er een stabiele internetverbinding is. Eén beveiligde database Het beheer van een beveiligde database met gevoelige persoonsgegevens is een omvangrijke taak voor een IT-afdeling, met complexe kanten, zoals de wettelijke bescherming van gegevens, de beveiliging, de continuïteit van de service en het onderhoud. Met SHL On Demand worden alle gevoelige gegevens bewaard in één beveiligde database op SHL-servers, zodat de klant zich niet bezig hoeft te houden met zaken zoals beveiliging, back-ups of flexibiliteit. De klant is echter nog steeds "eigenaar" van de gegevens, overeenkomstig de bepalingen in de wetgeving betreffende de bescherming van gegevens. Minder fouten en hogere productiviteit dankzij geautomatiseerde processen De administratieve kant van het proces is grotendeels geautomatiseerd, wat het risico van fouten bij het overtypen en het kwijtraken of verkeerd opbergen van rapporten aanzienlijk verkleint. Automatisch genereren van scores en rapporten bespaart tijd en bevordert de consistentie en betrouwbaarheid van gegevens. Dit leidt ertoe dat de gebruiker meer vertrouwen heeft in het proces. Gestandaardiseerde vragen en rapporten Gestandaardiseerde vragen en afname van assessments garanderen gelijke mogelijkheden, eerlijkheid en consistente resultaten. De klant kan de resultaten van een aantal assessments nader bekijken en er zeker van zijn dat iedereen die een assessment heeft gemaakt evenveel kansen heeft gekregen. Gebruikershandleiding SHL On Demand 5

6 1.1 Over deze gebruikershandleiding De handleiding bestaat uit acht onderdelen: 1 Inleiding Hierin wordt beschreven hoe de interface er uitziet en worden de structuur van de handleiding en de gebruikte tekstopmaak toegelicht. 2 Project creëren Hierin wordt beschreven hoe u een project creëert en bewerkt, inclusief alle benodigde vragenlijsten en rapporten, hoe u deelnemers toevoegt en het project opstart. 3 Gebruikers aanmaken en bewerken Hierin wordt beschreven hoe u gebruikers creëert en bewerkt en hoe u wachtwoorden wijzigt. 4 berichten (opnieuw) verzenden Hierin ziet u hoe u berichten verzendt en opnieuw verzendt aan gebruikers. 5 Assessments afnemen Hierin worden de stappen beschreven voor het afnemen van tests, hoe u vaststelt wat de status van taken is en hoe u instrumenten opnieuw instelt. 6 Rapporten genereren en bekijken Hierin wordt beschreven hoe u voor individuele of groepen deelnemers automatisch gegenereerde rapporten kunt bekijken en op aanvraag kunt genereren, en hoe u rapporten opnieuw kunt genereren op basis van verschillende normgroepen. 7 Problemen van kandidaten oplossen Hierin komen de meest voorkomende vragen van kandidaten aan bod en de manieren waarop u zou kunnen helpen deze vragen te beantwoorden. 8 Problemen van beheerder oplossen Hierin vindt u mogelijke antwoorden op veelvoorkomende vragen die u zelf hebt Gebruikte tekstopmaak In de handleiding ziet u verschillende soorten tekstopmaak. Vet wordt gebruikt voor onderdelen van de software, zoals schermnamen of -opties, zoals: Klik op de tab Projectbeheer. Het scherm Projectonderhoud wordt weergegeven. Cursief wordt gebruikt voor de namen van andere documenten of voor verwijzingen naar onderwerpen binnen deze handleiding. Tekst tussen aanhalingstekens (" ") is vaak tekst die u in een veld moet typen, zoals: Typ "Pu*" in het veld Achternaam. 6 Gebruikershandleiding SHL On Demand

7 Handige tips worden aangegeven met een ster, bijvoorbeeld zo: Tip: gebruik * in het zoekveld als u wilt zoeken op woorden of tekens die deels overeenkomen met de tekens in het zoekveld. U kunt ingevoerde gegevens zoeken die bepaalde woorden of tekens bevatten door het jokerteken * te gebruiken in het veld waarin u wilt zoeken. Voorbeeld: Typ "Pu*" in het veld Achternaam als u gebruikers met de achternamen "Putten" en "Putman" zoekt. Typ "*verkoop* in "het veld Projectnaam om alle projecten te zoeken waarin het woord "verkoop" voorkomt. Belangrijke zaken om te onthouden worden in de vorm van een opmerking onder uw aandacht gebracht. Voorbeeld: U kunt projecten altijd bewerken voordat u ze start, maar in een gestart project kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen. 1.2 Aanmelden bij het systeem U hebt de URL (het internetadres) van het systeem, uw gebruikersnaam en uw wachtwoord nodig om aan de slag te kunnen in het systeem. 1. Open uw webbrowser en voer op de adresbalk in, tenzij u andere instructies hebt ontvangen in de die u is toegestuurd. Het scherm Aanmelden wordt weergegeven. 2. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Aanmelden. Uw takenlijst verschijnt met alle taken die nog niet zijn voltooid. Gebruikershandleiding SHL On Demand 7

8 1.3 Interface van SHL On Demand - Overzicht Hierin wordt de gebruikelijke schermindeling in SHL On Demand beschreven. In het volgende scherm ziet u de plaats van menu's, schermopties, tips voor het gebruik en hulpmiddelen voor de navigatie. Tabst Klik op de tabs om naar verschillende onderdelen van het systeem te gaan Naam van het huidige schermscreen Lijst met opties Deze lijst bevat alle opties die vanuit het huidige scherm kunnen worden geopend Voor de schermafdrukken in deze handleiding zijn de standaardinstellingen gebruikt. U kunt SHL On Demand zoveel mogelijk naar wens instellen, dus het kan zijn dat schermen van uw systeem niet alle opties bevatten die hier worden weergegeven. Uitloggen Klik hier om u af te melden van het systeem Wenk Hier staat in het kort wat u vanuit het huidige scherm kunt doen. Extra hulp Klik op de links voor extra hulp, een handige woordenlijst of om contact op te nemen met SHL 8 Gebruikershandleiding SHL On Demand

9 2 Project creëren Met projecten worden assessments aangemaakt. Een project bestaat uit een set instrumenten, de bijbehorende normen en de resulterende rapporten. Met behulp van de instrumenten, normen en rapporten worden kandidaten beoordeeld. Voordat u een project kunt opstarten, moet u het eerst creëren, definiëren welke assessments de kandidaten moeten maken, welke rapporten aan het eind van het assessment moeten worden gegenereerd en gebruikers toevoegen aan het project. U kunt het project in dit stadium altijd nog bewerken. Wanneer het project is ingesteld (klaargezet) en u de kandidaten kunt laten beginnen met hun assessments, activeert u taken om het project op te starten. U kunt projecten altijd bewerken voordat u ze start, maar in een gestart project kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen. 2.1 Nieuw project creëren U maakt een project dat u wilt opstarten gereed door het te creëren en vervolgens in te stellen Project creëren 1. Meld u aan bij het systeem. Raadpleeg voor informatie 1.2 Aanmelden bij het systeem op pagina Klik op de tab Projectbeheer. Het scherm Projectonderhoud wordt weergegeven. 3. Klik in de lijst met opties op Nieuw project creëren. Het scherm Projectgegevens creëren wordt weergegeven. Gebruikershandleiding SHL On Demand 9

10 4. Voer de gegevens van het nieuwe project in. Selecteer het sjabloontype en de projectlocatie in de vervolgkeuzelijsten. Voer in het veld Projectnaam: een passende naam in. Voer in het veld Projectbeschrijving: informatie over het project in. 5. Als u alle gegevens hebt ingevuld, klikt u op Nieuw project creëren. Het scherm Projectregels instellen wordt weergegeven. Wanneer u een project hebt gecreëerd, kunt u de projectsjabloon niet meer wijzigen. 6. In het scherm Projectregels instellen kunt u de start- en einddatum voor het project instellen, de taken en automatisch te genereren rapporten bekijken die in de sjabloon zijn opgenomen, de projectlocatie selecteren en de datums instellen voor de s die als herinnering aan kandidaten moeten worden verzonden. Afhankelijk van de projectsjabloon die u in de vorige stap hebt gekozen, kan het scherm Projectregels instellen verschillen van het hier getoonde scherm. De velden voor de basisgegevens zijn echter hetzelfde Project instellen 1. Vul de velden bij Startdatum/einddatum project: in. 10 Gebruikershandleiding SHL On Demand

11 Op de startdatum die u invult, begint het project en op de einddatum die u invult moet de kandidaat klaar zijn met het assessment. Tip: geef de kandidaat voldoende de tijd om het assessment te voltooien. Zorg ervoor dat de kandidaat tussen de datums in Startdatum project en Einddatum project voldoende dagen heeft om het assessment te maken. De datum in Einddatum project wordt vermeld in de die naar de kandidaat wordt verzonden. Als u wilt dat feedbackgevers toegang hebben tot optionele rapporten en groepsrapporten, vinkt u het vakje aan naast Toegang van feedbackgever tot optionele en groepsrapporten. 2. Vul de velden onder Normverzameling in. Controleer of de standaardtaken in de kolom Naam taak de taken zijn die u nodig hebt. Als u de taken wilt wijzigen, raadpleegt u 2.2 Project bekijken op pagina 12. Selecteer in de vervolgkeuzelijsten de normen die u wilt gebruiken voor het genereren van rapporten. 3. Vul de velden onder Geselecteerde rapporten in. Controleer of hier de rapporten worden weergegeven die u automatisch wilt genereren wanneer assessments zijn voltooid. Als u de rapporten wilt wijzigen, raadpleegt u Rapporten wijzigen op pagina 14. Als u wilt dat kandidaten na de start van het project kunnen worden toegevoegd, vinkt u het vakje aan naast Voeg kandidaten toe na aanvang project. 4. Vul de velden onder Herinneringen in. Voer het aantal dagen in vóór de streefdatum, waarop u wilt dat elke herinnering wordt verzonden. U kunt datums instellen voor drie herinneringen. De standaardinstelling voor de verzending van herinneringen is 0. Als u de 0 laat staan, wordt er geen herinnering verzonden. 5. Als u de benodigde gegevens hebt ingevuld, klikt u op Opslaan. Gebruikershandleiding SHL On Demand 11

12 2.2 Project bekijken In het scherm Projectgegevens worden projectgegevens weergegeven gedurende de levensduur van het project, zoals de gegevens betreffende het project en de projectdeelnemers. 1. Klik op de tab Projectbeheer. Het scherm Projectonderhoud wordt weergegeven. 2. Voer de gegevens in van het project dat u wilt bekijken. Selecteer in de vervolgkeuzelijst van het veld Tonen het projecttype, indien bekend. Selecteer in de vervolgkeuzelijst of gezocht moet worden op Alleen niet-verborgen projecten, Alleen verborgen projecten of Alle projecten. Selecteer in de vervolgkeuzelijst van het veld Projectlocatie de locatie, indien bekend. Voer in het veld Projectnaam de naam of een deel van de naam van het project in. Tip: gebruik * in het zoekveld als u wilt zoeken op woorden of tekens die deels overeenkomen met de tekens in het zoekveld. U kunt ingevoerde gegevens zoeken die bepaalde woorden of tekens bevatten door het jokerteken * te gebruiken in het veld waarin u wilt zoeken. Voorbeeld: Typ "*verkoop* in "het veld Projectnaam om alle projecten te zoeken waarin het woord "verkoop" voorkomt. 3. Klik op Zoeken. De resultaten van de zoekopdracht worden weergegeven. 4. Klik op de naam van het project dat u wilt bekijken. Het scherm Projectgegevens wordt weergegeven. In dit voorbeeld staat in het veld Projectstatus: Klaarzetten, wat betekent dat het project is ingesteld, maar nog niet is opgestart. 12 Gebruikershandleiding SHL On Demand

13 2.3 Assessments en rapporten wijzigen Als u alleen de standaardassessments en automatisch te genereren rapporten die zijn opgenomen in de projectsjabloon nodig hebt, hoeft u de assessments en rapporten in het project niet te wijzigen. Als de projectsjabloon niet exact de goede assessments en rapporten bevat voor uw project, moet u deze wijzigen. In een project kunt u altijd instrumenten toevoegen en assessments bewerken voordat het project is opgestart, maar een eenmaal opgestart project kunt u niet meer wijzigen Assessments wijzigen 1. Klik in de lijst met opties in het scherm Projectregels instellen op Selecteer Instrumenten en rapporten. Het scherm Instrumenten selecteren wordt weergegeven. De standaardinstellingen voor elke sessie worden aangeduid met een vinkje in het vakje naast de taaknaam. 2. Voeg assessments toe en verwijder assessments naar behoefte. U voegt een assessment toe aan uw project door het vakje aan te vinken naast het toe te voegen assessment. U verwijdert een assessment uit uw project door het vakje uit te vinken naast het te verwijderen assessment. 3. Wijzig naar behoefte de taal van de kandidaat voor elk assessment. Hiermee selecteert u de taal waarin het assessment aan kandidaten wordt aangeboden. Afhankelijk van de geselecteerde sjabloon, kunt u mogelijk Meertalig kiezen, zodat de kandidaat een bepaalde taal voor het assessment kan kiezen (selecteren). Als u een andere taal dan de standaard ingestelde taal wilt gebruiken, selecteert u de gewenste taal in de vervolgkeuzelijst naast het assessment dat u wilt wijzigen. 4. Wijzig naar behoefte de normen voor elk geselecteerd assessment. Als u een andere norm dan de standaard ingestelde norm wilt gebruiken, selecteert u de gewenste norm in de vervolgkeuzelijst naast het assessment dat u wilt wijzigen. 5. Als u de benodigde assessments hebt geselecteerd, klikt u op Selecteer rapporten. Het scherm Selecteer rapporten wordt weergegeven. Gebruikershandleiding SHL On Demand 13

14 2.3.2 Rapporten wijzigen Nadat u de benodigde assessments hebt geselecteerd, kunt u kiezen welke automatisch te genereren rapporten moeten worden opgenomen. Voor rapporten op aanvraag (optionele rapporten) hoeft u het project niet in te stellen. Raadpleeg voor informatie over het genereren van een rapport 6.2 Rapport op aanvraag genereren op pagina Klik op Selecteer rapporten in het scherm Instrumenten selecteren. Het scherm Selecteer rapporten wordt weergegeven. In het scherm Selecteer rapporten ziet u de standaardinstellingen voor automatisch te genereren rapporten, waarbij het vakje naast de rapportnaam is aangevinkt. 14 Gebruikershandleiding SHL On Demand

15 2. Voeg naar behoefte rapporten toe en verwijder rapporten. U voegt een rapport toe aan uw project door het vakje aan te vinken naast het toe te voegen rapport. U verwijdert een rapport uit uw project door het vakje uit te vinken naast het te verwijderen rapport. 3. Als u de benodigde rapporten hebt geselecteerd, klikt u op Opslaan. 2.4 Kandidaten toevoegen aan een project Een kandidaat is de persoon die een of meer assessments zal maken. U kunt kandidaten afzonderlijk toevoegen of een lijst met kandidaten kopiëren uit een ander project en de lijst vervolgens aanpassen, indien nodig. Tip: kopieer de lijst met kandidaten uit een ander project, als dat mogelijk is. Als in een bestaand project de meeste of alle kandidaten voorkomen die u aan uw project wilt toevoegen, bespaart u vooral bij een groot project zeer veel tijd door de lijst van het bestaande project te kopiëren. Als in het project is ingesteld dat kandidaten na aanvang van het project mogen worden toegevoegd, kunt u mogelijk kandidaten toevoegen nadat het project is gestart. Raadpleeg voor informatie Project creëren op pagina Bestaande gebruiker als kandidaat toevoegen 1. Klik in de lijst opties in het scherm Projectregels instellen op Kandidaat toevoegen. Het scherm Kandidaat toevoegen wordt weergegeven. In het scherm Kandidaat toevoegen worden de namen getoond van de kandidaten die al voor het specifieke project zijn geselecteerd. Gebruikershandleiding SHL On Demand 15

16 2. Voer onder Kandidaat zoeken de voornaam, achternaam of gebruikersnaam in van de gebruiker en klik op Zoeken. Het scherm met zoekresultaten wordt weergegeven. Tip: gebruik * in het zoekveld als u wilt zoeken op woorden of tekens die deels overeenkomen met de tekens in het zoekveld. U kunt ingevoerde gegevens zoeken die bepaalde woorden of tekens bevatten door het jokerteken * te gebruiken in het veld waarin u wilt zoeken. Voorbeeld: Typ "Pu*" in het veld Achternaam als u gebruikers met de achternamen "Putten" en "Putman" zoekt. Als de gebruiker al in het systeem voorkomt, verschijnt de naam in het schermgedeelte met de zoekresultaten. 3. Vink het vakje aan in dezelfde rij als waarin de gewenste gebruiker staat en klik op Alle wijzigingen opslaan. Het scherm Kandidaat toevoegen wordt weergegeven met de naam van de zojuist geselecteerde gebruiker in de lijst onder Geselecteerde kandidaten. 16 Gebruikershandleiding SHL On Demand

17 2.4.2 Nieuwe gebruiker aanmaken en als kandidaat toevoegen 1. Klik in de lijst met opties op Nieuwe gebruiker aanmaken. Het scherm Gebruiker aanmaken wordt weergegeven. 2. Voer de gegevens in voor de nieuwe gebruiker. Voer de voornaam, achternaam en het adres van de gebruiker in. Let goed op dat u het adres correct invoert, omdat het systeem berichten voor de gebruiker naar dit adres verzendt. Selecteer in de vervolgkeuzelijst bij het veld Eerste taal: de voorkeurstaal van de gebruiker, indien bekend. Hiermee stelt u de taal in voor automatische s die het systeem verzendt. Vink het vakje Geen werknemer: aan. Tip: vink het vakje Geen werknemer: aan voor alle gebruikers. U wordt sterk aangeraden deze optie aangevinkt te laten voor alle gebruikers, ook voor werknemers, want anders heeft de gebruiker toegang tot gegevens van de projecten waarbij hij of zij is betrokken, zoals de namen van andere kandidaten. Gebruikershandleiding SHL On Demand 17

18 Selecteer in de vervolgkeuzelijst bij het veld Gebruikersmogelijkheden: de bevoegdheid van de gebruiker. U kunt kiezen uit: Gebruiker Afdelingsbeheerder Systeembeheerder Gebruikers kunnen kandidaten zijn die een of meer assessments moeten maken of kunnen beoordelaars zijn in projecten met meerdere beoordelaars. Gebruikers hebben alleen toegang tot de taken, rapporten en het projectverleden van de specifieke projecten waaraan zij zijn toegewezen. Afdelingsbeheerders kunnen projecten creëren en projecten waaraan zij zijn toegewezen bekijken en beheren. Verder kunnen zij nieuwe gebruikers aanmaken met als hoogste bevoegdheid die van afdelingsbeheerder. Zij kunnen geen nieuwe systeembeheerders aanmaken en geen projecten bekijken waaraan zij niet zijn toegewezen. Een systeembeheerder kan projecten creëren, bekijken en beheren, nieuwe gebruikers met elke gewenste bevoegdheid aanmaken en de projecten van andere beheerders bekijken. Als uw organisatie werkt met Scansys of ExpertID, voert u de juiste code in. Als u de gebruiker toestemming wilt geven te functioneren als feedbackgever, afnamebegeleider, kandidaat, beoordelaar of projectbeheerder vinkt u het desbetreffende vakje aan. Als de gebruiker specifieke kwalificaties heeft betreffende het afnemen van tests, vinkt u het of de desbetreffende vakje(s) aan. Voer de titel, het geslacht en de leeftijd van de gebruiker in, indien bekend. Als u deze velden leeg laat, wordt de gebruiker gevraagd deze gegevens toe te voegen wanneer hij of zij zich de eerste maal aanmeldt bij het systeem. 3. Als u alle benodigde gegevens hebt ingevuld, klikt u op Opslaan en als kandidaat toevoegen aan het project. Het scherm Kandidaat toevoegen wordt weergegeven met de naam van de zojuist aangemaakte gebruiker in de lijst onder Geselecteerde kandidaten. 4. Als u klaar bent met het toevoegen van gebruikers aan uw project, klikt u in de lijst met opties op Terug naar projectgegevens. 18 Gebruikershandleiding SHL On Demand

19 2.4.3 Lijst met kandidaten uit een ander project kopiëren 1. Klik in de lijst met opties in het scherm Projectgegevens op Kandidaten vanuit het bestaande project kopiëren. Het scherm Kandidaten kopiëren (Project vinden) wordt weergegeven. 2. Voer in het veld Projectnaam de naam in van het project waaruit u de namen wilt kopiëren en klik op Zoeken. Het scherm met zoekresultaten wordt weergegeven. Tip: gebruik * in het zoekveld als u wilt zoeken op woorden of tekens die deels overeenkomen met de tekens in het zoekveld. U kunt ingevoerde gegevens zoeken die bepaalde woorden of tekens bevatten door het jokerteken * te gebruiken in het veld waarin u wilt zoeken. Voorbeeld: Typ "Ha*" om alle projecten te zoeken die beginnen met "Ha". Typ "*verkoop*" om alle projecten te zoeken waarin het woord "verkoop" voorkomt. 3. Klik op de naam van het project waaruit u namen wilt kopiëren. Er verschijnt een lijst met kandidaten die aan het project zijn gekoppeld. Gebruikershandleiding SHL On Demand 19

20 4. Vink het vakje aan in elke rij waarin een kandidaat die u naar uw nieuwe project wilt kopiëren of klik op het vakje naast Alles selecteren/wissen om alle namen in de lijst te selecteren. 5. Klik op Kandidaten van de huidige pagina toevoegen & afsluiten. De namen van de geselecteerde kandidaten worden toegevoegd aan uw nieuwe project Kandidaten toevoegen na aanvang van het project Als in het project is ingesteld dat kandidaten na aanvang van het project mogen worden toegevoegd, kunt u mogelijk kandidaten toevoegen nadat het project is gestart. Raadpleeg voor meer informatie Bestaande gebruiker als kandidaat toevoegen op pagina 15. Tip: controleer de einddatum van het project, als u kandidaten na de aanvang toevoegt. De datum waarop de assessments moeten zijn voltooid, is bepaald toen het project werd ingesteld. Als u na aanvang van het project kandidaten toevoegt, controleert u of de nieuwe kandidaten bij de ingestelde einddatum nog voldoende tijd hebben om het assessment af te maken. Wijzig indien nodig de einddatum. Raadpleeg voor meer informatie Project instellen op pagina Kandidaten verwijderen uit een project Kandidaten die niet hoeven deel te nemen aan een project, kunt u uit het project verwijderen. U kunt alleen kandidaten verwijderen die geen actieve taken hebben. De taken van een kandidaat worden pas actief wanneer het project is gestart of, als de kandidaat na de start is toegevoegd, wanneer de kandidaatveranderingen zijn bevestigd. Raadpleeg voor meer informatie Taken voor kandidaten activeren na de start op pagina Ga in het scherm Projectgegevens onder Projectdeelnemers naar de kandidaat die u wilt verwijderen. 2. Klik in dezelfde rij waarin de naam van de kandidaat staat op Kandidaat verwijderen. De naam van de kandidaat wordt verwijderd uit de lijst. In het geval van een groot project, moet u misschien zoeken naar de deelnemer in de lijst Individuele kandidaat verwijderen uit een groot project 1. Klik op de tab Gebruikers. Het scherm Gebruikersonderhoud wordt weergegeven. 2. Voer, eventueel met gebruik van het jokerteken *, de naam van de gebruiker in en klik op Zoeken. Tip: gebruik * in het zoekveld als u wilt zoeken op woorden of tekens die deels overeenkomen met de tekens in het zoekveld. U kunt ingevoerde gegevens zoeken die bepaalde woorden of tekens bevatten door het jokerteken * te gebruiken in het veld waarin u wilt zoeken. Voorbeeld: Typ "Pu*" in het veld Achternaam als u gebruikers met de achternamen "Putten" en "Putman" zoekt. 20 Gebruikershandleiding SHL On Demand

21 3. Klik op de naam van de gebruiker. Het scherm Gebruiker aanmaken wordt weergegeven. 4. Klik in de lijst met opties op Alle projectrollen. Het scherm Persoonlijke gegevens wordt weergegeven met alle projecten waaraan de gebruiker is toegewezen. 5. Klik op de naam van het project waaruit de gebruiker wilt verwijderen. Het scherm Kandidaatverleden wordt weergegeven. 6. Klik in de lijst met opties op Projectgegevens. Het scherm Projectgegevens wordt weergegeven. 7. Klik onder Projectdeelnemers, in dezelfde rij waarin de naam staat van de te verwijderen kandidaat, op Kandidaat verwijderen. 2.6 Feedbackgevers en afnamebegeleiders toevoegen Afhankelijk van het type assessment en de manier waarop uw organisatie projecten wil uitvoeren, kunt u desgewenst bepaalde personen aanwijzen om na een assessment feedback te geven aan de kandidaat. U kunt eventueel ook bepaalde personen als afnamebegeleider van het assessment aanwijzen. Wanneer u geen feedbackgever en afnamebegeleider aanwijst voor een kandidaat, worden deze rollen toegewezen aan de projectbeheerder, als de beheerder de juiste bevoegdheden heeft Feedbackgevers toevoegen 1. Klik in de lijst met opties in het scherm Projectgegevens op Feedbackgever toevoegen. Het scherm Feedbackgever toevoegen wordt weergegeven. 2. Voer de achternaam in van de gebruiker die u als feedbackgever wilt toevoegen en klik op Zoeken. Het scherm met zoekresultaten wordt weergegeven. Gebruikershandleiding SHL On Demand 21

22 Tip: gebruik * in het zoekveld als u wilt zoeken op woorden of tekens die deels overeenkomen met de tekens in het zoekveld. U kunt ingevoerde gegevens zoeken die bepaalde woorden of tekens bevatten door het jokerteken * te gebruiken in het veld waarin u wilt zoeken. Voorbeeld: Typ "Pu*" in het veld Achternaam als u gebruikers met de achternamen "Putten" en "Putman" zoekt. 3. Klik in de rij met de naam van de te selecteren gebruiker op Selecteer als feedbackgever. Het scherm Kandidaten kiezen wordt weergegeven met de kandidaten in het project en de taken waaraan de feedbackgever kan worden toegewezen. 22 Gebruikershandleiding SHL On Demand

23 4. Vink in dezelfde rij als de kandidaat en de taak het vakje in de kolom Feedback aan en klik op Wijzigingen opslaan. Het scherm Projectgegevens wordt weergegeven met de naam van de feedbackgever naast de kandidaat Feedbackgevers verwijderen U kunt een feedbackgever alleen verwijderen bij een kandidaat als de kandidaat geen actieve taken heeft. 1. Ga in het scherm Projectgegevens onder Projectdeelnemers naar de kandidaat bij wie u de feedbackgever wilt verwijderen. 2. Klik in dezelfde rij waarin de naam van de kandidaat staat op Feedbackgever verwijderen. De naam van de feedbackgever wordt verwijderd bij de kandidaat. Wanneer u geen feedbackgever en afnamebegeleider aanwijst voor een kandidaat, worden deze rollen toegewezen aan de projectbeheerder, als de beheerder de juiste bevoegdheden heeft. als u een nieuwe feedbackgever wilt toewijzen, volgt u de instructies in Feedbackgevers toevoegen op pagina Afnamebegeleiders toewijzen Afhankelijk van hoe het project zal worden uitgevoerd, moet u mogelijk een afnamebegeleider toewijzen aan kandidaten. 1. Klik in de lijst met opties in het scherm Projectgegevens op Afnamebegeleider toevoegen. Het scherm Afnamebegeleider toevoegen wordt weergegeven. Gebruikershandleiding SHL On Demand 23

24 2. Voer de achternaam in van de gebruiker die u als afnamebegeleider wilt toevoegen en klik op Zoeken. Het scherm met zoekresultaten wordt weergegeven. Tip: gebruik * in het zoekveld als u wilt zoeken op woorden of tekens die deels overeenkomen met de tekens in het zoekveld. U kunt gebruikers zoeken die een naam of adres hebben met bepaalde woorden of tekens erin door het jokerteken * te gebruiken in het veld waarin u wilt zoeken. Typ bijvoorbeeld "Pu*" in het veld Achternaam als u gebruikers met de achternamen "Putten" en "Putman" als zoekresultaten wilt. 3. Klik in de rij met de naam van de te selecteren gebruiker op Als begeleider selecteren. Het scherm Kandidaten kiezen wordt weergegeven. In het scherm Kandidaten kiezen staan de kandidaten in het project en de taken waaraan de afnamebegeleider kan worden toegewezen. 4. Vink in dezelfde rij als de kandidaat en de taak het vakje in de kolom Begeleider aan en klik op Wijzigingen opslaan. Het scherm Projectgegevens wordt weergegeven met de naam van de afnamebegeleider naast de kandidaat. 24 Gebruikershandleiding SHL On Demand

25 2.6.4 Afnamebegeleiders verwijderen U kunt een afnamebegeleider alleen verwijderen bij een kandidaat als de kandidaat geen actieve taken heeft. 1. Ga in het scherm Projectgegevens onder Projectdeelnemers naar de kandidaat bij wie u de afnamebegeleider wilt verwijderen. 2. Klik in dezelfde rij waarin de naam van de kandidaat staat op Afnamebegeleider verwijderen. De naam van de afnamebegeleider wordt verwijderd bij de kandidaat. Als u een nieuwe afnamebegeleider wilt toewijzen, volgt u de instructies in Afnamebegeleiders toewijzen op pagina Project starten Wanneer u een project start, gebeuren er verscheidene dingen. Het systeem genereert assessmenttaken voor de kandidaten die zijn opgenomen in het project. Het systeem verzendt s met gebruikersnamen en wachtwoorden naar alle deelnemers aan het project, zoals kandidaten, die deze informatie nog niet hebben ontvangen. Het systeem verzendt s naar kandidaten waarin staat dat er taken zijn die zij moeten voltooien. Taken voor kandidaten worden actief en daarom kunnen kandidaten niet meer worden bewerkt. Projectgegevens worden vergrendeld. Zorg ervoor dat de projectgegevens correct zijn voordat u een project start, want u kunt deze na de start niet meer wijzigen. 1. Klik in de lijst met opties in het scherm Projectgegevens op Project opstarten. Het scherm Project opstarten wordt weergegeven. Gebruikershandleiding SHL On Demand 25

26 2. Klik in de lijst met opties op de benodigde optie. U hebt de keuze uit een aantal opties: Project nu opstarten Project opstarten zonder s Project later opstarten Hiermee wordt het project opgestart en worden s verzonden naar de projectdeelnemers. Hiermee wordt het project opgestart en worden taken actief gemaakt, maar er worden geen berichten verzonden naar deelnemers, behalve naar de projectbeheerder. U kunt e- mailberichten later verzenden, op een voor u geschikt tijdstip. Raadpleeg voor informatie over het verzenden van berichten 4 berichten (opnieuw) verzenden op pagina 35. Hiermee wordt het project bewaard, om het op een latere datum op te starten. Gebruik deze optie als u niet klaar bent om het project op te starten, omdat u nog bezig bent om het in te stellen. Wanneer u op Project nu opstarten klikt, wordt het scherm Projectgegevens weergegeven. De opties voor het verwijderen van kandidaten, feedbackgevers en afnamebegeleiders zijn niet meer beschikbaar en de status in het veld Projectstatus: wordt Gestart. 26 Gebruikershandleiding SHL On Demand

27 2.7.1 Taken voor kandidaten activeren na de start U kunt kandidaten toevoegen aan een project nadat het is gestart, maar u moet taken voor de nieuwe kandidaat handmatig activeren. Raadpleeg voor informatie 2.4 Kandidaten toevoegen aan een project op pagina 15. Tip: stel via het scherm Projectgegevens vast welke kandidaten geen actieve taken hebben. U kunt vaststellen welke kandidaten geen actieve taken hebben wanneer de links voor het verwijderen van de kandidaat, de feedbackgever en de afnamebegeleider nog steeds aanwezig zijn. Tip: controleer de einddatum van het project, als u kandidaten na de start toevoegt. De datum waarop de assessments voltooid moeten zijn, is bepaald toen het project werd ingesteld. Als u na aanvang van het project kandidaten toevoegt, controleert u of de nieuwe kandidaten bij de ingestelde einddatum nog voldoende tijd hebben om het assessment af te maken. Wijzig indien nodig de einddatum. Raadpleeg voor meer informatie Project instellen op pagina U activeert taken voor een zojuist toegevoegde kandidaat door in de lijst met opties van het scherm Projectgegevens op Kandidaat veranderingen bevestigen te klikken. Het scherm Kandidaat veranderingen bevestigen wordt weergegeven. 2. Klik in de lijst met opties op de benodigde optie. U hebt de keuze uit twee opties: Kandidaat veranderingen bevestigen Kandidaat veranderingen later bevestigen Hiermee wordt bevestigd dat de nieuwe kandidaat moet worden toegevoegd aan het project, worden taken voor de nieuwe kandidaat geactiveerd en wordt het bericht verzonden. Hiermee wordt de nieuwe kandidaat in het project bewaard, maar worden geen taken geactiveerd en wordt geen bericht verzonden. Gebruikershandleiding SHL On Demand 27

28 Wanneer u op Kandidaat veranderingen bevestigen klikt, wordt het scherm Projectgegevens weergegeven en zijn de opties voor het verwijderen van kandidaten, feedbackgevers en afnamebegeleiders niet meer beschikbaar. 28 Gebruikershandleiding SHL On Demand

29 3 Gebruikers aanmaken en bewerken U kunt gebruikers buiten en binnen projecten aanmaken en bewerken. Gebruikers worden aan het systeem toegevoegd, zodat u deze als deelnemers aan projecten kunt toevoegen. 3.1 Eén nieuwe gebruiker aanmaken 1. Klik op de tab Gebruikers. Het scherm Gebruikersonderhoud wordt weergegeven. 2. Klik in de lijst met opties op Nieuwe gebruiker aanmaken. Het scherm Gebruiker aanmaken wordt weergegeven. 3. Voer de gegevens in voor de nieuwe gebruiker. Voer de voornaam, achternaam en het adres van de gebruiker in. Gebruikershandleiding SHL On Demand 29

30 Let goed op dat u het adres correct invoert, omdat het systeem berichten voor de gebruiker naar dit adres verzendt. Selecteer in de vervolgkeuzelijst bij het veld Eerste taal: de voorkeurstaal van de gebruiker, indien bekend. Hiermee stelt u de taal in voor automatische s die het systeem verzendt. Vink het vakje Geen werknemer: aan. Tip: vink het vakje Geen werknemer: aan voor alle gebruikers. U wordt sterk aangeraden deze optie aangevinkt te laten voor alle gebruikers, ook voor werknemers, want anders heeft de gebruiker toegang tot gegevens van de projecten waarbij hij of zij is betrokken, zoals de namen van andere kandidaten. Selecteer in de vervolgkeuzelijst bij het veld Gebruikersmogelijkheden: de bevoegdheid van de gebruiker. U kunt kiezen uit: Gebruiker Afdelingsbeheerder Systeembeheerder Gebruikers kunnen kandidaten zijn die een of meer assessments moeten maken of kunnen beoordelaars zijn in projecten met meerdere beoordelaars. Gebruikers hebben alleen toegang tot de taken, rapporten en het projectverleden van de specifieke projecten waaraan zij zijn toegewezen. Afdelingsbeheerders kunnen projecten creëren en projecten waaraan zij zijn toegewezen bekijken en beheren. Verder kunnen zij nieuwe gebruikers aanmaken met als hoogste bevoegdheid die van afdelingsbeheerder. Zij kunnen geen nieuwe systeembeheerders aanmaken en geen projecten bekijken waaraan zij niet zijn toegewezen. Een systeembeheerder kan projecten creëren, bekijken en beheren, nieuwe gebruikers met elke gewenste bevoegdheid aanmaken en de projecten van andere beheerders bekijken. Als uw organisatie werkt met Scansys of ExpertID, voert u de juiste code in. Als u de gebruiker toestemming wilt geven te functioneren als feedbackgever, afnamebegeleider, kandidaat, beoordelaar of projectbeheerder vinkt u het desbetreffende vakje aan. Als de gebruiker specifieke kwalificaties heeft betreffende het afnemen van tests, vinkt u het of de desbetreffende vakje(s) aan. Voer de titel, het geslacht en de leeftijd van de gebruiker in, indien bekend. Als u deze velden leeg laat, wordt de gebruiker gevraagd deze gegevens toe te voegen wanneer hij of zij zich de eerste maal aanmeldt bij het systeem. 4. Als u de benodigde gegevens hebt ingevuld, klikt u op Gegevens opslaan. 30 Gebruikershandleiding SHL On Demand

31 3.2 Meerdere gebruikers aanmaken Het kan voorkomen dat u meerdere nieuwe gebruikers moet aanmaken. U kunt twee typen gebruikersaccounts aanmaken: generieke accounts die specifiek zijn bedoeld voor kandidaten die anoniem blijven totdat zij zelf persoonlijke gegevens toevoegen, of nieuwe accounts voor elk type gebruiker dat is gegenereerd door gebruikersgegevens uit een tekstbestand te importeren. Meerdere generieke gebruikersaccounts voor kandidaten zijn handig als u weet dat een assessment benodigd is, maar u nog niet de namen kent van degenen die eraan zullen deelnemen, bijvoorbeeld wanneer u kandidaten rekruteert voor een nieuwe functie in uw organisatie. Meerdere generieke gebruikersaccounts voor kandidaten worden aangemaakt binnen een project dat u hebt gecreëerd en kunnen alleen worden aangemaakt door de projectbeheerder die aan dat specifieke project is toegewezen Meerdere generieke gebruikersaccounts aanmaken voor kandidaten 1. Klik in de lijst met opties in het scherm Projectgegevens op Aanmaken van meerdere generieke kandidaten. Het scherm Aanmaken van meerdere generieke kandidaten wordt weergegeven. 2. Voer een voorvoegsel in van vier tekens dat de eerste vier letters zullen zijn van de gebruikersnaam wanneer de berichten worden verzonden. 3. Voer het aantal vereiste generieke kandidaten in en klik op Creëer. Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven en het systeem verzendt een naar de projectbeheerder met de aanmeldgegevens voor elke zojuist aangemaakte gebruiker. De beheerder beschikt dan over de kandidaatgegevens die, wanneer het nodig is, aan nieuwe kandidaten kunnen worden verzonden. Wanneer een gebruiker die een generieke gebruikersaccount heeft gekregen zich de eerste keer aanmeldt, gaat de gebruiker naar het scherm Gebruiker aanmaken om de registratiegegevens in te vullen. Deze gegevens zijn vervolgens beschikbaar in het scherm Projectgegevens. Gebruikershandleiding SHL On Demand 31

32 Er worden alleen taken aangemaakt voor kandidaten die correct zijn geregistreerd. Als een kandidaat in het taakscherm geen taken ziet, gaat u na of de kandidaat wel op Doorgaan heeft geklikt in het scherm na het registratiescherm Meerdere accounts aanmaken met het hulpprogramma voor massa-uploads U kunt meerdere gebruikersaccounts aanmaken voor alle gebruikerstypen. Neem contact op met de helpdesk van SHL voor uitgebreide instructies en hulp hierbij. 3.3 Gegevens van een gebruiker bewerken 1. Klik op de tab Gebruikers. Het scherm Gebruikersonderhoud wordt weergegeven. 2. Voer de voornaam, achternaam of gebruikersnaam in van de gebruiker die u wilt bewerken. Tip: gebruik * in het zoekveld als u wilt zoeken op woorden of tekens die deels overeenkomen met de tekens in het zoekveld. U kunt ingevoerde gegevens zoeken die bepaalde woorden of tekens bevatten door het jokerteken * te gebruiken in het veld waarin u wilt zoeken. Voorbeeld: Typ "Pu*" in het veld Achternaam als u gebruikers met de achternamen "Putten" en "Putman" zoekt. 3. Klik op Zoeken. Het scherm met zoekresultaten wordt weergegeven. 4. Klik op de naam van de gebruiker van wie u de gegevens wilt bewerken. Het scherm Gebruiker aanmaken wordt weergegeven met de gegevens van de gebruiker in de betreffende velden. 5. Bewerk de gegevens die u wilt bewerken en klik op Wijzigingen opslaan. 32 Gebruikershandleiding SHL On Demand

33 3.4 Wachtwoord van een gebruiker wijzigen 1. Klik op de tab Gebruikers. Het scherm Gebruikersonderhoud wordt weergegeven. 2. Voer de voornaam, achternaam of gebruikersnaam in van de gebruiker van wie u het wachtwoord wilt wijzigen. Tip: gebruik * in het zoekveld als u wilt zoeken op woorden of tekens die deels overeenkomen met de tekens in het zoekveld. U kunt gebruikers zoeken die een naam of adres hebben met bepaalde woorden of tekens erin door het jokerteken * te gebruiken in het veld waarin u wilt zoeken. Typ bijvoorbeeld "Pu*" in het veld Achternaam als u gebruikers met de achternamen "Putten" en "Putman" als zoekresultaten wilt. 3. Klik op Zoeken. Het scherm met zoekresultaten wordt weergegeven. 4. Klik op de naam van de gebruiker van wie u het wachtwoord wilt wijzigen. Het scherm Gebruiker aanmaken wordt weergegeven. 5. Klik in de lijst met opties op Wachtwoord veranderen. Het scherm Wachtwoord veranderen wordt weergegeven. Gebruikershandleiding SHL On Demand 33

34 6. Voer in het veld Nieuw wachtwoord: een nieuw wachtwoord in. Tip: stel een 'sterk' wachtwoord in voor meer veiligheid. Een sterk wachtwoord bevat minstens acht tekens in een combinatie van hoofdletters en kleine letters en cijfers. U kunt ook symbolen in het wachtwoord gebruiken, maar geen spaties of tabtekens. Wanneer u het wachtwoord wijzigt, wijzigt u het hele wachtwoord, dus niet een enkel teken in het wachtwoord. Gebruik geen wachtwoord dat u eerder hebt gebruikt. 7. Voer in het veld Nieuw wachtwoord bevestigen: het nieuwe wachtwoord ter bevestiging in en klik op Wachtwoord veranderen. Het scherm Gebruiker aanmaken wordt weergegeven. 8. Klik op Wijzigingen opslaan. 34 Gebruikershandleiding SHL On Demand

35 4 berichten (opnieuw) verzenden SHL On Demand verzendt gewoonlijk automatisch berichten wanneer een project wordt opgestart, maar u kunt zelf ook berichten opnieuw verzenden, indien nodig. Dit kunt u bijvoorbeeld doen als een kandidaat het oorspronkelijke bericht met de gebruikersnaam en het wachtwoord heeft verwijderd of als u een project hebt opgestart zonder berichten en gebruikers nu wilt laten weten dat er projecttaken zijn die ze moeten verrichten. Als u berichten wilt verzenden naar verschillende deelnemers aan een project, doet u dit vanuit het scherm Projectgegevens. Als u berichten wilt verzenden naar één gebruiker, doet u dit vanuit het scherm Kandidaatverleden s verzenden vanuit het scherm Projectgegevens 1. Klik in de lijst met opties in het scherm Projectgegevens op s opnieuw sturen. Het scherm s opnieuw versturen wordt weergegeven. 2. Vink de vakjes aan voor de s die u wilt verzenden en klik op s nu opnieuw versturen. Gebruikershandleiding SHL On Demand 35

36 s verzenden vanuit het scherm Kandidaatverleden. 1. Klik op de tab Gebruikers. Het scherm Gebruikersonderhoud wordt weergegeven. 2. Voer, eventueel met gebruik van het jokerteken *, de naam van de gebruiker in en klik op Zoeken. Tip: gebruik * in het zoekveld als u wilt zoeken op woorden of tekens die deels overeenkomen met de tekens in het zoekveld. U kunt ingevoerde gegevens zoeken die bepaalde woorden of tekens bevatten door het jokerteken * te gebruiken in het veld waarin u wilt zoeken. Voorbeeld: Typ "Pu*" in het veld Achternaam als u gebruikers met de achternamen "Putten" en "Putman" zoekt. 3. Klik op de naam van de gebruiker. Het scherm Gebruiker aanmaken wordt weergegeven. 4. Klik in de lijst met opties op Alle projectrollen. Het scherm Persoonlijke gegevens wordt weergegeven met alle projecten waaraan de gebruiker is toegewezen. 5. Klik op de naam van het project waaraan de gebruiker is toegewezen. Het scherm Kandidaatverleden wordt weergegeven. 6. Klik in de lijst met opties op s opnieuw versturen. Het scherm s opnieuw versturen wordt weergegeven. 7. Vink de vakjes aan voor de s die u wilt verzenden en klik op s nu opnieuw versturen. 36 Gebruikershandleiding SHL On Demand

37 5 Assessments afnemen Soms is het nodig dat een kandidaat een assessment op kantoor maakt, bijvoorbeeld als onderdeel van een selectieprocedure waarbij een persoonlijk gesprek plaatsvindt. Als de kandidaat een assessment onder begeleiding maakt, moet u zich aanmelden bij het systeem om het juiste assessment te selecteren en er vervolgens voor zorgen dat de kandidaat zich aanmeldt. Wanneer u een assessment afneemt, wilt u mogelijk de status van het assessment controleren, bijvoorbeeld om te zien of de kandidaat de taken heeft voltooid. 5.1 Status van een assessment controleren 1. Klik in de lijst met deelnemers in het scherm Projectgegevens op de naam van de kandidaat die het assessment maakt. Het scherm Kandidaatverleden wordt weergegeven met alle huidige taken voor de kandidaat. Afhankelijk van de projecten waaraan de kandidaat is toegewezen, kunnen er meerdere pagina's met instrumenten zijn. U geeft alle instrumenten weer door op Alles tonen te klikken Taakstatusberichten Er zijn voor de meeste taken vier statusberichten mogelijk: Niet Gestart Bezig Finished Scored De kandidaat is nog niet begonnen met het assessment. De kandidaat is al begonnen, maar nog niet klaar met het assessment. De kandidaat heeft het assessment voltooid, maar er zijn nog geen scores voor het genereren van een rapport. De kandidaat heeft het assessment voltooid, de scores zijn gegenereerd en er is (of er wordt op dit moment) een automatisch rapport gegenereerd. Gebruikershandleiding SHL On Demand 37

38 Voor de meeste assessments geldt dat wanneer een project een aantal assessments bevat, het toekennen van de scores en het genereren van een rapport pas start nadat kandidaten de aan hen toegewezen taken hebben voltooid. Bij sommige capaciteitentests die met het programma Flash worden afgenomen, zoals 'ASO & Verify', kunnen ook nog de volgende statusberichten verschijnen: ASO Registratie wordt uitgevoerd ASO Registratie voltooid ASO Registratie mislukt ASO Oefenvragen gestart ASO Test gestart ASO Test voltooid ASO Reset wordt uitgevoerd ASO Reset mislukt De kandidaat is net begonnen met de testsessie. Dit bericht verschijnt voor korte duur na aanvang van de testsessie. De testsessie is volledig geactiveerd. Er is een onverwachte fout opgetreden. Als dit bericht verschijnt, neemt u contact op met de helpdesk van SHL. De kandidaat heeft Flash gestart om de oefentest uit te voeren. De kandidaat heeft Flash gestart om de feitelijke test uit te voeren. De test is beëindigd, maar de scores zijn nog niet gegenereerd. Dit bericht moet slechts even worden weergegeven (als het al verschijnt). Wordt het langer dan enkele minuten weergegeven, dan neemt u contact op met de helpdesk van SHL. De beheerder heeft om opnieuw instellen van scores van de kandidaat verzocht, maar dat proces is nog bezig. Dit statusbericht moet voor korte duur worden weergegeven en daarna veranderen in ASO Registratie voltooid. Als u de status van het opnieuw instellen wilt controleren, moet u de pagina niet vernieuwen, want hiermee dient u de aanvraag om opnieuw in te stellen nog een keer in. In plaats daarvan gaat u terug naar het scherm Projectgegevens en selecteert u de kandidaat opnieuw, waarna het scherm Kandidaatverleden wordt weergegeven. Er is een onverwachte fout opgetreden. Als dit bericht verschijnt, probeert u nogmaals of u de taak opnieuw kunt instellen. Verschijnt het bericht daarna weer, dan neemt u contact op met de helpdesk van SHL. 5.2 Een begeleid assessment afnemen 1. Meld u aan bij het systeem. Uw takenlijst wordt weergegeven. 2. Klik in de lijst met taken op Tests begeleiden in dezelfde rij als die van het project waarvoor u het assessment wilt begeleiden. U wordt afgemeld van het systeem en het aanmeldscherm wordt weergegeven. 3. Vraag de kandidaat zijn of haar gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren en ga al klikkend van het ene naar het volgende scherm om het assessment te voltooien. 38 Gebruikershandleiding SHL On Demand

39 Uw eigen sessie eindigt zodra het aanmeldscherm voor de kandidaat verschijnt, dus u kunt zich op een andere computer aanmelden en een andere sessie beginnen, bijvoorbeeld als u een aantal tests tegelijkertijd moet begeleiden. 5.3 Instrument opnieuw instellen Het kan gebeuren dat u een instrument voor een kandidaat opnieuw moet instellen, bijvoorbeeld als de kandidaat een probleem met zijn of haar computer heeft gehad of het testvenster heeft gesloten voordat de taak was voltooid. U kunt een instrument opnieuw instellen binnen het project of vanuit de gebruikersgegevens van de kandidaat Instrument opnieuw instellen vanuit het scherm Projectgegevens 1. Klik op de tab Projectbeheer. Het scherm Projectonderhoud wordt weergegeven. 2. Voer de gegevens in van het project dat u wilt bekijken. Selecteer in de vervolgkeuzelijst van het veld Tonen het projecttype, indien bekend. Selecteer in de vervolgkeuzelijst of gezocht moet worden op Alleen niet-verborgen projecten, Alleen verborgen projecten of Alle projecten. Selecteer in de vervolgkeuzelijst van het veld Projectlocatie de locatie, indien bekend. Voer in het veld Projectnaam de naam of een deel van de naam van het project in. Tip: gebruik * in het zoekveld als u wilt zoeken op woorden of tekens die deels overeenkomen met de tekens in het zoekveld. U kunt ingevoerde gegevens zoeken die bepaalde woorden of tekens bevatten door het jokerteken * te gebruiken in het veld waarin u wilt zoeken. Voorbeeld: Typ "*verkoop* in "het veld Projectnaam om alle projecten te zoeken waarin het woord "verkoop" voorkomt. 3. Klik op Zoeken. De resultaten van de zoekopdracht worden weergegeven. 4. Klik op de naam van het project dat u wilt bekijken. Het scherm Projectgegevens wordt weergegeven. 5. Klik op de naam van de kandidaat voor wie u het instrument opnieuw wilt instellen. Het scherm Kandidaatverleden wordt weergegeven met alle instrumenten voor dit project, waaraan de kandidaat is gekoppeld. 6. Klik in dezelfde rij als die van de naam van de kandidaat op Instrument herstarten. Wanneer het instrument is herstart (opnieuw is ingesteld), wordt de taakstatus weer Niet Gestart of, in het geval van capaciteitentests met Flash, in ASO Registratie voltooid Als u de status van het opnieuw instellen wilt controleren, moet u niet de pagina vernieuwen, want hiermee dient u de aanvraag om opnieuw in te stellen nog een keer in. In plaats daarvan gaat u terug naar het scherm Projectgegevens en selecteert u de kandidaat opnieuw, waarna het scherm Kandidaatverleden wordt weergegeven. Gebruikershandleiding SHL On Demand 39

40 5.3.2 Instrument opnieuw instellen vanuit het scherm Kandidaatverleden 1. Klik op de tab Gebruikers. Het scherm Gebruikersonderhoud wordt weergegeven. 2. Voer, eventueel met gebruik van het jokerteken *, de naam van de kandidaat in en klik op Zoeken. Tip: gebruik * in het zoekveld als u wilt zoeken op woorden of tekens die deels overeenkomen met de tekens in het zoekveld. U kunt ingevoerde gegevens zoeken die bepaalde woorden of tekens bevatten door het jokerteken * te gebruiken in het veld waarin u wilt zoeken. Voorbeeld: Typ "Pu*" in het veld Achternaam als u gebruikers met de achternamen "Putten" en "Putman" zoekt. 3. Klik op de naam van de kandidaat. Het scherm Gebruiker aanmaken wordt weergegeven. 4. Klik in de lijst met opties op Alle projectrollen. Het scherm Persoonlijke gegevens wordt weergegeven met alle projecten waaraan de kandidaat is toegewezen. 5. Klik op de naam van het project met het instrument dat u opnieuw wilt instellen. Het scherm Kandidaatverleden wordt weergegeven. 6. Klik in dezelfde rij als die van de naam van de kandidaat op Instrument herstarten. Wanneer het instrument is herstart (opnieuw is ingesteld), wordt de taakstatus weer Niet Gestart of, in het geval van capaciteitentests met Flash, in ASO Registratie voltooid. Als u de status van het opnieuw instellen wilt controleren, moet u de pagina niet vernieuwen, want hiermee dient u de aanvraag om opnieuw in te stellen nog een keer in. In plaats daarvan gaat u terug naar het scherm Projectgegevens en selecteert u de kandidaat opnieuw, waarna het scherm Kandidaatverleden wordt weergegeven. 40 Gebruikershandleiding SHL On Demand

41 6 Rapporten genereren en bekijken Wanneer kandidaten alle aan hen toegewezen taken hebben voltooid, genereert het systeem de automatische rapporten die bij het instellen van het project zijn opgegeven. De rapporten kunnen vervolgens worden bekeken door de toegewezen feedbackgever. Beschikbare rapporten verschijnen in de takenlijst van de feedbackgever. Als het project is opgestart met s, ontvangt de feedbackgever ook een kennisgeving via dat het rapport beschikbaar is. Raadpleeg voor meer informatie 2.7 Project starten op pagina Rapport zoeken en bekijken Als u feedbackgever bent, zijn er twee plaatsen waar u een rapport kunt openen: op de ene plaats opent u een pas gegenereerd rapport en op de andere plaats opent u een rapport dat u al hebt gelezen Onlangs gegenereerd rapport zoeken 1. Klik op de tab Taken. Het scherm Takenlijst wordt weergegeven. 2. Klik in dezelfde rij als die van het rapport dat u wilt lezen op Rapporten lezen. Het rapport wordt weergegeven in een pop-upvenster van de browser. U kunt het rapport afdrukken of opslaan met de desbetreffende opties in de browser. 3. Klik in de browser op Vorige. Sluit het browservenster nog niet. Als u het browservenster sluit, wordt u afgemeld van het systeem. 4. Wanneer u teruggaat naar de takenlijst, wordt de taak Rapporten lezen hier niet meer weergegeven Gelezen rapport zoeken Zodra u een rapport hebt gelezen, verschijnt dit niet meer in uw takenlijst, omdat het lezen van het rapport de 'taak' was. Open als volgt een rapport dat u al hebt gelezen: 1. Klik op de tab Rapporten. Het scherm Rapporten wordt weergegeven met in volgorde van datum alle rapporten waartoe u toegang hebt. 2. Blader door de lijst naar het gewenste rapport. 3. Klik op de naam van het rapport dat u wilt lezen. Het rapport wordt weergegeven in een pop-upvenster van de browser. U kunt het rapport afdrukken of opslaan met de desbetreffende opties in de browser. 6.2 Rapport op aanvraag genereren Wanneer de kandidaat de assessments heeft voltooid, kan de projectbeheerder aanvullende, optionele rapporten genereren. Dit biedt de projectbeheerder de mogelijkheid extra rapporten te verkrijgen voor bepaalde kandidaten en indien nodig verschillende normgroepen te gebruiken voor het rapport op aanvraag. Afhankelijk van de manier waarop het project is ingesteld, kan de feedbackgever rapporten op aanvraag genereren. Gebruikershandleiding SHL On Demand 41

42 1. Klik in de lijst met opties in het scherm Projectgegevens of Kandidaatverleden op Optionele rapporten genereren. Het scherm Optionele rapporten wordt weergegeven. 2. Vink in dezelfde rij als die van de kandidaat voor wie u een optioneel rapport wilt genereren het vakje onder Genereren aan of vink het vakje Alles selecteren/wissen aan om alle kandidaten te selecteren. 3. Selecteer in het gedeelte Rapport genereren: in de vervolgkeuzelijsten bij het veld Eerste rapport: het gewenste rapport en de taal voor het rapport. 4. Herhaal deze stap indien nodig voor het tweede en derde rapport. 5. Klik op Rapporten genereren met standaard normgroepen. Het scherm wordt vernieuwd en er wordt aangegeven dat er een of meer rapporten worden gegenereerd. 6. Bij de aanvraag voor nieuwe rapporten verschijnt een nieuwe taak in uw takenlijst. De nieuwe taak heeft de status Wordt gegenereerd. Wanneer het rapport klaar is, verandert de taak in Rapporten lezen en verandert de taakstatus in Niet Gestart. 6.3 Rapporten opnieuw genereren met andere normen De standaard te gebruiken normen voor rapporten worden opgegeven bij het instellen van het project. Raadpleeg voor informatie Project instellen op pagina 10. Het is echter mogelijk voor alle of afzonderlijke deelnemers rapporten opnieuw te genereren met andere normen. 42 Gebruikershandleiding SHL On Demand

43 6.3.1 Rapporten genereren met andere normen voor alle projectdeelnemers 1. Klik in de lijst met opties in het scherm Projectgegevens op Projectgegevens wijzigen. Het scherm Projectregels instellen wordt weergegeven. 2. Wijzig naar behoefte de normen voor elk geselecteerd assessment. Selecteer de benodigde norm in de vervolgkeuzelijst naast het assessment dat u wilt wijzigen en klik op Opslaan. 3. Als de rapporten in het project zijn ingesteld als automatisch te genereren rapporten, worden de nieuwe rapporten automatisch gegenereerd en verschijnen de taken in de takenlijst van de feedbackgever. Als de nieuwe rapporten optionele rapporten zijn, raadpleegt u 6.2 Rapport op aanvraag genereren op pagina 41 voor informatie over het genereren van optionele rapporten Rapporten genereren met andere normen voor afzonderlijke deelnemers Als u een rapport met andere normen wilt genereren voor een afzonderlijke deelnemer, moet u een rapport op aanvraag aanmaken met de nieuwe norm. Raadpleeg voor informatie 6.2 Rapport op aanvraag genereren op pagina 41. Voor elk nieuw gegenereerd rapport worden kosten gerekend. Gebruikershandleiding SHL On Demand 43

44 6.4 Groepsrapport genereren Afhankelijk van het type assessment, kunt u een groepsrapport genereren dat informatie bevat over meerdere kandidaten. Groepsrapporten zijn alleen beschikbaar voor projectbeheerders of feedbackgevers voor wie de bevoegdheid om groepsrapporten te genereren is ingesteld. Raadpleeg voor informatie Project instellen op pagina Klik in de lijst met opties in het scherm Projectgegevens op Projectstadia bekijken. Het scherm Projectstadia wordt weergegeven. 2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst bij Groepsrapport het type rapport dat u wilt genereren. 3. Selecteer in de vervolgkeuzelijst bij Stadium het stadium waarvoor u het rapport wilt genereren. 4. Als u een rapport op het scherm wilt bekijken, klikt u op Rapport weergeven. Het rapport wordt weergegeven in een pop-upvenster van de browser. U kunt het rapport afdrukken of opslaan met de desbetreffende opties in de browser. 5. Als u een rapport wilt genereren om later te bekijken, klikt u op Exporteer Rapport. Het scherm Gebruikersexport wordt weergegeven. 6. Klik op Gebruikersgegevens exporteren. Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven waarin staat dat het systeem binnenkort een verzendt met het gegenereerde rapport. 44 Gebruikershandleiding SHL On Demand