Beleidsplan

Transcriptie

1 Beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Versie beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Landrélaan WH Rotterdam

2 2 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Voorwoord Voor u ligt het beleidsplan van Stichting Help Poolse Kinderen Welke omvang willen wij bereiken? Wat moeten we daarvoor doen? En hoe kunnen we dat wat is bereikt bestendigen? Wat kan beter of anders? In dit beleidsplan staan de activiteiten en het beleid voor de komende jaren beschreven. Dit beleidsplan is geschreven voor alle betrokkenen van Stichting Help Poolse Kinderen en in het bijzonder voor onze (potentiële) donateurs. Tegelijk is het voor de stichting een kader waarbinnen zij het beleid de komende jaren vorm zal geven. Rotterdam, 6 oktober 2014 Stichting Help Poolse Kinderen Harold Ter Bruggen Hugenholtz Marta Ter Bruggen Hugenholtz-Buczyniak Eline van Well-Wieringa

3 3 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Inhoud Voorwoord...2 Inhoud...3 Inleiding Doel en aanpak 1.1. Missie en doel Aanpak Waarom kiezen voor Stichting Help Poolse Kinderen Organisatie 2.1. Het bestuur Gedragscode Vergadercyclus Vrijwilligers Raad van Advies Anbi Keurmerk Jaarrekening Uitvoering 3.1. Omvang van de Stichting Uitstroom Communicatie 4.1. Inleiding Website Nieuwsbrief Informatiemateriaal Financiën Wijze van gelden werven Kosten Financieel beleid...14

4 4 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Inleiding

5 5 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Inleiding Zielona Gora, juli Een vooroorlogse armoede treedt ons tegemoet als wij een weeshuis in de Poolse stad Zielona Gora binnenlopen. Wij zijn hier naartoe geleidt door mijn (Poolse) schoonvader die al meer dan 10 jaar een 'dagje uit' organiseert voor de kinderen die in dit weeshuis zijn ondergebracht. Tijdens dit 'dagje uit' mogen de kinderen (groot en klein) mee de nabij gelegen bossen in om te helpen het wild bij te voeren voor de winter en een paar uur Paard te rijden op een 'Rancho' in het plaatsje Tarnawa. De kinderen verheugen zich ieder jaar weer uitermate op dit uitje omdat er eigenlijk niet veel meer voor ze in het verschiet ligt. Het duurt niet lang of wij krijgen een rondleiding door het weeshuis. Een aantal kinderen komen ons keurig gedag zeggen en zijn zeer beleefd. Wij horen het verhaal van een meisje dat op haar achtste jaar in het weeshuis kwam wonen en nu bijna 18 wordt (dit is de leeftijd waarop de kinderen het tehuis moeten verlaten). Het meisje werd gevraagd wat zij dit jaar als kerstcadeautje wilde hebben (mogelijk gemaakt door giften van personeelsleden en derden). Ze werd rood en een beetje verlegen en vroeg of ze dit jaar in plaats van de gebruikelijke lipstick of nagellak een wat duurder cadeautje mocht vragen namelijk een deken! (kosten ongeveer 2,50). Ze gaf als reden dat ze dan in ieder geval niet zo koud zou zijn als ze het weeshuis moest verlaten. Uiteraard is dit slechts één van de vele voorbeelden maar het trof ons diep. In het weeshuis leven op dit moment zo'n 60 kinderen (jongens en meisjes) in de leeftijd van 8 tot 18 jaar. Ze gaan gewoon naar school maar worden uitgelachen en als vuil behandelt als zij vertellen waar ze wonen. Geld voor verjaardagscadeautjes is er niet dus die worden ook niet gevierd. Dit was het moment waarop wij zeker wisten dat we ze moesten helpen. Ook bezoek van familieleden zoals ooms, tantes, neven, nichten en dergelijke komt niet tot nauwelijks voor waardoor de kinderen volledig op zichzelf en op de begeleiders zijn aangewezen. De kinderen die het weeshuis moeten verlaten krijgen een schamele fooi van de staat waarmee ze absoluut geen normaal leven kunnen opbouwen. Degene die intelligent genoeg zijn en psychologisch capabel genoeg kunnen wat extra hulp krijgen als zij naar de Universiteit willen gaan. Van begeleiding van deze kinderen is echter weinig sprake waardoor ze al heel snel weer in een diep gat kunnen zakken. Door het inzamelen van goederen (cadeautjes) en geld (opleiding, begeleiding, woonruimte etc.) wil Stichting Help Poolse Kinderen deze kinderen helpen een beter bestaan te hebben en kans op een betere toekomst.

6 6 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Doel en aanpak

7 7 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Doel en aanpak 1.1. Missie en doel De oprichters hebben de missie de wereld voor de Poolse kinderen met weinig middelen een beetje beter te maken. De wijze waarop Stichting Help Poolse Kinderen dit doet is statutair vastgelegd en wordt bereikt door: Het organiseren en financieren van kleinschalige projecten voor opvang, onderwijs en onderkomen. Het stimuleren en creëren van mogelijkheden tot onderwijs en verzorging,mede met behulp van de lokale bevolking; Een bijdrage te leveren aan bestaande projecten die gericht zijn op de situatieverbetering van de kinderen. Geld in te zamelen middels sponsoring, subsidies en giften. Goederen inzamelen voor verjaardags en kerst cadeaus Aanpak De aanpak van Stichting Help Poolse Kinderen wordt steeds getoetst aan de volgende voorwaarden: Concreet en praktisch; Directe, maar duurzame resultaten; Lage overheadkosten; Intensieve samenwerking met lokale bevolking of partijen; Balans tussen idealisme en realisme. Kinderen een kans bieden op een betere toekomst door middel van onderwijs en leefwijze.

8 8 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Waarom kiezen voor Stichting Help Poolse Kinderen Duurzaam resultaat Stichting Help Poolse Kinderen richt zich op de eigen kracht en het aanwezige vermogen van (kans)arme kinderen. Loyaliteit en maximale inzet van de lokale bevolking is cruciaal is voor het bereiken van een duurzaam resultaat. Nuchter Ondanks de slechte omstandigheden werkt Stichting Help Poolse Kinderen vanuit de filosofie dat kinderen zoveel mogelijk in hun eigen leefomgeving moeten opgroeien. Kinderen hebben recht op een toekomst! De mogelijkheid om onderwijs te volgen doorbreekt de vicieuze cirkel van de allerarmsten in Polen: zonder geld geen onderwijs, zonder onderwijs (bijna) geen werk. Onderwijs biedt kansen, niet alleen voor het kind, maar ook voor diens familie en hun land. Elke cent kunnen verantwoorden. Een zorgvuldig en verantwoordelijk financieel beleid betekent dat iedere euro terug te vinden moet zijn, of het nu om gaat om schooluniformen of om het bekostigen van een operatie. Stichting Help Poolse Kinderen financiert middelen die onderwijs, leefwijze en gezondheid ten goede komen. Stichting Help Poolse Kinderen laat zien hoe er met weinig middelen kleine stappen gezet worden die positieve gevolgen hebben. Dankzij een kleinschalige en persoonlijke aanpak wordt dat bereikt.

9 9 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Organisatie

10 10 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Organisatie 2.1. Het bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor het bestuur, beleid, financieel beheer en de interne- en externe communicatie. De stichting heeft een bestuur dat bestaat uit drie bestuursleden; een voorzitter, een secretaris-penningmeester en een bestuurslid met algemene bestuurstaken. De bestuursleden genieten voor hun werkzaamheden geen beloning. De bestuurders worden benoemd door het bestuur voor onbepaalde tijd. Tot bestuurders zijn benoemd: Harold Ter Bruggen Hugenholtz, voorzitter - Penningmeester Marta Ter Bruggen Hugenholtz-Buczyniak, secretaris Eline van Well - Wieringa, bestuurslid. Het bestuur heeft de zorg voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot het functioneren van de stichting en zorgt voor de uitvoering van bestuursbesluiten. De taken worden verdeeld over de drie bestuursleden Gedragscode Voor het bestuur staat integriteit in de meest brede zin hoog in het vaandel. Dat betekent dat tegenstrijdigheden tussen persoonlijke (financiële) belangen en het bestuurslidmaatschap vermeden worden. De kosten die bestuursleden maken voor vergaderingen, etc. komen niet voor rekening van de stichting. Reizen naar Polen worden door de bestuursleden zelf betaald Vergadercyclus Het bestuur vergadert minimaal 6 keer per jaar en verder zo vaak als twee bestuursleden dit wenselijk achten. Tijdens de vergadering dient het beleidsplan als uitgangspunt om de voortgang te toetsen. Elk bestuurslid kan daarnaast onderwerpen aandragen voor de vergadering Samenwerking Om de haalbaarheid en kwaliteit te waarborgen laat Stichting Help Poolse Kinderen zich adviseren en ondersteunen door een aantal organisaties (bijvoorbeeld Bunzlau Original), vrijwilligers en (professionele) adviseurs o.a. op het gebied van: financieel beleid; communicatie (o.a. website); werving sponsors, subsidies en donateurs; uitvoering van projecten.

11 11 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Raad van Advies Een Raad van Advies is in oprichting. Dit is nodig vanwege de behoefte aan feedback, inspiratie, opvattingen, etc. vanuit een ander perspectief, deskundigheid of visie. De Raad van Advies is geen formeel orgaan en handelt niet vanuit ruggespraak. Ieder lid van de Raad van Advies neemt op persoonlijke titel deel aan de vergaderingen met het bestuur. Adviezen zijn niet bindend. Het bestuur en de Raad van Advies zullen in principe tweemaal per jaar bijeen komen ANBI Stichting Help Poolse Kinderen heeft de zogenaamde ANBI-status aangevraagd. Dat wil zeggen dat de stichting door de Belastingdienst erkend is als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Het voordeel daarvan is dat giften geheel of gedeeltelijk aftrekbaar zijn van het belastbaar inkomen en dat alle handelingen zichtbaar zijn op de website Keurmerk Stichting Help Poolse Kinderen heeft er bewust voor gekozen géén (CBF) Keurmerk aan te vragen. De reden daarvan is dat het aanvragen en de periodieke hertoetsing een zeer kostbare aangelegenheid is. Stichting Help Poolse Kinderen wil de inkomsten die geworven worden zoveel mogelijk ten goede laten komen aan de kinderen in Polen 2.8. Jaarrekening Het bestuur legt middels een jaarrekening verantwoording af voor het door haar gevoerde beleid over een kalenderjaar. De jaarrekening is volledig openbaar en te vinden op de website Lokale organisatie in Polen Stichting Help Poolse Kinderen werkt intensief samen met een team van lokale medewerkers van een weeshuis in de stad Zielona Gora. Er wordt met grote regelmaat vanuit Polen gerapporteerd aan het bestuur van Stichting Help Poolse Kinderen. Deze rapportage bevat een weergave van alle uitgaven van giften afkomstig van de Stichting Help Poolse Kinderen, de voortgang van de situatie van de Kinderen en de schoolprestaties van de kinderen. Vier keer per jaar reizen 2 van de bestuursleden naar Polen om de persoonlijke relaties te onderhouden en eventueel ondersteuning te bieden in de uitvoering. Tijdens deze bezoeken wordt het beleid, de stand van zaken en de plannen voor de toekomst uitvoerig besproken met de samenwerkingspartner en de lokale medewerkers.

12 12 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Uitvoering 3.1. Omvang van de stichting Stichting Help Poolse Kinderen zal bij aanvang ruim 60 kinderen helpen aan een betere toekomst. Deze kinderen zijn allemaal ondergebracht in hetzelfde weeshuis in de Poolse stad Zielona Gora. Het aantal kinderen in dit weeshuis neemt gestaag toe. Indien de financiële injecties (donaties, subsidies etc.) het toe laten zal de hulp van de Stichting worden uitgebreid naar andere weeshuizen in heel Polen Uitstroom De aanpak van Stichting Help Poolse Kinderen is erop gericht dat de kinderen een normaal bestaan kunnen opbouwen en na afronding van hun school, begeleiding en de financiële middelen krijgen om naar de Universiteit door te stromen, of bij het vinden van een baan en woonruimte. Tijdens hun verblijf in het weeshuis zal de Stichting er voorts op toezien dat verjaardagen en feestdagen gevierd kunnen worden, dat er dagjes uit georganiseerd gaan worden en dat de kinderen opgroeien zoals dat ook in familieband gebeurt. Uitstroom wordt steeds meer een issue. Enerzijds uitstroom van kinderen die door allerlei omstandigheden tussentijds het weeshuis verlaten (verhuizing etc.) en anderzijds de kinderen die hun opleiding gaan afronden. De aanpak van Stichting Help Poolse Kinderen is erop gericht dat de kinderen, na afronding van hun opleiding, een baan vinden en een betere toekomst kunnen opbouwen. Voor de eerste categorie betekent dit dat er een vorm van begeleiding moet zijn om een poging te doen de kinderen elders hun opleiding te kunnen afmaken (op dit moment ontbreekt deze begeleiding en verdwijnen deze kinderen uit beeld). Voor de tweede categorie (gelukkig veruit de grootste groep) betekent het dat er aansluiting gezocht moet worden op de arbeidsmarkt en/of toelating tot de Universiteit.

13 13 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Communicatie 4.1. Inleiding Stichting Help Poolse Kinderen hecht er veel waarde aan om met lage kosten donateurs en andere belangstellenden op een aantrekkelijke en heldere manier informatie aan te bieden en iedereen te betrekken bij haar werk. Openheid en transparantie zijn in de communicatie sleutelwoorden. Niet alleen over de werkwijze en financiële positie van Stichting Help Poolse Kinderen, maar ook over nieuwe plannen, behaalde successen of teleurstellingen Website De website is een belangrijk communicatiekanaal voor (potentiële) donateurs en vrijwilligers. Op de website is informatie te vinden over het project, de achtergronden en de deelnemende kinderen. Het is mogelijk om online donateur te worden. De website wordt voortdurend verbeterd en geactualiseerd Nieuwsbrief Minimaal 1 keer per kwartaal verschijnt de digitale nieuwsbrief die aan alle belangstellenden verstuurd wordt en tevens op de website geplaatst wordt Informatiemateriaal Stichting Help Poolse Kinderen wil minimaal investeren in overheadkosten. Dat betekent dat er nagenoeg geen fysiek foldermateriaal wordt ontwikkeld. De communicatie verloopt grotendeels digitaal. Voor bepaalde projecten of activiteiten wordt gericht materiaal ontwikkeld, waarvoor altijd een sponsor gezocht wordt.

14 14 beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Financiën 5.1. Inkomsten De activiteiten van Stichting Help Poolse Kinderen worden gefinancierd door giften, sponsoring en donaties. Stichting Help Poolse Kinderen werkt met particulieren en organisaties die incidenteel of periodiek een bedrag storten. Hierin geldt nadrukkelijk geen minimaal bedrag. Alle kleine beetjes helpen is hèt argument om donateurs te werven. Daarnaast wordt er regelmatig contact gelegd met scholen, instellingen en bedrijven om projecten uit te voeren waarvan de opbrengst bestemd is voor Stichting Help Poolse Kinderen Kosten Stichting Help Poolse Kinderen besteedt haar financiële middelen nagenoeg volledig aan haar project. Daarom zijn de overige kosten nagenoeg te verwaarlozen en blijven beperkt tot de kosten voor webhosting, kosten Kamer van Koophandel, etc Financieel beleid Stichting Help Poolse Kinderen besteedt het overgrote deel van het geld aan directe hulp en voert een zorgvuldig en overwogen financieel beleid vanuit het bewustzijn dat beloftes aan kinderen nagekomen en dromen gerealiseerd dienen te worden. De financiële situatie van Stichting Help Poolse Kinderen is volledig openbaar. De jaarrekening is te vinden op de website. Colofon: Beleidsplan Stichting Help Poolse Kinderen Vastgesteld in de Bestuursvergadering van 8 oktober 2014 Tekst: Harold Ter Bruggen Hugenholtz Fotografie: Polski Zwiazek Lowiecki (DROP)