Beleidsplan. Versie 1.0. Cuban Aid Foundation Raad van Europalaan PC Delft. 1

Transcriptie

1 Beleidsplan Versie 1.0 Cuban Aid Foundation Raad van Europalaan PC Delft 1

2 Beleidsplan

3 Voorwoord Dit is het beleidsplan van Cuban Aid Foundation. Vanaf 2008 hebben wij met eigen middelen en geld in Cuba diverse privé projecten verricht. Tot nu toe zijn wij blij met de tot nu toe behaalde resultaten. In de afgelopen jaren hebben wij twee gezinnen gesponsord met goederen zoals kleding en apparatuur waaronder laptops etc. Hierdoor werd het leerproces een stuk makkelijker gemaakt en alle studenten konden gebruik maken van deze laptops. In dit beleidsplan staan de activiteiten en het beleid voor de komende jaren beschreven. - Wat willen wij bereiken. - Wat moeten wij daarvoor doen. - Wat kan of wat kan anders. Dit beleidsplan is geschreven voor alle betrokkenen van Cuban Aid Foundation en in het bijzonder voor onze (potentiële) donateurs. Delft, november 2013 Cuban Aid Foundation Jannie van der Vliet Helene Eijkenboom Cor Smit 3

4 Inhoud Voorwoord... 3 Doel en aanpak Doel Aanpak De reden om te kiezen voor Cuban Aid Foundation... 7 Organisatie Het bestuur Gedragscode Vergadercyclus Samenwerking ANBI Jaarrekening Lokale organisatie in Cuba Uitvoering Website Informatiemateriaal Financiën Inkomsten Financieel beleid Toekomst

5 Inleiding Cuba, De eerste keer in Cuba, wat wij toen zagen was de armoede maar ook de rijkdom van wat het land te bieden heeft zoals de rijke geschiedenis. Want in de jaren 30 beleefde Cuba welvaart, wat nog te zien is in bijvoorbeeld Havana en Cienfuegos. Helaas is Cuba door het embargo in de loop der jaren verpauperd en leven de mensen er in armoede. Vanaf het eerste moment dat wij in Cuba waren, wilden wij een steentje bijdragen om het land Cuba, dus de inwoners van Cuba, te helpen door middel van kleine projecten en goederen. Dit hebben wij vier jaar achter elkaar gedaan, en nu is de tijd rijp om het groter aan te pakken. Omdat er nog steeds genoeg Cubaanse inwoners in armoede leven en het recht hebben op een fatsoenlijk bestaan. Vandaar dit initiatief om deze stichting Cuban Aid Foundation op te starten. 5

6 Doel en aanpak 1.1 Doel Het bieden van een fatsoenlijk bestaan voor de inwoners van Cuba. Doel van Cuban Aid Foundation De manier waarop Cuban Aid Foundation dit wil bereiken, is doormiddel van: - Geld inzamelen door middel van inzameling en giften. - Financieren en organiseren van projecten. - Bijdrage bieden aan dergelijke projecten die gericht zijn op de armoede. 1.2 Aanpak - Concreet en praktisch. - Directe, maar resultaten voor langere duur. - Samenwerking met de inwoners en instanties. - Projecten met een zo laag mogelijk budget te realiseren. 6

7 1.3 De reden om te kiezen voor Cuban Aid Foundation - Doormiddel van opbouw van kleinschalige projecten zoals het verstrekken van levensmiddelen naar grotere projecten zodat de Cubaanse inwoners een normaal bestaan kunnen opbouwen. - Een zorgvuldig en verantwoordelijk beleid. Financieel beleid betekend dat iedere euro terug te vinden moet zijn, of het nu gaat om verstrekken van eerste levensmiddelen, kleding, laptops etc. tot en met het creëren van banen en landbouwgrond. - Cuban Aid Foundation laat zien hoe er met weinig middelen stappen gezet kunnen worden die positieve gevolgen hebben. Dankzij in het begin kleinschalige projecten en door persoonlijke aanpak wordt dit bereikt. 7

8 Organisatie 2.1. Het bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor het bestuur, beleid, financieel beheer en de interne- en externe communicatie. De stichting heeft een bestuur dat bestaat uit drie bestuursleden; een voorzitter, een secretaris-penningmeester en een bestuurslid met algemene bestuurstaken. De bestuursleden genieten voor hun werkzaamheden geen beloning. De bestuurders worden benoemd door het bestuur voor onbepaalde tijd. Tot bestuurders zijn benoemd: Jannie van der Vliet, voorzitter Helene Eijkenboom, secretaris Cor Smit, penningmeester Het bestuur heeft de zorg voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot het functioneren van de stichting en zorgt voor de uitvoering van bestuursbesluiten. De taken worden verdeeld over de drie bestuursleden Gedragscode Voor het bestuur staat integriteit in de meest brede zin hoog in het vaandel. Dat betekent dat tegenstrijdigheden tussen persoonlijke (financiële) belangen en het bestuurslidmaatschap vermeden worden. De bestuurders ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden. Ze hebben wel op vergoeding van de door hen in de uitoefening van functie gemaakte kosten en een niet bovenmatig vacatiegeld. Reizen naar Cuba worden door bestuursleden zelf betaald Vergadercyclus Het bestuur vergadert minimaal 3 keer per jaar en verder zo vaak als twee bestuursleden dit wenselijk achten. Tijdens de vergadering dient het beleidsplan als uitgangspunt om de voortgang te toetsen. Elk bestuurslid kan daarnaast onderwerpen aandragen voor de vergadering Samenwerking Om de haalbaarheid en kwaliteit te waarborgen laat Cuban Aid Foundation zich adviseren en ondersteunen door een aantal organisaties, vrijwilligers en (professionele) adviseurs o.a. op het gebied van: financieel beleid; communicatie (o.a. website); werving sponsors en donateurs; uitvoering van projecten. 8

9 2.5. ANBI Stichting Cuban Aid Foundation heeft de zogenaamde ANBI-status. Dat wil zeggen dat de stichting door de Belastingdienst erkend is als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Het voordeel daarvan is dat giften geheel of gedeeltelijk aftrekbaar zijn van het belastbaar inkomen. Voor meer informatie bezoek de website van de belastingdienst Jaarrekening Het bestuur legt middels een jaarrekening verantwoording af voor het door haar gevoerde beleid over een kalenderjaar. De jaarrekening verschijnt jaarlijks vóór 1 april. Deze is volledig openbaar en te vinden op de website Lokale organisatie in Cuba Stichting Cuban Aid Foundation werkt intensief samen met de Cubaanse organisatie ICAP (Dit is een organisatie voor buitenlandse vriendschappelijke betrekkingen) en een team van lokale medewerkers en biedt daarmee werkgelegenheid. 9

10 2.8. Uitvoering Omdat er een Embargo tegen Cuba is opgelegd, is er een limiet van handelslanden waardoor er dus een te kort aan veel dagelijkse benodigdheden zijn. Door het isoleren van handelspartners van diverse landen behoort Cuba tot één van de meest armste landen. Om de stichting min of meer self supporting te houden, wil de Cuban Aid Foundation op de plaats van bestemming een pand aankopen, welke voor het toerisme gebruikt gaat worden. - Het pand zal onder toezicht van de Stichting onderhouden worden. - Deze activiteit (dit project), het verhuren van kamers (eventueel met Bed & Breadfast ), wordt door de Stichting (periodiek) zelf en door plaatselijk geselecteerde Cubanen uitgevoerd worden. - Op deze manier is het mogelijk en de bedoeling om een groep mensen van een baan en dus inkomsten te voorzien. Als dit alles een succes wordt, is de volgende laatste grote stap, om landbouwgrond te recreëren. Hiermee wordt bedoeld, om van de huidige waardeloze landbouwgrond weer gezond landbouwgrond te maken, dit door middel van het verwijderen van het onkruid Marabu (deze heeft hele grote doorns waardoor koeien verwondingen oplopen). Hierdoor ontstaat er weer gezond landbouwgrond waarop bijvoorbeeld vee, zoals koeien, schapen, geiten ed. kunnen grazen. Op deze manier kan Cuba minder afhankelijk worden van import van zuivelproducten. Hierdoor profiteren de aller kleinste/jongste (baby s en kinderen) als eerste en op de lange duur profiteert iedereen in Cuba hiervan. Ook het telen op de nieuw gecreëerde stukken landbouwgrond levert eigen verse groenten ed. op, welke ook niet meer (in blik) geïmporteerd hoeven te worden. Dus in de toekomst geen poedermelk en andere producten meer uit blik Website De website is een belangrijk communicatiekanaal voor (potentiële) donateurs en vrijwilligers. Op de website is informatie te vinden over de projecten en de achtergronden. Het is mogelijk om online donateur te worden. De website wordt voortdurend verbeterd en geactualiseerd Informatiemateriaal Cuban Aid Foundation wil minimaal investeren in overheadkosten. Dat betekent dat er nagenoeg geen fysiek foldermateriaal wordt ontwikkeld. De communicatie verloopt grotendeels digitaal. Voor bepaalde projecten of activiteiten wordt gericht materiaal ontwikkeld, waarvoor altijd een sponsor gezocht wordt. 10

11 Financiën 4.1 Inkomsten De activiteiten van Cuban Aid Foundation worden gefinancierd door giften, sponsoring en donaties. Cuban Aid Foundation werkt met particulieren en organisaties die incidenteel of periodiek een bedrag storten. Hierin geldt nadrukkelijk geen minimaal bedrag. Alle kleine beetjes helpen is hèt argument om donateurs te werven. 4.2 Kosten Ook Cuba is afhankelijk van de dollarkoers dus is het bedrag per project variërend. Project A, de eerste levensbehoefte kost gemiddeld 40,00. - Heren- en dames kleding, kinderkleding - Schoenen - Leesbrillen - Tandenborstels, tandpasta - Verzorgingsproducten - Etc. Project B, leermiddelen voor opleidingen en/of scholen. - Schrijfgerei (Pennen, potloden etc.) Kost gemiddeld 10,00 p.p. - Laptops/Pc s Kost gemiddeld 250,00 per stuk (Project A & B zal als één project worden ingezet in Cuba in overleg met ICAP, het totaal bedrag zal daardoor variëren, dit ligt aan de grootte van de school ed.) Project C, aankopen van een Casa. - Aanschaf Casa (Kosten hiervan varieert tussen de 5000,00 en de 15000,00.) - Onderhoud (Verbouwing, onderhoud etc.) - Lokale personeelsposten. Project D, Landbouw grond creëren. Hiermee wordt bedoeld, om van huidige waardeloze landbouwgrond weer gezond landbouwgrond te maken. (De kosten hiervan zijn nog niet bekend) Cuban Aid Foundation besteedt haar financiële middelen nagenoeg volledig aan haar projecten. Daarom zijn de overige kosten nagenoeg te verwaarlozen en blijven beperkt tot de kosten voor webhosting, kosten Kamer van Koophandel, etc. 11

12 4.3 Financieel beleid Cuban Aid Foundation besteedt het overgrote deel van het geld aan directe hulp en voert een zorgvuldig en overwogen financieel beleid vanuit het bewustzijn dat beloftes aan inwoners nagekomen en dromen voor een beter bestaan gerealiseerd dienen te worden. De financiële situatie van Cuban Aid Foundation is volledig openbaar. De jaarrekening verschijnt jaarlijks vóór 1 april. Deze is te vinden op de website. 12

13 Toekomst Cuban Aid Foundation is overtuigd van de eenvoud en de waarde van kleine stappen op het grote geheel. Niettemin heeft de stichting ambitie; deze is vertaald naar concrete doelstellingen voor de komende 3 jaar: Uiteraard afhankelijk van de financiële middelen en de beschikbare capaciteit van menskracht, wil Cuban Aid Foundation in 3 jaar projecten A, B, C realiseren. Medio 2014 wordt het beleid t.a.v. de instroom door het bestuur opnieuw vastgesteld omdat er dan keuzes gemaakt dienen te worden over de criteria van het behaalde resultaat. Het werven van sponsors Cuban Aid Foundation hanteert een brede aanpak om sponsors te werven: - Particulieren - Bedrijven - Instellingen Doel: Continuïteit in de geldstroom. Het binden van vrijwilligers en ambassadeurs Geconstateerd moet worden dat de huidige omvang van het team vrijwilligers onvoldoende is. Cuban Aid Foundation gaat op zoek naar een team vaste vrijwilligers die op het gebied van fondsenwerving en sponsoractiviteiten taken kunnen uitvoeren. 13

14 Colofon: Beleidsplan Stichting Cuban Aid Foundation Vastgesteld in de Bestuursvergadering van 17 november 2013 Tekst: Stephan Taal Fotografie: Luke van der Vliet Jannie van der Vliet 14