Goed geregeld. Betrouwbaar en duurzaam, VvE Beheer Viridis

Transcriptie

1 Goed geregeld. Betrouwbaar en duurzaam, VvE Beheer Viridis

2 Inhoud Wie zijn wij?...3 Visie...3 Missie...3 Kernwaarden...4 Organisatie & Werkgebied...5 Dienstverlening...6 Beheerpakketten...7 Tarieven & Voorwaarden...8 Module 1 In beheer name...9 Module 2 Financieel -en Administratie beheer...10 Module 3 Bestuurlijk beheer I...12 Module 4 Bestuurlijk beheer II...13 Module 5 Dagelijks- en contractonderhoud...14 Module 6 Planmatig onderhoud...15 Module 7 Duurzaam...16 Module 8 Opstarten of Activeren VvE...17 Module 9 Extra Diensten...18 Parkeerplaatsen & Garage VvE Beheer Viridis

3 Wie zijn wij? VvE Beheer Viridis (~ latijn voor groen) is een professionele beheerder van verenigingen van eigenaren en is actief in de regio Midden- Nederland. Wij bieden verenigingen van eigenaren, modulaire en transparante VvE diensten aan, waaronder: financieel- en administratief beheer, bestuurlijk beheer en technisch beheer. Alle kennis en expertise is onder één dak aanwezig. Inkoopvoordelen die wij behalen komen ten gunste van uw vereniging. Wij ontzorgen onze klanten en bouwen samen met u aan een langetermijnrelatie. Wij hechten aan een persoonlijke band en iedere vereniging krijgt van ons een vaste relatiebeheerder. Uw wensen, be langen en behoeften staan bij ons centraal en waar mogelijk gaat onze dienstverlening net dat stapje verder. Professioneel beheer verdient zichzelf terug. Onze Visie Door stijging van de energieprijzen worden duurzame toepassingen financieel steeds interessanter en toegankelijker en wij kunnen u hierbij ondersteunen. Wij adviseren u, indien mogelijk en wenselijk, om op natuurlijke momenten van onderhoud duurzame energiemaatregelen te nemen. Hiermee bereiken wij samen dat de stijging van de energielasten binnen uw totale woonlasten wordt teruggedrongen. Uw VvE krijgt hierdoor een voorsprong op andere appartementencomplexen en realiseren daarmee waardebehoud of waardestijging van uw eigendom. Onze Missie Wij zijn een duurzame aanbieder van VvE beheerdiensten voor de regio Midden-Nederland. Ons modulair en transparant dienstenpakket, het gebruik van ICT hulpmiddelen en het toepassen van duurzame beheeroplossingen ten behoeve van het waardebehoud van de woning of het vastgoed kenmerken ons duurzame beleid. Onze klanten zijn het bestuur en de leden van verenigingen van eigenaren. Wij gaan een langetermijnrelatie aan met onze klanten en ontzorgen hen altijd en overal. Bij ons staan de wensen, belangen en behoeften van de klant centraal. Onze kernwaarden zijn: kwaliteit, duurzaamheid, transparantie, innovatie en inspiratie. 3

4 Onze Kernwaarden Onze kernwaarden zijn kwaliteit, duurzaamheid, transparantie, innovatie en inspiratie. Deze waarden geven aan waar wij als bedrijf voor staan en hoe wij werken. Duurzaamheid Innovatie Wij bieden u duurzame vastgoedbeheeroplossingen. Wij gaan een langetermijnrelatie met u aan. Wij ondernemen verantwoord en staan voor een duurzame bedrijfsvoering. Wij maken gebruik van moderne ICT-toepassingen. Wij bieden u innovatieve vastgoedbeheeroplossingen. Wij ontwikkelen en implementeren nieuwe innoverende diensten. Inspiratie Wij delen kennis met u op het gebied van innovatie en duurzaamheid. Wij informeren u over ontwikkelingen in de vastgoedbranche. Wij enthousiasmeren en informeren u over onze kijk op een duurzame toekomst. Kwaliteit Wij gebruiken heldere werkprocessen die zijn ingericht conform de beoordelingsrichtlijnen van het procescertificaat voor beheerders van vereniging van eigenaren. Wij streven naar een hoge klanttevredenheid. Onze werknemers hebben ruime kennis en ervaring binnen het vakgebied. Transparantie Wij verstrekken u informatie over de werkwijze en procedures. Wij doen eerlijk zaken door een transparante prijsvorming. Wij informeren u over duurzame bedrijfsactiviteiten. Kwaliteit Duurzaamheid Transparantie Innovatie Inspiratie 4 VvE Beheer Viridis

5 Onze Organisatie & Werkgebied Wij zijn een jonge, dynamische en duurzame dienstverlener die besturen en leden van verenigingen van eigenaren ondersteunt bij het beheer van hun onroerend goed. Wij voeren het beheer uit van verenigingen met enkele tot honderden huishoudens. Ook het beheren van verenigingen van eigenaren met daarin een grooteigenaar, zoals een woningbouwvereniging of belegger is voor ons geen probleem. Onze organisatie is als volgt ingedeeld Directie Ondersteunende afdelingen Ons Werkgebied Wij bieden onze diensten aan in het werkgebied Midden- Nederland, waaronder de provincies: Utrecht, Noord- Holland, Zuid-Holland, Flevoland en Gelderland. Het is ook mogelijk om buiten ons werkgebied gebruik te maken van onze diensten, maar dit is echter afhankelijk van de beheeropdracht. Vraag ons gerust naar de mogelijkheden. Bestuurlijk beheer Uw relatiebeheerder Financieel -en Administratief beheer Technisch beheer 5

6 Onze Dienstverlening Wij willen verenigingen van eigenaren ondersteunen met brede dienstverlening. Om te voldoen aan uw wensen en behoeften kunt u bij ons kiezen uit een eigen selectie van losse beheermodules of een standaard beheerpakket. U bepaalt dus zelf welke modules of pakket u afneemt. De meest gangbare beheeractiviteiten die jaarlijks terugkomen vallen binnen de VvE beheermodules. Beheeractiviteiten die eenmalig zijn of niet tot de reguliere beheeractiviteiten behoren worden op basis van een aparte offerte en opdracht uitgevoerd. Keuze uit 9 modules Wij hebben onze diensten onderverdeeld in 9 beheermodules, namelijk: Module 1 In beheer nemen Module 2 Financieel -en Administratief beheer Module 3 Bestuurlijk beheer I Module 4 Bestuurlijk beheer II Module 5 Dagelijks -en Contractonderhoud Module 6 Planmatig onderhoud Module 7 Duurzaam Module 8 Opstarten of activeren VvE Module 9 Extra diensten Voordelen van VvE Beheer Opmaat Met VvE beheer Opmaat kunt u zelf naar eigen behoefte en wensen een dienstenpakket samenstellen. U betaalt alleen een beheervergoeding voor de afgenomen modules. Dus niet voor diensten waar u geen gebruik van maakt. VvE Beheer Extra U maakt uw dienstenpakket compleet met VvE beheer Extra. De jaarlijks terugkerende extra VvE diensten kunt u laten opnemen in de beheerovereenkomst. Incidentele extra diensten zijn tijdens de contractperiode los af te nemen. U ontvangt van ons vooraf een offerte. 6 VvE Beheer Viridis

7 Onze VvE Beheerpakketten Keuze uit 3 standaardpakketten Voor uw gemak hebben wij voor een aantal klantengroepen standaardpakketten samengesteld. In het onderstaande overzicht kunt u lezen welke modules binnen de standaard VvE Beheerpakketten Basis, Plus en Royaal vallen. Basis Plus Royaal Module 1 In beheer nemen* Module 2 Financieel -en Administratief beheer Module 3 Bestuurlijk beheer I Module 4 Bestuurlijk beheer II - Module 5 Dagelijks -en Contractonderhoud - Module 6 Planmatig onderhoud - - Module 7 Duurzaam - - Module 8 Opstarten of activeren VvE Module 9 Extra diensten * Module 1 In beheer nemen wordt niet in rekening gebracht als u langer dan drie jaar klant blijft. VvE Beheer Basis Het pakket VvE beheer Basis is samengesteld voor verenigingen die willen besparen door veel zelf te doen. Dit pakket is daardoor geschikt voor kleine verenigingen van eigenaren. VvE Beheer Plus Het pakket VvE beheer Plus is geschikt voor kleine -en middelgrote verenigingen van eigenaren die ondersteuning willen, maar zelf het planmatig onderhoud verzorgen. VvE Beheer Royaal Het pakket VvE beheer Royaal is geschikt voor (middel)grote verenigingen van eigenaren die kiezen voor het volledig uitbesteden van het beheer. 7

8 Onze Tarieven & Voorwaarden Een van onze kernwaarden is transparantie en wij hechten veel waarde aan een transparante prijsstelling. U betaalt bij ons een marktconforme beheervergoeding voor afgenomen beheermodules of extra diensten. Onze inkomsten bestaan uit een beheervergoeding voor onze dienstverlening. Wij ontvangen geen aanbrengfee of andere vergoedingen van externe partijen die wij namens u inhuren of inschakelen. U profiteert daarmee volledig van ons inkoopvoordeel. In onze beheermodules en vergoeding zijn werkzaamheden opgenomen die jaarlijks terugkomen of waar u dagelijks gebruik van maakt. U betaalt hiermee alleen beheervergoeding voor werkzaamheden of diensten waar u gebruik van maakt. Voorwaarden Voor onze algemene voorwaarden verwijzen wij u naar onze website www. vvebeheerviridis.nl 8 VvE Beheer Viridis

9 Module 1 In beheer nemen Wij starten het beheer van een nieuwe vereniging altijd met het In beheer nemen door middel van een BeheerQuickScan. Een beproefde methodiek waarmee alle zaken die met beheer te maken hebben worden geïnventariseerd. Waar nodig volgt uit de BeheerQuickScan ter optimalisatie van het beheer een advies aan het bestuur van de vereniging. Het in beheer nemen vergt veel tijd en energie van beide partijen. Maar dan is bij de start van de beheeropdracht alles duidelijk, zowel voor u als opdrachtgever en voor ons als opdrachtnemer. Inrichten VvE administratie Bij het inrichten van de VvE administratie worden alle eigenaargegevens geregistreerd in ons primaire registratiesysteem. Daarnaast richten wij de VvE administratie in conform de splitsingsakte en de kosten verdeelsleutels van de vereniging. Welkomstbrieven Alle leden van de vereniging krijgen van ons een welkomstbrief. In de welkomstbrief stellen wij ons voor als uw nieuwe beheerder. In onze welkomstbrief staat een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord voor het digitale VvE dossier. De leden ontvangen ook een meterkastkaart met alle belangrijke contactgegevens en telefoonnummers. Controleren verenigingsstukken Wij krijgen regelmatig verenigingsdossiers aangeleverd die onvolledig zijn. Daarom starten wij een nieuwe beheeropdracht altijd met het controleren van de aangeleverde verenigingsstukken. Aan de hand van onze checklist in beheer name nemen wij met u door wat aanwezig is en welke stukken nog ontbreken. Mochten belangrijke stukken ontbreken, dan overleggen wij met u wat hiermee te doen. De verenigingsstukken die worden gecontroleerd zijn onder andere: Splitsingsakte -en tekeningen, financiële stukken, huishoudelijk reglement, meerjaren onderhoudsbegroting en lopende (serviceonderhouds-)contracten. Een greep uit onze werkzaamheden op het gebied van In beheer nemen : het controleren van de verenigingsstukken het inrichten van de VvE administratie het versturen van welkomstbrieven het doen van een technische opname (modules 5 & 6) het controleren van de meerjaren onderhoudsbegroting (module 6) Technische opname Indien u kiest voor module 5 & 6, dan starten wij onze beheeropdracht met een technische opname, deze opname maakt deel uit van de BeheerQuickScan. Op deskundige wijze nemen wij de technische staat op van het onderhoud en de technische installaties van uw gebouw. De beginopname vormt de basis voor de onderhoudsplannen. Meerjaren onderhoudsbegroting Indien u ook kiest voor module 6, dan stellen wij samen met u de uitgangspunten voor het onderhoudsbeleid vast en vertalen dat in de meerjaren onderhoudsbegroting (MJOB). Hierin staat omschreven welk onderhoud in de loop van de tijd wordt uitgevoerd en geeft uw vereniging een goede indicatie van de daarmee gemoeide kosten. Hierbij kijken wij ook naar de mogelijkheden voor verduurzaming tijdens natuurlijke momenten van onderhoud. 9

10 Module 2 Financieel- en Administratief beheer U heeft veel belang bij een financieel gezonde vereniging van eigenaren. Zijn er voldoende financiële middelen beschikbaar voor lopende verplichtingen en wordt er voldoende gereserveerd voor groot onderhoud. Wij bieden alle voorkomende diensten op het gebied van financieel beheer en wij nemen u hierbij veel werk uit handen. Van het openen van bankrekeningen tot en met het opstellen van de jaarrekening en een jaarbegroting. Financiële administratie Hieronder verstaan wij het volledig voeren van de grootboekadministratie. Alle uitgaven en inkomsten worden hierin verwerkt. Wij zorgen ervoor dat de administratie altijd up-to-date is. Jaarverslag Ten behoeve van de jaarvergadering stellen wij de jaarrekening samen. Aan de hand van het jaarverslag en het advies van de kascommissie wordt het bestuur in de ledenvergadering gedechargeerd voor het gevoerde financiële beleid van het voorgaande jaar. Via advisering en begeleiding van de kascommissie kunnen wij de controlerende taak vereenvoudigen. Jaarbegroting Elk jaar stellen wij de begroting voor het volgende jaar op. Dat doen onze financiële specialisten in nauwe samenwerking met uw relatiebeheerder. Op basis van het jaarverslag en de actualiteiten stellen zij een begroting op maat voor u op. Managementletter Bij de jaarstukken bieden wij u een managementletter aan. Deze geeft een toelichting op bijzonderheden in het jaarverslag en de aanbevolen aanpassingen in de begroting. VvE bijdrage Naast de dagelijkse en jaarlijkse kosten voor beheer worden in de VvE bijdrage (servicekosten) ook de reserveringen opgenomen die worden gedaan voor toekomstige uitgaven voor met name groot onderhoud. Met onze berekeningen bent u in staat de maandelijkse voorschotbijdrage vast te stellen. Maandelijks innen wij deze bijdrage en zo nodig verzorgen wij de afwikkeling van de definitieve bijdrage. Bovendien bewaken wij eventuele betaalachterstanden. Bank- en spaarrekeningen Wij nemen u veel werk uit handen door het openen van rekeningen, het beheren en verwerken van de dagafschriften en het boeken in het grootboek. Ook dragen wij zorg voor een optimaal rendement door goede afspraken met banken te maken over uw rentevergoeding. Overigens zijn de bankrekening(en) die wij voor uw vereniging beheren op naam van uw VvE gesteld. Dat betekent dat bij een eventueel faillissement een curator of een andere partij nimmer beslag kan leggen op de tegoeden die op naam van de VvE staan. Een greep uit onze werkzaamheden op het gebied van financieel beheer: het voeren van een financiële administratie het opstellen van een jaarverslag het opstellen van een jaarbegroting het schrijven van een managementletter het berekenen en incasseren van VvE bijdrage 10 VvE Beheer Viridis

11 Een goede administratie is van essentieel belang. Als klant is voor u alles inzichtelijk middels het digitale VvE dossier en u kunt alle facturen digitaal accorderen. Nieuwe leden van de vereniging ontvangen een welkomstpakket. En wij houden de ledenadministratie up to date. Daarnaast beheren wij uw verzekeringsportefeuille. Ledenadministratie De ledenadministratie kunt u met gerust hart aan ons overlaten. Wij houden het eigenaarregister actueel en bij verkoop regelen we de financiële afwikkeling met de notaris. Digitaal VvE-dossier De (financiële) administratie is op ieder moment via een website, specifiek voor uw VvE, inzichtelijk voor het verenigingsbestuur. Via dit digitale dossier houdt u grip op de situatie en dat is wel zo prettig. Het gaat immers om uw geld. Individuele leden zijn beperkt geautoriseerd en kunnen via de site allerlei informatie en documenten van de VvE raadplegen, alsook persoonlijke gegevens. Verzekeringszaken Wij ondersteunen en adviseren bij het beheer van uw verzekeringsportefeuille en verzorgen de afwikkeling van schadeclaims. Door een groot netwerk hebben wij uitstekende afspraken met verzekeraars. Zowel over de voorwaarden als over de prijs. De inkoopvoordelen geven wij geheel aan de verenigingen door. U profiteert hierdoor van zeer scherpe verzekeringspremies. Een greep uit onze werkzaamheden op het gebied van administratief beheer: het bijhouden van de ledenadministratie het bijhouden van het digitaal VvE dossier het bieden van ondersteuning en advies bij verzekeringszaken het verzorgen van de factuurbehandeling en betalingen het adviseren over voorschotten stookkosten Factuurbehandeling Wij controleren, accorderen en betalen alle inkomende facturen. Uiteraard is het mogelijk de facturen middels een digitaal factureringssysteem eerst door het bestuur van de VvE te laten goedkeuren. Voorschotten stookkosten Indien een vereniging gebruik maakt van een collectieve centrale verwarmingsinstallatie, dan geven wij advies over voorschotbijdragen en verzorgen wij de stookkostenafrekening. 11

12 Module 3 Bestuurlijk beheer I Ledenvergadering De vergadering van eigenaren is het hoogste orgaan van de vereniging en stelt het jaarverslag en de begroting officieel vast. Ook biedt deze vergadering de mogelijkheid om over allerlei onderwerpen van gedachten te wisselen. Wij ondersteunen u bij de voorbereiding, schrijven de vergadering voor u uit en zijn bij de vergadering aanwezig. Als bestuurslid van een vereniging van eigenaren weet u dat het besturen veel van uw tijd en energie vergt. Dit vaak naast een drukke baan of actief maatschappelijk leven. Daarom bieden wij ondersteuning aan het bestuur met twee modules bestuurlijk beheer. Bestuurlijk beheer I is uitermate geschikt voor VvE besturen die veel zelf blijven doen en de nodige ervaring hebben. Agenda vergadering Voorafgaand aan een vergadering van eigenaren wordt een agenda opgesteld. Uw relatiebeheerder begeleidt dit traject en stelt een concept agenda op. Na overleg en uw goedkeuring over de agendapunten wordt de uitnodiging en agenda van de vergadering tijdig naar de leden verzonden. Klaarzetten jaarstukken Bij de agenda van de vergadering van eigenaren horen allerlei agendastukken. De agendastukken zijn via het digitaal VvE dossier in te zien. Hierbij valt te denken aan de jaarrekening, jaarbegroting en/of huishoudelijk reglement. Indien een lid van de vereniging niet de beschikking heeft over een computer, dan worden de agendastukken op verzoek per post verstuurd. Een greep uit onze werkzaamheden op het gebied van Bestuurlijk beheer I: het organiseren van de ledenvergadering het opstellen en versturen van de agenda vergadering het klaarzetten van de jaarstukken het begeleiden van de ledenvergaderingen Begeleiding ledenvergadering Het voorzitten van de ledenvergadering is formeel een bestuurstaak. Wij kunnen ons voorstellen dat niet ieder bestuur graag een vergadering leidt voor een grote groep. Op verzoek kan uw relatiebeheerder optreden als technisch voorzitter om de vergadering voor u in goede banen te leiden. Het opstellen van een notulen doet u zelf, tenzij de vereniging ook kiest voor de module Bestuurlijk beheer II. 12 VvE Beheer Viridis

13 Module 4 Bestuurlijk beheer II Een greep uit onze werkzaamheden op het gebied van Bestuurlijk beheer II: het bijwonen van de bestuursvergadering het adviseren van het bestuur op uiteenlopende terreinen het notuleren van de jaarlijkse ledenvergadering VvE besturen met minder ervaring of van (middel)grote verenigingen kunnen met module Bestuurlijk beheer II kiezen voor volledig ondersteuning van bestuurstaken. Hierbij is uw relatiebeheerder aanwezig bij de bestuursvergadering en worden notulen opgesteld van de vergadering van eigenaren. Uw relatiebeheerder kan u desgewenst ook adviseren over uiteenlopende verenigingszaken. Bestuursvergadering Een bestuursvergadering is een vergadering met het bestuur en/of commissies en wordt ter voorbereiding op de ledenvergadering gehouden. Hier zal uw relatiebeheerder bij aanwezig zijn om samen met u de agenda en verenigingsstukken door te spreken. Advies bestuur Het besturen van een vereniging van eigenaren vraagt om deskundigheid op uiteenlopende gebieden. Soms hebt u behoefte aan advies bij lastige vraagstukken. Onze relatiebeheerder helpt u graag op weg. De relatiebeheerder kent de formele kant van het appartementsrecht, maar is ook het aanspreekpunt voor uw praktische vragen. De relatiebeheerder zet uw vragen intern uit, zodat het bestuur aan één telefoontje of voldoende heeft. Denk bijvoorbeeld aan adviezen op het gebied van het splitsen van appartementsrechten, het wijzigen van de splitsingsakte of -tekeningen, of het opstellen van een huishoudelijk reglement. Notulen vergadering Het is belangrijk om verenigingsbesluiten goed vast te leggen. Goede notulen (inclusief een besluiten- en actielijst) zijn essentieel om onduidelijkheden te voorkomen en bij een bestuurswissel zaken goed over te dragen. Waar mogelijk ondersteunen wij het bestuur met het opvolgen van de besluiten en acties. 13

14 Module 5 Dagelijks- en contractonderhoud De belangrijkste werkzaamheden binnen dagelijks- en contractonderhoud betreffen: het selecteren van aannemers en contractpartijen het melden van reparatieverzoeken en schademeldingen het beheren van contracten Om vervolgschades aan uw appartementencomplex te voorkomen is het van belang tijdig schades te ontdekken en te verhelpen. Zo wordt achterstallig onderhoud aan uw gebouw en extra kosten binnen het planmatig onderhoud voorkomen. Samen met u worden de juiste aannemers geselecteerd en (service) contracten afgesloten. Voor meldingen binnen het dagelijks onderhoud zijn wij 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar. Selectie van aannemers Samen met u worden de juiste en beste voorkeursleveranciers voor u vereniging geselecteerd. U kunt bij ons kiezen uit een breed netwerk van geselecteerde aannemers en contractpartijen waarmee goede prestatie- en prijsafspraken zijn gemaakt. Het staat u ook vrij zelf aannemers en contractpartijen te selecteren, omdat u hiermee goede ervaringen heeft. Bij een melding van een reparatieverzoek wordt de geselecteerde aannemer ingeschakeld om het gebrek te verhelpen. Reparatieverzoeken en schademeldingen Voor het melden en afhandelen van reparatieverzoeken, schades en ander dagelijks onderhoud kunt u bij ons terecht. Wij geven de door u geselecteerde aannemers of contractpartijen opdracht tot het uitvoeren van onderhoud. Voor storingen en urgente reparatieverzoeken zijn wij 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar. Contractbeheer Bij het in beheer nemen van uw vereniging worden de huidige contracten gecontinueerd. Mocht u niet tevreden zijn over een contractpartij, dan ondersteunen wij u bij het aangaan of wijzigen van contracten met betrekking tot het beheer en onderhoud van uw gebouw. Waar nodig geven wij u gevraagd en ongevraagd advies. Desgewenst kunnen wij ook een schoonmaakprogramma opstellen en de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden controleren. 14 VvE Beheer Viridis

15 Module 6 Planmatig Onderhoud Geplande onderhoudswerkzaamheden De meerjaren onderhoudsbegroting wordt gebruikt als hulpmiddel om toekomstig onderhoud te plannen en hiervoor geld te reserveren. Op basis van een technische beoordeling en uw wensen wordt bepaald of het wenselijk is het onderhoud in het geplande jaar uit te voeren. Als het gaat om het beheren van onroerend goed is het planmatig (groot) onderhoud het meest aansprekend. Een groot deel van uw VvE bijdrage bestaat immers uit een onderhoudsreservering. Het is voor iedere eigenaar van een appartement van het grootste belang dat het gebouw in goede staat is en blijft. Het onderhoud van het gebouw en de openbare ruimten zijn mede bepalend voor de uitstraling en de waarde van uw woning! Voorbereiding en directievoering Nadat de vergadering van eigenaren een besluit heeft genomen dat gepland onderhoud nodig is, wordt de voorbereiding en directievoering van het onderhoud gestart. Op basis van het onderhoudsjaarplan wordt een werkomschrijving opgesteld en vragen wij meerdere offertes bij uitvoerende bedrijven aan. Op basis van ons gunningadvies beslist u welk bedrijf de opdracht krijgt. Vervolgens verstrekken wij namens de vereniging een opdracht, verzorgen wij de bewonerscommunicatie, begeleiden de uitvoering en houden toezicht op de werkzaamheden. Verder controleren wij het uitgevoerde werk alvorens dit aan u wordt opgeleverd. Investeringen en verbeteringen Bij veel verenigingen leeft de wens om het gebouw te verfraaien (door bijvoorbeeld de entree aan te passen) of extra voorzieningen aan te brengen (zoals een video-installatie). Ook op dit gebied kunnen wij middels een extra dienst ondersteuning bieden en voorstellen uitwerken. De belangrijkste werkzaamheden binnen planmatig onderhoud betreffen: de geplande onderhoudswerkzaamheden de voorbereiding en directievoering van onderhoudswerkzaamheden het doen van investeringen en verbeteringen het geven van technisch advies Technisch advies Wij beschikken over een team van zeer ervaren technische medewerkers die iedere dag bezig zijn met het technisch beheer van verenigingen van eigenaren. Door het (laten) opstellen van een goed onderhoudsplan en het permanent volgen van de staat van onderhoud, zorgen wij ervoor dat uw onroerend goed haar waarde behoudt. 15

16 Module 7 Duurzaam Onder de diensten met betrekking tot duurzaam worden verstaan: Wij bieden het bestuur van de vereniging van eigenaren vrijblijvend de module duurzaam aan. Wij vinden duurzaamheid belangrijk om zo waardebehoud te waarborgen. Wij kijken samen met u naar kansen om vooruitlopend op of tijdens natuurlijke momenten van onderhoud uw gebouw te verduurzamen. Dit zonder onherstelbare schade aan de aarde aan te richten, zodat toekomstige generaties hiervan kunnen blijven genieten. het uitvoeren van een EnergieQuickscan (in relatie met MJOB) het adviseren en afsluiten van groene energiecontracten EnergieQuickscan Bij het in beheer nemen van de vereniging zal tijdens de technische opname van het gebouw gekeken worden naar de kansen om op natuurlijke momenten (conform meerjaren onderhoudsbegroting) van onderhoud uw gebouw te verduurzamen. Hierbij kunt u denken aan het toepassen van ledverlichting of aanbrengen van dubbel glas. Wij geven u hierover een vrijblijvend advies. Groene energiecontracten Met een groen energiecontract zorgt u ervoor dat de energiebehoefte van het gebouw op een duurzame wijze wordt opgewekt. Denk hierbij aan energieopwekking door wind, zon en waterkracht. Wij doen u hiervoor een vrijblijvende prijsaanbieding. 16 VvE Beheer Viridis

17 Module 8 Opstarten of activeren Als een nieuwbouw appartementencomplex wordt opgeleverd en een vereniging wordt opgericht, dan moet er veel georganiseerd worden. Er is door de leden van de vereniging nog geen bestuur gekozen om besluiten te nemen. Wij zorgen ervoor dat er een begin wordt gemaakt met het beheer en organiseren een oprichtingsvergadering voor alle leden. Wij ondersteunen in het opstellen van een agenda en bereiden de te nemen besluiten voor. Opstarten nieuwe VvE s Bij het opstarten van nieuwe verenigingen werken we met vaste protocollen. Hierdoor wordt alles in één keer goed geregeld, zowel in juridisch, financieel als in technisch opzicht. Activeren slapende VvE s Het komt nogal eens voor dat een VvE door uiteenlopende redenen niet actief is. Hierdoor kan bijvoorbeeld noodzakelijk onderhoud in gevaar komen, de financiële administratie kan een reden van zorg zijn, of het gebouw zou on(der)verzekerd kunnen zijn. Daardoor loopt de kwaliteit van het gebouw achteruit en daalt de waarde. Wij hebben de ervaring om uw VvE op een snelle en slagvaardige manier weer nieuw leven in te blazen. Onder de diensten met betrekking tot opstarten of activeren worden verstaan: Het opstarten van nieuwe VvE s Het activeren van slapende VvE s 17

18 Module 9 Extra diensten Onder extra diensten worden onder meer verstaan (deze opsomming is niet uitputtend) Werkzaamheden die niet tot de reguliere beheeractiviteiten behoren worden op basis van een aparte offerte en opdracht uitgevoerd. Het is tevens mogelijk om werkzaamheden op uurbasis te laten uitvoeren. Op verzoek verstrekken wij u graag de uurtarieven van onze vakspecialisten. Vraag ons naar de mogelijkheden van extra diensten. het verzorgen van extra tussentijdse bijeenkomsten met bestuur of commissies tijdens of buiten kantoortijden het verzorgen van extra algemene ledenvergadering(en) het versturen van bewonersinformatie namens het bestuur het formuleren van een onderzoeksvraag of opdracht, of het schrijven van een plan van aanpak het onderzoeken van en adviseren over bouwkundige, (installatie)technische en infrastructurele wijzigingen het adviseren over en begeleiden van aanpassingen i.v.m. (gewijzigde) wet- en regelgeving het (laten) verzorgen van haalbaarheidsstudie isolatiemaatregelen het overleg voeren met belanghebbende derden (zoals gemeente en andere gebouweigenaren) over privaatrechtelijke aspecten in relatie tot onderhoudswerkzaamheden het adviseren van individuele eigenaren en het bestuur bij wijzigingen in de woning, voor zover dat zaken betreft die de vereniging aangaan (verbouwingsaanvragen) het leveren, opvragen of (laten) opstellen van (bouw) tekeningen of aanvragen omgevingsvergunning 18 VvE Beheer Viridis

19 Parkeerplaatsen & garages De werkzaamheden kunnen bestaan uit: het afhandelen van reparatieverzoeken aan installaties als slagbomen en elektrische hekwerken het afsluiten van de nodige service- en onderhoudscontracten het beheer van de brandmeldinstallatie het begeleiden van controles in relatie tot (brand) veiligheid Ook voor het beheer van parkeerplaatsen en -garages kunt u bij ons terecht. Het is voor iedere eigenaar van groot belang dat de parkeergarage goed wordt onderhouden, veilig en goed toegankelijk is. 19

20 VvE Beheer Viridis Postbus ZJ Scherpenzeel (GLD) T (033) E info@vvebeheerviridis.nl