PROV1NC8ÄLE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. P5/llOlu/!0Q 1 9 FEB Dat. ontv.: Routing

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "PROV1NC8ÄLE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. P5/llOlu/!0Q 1 9 FEB 2014. Dat. ontv.: Routing"

Transcriptie

1 Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Telefoon Fax overijssel.nl Provinciale Staten van Overijssel PROV1NC8ÄLE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. P5/llOlu/!0Q K'K Dat. ontv.: 1 9 FEB 2014 a.d. AN NL45RABO Inlichtingen bij Routing Bijl.: ir. L. Folkertsma tilefoon Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013 Datum Kenmerk 2014/ Pagina 1 Toezending aan Provinciale Staten met oogmerk: [X] ter informatie [ ] anders, en wel: Bijlagen I. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijsel 2013 (te raadplegen via en ligt ter inzage bij de receptie van het Provinciehuis) Op basis van de Archiefverordening provincie Overijssel 2013 brengt de provinciale archiefinspecteur, tevens provinciearchivaris, voortaan jaarlijks verslag uit aan ons college. Wij hebben heden kennis genomen van het Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel In het verslag krijgen zowel de inspectiebezoeken in het kader van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht (op basis van de Wet Revitalisering generiek toezicht) als het gevoerde relatiebeheer aandacht. Interbestuurlijk toezicht op het gebied van archiefzorg en -beheer wordt uitgeoefend op de gemeenten, waterschappen en openbare lichamen in Overijssel. In de functie van provinciearchivaris wordt toezicht uitgeoefend op het beheer van het provinciale archief (vanaf het moment van documentcreatie tot en met de overbrenging van het oud archief naar het Historisch Centrum Overijssel). Archiefzorg en archiefbeheer krijgen bij de mede-overheden in Overijssel over het algemeen voldoende aandacht. Wel is bij een viertal gemeenten achterstand ontstaan in archiefbewerking, door onvoldoende personele capaciteit. Tegen die achtergrond is aan hen in het kader van het interbestuurlijk toezicht de kleur oranje toegekend bij archiefbeheer; bij één gemeente is dat verder het geval in verband met de toestand van de archiefbewaarplaats. Bij die gemeente is nieuwbouw voorzien in Wij beklemtonen in de aanbiedingsbrief aan de zorgdragers in Overijssel het blijvende belang van goede archiefzorg en -beheer; als dat ontbreekt kunnen we op termijn de geschiedenis niet meer reconstrueren en dreigen waardevolle archiefdocumenten verloren te gaan. Datum verzending 18. FEB 2 OH provincie

2 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013 Een bijzondere ontwikkeling achten wij de grote aandacht die zorgdragers schenken aan de ontwikkeling van het wettelijk verplichte kwaliteitssysteem voor het archief. In toenemende mate maken gemeenten en waterschappen daarbij gebruik van het instrument van de KPI's, de Kritische Prestatie Indicatoren voor archiefbeheer. Deze KPI's zijn in 2011 door de VNG aan de gemeenten aangeboden. De KPI-rapportages worden aangeboden aan de colleges van B&W resp. het dagelijks bestuur. Zij leggen deze rapportages, eventueel voorzien van een plan van aanpak voor de gesignaleerde aandachtspunten, aan de raad/het algemeen bestuur voor in het kader van de versterking van het horizontale toezicht. Aan ons college wordt, als onderdeel van het zogenaamde informatiearrangement bij het interbestuurlijk toezicht, een exemplaar van de KPI-rapportage toegezonden. Ook in 2013 ging bij het relatiebeheer veel aandacht uit naar digitale archivering. Veel gemeenten bereiden zich voor op de overgang naar digitale archivering. In 2013 hebben overigens geen colleges van B&W een vervangingsbesluit genomen, maar het ziet er naar uit dat dit in de loop van dit jaar in een aantal gemeenten zal plaatsvinden. Zoals u weet heeft ons college ultimo 2013 besloten om met ingang van 1 oktober 2013 uitsluitend digitaal te archiveren. In dat proces is de provinciearchivaris betrokken geweest. Datum Kenmerk 2014/ Pagina 2 Gedeputeerde Staten van Overijssel, voorzitter, Qvdy^Lj*^~~~ secretaris, provincie \vj Ver ji SSe

3 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013 Kleur bekennen Bestuurs- en Concernzaken Drs. L. Folkertsma februari 2014

4 Colofon Uitgave provincie Overijssel 2014/ Datum februari 2014 Auteur Drs. L. Folkertsma Oplage 90 Fotografie/Illustraties Bas van Dishoeck (foto s gemaakt bij de feitelijke overdracht van een archiefblok van de provincie Overijssel op 10 december 2013) Vormgeving Team Communicatie Inlichtingen bij Drs. L. Folkertsma Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris Eenheid Bestuurs- en Concernzaken, Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Telefoon: Mobiel: Adresgegevens Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Telefoon Fax

5 Inhoudsopgave 1. Voorwoord 2. Inleiding 3. Zorgdragers in Overijssel 4. Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer 5. Ontwikkelingen in de wet- en regelgeving 6. Ontwikkelingen provincie Overijssel 7. Diversen 8. Bijlagen 8.1. Zorgdragers in Overijssel 8.2 Overzicht van inspectiebezoeken aan resp. relatiebeheer bij archieven van zorgdragers in Overijssel in 2013 alsmede het (ambtelijk voorgestelde) toezichtregime in 2014 op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer 8.3 Lijst met afkortingen Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

6 4 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013

7 1 Voorwoord Sinds de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering generiek toezicht per 1 oktober 2012 vindt het interbestuurlijk toezicht op archiefgebied plaats op grond van artikel 124 van de Gemeentewet. De revitalisering van het generiek toezicht betekende het einde van twee specifieke toezichtmaatregelen: het goedkeuren van archiefbewaarplaatsen en het verlenen van machtigingen voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden. De generieke toezichtinstrumenten zijn schorsing en vernietiging resp. in de plaatsstelling bij taakverwaarlozing. Hoewel de Wet Revitalisering generiek toezicht slechts een jaar oud is, werkt de provincie Overijssel al sinds 2010 in de geest van de wet. Met alle 25 Overijsselse gemeenten hebben Gedeputeerde Staten een Bestuursovereenkomst vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeente X gesloten. Met Waterschap Groot Salland is geen bestuursovereenkomst afgesloten, met het per 1 januari 2014 gevormde Waterschap Vechtstromen ook nog niet. Bij de overeenkomsten, die alle terreinen van het interbestuurlijk toezicht omvatten, is een toetsingskader opgenomen. Dat toetsingskader wordt waar nodig jaarlijks geactualiseerd. Zo is voor het interbestuurlijk archieftoezicht landelijk het aanvullend beleidskader Nieuwe Schoenen opgesteld; dit beleidskader is per provincie door de colleges van GS vastgesteld. Verder zijn medio 2011 de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) gemeentelijke archiefketen, opgesteld door de VNG, aangeboden aan de gemeenten. Ook waterschappen en openbare lichamen doen hun voordeel met deze KPI s. Het hanteren ervan is een belangrijk onderdeel in de kwaliteitszorg voor archieven. Met deze vorm zelfevaluatie bekennen de zorgdragers kleur. Hoewel er met openbare lichamen geen Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen zijn afgesloten door Gedeputeerde Staten heeft ook daar het archieftoezicht plaatsgevonden in de geest van de Wet Revitalisering generiek toezicht. Als provinciearchivaris heb ik dit jaar de nodige aandacht mogen besteden aan de totstandkoming van de nieuwe Archiefverordening provincie Overijssel 2013, het Besluit Informatiebeheer provincie Overijssel 2013 en de Dienstverleningsovereenkomst tussen de provincie en het HCO voor het beheer van het oud-archief. In 2013 bracht ik negen inspectiebezoeken aan gemeenten, drie aan openbare lichamen en één bezoek aan een waterschap. Ook in 2013 is kennis en ervaring gedeeld door de provinciale archiefinspecties, waarbij sommige collega s nu de naam interbestuurlijk toezichthouder archief dragen. In tien van de twaalf provincies is inmiddels ook een provinciearchivaris benoemd. Doorgaans is dit de provinciale archiefinspecteur 1, in enkele gevallen is dit de rijksarchivaris in de provincie. De samenwerking met Gelderland heeft in dit verslagjaar niet alleen plaatsgevonden in de vorm van achtervang van elkaar, maar actief door participatie in het overleg van Gelderse archiefinspecteurs en deelname aan studiedagen voor de beoordeling van archiefruimten, waarbij ik zowel kennis opdeed als mocht delen. Met en aan de Gelderse archiefinspecteur, de heer Bennie te Vaarwerk, heb ik de nodige adviezen uitgebracht en kennis gedeeld. Bij de provincie Overijssel werd na een interimsituatie per 1 april een nieuwe teamleider bij het team Informatie benoemd: mevrouw Isabella Steinprinz. Met haar heb ik een goede werkrelatie opgebouwd. 1 Sinds 1 januari 2013 is artikel 28 van de Archiefwet 1995 gewijzigd: dat artikel regelde de verplichte benoeming van de provinciale archiefinspecteur. In plaats daarvan is nu spake van de niet-verplichte benoeming van de provinciearchivaris, naar analogie van de benoeming van de gemeente- of waterschapsarchivaris, Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

8 Dit verslag breng ik uit aan alle zorgdragers in Overijssel en aan het College van Gedeputeerde Staten in Overijssel. Tegen de achtergrond van de versterkte horizontale verantwoording is vanaf 2013 sprake van jaarlijkse verslaglegging. Bij de aanbieding van het verslag aan de zorgdragers in Overijssel beklemtoont het provinciaal bestuur het blijvend belang van goede archiefzorg en goed archiefbeheer. Zonder voldoende inspanningen kunnen we op den duur de geschiedenis niet meer reconstrueren of dreigt cultuurhistorisch erfgoed verloren te gaan. Lolke Folkertsma Drs. L.Folkertsma, Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel Eenheid Bestuurs- en Concernzaken Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Tel Tel. Mobiel Zwolle, februari Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013

9 2 Inleiding De subtitel van dit jaarverslag is kleur bekennen. Dat is een knipoog naar de systematiek van het interbestuurlijk toezicht, waarbij het oordeel op de beleidsterreinen wordt gegeven met behulp van het verkeerslichtmodel. betekent dat wordt voldaan aan de wettelijke eisen; oranje betekent dat er een onderdeel is waaraan niet aan die wettelijke eisen wordt voldaan en rood betekent dat breed niet aan de wettelijke eisen wordt voldaan. In 2013 hebben gemeenten in toenemende mate gebruik gemaakt van de KPI s. Het invullen van de KPI s is een zelfbeoordeling: dan weet je waar je staat met je archiefzorg en beheer. Door de KPI-rapportage aan B&W aan te bieden resp. door B&W aan de raad wordt invulling gegeven aan de versterkte horizontale verantwoording, passend bij het nieuwe interbestuurlijk toezicht. Als de KPI-rapportage wordt voorzien van aanbevelingen (bij de constatering dat iets nog niet aanwezig is, of een regeling is verouderd wordt dan aanbevolen om datgene wel te gaan regelen resp. te actualiseren) ontstaat een kwaliteitszorgsysteem, zoals dat bedoeld is in artikel 16 van de Archiefregeling. Een kwaliteitszorgsysteem voor het archief met toetsbare eisen kan ook in de reguliere planning en controlcyclus worden opgenomen, of een kwaliteitssysteem als het INK-model. Het gaat er om dat er aandacht is voor de kwaliteit van het informatiebeheer. De zorgdragers in Overijssel zijn zich ten volle bewust van de wettelijke noodzaak aandacht te schenken aan de kwaliteitszorg voor het archief. Daarmee bekennen zij kleur. Ik noem nu kort de zorgdragers in Overijssel, waarna de onderwerpen van inspectie en relatiebeheer aandacht krijgen. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

10 3 Zorgdragers in Overijssel 3.1 Gemeenten Overijssel telt vijfentwintig gemeenten. Deze vallen alle onder het archiefwettelijk toezicht van de provincie. In de gemeenten Deventer, Kampen en Zwolle is een archivaris benoemd. In de overige gemeenten draagt de secretaris/directeur de verantwoordelijkheid voor het beheer van het archief. In de gemeente Steenwijkerland zal naar verwachting binnen een jaar een archivaris worden benoemd. De beoogde gemeentearchivaris volgt momenteel de opleiding archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam. De ambtelijke integratie van Ommen en Hardenberg (Bestuursdienst Ommen-Hardenberg) en die van Dinkelland en Tubbergen (Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen) heeft gevolgen (gehad) voor de informatiehuishouding van de betrokken gemeenten. 3.2 Waterschappen De twee geheel binnen Overijssel gelegen waterschappen, Waterschap Groot Salland en Waterschap Regge en Dinkel vallen onder het archiefwettelijk toezicht van de provincie. Met de fusie per 1 januari van 2014 van het Drentse Waterschap Velt en Vecht met Waterschap Regge en Dinkel tot Waterschap Vechtstromen, met als vestigingsplaats Almelo, blijft het archiefwettelijk toezicht op twee waterschapen bestaan. 3.3 (voormalige) Politieregio s Met de instelling van de Nationale Politie in 2013 is een eind gekomen aan het provinciale archieftoezicht op de politie. In het verslagjaar heeft aan beide voormalige politieregio s (Twente en IJsselland) een afscheidsbezoek plaatsgevonden. In beide gevallen is ook gesproken over de afsluiting van de archieven en de overbrenging daarvan. De archieven blijven in de provincie; het archief van de Regiopolitie IJsselland wordt overgedragen aan het Historisch Centrum Overijssel (HCO); het archief van de Regiopolitie Twente wordt waarschijnlijk overgedragen aan de gemeente Enschede. Mogelijk wordt ook dat archief overgedragen aan het HCO; dat is voor zover mij bekend landelijk nog in overleg. 3.4 Openbare lichamen De Archiefwet 1995 bevat ook bepalingen over openbare lichamen. Ook hun archiefbeheer dient zorgvuldig plaats te vinden. Veelal wordt het regime van de centrumgemeente gevolgd (bijv. aanwijzing archiefbewaarplaats en evt. inschakeling DIV en archief vanuit die gemeente). 8 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013

11 In 2013 heb ik een inspectiebezoek gebracht aan de Regio Twente en het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn (GBLT) in Zwolle. Bij een aantal andere openbare lichamen, waaronder de GGD IJsselland in Zwolle en het GBT, het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente is sprake geweest van relatiebeheer: kennis en ervaring is uitgewisseld. Dat heeft er bij het GBT toe geleid dat de archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn opgesteld. Hetzelfde is gebeurd bij ADT, het openbaar lichaam Area Development Twente. Op dit openbaar lichaam, dat een samenwerkingsverband is van de gemeente Enschede en de provincie Overijssel, wordt geen archiefwettelijk toezicht uitgeoefend; wel heeft de provinciearchivaris daar een taak. 3.5 Overige zorgdragers, die niet of niet volledig vallen onder de archiefwetgeving. Een instelling, bekleed met enig openbaar gezag, valt onder archiefwetgeving. Eind 2012 werd Kunst en Cultuur Overijssel failliet verkaard, kort voor de opheffing per 1 januari 2013 waartoe het bestuur in oktober 2012 al had besloten. Hier speelde de vraag of KCO met enig openbaar gezag bekleed was of was geweest; bij de afwikkeling van het faillissement is ten aanzien van het archief besloten dat dit wordt overgebracht naar het HCO, waar het ook wordt bewerkt. Nu steeds meer gemeenten taken laten uitvoeren door derden, de zgn. verbonden partijen, moet ook de nodige aandacht worden besteed aan de zorgvuldige archivering van de uitbestede taken. Zie daarvoor onder verbonden partijen. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

12 4 Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer 4.1 Achterstanden Ik constateer dat in het verslagjaar de achterstanden bij dossiervorming en bewerking zijn toegenomen. Bij vier gemeenten heeft dat geleid tot het toekennen van de toezichtkleur oranje. De oorzaak van de toenemende achterstand is doorgaans capaciteitsgebrek bij de documentaire informatievoorziening. De formatie staat onder druk; verder vindt een verschuiving plaats in de inzet van capaciteit voor digitaal werken en digitale archivering. Op termijn levert digitale archivering efficiencywinst op, maar op de korte termijn moet hybride worden gewerkt en komt er nog veel analoog materiaal uit de organisatie dat dient te worden bewerkt en geordend. 4.2 Acquisitie Mede als gevolg van personele reductie bij DIV-afdelingen staat acquisitie van particuliere archieven onder druk. Twee gemeenten gaven dit jaar aan dat er een rem was gezet op het verwerven van dergelijke archieven. In voorkomende gevallen is overleg nodig als er een bijzonder archief wordt aangeboden. Verwerving van particuliere archieven blijft van belang voor de vorming van de archiefcollectie van de gemeenten: op nationaal niveau wordt de collectie Nederland gevormd; op lokaal niveau moeten zorgdragers hun eigen verantwoordelijkheid nemen. Dit is neergelegd in de Archiefvisie (zie aldaar). Bij elk inspectiebezoek aan een gemeente heb ik aandacht gevraagd voor het acquisitiebeleid. 4.3 Archiefbeheer Archiefbeheer omvat de feitelijke werkzaamheden van het beheer van het archief. Dat begint bij documentcreatie en eindigt bij het zorgvuldig beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte stukken. Op dit gebied zijn er in 2013 geen bijzondere ontwikkelingen geweest. Enkele gemeenten rapporteerden dat (flink) voortgang werd gemaakt met de materiële verzorging, maar in enkele gevallen moest ook worden geconstateerd dat juist op dit punt geen enkele voortgang kon worden gemaakt. Veel oude archieven zijn intussen herverpakt in zuurvrije omslagen en opgeborgen in zuurvrije dozen, voorzien van zuurvrije etiketten. Deze herverpakkingstrajecten zijn arbeidsintensief; sommige gemeenten verheugen zich in de inzet van vrijwilligers bij deze werkzaamheden. 10 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013

13 4.4 Archiefberaad Overijssel Het Archiefberaad Overijssel is een platform waarin kennis en ervaring op breed terrein wordt uitgewisseld. In drie of vier bijeenkomsten op jaarbasis komen onder voorzitterschap van de directeur van het HCO ongeveer tien collega s van gemeenten, de provincie, een waterschap en de archivaris van de Stichting Twickel bijeen. In 2013 zijn we een keer te gast geweest op Twickel, bij welke gelegenheid archivaris Aafke Brunt een inleiding over het archief van Stichting Twickel verzorgde en ons rondleidde in het kasteel. De agendacommissie van het archiefberaad bestond onveranderd uit de archivaris van Deventer, Hylle de Beer, directeur Bert de Vries van het HCO en de provinciale archiefinspecteur. 4.5 Archiefbewaarplaatsen De Archiefwet regelt dat elke zorgdrager beschikt over een archiefbewaarplaats c.q. een archiefbewaarplaats aanwijst ten behoeve van de opslag en het beheer van het oud-archief. In Overijssel beschikken 21 van de 25 gemeenten over een eigen archiefbewaarplaats. De gemeenten Dalfsen, Olst-Wijhe, Zwartewaterland en Zwolle brengen hun oud-archief over naar het HCO. In het verslagjaar zijn nieuw- en verbouwprojecten voor vier archiefbewaarplaatsen ontwikkeld en deels uitgevoerd. In Enschede is een tot nu toe onbenut depot in de archiefbewaarplaats ingericht conform de wettelijke eisen (oplevering begin 2014); in Kampen zal in het cultuurcluster in De Stadskazerne een archiefbewaarplaats worden gebouwd. In de nieuwbouw van het stadhuis Almelo is eveneens een archiefbewaarplaats opgenomen. Bij de voorziene renovatie van het stadhuis van Hengelo zal in de kelder een nieuwe archiefbewaarplaats worden gebouwd. In al deze trajecten is de provinciale archiefinspecteur meer of minder intensief ingeschakeld. Goedkeuring van de archiefbewaarplaats is als specifiek toezichtinstrument verdwenen; wel zal beoordeling van de archiefbewaarplaatsen volgen. Het past bij de voorkantsturing dat tijdig wordt overlegd met de toezichthouder. 4.6 Archiefruimten Archieven tot 20 jaar oud dienen te worden beheerd in archiefruimten die moeten voldoen aan eisen die de Archiefregeling stelt. GS behoefden onder het regime van de Archiefwet 1995 een archiefruimte niet goed te keuren, maar gaven en geven wel hun oordeel over de bouw en inrichting ervan. Ik heb adviezen verstrekt ten behoeve van de klimaatregeling in archiefruimten van enkele gemeenten, het treffen van brandwerende maatregelen en de aanschaf van brandblusapparatuur. 4.7 Archiefverordening De Archiefwet schrijft voor dat elke zorgdrager een archiefverordening vaststelt. De gemeenteraad c.q. het algemeen bestuur van de overheidsorganisatie stelt deze verordening vast. In de verslagperiode is wederom een aantal verordeningen, daterend uit de periode voor inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur, geactualiseerd. De archiefverordeningen worden ter kennis gebracht van Gedeputeerde Staten. Het Landelijk Overleg van Provinciale Archief Inspecties, het LOPAI, heeft zijn modelregelingen volledig aangepast aan de nieuwste wet- en regelgeving. In de zomer van 2013 heeft het LOPAI de verantwoordelijkheid voor het beheer van de modelregelingen overgedragen aan de sectie inspectie van BRAIN, de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland. Vanuit het LOPAI blijft deelname bestaan in de werkgroep modelregelingen van BRAIN, in de persoon van auteur dezes. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

14 4.8 Archiefvisie De staatssecretaris van OCW heeft op 1 juni 2011 zijn Archiefvisie aangeboden aan de Tweede Kamer. Op deze plaats belicht ik slechts twee aspecten uit deze nota, die gevolgen hebben voor de medeoverheden. Het eerste is van cultuurhistorische aard. Bij het onderwerp acquisitie sprak ik al over de collectie Nederland, die op nationaal niveau wordt gevormd. De medeoverheden dienen beleid te ontwikkelen om te zorgen voor goede regionale of lokale collecties. Cultuurhistorisch erfgoed is niet alleen op nationaal niveau te vinden en te behouden, maar ook op regionale en lokale schaal. Het tweede aspect betreft de overbrengingstermijn van archieven. Analoge archieven dienen te worden overgebracht na twintig jaar. Door het werken met zgn. 10-jarenblokken is de feitelijke overbrenging in sommige gevallen pas na dertig jaar. De staatssecretaris dringt aan op overbrenging na twintig jaar. Waar het gaat om overbrenging van digitale archiefbescheiden doet de opvatting opgeld dat dit vijf jaar na afsluiting van het stuk zou moeten kunnen plaatsvinden. Dat zet druk op de totstandkoming van e-depotvoorzieningen. In Overijssel is daarvoor eind 2012 een initiatief genomen waarover u meer leest in de paragrafen 4.23 en De Archiefvisie heeft inmiddels een concretisering gekregen in het dit jaar vastgestelde Archief 2020 Innovatieprogramma voor de Toekomstvaste Archieffunctie. 4.9 (Programma) Archief2020 Archief 2020 is een innovatieprogramma dat speciaal is ingericht om te komen tot een archieffunctie die toekomstvast is. Het doel is om (digitale) overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken voor belanghebbenden. Samenwerkingspartners Voor de uitvoering van het innovatieprogramma werken de partners die het Archiefconvenant hebben ondertekend, intensief samen in projecten. Dit zijn het Ministerie van OCW, het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Unie van Waterschappen (UvW). Deze koepelorganisaties gaan samen met de archiefsector de uitdaging aan een toekomstvaste archieffunctie te ontwikkelen en te implementeren. Innovatieagenda Onderdeel van het Archiefconvenant is een innovatieagenda. De innovatieagenda onderscheidt 5 lijnen waaraan het programma moet bijdragen: digitale duurzaamheid openbaarheid en selectie toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland documenteren van de samenleving kwaliteitszorg en bestelversterking In 2013/2014 staan op basis van het Uitvoeringsplan 2013 de lijnen digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland centraal Archiefzorg De archiefinspectie strekt zich uit over het archiefbeheer en over de archiefzorg. De zorg voor archieven omvat het beschikbaar stellen van voldoende middelen en menskracht door de dagelijkse besturen van de medeoverheden. Deze zorgplicht is niet overdraagbaar; beheer van archieven kan worden uitbesteed maar niet de zorg. Voldoende menskracht bergt ook een kwalitatieve kant in zich: het moet gaan om voldoende gekwalificeerde menskracht. Door bezuinigingen staat soms het volgen van opleidingen onder druk: ofwel om financiële redenen, ofwel de werkdruk belemmert het gaan volgen van een opleiding. Bij goed personeelsbeleid hoort ook dat de medewerkers zich kunnen blijven ontwikkelen. Hiervoor vraag ik aandacht bij de inspectiebezoeken. 12 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013

15 4.11 Beleidsplannen Het aantal beleidsplannen voor het (gemeente)archief blijft stabiel De voordelen van een beleidsplan zijn evident: ontwikkelingen kunnen beter worden aangestuurd en geprioriteerd. Het vaststellen van een beleidsplan voor het archief door het college van burgemeester en wethouders betekent ook dat er bestuurlijke aandacht voor de (cultuur-)historie is Besluit Informatiebeheer Op basis van de door de gemeenteraad/het algemeen bestuur vastgestelde archiefverordening stellen burgemeester en wethouders/het dagelijks bestuur uitvoeringsregels vast. Vrijwel alle zorgdragers hebben een dergelijk Besluit Informatiebeheer vastgesteld (soms wordt nog de naam Besluit Post- en Archiefzaken gebruikt). Ook hier geldt dat deze besluiten dienen te worden aangepast aan de recente wet- en regelgeving. Diverse zorgdragers hebben dit opgepakt in Geactualiseerde modellen van het LOPAI, daterend uit het voorjaar van 2013, zijn daarbij behulpzaam Beveiliging Beveiliging van archieven heeft een aantal aspecten. De fysieke toegang tot de archiefbewaarplaats is doorgaans voorbehouden aan de medewerkers van DIV en archief; een afdeling personeelszaken of bouwzaken heeft soms een eigen sleutel. Tot de beveiliging behoort ook het onder toezicht raadplegen van archivalia door derden. Het bezoekersreglement geeft ook duidelijkheid aan externen die een archief kunnen raadplegen. Beveiliging van digitale archieven gaat enerzijds om de autorisatie van gebruikers van het documentmanagementsysteem; anderzijds gaat het om de toegang tot serverruimtes en de toegangsrechten om aan applicaties te werken. In algemene zin krijgt het onderwerp beveiliging voldoende aandacht BRAIN Enkele jaren geleden is BRAIN opgericht, de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland. Het vroegere Werkverband van Gemeentelijke Archiefinspecties (WGA) is opgegaan in BRAIN en gaat verder onder naam sectie inspectie. Het LOPAI is begunstiger van BRAIN. BRAIN ontwikkelt zich tot een belangrijk kennisplatform, dat ook monitoring aanbiedt voor archiefinstellingen. BRAIN organiseert sinds twee jaar de dag van de inspectie en kwaliteitszorgdagen (zo is een kwaliteitsmonitor ontwikkeld) Brandblussers In Overijssel is vrijwel overal sprake van juiste brandblusmiddelen in of in de nabijheid van archiefbewaarplaatsen en archiefruimten. CO2-handbrandblussers worden het meest toegepast. In het verslagjaar heb ik bij één zorgdrager geconstateerd dat in de buurt van de archiefdepots geen brandslanghaspels aanwezig waren. Ook trof ik nog eenmaal een wettelijk niet toegestane brandblusser aan. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

16 4.16 Calamiteiten Calamiteiten op het gebied van archiefbeheer hebben zich in de verslagperiode niet voorgedaan. In Enschede ontstond na vernieuwing van het dak van de binnentuin van het stadhuis een lekkage in een van de archiefdepots. Het archief kon tijdig worden geëvacueerd en de lekkage is verholpen Calamiteitenzorg Het onderwerp calamiteitenzorg komt bij elk inspectiebezoek aan de orde. Vrijwel alle zorgdragers hebben een overeenkomst met Documentenwacht gesloten, voor onmiddellijke assistentie bij een calamiteit. Verder is in diverse gemeenten het afgelopen jaar verder gewerkt aan een calamiteitenplan voor het archief (incl. prioriteitstelling bij onverhoopte noodzaak tot ontruiming) of aan het algemene ontruimings- of calamiteitenplan van de gemeente (Chief Information Officer) Hoewel het hier niet gaat om een wettelijk verplichte functie gaat de Archiefvisie er van uit dat in een gemeente een Chief Information Officer wordt aangewezen (men zou kunnen zeggen dat het hier gaat om degene die verantwoordelijk is voor het informatiebeleid). De CIO vervult een functie in het kader van opstelling van selectielijsten (die bevatten richtlijnen voor de bewaartermijn van stukken; in dat proces worden ook externe deskundigen betrokken), bij het acquisitiebeleid en bij belangrijke ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding. Een aantal onderwerpen wordt behandeld in het zogenaamde SIO: Strategisch Infiormatie Overleg. Dit laatste vindt tot nu toe vooral plaats op het niveau van de rijksoverheid DAISY Over de ketenarchivering van DAISY (Decoratie Aanvraag Informatie Systeem), het digitale aanvraagsysteem voor Koninklijke onderscheidingen, heeft dit jaar intensief overleg plaatsgevonden tussen de Erfgoedinspectie, het LOPAI en de Kanselarij van de Nederlandse Orden. Dit naar aanleiding van vragen uit de vergadering van Kabinetschefs van de Commissarissen van de Koning(in). In 2014 zal een besluit worden genomen over de precieze rol van de betrokken partijen bij DAISY (Kanselarij, ministeries, commissarissen van de Koning en burgemeesters) om het archiefbeheer zorgvuldig te regelen. Ondergetekende is in dit proces de contactpersoon vanuit het LOPAI; sinds oktober 2013 samen met de heer R.Suir van de Provinciale Archiefinspectie Noord- Brabant Dataloggers In de Archiefregeling is bepaald dat het klimaat in archiefbewaarplaatsen dient te worden gemeten (relatieve luchtvochtigheid en temperatuur) en gemonitord door koppeling aan het gebouwbeheersysteem. Bij grotere afwijkingen van het gunstige klimaat wordt op deze manier automatisch ingegrepen. In de praktijk zijn er nog diverse zorgdragers waarbij het klimaat weliswaar wordt gemonitord met een datalogger, maar waar nog geen sprake is van aansluiting op het gebouwbeheersysteem. In geval van nieuwbouw van een archiefbewaarplaats wordt deze aansluiting wel gewaarborgd. 14 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013

17 4.21 Digitalisering In 2013 zijn in de provincie geen besluiten genomen over vervanging van analoge archiefdocumenten door digitale documenten. Een dergelijk besluit wordt sinds 1 januari 2013 genomen door de zorgdrager zelf. Diverse gemeenten zijn op weg naar digitaal archiveren en ontwikkelen een handboek vervanging. De archiefinspecteur heeft onder meer in Hof van Twente, Zwolle, GBLT en bij de Veiligheidsregio Twente adviezen kunnen geven op dit gebied. De provincie Overijssel zelf heeft besloten om per 1 oktober 2013 over te gaan tot digitale archivering. Het handboek vervanging is in 2012/2013 aangepast aan nieuwe ontwikkelingen, waaronder de introductie van een nieuwe generatie scanners. De bewaring van digitale documenten conform de archiefwettelijke eisen ( digitale duurzaamheid ) krijgt hierna aandacht bij de paragrafen Document Management Systemen en e-depot. Op het gebied van de ontwikkeling van digitale personeelsdossiers (Raet online) is nog niet op alle vragen uit de provincie (levend bij onder meer Netwerkstad Twente) uitsluitsel gegeven Document Management Systemen (DMS) Bij de invoering van digitaal werken wordt door de zorgdragers een zogenaamd Document Management Systeem (DMS) aangeschaft. In het DMS worden alle archiefwaardige documenten opgenomen en bewaard gedurende hun bewaartermijn resp. voor overbrenging naar de digitale archiefbewaarplaats, het e-depot. Binnen een DMS wordt een zogenaamde archiefmodule ingericht, een Records Management Applicatie (RMA) waarin afgesloten dossiers worden opgeslagen. Die stukken zijn niet meer muteerbaar, oftewel hun authenticiteit en betrouwbaarheid zijn gewaarborgd. Een belangrijke ontwikkeling de afgelopen jaren is de aansluiting van Squit XO, het systeem dat wordt gebruikt in het kader van de omgevingsvergunning, op de onderscheiden documentmanagementsystemen. Voor veel gebruikte DMS n zoals Corsa, Decos, Verseon en Hummingbird is een zgn. koppelvlak ontwikkeld. Daarnaast moet worden opgemerkt dat grote hoeveelheden te bewaren archiefdocumenten zich niet in het DMS bevinden, maar in GISapplicaties, op websites etc. De digitale duurzaamheid van deze informatie verdient de nodige aandacht E-depot Een e-depot is: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Dit is de omschrijving uit ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot, versie 2, LOPAI, december De noodzaak tot spoedige totstandkoming van e-depots is er, nu in de Archiefvisie wordt gepleit voor overbrenging van afgesloten digitale dossiers na vijf jaar. Naast de bestaande e-depots van Amsterdam en Rotterdam, de Justitiële Informatiedienst (JustID) en het Nationaal Archief (NA) wordt door het NA samen met de Regionaal Historische Centra gewerkt aan de totstandkoming van gemeenschappelijke e- depotvoorzieningen Gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen De provincie Overijssel heeft met het Historisch Centrum Overijssel het initiatief genomen om te komen tot een gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel. Mogelijk kunnen op termijn alle zorgdragers in Overijssel zich bij dat e-depot aansluiten. In 2012 heeft het provinciaal bestuur van Overijssel een initiële investering van beschikbaar gesteld aan het HCO om een dergelijke voorziening te ontwikkelen. Het HCO heeft in juni 2013 het plan van aanpak vastgesteld. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

18 De pilot gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen start begin Deelnemers zijn Deventer, Waterschap Groot Salland en mogelijk Dalfsen. Om draagvlak te creëren voor de ontwikkeling van gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen werkt het HCO samen met de provincie gestaag aan de totstandkoming van de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid. Deze regionale variant van de ACDD, de landelijke Archief Coalitie Digitale Duurzaamheid, streeft er naar om een stap voor te lopen bij de ontwikkeling van de gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen. Via het HCO wordt kennis gedeeld met de ACDD, in de samenwerking van Nationaal Archief met de Regionaal Historische Centra. Op 2 oktober vond een studieochtend plaats bij het HCO, waar onder meer de algemeen rijksarchivaris en de provinciale archiefinspecteur een inleiding verzorgden Gemeentelijke Archief Inspecties Met benoemde archivarissen in drie Overijsselse gemeenten behoort onze provincie tot de zogenaamde witte vlekkenprovincies. In veel provincies is sprake van een dekkend net van archiefdiensten, maar juist niet in Noordoost-Nederland. De tendens dat bij het HCO capaciteit op dit gebied wordt ingehuurd heeft zich voortgezet. Dienstverleningsovereenkomsten waarin archiefinspectie een onderdeel is heeft het HCO inmiddels gesloten met Kampen, Zwolle, Deventer, Enschede, Losser, Ommen en Hardenberg. De gemeentelijke archiefinspecteur van het HCO besteedt een flink deel van zijn uren aan deze samenwerkingsvormen. Dat draagt bij aan professionalisering van archiefbeheer Informatiearrangement In het nieuwe interbestuurlijk toezicht staat de provincie meer op afstand: uitgangspunt is vertrouwen in medeoverheden. Inspecties vinden niet standaard (twee)jaarlijks plaats, maar zijn minder frequent en bijvoorbeeld risico- of thematisch georganiseerd. Het vertrouwen in de medeoverheden moet wel zijn gebaseerd op feiten: nu de nadruk komt te liggen op horizontale verantwoording door B&W aan de raad hoort bij het informatiearrangement dat die informatie (jaarlijks) door B&W wordt gedeeld met de provincie. In toenemende mate worden KPI-rapportages gemaakt bij gemeenten, waterschappen en openbare lichamen. Tot het informatiearrangement behoort verder het verslag van het laatstgehouden inspectiebezoek, gepaard gaande met informatie over de opvolging van de aanbevelingen uit dat bezoek. De komende jaren zal duidelijk worden of hiermee het informatiearrangement de informatiebehoefte van de toezichthouder voldoende afdekt, en hoe de administratieve lasten worden ervaren door de zorgdrager Interventieladder In het vernieuwde interbestuurlijk toezicht is sprake van gradaties in optreden van de toezichthouder. Het reguliere contact vindt plaats tussen de archiefinspecteur en de afdeling verantwoordelijk voor de informatiehuishouding (incl. oud-archief) bij de zorgdrager. Bij constateren van aandachtspunten kan er contact zijn tussen portefeuillehouders; mochten er ernstige problemen zijn die niet of onvoldoende leiden tot handelen bij de zorgdrager dan kan het College van GS twee generieke toezichtinstrumenten hanteren, na voorafgaande aankondiging waarbij de onder toezicht gestelde alsnog het gebrek kan herstellen alvorens GS overgaan tot ofwel in de plaats stelling bij taakverwaarlozing, of tot schorsing en (voordracht tot) vernietiging van een besluit van de zorgdrager dat naar het oordeel van GS in strijd is met wet- en regelgeving. Op archiefgebied zijn de generieke toezichtinstrumenten niet ingezet in Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013

19 4.28 Interbestuurlijk toezicht (IBT) Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering generiek toezicht van kracht. Ik heb de afgelopen drie jaar in alle inspectiebezoeken en bij het relatiebeheer aandacht geschonken aan het vernieuwde interbestuurlijk toezicht. Overijssel legde dat feitelijk al neer in de Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen, die inmiddels met alle gemeenten zijn gesloten. De Bestuursovereenkomsten en het bijbehorende toetsingskader worden jaarlijks geëvalueerd en besproken in een provinciebrede ambtelijke IBT-bijeenkomst. Zie verder hoofdstuk Kennis delen Het behoeft geen betoog dat het delen van kennis en het uitwisselen van ervaring cruciaal is. Archiefzorg en archiefbeheer zijn sterk aan verandering onderhevig; wat blijft is de noodzaak om zorgvuldig archieven te bewaren en te beheren. Via de inspectiebezoeken, het Archiefberaad Overijssel, mailverkeer met alle zorgdragers en studiedagen is gestreefd naar tijdige uitwisseling van kennis en ervaring. De archiefinspecteur heeft dit verslagjaar lezingen verzorgd op studiemiddagen van M&R Kampen (2x), DOX-supportgemeenten (najaarsbijeenkomst in Rijssen- Holten) en bij het HCO. In platforms als het LOPAI of de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) en op studiebijeenkomsten van BRAIN is de archiefinspecteur actief in het verwerven van kennis Ketenarchivering In toenemende mate is meer dan één overheidslaag betrokken bij beleid(suitvoering). Te denken valt vooral aan de Wabo met het Omgevingsloket Online (OLO) (en ook aan het eerder genoemde systeem van aanvraag van Koninklijke onderscheidingen) en, per 1 januari 2013, de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD s). Zorgvuldigheid is vereist: wie archiveert welk deel van een zaak, c.q. wordt het archiefbeheer zorgvuldig geregeld door het beheer neer te leggen bij een van de ketenpartners etc. De in september 2013 door het LOPAI vastgestelde notitie archivering bij Verbonden Partijen is gepubliceerd op Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) De Archiefregeling stelt een kwaliteitssysteem voor het archief verplicht. Dit in relatie met de horizontale verantwoording van archiefbeheer door B&W aan de raad heeft de VNG er toe gebracht om Kritische Prestatie Indicatoren op te stellen voor archiefbeheer. In een ledenbrief van juli 2011 zijn deze KPI s aangeboden aan de gemeenten. In het verslagjaar 2013 zijn diverse gemeenten overgegaan tot het hanteren van de KPI s. De rapportage over het archiefbeheer geschiedt dan aan de hand van de KPI s: alle archiefwettelijke eisen zijn verwerkt in de KPI s. Een dergelijke KPIrapportage vervangt de algemene vragenlijst archiefinspectie, die ik hanteer vanaf 2008/ Kwaliteitszorg(systeem) De Archiefregeling bepaalt in artikel 16 over kwaliteitssysteem: De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Dat is gemakkelijk opgeschreven, maar in de praktijk worstelen zorgdragers met de vraag hoe dit in te vullen. Zijn regelmatige audits noodzakelijk? Moet een externe auditor worden ingeschakeld? Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

20 Als een gemeente werkt met het INK-model, is dat dan voor het archief ook een goed kwaliteitssysteem? Is toepassing van de PDCA-cyclus voldoende (Plan-do-check-act)? Ik ben van oordeel dat elke gemeente die een vaste systematiek hanteert om haar div- en archiefbeheer te meten in feite aan kwaliteitszorg doet. Een minimumvariant is wat mij betreft de jaarlijkse invulling van een vragenlijst (bijv. de KPI s) met de eerstvolgende keer de rapportage wat met aanbevelingen is gedaan. Een DMS kan worden getoetst met behulp van RODIN, het in 2010 door het LOPAI ontwikkelde Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Met mijn Gelderse collega ben ik overigens van oordeel dat een standaardisatie van toegepaste kwaliteitszorgsystemen een objectieve, voor ieder gelijke beoordeling mogelijk maakt. Standaardisatie bij beoordeling is ook wenselijk. In het overleg van de archiefinspecties van het rijk, de provincies en gemeenten is recent ook gepleit voor een algemeen toetsingskader LOPAI In 1960 is het Landelijk Overleg van Provinciale Archief Inspecties (LOPAI) opgericht. Het LOPAI fungeert als een vereniging waarvan alle medewerkers van de provinciale archiefinspecties (inspecteurs, adjunct-inspecteurs c.q. beleidsmedewerkers) deel uit maken. Het bestuur wordt gevormd door mevrouw drs. Irmgard Broos, provinciaal archiefinspecteur in Utrecht en Flevoland, voorzitter; drs. Jetze Dijkstra, provinciaal archiefinspecteur in Fryslân en Groningen, secretaris en mevrouw drs. Ria van den Heuvel, provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Noord- Brabant, lid. Geen bestuurslid maar wel penningmeester is drs. Lolke Folkertsma, provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel. Sinds de invoering van de Wet Revitalisering generiek toezicht worden ook functiebenamingen gehanteerd als (interbestuurlijk) toezichthouder archief. Als kennisplatform komt het LOPAI drie of vier keer per jaar bijeen. In diverse vaste of tijdelijke werkgroep worden nieuwe ontwikkelingen bestudeerd of in gang gezet. Eerder werden al genoemd werkzaamheden die leidden tot ED3 en modelregelingen voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer. Niet onvermeld mag blijven de bouwcommissie, die met ook vertegenwoordigers van de Erfgoedinspectie en van gemeentelijke archiefinspecties commerciële archiefbewaarplaatsen en ruimtes toetst op het voldoen aan de archiefwettelijke eisen. Met haar deskundige oordeel helpt deze commissie zorgdragers bij hun (voorgenomen) besluit om (delen van) het archief onder te brengen bij dergelijke partijen. Het blijft de verantwoordelijkheid van de zorgdrager om zich ervan te vergewissen dat een bedrijf dat opslagmogelijkheden voor oud archief aanbiedt inderdaad beschikt over een archiefbewaarplaats. De toetsing door de bouwcommissie geen certificering! vormt een belangrijke input voor de besluitvorming door de zorgdrager. De Overijsselse archiefinspecteur is plv. lid van de bouwcommissie. 18 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013

PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL. Reg.nr. Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL. Reg.nr. Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014 PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. ^ Dat. ontv.: 8 MRT 2015 Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 overijssel.nl postbus@>overijssel. nl Provinciale

Nadere informatie

PROVINCIALE STATED VAN OVERUSSE 1 3 MRT 2013

PROVINCIALE STATED VAN OVERUSSE 1 3 MRT 2013 PROVINCIALE STATED VAN OVERUSSE Reg.nr. Dat. 1 3 MRT 2013 ontv.: Routing Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 overijssel.nl postbus@overijssel. nl RABO

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015 Bestuurs- en Concernzaken februari 2016 Colofon Uitgave provincie Overijssel 2016/0033849 Datum februari 2016 Auteur Drs. L.

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee:

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee: Postregistrator Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: VNG [VNG@VNG.NL] dinsdag 13 november 2012 11:30 gemeente Ledenbrief 12/099: Toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 IN12.06707 IIIIIIlllllllUlllllllIHll

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen. Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013

Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen. Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013 Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013 Commissie Oosting, 2008 interbestuurlijk (verticaal) toezicht op

Nadere informatie

Verslag provinciale archiefinspectie 2009-2010

Verslag provinciale archiefinspectie 2009-2010 Verslag provinciale archiefinspectie 2009-2010 december 2010 Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel 2009-2010 BA december 2010 Colofon Uitgave provincie Overijssel Datum december 2010 Auteur drs.

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen (Archiefverordening)

Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen (Archiefverordening) ARCHIEFVERORDENING PROVINCIE FRYSLÂN 2014 Provinciale Staten van Fryslân; gelezen het voorstel van gedeputeerde staten van { }; gelet op de artikelen 27, 28 en 29 van de Archiefwet 1995; BESLUITEN: vast

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 ARCHIEFBESLUIT 1995 (Tekst geldend op: 06-09-2007) Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

Onderzoekbrief Toezicht op archiefzorg provincie Limburg. 1. Inleiding

Onderzoekbrief Toezicht op archiefzorg provincie Limburg. 1. Inleiding Onderzoekbrief Toezicht op archiefzorg provincie Limburg 1. Inleiding Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor goed bestuur. Alleen wanneer de digitale en papieren informatiehuishouding

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN - Bijlage bij VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011- VNG-MODEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

Nadere informatie

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN PROGRAMMA Voorstellen Inleiding Verschillende vormen van samenwerking Gevolgen voor archiefzorg en archiefbeheer Aan de slag: wat te regelen? VOORSTELLEN Jeanine Nolen

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

Presentatie e-depot: het archief van de toekomst. Chantal Keijsper 22 januari 2015

Presentatie e-depot: het archief van de toekomst. Chantal Keijsper 22 januari 2015 Presentatie e-depot: het archief van de toekomst Chantal Keijsper 22 januari 2015 Context van de pilot: landelijke ontwikkelingen Een veranderende samenleving Samenwerking in de archiefsector en breder

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN *ZE99C6E6C79* = Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN = = datum: 30 april 2014 ons kenmerk: ZA.14-26938/DU.14-20279 doorkiesnummer: (0599) 320 183 uw brief van: uw kenmerk: onderwerp: verslag en verantwoording

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8).

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG 2004 BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening

Nadere informatie

VNG HANDREIKING. Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s)

VNG HANDREIKING. Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) VNG HANDREIKING Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI

Nadere informatie

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1.

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1. Jaarverslag 2010 Archiefbeheer en zorg Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot Datum : 21 april 2011 Versie : _1 Document : 264 Zaaknummer : 11-12893 Inleiding.... 3 1. De wettelijke verplichting... 3

Nadere informatie

Jaarverslag 2014 Interbestuurlijk Toezicht

Jaarverslag 2014 Interbestuurlijk Toezicht Jaarverslag 2014 Interbestuurlijk Toezicht Stafbureau Ondersteuning Bestuur en Directie Provincie Fryslân versie: 18 februari 2015 status: vastgesteld door GS op 17 maart 2015 Jaarverslag 2014 IBT Pagina

Nadere informatie

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK Brabantlaan 1 Postbus 90151 -Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Midden-Delfland februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college

Nadere informatie

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland Jaarverslag Provinciaal archieftoezicht Provincie Zeeland 2014 Inhoud Managementsamenvatting 3 Inleiding 5 1. Wettelijk kader 6 2. Bevindingen 7 Archiefstructuur 7 Vernietiging archiefbescheiden 7 Archiefbescheiden

Nadere informatie

Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Tweede, Geactualiseerde versie APRIL 2013

Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Tweede, Geactualiseerde versie APRIL 2013 VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Tweede, Geactualiseerde versie APRIL 2013 VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland 2012-2013

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland 2012-2013 Jaarverslag Provinciaal archieftoezicht Provincie Zeeland 2012-2013 Inhoud Managementsamenvatting 3 Inleiding 5 1. Wettelijk kader 6 2. Analoog archiefbeheer 8 2.1. Inleiding 8 2.2. Bevindingen 8 2.3.

Nadere informatie

Verslag Archiefwerkzaamheden 2012/2013

Verslag Archiefwerkzaamheden 2012/2013 Verslag Archiefwerkzaamheden 2012/2013 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Lokale regelingen 3-4 2.1. Archiefverordening en besluit 3 2.2. Bezoekersreglement 3 2.3. E-mail protocol 3 2.4. Interne richtlijn

Nadere informatie

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 Datum: 27 oktober 2014 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Persoverleg: Nee Bijlagen: 4 Afschrift

Nadere informatie

Jaarverslag van de provinciearchivaris 2014

Jaarverslag van de provinciearchivaris 2014 Jaarverslag van de provinciearchivaris 2014 Jaarverslag van de provinciearchivaris 2014 Provinciale staten van Drenthe Maart 2015 Colofon Dit is een uitgave van de provincie Drenthe Voorpagina: Kaart

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

*3042244* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN. Inspectierapportage.

*3042244* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijdemeren; gelet op de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995; en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

655070 rapportage Toezichtinformatie 2014

655070 rapportage Toezichtinformatie 2014 Heemstede De raad van de gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE Verzenddatum Bijlage Ons kenmerk Betreft 1 4 JULI 2015 655070 rapportage Toezichtinformatie 2014 Geachte raad, Op 1 oktober 2012

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht provincie Noord-Brabant

Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht provincie Noord-Brabant Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht provincie Noord-Brabant Nieuwe schoenen Het is niet gewenst direct de oude schoenen weg te doen, terwijl de nieuwe nog niet zijn aangemeten

Nadere informatie

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht)

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) VERANTWOORDING U treft aan het verslag van de coördinator DIV met betrekking tot het archief van de Gemeente Achtkarspelen. Daarmee worden zowel

Nadere informatie

Gemeente Delft VERZONDEN - 9 DEC, 2015. rs. T.W. Andriessen Ls. Geachte leden van de gemeenteraad,

Gemeente Delft VERZONDEN - 9 DEC, 2015. rs. T.W. Andriessen Ls. Geachte leden van de gemeenteraad, Archief Delft Retouradres : Erfgoed Delft e.o., Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de leden van de gemeenteraad Gemeente Delft bezoekadres: Oude Delft 169 2611 HR Delft Behandeld door mr. drs. G.J.M. Blom Telefoon

Nadere informatie

JAARVERSLAG VAN DE PROVINCIEARCHIVARIS OVER 2013 en 2014

JAARVERSLAG VAN DE PROVINCIEARCHIVARIS OVER 2013 en 2014 JAARVERSLAG VAN DE PROVINCIEARCHIVARIS OVER 2013 en 2014 1 INHOUDSOPGAVE Inleiding 3 Verslag 3 1. Nieuwe functie van provinciearchivaris 3 2. Bestuursakkoord en relatie met Het Utrechts Archief 3 3. Nieuwe

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT]

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Waterschap ei [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Verslag toepassing Wet Revitalisering Generiek Toezicht Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) p. 2-7 p. 8-17 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT)

Nadere informatie

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom ) : rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij staat vermeld negatief

Nadere informatie

Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I

Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I van het college van burgemeester en wethouders van Winsum over de uitvoering van wettelijke taken ten behoeve van het interbestuurlijk toezicht. Vastgesteld op 7 mei

Nadere informatie

IIUilIIIIIIII llllll II Wethouder Miermans Ou

IIUilIIIIIIII llllll II Wethouder Miermans Ou ARCHIEFEXEMPLAAR IffźîL Advies B&W * rjforsele B&W 24 februari 2015 Beslissing Akkoord Bespreken Registratienummer 15.003006 Burgemeester Gelok /v ^ Raadsinformatiebijeenkomst n.v.t. Secretaris Van den

Nadere informatie

Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris

Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10-10- 2011 Content management: Alle relevante informatie, altijd,

Nadere informatie

Doorkiesnummer 's-hertogenbosch

Doorkiesnummer 's-hertogenbosch Provinciale Archiefinspectie provincie limburg Aan het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei Postbus 3390 5902 RJ VENLO WATEF NO fill 2012.14512 'NGEK. 12 JUL 2012 Es Ons kenmerk Faxnummer

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere

Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere Auteur : drs. F.P. Smit, archiefinspecteur Versie : 0.9 Datum : 30 juni 2010 Status : Ter vaststelling Stadsarchivaris INHOUD

Nadere informatie

Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014.

Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014. Wjlprich.ip [ j Rijn en Ij'.snl 15.03649 Waterschap Rijn en IJssel t.a.v. Dijkgraaf en Heemraden Liemersweg 2 7006 GG DOETINCHEM Waterschap Rijn en IJssel ingekomen - 8 APR, 2015 Doetinchem Ons kenmerk

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Heemstede Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE -6 % ' ^ Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 1 augustus 2012

Nadere informatie

Protocol archiefbeheer

Protocol archiefbeheer 162 Protocol archiefbeheer Protocol archiefbeheer 1. Definitie archief Een archief is het geheel van stukken, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen. Archiefstukken zijn

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

Aan de raad van de gemeente Lingewaard

Aan de raad van de gemeente Lingewaard 10 Aan de raad van de gemeente Lingewaard *14RDS00140* 14RDS00140 Onderwerp Vaststellen Archiefverordening 2014 1 Samenvatting Op grond van de Archiefwet 1995 dienen de gemeenteraden verordeningen op te

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

Bestuurlijke Netwerkkaarten Crisisbeheersing

Bestuurlijke Netwerkkaarten Crisisbeheersing Bestuurlijke Netwerkkaarten Crisisbeheersing Kaart 24 - Cultureel erfgoed 24 Cultureel erfgoed Versie april 2012 crisistypen bedreiging van cultureel erfgoed door rampen, onlusten, bezettingen, aanslagen

Nadere informatie

Voorgesteld raadsbesluit: Vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Dinkelland 2015

Voorgesteld raadsbesluit: Vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Dinkelland 2015 RAADSVOORSTEL Datum: 2 december 2014 Nummer: Onderwerp: Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming 2015 Voorgesteld raadsbesluit: Vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Dinkelland

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Leiderdorp BESLUITEN

Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Leiderdorp BESLUITEN Aanbiedingsformulier Onderwerp Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Leiderdorp BESLUITEN Behoudens advies van de commissie MSCG De raad voor te stellen een gemeenschappelijke regeling aan te gaan

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Verslag (archief-)informatiebeheer 2013/2014

Verslag (archief-)informatiebeheer 2013/2014 Verslag (archief-)informatiebeheer 2013/2014 Uitvoering artikel 8, Archiefverordening gemeente Nederweert 2011 & Verantwoording interbestuurlijk toezicht archiefbeheer 2014 (KPI verslag 2014) Gemeente

Nadere informatie

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel nr: 8878 Nummer: 15A.00433 Datum: 15 juli 2015 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Bijlagen: 5 Afschrift aan: M. Schreurs,

Nadere informatie