Energiezorg Handreiking Documenteren

Transcriptie

1 Energiezorg Handreiking Documenteren

2 2

3 Meerjarenafspraak energie-efficiency (MJA) Energiezorg Handreiking Documenteren Inleiding Waarom zou u alles rondom Energiezorg documenteren? Het gaat er toch om dat uw organisatie maatregelen doorvoert die leiden tot efficiënter energiegebruik? Documentatie is een noodzakelijk onderdeel van uw Energiezorgsysteem. Het is belangrijk om inzicht te hebben in wat uw organisatie doet (of heeft afgesproken) op het gebied van energieefficiency. Daar horen uiteraard documenten bij die beheerd moeten worden: Welke documenten? Waar zijn ze te vinden? Wie is verantwoordelijk? Wat is de bewaartermijn? Wat is het voordeel van documenteren? Kort en simpel: h et ve rs chaf t u ove rz ic ht! Zodat u altijd weet wat uw organisatie al heeft vastgelegd en doet op het gebied van energie-efficiency. En zodat u direct weet wat u moet doen als er iets verandert: u overziet snel de consequenties. Dat kunnen de gevolgen zijn van wijzigingen binnen uw productie of organisatie. Maar ook de gevolgen van wijzigingen in bijvoorbeeld wet- of regelgeving. Overzicht zorgt er dus voor dat u sn el kun t han d ele n! U weet immers wat u moet doen, waar u relevante zaken kunt terugvinden. Dat scheelt kostbare tijd en onnodige irritaties. Deze handreiking helpt! Én geeft praktische tips. Zodat u in geval van wijzigingen in één oogopslag kunt zien wat u moet doen om de structurele aandacht voor het energiegebruik binnen uw organisatie vast te houden. Deze handreiking laat tevens zien hoe u met uw Energiezorgdocumentatie kunt aansluiten bij reeds bestaand instrumentarium. E en v oud ig e n prakt is ch! 3

4 Documenteren Hoe pakt u dat aan? Deze handreiking illustreert het opzetten van Energiezorgdocumentatie aan de hand van: Een stappenplan Een documenten-selectielijst Een voorbeeld van documentenbeheer Tips & Trucs die helpen om uw documentatie vorm te geven Ook op de website van SenterNovem vindt u informatie over Energiezorgdocumentatie: w w w. M ijn Ene r giezorg.nl Inhoudsopgave: Pagina Inleiding 3-4 St ap pen p lan E ne rg ie z o rgd oc ument at ie 5 Stap 1 6 Stap Stap 3 10 Stap 4 10 B ijlag en A. Documenten selectielijst 11 B. Ingevuld Documentatiesysteem (uitgebreid voorbeeld) 12 C. Documentatiesysteem (leeg) 13 4

5 Stappenplan Energiezorgdocumentatie In deze Handreiking Documenteren wordt het opzetten van Energiezorgdocumentatie geïllustreerd aan de hand van het volgende stappenplan: 5

6 STAP 1 Kunt u aansluiten bij een al bestaand zorgsysteem? Hanteert u al een kwaliteitszorgsysteem in uw organisatie waar documentatie deel van uitmaakt, bijvoorbeeld ISO 14001, ISO 9001 of HACCP? Sl uit da ar d an b ij a an! Zorg dat de relevante energiedocumenten worden opgenomen in dit systeem. Maak gebruik van de Linking L is ts die SenterNovem heeft opgesteld deze leggen een heldere link tussen de Referentie Energiezorg en het betreffende kwaliteitszorgsysteem. U vindt de Linking Lists op w w w. M ijn Ene r giezorg.nl. Ter controle De volgende documenten dienen in ieder geval aanwezig te zijn: Energiebeleidsverklaring Energie-efficiencyplan (EEP, het vroegere EBP) Energiefacturen Monitoringrapportage MJA BasisCheck Energiezorg Heeft u géén bestaand (kwaliteit-) zorgsysteem? Of is uw documentatie in het kader van Energiezorg niet compleet? Ga dan n aa r s ta p 2 pag in a 7 6

7 STAP 2 Selectie van documenten Het aantal en het soort documenten dat u in het documentatiesysteem opneemt, is afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw organisatie. Een kle in b ed r ijf heeft in het algemeen minder energiegerelateerde documenten dan een groot bedrijf en kan dan ook voldoen met een beperkter documentatiesysteem. Tabel 1: Overzicht van de documenten die minimaal aanwezig zouden moeten zijn in een Energiezorg documentatiesysteem TIP: A ant al e n soo r t docu me nte n Vaak heeft u de vermelde elementaire onderdelen van het documentatiesysteem al opgesteld in het kader van de MJA, of u ontvangt ze van uw energieleverancier, of u kunt ze eenvoudigweg downloaden vanaf w w w. M ij nene r giezor g.n l Welke on de rd elen? Waa r v in dt u z e? Ene rg ie be le id s ve r kl aring EEP (Ene rg ie -e ff iciency p la n) Ene rg ief acturen M on it o ri ng ra p po r tag e M J A Ba s is Ch ec k E ne rg ie z o rg Zie w w w. Mi jnen e rg iezorg. nl voor een standaard opzet. De verklaring geeft de ambities en doelstellingen van directie/ managementteam weer op het gebied van het energiegebruik. Dit heeft u standaard opgesteld als verplicht element binnen de MJA3. Het EEP beschrijft diverse onderdelen die noodzakelijk zijn voor een gekwalificeerd energiezorgsysteem, zoals de relevante energieaspecten, de doel- en taakstellingen en de verantwoordelijke personen. Deze ontvangt u periodiek van uw energieleverancier. Tijdens iedere (jaarlijkse) MJA monitoringronde ontvangt u van SenterNovem een bedrijfs- en een brancherapportage, inclusief de branche Benchmark. De MJA-rapportage kunt u gebruiken bij de management review én om te controleren of uw organisatie de energiedoelstellingen heeft gehaald. De BasisCheck is binnen uw organisatie ingevuld om te toetsen of de kwaliteit van het energiezorgsysteem aan de normen van MJA3 voldoet. 7

8 Aanvullende documenten Afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw bedrijf, kunnen bovenop de basisonderdelen (zie Tabel 1) diverse aanvullende documenten komen. Ter illustratie vindt u hieronder een voorbeeld ten aanzien van energiemonitoring voor een klein en een groot bedrijf. Het illustreert dat een klein bedrijf in de regel minder documenten opneemt die te maken hebben met het onderdeel energiemonitoring in het Energiezorg documentatiesysteem. Tabel 2: Energiemonitoring in het Energiezorg documentatiesysteem Kle in bed r ijf Groot bed r ijf Ene rg ie m on it o ri ng Heeft géén intern meet- en registratiesysteem Volgt de maandelijkse energiefacturen en neemt jaarlijks deel aan de MJA monitoring Heeft een uitgebreid meet- en registratiesysteem Alle afdelingen rapporteren het energiegebruik en vergelijken deze met streefwaarden Afwijkingen, correctieve en preventieve maatregelen worden vastgelegd en gerapporteerd Doc ument en v o o r o pn ame in he t doc ument at ie sy ste em 1. Maandelijkse energiefacturen 2. Jaarlijkse rapportage MJA monitoring 3. Statische analyse berekeningen 1. Maandelijkse energiefacturen 2. Meetregistraties 3. Afdelingsrapporten 4. Registratie van afwijkingen ten opzichte van streefwaarden, inclusief genomen correctieve en preventieve (structurele) maatregelen 5. Jaarlijkse rapportage MJA monitoring Documenten selectielijst Energiedocumenten die voor uw organisatie relevant zijn, en dus opgenomen moeten worden in het Energiezorg documentatiesysteem, kunt u selecteren met behulp van het v o o rb ee ld i n b ij la ge A op pagina 11: de zogenoemde documenten selectielijst. Let o p: de ze s electie l i jst is n iet onu it pu tte l ij k! Het is mogelijk dat bepaalde documenten niet op de lijst staan, maar wel relevant zijn voor het energiezorgsysteem van uw organisatie. Deze documenten kunt u dan zelf toevoegen. In de lijst is ook een kolom opgenomen met verwijzingen naar documenten of beschikbare voorbeelden. Het is aan te raden om zoveel mogelijk aan te sluiten bij bestaande documenten. Dat scheelt tijd en energie. 8

9 Enkele voorbeelden uit de Documenten selectielijst: TV B- ma t ri x In een TVB-matrix staan: alle Energiezorg-gerelateerde ta k en, wie daarvoor ve r ant w o o rde l ij k is, en welke be v oe gdh ede n hij/zij heeft. Als u binnen uw organisatie geen aparte TVB-matrix hanteert, zou u kunnen verwijzen naar bepaalde functieomschrijvingen, en anders is er waarschijnlijk een verantwoordelijke voor energie opgenomen in uw Energie-efficiencyplan (EEP). In dat geval verwijst u naar de betreffende documenten. Ene rg ie aspec ten re g is te r In een energieaspectenregister zijn de energiegebruikers binnen een organisatie vastgelegd. Dat heeft diverse voordelen: het verschaft een transparant overzicht, het legt verantwoordelijkheden vast, het geeft aan op welke wijze het energiegebruik op installatieniveau wordt beheerst, en het geeft aan met welke frequentie monitoring van het energiegebruik plaatsvindt. In het energieaspectenregister zijn ook alle wettelijke verplichtingen verwerkt in de vorm van beheersmaatregelen. Au dit-prog ra m ma Het kan zijn dat uw organisatie geen auditprogramma heeft. In dat geval is de jaarlijkse MJA monitoring een geschikt moment om tevens een interne Energiezorg audit op te pakken. U kunt dit het beste beschouwen als een kritische manier om de werking van het energiezorgsysteem onder de loep te nemen. De resultaten van deze interne audit moeten in ieder geval worden g e ra pp o rt ee rd aan de directie/het management, zodat zij het systeem kunnen b eoord ele n op de volgende punten: toepasselijkheid, adequaatheid, effectiviteit. Als uw organisatie géén apart energieaspectenregister heeft maar de energiebalansen heeft opgenomen in het EEP, kunt u verwijzen naar het EEP. 9

10 STAP 3 Opname in uw Energiezorg documentatiesysteem U kunt de geselecteerde energiedocumenten opnemen in uw bestaande documentatiesysteem. Heeft u nog géén documentatiesysteem? Dan kunt u gebruik maken van het voorbeeld in bijlage C op pagina 13. Dit is gebaseerd op de normelementen (dus de verplichte elementen) zoals die zijn opgenomen in de BasisCheck Energiezorg. In dit werkblad voor documentenbeheer kunt u naast de definitie van een bepaald document de volgende zaken aangeven: wie er verantwoordelijk voor is, wat de bewaarlocatie is, wat de bewaartermijn is (in jaren), en eventuele bijzonderheden. Voorbeeld documentenbeheer Een uitgebreid voorbeeld van een ingevuld werkblad voor documentenbeheer vindt u als bijlage B op pagina 12. TIP: Me e r in forma tie nodig? Voor uitgebreide informatie over Energiezorg en documenteren, inclusief diverse handige voorbeelden en tips, kijkt u op: w w w.se nt ernovem.nl/en ergiezorg en w w w. M ijne ne rg ie z o rg. nl STAP 4 Bewaren en actualiseren documentatiesysteem In de Ref e ren tie E ne rg ie zorg staat zorgvuldig beschreven welke onderdelen verplicht of noodzakelijk zijn als we het hebben over documenteren: Punt 3 Im plemen tat ie e n uitvoe r ing 3.1 Structuur en verantwoordelijkheid Op verschillende niveaus in de organisatie zijn de taken en verantwoordelijkheden zodanig vastgelegd, dat de doel- en taakstellingen op het terrein van energie kunnen worden gerealiseerd. Een directievertegenwoordiger is aangewezen als eindverantwoordelijke. 3.4 Documentatie energiezorgsysteem De elementen van het energiezorgsysteem zijn beschreven, evenals de relatie met andere documentatie. 3.5 Documentenbeheer De gebruikte wijze van documentenbeheer ligt procedureel vast. 4.3 Registraties Registraties van het energiezorgsysteem worden geïdentificeerd, vastgelegd, en opgeslagen in, en - indien nodig - verwijderd uit een (energie)register De registraties zijn leesbaar, identificeerbaar en herleidbaar tot de betrokken activiteit, product of dienst. Bewaar uw Energiezorg documentatiesysteem op een ge sch i kt e locatie, bijvoorbeeld in een speciale map binnen het computernetwerk van de organisatie. Om de a ctu alit eit van het documentatiesysteem te waarborgen, is het raadzaam om wijzigingen in documenten direct of periodiek (bijvoorbeeld eens per kwartaal) te verwerken. 1 0

11 BIJLAGE A: Documenten selectielijst Documentenselectie D o c u m e n t R e l e v a n t A A l g e m e n e i n f o r m a t i e Linking documenten, voorbeelden* J a N e e 1 Relevante zorgsystemen, te weten Zie Linking Lists op 2 BasisCheck Energiezorg Zie 3 Facturen energieleveranciers 4 Register wetten en eisen Energie-efficiencyplan (EEP) 5 Milieu Effect Rapportage (MER) Milieurapportage Wet Milieubeheer 6 Milieu- en/of Energie Jaarverslagen Milieurapportage Wet Milieubeheer 7 B I m p l e m e n t a t i e e n u i t v o e r i n g 1 TVB Matrix Energie (Taken, Verantwoordelijkheden, Bevoegdheden) Functieomschrijvingen, EEP Zie voorbeeld op 2 Investeringsbegrotingen 3 Energieaspectenregister Energie-efficiencyplan (EEP) 4 Instructies dagelijks energiebeheer 5 Resultaten metingen / monitoring 6 Maandelijkse interne monitoringrapportage 7 Kalibratie rapporten meters 8 Relevante projectdossiers energie (onderzoeken, offertes, plan van aanpak, enz.), te weten 9 Onderhoudssysteem / logboek onderhoud installaties / werkbonnen 10 Relevante werkvoorschriften, te weten 11 Relevante opleidingsplannen, te weten 12 Relevante personeelsfiles, te weten 13 Agenda / notulen relevant werkoverleg, te weten 14 Relevante correspondentie bevoegd gezag, te weten 15 Jaarlijkse MJA monitoringrapportage (branche en bedrijf) 16 Notulen periodiek overleg Milieu-/ Energiezorg 17 Offertes aanvraag energiezuinig ontwerp van installaties 18 Milieu- en/of Energie Jaarverslagen 19 Interne acties 20 C E n e r g i e b e l e i d, p l a n n i n g e n v e r b e t e r i n g 1 Energiebeleidsverklaring Zie voorbeeld op 2 Energie-efficiencyplan (EEP) EEP voor MJA-bedrijven 3 Jaarplannen 4 D D o c u m e n t e r e n 1 Dit document 2 E A u d i t s, m a a t r e g e l e n e n e v a l u a t i e 1 Auditprogramma en planning BasisCheck Energiezorg, jaarlijkse MJA monitoringrapportage, formats 2 Audit-rapportages (intern/ extern) Idem 3 Rapportage n.a.v. corrigerende/ preventieve maatregelen 4 Inspectielijsten 5 Resultaten keuringen en onderhoud 6 Management review notulen Jaarlijkse MJA monitoringrapportage 7 * Het is niet de bedoeling dat u allemaal nieuwe documenten gaat opstellen, maar dat u zoveel mogelijk aansluit bij al bestaande documenten! 1 1

12 BIJLAGE B: Ingevuld Documentatiesysteem (uitgebreid voorbeeld) B asis C h eck E -zor g A Nor m ele menten A L G. I N F O R M A T I E Doc ument en beh ee r D ocumenten, instruct ies, p r oced u r es Ver an t w oor d elijk e / b eheer d er B ewaar - locat ie( s ) Relevante zorgsystemen KAM-manager K:\KAM\Energie 5 Energiebeleidsverklaringen KAM-manager K:\KAM\Energie 5 Energie-efficiencyplan EEP Milieucoördinator K:\KAM\Energie 5 BasisCheck Energiezorg Milieucoördinator K:\KAM\Energie 5 Facturen van energieleveranciers Afdeling Inkoop/ Administratie Afdelingsarchief inkoop B I M P L E M E N T A T I E & U I T V O E R I N G B 1 Structuur en TVB-Matrix Energiezorg KAM-manager K:\KAM\Energie 5 B 2 B 3 B 4 verantwoordelijkheid Investeringsbegrotingen Directie Directie archief 5 Beheersing van de werkzaamheden Opleiding en bewustwording Communicatie (intern/ extern) Instructies dagelijks energiebeheer Resultaten metingen / monitoring Maandelijkse interne monitoringrapportages Milieucoördinator K:\KAM\Energie 5 Milieucoördinator K:\KAM\Energie 5 Milieucoördinator K:\KAM\Energie 5 Kalibratierapporten meters KAM-manager Afd.archief KAM 5 Relevante projectdossiers Milieucoördinator Afd.archief KAM 1 0 Onderhoudssysteem / werkbonnen Relevante werkvoorschriften Relevante inkoopvoorschriften Relevante plannen voor opleiding en training Hoofd Technische Dienst Hoofd Technische Dienst Hoofd Inkoop B ewaar - t er mijn ( jar en) 5 Afd.archief TD 5 Afd.archief TD 5 Afd.archief Inkoop Hoofd P&O Afd.archief P&O 1 0 Relevante personeelsfiles Hoofd P&O Afd.archief P&O 1 0 Agenda / notulen relevant werkoverleg Relevante correspondentie bevoegd gezag MJA monitoring rapp. (branche & bedrijf) Notulen periodiek overleg Milieu-/ Energiezorg Afdelingshoofd diverse administraties Milieucoördinator Afd.archief KAM 1 0 Milieucoördinator Afd.archief KAM 1 0 KAM-manager Afd.archief KAM 5 Milieujaarverslag KAM-manager Afd.archief KAM 5 C E N E R G I E B E L E I D, P L A N N I N G & V E R B E T E R I N G C 1 Energiebeleidsverklaring Energiebeleidsverklaring Zie A 5 C 2 Doel- en taakstellingen Energie-efficiencyplan EEP Zie A 5 en Energiezorg- Energie-aspectenregister Zie A 5 D D 1 programma Jaarplannen Milieucoördinator Afd.archief KAM 5 D O C U M E N T E N Documentatie (vastlegging) zorgsysteem Dit document Milieucoördinator K:\KAM\Energie 5 A U D I T S, E M A A T R E G E L E N & E V A L U A T I E E 1 Energiezorg audits Auditprogramma, planning Milieucoördinator K:\KAM\Energie 5 E 2 E 3 Afwijkingen, en corrigerende en preventieve maatregelen Evaluatie Auditrapportages (intern/ extern) Rapportages n.a.v. corrigerende en preventieve maatregelen Milieucoördinator K:\KAM\Energie 5 Gehele bedrijf K:\KAM\Energie 5 Inspectielijsten Milieucoördinator K:\KAM\Energie 5 Resultaten keuringen en onderhoud Management review notulen Milieucoördinator K:\KAM\Energie 1 0 Directiesecretaresse K:\KAM\Energie 1 0 B ijz./ op m. 1 2

13 BIJLAGE C: Documentatiesysteem (leeg) Doc ument en beh ee r B asis C h eck E -zor g A Nor m ele menten A L G E M E N E I N F O R M A T I E D ocumenten, instruct ies, p r oced u r es Ver an t w oor d elijk e / b eheer d er B ewaar - locat ie( s ) B ewaar - t er mijn ( jar en) B ijz./ op m. B B 1 I M P L E M E N T A T I E & U I T V O E R I N G Structuur en verantwoordelijkheid B 2 Beheersing van de werkzaamheden B 3 Opleiding en bewustwording B 4 Communicatie (intern/ extern) C C 1 E N E R G I E B E L E I D, P L A N N I N G & Energiebeleidsverklaring V E R B E T E R I N G C 2 Doel- en taakstellingen en Energiezorgprogramma D D 1 E E 1 D O C U M E N T E N Documentatie (vastlegging) zorgsysteem A U D I T S, M A A T R E G E L E N & Energiezorg audits E V A L U A T I E E 2 Afwijkingen, en corrigerende en preventieve maatregelen E 3 Evaluatie 1 3

14 Inf o rm at ie pun t Sent e rn o ve m (tussen 9:00-12:00 uur en 14:00-16:00 uur) Telefoon info.mja@senternovem.nl Internet D e m e e r j a r e n a f s p r a a k e n e r g i e - e f f i c i e n c y ( M J A ) i s e e n o v e r e e n k o m s t t u s s e n d e m i n i s t e r i e s v a n E c o n o m i s c h e Z a k e n ( E Z ), L a n d b o u w, N a t u u r & V o e d s e l k w a l i t e i t ( L N V ), V o l k s h u i s v e s t i n g, R u i m t e l i j k e O r d e n i n g & M i l i e u b e h e e r ( V R O M ), b e d r i j v e n e n i n s t e l l i n g e n o v e r h e t e f f e c t i e v e r e n e f f i c i ë n t e r i n z e t t e n v a n e n e r g i e. A u g u s t u s