Verslag van uitgeoefende activiteiten 2013

Transcriptie

1 Verslag van activiteiten en financiële verantwoording 2013

2 Verslag van uitgeoefende activiteiten 2013 Het productieteam van De Grote Prijs kijkt terug op een prachtig jaar 2013 en wil haar artiesten, gasten, medewerkers, sponsoren en andere direct betrokkenen hartelijk danken hun bijdragen aan de shows! Ieder jaar streeft het productieteam naar verbetering en vernieuwing. Dit jaar hebben wij dit gevonden in de nieuwe aanpak van licht en video rond De Grote Prijs, maar ook in het verder inrichten van de stichting, haar vrijwilligers en het lanceren van onze nieuwe website. Activiteiten aangaande de Stichting zelf Op 7 november 2012 is Stichting De Grote Prijs opgericht. In dat jaar heeft het bestuur gewerkt aan de feitelijke oprichting, financiële inrichting, bestuurlijke inrichting en het opstellen van het beleidsplan De subsidie van Gemeente Heerhugowaard was aangevraagd en goedgekeurd. In april 2013 is de Stichting vanaf moment van oprichting aangemerkt als ANBIstichting. Doordat De Grote Prijs al had plaatsgevonden, was werving van donateurs cq bewegen van sponsoren om (extra) te doneren niet meer mogelijk. In 2013 bleek dat De Grote Prijs nog niet de status van Culturele ANBI had gekregen. Die maakt een extra giftenaftrek mogelijk en is direct aangevraagd en toegekend. Verder heeft de Stichting een BTW-status gekregen en is dit alles bancair verwerkt. Beloning van vrijwilligers en bestuurders In 2013 is de stichting gestart met het contracteren van vrijwilligers, conform de beloningsregel in het Beleidsplan. In 2013 is besloten dat het Trinitas College vanaf schooljaar géén formatie-uren voor De Grote Prijs meer toekent. Vanaf 1 juli 2013 zijn Hans Mooij en Rob Lieshout dan ook naast Marco Rijkhoff en Erik Wegman in hun rol als producent met onbelaste vrijwilligersvergoeding gehonoreerd. Net als andere medewerkers van Trinitas blijft gelden dat zij voor eventuele uren in hun Trinitas werkweek (bijvoorbeeld tijdens basisschoolvoorstellingen van De Grote Prijs) géén vrijwilligersvergoeding ontvangen. Voor werkzaamheden in het bestuur van Stichting De Grote Prijs, heeft geen van de bestuurders een vergoeding ontvangen, waardoor deze werkzaamheden onbezoldigd verricht zijn. de Kleine Prijs 2013 Op donderdag 7, vrijdag 8 en zaterdag 9 februari 2013 heeft de Kleine Prijs 2013 plaatsgevonden. Ook dit jaar werden de artiesten op categorie ingedeeld. Op donderdag traden de deelnemers in de categorieën soundmix en dans op, vrijdag was voor de categorieën live begeleid en instrumentaal zaterdag kon het publiek kijken naar de leerlingen die zich ingeschreven hadden in de categorieën popgroepen en rap/hiphop/dj. De jury had 20 plaatsen voor De Grote Prijs te verdelen en heeft op 2 Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording 2013

3 zaterdag nog acts uit de dagen daarvoor blij kunnen maken. Het was pas echt spannend toen het productieteam op zondag via een live-internet uitzending de laatste vier wild-cards bekend maakte. De Grote Prijs 2013 Op 20, 21 en 22 maart zijn vijf voorstellingen van De Grote Prijs uitgevoerd. Op donderdag- en vrijdagochtend is op kosten van het Trinitas College voor twee volle zalen met basisschoolleerlingen opgetreden. Hierin is tweemaal de Basisschoolprijs uitgereikt. De donderdagavond was ook dit jaar voor de Rodi Media Publieksprijs, vrijdagavond voor De Grote Prijs met jurycommentaar en zaterdagavond vond de ontknoping met prijsuitreiking plaats. Voor het tweede jaar won Kai Ting Lam de fel begeerde De Grote Prijs wisseltroffee. Het winnende nummer is tevens door Heerhugowaard A Life als videoclip opgenomen. Ook dit jaar trok De Grote Prijs volle zalen en mocht op de gebruikelijke aandacht in de pers rekenen. De lokale omroep, Heerhugowaard A Life heeft, in aanloop naar de show, zelfs een vijfdelige rapportage gemaakt van De Grote Prijs. Vermeldenswaardig is de wijze waarop Theater Cool in 2013 heeft meegedacht in de productie en door goede voorbereiding van het Theater heeft meegewerkt aan het verlagen van de kosten. Dit jaar heeft De Grote Prijs geen ervaren lichttechnicus ingezet maar gebruik gemaakt van twee vrijwilligers die, ondersteund door de hoofdtechnicus van Cool, met gedegen voorbereiding een prachtige show hebben neergezet. Dit jaar is voor het eerste geëxperimenteerd met grote LED-schermen op de lichtbrug, voor extra beleving van onze gasten op het balkon. Het decor van dit jaar was, op initiatief en met goede medewerking van Cool, een zeer groot horizon doek dat door leerlingen van het Trinitas College op meerdere zondagen prachtig is beschilderd in de vormgeving van De vormgeving 2013 was gebaseerd op de schoolopdracht van scholier Demi Hageman. Doordat Heerhugowaard A Life De Grote Prijs niet alleen via internet, maar ook op de kabeltelevisie heeft uitgezonden, was het aantal kijkers dit jaar niet te meten. De kaartverkoop kwam dit jaar wel wat langzamer op gang, mogelijk te wijten aan de gemakkelijke toegang op internet en via de kabel. Internet en kabel uitzending passen wel goed in de breed-toegankelijke doelstelling van De Grote Prijs. In 2013 is de vormgever van onze website gestopt met zijn (grotendeels vrijwillige) activiteiten. Er is hard gewerkt aan een nieuwe, zelf te onderhouden website, waaraan zeer weinig kosten verbonden zijn. Voorbereidingen en maatregelen voor 2014 Medio 2013 werd pas duidelijk dat 2013 een verliesgevend jaar voor De Grote Prijs zou gaan worden. Zo bleek begin 2013 dat niet alle sponsoren, door de verslechterde economische situatie, hun voorgenomen sponsoring konden waarmaken. Ook is er, in lijn met andere culturele producties, terugloop in de kaartverkoop geweest. Mogelijk is dit versterkt door de live uitzendingen op internet en TV. Voor het decor moest meer speciale verf gebruikt worden dan verwacht. Vanwege problemen met het LEDscherm moest bij Cool extra apparatuur gehuurd worden en werden extra techniekuren gemaakt. Ook zijn Hans Mooij en Rob Lieshout vanaf 2013 vanuit De Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording

4 Grote Prijs als vrijwilliger gehonoreerd, waarover tijdens het vaststellen van de kaartprijzen 2013 nog geen besluit gevallen was. Het bestuur heeft hierop een set aan maatregelen ingezet om de begroting voor 2014 en verder op orde te brengen: - Opzetten van donatie mogelijkheid, inclusief aanvraag van de Culturele ANBI status voor belastingvoordeel bij donatie - Inrichten van Vrienden van De Grote Prijs lidmaatschap voor meer zekerheid in inkomsten - Voorbereidingen en goedkeuring voor een extra Cultuurpas-voorstelling in Zeer vroeg beginnen met sponsorverzoeken 2014 en extra sponsorverzoeken doen - Verhoging van de kaartprijs voor de Basisschoolvoorstelling - Bezetting op de donderdagavond verhogen door korting te bieden voor Huygenpashouders - Vervroegd toekennen van VIP-kaarten, waardoor minder vrijval van kaarten op het laatste moment - Doorvoeren van diverse bezuinigingen in 2014, waaronder; - Kledinguitgaven verminderen - Drukwerkkosten verlagen - Zo veel mogelijk bij producenten thuis vergaderen - Afspraken met leveranciers van ingehuurde apparatuur en diensten - Afspraken met Cool over materialen en extra uren - TV uitzending onder voorbehoud stellen van dekking van kosten en voldoende kaartverkoop In 2013 is verder gebleken dat de sponsorbeslissingen pas op het laatste moment genomen worden. De definitieve kaartprijs voor De Grote Prijs avondvoorstellingen zal daarom ook pas in januari 2014 bepaald worden. Het bestuur zal dan ook in 2014 nieuwe oplossingen gaan bedenken om de kwaliteit van de voorstellingen te waarborgen, innovaties te kunnen blijven doen, maar ook de gezonde financiële positie te kunnen blijven waarborgen. 4 Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording 2013

5 Financiële verantwoording 2013 Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording

6 Toelichting op de balans en verlies- & winstrekening A. Balans In 2013 zijn geen grote investeringen in bedrijfsuitrustingen gedaan. Alle in 2013 uitstaande crediteurengeleden zijn ontvangen, waarmee het saldo op 0 staat. Het in 2013 geleden verlies (zie onderstaande toelichting) is ten laste van het eigen vermogen geboekt. De kaspositie is sterk genoeg om eventuele operationele risico s op te kunnen vangen. B. Verlies & winstrekening Over 2013 heeft Stichting De Grote Prijs een verlies van EUR 2.785,78 geleden. Op de verlies- & winstrekening verdienen onderstaande punten een nadere toelichting: Toelichting op inkomsten Kaartverkoop De kaartprijs voor de Kleine Prijs bedroeg EUR 3,- per kaartje. De Basisschoolvoorstelling kostte EUR 6,- per kaartje. Voor De Grote Prijs bedroeg de kaartprijs EUR 10,-. Het aantal verkochte kaarten was lager dan in Omdat de zaterdag en vrijdag populaire avonden zijn, was de bezetting op de donderdagavond lager dan Omdat het aantal deelnemende leerlingen hoog was en de kaartprijs gelijk was aan 2012, zal de oorzaak hoogstwaarschijnlijk liggen in de teruglopende consumentenuitgaven en in 2013 nieuwe live-uitzending via TV. Sponsorinkomsten Niet alle sponsoren konden hun voorgenomen sponsoring waarmaken. In Saturn hebben wij een mooie nieuwe sponsor gevonden die ons van TV s en een LED-wall kon voorzien. Bar Dancing Marlene is in 2013 gestart met het sponsoren van De Grote Prijs, omdat dat goed aansluit bij haar doelgroep en beleving. Subsidies Ook in 2013 heeft Gemeente Heerhugowaard een bijdrage geleverd aan de gestegen kosten van Cool. 6 Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording 2013

7 Toelichting op de uitgaven Huur locaties en -faciliteiten Cool kent voornamelijk daghuurders. Hierin is De Grote Prijs een uitzondering, want zij huurt Cool voor meerdere dagen achter elkaar. In tegenstelling tot bedrijven die techniek verhuren, kent Cool hiervoor geen gestaffelde huur en betaalt De Grote Prijs gewoon de niet-commerciële tarieven. In de overgang van De Schakel naar Cool en gegeven het langdurig gebruik van Cool heeft Cool enkele jaren een korting toegepast was het laatste jaar waarin Cool deze korting toe heeft gekend. Vermeldenswaardig is de wijze waarop Theater Cool in 2013 heeft meegedacht in de productie en door goede voorbereiding van het Theater heeft meegewerkt aan het verlagen van de kosten. Door problemen met de LED-wall is voor EUR 767,- ex BTW aan extra kosten gemaakt in huur van een beamer, projectiescherm en manuren. Kosten inhuur techniek Door inzet van twee lichtmannen met vrijwilligersvergoeding en beperkte extra inhuur van licht zijn de kosten voor extra licht (exclusief bij Cool inbegrepen licht) bij De Grote Prijs teruggebracht naar EUR 1868,- ex. Vanwege TV-rechten zijn de kosten voor internet- (KP & GP) en TV-uitzending (GP) gestegen naar EUR 625,50 ex. Vrijwilligersbijdragen ex Techniek In 2013 is voor het eerst gewerkt met vrijwilligersvergoedingen conform het beleidsplan. In 2013 hebben Marco Rijkhoff en Erik Wegman de maximale onbelaste vergoeding ontvangen voor hun onkosten en werkzaamheden. In 2013 heeft Trinitas College besloten vanaf schooljaar géén formatie-uren voor De Grote Prijs meer toe te kennen. Vanaf 1 juli 2013 zijn Hans Mooij en Rob Lieshout dan ook naast Marco Rijkhoff en Erik Wegman in hun rol als producent als vrijwilliger in dienst getreden. Dit leverde een extra post van EUR 1500,- op. Drukwerk Het drukwerk is in 2013 in zijn volledigheid ondergebracht bij onze sponsor Rodi Media, die hier voor een zeer concurrerende prijsstelling in heeft verzorgd. Consumpties tijdens de KP, GP en vergaderingen In 2013 heeft De Grote Prijs zelf haar consumpties ingekocht voor de Kleine Prijs. Zo veel mogelijk zijn productievergaderingen s avonds of in het weekend bij de producenten thuis gehouden om zo de horecakosten terug te dringen. Doordat de BTW op zelf meegebrachte consumpties, in tegenstelling tot consumptie in daarvoor bestemde gelegenheid, wel aftrekbaar zijn bood dat een dubbel voordeel. De uitgaven op de door het Horizon College verzorgde hapjes na afloop van de show zijn ook verder teruggebracht. Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording

8 Kantoorbenodigdheden Naast de gebruikelijke kosten voor DVD s is voor EUR 155, - ex een nieuwe printer aangeschaft. Er is éénmalig EUR 244,12 ex BTW uitgegeven aan apparatuur om HDMI-signaal over lange afstanden naar de video-schermen te kunnen sturen. 8 Verslag van uitgeoefende activiteiten en financiële verantwoording 2013