Herziene ontwerpbegroting 2014 van de Gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO)

Transcriptie

1 9b Herziene ontwerpbegroting 2014 van de Gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO) 1

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Leeswijzer... 4 Begroting in één oogopslag in relatie tot het bedrijfsplan... 6 Analyse van de posten: Personeelskosten bedrijfsvoering, Overige personeelskosten en Huisvestingskosten... 8 Toelichtingen op de afzonderlijke begrotingsposten Inkomsten FUMO Verdeling van de uitgaven over de deelnemers Bijdragen van de deelnemers voor 2014 in één oogopslag

3 Inleiding{ TC "Inleiding" \f C \l "1" } Voor u ligt de ontwerpbegroting van de FUMO voor het jaar Deze begroting voor 2014 is gebaseerd op de begroting 2013, zoals die is opgenomen in het vastgestelde Bedrijfsplan FUMO van 12 juni De begroting in het bedrijfsplan bestond uit de volgende begrotingsposten: Personeel primair proces Personeelskosten management taken Personeelskosten bedrijfsvoering Personeelskosten externe inhuur 0 Overige personeelskosten Kapitaallasten Wagenpark Huisvestingkosten Administratiekosten Onderhoudskosten Overige kosten Onvoorzien Totaal De ramingen van de afzonderlijke onderdelen van de begroting in het bedrijfsplan 2012 zijn voor een groot deel gebaseerd op normen, kengetallen en vergelijkingen met andere organisaties. Zo werden bijvoorbeeld de kosten van overhead geraamd op 24% van de lasten van de totale omvang van de formatie van de FUMO. Voor de post overige personeelskosten werd een percentage (5%) van de totale loonsom opgenomen. Voor de huisvestingskosten werd uitgegaan van een bedrag van per werkplek per jaar, gebaseerd op de index Nederlandse Facility Cost (NFC), voor de posten onderhoudskosten van hard- en software werd een stelpost opgenomen op basis van de raming uit de modellenstudie en voor overige kosten werd ook een stelpost opgenomen. De thans voorliggende begroting van de FUMO voor het jaar 2014 is op een groot aantal onderdelen beter onderbouwd en meer gebaseerd op de werkelijk te verwachten kosten dan de genormeerde ramingen in het bedrijfsplan. Een goed voorbeeld hiervan is de post huisvestingskosten. Deze is thans niet langer gebaseerd op een normbedrag. Thans is er sprake van een reële raming. De door de FUMO in gebruik te nemen kantoorlocatie is bekend, het huurbedrag is vastgesteld en voor de overige huisvestingskosten is voor een groot deel gebruik van de ervaringscijfers van de gemeente Boarnsterhim, die het gebouw jarenlang geëxploiteerd heeft. Voor een beperkt aantal posten, namelijk: overige personeelskosten, wagenpark, administratiekosten, overige kosten en onvoorzien (tezamen ongeveer 10% van de begroting van de FUMO uitmakend), moet in meer of mindere mate nog gebruik gemaakt worden van normen en aannames. De ontwerpbegroting 2014 van de FUMO geeft dus een beter beeld van de te verwachten kosten dan het bedrijfsplan. Tegelijkertijd moet nadrukkelijk worden vastgesteld dat de ramingen nog steeds zijn gedaan zonder dat de FUMO ook nog maar één dag operationeel is geweest. Organisaties die langere tijd (min of meer) hetzelfde takenpakket uitvoeren, kunnen steeds beter begroten door gebruik te maken van jaarlijkse ervaringscijfers. Die mogelijkheid heeft de FUMO nog niet. In de loop van de komende tijd zal moeten blijken waar de ramingen kunnen worden bijgesteld. Mede om die reden is thans nog geen meerjarenraming gepresenteerd. Dat zal voor het eerst bij de vaststelling van de (ontwerp)begroting 2015 plaatsvinden. Ook zal dan voor het eerst een balans gepresenteerd worden. 3

4 De investeringen voor de ICT-voorziening ad en de kosten die zijn gemaakt voor de implementatie van de FUMO (plm werkelijke kosten) zijn voorgefinancierd door de provincie Fryslân. Er zijn gesprekken gaande met banken over het aantrekken van een lening om terugbetaling, overeenkomstig de gemaakte afspraken, te kunnen nakomen. Ook de inkomstenkant van de begroting, meer in het bijzonder de verdeling van de totale lasten van de begroting over de deelnemers aan de FUMO, heeft een voorlopig karakter. Dit is het gevolg van het gegeven dat een aantal vraagstukken, dat gevolgen heeft voor de kostenverdeling over de deelnemers, nog niet volledig is uitgediept en tot bestuursbesluiten heeft geleid. Hierbij gaat het vooral om de te hanteren kengetallen, de gevolgen voor de FUMO voor de wijze waarop wordt omgegaan met de zogenaamde rafelranden en de dienstverlening die door gemeenten wordt gevraagd met betrekking tot provinciale inrichtingen waarvan het bevoegd gezag overgaat van provincie naar gemeente. Het bovenstaande heeft ook tot gevolg dat de dienstverleningsovereenkomsten tussen de deelnemers en het bestuur van de FUMO nog niet kunnen worden gesloten. De door het bestuur van de FUMO in het leven geroepen commissie voor de te hanteren kengetallen en rafelranden heeft zijn werkzaamheden afgerond. Naar verwachting zal het algemeen bestuur op 15 mei 2014 een besluit nemen over de gegeven aanbevelingen. Mede op basis van de aanbevelingen van de bedoelde commissie zijn de deelnemers medio april 2014 gevraagd om een nieuw overzicht van hun inrichtingen en in te brengen plustaken. Deze gegevens zullen de basis zijn voor de te sluiten dienstverleningsovereenkomsten en deze zullen tevens gebuikt worden bij de afrekening over Leeswijzer{ TC "Leeswijzer" \f C \l "2" } Allereerst wordt de begroting cijfermatig gepresenteerd, gevolgd door een analyse van de begroting in één oogopslag in relatie tot het bedrijfsplan. In het cijfermatig overzicht worden de begroting 2013 uit het bedrijfsplan, de ontwerpbegroting 2014 (vastgesteld door het dagelijks bestuur op 19 december 2013) en de door het dagelijks bestuur op 17 april 2014 vastgestelde herziene begroting 2014 vergeleken. Deze laatste, herziene begroting 2014 is aan het algemeen bestuur (vergadering 15 mei 2014) ter vaststelling aangeboden. Daarna zullen de verschillen tussen de begroting 2013 in het bedrijfsplan van juni 2012 en de herziene begroting 2014 worden geanalyseerd voor drie specifieke posten, te weten de posten: Personeelskosten bedrijfsvoering, Overige personeelskosten en Huisvestingskosten. Deze drie posten worden apart geanalyseerd en toegelicht omdat deze drie posten na de vaststelling van het bedrijfsplan en de daarbij bijbehorende begroting in een brief van gedeputeerde Mr. J. Kramer van 17 juli 2012 zijn genoemd als posten die als gevolg van de offertes van de zogenaamde inbesteding verlaagd kunnen worden. In de brief van gedeputeerde Kramer wordt uitgegaan van een verlaging van de begroting 2013 in het bedrijfsplan met - in het meest voordelige geval - een bedrag van Na de analyse van deze drie specifieke begrotingsposten volgt per begrotingspost een toelichting, waarbij steeds een vergelijking wordt gemaakt tussen de begroting in het bedrijfsplan en de herziene begroting Tot slot volgt een toelichting op de wijze van berekening van de kosten per deelnemer met de daarbij behorende overzichten. 4

5 Personeelskosten primair proces Management Bedrijfsvoering Bedrijfsplan Begroting Begroting juni Verschil oorspronkelijk herzien * Salarissen en sociale lasten Dienstverleningsovereenkomst provincie Totaal personeelskosten Overige personeelslasten Vorming en opleiding * Secundaire arbeidsvoorwaarden * Inhuur vervangend personeel * Reiskosten woon-werk Budget OR Productieverlies OR Dienstkleding/beschermingsmiddelen Totaal overige personeelslasten Kapitaallasten ICT (Na aanbesteding) * meetapparatuur * Implementatiekosten (Prov) * Aanpassingen kantoor Grou * Inrichting kantoor Grou * Totaal kapitaallasten Wagenpark Huisvestingskosten Huur * energie en sevicekosten schoonmaakkosten overige huisvestingskosten * Totaal huisvestingskosten Administratiekosten accountantskosten bureaukosten Totaal Administratiekosten Onderhoudskosten ICT stelpost Genetics - detachering - Genetics - licenties * Overige licenties Ipads/laptops Totaal Onderhoudskosten ICT Overige kosten Abonnementen Telefoonkosten Drukwerk Representatiekosten Totaal overige kosten Onvoorzien Subtotaal Incidentele kosten 2014 Extra scholingsbudget Productieverlies organisatieontwikkeling Totaal incidentele kosten Totale kosten FUMO De met * aangeduide begrotingsposten zijn ten opzichte van de ontwerpbegroting 2014 gewijzigd. 5

6 Begroting in één oogopslag in relatie tot het bedrijfsplan{ TC "Begroting in één oogopslag in relatie tot het bedrijfsplan" \f C \l "1" } Hieronder wordt de herziene begroting 2014 in één oogopslag gepresenteerd, waarbij een vergelijking wordt gemaakt met de begroting 2013 in het bedrijfsplan en de ontwerpbegroting Personeelskosten primair proces: hoger geraamd dan in het bedrijfsplan. Er is sprake van een autonome stijging van de personeelskosten. Daar tegenover staat dat de personeelsformatie ten opzichte van het bedrijfsplan 2012 met 3,95 fte is verlaagd. Deze verlaagde personeelsformatie leverde een verlaging van de personeelskosten op van Personeelskosten managementtaken hoger geraamd dan in het bedrijfsplan. Oorzaak: autonome stijging van de personeelskosten en hogere rangindicaties. Personeelskosten bedrijfsvoering lager geraamd dan in het bedrijfsplan. Oorzaken: een verschuiving van een post van naar de post huisvestingskosten. Het overige voordeel komt voort uit lagere geraamde kosten voor eigen personeel en/of lagere kosten van de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. Overige Personeelskosten hoger dan in het bedrijfsplan. Hoofdoorzaken: reiskosten woon-werkverkeer, voortvloeiend uit het sociaal plan ad waren niet in het bedrijfsplan geraamd. Voorts was in het bedrijfsplan geen rekening gehouden met productieverlies van leden van ondernemingsraden. Kapitaallasten lager dan in het bedrijfsplan. Hoofdoorzaken: hogere implementatiekosten, niet geraamde kosten van aanpassingen aan het kantoorgebouw in Grou. Daar tegenover staat een verlaging van de geraamde rente van 4 naar 2%. Wagenpark De raming is gelijk aan die in het bedrijfsplan. Huisvestingskosten lager dan in het bedrijfsplan. In het bedrijfsplan werd een begrotingsbedrag opgenomen op basis van een norm. Nu zijn de kosten geraamd op basis van ervaringsgegevens met het kantoor in Grou en ook de daadwerkelijke kosten van de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leeuwarden zijn bekend. Binnen deze raming is een post van opgenomen aan personeelskosten voor bodewerkzaamheden. Deze post was oorspronkelijk opgenomen in de post personeelskosten bedrijfsvoering. Administratiekosten De raming is gelijk aan die in het bedrijfsplan. Onderhoudskosten ICT hoger geraamd dan in het bedrijfsplan. Oorzaak: onjuist ingeschat aantal licenties. Overige kosten hoger dan geraamd in het bedrijfsplan. Oorzaken: de posten zijn nu geraamd op basis van cijfers van een vergelijkbare organisatie en vervolgens geëxtrapoleerd naar de omvang van de FUMO. Onvoorzien De raming is gelijk aan die in het bedrijfsplan. 6

7 Totale lasten en uurtarief De totale, structurele herziene begroting 2014 sluit op een bedrag van Op basis van 97,05 fte. (101 fte. uit het bedrijfsplan minus verlaging met 3,95 fte) en productieve uren per fte. per jaar leidt dat tot een uurtarief van 86,90. De begroting in het bedrijfsplan sloot op een bedrag van Het daarbij behorende uurtarief is Incidentele kosten 2014 In de begroting 2014 is een bedrag ad aan eenmalige kosten opgenomen. Dat leidt tot een opslag op het uurtarief van 1,64. 7

8 Analyse van de posten: Personeelskosten bedrijfsvoering, Overige personeelskosten en Huisvestingskosten{ TC "Analyse van de posten: \ Personeelskosten bedrijfsvoering\, \ Overige personeelskosten\ en \ Huisvestingskosten" \f C \l "1" } In juni 2012 zijn het bedrijfsplan voor de FUMO en de daarin opgenomen begroting voor 2013 vastgesteld. Deze begroting sloot op een totaalbedrag van Op 17 juli 2012 heeft gedeputeerde Mr. J. Kramer in een brief aan de deelnemers van de FUMO laten weten dat op grond van de uitgebrachte offertes door de provincie en de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim de structurele kosten van de FUMO behoorlijk lager worden dan nu in het bedrijfsplan opgenomen bedrag. De gedeputeerde laat weten dat de structurele kosten dalen met in het meest voordelige geval. De in de brief genoemde verlaging betreft een drietal posten, te weten: Personeelskosten bedrijfsvoering, Overige personeelskosten en Huisvestingskosten. De post Personeelskosten bedrijfsvoering was in het bedrijfsplan geraamd op en werd met verlaagd tot De post Overige personeelskosten was in het bedrijfsplan geraamd op en werd met verlaagd tot De post Huisvestingskosten was in het bedrijfsplan geraamd op en werd met verlaagd tot Deze drie posten werden in het bedrijfsplan gezamenlijk geraamd op Na verlaging op grond van de brief van 17 juli 2012 was dat In de herziene begroting 2014 van de FUMO worden deze drie posten gezamenlijk geraamd op Dat is lager dan het in het bedrijfsplan opgenomen bedrag, maar hoger dan het aangepaste bedrag in brief van 17 juli De conclusie moet zijn dat de in de brief van 17 juli 2012 opgenomen verlaging van deze drie begrotingsbedragen gezamenlijk maar ten dele is gerealiseerd. Er zijn twee belangrijke oorzaken voor deze verschillen aan te wijzen. Het betreft allereerst een verhoging van de personeelskosten als gevolg van (voornamelijk) autonome ontwikkelingen. Daarnaast wordt het verschil verklaard doordat in het bedrijfsplan posten niet zijn opgenomen die thans wel in de begroting zijn verwerkt. Personeelskosten Bedrijfsvoering In de begroting van het bedrijfsplan werden de Personeelskosten Bedrijfsvoering geraamd op Bij deze post is in de herziene begroting 2014 thans sprake van een splitsing van bedragen: aan personeelslasten bedrijfsvoering van eigen personeel van de FUMO en een bedrag van op grond van de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. Het bedrag aan eigen personeelskosten ad , dat is opgenomen in de begroting, is thans geraamd inclusief een autonome stijging van de loonkosten ten opzichte van het bedrijfsplan met 8,8%. Teruggerekend gaat het om een stijging van De totale post personeelskosten bedrijfsvoering wordt thans geraamd op Dat is ten opzichte van het bedrijfsplan een lagere raming met Als daarbij nog rekening gehouden wordt met de stijging van de eigen loonkosten ad , die in het bedrijfsplan niet was voorzien, dan zou het verschil bedragen. Dat is ruim boven de in de brief van 17 juli 2012 opgenomen verlaging met Opgemerkt moet worden dat in de raming van de personeelskosten bedrijfsvoering rekening was gehouden met de onderbrenging van de facilitaire functie in deze post. De kosten van de facilitaire functie is thans concreet geraamd en ondergebracht in het dienstverleningscontract met de gemeente Leeuwarden voor de huisvesting. Het betreft 2 fte. voor facilitaire dienstverlening (bodefunctie en dergelijke). In de overeenkomst met de gemeente Leeuwarden is hiervoor een bedrag opgenomen van

9 Als dit bedrag ondergebracht zou zijn gebleven bij de post personeelskosten bedrijfsvoering, dan was het voordelige verschil ten opzichte van het bedrijfsplan ad beperkt gebleven tot De in de brief van 17 juli 2012 genoemde verlaging met wordt dus voor een bedrag van niet gehaald. Overige personeelskosten De in de brief van 17 juli 2012 verlaagde raming van de post Overige personeelskosten in het directe gevolg van de in de brief verlaagde raming voor de kosten van personeelskosten bedrijfsvoering omdat de post Overige personeelskosten wordt geraamd op basis van 5% van de loonsom: vorming en opleiding: 2%; secundaire arbeidsvoorwaarden: 1% en inhuur vervangend personeel: 2%. De totale raming van deze drie onderdelen in de herziene begroting 2014 bedraagt Deze raming is lager dan die in het bedrijfsplan ( ), maar hoger dan het verlaagde bedrag in de brief van 17 juli ( ). Hiervoor zijn twee oorzaken aan te wijzen. Als gevolg van de met 8,8% gestegen loonkosten stijgt ook het bedrag voor overige personeelskosten, maar als gevolg van het sluiten van een dienstverleningsovereenkomst met de provincie voor een bedrag van wordt over dat bedrag geen 5% meer berekend voor Overige personeelskosten. In post overige personeelskosten is naast de drie genoemde posten nog een aantal posten opgenomen dat in het bedrijfsplan niet was voorzien. Daarmee komt de post overige personeelskosten in totaal uit op Huisvestingskosten In het bedrijfsplan waren de huisvestingskosten geraamd op In de brief van 17 juli 2012 werd deze raming verlaagd met tot De totale huisvestingskosten in de herziene begroting 2014 zijn geraamd op Als dat bedrag gecorrigeerd wordt met voor de facilitaire functie, waarvan de lasten oorspronkelijk in de post personeelskosten bedrijfsvoering waren ondergebracht, dan zou de raming hebben bedragen. Dat is lager dan in het bedrijfsplan geraamd, maar hoger dan de verlaagde raming met in de brief van 17 juli Geconcludeerd kan worden dat de verlaagde raming in de brief van 17 juli 2012 voor het overgrote deel gerealiseerd is. Het begrote bedrag ad is opgebouwd uit: voor het dienstverleningscontract met de gemeente Leeuwarden (met inbegrip van voor de facilitaire functie), voor energielasten, voor servicekosten en voor vervanging van meubilair. 9

10 Toelichtingen op de afzonderlijke begrotingsposten{ TC "Toelichtingen op de afzonderlijke begrotingsposten" \f C \l "1" } Personeelskosten primair proces In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 is het volgende opgenomen over de personeelskosten voor het primaire proces: Voor de personeelslasten primair proces wordt uitgegaan van 100,8 FTE, met een gemiddelde salarispost per fte primair proces van , uitgaande van een gemiddelde zwaarte van het totaal aan functies. Het bedrag is gebaseerd op de ontvangen gegevens over de gemiddelde salariskosten inclusief wettelijke werkgeversbijdragen van de FUMO deelnemers. In de begroting, behorend bij het bedrijfsplan, is een begroot bedrag aan personeelskosten voor het primair proces van Het primair proces spelt zich af in de drie afdelingen: 1. Toetsing en Vergunningverlening, 2. Toezicht en Handhaving en 3. Specialistisch advies. De noodzakelijk geachte formatie is als volgt verdeeld: Toetsing en Vergunningverlening: 26,26 fte., Toezicht en Handhaving: 35,39 fte. en Specialistisch advies: 39,35 fte. Totaal: 101 fte. De totale personeelskosten van de formatie voor het primaire proces worden geraamd op Dat is hoger dan in het bedrijfsplan geraamd. De stijging van personeelskosten is het gevolg van de volgende factoren: Werkgeversdeel pensioenpremie: 2,15% hoger ZVW-premie: 0,65% hoger ZVW-maximering verhoogd: ± 3,00% hogere lasten WW-premie is verlaagd, maar een deel van de vrijstelling is afgeschaft: ± 0.75% hogere lasten CAO-loonsverhoging: 2,0% (FUMO volgt de gemeenten). Tegenover deze stijging staat een reductie van de kosten door een verlaging van de formatie met 3,95 fte. ten opzichte van het bedrijfsplan. Deze verlaging levert minder kosten op. De stijging (per saldo) van de personeelskosten primair proces met ten opzichte van de begroting in het bedrijfsplan is het gevolg van autonome, door de FUMO niet te beïnvloeden, ontwikkelingen. Personeelskosten managementtaken In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 is het volgende opgenomen over de personeelskosten voor Personeelskosten managementtaken: Verondersteld is dat er voor de FUMO één directeur wordt aangesteld en drie afdelingshoofden, één voor de afdelingen vergunningsverlening, één voor de afdeling toezicht & handhaving en één voor de afdeling specialistisch advies. De aansturing van de ondersteunende functies valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur. Hiervoor is met salariskosten gerekend voor een directeur van en voor teammanagers Daarnaast is er een aantal clustercoördinatoren. Deze medewerkers maken onderdeel uit van het primair proces. In de begroting van het bedrijfsplan is voor de personeelskosten van de managementtaken een bedrag opgenomen van De formatie voor het management is vervuld overeenkomstig het bedrijfsplan: één directeur en drie afdelingshoofden. De totale personeelskosten van de formatie voor het management worden geraamd op Dat is hoger dan in het bedrijfsplan geraamd. Het betreft een stijging van ongeveer 19%. Deze stijging van personeelskosten is voor ongeveer de helft het gevolg van dezelfde autonome stijgingen, gelijk aan die van de personeelskosten primair proces. 10

11 De stijging is daarnaast het gevolg van hogere schaalindicaties. Bij de inrichting van het functieboek is gebruik gemaakt van bestaande functiehuizen en waarderingssystemen bij provincie en gemeenten. In het vastgestelde functieboek zijn alle functies gekoppeld aan de generieke functiebeschrijvingen, inclusief waarderingen binnen het functiewaarderingssysteem HR21. Opgemerkt moet worden dat de nieuwe berekeningen gebaseerd zijn op de cijfers 2013 (de cijfers voor 2014 zijn nog niet bekend). Personeelskosten bedrijfsvoering In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 is over de personeelskosten bedrijfsvoering de volgende passage opgenomen: Voor de omvang van de overhead van de FUMO wordt uitgegaan van 24% van de totale omvang van de formatie van de FUMO. Hieronder worden ook de managementtaken gerekend. Naast de vier managers (personeelskosten managementtaken) is daarmee ruimte voor 27,8 FTE bedrijfsvoering. Voor deze functies is een personeelslast van per medewerker gehanteerd. In de begroting is derhalve een bedrag opgenomen van In het bedrijfsplan is een overzicht opgenomen van mogelijke ondersteunende functies. Afgezien van de managementfuncties (directeur en afdelingshoofden) wordt gesproken over medewerkers voor het secretariaat, HR/P&O, ICT, financiën (administratie en control) salarisadministratie, juridische control, communicatie en facilitaire zaken. In het bedrijfsplan werd over deze functies verder vermeld: Of de FUMO deze functies zelf doet of laat doen, is een keuze die tijdens de implementatie zal worden gemaakt. In bijlage 7 is een voorbeeld-overzicht opgenomen van ondersteunende taken met daarbij een inschatting van wenselijkheid zelf doen of uitbesteden.. Op basis hiervan heeft in de tweede helft van 2013 de verdeling van deze functies tussen uitbesteden of zelf doen vorm gekregen. Met de provincie Fryslân is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. Bij de overeenkomst hoort een producten- en dienstencatalogus. In deze catalogus wordt beschreven welke diensten op de terreinen Financiën, Informatisering en Automatisering (I&A), Documentatie en Informatiebeheer (DIM) en Personeel en Organisatie (P&O) door de provincie worden uitgevoerd voor de FUMO. De FUMO heeft er voor gekozen het overgrote deel van de ondersteunende werkzaamheden bij de provincie onder te brengen. De overeenkomst is aangegaan voor een periode van 5 jaar met de mogelijkheid tot verlenging. De totale kosten voor de dienstverlening die de provincie voor de FUMO gaat uitvoeren bedragen in Dit bedrag is opgebouwd uit de volgende elementen: Financiën Informatisering en Automatisering (I&A), Personeel en Organisatie (P&O) Documentatie en Informatiebeheer (DIM) Daarnaast wordt binnen de eigen formatie van de FUMO een beperkt aantal functies rechtstreeks ondergebracht. De FUMO is van mening dat deze functies thuishoren in de eigen organisatie. Het betreft de functies van: Concerncontroller (1 fte) Bedrijfskundig adviseur (1 fte) Functioneel beheerder (ICT) (1 fte) Communicatieadviseur (1 fte) Managementassistent (2 fte) De totale kosten voor deze functies worden geraamd op De totale kosten voor de bedrijfsvoering personeelskosten en de kosten van de dienstverleningsovereenkomst - worden hiermee geraamd op Ten opzichte van het in het bedrijfsplan opgenomen bedrag ad is er sprake van een lagere raming. Het voordelig verschil bedraagt

12 Hierbij moet wel de kanttekening geplaatst worden dat er een verschuiving in de begroting heeft plaatsgevonden voor wat betreft de onderbrenging van de facilitaire functie. De aan deze functie verbonden personeelskosten zijn thans ondergebracht in de post huisvestingskosten, omdat de gemeente Leeuwarden deze functie gaat uitvoeren binnen de dienstverleningsovereenkomst voor de huisvesting. Het betreft een bedrag van Indien de facilitaire functie binnen de kosten van bedrijfsvoering zou zijn gebleven, dan was er sprake geweest van een voordeel van Overige Personeelskosten In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 is over de overige personeelskosten de volgende passage opgenomen: Onder de overige personeelskosten vallen de volgende kostenposten: vorming en opleiding: 2% van de loonsom secundaire arbeidsvoorwaarden: 1% van de loonsom inhuur vervangend personeel (binnen formatie): 2% van de loonsom. Deze percentages zijn gebaseerd op ervaringscijfers van de deelnemers. In de begroting, behorend bij het bedrijfsplan, is hiervoor een bedrag van opgenomen. Het bedrag is opgebouwd uit: vorming en opleiding secundaire arbeidsvoorwaarden inhuur vervangend personeel Op basis van de nu begrote personeelskosten zijn hiervoor in de begroting thans de volgende bedragen opgenomen: vorming en opleiding secundaire arbeidsvoorwaarden inhuur vervangend personeel Totaal: Het voordeel ad is - ondanks de hogere loonkosten dan het bedrijfsplan opgenomen - ontstaan omdat over een bedrag , zijnde de kosten van de dienstverlening van de provincie, deze opslag op basis van de loonsom achterwege kan blijven. Echter, binnen de post overige personeelskosten moet rekening gehouden worden met kosten die in de begroting van het bedrijfsplan niet zijn opgenomen. Het betreft de volgende kostenposten. reiskosten woon-werkverkeer: In het vastgestelde sociaal statuut voor de FUMO is in hoofdstuk VI onder E bepaald dat iedereen die in dienst treedt van de FUMO een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer krijgt. Deze vergoeding bedraagt bij het gebruik van het openbaar vervoer 75% van de abonnementskosten. Bij ander vervoer bedraagt de vergoeding 0,12 per te reizen kilometer. De vergoedingen worden gegeven tot een maximale reisafstand van 60 kilometer enkele reis. Op basis van een exacte opgave van 35 toekomstige medewerkers (de huidige medewerkers van de MAD) zijn de toe te kennen vergoedingen berekend en vervolgens geëxtrapoleerd naar de omvang van de FUMO. Dat leidt tot het begrote bedrag van werkbudget ondernemingsraad Om de ondernemingsraad in staat te stellen haar taken goed uit te kunnen voeren, wordt een werkbudget begroot van Hiervan kunnen onder andere onderzoekskosten worden bestreden, alsmede reis- en verblijfskosten in verband met scholing e.d. Scholingskosten voor de leden van de ondernemingsraad worden ten laste gebracht van de post scholing en vorming. productieverlies OR-leden De ondernemingsraad van de FUMO zal gaan bestaan uit 7 leden. In artikel 18 van de Wet op de Ondernemingsraden zijn bepalingen opgenomen over vrijgestelde tijd en scholingsrechten. Voor de vrijgestelde tijd wordt uitgegaan van het in artikel 18 opgenomen (minimum)aantal uren van 60 per lid. In de WOR wordt ook het een en ander bepaald over de scholingsbehoefte. 12

13 Op basis daarvan wordt uitgegaan van 5 scholingsdagen ad 8 uur = 40 uur x 7 = 280 uur. In totaal gaat het om 700 uur. Uiteraard is nog niet bekend wie de leden van de OR zullen zijn. 90% van de medewerkers van de FUMO dient productieve uren per jaar te maken die gefactureerd worden. Daarom wordt 90% van het aantal geraamde uren als productieverlies aangemerkt. Het verlies aan improductieve uren bedraagt 90% van 700 = 630 x plm. 90 = dienstkleding en persoonlijke beschermingsmiddelen Een aantal medewerkers van de FUMO moet worden voorzien van dienstkleding (bedrijfsjassen, broeken en schoenen). Er wordt naar gestreefd dat medewerkers van de latende organisaties de persoonlijke beschermingsmiddelen, die nog voldoen aan de geldende regels, meenemen. Bij de aanschaf wordt gelet op uniformiteit en uitstraling. Op basis van twee offertes wordt een investering van geraamd. Het bedrag wordt afgeschreven in 5 jaar met een rente van 4%. De niet in het bedrijfsplan geraamde overige personeelskosten bedragen De totale begrotingspost voor overige personeelskosten bedraagt De raming is hoger dan in het bedrijfsplan opgenomen. Kapitaallasten In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 is onder Kapitaallasten een post opgenomen van In het bedrijfsplan is de volgende toelichting opgenomen: Hieronder vallen de afschrijving en rentelasten van de ICT investering en de investering in meetapparatuur. Ook de rentelasten en aflossing van de voorfinanciering van de implementatiekosten maken onderdeel uit van deze kostenpost. De totale eenmalige investering voor de ICT voorziening is geraamd op Afschrijving in 5 jaar bij 4% rente. De kapitaallast hiervan is Voor de meetapparatuur is in overleg met het Kernteam Bedrijfsplan en ervaringscijfers van de MAD een kapitaallast van gehanteerd. In de herziene begroting 2014 zijn onder de post kapitaallasten, naast de drie genoemde onderdelen (ICT, meetapparatuur en implementatiekosten) nog twee, niet in het bedrijfsplan geraamde posten opgenomen. Deze hebben betrekking op aanpassing en inrichting van het kantoor in Grou. De toelichting op deze twee posten wordt gegeven onder de post huisvestingskosten. In het bedrijfsplan 2012 is nog uitgegaan van een rentepercentage van 4%. Op grond van contacten met de BNG over het aantrekken van een lening wordt het verantwoord geacht thans uit te gaan van een rente van 2%. De in de herziene begroting opgenomen post voor kapitaallasten ad is lager dan die in het bedrijfsplan. Achtereenvolgens worden de lasten voor ICT, meetapparatuur en implementatiekosten toegelicht. ICT-investeringen: oorspronkelijke raming bedrijfsplan Doelstelling van de ICT-voorziening is het primaire proces en de informatie-uitwisseling tussen FUMO, bevoegde gezagen en ketenpartners te faciliteren. In het bedrijfsplan is een groeimodel en fasering voor wat e realisatie betreft van 3 jaar aangebracht. In fase 1 is opgenomen dat bij de start van de FUMO een basisvoorziening aanwezig dient te zijn waarbij gestreefd wordt naar een minimale impact op de bestaande informatievoorziening van de deelnemers. Dit uitgangspunt is in de loop van 2012 verder ingevuld. Begin 2013 is gestart met de realisatie van de basisvoorziening van het primaire proces. Voor deze productieapplicatie van de FUMO is gekozen voor een tijdelijke voorziening tot 1 januari In de periode na realisatie van de basisvoorziening zal een Europese aanbesteding moeten worden uitgeschreven. De uitgaven en verplichtingen op het investeringskrediet zijn per 1 december 2013 plm Het betreft de volgende uitgaven en/of verplichtingen: Specialistische software geluid/bodem/ etc. plm Infrastructuur servers en infrastructuur clients plm Applicatie primair proces 13

14 (aanschaf en inrichting en implementatie aansluiting keten-ict) plm Binnen het krediet is een bedrag gereserveerd voor de effecten van de aanbesteding: Op basis hiervan wordt de kapitaallast geraamd op , lager dan geraamd. Na de aanbesteding zal duidelijk zijn of het betreffende krediet voldoende van omvang is. Meetapparatuur: oorspronkelijke raming bedrijfsplan In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 is onder de post kapitaallasten voor meetapparatuur het volgende opgenomen: Voor de meetapparatuur is in overleg met het Kernteam Bedrijfsplan en ervaringscijfers van de MAD een kapitaallast van gehanteerd. Deze kapitaallast ad komt overeen met een investeringsbedrag van (afschrijving over 5 jaar tegen een rente van 2%). De latende organisaties brengen de meetapparatuur, voor zover deze geen boekwaarde meer heeft, om niet in bij de FUMO. Komend jaar zal beoordeeld worden hoe de aannames die het Kernteam Bedrijfsplan heeft gehanteerd zich verhouden tot de daadwerkelijke behoefte op basis van de door de FUMO uit te voeren taken. Daarop zal het huidige begrote bedrag worden aangepast. Implementatiekosten: oorspronkelijke raming bedrijfsplan ) In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 is onder Implementatiekosten een bedrag van opgenomen. Deze implementatiekosten worden voorgefinancierd door de provincie. De implementatiekosten zullen door een tariefsverhoging gedurende de eerste vijf jaren worden betaald door de deelnemers. De totale omvang van de eenmalige kosten was gebaseerd op een aantal aannames en ervaringen bij andere milieu- en omgevingsdiensten, uiteraard rekening houdend met de schaal en omvang van de FUMO. Het implementatiebudget ad is opgebouwd uit de volgende onderdelen. Programmamanager (externe projectleiding) Projectcoördinator (extern m.u.v. projectleiding) Vrij spelen interne medewerkers P&O begeleiding (plaatsing procedure externe inhuur) Bijzondere OR kosten Vakbondskosten vertrouwenspersoon (BVC/OR) Functiewaardering Opleidingskosten Cultuur integratie Opstellen Organisatie & formatieplan Opstellen functieboek Communicatie (nieuwsbrieven) Ontwikkelen huisstijl Opzetten intra/ internet site Oprichten GR ondersteuning Locatie vergaderkosten Inrichtingskosten Verhuiskosten Certificering Onvoorzien 10% De periode van implementatie heeft veel langer geduurd dan was voorzien. Dat heeft ook geleid tot een forse overschrijding van het beschikbare budget. Met name de kosten onder Programmamanager, Projectcoördinator en Vrij spelen interne medewerkers zijn gezamenlijk fors overschreden met ongeveer Ook de posten personeel en communicatie zijn overschreden met respectievelijk en De post overige implementatiekosten 14

15 vertoont een overschot van ruim Pers saldo is het implementatiebudget (stand 1 december 2013) overschreden met een bedrag van ruim Voor noodzakelijke uitgaven die nog geboekt dienen te worden op dit budget is nog een bedrag beschikbaar gehouden van plm De post opleidingskosten, die oorspronkelijk geraamd was op en waar tot nu toe op is uitgegeven, is op 0 gezet. Een bedrag voor extra scholing, zoals bedoeld in het implementatiebudget, is als incidentele kostenpost in de begroting 2014 opgenomen. In de begroting, behorend bij het bedrijfsplan, is rekening gehouden met terugbetaling van het bedrag aan de provincie in vijf jaren. Voor de lening wordt gerekend met een rentepercentage van 4. Het daarmee corresponderende bedrag in het eerste jaar ad is opgenomen in de begroting van het bedrijfsplan. Op basis van de nu totaal geraamde kosten ad zou rekening gehouden moeten worden met een last in het eerste jaar van Om de extra last niet al te sterk te laten oplopen, wordt de terugbetalingstermijn verlengd van 5 naar 6 jaar. Dat leidt dan in het jaar 2014 tot een last van Opgemerkt moet worden dat het implementatiebudget nog niet is afgesloten. Ongeveer 50% van het totaalbedrag per 1 december 2013 ad is gefactureerd. Voor het andere deel gaat het om reeds aangegane verplichtingen of gereserveerde bedragen. De FUMO heeft per brief van 13 november 2013 alle deelnemers verzocht om mee te werken aan het terugdringen van de genoemde overschrijding door af te zien van de doorberekening aan de FUMO van (een deel van) de inzet van medewerkers in de projectorganisatie. Afhankelijk van de resultaten van dit verzoek zal worden bezien of de terugbetalingstermijn al dan niet kan worden teruggebracht naar vijf jaren. Wagenpark In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 is het volgende opgenomen bij de begrotingspost wagenpark : Verondersteld is dat voor de FUMO 30 auto s worden geleased (poolauto s). Gebaseerd op de idee dat een derde van de medewerkers voor toezichttaken hiervan gebruik maakt. Leaseprijs per maand: 750 (inclusief brandstof). Op basis hiervan is in de begroting, behorend bij het bedrijfsplan, opgenomen. De FUMO heeft zich in de afgelopen periode georiënteerd op de noodzakelijke omvang van het wagenpark. Daarvoor is in eerste instantie de huidige situatie in beeld gebracht bij de afdeling Omgevingsvergunningen en Toezicht (OVT) van de provincie Fryslân en de Milieuadviesdienst (MAD). Bij deze organisaties wordt gezamenlijk een 6-tal auto s geleased/gehuurd. Daarnaast hebben beide organisaties een geluidsmeetauto in eigendom. Vier dienstauto s worden persoonlijk gebruikt door buitengewone opsporingsambtenaren (groen). Daarnaast maken medewerkers van de provincie gebruik van de algemene dienstautopool. Uit de reserveringsgegevens van de eerste drie kwartalen van 2013 blijkt dat gemiddeld één poolauto per werkdag wordt gebruikt door de afdeling OVT. In die periode zijn maximaal vier poolauto s op een dag gebruikt door OVT. In de zomermaanden wordt voor de zwemwaterpiketdienst een personenauto gehuurd. Volgens opgave van de MAD wordt de geluidsmeetauto gemiddeld 2,5 dagen per week gebruikt. Bij het Servicebureau De Friese Wouden (SFW) wordt geen gebruik gemaakt van dienstauto s. Omdat de groene handhaving door de FUMO wordt uitgevoerd, is duidelijk dat de vier buitengewone opsporingsambtenaren de beschikking moeten hebben over een terreinauto met passende voorzieningen. Ook zal er een auto voor het milieualarmnummer (bereikbaarheidsdienst) beschikbaar moeten worden gesteld. Voor de geluidsspecialisten is het noodzakelijk dat deze over één geluidsmeetauto beschikken. In de zomermaanden zal er voor de zwemwaterpiketdienst een auto beschikbaar moeten worden gesteld. Overige toezichthouders en vergunningverleners hebben voertuigen nodig om locaties en 15

16 opdrachtgevers (gemeenten en de provincie) te bezoeken. Voor het overige vervoer heeft binnen de FUMO het gebruik van het openbaar vervoer voor dienstreizen de voorkeur. De FUMO acht het daarnaast raadzaam eerst ervaring op te doen voordat besluiten worden genomen over het sluiten van (omvangrijke) leasecontracten. Na verloop van tijd kan beter dan nu bepaald worden hoeveel gereisd kan worden met het openbaar vervoer, hoeveel met eigen auto s en hoeveel dienstauto s noodzakelijk zijn. Leasen is goedkoper dan huren, maar leasen is pas zinvol als de behoefte goed in beeld is. Om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen worden de bestaande leasecontracten van de provincie overgenomen en waar noodzakelijk tijdelijk verlengd. Daarnaast wordt twee poolauto s gehuurd. Voor de zwemwaterpiketdienst wordt in de zomermaanden een auto gehuurd en de meetauto s van de provincie en de MAD worden overgenomen. Totdat er een beter beeld ontstaat, wordt het in het bedrijfsplan geraamde bedrag ad aangehouden. Hierop worden alle kosten geboekt die verband houden met dienstreizen. Huisvestingskosten In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 zijn de uitgangspunten voor de huisvesting opgenomen. Voor de huisvesting werden de volgende uitgangspunten gehanteerd: Het Nieuwe Werken bij voorkeur géén inhuizing bij één van de deelnemers gebruik maken van flexplekken bij deelnemers rekening houden met beperkte groei het beoogde gebouw heeft een functionele uitstraling (beperkte mogelijkheid tot klantontvangst, backoffice). Gekozen werd voor een locatie met een gemengde openbaar- vervoer en autobereikbaarheid, gelegen op een bereikbare afstand van het OV-station. Deze locatie heeft een snelle aansluiting op het hoofdwegennet en beschikt over goede parkeermogelijkheden. Uitgegaan werd van de huur van pand met een huurtermijn van 5 jaar. In het bedrijfsplan zijn verder aannames gedaan ter zake van het noodzakelijke bruto vloeroppervlak. Voor de werkplekkosten per medewerker werd uitgegaan van per jaar, gebaseerd op de NFCindex. Een en ander heeft geresulteerd in een begroot bedrag voor huisvestingskosten in het bedrijfsplan van , gebaseerd op kengetallen. De FUMO wordt gehuisvest in het voormalig gemeentehuis van Boarnsterhim. Thans kan inzicht gegeven worden in de werkelijk te begroten kosten. De herziene begroting 2014 komt voor huisvestingskosten uit op een totaalbedrag van Dat is lager dan in het bedrijfsplan geraamd. Het kantoor van de FUMO wordt gehuurd van de gemeente Leeuwarden voor een periode van 5 jaar. De totale kosten voor de diensten die de gemeente Leeuwarden levert, bedragen per jaar. Het bedrag is als volgt opgebouwd: Huur kantoor: Facilitaire dienstverlening (2 fte. huismeesters) Schoonmaak gebouw en inventaris Koffie- en theevoorziening Beveiliging Kantoorartikelen (op basis van nacalculatie) Overige kosten (managementtaken; accounthouderschap e.d.) Onvoorzien (op basis van nacalculatie)

17 Naast de in de overeenkomst met de gemeente Leeuwarden te maken kosten, worden de volgende huisvestingkosten begroot: Kosten van energie en waterverbruik (afgeleid van het gebruik in Boarnsterhim) Servicekosten (technische installaties, lift, paternosters, onderhoud beplanting e.d.) Onderhoud meubilair Aan investeringen worden de volgende bedragen geraamd: Aanpassingen kantoor ( ; afschrijving in 10 jaar, rente 2% Het betreft het realiseren van douches, wanden plaatsen/verplaatsen en aanpassingen aan het gebouw aan de Oedsmawei). Vloerbedekking vervangen en schilderwerk ( ; afschrijving 10 jaar, rente 2%) De lasten zijn verantwoord onder de post kapitaallasten. Administratiekosten In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 is over Administratiekosten de volgende passage opgenomen: Onder deze kostenpost vallen de kosten van onder andere de accountant, schrijfgerei, papier en kopieerkosten. Hiervoor is een stelpost van per jaar gehanteerd. In de begroting is thans voor de accountantskosten een bedrag van opgenomen. Bij de vaststelling van dit bedrag is een vergelijking getrokken met de accountantskosten van enkele gemeenten. De kosten van het kopiëren vallen binnen de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. In de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leeuwarden is een stelpost van opgenomen voor kantoorartikelen. Dit wordt op basis van nacalculatie na afloop van ieder jaar definitief vastgesteld. De kosten van papier (met name drukkosten) zijn opgenomen onder de post overige kosten Onder de post administratiekosten wordt een bedrag opgenomen van voor porti, verzekeringen en belastingen. Deze kosten waren niet geraamd in de begroting va het bedrijfsplan. De raming is gebaseerd op de kosten van de MAD, die vervolgens geëxtrapoleerd zijn naar de omvang van de FUMO. De post administratiekosten is gelijk aan het begrote bedrag in het bedrijfsplan. Onderhoudskosten ICT In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 is onder Onderhoudskosten een stelpost van opgenomen. In het bedrijfsplan is de volgende toelichting opgenomen: Deze kostenpost heeft betrekking op het onderhoud van hard- en software. Op basis van de raming uit de Modellenstudie voor de best passend productieapplicatie is hiervoor een stelpost opgenomen. In de afgelopen periode heeft de ICT voor de FUMO gestalte gekregen. Voor de investeringen wordt verwezen naar de toelichting bij de post kapitaallasten voor ICT (in het bedrijfsplan was hiervoor een krediet opgenomen van met de daarbij behorende kapitaallast van ). Hieronder worden de kosten van licenties en mobiel handhaven, alsmede de aanschaf van ipads/laptops geraamd. Genetics Alle licenties van Genetics gedurende de looptijd van de tijdelijke ICT-voorziening tot en met Deze post was in het bedrijfsplan geraamd op De overschrijding is te wijten aan een verkeerde inschatting van het aantal noodzakelijke licenties. Overige licenties Licentiekosten Geomilieu Licentiekosten mobiel handhaven (VinX) Licentiekosten dstyle (documentcreatie en huisstijl)

18 Sesomonline, Pluim+, Progecad, safeti, Carola en Windpro Voor enkele licenties loopt nog onderzoek: stelpost Mobiel handhaven: beheerskosten: 6 x 300 = KPN Aangetekend Mailen De aanschaf van mobiele devices voor mobiel handhaven is opgenomen onder de post ipads/laptops (6 stuks). Totaal Opgemerkt moet worden dat de FUMO start met een applicatie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving die moet worden aangemerkt als tijdelijke voorziening tot 1 januari Voor deze applicatie zal nog een Europese aanbesteding uitgeschreven moeten worden. Uiteraard is onbekend welk effect deze aanbesteding heeft op de structurele onderhoudskosten ICT. ipads, laptops In het bedrijfsplan is opgenomen dat binnen de FUMO volop gebruik gemaakt gaat worden van de mogelijkheden van het gedachtegoed van het Nieuwe Werken, waarin tijd- en plaatsonafhankelijk werken belangrijke aspecten zijn. Om deze werkwijze te kunnen implementeren zal een deel van de medewerkers over mobiele devices (een ipad of een laptop) moeten beschikken. De mobiele devices worden uitgerust met een abonnement op het 3G-netwerk. Binnen de dienstverleningsovereenkomst met de provincie is een beperkt aantal mobiele devices opgenomen (5 ipads en 7 laptops). Aanvullend zijn nodig: 27 ipads en 20 laptops. Het betreft hier een voorlopige raming. Het verdient de voorkeur deze voorzieningen ook onder te brengen in de dienstverleningsovereenkomst met de provincie onder te brengen. Het overleg hierover is gaande, maar nog niet afgerond. In afwachting daarvan zijn de kosten (voorlopig) ondergebracht onder de begrotingspost ICT. In de raming is nog geen rekening gehouden met de fiscale aspecten van de verstrekking van laptops en ipads aan werknemers. De raming van de kosten is als volgt. Laptops: (afschrijvingstermijn 5 jaar; rente 4%) = Beheerskosten jaarlijks: 20 x 300 = ipads: (afschrijvingstermijn 5 jaar; rente 4%) = G-abonnementen: Totaal: Het totaalbedrag in de begroting voor onderhoudskosten ICT bedraagt Dat is hoger dan in het bedrijfsplan was geraamd. Overige kosten In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 is onder overige kosten de volgende passage opgenomen: Onder deze kostenpost vallen o.a. de kosten van abonnementen, telefoonkosten, communicatie ed. Hiervoor is een stelpost opgenomen. De stelpost in het bedrijfsplan is Het is niet eenvoudig thans een goede inschatting te maken van deze kosten. Op basis van rekeningcijfers van de MAD zijn de kosten voor abonnementen en telefoonkosten geëxtrapoleerd naar de omvang van de FUMO. De begrote bedragen zijn: abonnementen telefoonkosten drukwerk representatie Totaal: Het totaalbedrag in de begroting voor overige kosten bedraagt meer dan in het bedrijfsplan 18

19 was opgenomen. Onvoorzien In het definitieve Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012 is onder onvoorzien de volgende passage opgenomen: Voor onvoorziene uitgaven is een budget van gehanteerd. Deze post is zo opgenomen, omdat wij het goed achten dat de dienst een budget voor onvoorziene uitgaven heeft om naar eigen inzicht kleine investeringen te doen en niet voor elk bedrag langs alle deelnemers hoeft. Conform het bedrijfsplan wordt dit bedrag ook opgenomen in de ontwerpbegroting. Incidentele kosten 2014 Het jaar 2014 is het eerste jaar waarin de FUMO operationeel zal zijn. Dat brengt twee extra kostenposten met zich mee, die alleen in het jaar 2014 worden voorzien. Extra scholingsbudget 2014 In de maanden januari en februari 2014 zullen met alle medewerkers intakegesprekken worden gevoerd. In deze gesprekken wordt onder andere aandacht besteed aan de kennis en vaardigheden van de medewerker in relatie tot de kennis en vaardigheden die voor een goede uitoefening van de functie nodig zijn. Wij verwachten op basis van deze gesprekken dat de noodzakelijke vorming en opleiding in 2014 niet gedekt kan worden binnen het structurele budget van 2% van de loonsom voor vorming en opleiding ad Daarom wordt voor 2014 een incidenteel bedrag extra geraamd van een 0,5 % van de loonsom, zijnde Productieverlies organisatieontwikkeling De FUMO wil het samenvoegingsproces van verschillende culturen op een professionele manier laten plaatsvinden met als doel een moderne en zakelijke organisatie. De ontwikkeling van een gezamenlijke cultuur vraagt meer dan het formuleren van gezamenlijke waarden en cultuurkenmerken. Ontwikkeling van cultuur vraagt gerichte aandacht en grote betrokkenheid van alle medewerkers om dit proces op een goede manier in ontwikkeling te zetten, uit te voeren en voor borging te zorgen. Het ontwikkelen van een taakgerichte, no-nonsense cultuur waarbinnen het voor de aanwezige professionals goed toeven en prettig werken is vraagt tijd en energie, die nodig is om de FUMO goed te kunnen laten functioneren. Dit proces van samenvoeging en vorming van een organisatie met één gezamenlijke cultuur wordt extern ondersteund. Het zal zich voornamelijk in de eerste helft van 2014 afspelen. Iedere medewerkers zal hiervoor tijd moeten vrijmaken. Voor zover het de medewerkers in het zogenaamde primaire proces betreft, betekent dit in 2014 een eenmalig verlies aan productieve uren. Deze uren gaan af van de geraamde productieve uren op basis waarvan het tarief is bepaald en waarop de dekking van de totale uitgaven van de FUMO is gebaseerd. Wij ramen dit productieverlies op 20 uur per medewerker voor de gehele periode. Dit leidt tot 101 (fte.) x 20 = improductieve uren, hetgeen leidt tot een niet declarabel bedrag van Het totaalbedrag aan incidentele kosten ad wordt buiten de structurele exploitatie gehouden en als een eenmalige opslag in 2014 op het tarief aan de deelnemers in rekening gebracht. Het betekent een eenmalige opslag op het uurtarief van 1,64. 19

20 Inkomsten FUMO Verdeling van de uitgaven over de deelnemers{ TC "Inkomsten FUMO Verdeling van de uitgaven over de deelnemers" \f C \l "1" } De inkomsten van de FUMO zijn verdeeld over basistaken en plustaken. Basistaken De basistaken zijn ontstaan door gemaakte afspraken (de zogenaamde packagedeal) en bestaat uit taken op het gebied van het omgevingsrechts (milieudeel) ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De aantallen bedrijven zijn ontleend aan de uitvraag welke begin 2013 heeft plaatsgevonden. Hierbij is al rekening gehouden met de wijziging van het activiteitenbesluit milieubeheer per 1 januari Bij de uitvoeringsnormen is de zogenaamde Fryske Norm gebruikt voor het berekenen van de met deze uitvoering benodigde uren. Voor de provinciale inrichtingen is de norm die de provincie tot en met 2013 gebruikt, gehanteerd. Dit geldt ook voor de inrichtingen waarvan het bevoegd gezag met ingang van 2014 overgaat van de provincie naar de gemeenten. Op basis van het via de integrale kostprijsberekening tot stand gekomen uurtarief is aldus een kostprijs per categorie van inrichtingen berekend. Per deelnemer is de bijdrage voor de basistaken bepaald door het uit de uitvraag verkregen aantal bedrijven per categorie te vermenigvuldigen met de kostprijs per inrichting. Plustaken Naast de basistaken hebben deelnemers de mogelijkheid om ook aanvullende diensten af te nemen op het gebied van milieu. Op basis van de uitvraag van begin 2013 is per deelnemer geïnventariseerd welke aanvullende diensten dit zijn en welke uren hiermee zijn gemoeid. Deze uren zijn eveneens vermenigvuldigd met het berekende integrale kostprijstarief per uur. Bijzonderheden Bij het opstellen van het bedrijfsplan is er vanuit gegaan dat de totale formatie van de Milieuadviesdienst (MAD) overgaat naar de FUMO. Op basis van de omvang van het basistakenpakket en de opgave van de plustaken hebben de MAD-gemeenten in 2012 besloten garant te staan voor de destijds berekende restformatie van 6,6 fte. Hiervoor zouden de MAD-gemeenten aanvullende plustaken in de FUMO inbrengen. Mede door de verlaging van de basistaken als gevolg van het activiteitenbesluit is er bij het opstellen van deze begroting nog steeds een restformatie aanwezig van circa 5,5 fte. Deze restformatie is, conform het voorstel dat het AB van de MAD op 18 december 2013 zal bespreken, verdeeld over de deelnemende gemeenten. Deze opbrengst is als restformatie-mad als plustaak meegenomen in de begroting. Nadat alle deelnemers medio mei 2014 de aantallen inrichtingen en de omvang van de plustaken geactualiseerd hebben aangeleverd, zal de zogenaamde restformatie MAD opnieuw berekend worden. Per 1 januari 2014 is het bevoegd gezag van een aantal provinciale inrichtingen overgeheveld van de provincie naar de gemeenten. In het bedrijfsplan is in het hoofdstuk Financiële risico s ingegaan op een mogelijk onvoldoende financiële compensatie voor gemeenten bij de overheveling van middelen van het provinciefonds naar het gemeentefonds. Deze compensatie is inmiddels bekend en biedt ruim voldoende mogelijkheden om de provinciale norm aan te houden. Daarom behoeft, conform het bedrijfsplan, niet teruggevallen te worden op een lagere norm, maar kan de provinciale norm gehandhaafd blijven. De provinciale norm is dan ook toegepast bij de berekening van de bijdrage per gemeente. Hierna volgt een overzicht van de bijdragen van de deelnemers voor 2014 in één oogopslag, waarna in een aantal tabellen het achterliggende cijfermateriaal is opgenomen. 20