Algemene Jaarverslagen 2011

Transcriptie

1 Algemene Jaarverslagen 2011 Dagelijks Bestuur In het jaarplan 2011 valt te lezen dat het dagelijks bestuur zich drie hoofdpunten tot doel heeft gesteld, te weten: Executeren beleidsplan Vrijwilligers Communicatie Executie beleidsplan Het tot uitvoer brengen van het in 2010 gepresenteerde meerjarenbeleid is de belangrijkste doelstelling in het jaarplan Evaluatie van het beleidsplan leert dat de gepresenteerde missie, visie en de strategische doelstellingen nog steeds actueel zijn. Ook qua bestuursstructuur is er geen reden tot grote aanpassing. De ervaringen uit 2011 hebben geleid tot het afzien van de vrijwilligerscoördinator. De ontwikkelingen hebben geleerd dat het effect van het vervullen van de taken bij deze functie door het dagelijks bestuur zelf tot positieve resultaten leidt. Op hoofdlijnen kunnen we constateren dat de gestelde concrete acties voor 2011 grotendeels gehaald zijn. Logischerwijs zijn er op kleine onderdelen ook gestelde doelen niet gehaald, maar voor het dagelijks bestuur is dit geen enkele reden tot zorg. In de diverse paragraven van de commissies zal verder worden ingegaan op de individuele acties. Vrijwilligers Een belangrijke doelstelling in het jaarplan 2011 was het opzetten van een reviewstructuur tussen dagelijks bestuur en commissievoorzitters, waarbij een optimale participatie van het dagelijks bestuur in de commissies zou ontstaan. We constateren dat deze reviewstructuur, mede door het ontbreken van voldoende tijd, niet volledig van de is grond gekomen. Wel is meer aandacht besteed aan individuele vrijwilligers en we hebben de overtuiging dat dit heeft geleid tot een eerste stijging in het aantal vrijwilligers. De in 2010 ingezette lijn van een vaste vrijwilligersavond medio december, is een vast onderwerp in de activiteitenkalender geworden. Communicatie Aangaande het onderwerp communicatie hadden we een tweeledige doelstelling. Enerzijds zouden we veel aandacht geven aan de interne communicatie waarbij we saamhorigheid en clubgevoel wilden verhogen en anderzijds zouden we de zichtbaarheid van de club extern willen vergroten. Terugkijkend concluderen we dat er op het gebied van de interne communicatie behoorlijke stappen gezet zijn in het afgelopen jaar. Als hoogtepunt noemen we ons nieuwe logo en website primo Via diverse nieuwsbrieven is intern gecommuniceerd over diverse onderwerpen. Met betrekking tot de externe communicatie moeten we helaas constateren dat we nog niet alle stappen hebben kunnen zetten die we bij het maken van de jaarplannen 2011 voor ogen hadden. Het nieuwe logo en de nieuwe website zijn mede op het onderwerp externe communicatie een belangrijke zet. Ondanks dat de realisatie op dit specifieke onderwerp in 2011 niet voldoende is spreken we de overtuiging uit dat we in het komende jaar hier betere stappen kunnen en zullen zetten. Deze overtuiging is mede gebaseerd op het feit dat we de interne basis steeds meer op orde hebben. Met deze interne basis hebben we een goed fundament waarop de effecten van een gedegen externe communicatie neergezet kunnen worden.

2 En verder In het afgelopen jaar hebben we aandacht besteed aan het aanhalen van de banden met de gemeente Zeewolde. Er hebben positieve gesprekken plaatsgevonden met de heer Lammers. Deze gesprekken geven ons het gevoel dat er in de komende jaren een goede interactie tussen beide partijen valt te verwachten. Naar aanleiding van deze gesprekken valt echter ook te verwachten dat, in toekomstige jaren, een verdere afbouw van subsidie te voorzien is. Verder hebben we ons kunnen verheugen in de oprichting van stichting Vrienden van de Punt. We zijn erg blij dat een aantal leden het idee dat tijdens de ALV van 2011 is geopperd, zo adequaat tot uitvoer heeft gebracht en de wijze van opereren van de stichting geven ons het volste vertrouwen dat we een langdurige vruchtbare samenwerking met de stichting tegemoet kunnen zien. Tussen verenigingsbestuur en stichtingsbestuur zijn duidelijke afspraken gemaakt op het gebied van: Ledenadministratie Positionering stichting; Werving & besteding van gelden; Interactie tussen beide besturen. De ledenadministratie heeft in 2011 de volgende taken uitgevoerd: Aanmeldingen nieuwe leden; Aanmeldingen proefpas leden; Afmeldingen leden; Innen contributie jeugd en seniorleden; Innen lesgeld jeugdleden; Administratieve en financiële onderhoud van gegevens in de ledenadministratie; Verwerken restitutie kantinewaarborgsom; Verzorgen mailing digitale Nieuwsbrief en overige informatieve mails naar alle leden; Bijwerken ledenlijst op onze website en digitale afhangbord; Aanpassen formulieren op de website; Aanleveren kopij voor de digitale Nieuwsbrief en het jaarverslag. Ontwikkeling ledenaantal In het jaar 2011 is de netto daling in het ledenaantal 26. Bijgevoegde tabel en grafiek laten de ontwikkeling in ledenaantal zien sinds 2007 waarbij het genoemde aantal leden gepeild is op de eerste dag van het volgende jaar. Jaar Junior Senior Totaal De netto daling in 2011 is uit te splitsen naar nieuwe aanmeldingen en opzeggingen. Het aantal nieuwe leden in 2011 is 86 (2010 = 51) tegenover een aantal afmeldingen van 110 leden (2010 = 112). In het resultaat zit 1 afmelding van 2010.

3 Kantinewaarborgsom Dit jaar is voor alle seniorleden (m.u.v. commissieleden) de kantinewaarborgsom geïncasseerd samen met de verschuldigde jaarcontributie. Per maand is aan de seniorleden na het voldaan van de bardiensten de kantinewaarborgsom terug betaald. Tot en met 31 december 2011 zijn 268 waarborgsommen geïncasseerd en hebben 226 leden hun waarborgsom weer terug ontvangen. Conversie junior naar senior 15 Juniorleden bereiken in 2012 de leeftijd van 18 jaar en zijn dus voor het lidmaatschapsjaar 2012 seniorlid geworden. In oktober 2011 hebben de ouders van deze juniorleden hierover een mail ontvangen. Zes van deze leden hebben daarop hun lidmaatschap voor 1 december 2011 beëindigd. Proefpassen Er werden 33 proefpassen afgegeven (in ). Na het aflopen van de proefpas zijn 11 personen (2010: 6 personen ) lid geworden. Overig Ondanks diverse oproepen hebben slechts 11 leden (2010 = 4) een nieuwe (recente) pasfoto aangeleverd voor hun ledenpas Vijftien nieuwe leden hebben gebruik gemaakt van de actie maak kennis met tennis op zondag 23 oktober. Conform de actievoorwaarden is de contributie over 2012 reeds geïncasseerd. Parkcommissie Met betrekking tot de in het beleidsplan genoemde acties voor 2011 kunnen we met tevredenheid terugkijken op behaalde resultaten. De volgende doelen zijn onder andere gerealiseerd. Vervangen windnetten; Samenvoegen parkdag met kantineschoonmaak; Eerste stappen park in overeenstemming brengen met private sfeer. De in het beleidsplan genoemde sluiting van baan 7 & 8 is deels uitgevoerd. Zoals reeds eerder bericht is, nadat een externe partij onderzoek heeft gedaan, hernieuwd inzicht ontstaan en besloten baan 7 volledig te sluiten en baan 8 permanent open te stellen. Het verplaatsen van de fietsenstalling is helaas nog niet gerealiseerd. Baanonderhoud De parkcommissie heeft veel tijd moeten besteden aan het walsen van de banen omdat er tijdens de periode van vorst en dooi, de zogenaamde opdooi, op de banen is gespeeld. Verder is er door het jaar heen veel tijd gaan zitten in het bespeelbaar houden van de banen. Hiervoor zijn de volgende werkzaamheden vervuld. Schoonhouden van de banen en bladeren verwijderen; Borstelen van de banen; Slepen van de banen; Strooien van zout en zand; Buitenkant banen ontdoen van onkruid; Wegmaaien opschoot tbv de drainagepaaltjes.

4 Kantine Naast de reguliere werkzaamheden buiten heeft de parkcommissie ook veel tijd besteed aan diverse klussen in en om de kantine. Activiteiten Het aantal toernooien en activiteiten die georganiseerd worden stemt de parkcommissie vreugdevol, maar heeft als negatief effect dat de belasting van de commissie te groot dreigt te worden. De participatie van de organisatoren van het Open Jeugdtoernooi 2011 in het schoonhouden van het park tijdens het toernooi heeft de parkcommissie als erg prettig ervaren en daarom willen we graag alle organisatoren van activiteiten oproepen op een gelijke wijze deel te nemen aan de werkzaamheden die nodig zijn om ons park schoon te houden tijdens activiteiten en toernooien. Parkdag De twee parkdagen die in 2011 zijn gehouden zijn succesvol te noemen. Tijdens beide dagen zijn, ondanks dat de bezetting altijd groter kan, veel werkzaamheden verzet. Ook de combinatie van parkdag en schoonmaak kantine is als prettig ervaren. Jeugdcommissie De belangrijkste actie uit het beleidsplan is het schrijven van een nieuw jeugdplan. Hiertoe is in de tweede helft van 2011 een "benen op tafel"-sessie geweest, waarbij een aantal direct betrokken leden de kaders van het nieuwe jeugdplan heeft geschetst. Naar aanleiding van deze sessie is een eerste versie van het nieuwe jeugdplan geschreven en tijdens het ter perse gaan van dit document staat een nieuwe BOT-sessie gepland om het nieuwe jeugdplan definitief te maken. Verder is de jeugdtoss met veel succes gecontinueerd. Door de inzet van een aantal enthousiaste ouders en een jeugdlid is de jeugdtoss een goed geslaagde activiteit. Activiteiten Zowel het openingstoernooi als ook het slottoernooi zijn goed verlopen. Het Calimero toernooi is nog steeds populair, mede doordat er opa s, oma s, ooms en tantes mee kunnen spelen. Nieuw was het jeugdtoernooi voor de wat oudere jeugd, dat georganiseerd is voor een trainer in opleiding met een bekende jeugdtennisser (een prof). Ook de clubkampioenschappen voor de jeugd zijn niet meer weg te denken. Er zijn vele spannende en sportieve partijen gespeeld. Bij de meisjes heeft Dione Kreuger gewonnen en bij de jongens Robin Veerman. Het Open Jeugdtoernooi kon dit jaar weer plaats vinden met een nieuwe hoofdsponsor. Ook hier zijn vele mooie en sportieve partijen gespeeld, aangemoedigd door enthousiaste fans van de spelers. De woensdagmiddag werd opgeluisterd door een tennisclinic met Paul Haarhuis. Jong en oud waren hierbij aanwezig en de jeugd kreeg waardevolle tips van hem aangereikt. Al deze activiteiten hadden geen door gang gevonden zonder hulp van de vele zeer betrokken ouders en vrijwilligers. Van jeugd naar senior

5 De Jeugdcommissie dankt iedereen voor zijn of haar inzet, zonder hun enthousiasme en plezierige uitstraling was dit allemaal niet gerealiseerd voor de jeugd. Zij hebben nog altijd de toekomst, maar komen er niet zonder onze volwassen hulp. Kantinecommissie De kantinecommissie heeft alle in het beleidsplan genoemde acties kunnen verwezenlijken. Dank aan de leden die erg hard gewerkt hebben aan de metamorfose van onze kantine! We denken dan aan het sausen van muren, timmerwerk, de bekleding van de stoelen. Het opknappen van de kantine is met erg veel enthousiasme ontvangen door onze eigen leden maar ook door de spelers van andere verenigingen. Eind oktober is er dan ook nog het gezellige zitje rond de openhaard gekomen ter voltooiing van het geheel. Met het huidige schoonmaak bedrijf ABSB is na diverse onderhandelingen is, tot naar ieders tevredenheid, een nieuw schoonmaakcontract afgesloten. De schoonmaakdagen zijn aangepast naar dinsdag- en vrijdagochtend, zodat de damescompetitie geen last heeft van het geluid van de stofzuiger en of natte vloeren. Daarnaast heeft de heronderhandeling van het schoonmaakcontract tot een mooie kostendaling geleid. Aan het begin van het seizoen 2011 is een nieuwe koffiemachine geplaatst. Dit apparaat maalt voor elk kopje koffie eerst de bonen. Dus altijd verse koffie! Gelukkig vindt iedereen deze koffie lekker, al moet je er soms even iets langer op wachten. Het geven van een training verantwoord alcoholgebruik is in 2011 helaas niet georganiseerd. De Kantinecommissie heeft dit op de agenda van 2012 gezet. Bardiensten De voor 2011 nieuwe wijze van inroostering van de kantinediensten is volgens de voorgenomen plannen zeer goed verlopen. De kantine is op een enkele uitzondering daargelaten alle avonden open geweest. De bij deze nieuwe wijze van inroostering horende kantinepool heeft ook zeer goed gefunctioneerd. Gelukkig weten alle leden inmiddels de weg naar deze kantinepool te vinden en worden avonden geruild of diensten afgekocht. De openstelling van het clubhuis in het weekend is afgelopen jaar iedere zondagochtend geweest en leden hebben na afloop van een partij tennis van een heerlijk kopje koffie kunnen genieten. Verdere vraag naar openstelling in het weekend, buiten de competitie en de toernooien, is niet aan de orde gekomen. De waarborgsommen over 2011 zijn met meer regelmaat retour gestort aan de leden. Kantineopbrengsten Wij hebben als bestuur en Kantinecommissie getracht de winstgevendheid van de kantine te verhogen. Voor 2011 zijn wij daarin geslaagd. Doordat er diverse tennisactiviteiten zijn georganiseerd en de kantine daardoor beter is benut, hebben wij de omzet kunnen verhogen. Momenteel wordt er nog steeds met contant geld betaald. Als u naar de kantine komt, probeer dan altijd zoveel mogelijk kleingeld mee te nemen. De commissie bekijkt voorzichtig mogelijkheden om over te stappen op digitale betaling. In de maanden januari t/m maart en september t/m december is de bridgeclub op de woensdagmiddag ook in 2011 weer te gast geweest. Het geheel verloopt op positieve wijze. Inkoop Het inkoopbeleid is verder aangepast naar de wensen van de leden. We hebben meer ingezet op gezonde producten zoals bruin brood en fruit. De ontwikkelingen op het gebied van inkoop zijn positief door de leden ontvangen.

6

7 Wedstrijdcommissie / Activiteitencommissie Het belangrijkste onderdeel van het beleidsplan voor de wedstrijdcommissie en de activiteitencommissie was het continueren en verder uitbreiden van de zowel de wel als niet KNLTB gebonden activiteiten. Zowel de competitie als de KNLTB gebonden wedstrijdactiviteiten waren een groot succes. De voorjaarscompetitie leverde twee kampioenen op. Verder kan de uitbreiding van de najaarscompetitie als succesvol gezien worden. Verder is er in 2011 conform beleidsplan een eerste aanzet gemaakt met de uitbreiding van de eendagstoernooien. Onder andere was er een zeer geslaagd Wimbledontoernooi. Toernooien en activiteiten Het Zeewolder Open Toernooi werd weer een succes, met nog meer (240) partijen, dan al de jaren daarvoor. Jammer dat enkele commissieleden aangaven dit jaar voor de laatste keer te hebben willen participeren in de organisatie. Hierdoor zullen we nieuwe leden voor de comissie moeten werven om ervoor zorg te dragen dat alle taken binnen de commissie kunnen worden volbracht. De vereniging heeft de vrijdagavondtoss nieuw leven ingeblazen. Deelname ligt nog op een te laag niveau. Oorzaak zal w.s. het tijdstip zijn, of de behoefte om het weekend te starten met tennis is niet zo groot. Het afgelopen seizoen is de behoefte aan ééndagstoernooien weer toegenomen. In het najaar werd "Maak kennis met tennis", samen met een ééndags-toss toernooi, georganiseerd door de evenementencommissie. In het najaar heeft, in samenwerking met Wolderwijd, het MixMix Toernooi plaatsgevonden. Tijdens dit toernooi zijn de te spelen partijen verdeeld over beide tennisverenigingen. Ook dit toernooi was, ondanks dat er minder inschrijvingen waren dan in voorgaand jaar, een succes. Sponsorcommissie De sponsorcommissie loopt op alle in het beleidsplan gestelde doelen voor. We zijn begonnen uit een nulpositie en het sponsorplan en de sponsorcontracten zijn gereed. Het werven van de eerste nieuwe sponsoren is succesvol gebleken. Algemeen Door de actieve inzet van de sponsorcommissie zijn we in staat geweest het sponsoren fors te verhogen. Middels acquisitie, het benaderen van relaties en deelname aan de Beursvloer Zeewolde is de relatie met diverse oud sponsoren hernieuwd terwijl we ook een aantal nieuwe sponsoren hebben mogen verwelkomen. De goede opkomst op de georganiseerde sponsorbijeenkomst werd dan ook als een zeer positief signaal ontvangen. Alle sponsoren, die jaarlijks de vereniging financieel steunen door middel van een geldelijke bijdrage voor een windnet/reclamebord en/of vlag op ons tennispark, danwel toernooisponsor zijn, zeggen wij hierbij hartelijk dank.