Verslag Algemene Ledenvergadering GV Turnlust 18 april 2013: De Baat

Transcriptie

1 Verslag Algemene Ledenvergadering GV Turnlust 18 april 2013: De Baat Aanwezig van het Bestuur: Aantal aanwezige personen: Frank de Kruijf 31 Rachel Young Rubia Adolfs Anita Duiveman Afwezig met bericht van afmelding: Marian Cijvat 2 Ferry de Hoogen 1. Opening Frank de Kruijf opent de vergadering en heet iedereen welkom. Vergeleken met vorig jaar zijn er veel meer aanwezigen en dat is een goed teken. Een ieder wordt verzocht de presentie lijst te tekenen. 2. Mededelingen en vaststellen agenda Frank deelt mee dat er twee afmeldingen zijn binnengekomen en een ouder van een lid komt iets later. De agenda wordt goedgekeurd. 3. Notulen ledenvergadering 12 april 2012 Jolanda Schipper vraagt of er vorig jaar iets werd gedaan met de PR actie. Frank beantwoordt dat er geen tijd was om gebruik te maken van het aanbod. Jolanda zou vorig jaar ook kijken waar Turnlust in aanmerking zou komen voor subsidies er was niets. Jolanda vraagt of er wat is gedaan om de woensdag minder druk te maken. Rubia beantwoordt dat zij een half uur opgeschoven is met haar les, waardoor het minder druk is, maar het blijft een probleem. De notulen van vorig jaar zijn goed gekeurd. Rachel wordt bedankt voor het uitwerken hiervan. 4. Ingekomen stukken Het betreft: Notulen ALV 12 april 2012 Jaarverslag secretariaat 2012 Jaarverslag activiteitencommissie 2012 Jaarverslag technische commissie 2012 Jaarverslag financiën / vaststellen jaarrekening 2012 Verslag kascontrole commissie 5. Jaarverslag secretariaat 2012 Rachel geeft een korte toelichting van het verslag. Jolanda vraagt wat de oplage is van de nieuwsbrieven 500 per en 350 exemplaren die gedrukt worden. Het verslag is goedgekeurd. Pag. 1

2 6. Jaarverslag activiteitencommissie en jeugdraad 2012 Frank geeft een samenvatting van het verslag wat betreft fondswerven (zoals gehandicaptensport, Grote Club actie), ledenwerving (zoals Huizerdag demonstratie) en activiteiten voor de leden (zoals Sinterklaas, paaseieren zoeken, vossenjacht). Gevraagd werd waarom er geen paaseieren zoeken gedaan werd dit jaar. Dit omdat onze traditionele plaats te vol lag met hondenpoep en wij geen goed alternatief konden vinden. Suggesties voor plekken voor volgend jaar kunnen doorgegeven worden aan Rubia en de jeugdraad. Stephen merkt op dat de jeugdraad weinig heeft gedaan dit jaar, terwijl er vorig jaar veel werd gedaan. Dat kwam door gebrek aan tijd en initiatieven. Rubia kan niet alles zelf doen. Actie: Esther Harskamp wil wel helpen met het begeleiden van de jeugdraad. Dennis zegt dat het Grote Gym Feest goed was geslaagd. Het verslag is goedgekeurd. 7. Jaarverslag technische commissie 2012 Rubia geeft een overzicht van het verslag. Podiumplekken 65 (inclusief Juliette op het NK in Rotterdam Ahoy) Trainers Esmee, Sonja en Esther zijn gestopt met training geven. Lisette neemt over van Sonja en Esther. Als gevolg van het Epke effect zijn er meer jongens lid geworden. Er werd gevraagd of de lessen goed gevuld zijn en of er genoeg trainers zijn. Rubia beantwoordt van wel en dat er een aantal meiden assistenten cursus hebben gedaan, wat tot trainers kan leiden. Frank meldt dat er ook veel vraag is van mensen die stage willen doen bij Turnlust. Ze draaien ook mee met de lessen. Qua mogelijk nieuwe aanwas scoren wij dus goed. Correctie: Pam van der Laan heeft een zilveren medaille behaald en niet brons zoals is vermeld in het verslag. Afgezien van deze kanttekening is dit verslag ook goedgekeurd. 8. Jaarverslag financiën / vaststellen jaarrekening 2012 Frank geeft een samenvatting van het verslag en een overzicht van de inkomsten en kosten van het afgelopen jaar, vergeleken met andere jaren. Het kleine verlies is geen verbazing. Het komt door het investeren in vervangingsmaterialen (matten 20,000), als wij de afschrijvingen buiten beschouwing zouden laten, zou er een kleine winst resteren. Leden gelijk gebleven rond 670. Het aantal galm scala leden neemt iets af en is nu 38% van totaal leden aantal. Wij halen dus meer jeugd binnen (het Epke effect?). 1 ½ jaar geleden werd er een fit-test gehouden voor senioren wat tot een jaar gratis lidmaatschap leidde. Deze periode is nu afgelopen en wij zien nu dat het lidmaatschap niet verlengd wordt. De volgende fit-test is gepland voor 2014 maar wij gaan de gemeente vragen of er alsnog een fittest in november 2013 plaats kan vinden (zodat de leden per januari 2014 kunnen instromen). Pag. 2

3 Het bedrag aan openstaande contributies wordt steeds lager. Dit dankzij het werk van Sandra Visser, de contributie-administratrice, en Frank. 76 leden betalen niet per automatische incasso. Wij willen dit tot 100% krijgen maar kunnen het niet verplichten. Ook wordt rekening gehouden met mensen die storneren. Reclameborden er komen steeds minder borden en het aantal adverteerders neemt ook af. Dit heeft te maken met de tijd waarin wij leven. Mochten mensen nog bedrijven weten die willen adverteren, laat het aan het bestuur weten. Sponsoracties wij hebben een aanvraag ingediend voor het Rabobank Coöperatie fonds om de door de KNGU verplichte aankoop van nieuwe balken mee te financieren. Meer nieuws volgt hierover in de komende nieuwsbrief. Actie: Esther wil een poster maken hiervoor. In het verleden hebben wij de spiegel en ongelijke brug gekregen van de Rabobank dank zij een paar boeiende verhalen van sommige leden tijdens hun ledenvergadering. Misschien een idee om dit weer te doen. Energie Turnlust betaalt het gas, licht, water en berekend dat door naar de mede-gebruikers van de Baat. Cors Westerdijk vraagt of er een plan is wat betreft de vervanging en onderhoud van de toestellen. Frank beantwoordt dat Janssen-Fritsen volgende maand wordt gevraagd om een 5-jaren plan te maken. Afgeschreven toestellen worden verkocht als ze nog veilig gebruikt kunnen worden. Een van de oorzaken van de stijgende salariskosten ligt in het feit dat wij een vergoeding zijn gaan geven aan onze assistent trainers, als motivatie om ze binnen de vereniging te houden. Daarnaast drukken de salariskosten voor de uren gegeven in De Koers en Het Ellertsveld in 2012 voor het eerst in zijn geheel op het resultaat. Ook zijn er lessen waarbij de bezettingsgraad te laag is om het rendabel te houden. Dit gaan wij daadwerkelijk oppakken en wellicht komen er een aantal lessen minder op het rooster te staan. Dat zal de kaderkosten doen dalen. Accommodatie: huur van de Baat, Koers en Ellertsveld. Afgelopen jaar is de grote hal schoongemaakt. De kosten hiervan werden gedeeld met de gemeente (50/50). 9. Verslag kascontrolecommissie Stephen van Cleef en Henk Brom hebben samen de boekhouding beoordeeld door middel van cijfer vergelijking en steekproeven. Dit is het derde jaar dat Turnlust draait met verlies. Er zijn geen liquide middelen om grote investeringen te doen. Het verzoek aan de bank om rekening courant krediet te krijgen werd afgewezen. Het is daarom noodzakelijk om de contributie te verhogen. Een aantal correcties van vorig jaar zijn ingevoerd wat betreft incassering, het beter registreren van kantine inkomsten tijdens wedstrijden en het beter Pag. 3

4 registreren van turnpakjes. Verder raadt de kascontrolecommissie aan de salarissen/vergoedingen aan de train(st)ers en assistenten op de huidige wijze te blijven voldoen. Zij dienen zelf voor opgave aan de belastingdienst zorg te dragen. Tijdens het eerstkomende trainers/bestuursoverleg zal dit punt nogmaals op de agenda komen. De kascommissie verleent Decharge aan Frank de Kruijf - de interim penningmeester. Frank bedankt Stephen en Henk voor hun bijdrage. Henk stelt zich ook voor volgend jaar weer beschikbaar en zal dan samen met Evelien Wets de kascontrolecommissie vormen. Dennis Fokke vraagt of Turnlust een toernooi of iets dergelijks kan opzetten om meer leden of fondsen te werven. Actie: Dennis is bereidt om hiermee te helpen. 10. Contributie-aanpassing per 1 augustus 2013 Het voorstel is om de volgende contributie-aanpassingen te maken: o o De contributie bedragen m.i.v. 1 augustus 2013 verhogen conform het overzicht. Bij betaling per automatische incasso wordt geen factuur gestuurd, mits dat gevraagd wordt (om kosten te declareren bij de verzekering) en dan kan dat een keer per jaar. Aantal uren per week met factuur per t/m 15 jaar via incasso per met factuur per 16 jaar en ouder via incasso per 1 40,75 37,50 48,25 45,00 1,5 52,25 49,00 64,75 61,50 2-2,5 71,50 68,25 84,00 80,75 3-3,5 88,25 85,00 101,00 97,75 4-4,5 104,50 101,25 19,50 116, ,25 120,00 140,50 137, ,25 142,00 167,50 164, ,75 162,50 191,00 187,75 10 of meer 183,25 180,00 211,00 207,75 Pilates 68,25 65,00 De twee contributieperiodes lopen van 1 aug-31 jan en 1 febr-31 juli. Opzeggen lidmaatschap altijd schriftelijk via ledenadministratie@turnlust-huizen.nl tenminste één maand voor de daarop volgende contributieperiode Contributie is verschuldigd/wordt geïncasseerd op of omstreeks 1 feb, 1 mei, 1 aug. en 1 nov (dus per ). Pag. 4

5 Contributieperiodes Pilates zijn 1 febr-14 apr, 15 apr-31 juli, 1 aug -7 nov, 8 nov-31 jan. Gevraagd werd waarom er onderscheid wordt gemaakt tussen tot en met 15 en 16 jaar en ouder. Dat is van oudsher en omdat kinderen van 16 meer geld hebben te besteden. Het is ook een KNGU regel. Er zijn verenigingen die hebben besloten om bepaalde ledengroepen, zoals de Galm Scala en keep fit ledenleden niet meer bij de KNGU aan te melden. Het bestuur is van mening dat de Bond te weinig doet voor deze ledengroepen en dus de bondscontributie voor deze leden niet zou verdienen. Actie: Het bestuur gaat dit uitzoeken en zal voor eind 2013 actie ondernemen. Geadviseerd werd om een extra kolom in de jaargids te zetten inclusief de kosten als je per acceptgiro betaald (zie overzicht hierboven). Het voorstel contributieverhoging wordt aangenomen. 11. Bestuursverkiezing Het huidige bestuur bestaat uit 6 leden. Voorzitter Frank de Kruijf geeft aan dat hij nog een jaar de voorzittersrol op zich zal nemen. Volgend jaar treedt hij definitief af. Secretaris Na 3 jaar treedt Rachel Young af als secretaris. Penningmeester nog steeds vacant. Deze taken zijn door Frank uitgevoerd tijdens Technisch Manager Rubia Adolfs Algemene Leden Marian Cijvat (treedt af), Ferry de Hoogen en Anita Duiveman Marian en Rachel worden bedankt voor hun inzet (met een bloemetje). Voor het komende seizoen hebben de volgende mensen zich aangegeven om het bestuur te willen versterken: - Mariska Bolt moeder van een meisje in de recreatie als algemeen bestuurslid. Mariska is lerares frans op het Willem de Zwijger College in Bussum. Miriam Geurts moeder van een jongen in de recreatie als secretaris. Miriam is secretaris van een wethouder in Almere. Bert van Wijk galm scala lid als algemeen bestuurslid. Bert is psycholoog geweest. De vergadering gaat akkoord met de benoeming van deze drie als nieuwe bestuursleden. Dennis Fokke wil zich ook opgeven als algemeen bestuurslid. Frank meldt dat met de hierboven genoemde nieuwe bestuursleden het aantal komt op 7. Dit is het gewenste aantal voor het bestuur. Hij bedankt Dennis voor zijn aanmelding, wellicht voor in de toekomst. Frank vraagt Dennis wel om als vrijwilliger vooral mee te blijven denken en bezig te blijven voor Turnlust zoals wij dit van hem gewend zijn. Pag. 5

6 Ook Antoine Luke stopt met zijn werk met de sponsorcommissie. Esther Harskamp wil het overblijvende lid van de sponsorcommissie, Gerry Roeterdink, gaan ondersteunen/helpen. Daarnaast heeft ook de ledenadministratice, Ineke Perquin, aangegeven aan het eind van dit seizoen te willen stoppen. Inmiddels heeft Sandra Visser, onze contributie-administratrice, aangegeven ook de ledenadministratie taken op zich te willen nemen. Rita van Cleef heeft aangegeven nog een jaar door te gaan met het kantine werk (inkoop en verzorgen van catering tijdens wedstrijden) maar als er mensen zijn die dat graag willen overnemen.. Het is de overweging waard om de vrijwilligers meer te dwingen om mee te helpen met wedstrijden. Esther Harskamp wil helpen met de uitwerking hiervan. Marjolijn en Paul Odijk gaan nog uiterlijk een jaar door met de redactie en het regelen van vrijwilligers bij activiteiten, zoals de in De Baat te houden wedstrijden. 12. Rondvraag Jolanda wil Mariska en Anita eventueel wel helpen met het opzetten van een vernieuwde website. Esther is het een leuk idee om een grote sponsoractie op te zetten. Frank en Esther maken binnenkort een afspraak. 13. Sluiting Frank sluit de vergadering om en bedankt iedereen voor hun aanwezigheid. Pag. 6