African Hockey Experience Sponsorkit & algemene informatie

Transcriptie

1 African Hockey Experience 2015 Sponsorkit & algemene informatie

2 African Hockey Experience Bedankt voor je deelname aan de AHX! Door jouw inschrijving steun je de Kadish Foundation en lever je een bijdrage aan de doelen van deze hockeystichting. Wij willen over tien jaar, in tien landen, tien coaches in dienst hebben, en honderd levens veranderen die duizenden aan het hockeyen houden. De hockeysport is in Zambia te klein om interessant te zijn voor sponsoren met als gevolg dat de coaches op een vrijwillige basis te werk gaan. De Kadish Foundation steunt deze hockeycoaches uit de sloppenwijken en voorziet de coaches van een salaris, zodat zij niet verdwijnen van het veld en hun kennis mee kunnen nemen. Zo creëert Kadish professionals in de sport in een duurzame en sportieve omgeving. Kadish organiseert alle randvoorwaarden zodat de coaches hun werk kunnen doen, bijvoorbeeld door sticks naar de verschillende projecten te sturen. We proberen zo veel mogelijk eigen ideeën van de coaches te faciliteren in plaats van ze ideeën op te leggen. Jij gaat mee en je gaat er voor zorgen dat de Kadish Foundation haar doelen kan nastreven. Het geld dat jij ophaalt wordt goed besteed, dat ga je zelf zien en beleven tijdens de AHX. Fondsenwerving is leuk! Laat bij elk verzoek om een sponsorbijdrage je enthousiasme zien en laat weten waarvoor ze het doen. In deze toolkit vind je een actieplan, informatie en tips die je kunnen helpen bij het werven van fondsen. Heb je zelf nog andere gouden tips? Deel deze dan met iedereen door ze naar ons te mailen! Voor vragen en meer informatie kun je altijd contact met ons opnemen, bel, mail of kom gerust langs als je ergens tegen aanloopt, wij zullen proberen je altijd te steunen en te helpen. Heel veel succes de komende maanden! Kadish Foundation De Ruyterkade AC Amsterdam

3 Inhoudsopgave Algemene informatie Inleiding Algemeen... 6 Kadish Foundation... 6 Doelstellingen AHX... 6 Inschrijving... 6 Programma Hoe werkt het?... 8 Sponsoren... 8 Betaling... 8 Hoogte van je sponsorstand... 8 Sponsorkit Hoe ga je te werk?... 9 Maak een plan... 9 Doelgroep... 9 Herhalingsaanpak... 9 Denk in verdubbelaars Onderhandelen Publiciteit Bedank je donateurs Communicatie Website Facebook Telefoon TIPS! Vraag een donatie Zoek naar partners Score 4 Kadish Organiseer een activiteit... 12

4 Speciale data en evenementen Organiseer een actie bij je hockeyclub Inzamelacties... 13

5 Algemene informatie 1. Inleiding De African Hockey Experience (AHX) is een uniek hockey sponsorevenement dat wordt georganiseerd door de Kadish Foundation. Als deelnemer ga je op reis naar Zambia waar je de kans krijgt te hockeyen in Afrika en waar je interactie hebt met de locals. Je geeft hockeyclinics aan enthousiaste jonge hockeyers en daarnaast speel je een hockeytoernooi tegen teams uit het hele land! Je gaat de Kadish coaches persoonlijk ontmoeten en met eigen ogen ervaren wat voor werkzaamheden zij verrichten. Deze ervaring ga je voor de rest van je leven meedragen. Als deelnemer van het evenement haal je minimaal 1.500,- aan sponsorgeld op. Dit bedrag zamel je in door in de aanloop naar het evenement zelf sponsoracties te organiseren. Jij kan straks met eigen ogen gaan zien waar dit door jou opgehaalde geld naar toe gaat. Door middel van deze sponsorkit hopen we je te kunnen helpen bij het fondsenwerven. Eerst staat omgeschreven wat de aanleiding en het doel zijn van de AHX. Daarnaast biedt het ondersteuning bij het binnenhalen van fondsen en staat het bordevol tips en ideeën. Deze kit biedt ook een stappenplan die je kunt doorlopen om uiteindelijk op een sponsorbedrag van minimaal 1.500,- te komen. Er wordt beschreven hoe de betalingen werken en welke communicatiematerialen je kan gebruiken en waar je die kan vinden. Je bent vrij om alle informatie in deze kit te gebruiken. Zijn er nog onduidelijkheden? Kijk dan op de website van de AHX, daar zijn ook de FAQ te vinden. Loop je vast? Give us a SHOUT!

6 2. Algemeen Kadish Foundation Zie voor alle info die je wilt over de Kadish Foundation. Doelstellingen AHX Het voor de deelnemers inzichtelijk maken van de werkzaamheden van de Kadish Foundation in Zambia Een financiële impuls geven zodat de foundation haar werk kan blijven doen en verbeteren. Daarnaast kunnen we met het geld uitbreiden naar meer landen Vergroting van de naamsbekendheid van de Kadish Foundation Activeren van de hockeygemeenschap van Nederland om iets te doen voor hockeyers met minder kansen, maar met dezelfde passie voor het spelletje Inschrijving De kosten voor inschrijving bedragen 50,-. Als de inschrijving definitief is dan krijg een inschrijfpakket. De inschrijfprocedure ziet er als volgt uit: Fase Activiteiten Fase 1 Gegevens registreren Algemene voorwaarden lezen en goedkeuren Fase 2 Inschrijfgeld 50,- betalen door dit over te maken op het rekeningnummer Fase 3 Eerste aanbetaling entreegeld van 745,- voor 31 december 2014 Ontvangen van inschrijfpakket Inschrijving definitief Fase 4 voor 28 februari 2015 Tweede aanbetaling entreegeld van 745,- Inschrijfpakket Het inschrijfpakket is een pakket wat je als deelnemer ontvangt, nadat de inschrijving definitief is. In het pakket zitten de volgende spullen die ook digitaal te downloaden zijn via de site. Posters Flyers

7 Programma De AHX kan samengevat worden in vier onderdelen: 1. Hockeyclinics geven aan de Zambiaanse jeugd uit de sloppenwijken en op scholen 2. Een hockeytoernooi spelen met lokale teams 3. Een kijkje nemen in het leven van de Kadish coaches 4. Sightseeing en op safari in Zambia Hieronder staat het voorlopige programma van de AHX. Datum Activiteiten Locatie Donderdag 10 juli Vlucht Amsterdam Amsterdam Schiphol - Vrijdag 11 juli Hockeyclinics op OYDC Sociaal programma Zaterdag 12 juli Senioren Toernooi dag 1, gemixte teams Party night Zondag 13 juli Senioren Toernooi dag 2, gemixte teams Eten met Hazel Kennedy Maandag 14 juli Clinics op scholen in groepen Tradioneel Zambiaans eten Dinsdag 15 juli Bezoeken huizen Kadish coaches Training Hockeyclubs Livingstone Trip naar Livingstone Woensdag 16 juli Clinic school Livingstone Livingstone Victoria Falls Safari Donderdag 17 juli Vrije dag Livingstone (raften, safari) Terug to Livingstone Vrijdag 18 juli Toernooi met iedereen Party night Zaterdag 19 juli Vlucht - Amsterdam Amsterdam Zondag 20 juli Landen in Amsterdam Schiphol

8 3. Hoe werkt het? Een fundraising evenement houdt in dat je probeert zoveel mogelijk geld in te zamelen door zelf acties te ondernemen. Er wordt verwacht dat je minimaal 1.500,- aan fondsenwerving inzamelt, maar laat je niet weerhouden om meer in te zamelen! Hoe meer, hoe beter. Via de website van de AHX kunnen sponsoren geld doneren aan jou als deelnemer, op je persoonlijke doneerpagina. Sponsoren Sponsors vullen op wwww.fricanhockeyexperience.com/team/deelnemers het sponsorformulier in. De sponsor selecteert daarna de persoon die hij of zij wilt sponsoren en voert een bedrag in. De sponsor ontvangt direct een bevestiging per . Betaling De betaling gaat met ideal, waardoor het bedrag direct van de rekening wordt afgeschreven. Hoogte van je sponsorstand Als een nieuwe sponsor zich heeft aangemeld, ontvangt de gesponsorde deelnemer per bericht. Daarnaast zie je op de website je actuele sponsorstand. Let op! De verwerking kan soms even duren waardoor het geld niet direct staat bijgeschreven en je teller dus ook niet omhoog gaat. We proberen die zo snel mogelijk bij te werken.

9 Sponsorkit 4. Hoe ga je te werk? Maak een plan Stel een plan op voor hoe je mensen wilt gaan benaderen. Probeer je motivatie en enthousiasme over te dragen naar de mensen en hou je verhaal persoonlijk. Lees je goed in over de Kadish Foundation, vertel wat het doel van de Kadish Foundation is en waar jij het voor doet. Geef duidelijk aan waar het geld aan besteed gaat worden. Maak doelgroepen van mensen en bedrijven die je kunt benaderen Zet je contacten en contactgegevens in een overzicht, maak bijvoorbeeld groepen Bepaal je acties en activiteiten Stel een goede herhalingsaanpak op Doelgroep Stel een lijst samen van iedereen die je kent en maak hier doelgroepen van. Kijk natuurlijk naar welke mensen overeenkomsten hebben met hockey en Afrika. Doelgroepen kunnen bijvoorbeeld zijn: Familie Buren Vrienden Bevriende ondernemers Teamgenoten Klasgenoten Collega s Leden van je hockeyclub Ouders van vrienden De Rotary, ronde tafel, sociëteit of een andere groep Herhalingsaanpak De kans op een positieve reactie om je sponsorverzoek wordt vergroot door de kracht van herhaling. Neem binnen een week na je eerste verzoek nog een keer contact op door bijvoorbeeld een telefoontje. Andere voorbeelden: Neem contact op met mensen die wel hebben aangegeven je te willen steunen, maar dit nog niet hebben gedaan Stuur een mail van je tussenstand door met een link naar je actiepagina Stuur een mail rond met foto s van een actie die je hebt uitgevoerd, en vertel wat het heeft opgeleverd Zoek een regelmaat in het posten van Facebook berichten, waarin je bijvoorbeeld de tussenstand aangeeft. Let op: het moet mensen niet gaan irriteren

10 Denk in verdubbelaars Verdubbelaars zijn personen die bedragen verdubbelen: Werkgevers of sponsoren die het bedrag dat een actie oplevert willen verdubbelen Sponsoren die voor elke nieuwe klant die via jou binnen is gekomen een bepaald bedrag naar jou doneren Sponsoren die hun werknemers bij de actie betrekken Betrek één speler van een team en laat daardoor een heel team geld voor je ophalen Onderhandelen Zet anderen aan het denken, wat kunnen zij mogelijk voor jou betekenen? Dit is soms meer dan je verwacht. Daarnaast kan jij er ook bepaalde dingen voor terug doen, bijvoorbeeld door reclame te maken voor het bedrijf: Zet hoog in, maar houd rekening met de maatschappelijke positie van je donateurs Publiciteit Publiciteit kan een hele goede tegenprestatie zijn voor bedrijven en je sponsoren. Neem contact op met de lokale krant en televisie Ken je bekende mensen die aandacht voor jou kunnen trekken, probeer hun te betrekken bij je activiteiten Via internet zijn tal van mogelijkheden, zoals via Facebook en Twitter Bedank je donateurs Het maakt niet uit hoe groot de bijdrage is, vergeet nooit om mensen persoonlijk te bedanken! Stel een mooie brief of op die je kan verzenden met bijvoorbeeld foto s van je acties (kijk hiervoor ook naar de voorbeeldbrief op de website van de AHX) Hou een dag- of fotoboek bij die je kan delen met je sponsors Stel een dankwoord op na je reis naar al je sponsoren en voeg hier bijvoorbeeld foto s bij Kom beloftes altijd na, dus een beloofd fotoboek of presentatie niet uitstellen, maar gewoon doen!

11 5. Communicatie Er zijn verschillende communicatiemiddelen die je kunt inzetten om je doelgroepen te bereiken. Elk medium is weer geschikt voor een andere boodschap. Daarnaast bestaan er ook handige manieren waardoor je het optimale uit je communicatie kan halen. De volgende communicatiekanalen kun je bijvoorbeeld gebruiken. Website - De AHX heeft een eigen website. Op deze website staat alle informatie over de AHX en de Kadish Foundation. Als deelnemer heb je een eigen pagina, waarop sponsoren geld naar jou kunnen doneren. Promoot je eigen pagina en vermeld overal de site van de AHX, zodat mensen rustig kunnen lezen wat het evenement en het doel precies inhouden. Ook staan er op de website documenten die je kunt gebruiken bij de promotie van jouw deelname. Facebook Like de Kadish Foundation Facebookpagina ( Voor de nieuwste updates wordt de Facebookpagina van de Kadish Foundation gebruikt. Neem deel aan het Facebook AHX event. Hierin zullen updates omtrent het evenement worden vermeld. Word lid van de AHX Facebookgroep (. Hier zullen alle organisatoren, deelnemers, ervaringsdeskundige en andere betrokkenen lid van zijn. Ter promotie van je deelname aan de AHX is Facebook ook een goed medium. Pas op dat mensen jou berichten over de AHX niet als vervelend gaan ervaren. Hierdoor wordt het een soort spam en krijg je niet het gewenste effect. Houdt het daarom op maximaal twee keer week. Andere tips: Gebruik de AHX omslagfoto (zie website AHX) Voeg bij een post altijd een toepasselijk fotootje toe ahx@kadish.nl Binnen je account kan je groepen aanmaken, waardoor je heel snel en makkelijk een kan sturen naar meerdere mensen. Enkele tips voor het gebruik van je Een tussenstand mail Auto handtekening in elke mail te plaatsen, met een link naar je deelnemerspagina Een uitnodiging om je pagina te delen: Deel gerust met je familie of vrienden Wervingsmail met daarin de informatie van het evenement Telefoon Telefonisch contact kan je goed gebruiken bij de kracht van herhaling. Neem contact op mensen om ze nog is te herinneren aan je actie. Of neem contact op met mensen, die hebben aangegeven je te willen steunen.

12 6. TIPS! De belangste tip die we kunnen geven is: begin vandaag nog! Maak een plan en ga aan de slag. Je hoeft het niet allemaal alleen te doen. Er zijn altijd mensen die je willen helpen, bijvoorbeeld op je hockeyclub. Schakel mensen in die het gaaf vinden wat je gaat doen. Vele handen maken licht werk. Verder is een collectebus tien keer zo effectief als die wordt gepresenteerd door een enthousiast persoon. Een collectebus die stilstaat blijft waarschijnlijk ook leeg. Vergeet daarnaast nooit je sponsoren persoonlijk te bedanken! Andere tips: Vraag een donatie Zet je verjaardag/jubileum/clubtoernooi of ander evenement in het teken van Kadish, en vraag als cadeau een sponsorbijdrage. Vertel over de foundation en het evenement, deel folders uit en laat een collectebus rondgaan. Zoek naar partners Zoals een Afrikaans restaurant in de stad of buurt. Dit is een ideale partner voor een leuke actie: een collectebus die rond gaat, een poster aan de muur en natuurlijk een speciaal AHX menu Je eigen hockeyclub of werk. Vraag hen om een bepaald bedrag te verdubbelen. Jouw hockeyclub heeft waarschijnlijk honderden leden die ook vanhockey houden. Zij willen je vast helpen. Score 4 Kadish Als hockeyteam haal je per speler sponsors binnen die per gemaakte goal van het team een bijdrage leveren. Deze gouden formule kan al snel oplopen naar een bedrag van 1.000,-. Kijk voor meer informatie op de website van de Kadish Foundation bij Support Kadish ( Organiseer een activiteit Zoals een gala of feest in een bar of bij je hockeyclub, probeer gratis of voordelig je club of een bar en DJ af te huren en vraag per persoon entreegeld. Zorg dat je per consumptie ook nog een bedrag van de bar krijgt en laat ook nog eens een collectebus rondgaan Ontbijt, lunch, borrel of diner bij je hockeyclub, werk, school of buurt en serveer Zambiaanse hapjes en drankjes. Je kan natuurlijk ook pannenkoeken, cupcakes, pizza s of fruithapjes maken Barbecue bij je hockeyclub, werk, school of buurt. Vraag per maaltijd een bepaald bedrag en probeer je eten ook nog is op een voordelige manier te krijgen. Laat je eventueel sponsoren door de lokale slijterij, slager of groentewinkel Wijnproeverij, bij je hockeyclub of werk. Laat een wijnspecialist langs komen met verschillende soorten wijn, vraag per deelnemer een bedrag. Probeer de wijnspecialist een deel van zijn wijn te sponsoren. En vraag een bepaald bedrag per gekochte wijnfles bij hem Een concert met live Afrikaanse muziek of een creatieve DJ

13 Karaoke avond of een pop- of andere pubquiz op je club of in een bar of café Projectmiddag op je hockeyclub of school over Zambia en vertel over het werk van de Kadish Foundation. Ouders, verzorgers, oma s, opa s en vrienden die komen kijken, geven natuurlijk een sponsorbijdrage Autowas actie, op een grote parkeerplaats bij je hockeyclub, groot bedrijf, supermarkt of in de buurt. Loterij of veiling, verzamel interessante objecten en verloot of veil deze op een speciale middag op je hockeyclub of werk Sponsorloop bij je hockeyclub of oude school, per rondje een vast bedrag vragen Speciale data en evenementen Kerst, organiseer een kaartenactie, kerstdiner of haal voor een bepaald bedrag kerstbomen op Oud & Nieuw, verkoop van zelfgemaakte oliebollen op je hockeyclub, werk of in de buurt Koninginnedagactie, ruim je zolder, schuur of garage op en maak een rondje langs familie en vrienden en verkoop of veil de inhoud op je hockeyclub Avondvierdaagsenactie, loop mee in een Kadish Foundation T-shirts met een collectebus en werf veel nieuwe sponsors Mei (vakantiegeldmaand!) onder vrienden en collega s: geef een bepaald percentage van je vakantiegeld aan de Kadish Foundation en steun zo de AHX Organiseer een actie bij je hockeyclub Clinics voor de jeugd, jongste jeugd, C&D jeugd, keepers Kampen, twee dagen clinics met of zonder overnachting Score voor Kadish, voor elk gescoorde goal een bedrag vragen Benefietwedstrijd tegen het eerste elftal, vraag een kleine entreeprijs en laat een collectebus rondgaan Sponsordiner met alle sponsoren Karaoke avond of een pop- of andere pubquiz Loterij met gedoneerde spullen Inzamelacties Oude mobieltjes Lege flessen