Duurzaamheidsverslagen Praktijkgids

Transcriptie

1 Duurzaamheidsverslagen Praktijkgids P Brigitte Hudlot Belgian Business Network for Corporate Social Responsibility

2 P

3 Duurzaamheidsverslagen Praktijkgids P Brigitte Hudlot Met de steun van de Programmatorische federale overheidsdienst Duurzame Ontwikkeling Belgian Business Network for Corporate Social Responsibility

4 Inhoud P Inleiding... 5 Deel 1: algemeen overzicht...6 I. Waarover hebben we het?...6 II. Internationale context...7 A. Ontwikkeling van het verschijnsel... 7 B. Wettelijk kader... 8 C. Internationale standaarden III. Nationale context...14 A. Ontwikkeling van het verschijnsel B. Wettelijk kader Deel 2: Verschillende stappen in de opstelling van een verslag...16 I. Inleiding...16 II. Waarom een verslag opstellen?...17 III. Wat is de reikwijdte (de scope ) van het verslag?...19 A. Geografische grenzen B.Integratie binnen het financieel verslag C. Regelmaat waarmee het verslag verschijnt D. Afbakening van het verslag E. Wettelijke grenzen IV. Welke informatie verschaffen?...24 A. Het materialiteitsbeginsel B. Een evenwicht tussen algemene beleidsstrategieën, cijfergegevens, case studies C. Dilemma s, mislukkingen en niet-gehaalde doelstellingen D. Behandelde thema s V. Verzamelen van gegevens...34 VI. Externe controle of externe certificering...37 A. Voor- en nadelen van externe certificering B. Waarop heeft de externe certificering betrekking? C. Wie kan een externe controle uitvoeren? VII.De rol van de stakeholders...42 A. Wanneer en hoe de stakeholders bij het proces betrekken? B. Verwachtingen van de beleggers VIII. Rol van het verslag binnen het algemene communicatiebeleid...47 A. Overige gebruikte communicatiemiddelen B. Verspreiding van het verslag en verzamelen van reacties IX. Besluit...52 Deel 3: overzicht van de basisvereisten voor de stapsgewijze opstelling van een verslag...54 Dankwoord Duurzaamheidsverslagen

5 Inleiding Transparantie tegenover stakeholders is een onomstotelijke en onomstreden pijler van maatschappelijk verantwoord ondernemen. De middelen en de omvang van deze transparantie staan tegenwoordig nog wel ter discussie Business & Society Belgium heeft besloten om het vrijwillige karakter van de keuze voor deze transparantieinitiatieven te ondersteunen, maar ongeacht het gekozen middel lijkt het ons essentieel om de relevantie, samenhang en betrouwbaarheid ervan te garanderen. Vanuit die gedachte hebben wij in april 2007 een werkgroep, bestaande uit vijftien bij ons netwerk aangesloten ondernemingen 1, opgericht om de kwaliteit van duurzaamheidsverslagen te bestuderen. Wij maken van de gelegenheid gebruik om deze ondernemingen en hun vertegenwoordigers, die ons meer dan één jaar bij ons initiatief hebben begeleid, te bedanken. Zoals u op de volgende bladzijden kunt lezen, blijft het aantal zogeheten niet-financiële verslagen maar groeien en is de inhoud ervan voortdurend in ontwikkeling. De eisen van stakeholders ontwikkelen zich echter ook en een verslag dat onvolledig of weinig relevant wordt geacht, heeft vaak een negatievere impact op de onderneming dan wanneer er helemaal geen verslag wordt gepubliceerd. Wij denken overigens dat het mogelijk is om een uitstekend verslag te publiceren volgens de laatste internationale standaarden, zonder dat dit ingewikkeld en omvangrijk moet zijn, waardoor ook kleinere ondernemingen gemotiveerd zouden kunnen worden om dit te realiseren. Als netwerk van ondernemingen richten wij ons in het bijzonder op deze doelgroep, maar het proces en de noodzakelijkheid van transparantie gelden net zo goed voor alle andere stakeholders, of het nu gaat om ngo s, vakbonden of de overheidssector. Ook voor deze betrokkenen is een pragmatisch aanpak geboden. Deze gids wil enerzijds de aandacht vestigen op de laatste ontwikkelingen rond niet-financiële verslagen om aan de nieuwe verwachtingen van de stakeholders te voldoen en anderzijds op de hulpmiddelen en bestaande ervaringen die kunnen helpen bij het opstellen van een duidelijk en relevant verslag. Wij baseren ons daarvoor op de activiteiten van de werkgroep, op de laatste onderzoeken hieromtrent op internationaal niveau en natuurlijk op de voorbeelden van onlangs gepubliceerde verslagen. Het is onze bedoeling om de volgende vragen te beantwoorden: Wat zijn de verwachtingen van de stakeholders ten aanzien van niet-financiële verslagen? Hoe kan van dit verslag een dynamisch communicatiemiddel worden gemaakt dat samenhangt met de duurzaamheidsstrategie van de onderneming? Welke hulpmiddelen staan ter beschikking van de onderneming? Welke stappen en succesfactoren zijn er bij het opstellen van een uitstekend verslag? Wij hopen dankzij deze gids aan te tonen dat duurzaamheidsverslagen veel meer kunnen zijn dan een momentopname van de onderneming en dat ze kunnen uitgroeien tot waardevolle instrumenten, waardoor zowel binnen als buiten de organisatie de dialoog kan worden aangegaan om de MVO-strategie verder te verbeteren. Namens Business & Society Belgium, Brigitte Hudlot, Program Coordinator 1 Zie lijst van ondernemingen in bijlage

6 DEEL 1 Algemeen overzicht I. Waarover hebben we het? Zoals zo vaak wanneer wij een thema aansnijden dat verband houdt met duurzame ontwikkeling en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), is het nodig om bepaalde termen en concepten toe te lichten. Net als in het geval van niet-gouvernementele organisaties betekent dat in het geval van niet-financiële verslagen dat we eerst zeggen wat ze niet zijn. Hierdoor kunnen we voorlopig de moeilijke vraag omzeilen waarover ze dan wel gaan of liever gezegd, welke soorten informatie ze omvatten. Er bestaat geen absolute definitie wanneer het gaat om niet-financiële verslagen. Naar gelang de ontwikkeling in de loop van de tijd, het land van herkomst, de sector en meer nog de onderneming zelf, kan de inhoud van deze verslagen zeer ruim variëren. Zonder te streven naar volledigheid, onderscheiden wij de volgende soorten verslagen: milieuverslagen, milieu-, gezondheids- en veiligheidsverslagen (EHS), MVO-verslagen: EHS + sociale effecten en citizenshipacties, liefdadigheids- en citizenshipverslagen, duurzaamheidsverslagen: economische, sociale en milieuaspecten Sinds 2004 komen MVO-verslagen en duurzaamheidsverslagen het meeste voor. Voordien, sinds het begin van de jaren negentig, werden milieuverslagen het vaakst gepubliceerd. Het is interessant om vast te stellen dat sommige ondernemingen enkele van deze verslagen combineren. Dat geldt bijvoorbeeld voor de Johnson & Johnson-groep, die zowel een Sustainability Report (duurzaamheidsverslag) als een Worldwide Contributions Program Annual Report 2 (verslag over citizenship- en liefdadigheidsacties) publiceert. In de rest van deze gids concentreren wij ons vooral op de zogeheten MVO-verslagen of duurzaamheidsverslagen, waarop de belangrijke internationale standaarden betrekking hebben en waarover de meeste onderzoeken en publicaties gaan. 2 Duurzaamheidsverslagen

7 II. Internationale context A. Ontwikkeling van het verschijnsel Het totale aantal ondernemingen dat momenteel een niet-financieel verslag publiceert, is moeilijk te schatten, maar enkele cijfers en statistieken stellen ons in staat om de omvang van het verschijnsel en de ontwikkeling ervan te bevatten. De eerste niet-financiële verslagen verschijnen in het begin van de jaren negentig. Wij zien zelfs dat het Amerikaanse bedrijf Ben & Jerry s al in 1989 zijn eerste verslag maakt. Deze eerste verslagen werden gepubliceerd op initiatief van de Amerikaanse vereniging CERES 3 (Coalition for Environmentally Responsible Economies), die werd opgericht na de ramp met de Exxon Valdez in De zogeheten CERES/Valdez-beginselen, die op verzoek van het Social Investment Forum 4 werden geformuleerd, behelzen een aantal belangrijke regels in verband met milieuverslaggeving. De internetsite CorporateRegister.com 5 inventariseert duurzaamheidsverslagen, MVO-verslagen en milieuverslagen in binnen- en buitenland. De website baseert zich daarvoor op een netwerk van partners (verslaggevingsstandaarden, institutionele partijen, consultants, universiteiten, enzovoort) die informatie doorgeven over nieuwe verslagen die zijn verschenen. De makers van CorporateRegister.com schatten dat hun site ongeveer 90 % van de wereldwijd opgestelde verslagen omvat. De onderstaande grafiek, die afkomstig is van de site, toont de ontwikkeling van het aantal verslagen in de wereld sinds het begin van de jaren negentig. Wij wijzen erop dat de site ook statistieken per land, per sector en per soort verslag bevat. Tabel 1: ontwikkeling van het aantal MVO-verslagen, duurzaamheidsverslagen en milieuverslagen van 1992 tot Copyright (c) CorporateRegister.com 3 CERES is het grootste netwerk van beleggersorganisaties, organisaties van milieudeskundigen en maatschappelijke organisaties in Noord- Amerika. CERES werkt samen met ondernemingen en beleggers aan de uitdagingen van duurzame ontwikkeling. 4 Noord-Amerikaans netwerk dat zich toelegt op de ontwikkeling van maatschappelijk verantwoord beleggen (MVB). 5 Praktijkgids

8 USA Japan Germany Australia Canada Italy The Netherlands Spain France Switzerland Sweden Finland Norway Denmark South Africa Brazil Belgium Austria New Zeeland UK Momenteel worden de meeste verslagen opgesteld door ondernemingen uit het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten, maar één van de ontwikkelingen die de laatste twee jaar door deskundigen wordt opgemerkt, is dat het aantal verslagen van ondernemingen uit Rusland, India, Brazilië en China toeneemt. Tabel 2: verdeling naar land van het aantal MVO-verslagen, duurzaamheidsverslagen en milieuverslagen van 1992 tot (accumulatief) Copyright (c) CorporateRegister.com B. Wettelijk kader Wij wagen ons niet in het debat tussen degenen die voorstander zijn van verplichte publicatie van een duurzaamheidsverslag en degenen die vinden dat MVO en de hulpmiddelen daarvoor gebaseerd moeten blijven op vrijwillige initiatieven van het bedrijfsleven. Bij wijze van informatie vinden wij het echter interessant om een algemeen overzicht te geven van de wetgeving op dit gebied. Er bestaat geen wettelijk kader op internationaal of Europees niveau dat de opstelling of een verplichte opstelling van een duurzaamheidsverslag regelt. Binnen de wetgeving die van toepassing is op andere domeinen, heeft de Europese Unie toch invloed uitgeoefend op de publicatie van informatie die betrekking heeft op governance, sociale aspecten en milieuaspecten. Enkele voorbeelden: De richtlijnen 6 die van toepassing zijn op de publicatie van financiële informatie en de verantwoordelijkheid van bestuurscolleges, bepalen dat de financiële risico s ten gevolge van sociale of milieukwesties vermeld moeten worden. 6 Richtlijn (2003/51/EG) Duurzaamheidsverslagen

9 De verordening betreffende de toepassing van internationale standaarden voor jaarrekeningen (International Accounting Standards) bepaalt eveneens dat milieurisico s vermeld moeten worden als ze van invloed zijn op de financiële gezondheid van de onderneming 7. Sinds 2005 worden bovendien bijlagen daaromtrent geëist. De IPPC-richtlijn 8 (Integrated Pollution Prevention and Control Directive) verplicht de lidstaten om gegevens over de uitstoot van grote industriële ondernemingen te verzamelen, te registreren en aan de Commissie te rapporteren. Enkele landen hebben wetgeving ontwikkeld die betrekking heeft op verplichte niet-financiële verslaglegging voor ondernemingen (meestal beursgenoteerde ondernemingen). In Europa hebben sommige landen zich uitsluitend gericht op milieuaspecten (bv. Denemarken, Nederland) en andere uitsluitend op sociale aspecten (bv. België, Portugal). Slechts twee landen, Frankrijk en Noorwegen, hebben tot nu toe een verslaggevingsplicht ingevoerd voor sociale (met inbegrip van mensenrechten) en milieuaspecten. Frankrijk: de wet van 2001 op de nieuwe economische regelingen (NRE-wet) art. 116 en de toepassingsbesluiten ervan De wet bepaalt dat alle beursgenoteerde ondernemingen in hun jaarverslag moeten verduidelijken op welke manier zij rekening houden met de maatschappelijke en milieugevolgen van hun activiteiten. Verschillende algemene maatregelen en toepassingsdecreten verduidelijken de aard van de informatie die gepubliceerd moet worden, waaronder: De toepassingsmaatregelen van de bepalingen inzake beroepsgelijkheid tussen vrouwen en mannen; De tewerkstelling en integratie van gehandicapte werknemers; De maatschappelijke projecten; De manier waarop het bedrijf rekening houdt met het effect van zijn activiteiten op de werkgelegenheid en regionale ontwikkeling in Frankrijk; De manier waarop het bedrijf de bepalingen van de fundamentele IAO-verdragen bevordert bij zijn onderaannemers en zich verzekert van de naleving van die bepalingen door zijn dochtermaatschappijen; Het verbruik van watervoorraden, grondstoffen en energie met eventueel de maatregelen die zijn genomen om de energiezuinigheid en het gebruik van hernieuwbare energie te verbeteren; De maatregelen die zijn genomen om de aantasting van het biologisch evenwicht, natuurlijke omgevingen en beschermde planten- en diersoorten te beperken; Alle gegevens over de doelstellingen die het bedrijf aan zijn dochtermaatschappijen in het buitenland oplegt met betrekking tot de bovengenoemde punten. Het interessantste gegeven is zeker de mogelijkheid voor stakeholders om gerechtelijke stappen te ondernemen tegen ondernemingen die zich niet houden aan de NRE-wet. Wetsverwijzing: wet nr van 15 mei 2001 op de Nieuwe Economische Regelingen - P Er bestaan verschillende onderzoeken die wetgeving vergelijken en evalueren. Het begrip regelgeving is meestal zelf onderwerp van evaluatie in deze onderzoeken. Wij stellen twee van deze onderzoeken aan u voor: ORSE 9 : Kritisch overzicht van de toepassing van artikel 116 van de NRE-wet door het bedrijfsleven (bijlage 5C bevat een vergelijkingstabel van de verschillende wetten), KPMG 10 en UNEP 11 : Carrots and Sticks for Starters, tendensen met betrekking tot vrijwillige en verplichte standaarden voor duurzaamheidsverslagen, Verordening (EG) 1606/2002 betreffende de toepassing van internationale standaarden voor jaarrekeningen werd op 19 juli 2002 aangenomen door het Europees Parlement en de Raad. 8 Richtlijn 96/61/EG van de Raad inzake geïntegreerde preventie en bestrijding van verontreiniging ( IPPC-richtlijn ). 9 naslagdocumenten, verslaglegging Milieuprogramma van de Verenigde Naties: Praktijkgids

10 C. Internationale standaarden Terwijl het wettelijk kader betrekkelijk beperkt is, hebben vrijwillige standaarden juist een bijzonder intensieve ontwikkeling doorgemaakt, vooral wat betreft de eisen die ze stellen. Het belang van deze internationale standaarden blijkt vooral uit de mogelijkheid om verslagen op betrouwbaarheid en kwaliteit te toetsen en op lange termijn zelfs om sectoren met elkaar te vergelijken. Verschillende standaarden voor sociaal of milieubeheer zijn gericht op externe communicatie en transparantie met betrekking tot de resultaten. Dat geldt bijvoorbeeld voor het Europese milieubeheersysteem EMAS 12, dat een verslag voorschrijft, in tegenstelling tot ISO , dat een verslag enkel aanbeveelt. Er bestaan ook transparantie- en communicatiecriteria voor nog specifiekere instrumenten, zoals die voor de evaluatie van het effect van broeikasgassen. Dat geldt voor twee internationaal erkende instrumenten, namelijk de Bilan Carbone TM14 en het Green House Gas Protocol 15. Andere referentiesystemen of internationale organen bevelen de publicatie van duurzaamheidsverslagen aan en geven richtlijnen. Wij noemen bijvoorbeeld de richtlijnen van de OESO 16 voor multinationale ondernemingen, de Global Compact van de Verenigde Naties 17 en de standaard SA P Voor een duidelijk en nauwkeurig beeld van bestaande instrumenten, standaarden en referentiesystemen en hun verband met het begrip verslaggeving verwijzen wij u door naar het overzicht dat door het Belgische bedrijf Cap Conseil is opgesteld voor de Organisation Internationale de la Francophonie 19. In het kader van deze gids bespreken wij de standaarden die specifiek gewijd zijn aan de opstelling van dergelijke verslagen, aan de certificering ervan of aan de verplichting tegenover stakeholders, namelijk het Global Reporting Initiative en de standaard AA1000. Global Reporting Initiative (gri3) 20 Wij moesten wel beginnen met dit initiatief, dat sinds zijn ontstaan in 1997 is uitgegroeid tot de referentiestandaard als het gaat om de publicatie van economische, sociale en milieu-informatie. Volgens de site van het GRI hebben meer dan duizend duurzaamheidsverslagen deze richtlijnen gevolgd in 2007 (resultaten 2006). Het is van belang om te benadrukken dat deze standaard is ontwikkeld door een platform van stakeholders (ondernemingen, ngo s, universiteiten). Het GRI is sinds 2002 een onafhankelijke organisatie, maar werd oorspronkelijk opgericht onder de vlag van het Milieuprogramma van de Verenigde Naties. 12 EMAS (The Eco-Management and Audit Scheme): De norm SA 8000 is een gestandaardiseerd beheersysteem dat speciaal gericht is op de naleving van arbeidsnormen Responsabilité Sociétale, Inventaire d outils législation, conventions, référentiels, codes de conduite, labels, méthodes et indices boursiers Marie d Huart, Serge de Backer Les publications de l IEPF, collection Points de repère, 2007 Te downloaden op Duurzaamheidsverslagen

11 Het algemene kader van het GRI, waarvan inmiddels een derde versie bestaat, omvat de volgende elementen: richtlijnen: hierin zijn de basisbeginselen en 79 hoofdindicatoren opgenomen, protocollen: documenten die de nodige bijzonderheden bevatten voor de praktische opstelling van het verslag (definities, toelichting op de indicatoren, methoden voor gegevenscompilatie, technische referenties, enzovoort), zeven sectorale supplementen: financiële dienstverlening, transport en logistiek, mijnbouw en metaalindustrie, overheidsinstellingen, reisorganisaties, telecommunicatie en automobielsector. In de richtlijnen zijn de volgende tien basisbeginselen opgenomen: 1. Materialiteit 2. Inachtneming van stakeholders Beginselen met betrekking tot de inhoud van het verslag 3. Duurzaamheidscontext 4. Volledigheid 5. Evenwicht 6. Vergelijkbaarheid 7. Nauwkeurigheid Beginselen die de kwaliteit van het verslag (en de gegevens) bepalen 8. Regelmatigheid 9. Betrouwbaarheid 10. Duidelijkheid Wat de praktische aanwijzingen betreft voor de opstelling van het verslag, geven de richtlijnen ook aan hoe de omvang ( scope ) van het verslag bepaald moet worden door rekening te houden met de volgende aspecten: voor de thematische omvang: belang van de effecten, materialiteit, prioriteiten, verwachtingen van stakeholders, voor de entiteitsomvang (landen, divisies, dochtermaatschappijen, onderaannemers, leveranciers, enzovoort): controleniveau en capaciteit, belang van de effecten. Voor de inhoud maakt het GRI3 een essentiële driedeling: uitgebreid ondernemingsprofiel: betrokkenheid van de directie, algemeen beleid, definitie van effecten, risico s en kansen, bestuursprincipes, profiel van de organisatie, omvang van het verslag, relaties met stakeholders, enzovoort, managementaanpak: uitvoering van algemene strategieën, beheerssystemen, trainings-, evaluatie- en controlemethoden, enzovoort, prestatie-indicatoren: economische, sociale en milieu-indicatoren en geïntegreerde prestatie-indicatoren die een algemeen beeld van de onderneming in termen van duurzame ontwikkeling proberen te geven. Ondernemingen moeten zich houden aan de zogeheten hoofdindicatoren, die voor iedereen gelden. De overige indicatoren gaan over thema s, opkomende praktijken of praktijken die uitsluitend gericht zijn op bepaalde ondernemingen. Deze indicatoren zijn verdeeld in zeven categorieën: - economische indicatoren, - milieu-indicatoren, - indicatoren voor arbeidspraktijken en -voorwaarden, - indicatoren voor mensenrechten, - indicatoren voor productaansprakelijkheid, - indicatoren voor maatschappelijke acties. Praktijkgids 11

12 Wij kunnen de standaard als volgt samenvatten: Richtlijnen van het verslag Inhoud (4 beginselen) Kwaliteit (6 beginselen) Grenzen Output Ondernemingen waarvan het verslag in overeenstemming is met het GRI-kader, hebben het recht om een logo te gebruiken dat het toepassingsniveau van de standaard aanduidt. Er bestaan drie toepassingsniveaus: C, B en A. Deze drie letters kunnen worden aangevuld met het teken + wanneer het verslag door een derde is geverifieerd. Het verslag moet een tabel met de toepassingsniveaus van de standaard, het opgegeven niveau en het soort evaluatie bevatten. Een onderneming kan zelf haar niveau opgeven, haar toepassingsniveau extern laten beoordelen of het secretariaat van het GRI om advies vragen. Bovendien kiezen sommige ondernemingen ervoor om de richtlijnen te volgen zonder een bepaald niveau op te geven. De volgende ondernemingen geven bijvoorbeeld als niveau op: Ondernemings-profiel Management-aanpak Indicatoren (7 categorieën) Umicore 2006: volgt de richtlijnen, publiceert een toepassingstabel, maar geeft geen specifiek niveau op Fortis 2007: B+ /GRI checked Belgacom 2007: C+ /GRI checked Coca-Cola Belgium Luxembourg 2006: B- /self declared KBC 2007: B+ /self declared Tabel 3: voorstelling van de toepassingsniveaus van het GRI3-kader Report application level C C+ B B+ A Standard disclosures G3 Profile disclosures G3 Management approach disclosures G3 Preformance indicators & sector supplement performance indicators output output output Report on : 1.1, , , , , Not required Report on a minimum of 10 Performance Indicators, including at least one from each of: social, economic, and environment. Report externally assured Report on all criteria listed for Level C plus: 1.2, 3.9, 3.13, , Management Approach Disclosures for each Indicator Category Report on a minimum of 20 Performance Indicators, at least one from each of: economic, environment, human rights, labor, society, product responsibility. Report externally assured Same as requirement for Level B Management Approach disclosed for each Indicator Category Respond on each core G3 and Sector Supplement indicator with due regard to the materiality Principle by either: a) reporting on the indicator or b) explaining the reason for its omission. Bron en copyright : GRI3 12 Duurzaamheidsverslagen

13 Kortom, het GRI vormt niet alleen een referentie- en vergelijkingsinstrument voor verslagen, maar is ook een gedetailleerde gids die de inhoud en vorm van het verslag bepaalt. Het GRI wordt bovendien als referentie vermeld in tal van andere (al dan niet vrijwillige) standaarden over de aspecten van het verslagleggingsproces. AA 1000 framework Deze standaard is in 1999 ingevoerd door The Institute for Social and Ethical AccountAbility ( AccountAbility ) 21, een Brits instituut dat in 1996 door verschillende stakeholders (ondernemingen, ngo s, universiteiten) is opgericht. Deze standaard beoogt ondernemingen beter in staat te stellen om rekenschap aan hun stakeholders af te leggen door de kwaliteit te verbeteren van de follow-up, audit en verslaggeving van gegevens over ethische en sociale prestaties. Daartoe wordt gebruikgemaakt van standaardprocedures voor de volgende aspecten: planning, boekhouding ( meetsysteem ), audit en verslaggeving, opname in de strategie (management en operationeel), verplichting ten opzichte van stakeholders. De standaard stelt voor dat ondernemingen zich baseren op een reeks beginselen die de kwaliteit van het verslag in alle fasen moeten waarborgen, onder andere wanneer het verslag wordt opgesteld. Het centrale beginsel blijft echter dat aan de verwachtingen van stakeholders wordt voldaan dankzij een proces van dialoog en betrokkenheid. Onder stakeholders vallen ook onmondige groepen, zoals toekomstige generaties en het milieu. Deze grote beginselen lijken tamelijk veel op die welke van toepassing zijn op het GRI, waarop deze standaard trouwens een aanvulling beweert te zijn. Momenteel wordt deze standaard gebruikt door ongeveer 150 ondernemingen (voornamelijk in het Verenigd Koninkrijk). Dit is een betrekkelijk gering aantal in vergelijking met de duizend ondernemingen die zich beroepen op het GRI. Het interessante is dat deze eerste standaard aanleiding heeft gegeven tot de ontwikkeling van onderliggende standaarden, waaronder de AA 1000 Assurance Standard, die betrekking heeft op de controle van verslagen. Deze standaard, die specialisten op het gebied van controle en certificering van duurzaamheidsverslagen moet leiden, heeft als voornaamste doel om de geloofwaardigheid van deze controles en dus van de verslagen zelf te vergroten. In het tweede deel van deze gids gaan wij nader in op controles en certificering Praktijkgids 13

14 III. Nationale context A. Ontwikkeling van het verschijnsel Over het geheel genomen zijn er betrekkelijk weinig ondernemingen die een duurzaamheidsverslag over hun activiteiten in België publiceren. Als wij kijken naar de lijst van Belgische ondernemingen die in 2006 en/of 2007 een MVO-verslag (economische, sociale, maatschappelijke en milieuaspecten) hebben gepubliceerd op de site corporate register en naar de lijst van ondernemingen die meedingen naar de Belgische prijs voor het beste duurzaamheidsverslag van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR) 22, komen we uit op twintig verslagen. Omdat de economie zeer sterk verschilt van land tot land, is het moeilijk om vergelijkingen te maken. Wij merken echter op dat in Nederland meer dan vijftig MVO-verslagen zijn gepubliceerd in Als wij kijken naar de ondernemingen in de Bel 20, publiceert slechts 50 % een duurzaamheids- of MVOverslag, met een regelmaat van eenmaal per jaar tot om de drie jaar. Ter vergelijking: van de ondernemingen in de FT , de lijst met de 500 belangrijkste multinationals van de Financial Times, heeft 67 % een niet-financieel verslag gepubliceerd in Voor de Europese ondernemingen komt dit cijfer uit op 88 %. Deze betrekkelijk zwakke cijfers voor België zijn op verschillende manieren te verklaren. Wij noemen er hier twee. Het is zeker dat dit type verslag meestal is voorbehouden aan grote nationale of multinationale ondernemingen. Slechts heel weinig kmo s wagen zich eraan, terwijl de Belgische economie nu juist hoofdzakelijk uit kmo s bestaat. Een tweede mogelijke verklaring is de trend om internationale verslagen te publiceren waarin alle activiteiten van de groep op globaal niveau worden vermeld, zodat de Belgische entiteiten in een meer algemeen verslag zijn geïntegreerd. De Sodexo-groep publiceert bijvoorbeeld geen specifiek verslag voor zijn activiteiten in België, maar heeft wel een zeer compleet verslag dat in Frankrijk op groepsniveau wordt gepubliceerd. Het verslag van Toyota Europe wordt daarentegen door het Europese hoofdkantoor in Brussel gepubliceerd, maar de Belgische activiteiten zijn marginaal. Wij nemen dit verslag dus niet mee in onze telling. Deze trend lijkt echter om te buigen en sommige multinationale ondernemingen ontwikkelen thans nationale en zelfs regionale of lokale verslagen (per productiebedrijf). Dat is al lang het geval voor Janssen Pharmaceutica, een onderdeel van de Johnson & Johnson-groep, en Randstad. Voor de Coca-Cola-groep gaat het om een betrekkelijk recent initiatief (2006). 22 De prijs voor het beste duurzaamheidsverslag wordt jaarlijks uitgereikt door het Instituut van de Bedrijfsrevisoren Duurzaamheidsverslagen

15 B. Wettelijk kader Zoals eerder vermeld, heeft België een wettelijk kader dat een deel van de informatie omvat die meestal in duurzaamheidsverslagen wordt vermeld. Het betreft de federale verplichting om een sociale balans te publiceren, maar ook de verplichting voor de meest vervuilende ondernemingen in het Vlaams Gewest om een milieuverslag te publiceren. Deze twee wetten richten zich echter op slechts een deel van de indicatoren op sociaal en milieugebied. In de volgende hoofdstukken schenken wij aandacht aan de opstelling van duurzaamheidsverslagen waarvoor momenteel nog geen wetgeving bestaat. Wij wijzen er wel op dat de Belgische regering niet onverschillig blijft voor duurzaamheidsverslagen. In het federaal actieplan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen 24 is namelijk een specifiek punt daarover opgenomen. Actie 9: Duurzaamheidsverslaggeving a) Omschrijving Transparantie is één van de basisprincipes van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het opzetten van een succesvolle stakeholderdialoog hangt in grote mate af van het ter beschikking stellen van informatie op een toegankelijke en eerlijke manier. Transparantie kan onder meer verkregen worden door het uitbrengen van een duurzaamheidsverslag, waarin niet enkel over de financiële en economische resultaten en uitdagingen wordt gerapporteerd, maar ook over de sociale- en milieuaspecten, resultaten en uitdagingen. (...) Een recentelijk (juni 2005) internationaal onderzoek van KPMG in samenwerking met de Universiteit van Amsterdam naar duurzaamheidsverslaggeving bij de top 100 ondernemingen in 16 landen en de top 250 ondernemingen wereldwijd geeft een beeld van de evolutie van de rapporteringen gedurende de laatste 10 jaren op wereldwijd niveau. (...) België bengelt onder aan het lijstje en er is zelfs een achteruitgang vast te stellen ten opzichte van Nochtans zijn al heel wat Belgische ondernemingen vertrouwd met de rapportering rond duurzaamheidsaspecten. (...) De vraag is dan ook waarom de stap naar een geïntegreerde verslaggeving zo weinig wordt gemaakt in België en de Belgische ondernemingen niet meegaan in de internationale ontwikkelingen op dit vlak. Onderstaande actie wil hieraan verhelpen. b) Actie De actie is opgebouwd uit drie deelacties, die zich telkens tot een andere groep van ondernemingen richten. 1. De Commissie voor Bank-, Financiën- en Assurantiewezen (CBFA) zal een werkgroep oprichten met experten en stakeholders die zullen onderzoeken welke initiatieven dienen genomen te worden om beursgenoteerde ondernemingen aan te zetten om aan duurzaamheidsverslaggeving te doen in het kader van de internationale context en in het kader van de creatie van een level playing field met betrekking tot onze buurlanden. Tevens zal zij in kaart brengen, op basis van buitenlandse voorbeelden en op basis van het Global Reporting Initiative, welke gegevens ministens dienen opgenomen te worden in een duurzaamheidsverslag. (...) 2. Ook voor overheidsondernemingen (al dan niet beursgenoteerd) zal worden nagegaan op welke manier zij aan duurzaamheidsverslaggeving kunnen doen. (...) 3. Voor kleine en middelgrote ondernemingen zal een handleiding worden opgemaakt door de CBFA die KMO s moet helpen om een duurzaamheidsverslag uit te brengen. (...) De volledige tekst met de doelgroepen, de verantwoordelijken en het tijdschema is te vinden op 24 Op 29 maart 2006 is door de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling (ICDO) een referentiekader aangaande maatschappelijk verantwoord ondernemen goedgekeurd, dat vervolgens op 28 april 2006 door de federale regering is aangenomen. Het MVO-actieplan is op 25 oktober 2006 door de ICDO goedgekeurd en op 21 december 2006 door de federale regering aangenomen. Praktijkgids 15

16 DEEL 2 Verschillende stappen in de opstelling van een verslag I. Inleiding Sinds het begin van de jaren 90 zijn MVO en duurzame ontwikkeling sterk geëvolueerd, zowel wat de perceptie als wat de uitvoering betreft. De aard van de stakeholders en van hun verwachtingen onderging overigens ook een sterke evolutie. Hetzelfde geldt uiteraard evenzeer voor de niet-financiële verslaggeving. Het is dus tijd om samen met de bedrijven een balans op te maken van de ervaringen van de voorbije jaren en van de al dan niet nieuwe problemen die nog onopgelost zijn. Een werkgroep die Business & Society in 2007 oprichtte, heeft zich hierover gebogen. Het tweede deel van dit verslag is in hoofdzaak gebaseerd op de conclusies van de vergaderingen van deze werkgroep. Het fenomeen van de niet-financiële verslaggeving heeft overigens dusdanige vormen aangenomen dat er steeds meer studies worden uitgevoerd om de jongste evoluties te analyseren en hieruit lessen te trekken voor de toekomst. Uit enkele van deze studies leerden we welke de voornaamste verwachtingen zijn van de stakeholders op het vlak van verslaggeving, en welke grote evoluties momenteel aan de gang zijn of mogen worden verwacht met betrekking tot de opstelling van duurzaamheidsverslagen. We verwerkten ook deze besluiten in de hierna volgende hoofdstukken. Dit tweede deel volgt de chronologie van de vragen die bedrijven zich stellen bij het opstellen van een dergelijk verslag. Het zijn deze vragen die aan de deelnemers van de werkgroep werden voorgelegd: Waarom een verslag opstellen? Is dit echt nodig? Wie interesseert het? Wat zijn de voordelen van een dergelijke oefening? Wie zou een dergelijk verslag moeten publiceren? 16 Duurzaamheidsverslagen

17 Wat moeten de grenzen zijn van het verslag? Moet het een internationaal, nationaal, lokaal,... verslag zijn? Moet het verslag in de financiële rapportering worden geïntegreerd? Moet het jaarlijks worden gepubliceerd of niet? Moeten alle entiteiten erin opgenomen zijn en tot op welke hoogte? Wat is de juridische reikwijdte van het verslag? Welk soort informatie moet erin worden verwerkt? Moeten alle thema s aan bod komen? Welk evenwicht moet er zijn tussen algemene beleidsstrategieën, cijfergegevens, case studies,...? Is het nodig om dilemma s, mislukkingen en niet-gehaalde doelstellingen te vermelden? Hoe overgaan tot het verzamelen van de gegevens? Moet het verslag worden gereviseerd? Wat zijn de voordelen van een externe revisie? Wat wordt er geverifieerd? Wie kan instaan voor de certificering van een verslag? Wat is de rol van de stakeholders? Wanneer en op welke wijze moeten ze bij de totstandkoming van het verslag worden betrokken? Wat zijn de specifieke verwachtingen van de beleggers? Hoe het verslag integreren in het algemene communicatiebeleid? Welke zijn de andere middelen waarover ondernemingen beschikken om over deze thema s te communiceren? In welke vorm kan het worden gepubliceerd en hoe kan het worden verspreid? We merken hierbij op dat er geen eenduidig en voor iedereen volledig bevredigend antwoord bestaat op al deze vragen. Haast elke onderneming heeft haar eigen aanpak. Daarom zullen we hoofdzakelijk aan de hand van concrete voorbeelden werken om de verschillende mogelijkheden te tonen. Sommige vragen blijven overigens onbeantwoord en zullen in de toekomst ongetwijfeld nog meermaals het voorwerp uitmaken van nieuwe studies. Ii. Waarom een verslag opstellen? Een eerste antwoord lijkt evident: om de impact, de resultaten, de activiteiten en de doelstellingen van de onderneming op het vlak van duurzame ontwikkeling of MVO te tonen aan de stakeholders. Het verslag is een instrument ter bevordering van de transparantie, een concept dat aan de basis ligt van elk MVO-beleid. Uiteraard, maar... waarom stellen bepaalde bedrijven die het op dit vlak bijzonder goed doen, dan geen verslag op? Colruyt, Alpro en Ecover zijn hier voorbeelden van. Uiteraard, maar... als de stakeholders zo gebrand zijn op deze verslagen, waarom geven ze dan geen feedback bij de publicatie? Praktijkgids 17

18 Uiteraard, maar... is het niet een beetje kort door de bocht om dit verslag tot een eenvoudig verantwoordingsinstrument te reduceren? Dit zijn enkele van de vragen die regelmatig terugkeren wanneer moet worden beslist om al dan niet over te gaan tot de opstelling van een verslag. Allereerst moet worden gepreciseerd dat de opstelling van een eerste verslag heel wat tijd en de inzet van veel menselijke en financiële middelen kan vergen. Dit wordt in de loop der jaren wat minder, maar het blijft een belangrijke inspanning. Het is dan ook logisch dat een onderneming de voor- en nadelen afweegt alvorens eraan te beginnen. Communicatiespecialisten zullen overigens bevestigen dat een slecht opgesteld verslag meer negatieve reacties kan uitlokken dan helemaal geen verslag. Indien een onderneming het verslag als een simpel verantwoordingsinstrument ziet, zijn de belangrijkste vragen die er moeten worden gesteld alvorens aan de oefening te beginnen wellicht: Voor wie stellen we dit verslag op? Wie zijn onze stakeholders? Is dit de beste manier om met hen te communiceren? Verwachten de stakeholders dat van onze onderneming? Heel wat ondernemingen hebben echter bijkomende redenen om een dergelijk verslag op te stellen: De opstelling van het verslag wordt benut als een beheerinstrument. In dat geval biedt het verslag kansen om: - De informatie in verband met de uitdagingen op het vlak van duurzame ontwikkeling beter te beheren. - De echt prioritaire uitdagingen beter te identificeren en vast te leggen. - Goede interne praktijken beter te identificeren. - De verwachtingen van de stakeholders beter te leren kennen. - MVO beter te integreren binnen de strategie van de onderneming. - Duidelijke doelstellingen voorop te stellen en na te streven. De opstelling van het verslag wordt aangegrepen als een proces om het MVO-beleid interne bekendheid te verlenen en toe te lichten. Het proces om de risico s te identificeren, de gegevens en case studies te verzamelen, en de informatie te structureren en dit voor alle afdelingen biedt een onderneming vaak de kans om haar algemene beleid te concretiseren. In functie van de mee te delen informatie krijgen de verschillende afdelingen een duidelijker beeld van de concrete rol die ze kunnen spelen. Dankzij het verslag kan de onderneming haar prestaties ook vergelijken met die van andere ondernemingen in dezelfde sector die een verslag publiceren. Over het algemeen is een verslag pas echt zinvol en waardevol wanneer het wordt beschouwd als een beheerinstrument voor het MVO-beleid, en niet louter als een routineuze jaarlijkse communicatieoefening. Tot slot moet het verslag niet als een doel op zich worden gezien op het vlak van de transparantie tegenover de stakeholders, maar veeleer als een middel om in dialoog te treden (we komen hier later nog op terug). Zodra dat het geval is, houdt het verslag op een verantwoordingsstuk te zijn en wordt het een echt communicatieinstrument of zelfs een dialooginstrument. 18 Duurzaamheidsverslagen

19 Iii. Wat is de reikwijdte (de scope ) van het verslag? A. Geografische grenzen Er bestaan verscheidene verslaggevingsniveaus. Een onderneming kiest er slechts één van of combineert verscheidene mogelijkheden. Meestal zijn ook hier de stakeholders doorslaggevend wanneer moet worden beslist over de geografische afbakening van het verslag. Indien de maatschappelijke uitdagingen van de onderneming en dus van haar stakeholders zich hoofdzakelijk situeren op het niveau van de lokale gemeenschappen waarbinnen zij haar productieactiviteiten ontwikkelt (bv.: lokale tewerkstelling, werknemersmobiliteit en overlast van vrachtwagens, milieuoverlast), is het ongetwijfeld verstandig om een verslag op lokaal niveau op te stellen, of hooguit op regionaal of nationaal niveau. Indien de onderneming daarentegen een belangrijke internationale speler is die wereldwijd prioritaire uitdagingen aangaat, zal zij een verslag opstellen op het niveau van de groep. Hoewel bedrijven aanvankelijk de neiging hadden om het bij één wereldwijd verslag te houden, stellen we momenteel vast dat dit steeds vaker wordt gecombineerd met nationale of zelfs lokale verslagen. Janssen Pharmaceutica Deze Belgische onderneming, die voor 100 % tot de Johnson & Johnson Groep behoort, publiceert sedert lang haar eigen verslag. Binnen de groep worden er verslagen opgesteld op het niveau van de verschillende landen of op Europees niveau, naast een wereldwijd verslag. De reikwijdte van het verslag wordt hierin duidelijk gepreciseerd: Overzicht van de organisatie en de reikwijdte van dit verslag Dit Duurzaamheidsverslag heeft betrekking op Janssen Pharmaceutica NV, de Belgische vennootschap die de Productie en de Ondersteunende Diensten vertegenwoordigt, alsook de Belgische vestiging van Johnson & Johnson Pharmaceutical Research & Development. Ook de cijfers van Janssen Animal Health BVBA en Janssen Internationaal CVBA zijn mee in het verslag opgenomen. In België heeft Janssen Pharmaceutica vestigingen in Beerse, Geel en Olen. Bron: Duurzaamheidsverslag 2006 van Janssen Pharmaceutica - Praktijkgids 19

20 Coca-Cola De Coca-Cola Groep publiceert sedert verscheidene jaren een wereldwijd verslag. Sinds 2006 publiceert ook het filiaal van België en Luxemburg een maatschappelijk jaarverslag. Dit jaarverslag preciseert zijn geografische grenzen en verwijst voor de uitdagingen die voor België niet van toepassing zijn, naar het wereldwijd verslag. Het voorwoord van het eerste verslag zegt: Mensen zoals u verwachten van een bedrijf als het onze dat het zegt hoe het omgaat met mens, milieu en samenleving. Dat willen we doen met dit eerste Maatschappelijk Jaarverslag van de Coca-Cola vestigingen in België en Luxemburg met betrekking tot onze activiteiten in Maatschappelijk verantwoord ondernemen is één van de pijlers van de groei-strategie voor Coca-Cola wereldwijd. Ook in onze regio, België en Luxemburg, zetten wij ons dag na dag in om dat concreet te maken. Bron: Maatschappelijk jaarverslag 2005 en Maatschappelijk jaarverslag Wanneer wij de ondernemingen hiernaar vragen, keren de volgende opmerkingen steevast terug: De lokale verslagen zijn in hoofdzaak bedoeld om de uitdagingen in de onmiddellijke omgeving duidelijk te identificeren, zodat we transparant kunnen werken en verantwoording kunnen afleggen aan de lokale stakeholders. De stakeholders die de lokale verslagen lezen, zijn over het algemeen niet dezelfde als deze die de wereldwijde verslagen lezen. Bij wijze van voorbeeld: de beleggers en de financiële gemeenschap hebben over het algemeen belangstelling voor wereldwijde verslagen, net als de vertegenwoordigers van de internationale kantoren van ngo s. Buurtcomités en lokale overheden hebben echter meer aandacht voor informatie over dingen die zich veel minder ver van hun bed afspelen. De opstelling van lokale verslagen biedt een onderneming de kans om bij het personeel van de lokale entiteiten meer begrip en belangstelling te wekken voor MVO-uitdagingen. De taal waarin de verslagen worden opgesteld, moet worden gekozen in functie van de stakeholders die moeten worden geïnformeerd. B. Integratie binnen het financieel verslag Aangezien duurzame ontwikkeling en MVO op 3 pijlers berusten (economie, milieu en maatschappij), is het logisch dat deze drie aspecten ook aan bod komen in het zogenaamde duurzaamheidsverslag. We kunnen ons dus afvragen net zoals verscheidene ondernemingen al deden of het niet interessant zou zijn om de sociale en milieugerelateerde aspecten in het bestaande financiële verslag te integreren (waarin dan al de sociale balans werd opgenomen). We stellen vast dat ondernemingen sedert verscheidene jaren inderdaad de neiging hebben om een hoofdstuk gewijd aan milieu, MVO en duurzame ontwikkeling op te nemen in hun financieel jaarverslag ongeacht of ze al dan niet een niet-financieel verslag publiceren. Het gaat meestal om enkele pagina s die niet echt geïntegreerd zijn binnen het geheel van de financiële resultaten en die er ook geen verband mee houden. 20 Duurzaamheidsverslagen