Mede mogelijk gemaakt door: Beleidsnota TTVN

Transcriptie

1 Mede mogelijk gemaakt door: Beleidsnota TTVN

2 Samenvatting In oktober 2002 is de Baten, de speellocatie van Tafeltennisvereniging Nieuwegein (TTVN), afgebrand. Sindsdien is de vereniging regelmatig van speelruimte moeten veranderen. Dit heeft zijn sporen op de vereniging achtergelaten. Drie jaar na de brand wil het bestuur met deze nota, de leden, sportbond, gemeente, sponsors en subsidieverstrekkers op de hoogte stellen van de uitgangspunten van de club en de plannen voor de toekomst. TTVN is één van de twee tafeltennisverengingen in Nieuwegein en bedient het gebied in Nieuwegein-Noord. Het is niet de intentie van TTVN om in de toekomst te komen tot één vereniging. De accommodatie is het belangrijkste beleidsspeerpunt van de komende jaren. De vereniging is nu verdeeld over twee locaties. In geen van beide locaties beschikt TTVN over een eigen ruimte. Het bestuur ziet echter een kantine als een zeer belangrijke factor voor de cohesie binnen de vereniging. Met een terugtredende overheid worden meer verantwoordelijkheden bij de verenigingen gelegd. Voor TTVN is een kantine een van de belangrijkste voorwaarden deze verantwoordelijkheid in te vullen. Het vrijwilligersbeleid is het tweede speerpunt. TTVN heeft net als veel verenigingen, een beperkt aantal vrijwilligers. Het bestuur zal op korte termijn een vrijwilligerscoördinator aantrekken. Deze coördinator heeft onder andere als taak de bestaande vrijwilligers te motiveren en te ondersteunen. Daarnaast zal hij actief de leden benaderen voor vrijwilligerstaken. Het spelniveau is het volgende speerpunt. De vereniging speelt op modaal regionaal niveau. Het bestuur onderkent echter dat de aantrekkelijkheid van de vereniging voor nieuwe leden mede wordt bepaald voor het spelniveau. Het bestuur wil de komende jaren met de vereniging naar een hoge regionale of lage landelijke klasse. Deze ambitie kan worden waargemaakt door doorstroming van onze jeugd. Tenslotte is er het financiële beleid. Het bestuur voorziet dat op korte termijn geïnvesteerd zal moeten worden in een eigen accommodatie. Hiervoor moet voldoende worden gereserveerd. Hiertoe zal de komende jaren de contributie in stappen worden verhoogd. Daarnaast zal de vereniging de contributie eenmalig met 25% verhogen om de bezuinigingen van Nieuwegein kiest op te vangen. TTVN hoopt met dit beleidsplan een goede stap te zetten richting een gezonde vereniging in sportief en financieel opzicht. Het bestuur hoopt binnen een aantal jaren weer op één locatie kunnen spelen met de beschikking over een eigen kantine waar we ons thuis kunnen voelen , TTVN i

3 Inhoud 1. INTRODUCTIE MISSIE EN DOELSTELLINGEN Missie Doelstellingen DE VERENIGING Positie Organisatie Verenigingsorganogram Sterkte zwakte analyse WEDSTRIJDSPORT SENIOREN Algemene doelstelling wedstrijdsport Training Wedstrijdsportbegeleiding Wedstrijdsportfinanciering RECREATIESPORT - SENIOREN Algemene doelstelling Sportstimulering Begeleiding recreantensport JEUGDBELEID Doelstellingen Jeugdbeleid Opzet organisatie Jeugdcommissie Trainingen Zelf opleiden kader Externe opleiding Beleidsbeslissingen op korte termijn Beleid op lange termijn SPONSORPLAN Doelstelling Uitgangspunten Te sponsoren activiteiten Behoud huidige hoofdsponsor Plan van aanpak bij het aantrekken van een sponsor PR BELEID Doelstelling Interne communicatie Externe communicatie VRIJWILLIGERSBELEID Doelstelling Vrijwilligerscoördinator Motivatie Actieplan ACCOMMODATIEBELEID Beschrijving situatie huidige accommodatie: Gewenste acommodatie is een speelzaal geschikt voor 8 10 tafels CONTRIBUTIE EN FINANCIËN Visie , TTVN ii

4 11.2 Contributie Gevolgen Nieuwegein kiest SLOTWOORD VOORZITTER BIJLAGE 1 : TAAKOMSCHRIJVINGEN , TTVN iii

5 1. Introductie Tafeltennisvereniging Nieuwegein is opgericht op 18 augustus 1969 en groeide in de jaren 70 uit tot een van de grootste tafeltennisverenigingen in Nederland. Na rondzwerven in verschillende sportzalen vond de vereniging eind 70-er jaren een thuisbasis in het wijkactiviteitencentrum "de Baten". Door meerdere oorzaken liep het ledental in de jaren daarna fors terug. In de nacht van 21 op 22 oktober 2002 ging het gebouw De Baten letterlijk in rook op. Naast dat de vereniging zijn thuisbasis kwijtraakte, heeft de brand ook gevolgen gehad voor de vereniging zelf. Het werd snel duidelijk dat de vereniging weer opnieuw moest worden opgebouwd. Na 35 jaar ziet het huidige bestuur de noodzaak om een algeheel beleidsplan te formuleren. Op deze manier kan zij leden, sportbond en gemeente informeren én potentiële sponsors en subsidieverstrekkers op de hoogte te stellen van de uitgangspunten van de club en de plannen voor de toekomst. 2005, TTVN 4

6 2. Missie en doelstellingen 2.1 Missie TTVN biedt tafeltennissport aan in de breedste zin van het woord. Iedereen kan de sport op zijn of haar niveau beoefenen en de vereniging biedt ruimte voor ontwikkeling in de tafeltennissport. TTVN is toegankelijk voor iedereen en wil voor haar leden en achterban een thuishaven zijn. Het doel is om dé tafeltennisvereniging te zijn van Nieuwegein-Noord. Om sociale cohesie te bevorderen is het verkrijgen van een (meer) eigen accommodatie met een kantine een belangrijk onderdeel van de missie. Voor de vereniging betekent dit, dat zij tafeltennis als breedtesport aanbiedt aan jeugd en volwassenen als wedstrijdsport en recreatiesport en bereid is mee te werken aan projecten, die deelname aan sport bevorderen. TTVN staat open voor de beoefening van de tafeltennissport door mensen met een beperking. 2.2 Doelstellingen TTVN onderscheidt twee soorten doelstellingen. Ten eerste zijn er de voor de vereniging noodzakelijke doelstellingen. Daarnaast zijn er een aantal doelstellingen, die de vereniging zou willen realiseren, maar niet de hoogste prioriteit hebben. Hieronder wordt een lijst van de doelstellingen gegeven: Noodzakelijk Mogelijk maken van deelname aan de competities en toernooien, georganiseerd door de NTTB, voor haar leden. Deelname aan competities en toernooien bij haar leden bevorderen; Leden ook de gelegenheid bieden om recreatief te tafeltennissen; Organiseren van toernooien en wedstrijden voor leden en niet-leden; Aanbieden van kennismakingslessen aan schoolgaande jeugd; Geven van verantwoorde trainingen op het spelniveau van leden naar wensen en mogelijkheden om hen daarmee op een hoger niveau te brengen; Beschikken over een kantine in eigen beheer; Wenselijk Met de leden op een zo hoog mogelijk niveau spelen. Het bestuur streeft er naar om met het eerste seniorenteam de hoogste afdelingscompetitieklasse te bereiken; 2005, TTVN 5

7 Een evenwichtige opbouw in het ledenbestand, waarbij het wenselijk is, dat 40% van de leden jeugdlid is; Het aantal leden de komende vijf jaar te verhogen van circa 75 naar circa 120 leden, waarvoor uitbreiding van beschikbare accommodatie noodzakelijk is. Het versterken van de organisatie door interne en externe opleiding; Minimaal 25% van de leden is vrouwelijk; Andere activiteiten aanbieden, zoals overdag sporten. Dit is ook weer afhankelijk van de accommodatie; Het gebruik van een meer eigen en eigentijdse accommodatie. 2005, TTVN 6

8 3. De vereniging 3.1 Positie TTVN is één van de twee tafeltennisverenigingen in Nieuwegein. De andere vereniging is VTV. Deze vereniging heeft ongeveer 200 leden en beschikt over een eigen clubgebouw in Nieuwegein-Zuid. TTVN telt op het moment van opstellen van deze beleidsnota ongeveer 75 leden waarvan 40% jeugd. Van de senioren is ongeveer 20% recreant. Het is niet de intentie van TTVN om in de toekomst te komen tot één vereniging. In het verleden zijn de mogelijkheden tot een fusie onderzocht. Daarbij is gebleken dat een samengaan van beide verenigingen niet wenselijk was. De vereniging speelt op dit moment op twee verschillende locaties. Op maandagavond spelen de senioren in sportzaal Wijkersloot. De gymzaal de Driehoek wordt 5 dagen per week gebruikt door zowel junioren als senioren. In sportzaal Wijkersloot is een kantine aanwezig, die verpacht wordt aan een volleybalvereniging. Op de meeste maandagen wordt door vrijwilligers van de volleybalclub het gebruik van deze kantine mogelijk gemaakt. In de Driehoek zijn geen kantine voorzieningen. 3.2 Organisatie Het bestuur bestaat uit een dagelijks bestuur, een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Daarnaast hebben in het bestuur een algemeen bestuurslid (Sportraad), de coördinator jeugdzaken en de wedstrijdsecretaris senioren zitting. De vereniging telt verder een jeugdcommissie. 3.3 Verenigingsorganogram ALV Kas Controle Commissie Bestuur Jeugd Commissie 2005, TTVN 7

9 Naast de twee commissies zijn er ook enkele losse functies. Deze functionarissen rapporteren aan één van de bestuursleden. De functies zijn: Public Relaties (clubblad en pers) Beheer website Ledenadministratie Inkoop kantine (koelkast in de Driehoek) De jeugdcommissie bestaat uit de coördinator, trainers, wedstrijdsecretaris jeugdcompetitie, jonge seniorleden en ouders van jeugdleden. De commissie komt een aantal keer per jaar voor overleg bijeen. 3.4 Sterkte zwakte analyse Het bestuur ziet als sterke punten: Sfeer Contributie Aandacht Ouders Organisatie Clubblad & Website Er heerst een ontspannen sfeer binnen de vereniging. De contributie ligt onder het gemiddelde van andere tafeltennisverenigingen en andere Nieuwegeinse verenigingen Er wordt aandacht besteed aan alle spelers ongeacht het niveau Er is een goede samenwerking met ouders voor hulp bij activiteiten en vervoer naar wedstrijden De vereniging heeft een eenvoudige organisatie. Hierdoor kan er snel worden gecommuniceerd Het clubblad verschijnt regelmatig en ziet er verzorgd uit. De website wordt regelmatig bijgewerkt, is actueel en wordt langzamerhand hét communicatie-medium Het bestuur ziet als zwakke punten: Accommodatie Vrijwilligers Spelniveau De accommodatie voldoet niet. Het spelen in twee zalen doet geen goed aan de onderlinge band. De grootte van de zalen is niet op de tafeltennisvereniging afgestemd. Een ruimte voor minimaal 8 tafels is gewenst. Speeltijden kunnen niet door de club zelf worden bepaald. Voor de sociale cohesie is een kantine onmisbaar. Er is slechts een smalle basis met vrijwilligers. Een groot gedeelte van de activiteiten en taken wordt uitgevoerd door een klein aantal mensen. De afhankelijkheid van individuen is te groot. Het algemene spelniveau binnen de vereniging is lager dan wat ten opzichte van het aantal leden zou mogen worden verwacht. Hierdoor is het niet voor alle potentiële nieuwe leden aantrekkelijk om lid te worden. 2005, TTVN 8

10 Financiële afhankelijkheid Activiteiten De vereniging is afhankelijk van gemeentelijke subsidies. Zonder deze subsidies kan er geen sluitende begroting worden gemaakt. Buiten clubkampioenschappen en competitie wordt er niet veel georganiseerd voor de seniorleden 2005, TTVN 9

11 4. Wedstrijdsport senioren 4.1 Algemene doelstelling wedstrijdsport TTVN is voornamelijk gericht op breedtesport. De vereniging heeft zich tot doel gesteld om wedstrijdsport te bedrijven in de regionale afdeling van de Nederlandse Tafeltennisbond (NTTB). In die afdeling wil de vereniging vanuit de breedte doorgroeien naar de hoogste klasse. Voor de korte tot middellange termijn is het de bedoeling dat TTVN meer dan tien seniorenteams kan opstellen. De beleving van de sport en het samenzijn staat hierbij voorop. De druk om te presteren is hieraan ondergeschikt. Op de lange termijn zou de vereniging zich kunnen manifesteren in de landelijke senioren competitie. Het idee hierbij is dat de (toekomstige) jeugdspelers vanuit de landelijke jeugdcompetitie doorbreken naar de hogere afdelingsklassen van de senioren en dan promoveren naar de landelijke competitie. 4.2 Training Het is een wens van het bestuur dat in eerste instantie een training wordt opgezet voor de hogere teams van de vereniging. Op termijn zou dit kunnen worden uitgebreid naar de lagere teams. Echter, het is van belang dat er draagvlak voor de trainingsgroepen wordt gecreëerd, aangezien er op het ogenblik niet gestructureerd wordt getraind. 4.3 Wedstrijdsportbegeleiding Wedstrijdsportbegeleiding vindt voornamelijk binnen de teams plaats. Aanstormende jeugdige spelers worden begeleid tijdens hun eerste jaren bij de senioren, zodat ze kunnen wennen aan het spel. De begeleiding vindt plaats door de jeugdige spelers bij een betrokken senior te plaatsen. De andere teams hebben geen begeleiding. 4.4 Wedstrijdsportfinanciering Bij TTVN vindt geen wedstrijdsportfinanciering plaats. Elk senior lid betaalt dezelfde hoeveelheid contributie en geniet dezelfde rechten. Mocht er op zeker moment een team op landelijk niveau acteren dan is het voorstelbaar dat wedstrijdsportfinanciering wordt gerealiseerd. Dit zou moet gerealiseerd met behulp van een aparte sponsor voor dat team ten behoeve van bijvoorbeeld de reis- (en verblijf-)gelden. 2005, TTVN 10

12 5. Recreatiesport - senioren 5.1 Algemene doelstelling TTVN stelt zich ten doel om recreatief tafeltennis voor iedereen bereikbaar te maken door het aanbieden van de mogelijkheid om te spelen op de vrije tafels tijdens de competitie-/ trainingsuren. Deze uren worden regelmatig in het clubblad en/of op het mededelingenbord gepubliceerd. Ook is deze informatie te vinden op de internetsite. Het doel van de trainingen is veel plezier en een grote sociale cohesie. 5.2 Sportstimulering Om de recreatieve deelneming te stimuleren organiseert TTVN onderlinge toernooien (clubkampioenschap, paas- en kersttoernooi). Bij navraag blijkt er weinig belangstelling te zijn voor niet-tafeltennisactiviteiten. Het bestuur streeft ernaar om de recreantenafdeling zo laagdrempelig mogelijk te houden. TTVN wil meewerken aan het organiseren van sport voor ouderen, maar ziet hiertoe geen mogelijkheid door gebrek aan accommodatie overdag. 5.3 Begeleiding recreantensport De begeleiding gebeurt onderling. Voor de recreantenafdeling worden geen betaalde trainers ingezet. 2005, TTVN 11

13 6. Jeugdbeleid Jeugdleden zijn reglementair leden die op 31 december van het lopende jaar de leeftijd van 18 jaar nog niet hebben bereikt. TTVN hanteert een beginleeftijd van 7 jaar. 6.1 Doelstellingen Jeugdbeleid De jeugdcommissie hanteert de volgende uitgangspunten bij het uitzetten van haar beleid: Ieder jeugdlid de mogelijkheid geven om zichzelf zo goed mogelijk als tafeltennisser te ontwikkelen; Met eigen opgeleide mensen zo hoog mogelijk spelen. Het meedoen aan competitiesport wordt gestimuleerd, maar is zeker niet verplicht; Het inschakelen van jongeren bij verenigingstaken, het opnemen van jongeren in commissies, het laten meedenken en mee beslissen van jeugdleden in zaken die hen aangaan; Creëren van het groepsgevoel; Het in competitieverband bereiken van de hoogste afdelingsklasse binnen vijf jaar; Het continu werven van nieuwe leden door het meedoen aan door gemeente Nieuwegein en NTTB georganiseerde kennismakingsactiviteiten; De jeugdtrainers kennis te laten nemen van het gedachtegoed Kanjers in de sport en de trainingen ook zo te geven en daarbij de jeugdleden zelf en de ouders van de jeugdleden betrekken. 6.2 Opzet organisatie Jeugdcommissie De jeugdcommissie bestaat uit leden en ouders van de jeugd. De jeugdcommissie wordt geleid door een jeugdcoördinator. In de Jeugdcommissie zitten naast jeugdcoördinator, de trainers, assistent trainers/begeleiders en wedstrijdsecretaris. De jeugdcommissie bepaalt de algemene gang van zaken binnen de jeugdafdeling, regelt de competitie en deelname aan toernooien en andersoortige wedstrijden en stelt de trainingsgroepen samen. 2005, TTVN 12

14 6.3 Trainingen De jeugdleden worden twee keer per week in de gelegenheid gesteld aan de trainingen deel te nemen. De trainingen staan altijd onder leiding van door de NTTB opgeleidde trainers en/of vrijwilligers. Afhankelijk van hun niveau, leeftijd en motivatie worden de jeugdleden ingedeeld in trainingsgroepen, die tenminste uit 6, bij voorkeur uit 8 en maximaal uit 12 leden bestaan. Bij een groep van 12 jeugdleden bestaat dus de mogelijkheid om aan twee groepen gelijktijdig training te geven door twee trainers. De lesstof wordt aangepast aan leeftijd en spelniveau. Daarnaast wordt voor het opleiden van de beginners van 7 t/m 12 jaar gebruik gemaakt van het door de NTTB ontwikkelde (butterfly) SUPERSTAR vaardigheidsdiplomapakket, waaraan die kinderen desgewenst kunnen deelnemen. Ook wordt gebruik gemaakt van de door Kanjers in de sport ontwikkelde trainingsmethodiek en gedachtegoed. 6.4 Zelf opleiden kader Om een jeugdafdeling in stand te houden is het essentieel om zelf kader op te leiden. Dit wordt op een gestructureerde manier aangepakt. Jeugdleden vanaf 16 jaar of tweedejaars junioren worden met klem gevraagd mee te draaien bij de trainingen met meer ervaren trainers om zo kennis en ervaring op te doen en worden ingezet bij kennismakingsactiviteiten voor de jeugd van de basisscholen. 6.5 Externe opleiding De bond (afdeling Midden) organiseert jeugdtrainerscursussen en trainerscursussen A. TTVN wil deze cursussen voor leden betalen. Er moet wel afspraken gemaakt worden met de cursist. Stopt deze binnen een jaar na het volbrengen van de cursus als trainer van TTVN dan moet 50% van het cursusgeld worden terug betaald. Na twee jaar nog eens 20% en na het derde jaar nog 10%. Het bestuur van TTVN kan te allen tijde beslissen van deze regeling af te wijken. 2005, TTVN 13

15 6.6 Beleidsbeslissingen op korte termijn Om de doelstellingen van de jeugdbeleid te kunnen realiseren zijn er acties voor de korte en lange termijn. Hieronder staan acties die het komende jaar gerealiseerd moeten worden: Het meer inschakelen van jongeren bij verschillende taken; Het meer betrekken van jeugd door hen meer verantwoordelijkheden toe te kennen in bestuur en organisatie; Het stimuleren van jongeren tot deelname aan trainerscursussen en andere kaderopleidingen; Het werven van nieuwe jeugdleden door organiseren en deelname aan kennismakingsactiviteiten van de gemeente en de NTTB (kindertafeltennisfeest); Aansluitend het geven van gratis lessen om aanmelding te stimuleren; Het uitbreiden van de lestijden met minimaal één lesuur voor het geven van een tafeltennisles aan de jongste (7-9 jaar) beginners; Het zorgen voor een goede en open communicatie met alle kaderleden, jeugdleden en ouders van jeugdleden; o o Het organiseren van jongerenactiviteiten voor leden en geïnteresseerden van jaar; Het opstellen en communiceren van gedragsnormen en daarbij horende bestuurlijke sancties. 6.7 Beleid op lange termijn Hieronder staan de doelstellingen voor de langere termijn: Doorstroming jeugd naar senioren (op termijn 3 5 jeugdleden per jaar die doorstromen); Structureel een jeugdafdeling onderhouden van jeugdleden (10 teams in de competitie) Dit aantal is nodig om de jeugdafdeling op lange termijn in stand te houden; Niveau van de vereniging weer opkrikken tot het hoogste afdelingklasseniveau. Dit is een doelstelling die is te realiseren als er redelijk talentvolle (jeugd)spelers zijn die dat niveau aankunnen en gedurende een aantal jaren goed worden getraind en begeleid. In competitieverband kunnen zij dan doorgroeien tot de landelijke jeugdklasse. 2005, TTVN 14

16 7. Sponsorplan 7.1 Doelstelling De doelstelling van het sponsorplan zijn de volgende: Het via sponsoring geld en of materialen of diensten binnen halen om de wedstrijdsport naar een hoger niveau te tillen (structurele bijdrage); Het via sponsoring geld en of materialen of diensten binnen halen voor en bij grote evenementen (eenmalige bijdrage); Naamsbekendheid en een positief imago in de regio; 7.2 Uitgangspunten De volgende twee uitgangspunten zijn gedefinieerd: Zowel de vereniging als activiteiten kunnen worden gesponsord; Aparte exploitatiebegroting (additionele inkomsten) is geen vereiste. 7.3 Te sponsoren activiteiten De volgende eenmalige activiteiten lenen van de vereniging lenen zich bij uitstek voor sponsoring: Schoolsport Clubkampioenschappen Organisatie evenementen Extra jeugdtraining(en) Clubkleding Aankleding (eerste) teams Materiaal 7.4 Behoud huidige hoofdsponsor Het bestuur zal aandacht moeten blijven geven aan de huidige hoofdsponsor van de vereniging. Het bedrijf De Nieuwegeinse Glashandel levert iedere jaar een substantiële bijdrage aan de exploitatie van de vereniging. 2005, TTVN 15

17 Bij het behoud van de sponsor moet met de volgende punten rekening worden gehouden: De sponsor heeft meerdere malen aangegeven dat zij geen tegenprestatie verwacht voor het sponsorgeld. Het is meer een gift dan sponsoring; Het bestuur heeft bemerkt dat de sponsor persoonlijke aandacht wel op prijs stelt. Dit een belangrijke speerpunt van het behoud. Het bestuur rapporteert elk jaar waar aan de sponsorbijdrage is besteed. 7.5 Plan van aanpak bij het aantrekken van een sponsor Bij het benaderen van een nieuwe sponsor moeten de volgende punten in acht worden genomen: Samenstellen en benoemen sponsorcommissie; Opstellen communicatieplan; o o hoe wordt bedrijfs(sponsor)naam naar buiten gebracht; waar wordt bedrijf(sponsor)naam (elders) getoond; Bepalen selectie bedrijven en/of instanties; o o o o band met regio; band met tafeltennis; band met personen binnen de vereniging; vermogen; Hoe contacten leggen en onderhouden met bedrijven (sponsors) en of instanties; Sponsorcommissie adviseert aan bestuur; Het afsluiten van contracten met potentiële sponsors is de verantwoordelijkheid van het bestuur; Het sponsorbedrag mag geen structureel onderdeel uitmaken van de begroting. 2005, TTVN 16

18 8. PR beleid 8.1 Doelstelling De doelstelling van het PR beleid is tweeledig: Constant laten zien, dat TTVN bestaat en activiteiten organiseert met publiciteit in de media en het onderhouden van goede contacten met gemeente, pers en sportbond, en dergelijke. Een goed communicatie beleid binnen de vereniging. Leden van de club moeten een positief clubgevoel uitdragen; 8.2 Interne communicatie De vereniging communiceert met haar leden via de volgende kanalen: Het clubblad van TTVN verschijnt vier tot zes maal per jaar. De vereniging is tevreden met de kwaliteit van het blad dat wordt geschreven door enkele leden en wordt samengesteld en geprint door één van de leden; De internetsite wordt heel actueel gehouden door een lid van de vereniging. Naast het nieuws en mededelingen worden er ook uitslagen en standen op gepubliceerd; Informatie en activiteiten op de korte termijn worden via gecommuniceerd. Voor de interne communicatie gelden de volgende aandachtpunten: Het onderhouden en actueel houden van de bestaande communicatiekanalen; Mededelingen op prikbord aangaande competitie en aankondiging toernooien, en dergelijke; Contact onderhouden met ouders; Contacten onderhouden met commissies en werkgroepen. 8.3 Externe communicatie De vereniging communiceert met haar leden via de volgende kanalen: Het clubblad wordt ook verspreid aan personen en instellingen die voor de vereniging belangrijk zijn; 2005, TTVN 17

19 Er worden persberichten en aankondigingen verzorgd over onder andere TTVN 1, bijzondere activiteiten en gebeurtenissen en vaardigheidsdiploma s. Naast bovengenoemde wordt er ook aandacht gegeven aan: Het verzorgen van verenigingscorrespondentie; Het onderhouden van contact met gemeente over subsidiezaken en accommodatiezaken; Het onderhouden van contact met andere sportverenigingen via Sportraad; Het onderhouden van contact met de pers; Het onderhouden van contact met scholen en schoolsportcommissie via gemeente afd. Jeugd & Sport; Het onderhouden van contact met de lokale en provinciale sportraad; Het werven van sponsors en adverteerders; Het werven van nieuwe leden jeugd via kennismakingsactiviteiten Jeugd & Sport, senioren. 2005, TTVN 18

20 9. Vrijwilligersbeleid 9.1 Doelstelling Het vrijwilligersbeleid heeft ten doel om voor voldoende en gekwalificeerde kaderleden en vrijwilligers binnen TTVN te zorgen. Dit kan bereikt worden door het aanstellen van een vrijwilligerscoördinator. Deze vrijwilligerscoördinator gaat op verzoek van het bestuur of commissies op zoek naar kaderleden en vrijwilligers. 9.2 Vrijwilligerscoördinator De vrijwilligerscoördinator heeft als taak het zorgen voor voldoende en opgeleid kader. Hij moet op tijd signaleren waarin de nabije toekomst tekorten zich kunnen voordoen. Zijn taken staan in de taakomschrijving voor de vrijwilligerscoördinator. Daarnaast moet hij motiverend zijn. 9.3 Motivatie Ter motivatie van de vrijwilligers in de vereniging kunnen de onderstaande instrumenten de vrijwilligerscoördinator van dienst zijn: Vrijwilligersavond Attentie Verkiezing vrijwilliger van het jaar Goed materiaal en gereedschap Schouder klopje Afspraken maken en nakomen Cultuur 2005, TTVN 19

21 9.4 Actieplan Het is wenselijk een omschrijving te maken van alle functie binnen de vereniging (zie de bijlage1), voor welke periode, met welke regelmaat en hoeveel tijd het werk kost. Van de sleutelposities is een taakomschrijving bijgevoegd. Daarnaast moet er voor elke functie een overdrachtdossier komen met daarin bijvoorbeeld stand lopende zaken, methodiek en contacten. Bovendien is het aan te bevelen in de overdrachtdossiers te beschrijven wat er leuk is aan de functie, wat de knelpunten zijn en wat er tegenvalt. Ook moet bij elke overdracht een sterkte/zwakte analyse gemaakt worden. Deze analyse maakt veel duidelijk voor de vrijwilligerscoördinator. 2005, TTVN 20

22 10. Accommodatiebeleid 10.1 Beschrijving situatie huidige accommodatie: Verspreid over de week wordt er gebruik van een tweetal accommodaties welke van de gemeente wordt gehuurd. Het gebruik maken van meer dan één speelzaal wordt voor de samenhang binnen de club als ongewenst ervaren. Daarnaast is het voorzien en onderhouden van materiaal in beide zalen duur. Beide accommodaties voldoen niet aan alle basisvoorschriften van NTTB. Wijkersloot Op één avond in de week wordt door de senioren voor zowel wedstrijdsport, training als recreatie gebruik gemaakt van: Sportzaal WIJKERSLOOT, Nanningalaan 1, 3431 RD Nieuwegein Licht Verlichting Afmetingen Er is licht / zonlicht- inval, dat overdag zeer hinderlijk is. Deze lichtinval is reglementair niet toegestaan. De lichtsterkte boven het speelvlak van de tafel moet gelijkmatig minstens 400 lux bedragen; in de speelruimte om de tafel heen minimaal 275 lux. De lichtsterkte boven de tafel is duidelijk onvoldoende. De zaal (16 x 28m) wordt verdeeld in drie vakken, dus ongeveer 3 vakken van ruim 9 meter. In de lengte is deze afmeting slechts voldoende voor afdelingsklassen. Voor landelijke klasse is 10 meter vereist, voor eredivisie zelfs 12m. Voor de breedte wordt minimaal 4,5 meter per tafel voorgeschreven. De 16 meter breedte van de zaal laat derhalve een beperkt aantal tafels toe (3-4 tafels per vak). Voor het spelen van competitiewedstrijden kunnen vanwege de bereikbaarheid slechts 2 tafels worden opgesteld. Een ander nadeel is dat de tafels dwars in de zaal, dus in lengterichting achter elkaar moeten worden opgesteld, hetgeen met overvliegende ballen en passerende personen te veel hinder aan de speeltafels veroorzaakt. Opslagruimte Er is onvoldoende opslagruimte aanwezig voor opslag tafeltennismaterialen. De meeste tafeltennistafels staan in een gang achter de kleedkamers, die geen directe verbinding heeft met de sportzaal. Kantine Voor het beoefenen van de tafeltennissport door senioren is de aanwezigheid van een kantine noodzakelijk voor de cohesie en de sociale contacten. De afhankelijkheid van vrijwilligers van een andere vereniging voor het beschikbaar zijn van de kantine wordt als lastig ervaren. 2005, TTVN 21

23 De Driehoek Op vier avonden in de week en op zaterdag wordt voornamelijk door de jeugd gebruik gemaakt van Gymnastiekzaal DE DRIEHOEK, Aardbeigaarde 2, 3436 GB Nieuwegein De beschikbare speeltijden zijn niet alle geschikt voor het geven van trainingen aan de jeugd. Licht Verlichting Ondanks dat de ramen zijn afgeplakt met een lichte folie is er licht / zonlicht- inval, dat overdag zeer hinderlijk is. Deze lichtinval is reglementair niet toegestaan De lichtsterkte boven de tafels is zeker onvoldoende. Afmetingen De ruimte (21 x 11m) is geschikt voor het opstellen maximaal 5 tafeltennistafels. Opslagruimte De tafeltennistafels staan in een afgesloten opbergruimte achter in een van de kleedkamers. Voor het opstellen moeten de tafels door een smalle deur doorgang over een hinderlijke drempel worden getransporteerd. De bij de zaal aanwezige opslagplaats voor gymnastiektoestellen is niet afsluitbaar, waardoor er regelmatig ballen er in kunnen worden geslagen, wat hinderlijk is, maar ook als onveilig kan worden beschouwd. Een ontmoetingsruimte met kantine is niet aanwezig. In de toegangshal van de zaal worden voor het sociale contact en de ontvangst van gastteams enkele campingtafels en stoelen opgesteld. Een sensoruitschakeling van het licht in deze toegangshal wordt als uiterst hinderlijk en onnodig ervaren. 2005, TTVN 22

24 10.2 Gewenste accommodatie is een speelzaal geschikt voor 8 10 tafels. Om de verhuurder van een sportaccommodatie inzicht te geven in de wensen van de vereniging, hebben we hieronder een lijst opgesteld: Een speelzaal in Nieuwegein-Noord. Nieuwegein-Noord is het bedieningsgebied van de vereniging. Zuid is het domein van VTV. De verlichting in de speelzaal dient te voldoen aan de voor de tafeltennisport gestelde voorwaarden en de toekomstige ambities van TTVN Voor het sociale karakter van de sport is een kantine als ontmoetingsruimte van groot belang. Een kleine kantine, die voldoet aan de voorschriften op het gebied van hygiëne en andere wettelijke bepalingen en met de nodige sanitaire voorzieningen is onontbeerlijk voor onze vereniging. Voor het onderlinge sociale contact van leden, voor het wisselen van het spelen aan de tafel, het wachten en andere pauzes, de ontvangst van gasten, ouders van de jeugdleden, verwacht men een eigentijdse ontmoetingsruimte, bij voorkeur met zicht op de speelzaal. Een dergelijke ontmoetingsruimte is tevens noodzakelijk voor het uitbreiden van het ledenbestand met minimaal 50% op korte termijn. De ideale speelzaal voor tafeltennis is 30 x 11 x 4 meter vrije ruimte. Onze sport vraagt geen grote en hoge zaal. De voorkeur gaat uit naar een kleine zaal met goede verlichting dan een grote sportzaal. De 330m 2 speelruimte kan vanzelfsprekend ook op andere manier worden ingevuld. De vereniging heeft een opslagruimte nodig voor de tafeltennistafels, netten, scheidsrechterstafels, stoelen, tafelafscheidingen en andere trainingsbenodigdheden in een nabij de speelzaal gelegen ruimte. In de reguliere zalen is hier nauwelijks ruimte voor. Fietsenstalling. Het overgrote gedeelte van de leden komt met de fiets naar de vereniging, waarbij de behoefte bestaat om deze fiets veilig te kunnen stallen. Om te voorkomen dat de fietsen binnen worden gestald is er behoefte aan een afsluitbare fietsenstalling. 2005, TTVN 23

25 11. Contributie en Financiën 11.1 Visie Het financiële beleid dat tot de De Baten -brand is gevoerd, is dat de balans tussen inkomsten en uitgaven niet in gevaar gebracht mocht worden. De contributie is jarenlang niet verhoogd. Dit was niet nodig omdat de grootste kostenpost, de zaalhuur, constant was. Het beleid om niet meer uit te geven dan er binnen komt, is op zich verstandig. Het enige nadeel hierbij is dat er nooit een reserve is gecreëerd voor nieuwe ambities of eventuele tegenslagen. De tegenslag van de brand heeft financieel geen grote consequenties gehad. De extra kosten zijn door de gemeente vergoed vanuit een brandfonds. Het bestuur verwacht dat rond 2008 de Baten herbouwd is, of dat er rond die tijd een alternatief is. Om dan enige financiële armslag te hebben is het bestuur voornemens om ruimte in de begroting te creëren. Het wordt de komende jaren beleid worden om per jaar tussen de 1500 en 2000 euro te reserveren. Hierdoor ontstaat op lange termijn een buffer waarmee te zijner tijd ambities kunnen worden gerealiseerd. Naast het creëren van een buffer moet er ook rekening worden gehouden met een terugtredende gemeente. Het bestuur moet daarom rekening houden met teruglopende subsidies en oplopende zaalhuur Contributie De huidige contributie is opgebouwd uit twee delen: de basis- en bondscontributies. De basiscontributie staat al vele jaren vast terwijl de bondscontributies één op één wordt doorberekend. Vergeleken met tafeltennisverenigingen, in een vergelijkbare situatie, is onze contributie aan de lage kant. In vergelijking met andere sportverenigingen in Nieuwegein is de contributie ook laag. Het bestuur vindt dat er ruimte is om de contributie te verhogen. Er moet nadere diversiteit aangebracht worden in de contributiegroepen. Er wordt een groep 65+ geïntroduceerd en de jeugdleden worden in twee groepen gesplitst. De contributie wordt per 2005, 2007 en 2009 verhoogd. De contributie van de 65+ en pupillen / welpen groep wordt twee jaarlijks met 4% worden verhoogd. De andere groepen worden driemaal met 8% verhoogd. (50 cent per maand!) Voor leden die geen gebruik maken van automatische incasso wordt een extra verhoging van 2 euro doorgevoerd, dit om de kosten van de acceptgiro te dekken. 2005, TTVN 24

26 De halfjaarlijkse contributie ontwikkeling voor de komende jaren ziet er als volgt uit: Senioren Jun/Kad Pup/Wlp Bovenstaande maatregelen levert de vereniging in 2009 zo n 1300 euro extra op jaarbasis ten opzichte van Gevolgen Nieuwegein kiest In het gemeentelijke ombuigings- en bezuinigingsprogramma Nieuwegein kiest worden keuzes gemaakt om het verhuur van de sportaccommodaties kosten neutraal te maken. Het gevolg hiervan is dat de zaalhuur met 15% wordt verhoogd. Aangezien de contributie de enige vorm van inkomsten van de vereniging is, moet deze verhoging direct worden doorberekend. Dat betekent een verhoging van 25% van de basiscontributie. 2005, TTVN 25

27 12. Slotwoord Voorzitter Met dit beleidsplan hoop ik dat TTVN een goede stap kan zetten richting een gezonde vereniging in sportief en financieel opzicht. Wat ons onderkomen betreft spreek ik de verwachting uit dat we binnen een tweetal jaar weer met de hele vereniging op één locatie kunnen spelen. Op die locatie hebben we de beschikking over een eigen kantine en kunnen we ons weer thuis voelen. Ook heb ik de verwachting dat we dan voor ons volgend jubileum (het 40 jaar bestaan in 2009) opnieuw meer dan 120 leden hebben. Vanuit deze basis wordt ondertussen naar sportief succes gezocht bij de jeugd en de senioren, zodat we vanuit een sterke afvaardiging in de afdeling ook de landelijke klassen weer kunnen bevolken. Met sportieve groet, Namens het bestuur van Tafeltennisvereniging Nieuwegein Harry Eleveld, voorzitter 2005, TTVN 26

28 BIJLAGE 1 : Taakomschrijvingen Behoort bij Hoofdstuk 9 - Vrijwilligersbeleid Functie: Voorzitter Verantwoordelijk aan: ALV Taken: leiden van de club in samenwerking met de andere bestuursleden voorzitten vergaderingen voorbereiden ALV opstellen verenigingsbeleidsplan kaders stellen voor deelplannen controle uitvoering beleidsplannen en andere actiepunten bewaken doelen beleidsplannen vertegenwoordigen vereniging houdt zicht op het functioneren van alle geledingen binnen de club zorgt in samenspraak met de secretaris voor de agenda van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering, verantwoordelijk voor de interne communicatie Functie: Secretaris Verantwoordelijk aan: ALV Taken: opstellen verzenden uitnodigen ALV Zorgt in samenspraak met de voorzitter voor de agenda van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering, notulen archief ledenadministratie bestuurscorrespondentie afhandeling post coördineert de interne publiciteit verzorgt de externe publiciteit Functie: Penningmeester Verantwoordelijk aan: ALV en kascontrolecommissie Taken: opstellen financieel beleidsplan opstellen begrotingen en jaarrekening controleren en bewaken begrotingen en jaarrekeningen contributie inning verantwoordelijk voor de financiële administratie toe laten en regelen van een kascontrole verzorgen van subsidieaanvragen 2005, TTVN 27

29 Functie: Wedstrijdsecretaris - senioren Verantwoordelijk aan: ALV Taken: samenstellen seniorenteams in overleg met spelers en bestuur verzorgen van de wedstrijdadministratie volgens de regels van de bond te weten: o beheer wedstrijdformulieren o verzenden van wedstrijdformulieren aan bond o uitslagen doorbellen of -mailen naar de bond o bezoeken vergaderingen afd. competitieleider draagt zorg voor de wedstrijdprogramma s van de spelers in de teams controleert boetes en overlegt deze met de teamaanvoerders verzorgt team opgaven verplaats wedstrijden of meld deze af regelt het invallen in hogere teams Functie: Vrijwilligerscoördinator Verantwoordelijk aan: voorzitter Taken: Werving en plaatsing Ondersteuning en begeleiding Deskundigheidsbevordering Communicatie Afspraken, regels en wetgeving Beleid Functie Afgevaardigde Sportraad Nieuwegein Verantwoordelijk aan: ALV Taken: representatie Belangenbehartiging bij gemeente en sportraad Vertrouwenspersoon leden Functie Jeugdcoördinator Verantwoordelijk aan: ALV Taken: Voorzitter van de jeugdcommissie Verzorgt samen met de JC indeling de jeugdtrainingsgroepen, Samenstelling competitieteams Inschrijving toernooien en wedstrijden Regelt zaalleiding tijdens jeugdbijeenkomsten Aanstelling jeugdtrainers Coördineert overige jeugdactiviteiten 2005, TTVN 28