Ons gedrag bepaalt wie we zijn. Elopak Group Gedragscode

Transcriptie

1 Ons gedrag bepaalt wie we zijn. Elopak Group Gedragscode 1

2 Beste collega s, Het doel van onze Gedragscode is te zorgen dat we als wereldwijde organisatie altijd volgens geaccepteerde ethische normen handelen, altijd verantwoordelijkheid nemen voor onze acties en dat wij ons als bedrijf aan de geldende wetten en regelgeving houden. Elopak streeft naar het handhaven van hoge ethische normen in alle aspecten van het bedrijf. We streven naar het handhaven van corporate governanceprincipes die een gezond en goed bedrijfsbestuur bevorderen om zo het succes van ons bedrijf op de lange termijn te verzekeren. Alle medewerkers en gedetacheerden bij Elopak hebben even veel recht op een werkplek die veilig, gezond en vrij van discriminatie is. Onze Gedragscode schrijft voor hoe wij ons moeten gedragen ten opzichte van onze medewerkers, onze klanten, zakelijke partners, de maatschappij en het milieu. Onze Gedragscode dient als gids om de ethische basis voor de waarden en handelingen van Elopak hoog te houden, het milieu en de gemeenschappen waarmee we werken te beschermen en te verzekeren dat ons werk geen risico vormt voor de belanghebbenden. Ik vraag jullie allen om onze Gedragscode te respecteren en te volgen. CEO 3

3 voor iedereen, overal en altijd Onze Gedragscode is van toepassing op elke relatie met en tussen Elopak-medewerkers en gedetacheerden, gemeenschappen, klanten, het milieu en andere zakelijke partners. De Gedragscode moet met onze externe partners worden gedeeld zodat klanten en al onze zakelijke partners de overkoepelende principes van de werkwijze van Elopak kennen. De Gedragscode voorziet echter niet in alle ethische dilemma s die zouden kunnen ontstaan. Alle medewerkers van Elopak hebben de verantwoordelijkheid om het verspreiden van de Gedragscode aan te moedigen en te bevorderen en om de naleving ervan te bewaken en te handhaven. Deze Gedragscode geldt voor alle werknemers en gedetacheerden bij Elopak en voor ieder die ons bedrijf vertegenwoordigt. Wie zich niet aan de bepalingen in dit document houdt, kan disciplinaire maatregelen, juridische stappen of zelfs ontslag verwachten. 5

4 voor onze medewerkers Elopak heeft de verantwoordelijkheid om zijn medewerkers een veilige en gezonde werkplek en een positieve ontwikkeling van de werkomgeving te bieden. Elopak erkent zijn wettelijke verantwoordelijkheid en plichten ten aanzien van gezondheid, veiligheid en welzijn op het werk en het bedrijf zet zich in om binnen de hele organisatie hiervoor de best mogelijke procedures op te zetten. Elopak is verplicht om algemene regels in te stellen met betrekking tot gezondheid, veiligheid en werkomgeving voor iedereen die bij het bedrijf werkt. De procedures van Elopak moeten gericht zijn op de bescherming van onze medewerkers, onze klanten en iedereen die met onze activiteiten te maken heeft, of het nu gaat om activiteiten op onze werkplek, tijdens transport of op locatie bij een klant. Elopak wil zijn medewerkers gelijke kansen bieden en discriminatie op basis van ras, geslacht, leeftijd, geloofsovertuiging, burgerlijke staat of seksuele geaardheid vermijden, evenals het gebruik van dwangarbeid. Elopak mag onder geen beding gebruikmaken van kinderarbeid of dwangarbeid of dit tolereren en eist van zijn leveranciers en zakelijke partners hetzelfde beleid. Een alom geaccepteerde definitie van kinderarbeid is er niet. Voor dit begrip worden diverse definities gehanteerd. In het algemeen kunnen we stellen dat kinderarbeid werk is, waarbij kinderen op enige wijze (lichamelijk, geestelijk of moreel) schade oplopen of misbruikt worden of hen de toegang tot onderwijs wordt ontzegd, waarbij kinderen van onder de leeftijdsgrens fulltime moeten werken of illegaal arbeid moeten verrichten. Elopak respecteert het recht van medewerkers om zich bij een vakbond van hun keus aan te sluiten en zal zich houden aan de geldende wetten, regels, richtlijnen en normen in de branche ten aanzien van werkuren, minimumloon en regels met betrekking tot de werkomgeving. 6 7

5 van onze medewerkers Als medewerker van Elopak zijn wij allen ambassadeurs van ons bedrijf en worden wij door anderen gezien als vertegenwoordigers van onze organisatie, zowel gedurende werktijd als daarbuiten. Geheimhoudingsplicht medewerkers Alle Elopak-medewerkers en consultants/gedetacheerden dienen de algemene geheimhoudingsovereenkomst ( Pledge of Secrecy ), die bij Elopak standaard deel uitmaakt van contracten voor werknemers en consultants, te ondertekenen en zich daaraan te houden. In deze overeenkomst staat dat alle medewerkers verplicht zijn om handelsgeheimen, correspondentie, contracten, programma s, tekeningen, modellen, beschrijvingen en dergelijke als vertrouwelijk te behandelen, zodat derden (die deze informatie niet voor hun werkzaamheden nodig hebben) hier geen kennis van krijgen. In voorkomende gevallen moeten ook mensen die een bedrijf van Elopak bezoeken de geheimhoudingsovereenkomst voor bezoekers ondertekenen. Voorts moeten medewerkers en consultants/gedetacheerden de privézaken van personen vertrouwelijk houden en informatie van Elopak niet tot hun eigen, persoonlijke voordeel aanwenden. Deze verplichtingen blijven ook na beëindiging van het dienstverband of de opdracht/detachering bij het bedrijf van kracht. 8 9

6 ons gedrag, privé en beroepsmatig Alle medewerkers van Elopak moeten collega s en externe partijen eerlijk, respectvol en waardig behandelen en moeten de ethische principes in deze Gedragscode naleven. Alle medewerkers van Elopak worden geacht geen activiteiten te ontplooien en er geen belangen op na te houden die de objectieve en efficiënte uitvoering van de werkzaamheden kunnen bemoeilijken. De werkzaamheden voor Elopak mogen nooit op persoonlijk gewin of voordeel zijn gericht. Belangenconflicten moeten waar mogelijk worden vermeden. Elopak Basic Values: Helder nadenken Dynamisch handelen Je integer gedragen Elopak Leadership Principles: Zorgen voor helderheid Goede prestaties bevorderen Zorg dragen voor de mensen Er is sprake van een belangenconflict wanneer jouw persoonlijke belangen jouw vermogen om onafhankelijk namens Elopak te kunnen oordelen belemmeren of lijken te belemmeren. Onze functie binnen Elopak mag niet worden misbruikt voor persoonlijk gewin of voordeel, noch voor dat van een familielid. Mocht er zich een belangenconflict voordoen, dan wordt er van de betrokken medewerker verwacht dat deze zijn/haar directe leidinggevende hiervan op de hoogte stelt. Alle medewerkers van Elopak moeten zorgen dat zij op de hoogte blijven van en handelen in overeenstemming met de normen en beleidsregels van Elopak en worden verzocht om gewenste informatie via de officiële kanalen en middels samenwerking met relevante collega s te verkrijgen. Alle medewerkers van Elopak worden geacht in hun beroepsleven de hoogste normen ten aanzien van competentie, efficiëntie en integriteit te handhaven en de Elopak Basic Values na te leven. Managers moeten onze Basic Values versterken door de Elopak Leadership Principles te volgen. Deze waarden benadrukken de rol van de leider in het ontwikkelen van het bedrijf

7 ons gedrag, privé en beroepsmatig Alle managers en medewerkers moeten hun aandeel leveren en hun verantwoordelijkheid inzien, zodat we een gezonde werkplek kunnen handhaven en potentiële risico s kunnen reduceren. De eigendommen en bezittingen van Elopak, zoals gebouwen en machines, moeten bovendien goed worden beheerd en beschermd. De medewerkers van Elopak worden verzocht om situaties die schadelijk kunnen zijn voor de reputatie of zakelijke belangen van Elopak, alsmede gevallen van fraude en inbreuk op de ethische richtlijnen van Elopak te melden. Wat zijn wanpraktijken: Situaties waarbij schade wordt berokkend of dreigt te worden berokkend aan belanghebbenden door: Delicten Andere wetsovertredingen Schending van de gedragscode van Elopak Mocht je kennis nemen van enige activiteiten van een collega of zakelijke partner die volgens jou onder een van de bovenstaande overtredingen vallen, meld dit dan aan jouw leidinggevende, het hoofd van de Group Human Resources of de Chief Financial Officer. Raadpleeg voor meer informatie EHR10016 Handling of infringements 12 13

8 hoe wij zakelijk te werk gaan Elopak streeft ernaar om alle wetgeving die van kracht is in de landen waarin wij actief zijn na te leven en levert geen bijdragen aan corruptie, schending van de mensenrechten of schade aan het milieu. Elopak verwacht hetzelfde van zijn leveranciers en zakelijke partners. Kwaliteit Alle managers bij Elopak hebben de verantwoordelijkheid om zorg te dragen voor een cultuur waarin het naleven van de geldende wetten en het beleid en de procedures van Elopak de kern van onze bedrijfsactiviteiten vormen. Elopak streeft ernaar zijn klanten producten en services te leveren die aan de hoogste normen met betrekking tot kwaliteit en professionele prestaties voldoen. Bij Elopak zien we kwaliteit als het consistent volgens de specificaties en reglementaire vereisten presteren, zodat er steeds opnieuw een product wordt geproduceerd waarover de klant tevreden is. Wij werken met onze klanten samen om vereisten te definiëren en verwachtingen helder te krijgen, zodat hun en onze bedrijfsdoelen op dynamische en rendabele wijze worden bevorderd. Uit de Elopak Quality Policy (EPD10001 Quality and Management) 14 15

9 hoe wij zakelijk te werk gaan Corruptie kan voorkomen in allerlei vormen die in ernst kunnen variëren van het aanwenden van invloed tot geïnstitutionaliseerde macht voor eigen gewin. Dit kan niet alleen voor financieel voordeel, maar ook voor ander materieel of immaterieel voordeel zijn. Afpersing: Iemand vragen om of aanzetten tot het betalen van smeergeld. Het wordt afpersing wanneer deze vraag vergezeld gaat van dreigementen tegen de lichamelijke integriteit of het leven van de betrokkenen. Omkoping: Het aanbieden of aannemen van geschenken, leningen, geldelijke bedragen, beloningen of andere voordelen aan of van een andere persoon als aanzet om iets te doen wat oneerlijk of illegaal is of een inbreuk vormt op het vertrouwen in het handelen van Elopak. Anti-corruptie Elopak is fel gekant tegen alle vormen van corruptie, met inbegrip van afpersing en omkoping. Alle medewerkers dienen voorzichtig te zijn in gevallen waar agenten of tussenpersonen namens Elopak optreden. Elk bedrijfsgebied van Elopak moet transparantie waarborgen en al het zakelijk handelen goed documenteren. Elk geval van twijfel of verschil van inzicht moet aan de juridische afdeling van Elopak worden voorgelegd. Witwaspraktijk Elopak is tegen alle vormen van witwassen en streeft ernaar om te voorkomen dat zijn financiële transacties door anderen misbruikt kunnen worden voor het witwassen van geld. Financiële rapportages De financiële afdeling van Elopak zorgt ervoor dat alle transacties correct en in overeenstemming met de lokale wetgeving en goede boekhoudpraktijken worden geregistreerd en gerapporteerd. De jaarrekeningen en tussentijdse cijfers moeten voldoen aan de wetgeving, IFRS en goede boekhoudpraktijken. Openbare rapporten en andere openbare publicaties moeten eveneens voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Geschenken, voordelen en zakelijke ethiek Medewerkers van Elopak mogen normaliter geen geschenken, gratificaties of andere voordelen aannemen die van invloed kunnen zijn op de relatie van Elopak met zijn leveranciers, concurrenten en klanten. Elopak eist dit ook van zijn leveranciers en zakelijke partners. Raadpleeg voor meer informatie EHR10017 Receiving hospitality, entertainment and gifts. Concurrentieverstorend gedrag Elopak mag niet betrokken zijn bij illegaal, concurrentieverstorend gedrag en mag geen inbreuk maken op de wetten en regels ten aanzien van concurrentie

10 hoe wij zakelijk te werk gaan Mensenrechten Elopak respecteert en bevordert de mensenrechten zoals gedefinieerd door de Verenigde Naties in de 30 artikelen van de ALGEMENE VERKLARING VAN DE RECHTEN VAN DE MENS. Elopak eist dit ook van zijn leveranciers en zakelijke partners. Elopak realiseert zich echter dat verschillende belanghebbenden een verschillende kijk hebben op hoe sommige problemen in deze artikelen aangepakt moeten worden en of zij bovendien als problemen worden gezien. De gedachtegang achter dit streven is echter om constructieve besprekingen te bevorderen over de beschikbare mogelijkheden voor verantwoordelijk ondernemerschap voor spelers die in opkomende economieën actief zijn of producten inkopen uit of verkopen aan opkomende economieën. Maatschappelijke verantwoordelijkheid Elopak wil de volledige verantwoordelijkheid voor zijn handelen nemen en door zijn bedrijfsactiviteiten een positieve invloed uitoefenen op het milieu, klanten, medewerkers, gemeenschappen en andere belanghebbenden, alsook op alle overige delen van de openbare ruimte. Elopak zet zich in voor de levering van milieuvriendelijke producten en services en volgt de hoogst mogelijke normen ten aanzien van hygiëne en duurzame verpakking. Productveiligheid Elopak leeft altijd de striktste regelgeving na bij het produceren van verpakkingen voor de voedingsmiddelenindustrie

11 hoe wij zakelijk te werk gaan Milieu Duurzaamheid is een integraal onderdeel van ons bedrijf en voor onze medewerkers. Elopak voldoet in de landen waarin wij actief zijn altijd aan alle milieuwetten. Elopak stelt zich het volgende ten doel: Een zo klein mogelijk negatief effect op het milieu van onze producten en activiteiten door in de hele waardeketen onze verantwoordelijkheid te nemen De striktste vereisten ten aanzien van bosbouw en bosbeheer volgen en met gecertificeerd materiaal (FSC en PEFC) werken Een actieve partner zijn in alle lokale (nationale) inzamel- en recyclingsystemen en actief het gebruik van gerecyclede en duurzame grondstoffen in onze producten vergroten Gebruikmaken van duurzame energie Open en transparant en volgens de GRI-richtlijnen verslag doen van onze prestaties onder het Greenhouse Gas Protocol (GHG) Onze medewerkers motiveren en aanmoedigen om op waardevolle wijze bij te dragen aan het verbeteren van onze milieuprestaties

12 Wij willen de voorkeursleverancier van kartonnen drankverpakkingssystemen zijn! 22 23

13 Grafisk tilrettelegging og trykk: Follotrykk as Elopak Group Headquarters Postal address: P.O. Box 418 Skøyen, 0213 Oslo Visiting address: Hoffsveien 1A, 0275 Oslo Tel.: , Fax: September