Noordhoff Uitgevers Elobase Detailhandel Verkoper Kerntaak 1 Theorie- en infoboek

Transcriptie

1 Theorieboek KT1 HOOFDSTUKKEN - Inleiding Goederen ontvangen en controleren Goederen verplaatsen Ompakken en prijzen Goederen opslaan Voorraadbeheer Werken met artikelpresentaties Presentatie en winkelinterieur Displays Winkelexterieur Promotie Schoonmaken en hygiëne Aantekeningen Paraaf Goederen opslaan Als verkoopmedewerker moet je weten wat er komt kijken bij het opslaan van goederen. Het doel van een goede opslag is uiteraard dat je aan de wensen van klanten kunt voldoen door artikelen op tijd uit de voorraad te kunnen leveren. Elke winkel heeft een eigen manier van opslaan van haar goederen. Dat is logisch: een supermarkt gebruikt de opslagruimte heel anders dan een meubelwinkel. Elke winkel zal het opslaan zo slim mogelijk willen doen. Want goederen die op voorraad liggen, kosten geld. Verschillen in opslag Kleine opslagruimte In de afgelopen tijd was het de trend om opslagruimtes bij winkels zo klein mogelijk te maken of helemaal te laten verdwijnen. De huurprijzen voor winkelpanden per vierkante meter werden steeds hoger. Omdat een magazijnruimte niet direct geld oplevert, benutten winkelketens graag iedere vierkante meter als winkelvloer. Veel winkelketens hebben nu alleen nog een ruimte waar de leveringen worden ontvangen. Van daaruit gaan de goederen direct door naar de winkelvloer. Hooguit is er nog een klein winkelmagazijn voor verpakkingsmateriaal dat bewaard moet worden. Elektronicazaken, zoals MediaMarkt, hebben vaak nog wel een groot magazijn. De showmodellen staan in de winkel en de voorraad achter de schermen. Supermarkten hebben vaak nog een koel- en vriesruimte als speciale extra opslagmogelijkheid. Hoe groter het magazijn, hoe meer er op voorraad ligt en hoe minder leveringen er nodig. Omdat het voordeliger is, kiezen winkelketens dus steeds vaker voor een kleiner magazijn. Ze leveren elke dag precies wat er nodig is. Dat moet dan wel direct verwerkt worden en in de winkel gezet! Distributiecentra 1

2 Bij kleine winkelbedrijven levert de leverancier de goederen direct aan de winkel. Hoe meer er geleverd wordt, hoe meer personeel en ruimte de winkel nodig heeft om die goederen in ontvangst te nemen en op te slaan. Grotere winkelbedrijven maken meestal gebruik van een distributiecentrum. De leverancier levert aan het centrum en het distributiecentrum brengt het weer naar de winkel. Kenmerken: Leverancier levert aan het distributiecentrum van de winkelketen. Het distributiecentrum neemt niet-bederfelijke en niet-modegevoelige artikelen in voorraad. Wanneer de winkel de artikelen bestelt, levert het distributiecentrum aan de winkel. Beperkt houdbare of modegevoelige artikelen levert het distributiecentrum direct na ontvangst aan de winkels. Moet er nog iets aan de artikelen worden aangepast aan het bedrijf, dan gebeurt dat ook in het DC. Voorbeelden daarvan zijn: ompakken, prijzen, stickeren en van veiligheidslabels (seals) voorzien. Wordt een winkelketen groter dan is het voordeliger om de goederenstroom via een distributiecentrum te sturen (minder transportkosten en efficiënter voor de winkels). Opslagmogelijkheden Wanneer goederen bij de winkel aankomen, staan ze tijdelijk in de goederenontvangstruimte. Daar worden de goederen gecontroleerd en kunnen ze verder naar de winkel, of naar het magazijn voor opslag. Welk opslagsysteem de juiste is, heeft te maken met de eigenschappen van het artikel. We kennen de volgende opslagsystemen: op de vloer op vlonders of pallets in stellingen in een koel- of vriescel in de buitenopslag. 2

3 Vloer Opslag op de vloer komt niet zo veel voor. Het grote nadeel is namelijk dat dit veel ruimte inneemt. Je kunt niet hoog stapelen. Ook kan optrekkend vocht de goederen aantasten. Het voordeel van deze manier van opslaan is, dat het goedkoop is. Je hebt immers geen extra materialen nodig. Grote artikelen met een moeilijk stapelbare vorm worden meestal op de vloer opgeslagen. Denk aan tuinstoelen of parasols. Op pallets kun je artikelen vervoeren, sorteren en bewaren. 3

4 Vlonders en pallets Vlonders en pallets lijken op elkaar. Allebei zijn ze van hout gemaakt. Vlonders gebruik je alleen om artikelen tijdelijk op te zetten. Op pallets kun je de artikelen bewaren én vervoeren. Men levert goederen vaak al aan op pallets. Als de opslag van goederen op pallets plaatsvindt, heeft dat gevolgen voor de indeling van het magazijn: je moet er dan met een pallettruck bij kunnen. Er zijn brede en smalle magazijngangen. Ze hebben elk hun eigen manier van gebruik: Stellingen Een stelling ziet eruit als een soort boekenkast met planken. Er zijn verschillende soorten stellingen. Er zijn open stellingen, maar ook stellingen met een achterwand en zijwanden. In stellingen worden de meeste goederen opgeslagen: van grote partijen zware goederen tot kleine artikelen als schroeven en lippenstiften. Het opslaan van goederen in stellingen heeft de volgende voordelen: je kunt er veel goederen in kwijt; artikelen die niet stapelbaar zijn, kun je toch boven elkaar opslaan; een stelling is flexibel in te richten. Stellingen kun je verhogen of verlagen, je kunt er tussenschotten in plaatsen en je kunt kleine bakken gebruiken. Zo zorg je voor precies de juiste opslag voor je artikel. De ruimte die je per artikel in je stelling reserveert, bepaal je aan de hand van de maximumvoorraad en of er nog voldoende ruimte is om het artikel te kunnen pakken (de grijpruimte). Er zijn verschillende soorten stellingen: palletstellingen draagarmstelling en legbordstelling rekken. Palletstellingen zijn stellingen waar je goederen met pallet en al in kunt zetten. Bij draagarmstellingen liggen de planken op draagarmen, bij legbordstellingen op zijsteunen. In rekken, of stellingen met ophangruimte, kun je materiaal ophangen. Koel- en vriescel Afhankelijk van de artikelsoort, heb je een koel- of een vriescel nodig voor het opslaan. Denk bijvoorbeeld aan voedingsmiddelen als melk, vlees en kroketten. De Warenwet stelt eisen aan transport en opslag van voedingsmiddelen om de hygiëne te waarborgen. Controleer regelmatig de temperatuur in de koel- of vriescel en registreer je bevindingen. Deze eisen komen samen in het HACCP-systeem. Slagers, bakkers, supermarkten en horeca volgen een hygiënecode volgens dit HACCP-systeem. Daarom moet je regelmatig vast omschreven punten 4

5 controleren. Daarna moet je deze registreren. Denk bij koel- en vriescellen, bijvoorbeeld aan temperatuur en vochtigheidsgraad. Dit doe je niet alleen in de winkel, maar ook in de opslagruimte. Op een lijst bij de producten wordt steeds het laatste controlemoment aangegeven. Dan is voor ieder de versheid zichtbaar. Groente en fruit kun je het best bewaren in de koelcel bij 2 C tot 5 C. Diepvriesproducten, zoals pizza s, sla je op in een vriescel bij -18 C of kouder. Meestal zijn de rekken in de koel- en vriescellen verstelbaar, zodat er diverse artikelen in gepresenteerd kunnen worden. Ook zijn ze van een materiaal en structuur die gemakkelijk en grondig te reinigen is. Buitenopslag Winkels als bouwmarkten en tuincentra gebruiken een deel van het terrein bij de winkel ook vaak als opslag. Dit noem je buitenopslag. Zo zijn hout- en bouwgoederen en tuinartikelen prima op te slaan in de buitenopslag. Ook goederen die volgens de wet niet binnen opgeslagen mogen worden, komen buiten te staan. Dit zijn bijvoorbeeld brandbare stoffen en giftige stoffen. Net als binnen, zijn er buiten veel systemen om goederen op te slaan: er zijn al dan niet overdekte stellingen, maar ook containers en boxen. Afsluitbare magazijnruimte Een kluis is vaak een soort kooi voor het opbergen van kostbaar kleingoed. Een in het magazijn apart afsluitbare magazijnruimte wordt vaak een kluis genoemd, ook al ziet deze er zo niet uit. Soms is deze met gaas afgezet. Eén persoon heeft de sleutel van dit magazijn. In deze ruimte worden kleine kostbare artikelen, bijvoorbeeld telefoons, opgeborgen. Opslagkenmerken van artikelen De manier waarop je artikelen opslaat, wordt mede bepaald door de kenmerken en eigenschappen van het artikel zelf. Een kenmerk is bijvoorbeeld de afmeting: een grote zitzak prop je niet even in een laatje. Een eigenschap is bijvoorbeeld of het een seizoensartikel is: tuinmeubelen zet je (in de winter) op een andere plek dan afwasteiltjes. Artikelkenmerken zijn onder meer: afmetingen, gewicht, vorm aard verpakking en leveringsomvang stapelbaarheid houdbaarheid 5

6 Het maakt nogal wat uit of de artikelen groot of klein zijn. Kleine artikelen, zoals schroeven en moeren, bewaar je vaak in een vakstelling. Een groot artikel zet je op de grond of op een pallet. Denk maar aan een wasmachine of een fornuis. Zware artikelen behandel je anders dan lichte artikelen. Je kunt zware artikelen niet op een hoge plek opslaan. Je moet ze op de vloer zetten of onder in een stelling. Lichte artikelen kun je wel boven in een stelling zetten. De aard van een artikel kan zijn: een vaste vorm, een vloeibare, of een gas. Is de verpakking breekbaar (glas), of van kwetsbaar materiaal. Kartonnen dozen sla je anders op dan lange latten of spijkers en schroeven. Sommige artikelen moet je op een speciale manier opslaan. Gevaarlijke stoffen mogen niet naast elkaar liggen. Chemische producten (schoonmaakartikelen) mogen nooit in de buurt van levensmiddelen liggen. Bpuwmarkten en woonwarenhuizen werken met hoge stellingen. Houdbaarheid bepaalt natuurlijk ook waar je goederen plaatst. Gekoelde artikelen horen bij een levensmiddelenwinkel in de koeling. In een doe-het-zelfzaak horen de viooltjes die naast het gereedschap als lentestunt worden verkocht op rolkarren klaar te staan om in de winkel gezet te worden. Deze plantjes moeten op z n tijd ook water krijgen. Behalve de kenmerken van de artikelen zelf, zijn er nog andere eigenschappen van invloed op de opslag, bijvoorbeeld het aantal dat van een artikel in voorraad is, de aanvulfrequentie en of het gaat om emballage of retourgoederen. Aantal artikelen Een winkelier kan een minimum en een maximum aantal goederen aanhouden dat hij tegelijk in voorraad wil houden. De voorraad moet groot genoeg zijn om de presentatie in de winkel aangevuld te kunnen houden (minimum). De voorraad mag niet te groot zijn (maximum). Aanvulfrequentie van de artikelen De omzetsnelheid is het aantal keren dat de voorraad binnen een jaar wordt verkocht. De pick- of aanvulfrequentie is het aantal keren binnen een bepaalde tijd dat de winkelvoorraad vanuit het magazijn aangevuld moet worden. 6

7 Artikelen met een hoge pick-/aanvulfrequentie liggen meestal vooraan in het magazijn. Logisch, want dan hoef je niet zo ver te lopen om het artikel op te halen. Ze liggen vaak op een schap tussen heupen schouderhoogte. Ook dat is logisch, hoe minder je hoeft te bukken of te rekken, hoe lager de fysieke belasting. Artikelen die snel worden verkocht, heten ook wel fastmovers. Versproducten zijn een voorbeeld van fastmovers. Artikelen die niet zo snel worden verkocht, heten slowmovers. Je kunt slowmovers dus beter achter in het magazijn opslaan en fastmovers vooraan. Seizoensartikelen zijn in het seizoen fastmovers, maar buiten het seizoen juist slowmovers. Als de seizoenen wisselen, moet je de opslag ook bijstellen. Actie-artikelen zijn fast movers en hebben tijdens de actie een hoge pick-/aanvulfrequentie. Emballagegoederen zoals kratten kunnen, voordat ze opgehaald worden, in de buitenopslag geplaatst worden. Emballage en retourgoederen Elke winkel die te maken heeft met emballagegoederen, zal hier in de opslagruimte rekening mee houden. Emballage staat voor verpakking. De verpakkingen waarop statiegeld zit worden gescheiden gehouden. Statiegeldflessen, kratten, pallets en fusten kunnen eventueel in de buitenopslag worden geplaatst. Weergevoelig materiaal, zoals karton, blijft binnen. Papier, plastic, en glas worden apart gehouden en gerecycled. Eventuele etensresten, zoals brood, kunnen apart gehouden worden om gebruikt te worden door de diervoedingsindustrie. Er kan ook moeten worden gereclameerd op artikelen. Dat kan door de klant zijn gebeurd, maar ook de winkelier kan reclameren bij zijn leverancier. Die artikelen die door de klant terug worden gebracht, worden soms eerst getest en opnieuw verpakt voordat ze vaak als actieartikel - weer de winkel in gaan. De artikelen die teruggaan naar de leverancier, de zogenoemde retourgoederen hebben eveneens een eigen plaats in de opslagruimte. Opslagstrategieën Je weet nu al meer over wat er komt kijken bij het inrichten van een magazijn. De manier waarop je de goederen opslaat, is niet willekeurig. Hiervoor gebruik je een opslagstrategie. Een strategie is een manier van werken, die tevoren is bedacht, Een opslagstrategie is bedacht om te bepalen hoe en waar producten opgeslagen kunnen worden. Deze verschilt per winkel en per gebruiker. Dit meest voorkomende zijn: Werken met een vrije opberglocatie Werken met een vaste opberglocatie Gemengd opbergen ABC-strategie LIFO-/FIFO-systeem Ook het via je smartphone bruikbare codesysteem kan voor specifieke instructies worden ingezet. Via deze QR-code kun je communiceren met de website van je bedrijf. 7

8 Van de opbergmethoden maakt het niet uit of de artikelen in het magazijn of in de winkel worden opgeborgen. De benamingen blijven hetzelfde. Vrije opberglocatie Wordt gewerkt met vrije locaties, dan worden producten op een willekeurige lege locatie in het magazijn of winkelafdeling neergelegd. Er is geen specifieke plek voor gereserveerd en dus kan elke lege plek kan worden gevuld. Zo wordt alle ruimte benut, wat een voordeel is. Wel moet je goed bijhouden waar wat is neergezet, bijvoorbeeld in de computer. Een nadeel daarvan is, dat als iemand eens iets verplaatst en dat vergeet te noteren, het artikel onvindbaar kan raken! Vaste opberglocatie Wordt met vaste locaties gewerkt, dan worden goederen op een daarvoor gereserveerde, vaste plaats in het magazijn of winkel opgeslagen of meteen gepresenteerd. De ruimte wordt met dit systeem minder benut. Iedereen weet waar alles staat. Elk artikel heeft z n vaste plek. Ook als het niet voorradig is. ABC opbergstategie Bij de ABC-opslagstrategie worden alle goederen verdeeld in drie categorieën: A, B en C. Deze indeling is gebaseerd op de snelheid waarmee de artikelen worden verkocht en de frequentie waarmee ze moeten worden aangevuld. Categorie A Dit zijn de zijn de snellopende producten, de artikelen met een hoge aanvulfrequentie. A-producten komen in het magazijn voorin, op grijphoogte te liggen: het liefst tussen heup- en schouderhoogte. Zo kunnen ze met de minste moeite worden verzameld. Categorie B Categorie C Dit zijn producten die tussen A en C in zitten. Ze liggen in het magazijn verder naar achteren. Dit zijn de langzaam lopende goederen, of de producten die niet zo vaak aangevuld worden. Ze liggen langer opgeslagen en komen dan ook achterin het magazijn te liggen. Gemengd locatiesysteem Bij een gemengd locatiesysteem hebben sommige goederen een vaste plaats in het magazijn of winkel en een andere een willekeurig te bepalen plaats. Wel FIFO, geen LIFO Binnen iedere manier van opbergen, kun je ook nog eens kiezen voor het FIFO- of LIFO-systeem. Meestal wordt het FIFO-systeem gebruikt. Het betekent: First In, First Out. Goederen die het eerst binnenkomen, moeten er ook als eerste weer uit. 8

9 Versgebakken broden worden aan de achterzijde - de kant waar ze gebakken worden - in de FIFO-stelling geschoven. De klant neemt het brood dat er het langst ligt aan de voorzijde uit de stelling. De ladder die het laatste is geplaatst, wordt er doorgaans als eerste weer vanaf gehaald: het LIFO-systeem. Bij beperkt houdbare goederen zoals etenswaren, is dat het meest belangrijk. Het tegenovergestelde van het FIFO-systeem is het LIFO-systeem. LIFO betekent: Last In, First Out. Wat er het laatst in komt, gaat er het eerst weer uit. Bij opslag volgens het FIFO-systeem plaats je de nieuwe, pas binnen gekomen goederen achteraan. Dat kan erg tijdrovend zijn en daarom is het handig om gebruik te maken van doorrolstellingen. De nieuwe colli of pallets worden er aan de achterkant van de stelling ingeschoven. De oudere colli schuiven dan automatisch naar de voorkant van de stelling. Ditzelfde systeem kun je toepassen met rolcontainers. De nieuwste zet je achteraan, de anderen schuiven door naar voren. Bij opslag volgens het LIFO-systeem zet je de nieuw binnengekomen goederen vóór de andere goederen die al in het vak staan. Of er bovenop. Goederen die het laatst zijn opgeslagen, worden het gemakkelijkst gepakt. In sommige gevallen is dat geen probleem, bijvoorbeeld bij onbeperkt houdbare artikelen. Denk aan zaken als grote zakken tuinaarde die direct bovenop de stapel worden gelegd in de stelling in de bouwmarkt. Maar bij andere artikelen is het gevolg wel dat oudere artikelen altijd achterin in de stelling blijven of onderop de stapel. Komt er in de tussentijd een nieuwe productvariant op de markt, dan loop je het risico dat je het oude artikel niet meer kunt verkopen. Het LIFO-systeem komt weinig voor in winkels. Winkelbedrijven zullen er alles aan doen om geen verouderde artikelen op voorraad te hebben. Gebruiken kleine MKB-winkels toch onbedoeld het LIFOsysteem, dan is dat meestal niet als strategie, maar als handicap! Grote, vooral zware dozen met bijvoorbeeld kinderwagens worden op elkaar gestapeld, de nieuwe voorraad gaat er gemakshalve steeds bovenop. De oudste wordt dus misschien nooit verkocht Routering Belangrijk bij de layout van het magazijn of winkel is de weg die de medewerkers (of klanten) moeten afleggen naar de goederen. Dit noem je routering. Een route is een pad waarlangs medewerkers of klanten alle artikelen die ze gaan ophalen, kunnen verzamelen. Bij een optimale route door een magazijn is het is handig voor de medewerker, wanneer de fastmovers bij elkaar staan of artikelen uit eenzelfde productgroep. En moeten er meerdere artikelen tegelijk uit het magazijn gehaald kunnen worden, dan is het belangrijk dat zware artikelen eerst op de kar kunnen worden gezet en later bovenop de lichte. 9