Richtlijnen en procedures

Transcriptie

1 voor de uitvoering van projecten in het kader van Projectbureau Maart 2006 Versie 4.1 Projectbureau

2 INHOUD Inleiding Procedures en Richtlijnen... 4 Verantwoordelijkheden... 5 Aangaan van de verplichting... 5 Het Projectbureau... 5 Metamorfoze Het traject Werkpakketten Het voortraject Inrichting projectorganisatie Rapportage en overleg Documentatie Selectie en verantwoording van het materiaal Materiaalanalyse Test met het scannen van het materiaal en opstellen specificaties voor het digitaliseren Bepalen van de benodigde opslagruimte Aanvragen offerte voor het digitaliseren Bepalen van restricties en auteursrecht Opstellen en goedkeuren van het projectvoorstel Richtlijnen voor de projectvoorstellen Inleiding Onderdelen van het projectvoorstel Planning Begroting en toelichting op de begroting Richtlijnen voor de uitvoering van werkpakket 2. Metagegevens Algemeen Specificaties voor dumps Technische metadata Richtlijnen voor de uitvoering van Werkpakket 3. Digitaliseren Verstrekking van de opdracht Voorbewerking van het materiaal Verzending van het materiaal Opslag en behandeling van het materiaal Uitvoeren van het digitaliseren Controleren van de opgeleverde objecten Eventueel opnieuw laten uitvoeren van digitalisering Oplevering gedigitaliseerde objecten Laden van de digitale objecten bij de landelijke voorziening Opslag van de digitale objecten bij de instellingen Het produceren van full-text bestanden Richtlijnen voor de uitvoering van Werkpakket 4. Ontwikkeling van de subsite Opstellen van specificaties voor het zoeken en bladeren Het aanleveren van content voor de subsite Het aanleveren van content voor de topstukken-pagina Ontwikkelen en implementeren van de subsite en de topstukken-pagina Testen van de subsite en de topstukken-pagina Acceptatie van de subsite en de topstukken-pagina Richtlijnen voor de uitvoering van Werkpakket 5. Financiële verantwoording, eindverslag en evaluatie Bijlage 1. Werkpakketten Werkpakket 1. Voortraject Werkpakket 2. Metagegevens Werkpakket 3. Digitalisering Werkpakket 4. Ontwikkeling subsite Werkpakket 5. Evaluatie en eindrapport Bijlage 2. Berekening opslagruimte

3 Bijlage 3. Model Projectvoorstel Projectvoorstel [Naam project] en [Projectnummer Geheugen van Nederland] Planning Begroting en toelichting op de begroting Verzoek tot betaling van subsidie Bijlage 4. Model Schriftelijke overeenkomst en Bepalingen auteursrecht Model schriftelijke overeenkomst (herzien maart 2003) Bepalingen auteursrecht Bijlage 5. Model Project Fact Sheet (PFS) Bijlage 6. Model Materiaalanalyse Bijlage 7. Datamodel Uitgangspunten Document Type Definition Geheugen van Nederland XML structuur Geheugen-records Relationeel model Geheugen van Nederland Bijlage 8. Aan te leveren materiaal voor de subsite Richtlijnen Aan te leveren materiaal Voorbeelden Bijlage 9. Richtlijnen voor het digitaliseren van stilstaand beeld en audio-visueel materiaal Stilstaand beeld Specificaties scannen van origineel of intermediair Specificaties scannen van microfilm Toevoegen van technische metagegevens Bestandsnamen Audio-visueel materiaal Audio Quicktime object of panaroma movies Bijlage 10. Model Aanvraag offerte digitaliseren Bijlage 11. Richtlijnen voor de kwaliteitscontrole van het digitaliseren Procedure kwaliteitscontrole Beoordelingsformulier kwaliteitscontrole scans van origineel van instellingnaam Beoordelingsformulier kwaliteitscontrole scans van microfilm van instellingnaam Bijlage 12. Typen objecten en opbouw van bestandsnamen Typen objecten Opbouw bestandsnamen Bijlage 13. Richtlijnen voor het aanvragen van offertes Bijlage 14. Inhoudelijke en financiële verantwoording en evaluatie deelnemende instellingen Financiële verantwoording Evaluatieformulier

4 INLEIDING is een sectoroverschrijdend digitaliseringsprogramma, waarin een belangrijke rol is weggelegd voor het onderwijs. De algemene doelstelling van het project is de opbouw van een nationale digitale collectie voor iedereen, waarbij speciale nadruk ligt op de interessen van het voortgezet onderwijs. Het beoogde eindresultaat is een website die eenduidig en eenvoudig toegang biedt tot minimaal zestien digitale collecties van evenzoveel verschillende erfgoedinstellingen. Inmiddels (eind 2003) is dit aantal gegroeid tot ruim 50. De digitale collecties zullen via gratis beschikbaar worden gesteld. De metagegevens worden ook geïndexeerd in de Cultuurwijzer. De website biedt tevens toegang tot een educatief deel dat specifiek voor het voortgezet onderwijs lesmogelijkheden biedt op basis van de digitale collecties van de deelnemende instellingen. De deelnemende instellingen zullen collecties digitaliseren. De Koninklijke Bibliotheek financiert in belangrijke mate, coördineert het programma, stelt deskundigheid beschikbaar en verzorgt de centrale opslag en beschikbaarstelling van de materialen. De te digitaliseren materiaaltypen omvatten teksten, afbeeldingen, geluid en bewegend beeld. Het programma is eind 2000 van start gegaan en heeft in mei 2003 de eerste resultaten opgeleverd. De eerste fase van het programma is in 2005 afgerond. In 2006 is de tweede fase van het Geheugen van start gegaan. Procedures en Richtlijnen In het Geheugen van Nederland worden collecties van verschillende instellingen gedigitaliseerd. Sommige van de deelnemende instellingen hebben meer ervaring met het digitaliseren van collecties dan andere. Om er zeker van te zijn dat elk van deze projecten goed verloopt, goed gecoördineerd kan worden en inpasbaar is in de infrastructuur, is het belangrijk dat procedures voor de werkwijze worden opgesteld. Dit document beschrijft die procedures. Daarnaast worden richtlijnen gegeven om ervoor te zorgen dat alle op te leveren producten van goede en eenduidige kwaliteit zijn. Deze procedures en richtlijnen vormen een handleiding voor het opstellen van projectvoorstellen, planningen en begrotingen en voor het uitvoeren van de digitaliseringsprojecten. Deze richtlijnen en procedures zullen aan iedere deelnemende instelling worden uitgereikt bij aanvang van het project. De instellingen zijn gehouden de procedures en richtlijnen zoals in dit document beschreven, op te volgen. In Hoofdstuk 1 wordt het te volgen traject van een project beschreven, van de aanvang van het project tot de afsluiting ervan. Hoofdstuk 2 beschrijft de werkwijze in het voortraject en Hoofdstuk 3 geeft een handleiding voor het opstellen van het projectvoorstel, de planning en de begroting. In Hoofdstuk 4 tot en met 6 worden de richtlijnen besproken voor de uitvoering van de digitaliseringsprojecten. Tot slot wordt in Hoofdstuk 7 aangegeven hoe de financiële afwikkeling en de evaluatie is geregeld. Bij deze richtlijnen wordt een diskette meegeleverd waarop sjablonen staan van de volgende bijlagen: Bijlage 2. Spreadsheet voor de berekening van de benodigde opslagruimte Bijlage 3. Model Projectvoorstel (inclusief planning, begroting en verzoek tot betaling van subsidie) Bijlage 5. Model Project Fact Sheet Bijlage 6. Model Materiaalanalyse Bijlage 10. Model Aanvraag offerte digitaliseren Bijlage 11. Model Acceptatieformulier kwaliteitscontrole Bijlage 14. Inhoudelijke en financiële verantwoording deelnemende instellingen, bestaande uit drie documenten: - Bijlage Afrondingsdocument project - Bijlage Financiële verantwoording projecten DI - Bijlage Financiële verantwoording projecten GVN Na de uitvoering van de eerste projecten zijn deze procedures en richtlijnen aangepast aan de hand van de opgedane ervaringen. 4

5 Verantwoordelijkheden Het programma wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de Koninklijke Bibliotheek. De landelijke projecten die in door de Koninklijke Bibliotheek met erfgoedinstellingen worden opgezet dragen het karakter van samenwerkingsprojecten. Ook bij samenwerkingsprojecten is het noodzakelijk dat de onderlinge verhoudingen en de verantwoordelijkheden duidelijk zijn afgesproken. Het gaat bovendien om omvangrijke projecten waarin zowel de KB als de deelnemende instelling financieel risico lopen. Voor lokale projecten in zijn daarom een aantal specifieke richtlijnen en aanwijzingen opgesteld die er toe moeten leiden de verhoudingen en de verantwoordelijkheden duidelijk te maken en alle partijen de mogelijkheid te geven die verantwoordelijkheden ook uit te oefenen. In Bijlage 13 zijn richtlijnen opgenomen voor het aanvragen van offertes. De instellingen die deelnemen in zijn verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van het project en voor de oplevering van het in het projectplan afgesproken resultaat. Overschrijding van de planning en de begroting komen dan ook voor hun eigen rekening. Het Geheugen is verplicht aan het einde van het project verantwoording af te leggen aan haar subsidiegevers en stelt een aantal eisen aan de kwaliteit van de werkzaamheden, en aan besteding en verantwoording van middelen om aan die verplichting te kunnen voldoen. De instelling aanvaardt die eisen door mee te doen in tenzij er schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt. De collectie blijft ook in digitale vorm eigendom van de deelnemende instelling. In geen enkel geval worden er meer rechten op het gebruik van het digitale materiaal overgedragen dan in de overeenkomst en in de algemene voorwaarden is vastgelegd. Aangaan van de verplichting Tussen de deelnemende instelling en het Projectbureau van de Koninklijke Bibliotheek wordt een overeenkomst gesloten, waarin beide partijen zich akkoord verklaren met de richtlijnen, het definitieve projectvoorstel, de planning en de begroting, en waarin oplevering en financiële verplichtingen worden geregeld. Ook worden hierin zaken afgesproken met betrekking tot auteursrecht en worden eventuele andere afspraken vastgelegd. Het Projectbureau wordt gecoördineerd door het Projectbureau Het Geheugen van Nederland (Projectbureau GvN) van de Koninklijke Bibliotheek. Het Projectbureau GvN zal vanaf de aanvang van het voortraject nauw betrokken zijn bij de projecten van de instellingen. Voor het Geheugen van Nederland zijn de volgende personen beschikbaar in het Projectbureau GvN: Projectmanager Dennis Schouten Projectcoördinator Reinier Deinum Onderwijscoördinator Johanneke van Marle Kwaliteitsmanager Robèrt Gillesse Programmeurs Edward Wolthuis Webredacteur Sara Handstede Webmaster Hans de Kuiper Communicatiemedewerker Andrea Langendoen De projectmanager is verantwoordelijk voor de algemene voortgang en het eindresultaat van het gehele project. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de financiële bewaking en -afwikkeling. De projectmanager verzorgt de bestuurlijke contacten met de deelnemende instellingen en vertegenwoordigt het project naar buiten. Ieder afzonderlijk lokaal project zal worden begeleid door één van de projectcoördinatoren. De projectcoördinator leidt de projecten vanuit het Projectbureau GvN en is het centrale aanspreekpunt voor de deelnemende instelling. De projectcoördinator: biedt ondersteuning aan alle werkzaamheden van de lokale projectgroep wanneer dat nodig is; verzorgt de informatie vanuit het Projectbureau GvN naar de projectgroep; verzorgt de informatie vanuit de projectgroep naar het Projectbureau GvN; is regelmatig aanwezig op vergaderingen van de projectgroep. 5

6 De kwaliteitsmanager begeleidt de instellingen met het gehele digitaliseringsproject waaronder: het uitvoeren van de materiaalanalyse; het uitvoeren van de testscans en/of de bepaling van het kwaliteitsijkpunt; het opstellen van de specificaties voor het digitaliseren; het aanvragen van offertes voor het digitaliseren; de controles van de gedigitaliseerde bestanden. De programmeurs ondersteunen bij de uitvoering van de projecten met het schrijven van conversiescripts, het geven van advies over metadata en andere technische zaken en het ontwikkelen van infrastructurele software. Daarnaast zorgen zij voor de daadwerkelijke beschikbaarstelling van de digitale bestanden. De webmaster en webredacteur zijn verantwoordelijk voor het contentmanagementsysteem; het beheer van de centrale en subwebsites en de onderwijsschil; de technische implementatie van subwebsites. Metamorfoze Via het nationale conserveringsprogramma Metamorfoze zullen verscheidene collecties die op microfilm zijn gezet, worden gedigitaliseerd en aan worden toegevoegd. Conservering en digitalisering gaan goed samen. Het streven van Metamorfoze is dan ook zoveel mogelijk vanaf de microfilms te scannen. Voor digitaliseringsprojecten volgt Metamorfoze de Richtlijnen en Procedures van Het Geheugen van Nederland. Daarnaast worden voor enkele onderdelen eigen Richtlijnen opgesteld. Metamorfoze wordt gecoördineerd door het Bureau Metamorfoze van de Koninklijke Bibliotheek ( Projectmanager Dennis Schouten Projectcoördinatoren Erik van der Doe Barbara de Goederen Henriette Reerink Sophie Ham Communicatie en publiciteit Andrea Langendoen Kwaliteitsmanager microverfilming Hans van Dormolen Henriette Reerink is de coördinator voor digitalisering. De digitaliseringscoördinatoren van Metamorfoze en het Projectbureau GvN zullen vanaf de aanvang van het voortraject nauw betrokken zijn bij de Metamorfozeprojecten. 6

7 1. HET TRAJECT 1.1. Werkpakketten Ieder project is verdeeld in vijf werkpakketten. Een samenvatting van deze werkpakketten is te vinden in Bijlage 1. Hoewel de onderdelen van deze werkpakketten voor ieder project dezelfde zijn, zal de doorlooptijd van de pakketten per project verschillen afhankelijk van de aard en omvang van de afzonderlijke collecties. Hieronder wordt het te doorlopen traject kort beschreven per werkpakket. Overigens kunnen (en moeten) de verschillende werkpakketten tegelijk worden uitgevoerd. Zo zal met het schrijven van de teksten voor de website al bij aanvang van het project kunnen worden begonnen Werkpakket 1. Voortraject In het voortraject worden werkzaamheden uitgevoerd om de definitieve omvang van het project te bepalen. Deze werkzaamheden maken wel al onderdeel uit van het project. Iedere instelling zal voor de daadwerkelijke uitvoering van het project het voortraject moeten doorlopen. In het voortraject wordt de projectorganisatie ingericht en worden afspraken gemaakt over rapportages, overleg en documentatie. Een belangrijk onderdeel van het voortraject is de selectie en de materiaalanalyse die nodig zijn om de omvang van het project en de kosten voor de benodigde opslagruimte te bepalen. Om de omvang van de opslag te berekenen is een spreadsheet ontwikkeld (zie Bijlage 2). De materiaalanalyse is ook nodig voor het aanvragen van offertes voor het digitaliseren tijdens het voortraject. Er worden minimaal twee offertes aangevraagd. Het maken van een test is onderdeel van de offerte. Ook zaken als restricties en auteursrecht worden in het voortraject geregeld. Wanneer het gehele voortraject is doorlopen, worden een projectvoorstel, een planning en een begroting opgesteld (zie Hoofdstuk 3 en Bijlage 3). Deze worden ter goedkeuring voorgelegd aan het Projectbureau GvN. Wanneer een voorstel is goedgekeurd, wordt een schriftelijke overeenkomst getekend waarin alle gemaakte afspraken zijn opgenomen en waarin de instelling verklaart zich te houden aan de richtlijnen zoals die door het Projectbureau GvN worden aangegeven (zie Bijlage 4). Ook worden hierin zaken geregeld met betrekking tot auteursrecht. Pas dan kan een aanvang worden gemaakt met de uitvoering van het project. Het voortraject zal binnen drie maanden moeten zijn afgerond. Het Projectbureau GvN zal in het voortraject nauwe contacten onderhouden met de instelling en de werkzaamheden begeleiden wanneer dat nodig is. De werkzaamheden van het voortraject worden verder beschreven in Hoofdstuk 2. In Hoofdstuk 3 worden richtlijnen gegeven voor het projectvoorstel, de planning en de begroting Werkpakket 2. Metagegevens In dit werkpakket worden de metagegevens van de collectie opgeleverd. Hiervoor wordt eerst gekeken of extra metagegevens nodig zijn (voor bijvoorbeeld het bladeren in gebonden materiaal) en naar de inpassing van bestaande metagegevens in het datamodel dat is ontwikkeld voor het Geheugen. Indien niet voldoende metagegevens aanwezig zijn bij de instelling zal onderzocht worden op welke manier de ontbrekende gegevens het beste kunnen worden toegevoegd. Indien nodig kan een invoermodule worden ontwikkeld. De gegevens zullen geconverteerd worden naar het Geheugen-model. Er wordt vanuit gegaan dat de te digitaliseren collecties reeds beschreven en ontsloten zijn waarbij metagegevens beschikbaar zijn in digitale vorm. Het is niet de bedoeling dat tijdens het project metagegevens van de grond af aan worden opgebouwd. Uitsluitend het vervaardigen van metagegevens die minimaal nodig zijn voor het datamodel van het Geheugen valt binnen het project. Het vervaardigen van metagegevens ten behoeve van het collectiebeheer valt te allen tijde buiten het project. De werkzaamheden van werkpakket 2 worden verder beschreven in Hoofdstuk 4. 7

8 1.1.3 Werkpakket 3. Digitalisering In werkpakket 3 wordt het digitaliseren uitgevoerd en worden de opgeleverde afbeeldingen gecontroleerd op volledigheid en kwaliteit. Tijdens het digitaliseren kunnen technische of structurele metagegevens worden gemaakt. Tot slot worden afgeleiden gemaakt van de archiefbestanden (tiffs) voor de presentatie en worden de afgeleiden (jpegs, mrsid's) bij de Koninklijke Bibliotheek geladen in het opslagsysteem. De archiefbestanden (de tiffs) zullen worden opgeslagen op CD-Rom, DVD of harde schijf. De presentatiebestanden voor de website worden opgeslagen in een centraal opslagsysteem waar ook een backup van wordt gemaakt. Het beheer over deze presentatiebestanden wordt gegarandeerd voor minimaal vijf jaar na afloop van het project. Over de opslag van de archiefbestanden voor de lange termijn in het depot van de Koninklijke Bibliotheek kunnen in een later stadium afspraken worden gemaakt. Overigens kunnen - na afloop van het project - ook bij de instellingen zelf de bestanden worden opgeslagen en beheerd. Voor het scannen, het aanvragen van de offertes en de kwaliteitscontrole voor digitalisering zijn richtlijnen opgesteld die in de Hoofdstukken 2 en 5 en in de Bijlagen 9, 10 en 11 zijn uitgewerkt Werkpakket 4. Ontwikkeling subsite Iedere gedigitaliseerde collectie wordt gepubliceerd op een "subsite" van de centrale Geheugenwebsite met een eigen zoekinterface. Voor het ontwikkelen van de subsite worden specificaties opgesteld voor het zoeken en bladeren in de collectie, aangezien de manier van zoeken en bladeren af kan wijken van die van de centrale website. Ook worden de teksten voor de subsite opgesteld aan de hand van de richtlijnen in Hoofdstuk 6 en Bijlage 8. Zodra werkpakketten 2 en 3 zijn afgerond, kan de subsite worden ontwikkeld. Een testplan wordt geschreven en de subsite wordt getest. Na acceptatie door de instelling en het Projectbureau GvN zal de subsite in productie worden genomen. De werkzaamheden van werkpakket 4 worden verder beschreven in Hoofdstuk Werkpakket 5. Financiële verantwoording, eindverslag en evaluatie Wanneer de werkpakketten 1-4 geheel zijn afgerond wordt een financiële verantwoording gedaan, een eindverslag geschreven en wordt het project geëvalueerd. Na de evaluatie vindt de financiële afwikkeling plaats. De werkzaamheden van werkpakket 5 worden verder beschreven in Hoofdstuk Onderwijsapplicatie In de eerste projecten werd standaard een onderwijsapplicatie ontwikkeld. In de latere projecten is dit een apart traject geworden. De richtlijnen voor de onderwijsapplicaties worden in een apart document opgenomen. 8

9 2. HET VOORTRAJECT 2.1 Inrichting projectorganisatie Vanuit de deelnemende instelling wordt bij aanvang van het voortraject één projectleider benoemd die het project gaat coördineren en de planning en begroting bewaakt. Deze projectleider is het eerste aanspreekpunt voor het Projectbureau GvN en is verantwoordelijk voor de op te leveren elementen van de werkpakketten. Waarschijnlijk zal de projectleider niet alleen werken, maar het werk van een aantal andere medewerkers van de instelling coördineren. In het projectvoorstel zullen de inrichting van de projectorganisatie en de taken van ieder projectlid beschreven moeten worden. Vanuit het Projectbureau GvN wordt elk project gecoördineerd door één van de projectcoördinatoren. Tijdens de besprekingen in het voortraject wordt met de projectcoördinator afgestemd bij welke taken van het project het Projectbureau GvN ondersteuning verleent. 2.2 Rapportage en overleg Vanaf de aanvang van het voortraject wordt een "Project Fact Sheet" (PFS) bijgehouden. In dit PFS wordt de stand van zaken met betrekking tot opleveringen en eventuele problemen die zich voordoen, bijgehouden. De projectcoördinator heeft het PFS nodig om het overzicht te houden over de verschillende projecten in het Geheugen van Nederland. Het PFS wordt door de projectleider bij de instelling regelmatig opgestuurd naar de projectcoördinator. In het voortraject wordt afgesproken met welke regelmaat dit zal plaatsvinden. Standaard wordt elk kwartaal een PFS ingevuld en naar de projectcoördinator gestuurd. Het PFS is puntsgewijs opgesteld en de volgende onderwerpen moeten in ieder geval worden vermeld: Verrichtte werkzaamheden van de afgelopen maanden, waarbij de nadruk ligt op de op te leveren elementen uit de werkpakketten en waarbij verwijzingen worden gegeven naar de vermelde stand van zaken uit vorige Project Fact Sheets. Een vooruitblik op de komende maand. Problemen: een korte beschrijving van lopende of te verwachten problemen en eventuele oplossingen. Een bijgewerkte planning Afwijkingen van de overeengekomen begroting worden altijd afzonderlijk en schriftelijk vastgelegd en goedgekeurd. Een model voor het PFS is te vinden in Bijlage 5. Daarnaast zal vanaf de aanvang van het project regelmatig overleg plaatsvinden. Hiervoor worden in het voortraject afspraken gemaakt. Van de projectleider bij de instellingen wordt verwacht dat hij/zij problemen en wijzigingen in de planning, begroting en/of de werkzaamheden zo snel mogelijk doorgeeft aan de projectcoördinator van het Projectbureau GvN, ook buiten het reguliere overleg om. 2.3 Documentatie Van de instelling wordt verwacht dat het project goed gedocumenteerd wordt, in het bijzonder waar het de uitbesteding, de financiële verplichtingen en de auteursrechten betreft. 2.4 Selectie en verantwoording van het materiaal De Koninklijke Bibliotheek heeft een externe Adviescommissie ingesteld, die adviseert over de inhoud van Het Geheugen. In overleg met de Adviescommissie zijn enkele inhoudelijke criteria opgesteld: spreiding over meerdere aspecten van de Nederlandse geschiedenis (politieke, sociaaleconomische en culturele geschiedenis) evenwichtige verdeling over de tijdvakken en de kenmerkende aspecten zoals door de Commissie De Rooy geformuleerd 9

10 twee globale thematische invalshoeken: biografisch en geografisch (mens en omgeving) verschillende typen informatiebronnen: beeld, geluid, bewegend beeld en tekst. De nadruk zal liggen op visueel aantrekkelijk materiaal. Bij de selectie van instellingen en de door hen voorgestelde collecties is rekening gehouden met deze criteria. In het voortraject moet bij de daadwerkelijke selectie van de objecten ook rekening worden gehouden met die criteria. In deze fase van het project moet ook vast een globale berekening worden gemaakt van de benodigde hoeveelheid opslagruimte. De globale berekening kan worden gedaan met behulp van de matrix uit Bijlage Materiaalanalyse Om een goed inzicht te krijgen in de omvang en de kosten van het project is het nodig een uitgebreide materiaalanalyse uit te voeren. In de materiaalanalyse dienen in ieder geval de volgende zaken aan bod te komen: Beschrijving van de wijze waarop de materiaalanalyse is uitgevoerd. Is bijvoorbeeld een steekproef genomen of zijn alle objecten geteld en beschreven? Totaal aantal objecten Soort objecten (b.v. schilderijen, boeken, foto's, munten, affiches, pamfletten, tijdschriften, etc.) - aantal gebonden objecten (titels, delen) - totaal aantal pagina's in gebonden objecten - aantal ongebonden objecten Beschrijving van de inhoudelijke structuur - ordening (bijvoorbeeld naar grootte, chronologisch, etc.) - relatie tussen de objecten - relatie met andere objecten buiten de selectie Bevat de achterkant of de verpakking (bijvoorbeeld enveloppen) van de objecten informatie die eveneens gedigitaliseerd moet worden? Bevinden zich op de objecten stempels of inkt die gedigitaliseerd moet worden? Afmetingen van de objecten - gemiddeld - grootste object - kleinste object Indien het gebonden materiaal betreft: de grootte van de marges Aanwezigheid van analoge intermediairs (foto's, dia's, microfilm) Fysieke staat van de objecten (bijvoorbeeld gebonden, vergaan, vergeeld, los in dozen) Methode/datamodel waarmee de collectie is ontsloten (beschrijving van de velden) Mate van ontsluiting (percentage gereed, compleetheid, formaat) Eventueel het aantal ontbrekende objecten en plaats daarvan binnen de collectie De materiaalanalyse wordt opgenomen in een tabel. Het model voor deze tabel is te vinden in Bijlage 6. Afhankelijk van de aard van de objecten die in de collectie zijn opgenomen, worden delen van de tabel gebruikt. Wanneer in de tabel niet voldoende informatie over een bepaalde collectie kan worden opgenomen kan de tabel naar behoefte worden aangepast. Aan de hand van de materiaalanalyse zal tijdens het voortraject worden vastgesteld of in het project structurele metadata nodig zijn. (Zie verder Hoofdstuk 4). 2.6 Test met het scannen van het materiaal en opstellen specificaties voor het digitaliseren Uit de gemaakte selectie wordt een kleinere selectie gemaakt voor het laten uitvoeren van een scantest bij de bedrijven waarbij offertes worden aangevraagd. Deze test is nodig om te kijken of de bedrijven aan de kwaliteitseisen kunnen voldoen en om te kijken of de specificaties voor het digitaliseren moeten worden bijgesteld (zie bijlage 9). Aan de hand van de test kunnen de definitieve specificaties worden opgesteld. Het is belangrijk dat een representatieve selectie wordt gemaakt om de test mee uit te voeren. Wanneer een collectie bestaat uit verschillende soorten objecten (bijvoorbeeld foto's en affiches) 10

11 worden voorbeelden van ieder soort object opgenomen in de set. Deze selectie zal samen met de kwaliteitsmanager van het Projectbureau GvN worden samengesteld. De kwaliteitsmanager is betrokken bij alle fases van de test. In deze fase van het project kan ook worden bepaald op welke wijze de gescande bestanden zullen worden gekoppeld aan de metagegevens. Dit zal worden gedaan door het toevoegen van een "identifier" [unieke naam] in de bestandsnaam van het gedigitaliseerde object. 2.7 Bepalen van de benodigde opslagruimte Aan de hand van de materiaalanalyse en de test met het digitaliseren kan met behulp van de spreadsheet die op de diskette wordt meegeleverd worden bepaald hoeveel opslagruimte nodig is voor de gemaakte selectie. De handleiding voor het gebruik van de spreadsheet is opgenomen in die spreadsheet en wordt meegeleverd op diskette. Indien nodig moet een verdere afbakening plaatsvinden van de gemaakte selectie. 2.8 Aanvragen offerte voor het digitaliseren Voor het digitaliseren wordt een offerte aangevraagd bij minimaal twee bedrijven. De aanvraag voor de offerte en de begeleidende brief worden opgesteld volgens het model in Bijlage 10. De gegevens voor de onderdelen van de aanvraag die specifiek voor de afzonderlijke collectie moeten worden ingevuld, zijn tijdens het voortraject beschikbaar gekomen. Vervolgens worden de uitslagen van de testen en de offertes met elkaar vergeleken en wordt in overleg met het Projectbureau GvN bepaald welk bedrijf het digitaliseren zal uitvoeren. De opdracht voor digitalisering wordt door de deelnemende instelling pas verstrekt na ondertekening van de overeenkomst. Er worden in het voortraject wel al afspraken gemaakt over de startdatum en de doorlooptijd van het digitaliseren. Daarnaast worden afspraken gemaakt over aanlevering en teruglevering van de objecten, de aanlevering van de digitale bestanden, de controlewerkzaamheden en over de wijze van opslag en behandeling van het materiaal tijdens het traject van digitaliseren. De gemaakte afspraken zullen worden vastgelegd in de verstrekking van de opdracht. Wanneer een instelling zelf de digitalisering wil uitvoeren, zal door het Projectbureau GvN worden bepaald of aan de kwaliteitsnormen kan worden voldaan en of de prijzen marktconform zijn. 2.9 Bepalen van restricties en auteursrecht Tijdens het voortraject dienen de instellingen ervoor te zorgen dat zaken rondom het intellectuele eigendom van het materiaal in de aangeboden digitale collecties zijn geregeld. Dit wil zeggen dat eventueel rechthebbenden toestemming moeten hebben gegeven voor beschikbaarstelling vóór het project een aanvang kan nemen of dat er een degelijk plan ligt hoe de auteursrechten geregeld worden, waarbij de zekerheid moet zijn dat 90% van het materiaal zonder auteursrechten kan worden verkregen. Auteursrechten moeten voor onbepaalde tijd worden geregeld. In principe zal worden gestreefd naar het aanbieden van collecties waar geen rechten op berusten, anders dan die van de beherende instelling zelf of waarvan de rechten kostenneutraal zijn te regelen. Voor de auteursrechten moet een dossier worden aangehouden, dat na afloop van het project wordt overgedragen aan het projectbureau. De kosten van claims die ontstaan na publicatie van het materiaal zijn voor de verantwoordelijkheid van de deelnemende instelling Opstellen en goedkeuren van het projectvoorstel Het projectvoorstel wordt opgesteld volgens de richtlijnen die worden gegeven in Hoofdstuk 3. Vervolgens wordt het voorstel besproken met het Projectbureau GvN en eventueel aangepast. Na goedkeuring van het projectvoorstel door het Projectbureau GvN wordt de schriftelijke overeenkomst getekend en kan het project worden gestart. In de schriftelijke overeenkomst zijn alle gemaakte afspraken tussen de instelling en het Projectbureau GvN opgenomen en verklaart de instelling zich te houden aan de richtlijnen zoals die door het 11

12 Projectbureau GvN zijn aangegeven (zie Bijlage 4). Ook worden hierin zaken geregeld met betrekking tot auteursrecht. 12

13 3. RICHTLIJNEN VOOR DE PROJECTVOORSTELLEN 3.1 Inleiding Het projectvoorstel bestaat uit drie onderdelen: Een voorstel voor het project Een planning Een begroting Een modelprojectvoorstel bestaande uit deze drie onderdelen is opgenomen in Bijlage Onderdelen van het projectvoorstel In het projectvoorstel moeten minimaal de volgende onderdelen worden opgenomen: De instelling en eventueel de ervaring met het digitaliseren bij de instelling Hier kan kort worden ingegaan op de taken van de instelling. Wanneer een instelling zelf het digitaliseren ter hand wil nemen worden de aanwezige mogelijkheden en expertise voor digitaliseringsactiviteiten in de eigen instelling beschreven. Een korte samenvatting van het doel van het digitaliseringsproject Een beschrijving van het project In de projectbeschrijving komen onder meer de resultaten uit het voortraject naar voren. De beschrijving bestaat uit: Beschrijving van de collectie (samenstelling collectie, totstandkoming, belang van de collectie) Regelingen met betrekking tot restricties en auteursrechten Materiaalanalyse en mate van ontsluiting Berekening van de benodigde opslagruimte Eventuele samenwerkingsverbanden en gemaakte afspraken met eventuele partners Wanneer de instelling na afloop van het project het gedigitaliseerde materiaal wil ontvangen - om dit bijvoorbeeld zelf te beheren en/of beschikbaar te stellen - moet dit duidelijk worden aangegeven in het projectvoorstel De inrichting van de projectorganisatie Hier worden de namen, taken en verantwoordelijkheden van de projectleider en de overige projectleden genoemd. Gemaakte afspraken over digitalisering (onder verwijzing naar de offerte) Rapportage en overleg Hier worden de afspraken over rapportage en overleg genoemd, zoals die zijn gemaakt in het voortraject. 3.3 Planning De planning bevat: De officiële startdatum van het project De verwachte totale doorlooptijd van het project Daarnaast wordt in de planning een opsomming gegeven van alle te ondernemen activiteiten en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering. Daarbij worden deadlines genoemd. Bij iedere activiteit worden start- en einddata aangegeven. De planning heeft de vorm van een checklist; afgeronde onderdelen kunnen worden afgevinkt. De eerste keer wordt de planning opgenomen in het projectvoorstel. Daarna wordt de planning iedere keer meegestuurd met het Project Fact Sheet. Wijzigingen in de planning worden dan aangegeven. Het model voor de planning is opgenomen in Bijlage 3. 13

14 Deelnemende instellingen kunnen uiteraard andere onderdelen opnemen in het activiteitenplan en de planning dan hier wordt aangegeven. Minimaal zullen echter de onderdelen die hier worden genoemd moeten worden opgenomen. 3.4 Begroting en toelichting op de begroting 1. De Koninklijke Bibliotheek zal in het algemeen een project voor 70 procent financieren. Van de instelling wordt verwacht dat van de totale begroting 30 procent zelf wordt bijgedragen. 2. De bijdrage van het Geheugen zal worden overgemaakt volgens een in de overeenkomst vastgesteld schema van betalingen. 3. De kosten voor advisering door het Projectbureau GvN over het digitaliseren en de projectuitvoering (de inzet van de kwaliteitsmanager digitalisering en projectcoördinatoren van het projectbureau GvN) worden niet in de begroting opgenomen. 4. De kosten voor opslag (van zowel onlinebestanden als tiffs op locale drager (CD, DVD of harde schijf)), het vertalen van de teksten van de subsite en van de inzet van de programmeurs van het projectbureau GvN worden in de begroting opgenomen als onderdeel van de bijdrage van het Geheugen (70%). De kosten voor deze activiteiten worden in overleg met de instelling begroot en overschrijdingen op deze posten zijn voor risico van het Geheugen, met uitzondering van het vertalen van de teksten. De kosten voor de vertaling wordt tot maximaal 4000 woorden in de begroting opgenomen. Over langere teksten moeten vooraf afspraken worden gemaakt. Genoemde kosten worden direct door het Geheugen betaald en worden derhalve niet aan de deelnemende instelling uitbetaald. Op de begroting en in de overeenkomst wordt aangegeven welk bedrag aan de deelnemende instelling uitbetaald wordt. 5. Alleen de werkelijke bruto loonkosten van vaste en tijdelijke medewerkers zijn subsidiabel (dus inclusief vakantiegeld en werkgeverslasten, maar exclusief wachtgeld voorzieningen, overhead, en kosten voor normale werkplek inrichting etc.). Er wordt op redelijkheid getoetst bij het opvoeren van uurbedragen voor specifieke werkzaamheden. Hiervoor gelden maximale normbedragen die zijn afgeleid van de CAO-WVOI. Voor de verschillende werkzaamheden moeten bij de instelling gangbare schalen gebruikt worden. 6. Bij de berekening van loonkosten in een project wordt gerekend met effectieve uren. Een fte bevat 1600 effectieve uren per jaar. 7. Inhuur van externe expertise voor taken die normaal met personeel van binnen de instelling kan worden uitgevoerd, worden alleen subsidiabel geacht voor de hoogte van de normbedragen. 8. De kosten van de aanschaf van hardware worden in principe niet ondersteund tenzij kan worden aangetoond dat de aanschaf alleen nodig is voor het project en niet voor de normale bedrijfsvoering nodig is. Scanapparatuur kan alleen bij uitzondering worden begroot. Kosten voor opleiding en bijscholing kunnen niet worden begroot. 9. Alleen die activiteiten die betrekking hebben op het project kunnen worden begroot. Activiteiten die ten goede komen aan het project maar toch al door medewerkers (moeten) worden verricht, kunnen niet op de projectbegroting voorkomen. Zo wordt de beschrijving van collecties in principe beschouwd als een reguliere activiteit van de instelling en kan deze activiteit niet worden begroot. 10. De raming van de materiële en personele kosten moet zo exact mogelijk zijn, waarbij een post onvoorzien niet is toegestaan. 11. Indien BTW verschuldigd is voor de inhuur van personeel of aanschaf van materieel wordt het BTW-bedrag in de offerte apart opgenomen. BTW bedragen worden op de begroting vermeld. Als een instelling BTW-plichtig is, kan de BTW niet worden gesubsidieerd. Eventueel verschuldigde BTW over het subsidiebedrag komt ten laste van de instelling. De KB zal binnen de wettelijke en pragmatische grenzen meewerken om te voorkomen dat over het subsidiebedrag BTW moet worden afgedragen. 14

15 12. Overschrijding van de begrote bedragen is voor rekening van de deelnemende instelling, met uitzondering van de posten die onder 4 genoemd zijn. 13. Indien minder wordt uitgegeven dan begroot, dan wordt het meerdere in principe niet uitbetaald. 14. Voor de kosten die gemaakt worden door andere instanties dan de deelnemende instelling is een offerte vereist. Alle financiële afspraken worden schriftelijk en vooraf vastgelegd, voordat daardoor aanspraak op vergoeding door Het Geheugen ontstaat. 15. Herziening en bijstelling van de begroting is alleen mogelijk als dit bij het tekenen van de overeenkomst is afgesproken. 16. Een modelbegroting is afgedrukt in Bijlage 3 en is tevens als spreadsheet beschikbaar. 15

16 4. RICHTLIJNEN VOOR DE UITVOERING VAN WERKPAKKET 2. METAGEGEVENS 4.1 Algemeen De objecten die in het kader van het Geheugen worden gedigitaliseerd zullen goed doorzoekbaar moeten zijn. Hiervoor zijn metagegevens nodig die de verschillende aspecten van de objecten beschrijven en ze betekenis, context en ordening geven. In het Geheugen zal zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van de metagegevens en beschrijvingen die reeds bij de instellingen aanwezig zijn. De metagegevens van de instellingen zullen echter wel geconverteerd moeten worden naar een gemeenschappelijk format (datamodel) zodat de collecties ook integraal doorzoekbaar zullen zijn. Voor het Geheugen van Nederland is een datamodel en een Document Type Definition (DTD) ontworpen. De metagegevens zullen worden opgeslagen in XML-formaat. Het datamodel is te vinden in Bijlage 7. De metagegevens van iedere collectie die in het Geheugen wordt opgenomen moeten geconverteerd worden naar dit datamodel. Daarnaast kunnen per collectie aanvullende metagegevens nodig zijn. Dit zal moeten worden onderzocht bij aanvang van de uitvoering van dit werkpakket. In het datamodel zijn -naast beschrijvende/bibliografische metagegevens - ook enkele technische metagegevens opgenomen. Getracht zal worden de technische metagegevens zoveel mogelijk tijdens het digitaliseren van de objecten automatisch toe te voegen. 1 In het Geheugen-datamodel zijn ook structurele metagegevens opgenomen. Per collectie zal worden bekeken of structurele metagegevens nodig zijn en hoe deze het beste kunnen worden aangebracht. Dit zal mede worden gedaan aan de hand van de gemaakte materiaalanalyse waarin de interne structuur van de objecten is beschreven. Er zijn twee mogelijkheden: De structuur wordt aangebracht door middel van bestandsnamen. Dit is het geval als de onderdelen van een object niet afzonderlijk worden beschreven. Voor de naamgeving van bestanden wordt in dit geval gebruik gemaakt van de richtlijnen voor het opstellen van bestandsnamen zoals beschreven in Bijlage 12. De structuur wordt aangebracht door middel van elementen in de xml. Dit is het geval als de onderdelen van een object afzonderlijk worden beschreven. Bibliografische metagegevens die voorhanden zijn in de databases van de instellingen en die niet passen in het datamodel van het Geheugen, zullen in een rest-veld worden opgenomen zodat ze wel te zien zullen zijn bij de weergave van een object. Er kan dan niet op worden gezocht. Er wordt vanuit gegaan dat de te digitaliseren collecties reeds beschreven en ontsloten zijn waarbij metagegevens beschikbaar zijn in digitale vorm. Het is niet de bedoeling dat tijdens het project metagegevens worden aangelegd. In uitzonderlijke gevallen kan dit toch het geval zijn. In die gevallen zal worden bekeken op welke manier dit het beste kan plaatsvinden. Eventueel kan een invoermodule worden ontwikkeld die XML genereert volgens de structuur van de Geheugen-DTD zodat geen conversie meer hoeft plaats te vinden. 1 Er worden meestal drie brede categorieën metadata onderscheiden: bibliografische, structurele en administratieve metadata. Bibliografische metadata: worden gebruikt voor het beschrijven en identificeren van bronnen. Deze beschrijvingen worden toegekend voor bijvoorbeeld zoeken en vinden. Een voorbeeld hiervan is het zoeken in beeldbanken naar afbeeldingen. Bibliografische metadata kunnen veel elementen bevatten. Er worden fysieke elementen beschreven zoals het medium, de afmetingen en de conditie. Bibliografische attributen zijn onder andere: titel, auteur/kunstenaar, taal en trefwoord. Structurele metadata: worden gebruikt bij het navigeren en het presenteren van de structuur van de elektronische bron. Het geeft informatie over de interne structuur zoals: paginering, bladzijden, paragrafen, indexen en inhoudsopgave. Daarnaast beschrijft het de relatie tussen de materialen zoals een hoofdstuk uit een boek of een plaatje uit een bepaald document. Structurele metadata verbinden de verschillende elementen en de relaties tussen documenten. Administratieve (of technische) metadata: regelen korte- en lange termijn organisatie en beheer van digitale collecties. Zij bevatten technische gegevens over de vervaardiging en de kwaliteitscontrole. Daarnaast bevatten ze gegevens over licenties, toegang en gebruikscriteria. Ook geven ze informatie die nodig is voor het behoud en authenticiteit van de digitale gegevens. Elementen zijn: gegevens over scanners, resolutie, bitdiepte, kleur, lichtbron, eigenaar, copyright, datum, licenties enz. 16

17 Aangezien bij iedere instelling die deelneemt aan het Geheugen andere metagegevens worden aangelegd en ook verschillende methodes en databases zullen zijn gebruikt, kunnen geen algemene richtlijnen worden opgesteld. Er zal per collectie bekeken moeten worden hoe de conversie van de metagegevens naar de Geheugen-DTD het beste plaats kan vinden. Hiervoor zal overleg plaatsvinden met een medewerker van het Projectbureau GvN. Daarnaast zal per collectie worden bekeken hoe en welke technische en/of structurele metagegevens zullen worden toegevoegd. Voor de uitvoering van werkpakket 2 zijn de volgende stappen nodig: Onderzoek naar benodigde ontbrekende en/of extra metagegevens (al in voortraject) Eventueel onderzoek naar benodigde structurele metadata (al in voortraject) Onderzoek naar de beste manier van converteren van het bestaande datamodel bij de instelling naar de Geheugen-DTD in overleg met een medewerker van het Projectbureau GvN (al in voortraject) Opstellen van specificaties voor de conversie van de bestaande metagegevens naar de Geheugen-DTD Eventueel ontwikkelen van een invoermodule. Deze invoerapplicatie kan worden gemaakt door een medewerker van het Projectbureau GvN in overleg met de instelling. De invoerapplicatie zal XML genereren gestructureerd volgens de Geheugen-DTD zodat geen conversie meer hoeft plaats te vinden. Eventueel controleren, corrigeren en aanvullen van bestaande metagegevens Het maken van een selectie en een dump uit de bestaande database bij de instelling Aanlevering van het bestand met metagegevens aan het Projectbureau GvN Toevoegen van de technische en/of structurele metagegevens Uitvoeren en controleren van de conversie door een programmeur van het Projectbureau GvN Testen en accorderen van de conversie door de instelling Controleren van de koppeling van de metagegevens met de digitale bestanden Opnemen van de metagegevens in de Geheugen-database Indexeren van de metagegevens Er kunnen geen inhoudelijke wijzigingen in de records worden doorgevoerd na het accorderen van de conversie door de instelling. Bij hoge uitzondering (bijvoorbeeld bij constatering van zeer ernstige fouten) kan in overleg met het Projectbureau GvN een nieuwe dump worden aangeleverd en een nieuwe conversie worden uitgevoerd. Het Projectbureau GvN zal zelf geen wijzigingen doorvoeren in geleverde dumps. Zoals gezegd zal het onderzoek dat bij aanvang van de uitvoering van dit werkpakket wordt uitgevoerd, moeten uitwijzen of extra of andere stappen nodig zijn. Deze extra stappen zullen in de planning moeten worden opgenomen. 4.2 Specificaties voor dumps Indien een dump uit een bestaande database van een instelling wordt gebruikt, dient aanlevering bij voorkeur op de volgende manier te geschieden: tagged format: de veldnamen vooraan de regel met daarachter de inhoud recordscheiding: $ (dollarteken) of een ander teken maar liever geen witregel herhaalde velden op een nieuwe regel, voorafgegaan door ; (puntkomma) of : (dubbele punt). Een spatie voor de puntkomma of dubbele punt is geen probleem. Andere formaten zijn mogelijk in overleg met de programmeurs van het Projectbureau GvN. Dumpbestanden met een grootte tot 10 MB kunnen worden g d naar het algemene mailadres van het Geheugen van Nederland: info@geheugenvannederland.nl. Grotere bestanden kunnen op CD- Rom worden aangeleverd. 17

18 4.3 Technische metadata Onder technische metadata worden verstaan: metadata die enerzijds als doel hebben de lange termijn bewaring van het bestand veilig te stellen en anderzijds documentatie over de kwaliteit van de afbeelding bevatten. Voor deze metadata is de volgende draft NISO standaard beschikbaar: NISO Z : 2 Een belangrijk deel van de technische metadata kan batchmatig uit de header van de TIFF-bestanden worden onttrokken. Dit gebeurt met de JHOVE tool ( Een ander deel (met name de documentatie van het scanproces) zal moeten worden aangeleverd door de dienstverlener. Wanneer het de bedoeling is dat de masterbestanden worden opgenomen in het TIFF-archief / e- depot van de KB moeten technische metadata worden toegekend aan elk individueel TIFFmasterbestand. Het ontrekken van de informatie uit de TIFF-fileheader zal worden uitgevoerd door de KB. De dienstverlener wordt gevraagd een beperkte set van tags aan te leveren. Er kan worden uitgegaan van een batchmatige toekenning van technische metagegevens. Wanneer de bestanden niet zullen worden opgenomen in het TIFF-archief dan ligt de keuze om wel of niet technische metadata te creëren bij de instelling. Om enige documentatie over de manier van scannen voor de toekomst te bewaren wordt het gebruik van de technische metadata wel sterk aangeraden. In het schema in bijlage 9, paragraaf 3, wordt aangegeven welke NISO Z39 87 tags door de dienstverlener dienen te worden aangeleverd. 2 Inmiddels (maart 2006) is er bijna een nieuwe versie beschikbaar (zie ballot versie: Zodra deze definitief is gepubliceerd zullen deze richtlijnen worden aangepast. 18

19 5. RICHTLIJNEN VOOR DE UITVOERING VAN WERKPAKKET 3. DIGITALISEREN 5.1 Verstrekking van de opdracht Na goedkeuring van het projectvoorstel door het Projectbureau GvN wordt de opdracht verstrekt aan het bedrijf dat gaat digitaliseren. Alle afspraken worden door de instelling en scanbedrijf in de offerte/opdracht vastgelegd. Aanvullende afspraken moeten goed gecommuniceerd worden tussen scanbedrijf, deelnemende instelling en projectbureau. 5.2 Voorbewerking van het materiaal Het materiaal zal op een dusdanige wijze moeten worden aangeboden dat het productieproces zo soepel mogelijk kan verlopen. Afhankelijk van het soort materiaal zullen verschillende werkzaamheden moeten worden uitgevoerd voor de voorbewerking. Mogelijke werkzaamheden zijn ontbinden, ontnieten of het uit verpakkingen halen van objecten. Daarnaast kunnen ontbrekende objecten of pagina's worden vervangen of kan worden aangegeven waar die zich bevinden. Het maken van documentatie en instructies over bijvoorbeeld de wijze en de inhoud van de verpakking voor het bedrijf dat de digitalisering uit gaat voeren, behoort ook tot de voorbewerking van het materiaal. Belangrijk is ook dat duidelijk wordt aangegeven wanneer bepaalde pagina's niet gedigitaliseerd hoeven te worden. Daarnaast wordt het materiaal gesorteerd aangeboden. Dit wil zeggen dat wanneer er verschillende soorten objecten moeten worden gedigitaliseerd, de objecten per soort worden aangeleverd (bijvoorbeeld foto's en affiches). Voor de verzending van de objecten zal het materiaal ook veilig moeten worden verpakt. 5.3 Verzending van het materiaal Met het bedrijf dat gaat digitaliseren worden afspraken gemaakt over de wijze waarop het materiaal wordt verzonden. Er worden afspraken gemaakt over: aanlevering in één keer of in etappes tijdstip(pen) van aanlevering wijze van aanlevering (per koerier, per post) Daarnaast worden met het bedrijf afspraken gemaakt over de teruglevering van het materiaal wanneer het digitaliseren is afgerond. Het is verstandig te wachten met de teruglevering van het materiaal tot de controle van de digitale bestanden is uitgevoerd, omdat sommige objecten na de controle misschien opnieuw moeten worden gedigitaliseerd. Er kan een verzekering worden afgesloten voor het vervoer van het materiaal. 5.4 Opslag en behandeling van het materiaal Met het bedrijf dat gaat digitaliseren worden afspraken gemaakt over de wijze waarop het materiaal wordt opgeslagen tijdens het traject van digitaliseren en over de manier waarop met het materiaal moet worden omgegaan. 5.5 Uitvoeren van het digitaliseren De digitalisering dient plaats te vinden volgens de algemene richtlijnen voor digitaliseren in Bijlage 9. Daarnaast worden de scaninstellingen die in het voortraject zijn vastgesteld voor de betreffende collectie aangehouden. Tussentijds wordt een controle uitgevoerd van het gedigitaliseerde materiaal volgens de richtlijnen voor kwaliteitscontrole in Bijlage 11. Wanneer is afgesproken dat het bedrijf ook (technische) metagegevens toevoegt moet dit eveneens tussentijds gecontroleerd worden. 19

20 5.6 Controleren van de opgeleverde objecten Er vinden één tot drie controles plaats van de gedigitaliseerde objecten: afhankelijk van de omvang van het project maximaal twee tussentijdse controles en een controle aan het eind van het digitaliseringstraject. Deze controles vinden plaats volgens de richtlijnen voor kwaliteitscontrole uit Bijlage 11. Gemiddeld moet een steekproef worden gecontroleerd van tien procent van de bestanden. Dit percentage kan eventueel worden aangepast afhankelijk van het totale aantal objecten. 5.7 Eventueel opnieuw laten uitvoeren van digitalisering Gedigitaliseerde bestanden die niet voldoen aan de kwaliteitsnormen zullen opnieuw moeten worden gedigitaliseerd. Ook fouten in de toegevoegde technische metagegevens moeten worden gecorrigeerd. Uiteraard moeten ook de opnieuw gedigitaliseerde bestanden en de correcties aan metagegevens worden gecontroleerd. 5.8 Oplevering gedigitaliseerde objecten Aangezien het per collectie kan gaan om grote hoeveelheden materiaalmateriaal is het noodzakelijk duidelijke afspraken te maken over de wijze van aanlevering van de bestanden. De te maken afspraken worden in de offerte aanvraag opgenomen. 5.9 Laden van de digitale objecten bij de landelijke voorziening Na de oplevering van de gecontroleerde en gecorrigeerde digitale bestanden zullen deze worden geladen in het opslagsysteem van de Koninklijke Bibliotheek. Na een controle om te kijken of de objecten kunnen worden gekoppeld aan de metagegevens kunnen de bestanden beschikbaar worden gesteld op de website Opslag van de digitale objecten bij de instellingen Na de oplevering van de bestanden bij de instelling kan ook daar worden gezorgd voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van het materiaal. Dit valt echter buiten het project voor het Geheugen van Nederland Het produceren van full-text bestanden Wanneer een collectie tekstbestanden bevat waarin gezocht moet kunnen worden, zal eerst de vraag moeten worden beantwoord hoe de tekst gebruikt gaat worden: 1. De tekst wordt alleen gebruikt voor het zoeken en wordt niet aan de gebruiker getoond. 2. De tekst wordt zowel gebruikt voor het zoeken als voor het tonen aan de gebruiker. Mede afhankelijk van de keuze die wordt gemaakt, kan óf de tekst van het origineel gescand worden waarna ocr wordt toegepast óf er kan gekozen worden voor het (laten) overtypen van de tekst. Zeker voor oudere teksten zal overtypen een lagere foutmarge opleveren dan toepassing van ocr. Wanneer de tekst ook zal worden getoond aan gebruikers kan een minimale opmaak in de vorm van regelovergangen aan de tekst worden toegevoegd. De instelling kan hierover contact opnemen met het projectbureau GvN. Voor de toegestane foutmarge van full-text bestanden zijn nog geen kwaliteitseisen vastgesteld. Indien van toepassing zullen deze eisen in overleg tussen instelling en het Projectbureau GvN worden vastgesteld. De procedures voor digitaliseren en presenteren van tekstmateriaal zijn nog in ontwikkeling. Tussen projectbureau en deelnemende instelling zullen in voorkomende gevallen aanvullende afspraken moeten worden vastgelegd 20