Reglement Museumregistratie

Transcriptie

1 INHOUDSOPGAVE 1. Beheer van het Museumregister Stichting Bestuur Auditoren Adviescommissie Museumregistratie Voorwaarden voor opname in het Museumregister Basisvoorwaarden a ICOM-definitie van een museum b De Museumnorm Overige voorwaarden Besluitvorming inzake opname in het Museumregister Categorieën conformiteit Categorieën eisen Museumnorm Categorieën registratiebesluiten en gerelateerde eisen gedurende overgangsperiode Voordelen museumregistratie Registratie in het Museumregister Voorlopige registratie: certificaat 'Volledige' registratie: certificaat, schildje en logo Consequenties verlies museumregistratie Toetsing/ herijking van museumregistraties Verplichte jaarlijkse zelfanalyse Periodieke formele toetsing/ herijking Uitstel aanvragen Beoordeling verzoeken tot uitstel Ingrijpende wijzigingen in omstandigheden Meldplicht (dreigende) ingrijpende wijzigingen Behandeling (in)formele signalen inzake ingrijpende wijzigingen Onderzoek naar (dreigende) ingrijpende wijzigingen Geldigheidsduur museumregistraties Geldigheidsduur (voorlopige) registratie onder voorwaarden Geldigheidsduur voorlopige registratie Geldigheidsduur 'volledige' registratie Tekortkomingen ten opzichte van de voorwaarden voor museumregistratie Behandeling van tekortkomingen Redenen voor verwijdering uit het Museumregister Hernieuwde toetreding tot het Museumregister na verwijdering Betalingssysteem Jaarlijkse contributie Contributiecategorieën Jaarlijkse vaststelling Duur lidmaatschap Wanbetaling Klachten- en bezwaarprocedure Klachtenprocedure Bezwaarprocedure Opslag en gebruik gegevens Geheimhouding Opslag digitale gegevens Slotbepaling... 9 BIJLAGE 1: Regels gebruik logo "Geregistreerd Museum"... 9 BIJLAGE 2: Groeimodel overgangsperiode naar de vernieuwde toets per BIJLAGE 3: overzicht mutaties Bestandsnaam: Reglement-Museumregistratie.pdf Pagina 1 van 11

2 De stichting Museumregister Nederland richt zich op het zichtbaar maken, bewaken en verbeteren van de kwaliteit van Nederlandse musea en daarmee het verantwoord behoud en beheer van het culturele erfgoed in Nederland. Hiertoe beheert de stichting het Nederlands Museumregister/ Museumregister Nederland (hierna: Museumregister). Het Museumregister betreft een register van Nederlandse instellingen die periodiek getoetst worden aan de in de Museumnorm vastgelegde kwaliteits en continue verbetering op dit terrein nastreven. De uitgangspunten voor wat betreft het beheer van het Museumregister en de voorwaarden voor het behalen en behouden van registraties in het Museumregister zijn vastgelegd in dit Reglement Museumregistratie (hierna: Reglement). Vastgesteld door het Bestuur van de Stichting Het Nederlands Museumregister op 15 december Mutaties per 1 februari 2013 vastgesteld tijdens bestuursvergadering op 20 september Beheer van het Museumregister 1.1 Stichting Het beheer van het Museumregister wordt uitgevoerd door een onafhankelijke Stichting, de stichting Museumregister Nederland (hierna: de Stichting). 1.2 Bestuur Het Bestuur van de Stichting (hierna: het Bestuur) beslist over opname in en verwijdering uit het Museumregister en is voor de uitvoerenden het centrale aanspreekpunt inzake de uitleg van de Museumnorm en de procedures rondom museumregistratie. Het Bestuur bestaat in de regel uit vijf personen. De regels omtrent de organisatie, de besluitvorming en de taken van het Bestuur zijn neergelegd in de statuten van de Stichting. Het Bestuur wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. 1.3 Auditoren De auditoren functioneren onder verantwoordelijkheid van de Stichting en zijn opgeleid en werken conform de beroepscode van het International Register of Certificated Auditors (IRCA). De toetsing van instellingen aan de hand van de voorwaarden voor opname in het Museumregister wordt uitgevoerd door de auditoren. De auditoren leggen hun onderzoek en bevindingen schriftelijk vast, inclusief een oordeel over het presteren van de instelling gericht op het al dan niet behalen/ behouden van een registratie in het Museumregister. 1.4 Adviescommissie Museumregistratie De leden van de Adviescommissie Museumregistratie (hierna: Adviescommissie) worden benoemd door het Bestuur. De Adviescommissie controleert en beoordeelt alle, door de musea zelf op feitelijke onjuistheden gecontroleerde, beoordelingsverslagen van de auditoren op juistheid en volledigheid en brengt hierover advies uit aan het Bestuur. Indien door een auditor een positief oordeel ten aanzien van registratie is afgegeven wordt de beoordeling uitgevoerd door één lid van de Adviescommissie. Bij een negatief advies, dan wel een advies onder voorwaarde, bespreekt de Adviescommissie de casus binnen een commissievergadering. De Adviescommissie bestaat uit minimaal vijf personen en wordt voorgezeten door een onafhankelijke, niet stemhebbende voorzitter. Een uitvoerend secretaris, de auditoren en andere deskundigen kunnen ter vergadering uitgenodigd worden, maar zijn niet stemhebbend. De adviezen van de Adviescommissie worden vastgesteld met volstrekte meerderheid van stemmen, uitgebracht in een vergadering waarin tenminste drie stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Een afwezig commissielid kan zich ter vergadering doen vertegenwoordigen door de voorzitter, en geeft daartoe voor de vergadering op basis van de toegezonden stukken zijn of haar mening over de te behandelen instellingen. Bestandsnaam: Reglement-Museumregistratie.pdf Pagina 2 van 11

3 2. Voorwaarden voor opname in het Museumregister 2.1 Basisvoorwaarden Elke instelling in Nederland die voldoet aan de ICOM-definitie van een museum (artikel 2.1a) en aan de zoals vastgelegd in de Museumnorm (artikel 2.1b), komt in aanmerking voor opname in het Museumregister, ongeacht of deze instelling zichzelf een museum noemt. Voor instellingen met een combinatie van museale en niet-museale functies geldt dat alleen de onderdelen die voldoen aan deze definitie en de eisen van de norm in aanmerking komen voor registratie. Voor plantentuinen die opgenomen willen worden in het Museumregister gelden ten aanzien van de eisen op het terrein van behoud en beheer van collecties de richtlijnen voor collectiebeheer van de Stichting Nationale Plantencollectie. 2.1a ICOM-definitie van een museum Een museum is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst, toegankelijk voor publiek, die ten dienste staat van de samenleving en haar ontwikkeling. Een museum verwerft, behoudt, onderzoekt, presenteert, documenteert en geeft bekendheid aan de materiële en immateriële getuigenissen van de mens en zijn omgeving, voor doeleinden van studie, educatie en genoegen. Aldus luidt de definitie van een museum, die in 1974 is vastgesteld door de International Council of Museums (ICOM). Deze definitie vormt het uitgangspunt voor het Museumregister en wordt hierbij als volgt geïnterpreteerd: - Verwerven: het tijdelijk of permanent in bruikleen of eigendom aanvaarden van objecten. Als een museum meer dan 50% van de kerncollectie niet in eigendom heeft, dienen er bruikleenovereenkomsten te zijn met een looptijd van minimaal 25 jaar. Bij de beoordeling van bruikleenovereenkomsten worden de bepalingen met betrekking tot tussentijdse beëindiging betrokken. In principe is dat alleen mogelijk bij wanbeheer door bruikleennemer of als voortzetting van de overeenkomst van bruikleengever of bruikleennemer redelijkerwijze niet kan worden gevergd. - Behouden: alle maatregelen die nodig zijn om de collectie zodanig te bewaren dat deze zo goed mogelijk als museumcollectie kan functioneren. Hiertoe behoren preventieve en actieve conserveringshandelingen, restauratie, veiligheidszorg en informatiebeheer. - Onderzoeken: het actief zorg dragen voor onderzoek naar de collectie alsmede het borgen en overdragen van kennis over de collectie en vaardigheden met betrekking tot instandhouding en gebruik van de collectie. - Presenteren en bekendheid geven aan: het zowel materieel als virtueel, in dialoog met belanghebbenden, publiekelijk bekend en toegankelijk maken van de collectie en informatie over de collectie. - Documenteren: het vastleggen van primaire en secundaire (meet)resultaten over de collectie en instelling. 2.1b De Museumnorm In de Museumnorm zijn kwaliteits vastgelegd met betrekking tot de hierboven beschreven taakgebieden van musea. De Museumnorm is samengesteld door de Werkgroep Normen en de Werkgroep Toetsing & Registratie van het Project Herziening Museumregister en wordt periodiek geëvalueerd. 2.2 Overige voorwaarden Alle in het Museumregister opgenomen instellingen dienen de Ethische Code voor Musea (hierna Ethische Code) en alle daarin geformuleerde gedragsregels te hanteren als uitgangspunt van hun handelen. Tevens worden geregistreerde instellingen geacht zich te houden aan alle wet- en regelgeving met betrekking tot het museum, de medewerkers, de collecties en de publieksfaciliteiten. Bestandsnaam: Reglement-Museumregistratie.pdf Pagina 3 van 11

4 3. Besluitvorming inzake opname in het Museumregister 3.1 Categorieën conformiteit Registratiebesluiten komen tot stand op basis van een oordeel met betrekking tot de separate voorwaarden voor opname in het Museumregister. Voor iedere eis uit de basisvoorwaarden kunnen de onderstaande soorten bevindingen gedaan worden voor wat betreft conformiteit: Omschrijving conformiteit Categorie conformiteit De instelling voldoet aan de gestelde eisen + De instelling voldoet formeel niet aan de gestelde eis, maar +/- heeft de intentie uitgesproken en aannemelijk gemaakt er binnen afzienbare tijd aan te zullen voldoen. De instelling voldoet niet aan de gestelde eisen en heeft niet de - intentie uitgesproken en aannemelijk gemaakt er binnen afzienbare tijd aan te zullen voldoen. 3.2 Categorieën eisen Museumnorm Voor de beoordeling van instellingen aan de hand van de toets voor museumregistratie zijn de eisen uit de Museumnorm in vier categorieën verdeeld: A: Voormalige eisen voor voorlopige registratie. B: Aangepaste eisen. C: Nieuwe eisen. #: Kengetallen Deze indeling in categorieën berust in de eerste plaats op een vergelijking van de voormalige toets en de vernieuwde Museumnorm per Voor categorie A geldt dat alle reeds in het Museumregister opgenomen instellingen aan deze eisen dienen te kunnen voldoen. Voor de bij de herziening van het Museumregister aangepaste en toegevoegde eisen (categorie B en C) dient ruimte geboden te worden om er naar toe te werken, net zoals er voor nieuwe instellingen ruimte is om te groeien naar volledige registratie. De vierde categorie (#) betreft vragen naar aantallen (bezoekers/ medewerkers) en openingstijden. Hierop wordt niet getoetst. Deze data wordt verzameld om de resultaten van geregistreerde instellingen te kunnen vergelijken. 3.3 Categorieën registratiebesluiten en gerelateerde eisen gedurende overgangsperiode Hieronder de vier verschillende registratiebesluiten die onderscheiden kunnen worden en de voorwaarden die hiervoor gelden in De minimale eisen voor voorlopige registratie, registratie en herijking worden gedurende de overgangsperiode (naar de vernieuwde toets per 2012) jaarlijks geëvalueerd en vastgesteld. Bijlage 2 geeft inzicht in de beoogde groei gedurende de periode Een instelling wordt GEREGISTREERD of HERIJKT indien sprake is van: Instelling voldoet 100% aan ICOM museumdefinitie, conformiteitcategorie: + Voldoet 100% aan de categorie A toets met conformiteitcategorie: + Voldoet aan minimaal 75% van de categorie B toets met conformiteit: + Voldoet aan minimaal 25% van de categorie B toets met conformiteit: +/- Voldoet aan minimaal 15% van de categorie C toets met conformiteit: + Een nieuwe instelling wordt VOORLOPIG GEREGISTREERD indien sprake is van: Instelling voldoet 100% aan ICOM museumdefinitie, conformiteitcategorie: + Voldoet 100% aan de categorie A toets met conformiteitcategorie: + Voldoet aan minimaal 33% van de categorie B toets met conformiteit: +/- Voldoet aan minimaal 15% van de categorie C toets met conformiteit: +/- In incidentele gevallen kan op basis van gefundeerde motivatie afgeweken worden van bovenstaande kwantitatieve om tot een registratiebesluit te komen. In dergelijke gevallen behaalt of behoudt de betreffende instelling de registratie ONDER VOORWAARDE dat de tekortkomingen binnen een door het Museumregister te bepalen periode opgelost worden. In alle overige gevallen wordt een instelling NIET GEREGISTREERD. Bestandsnaam: Reglement-Museumregistratie.pdf Pagina 4 van 11

5 4. Voordelen museumregistratie 4.1 Registratie in het Museumregister Een lijst van geregistreerde instellingen wordt gepubliceerd via de website van het Museumregister ( Wijzigingen in de registratiestatus worden uiterlijk binnen vier weken verwerkt. Instellingen met een registratiestatus voorlopig geregistreerd kunnen aangeven als zij niet in deze openbare lijst vermeld willen worden. 4.2 Voorlopige registratie: certificaat Voorlopig geregistreerde instellingen ontvangen een op naam gesteld Certificaat en mogen zich als "voorlopige geregistreerd museum" afficheren. Instellingen met een voorlopige registratie zijn niet gemachtigd het schildje of het logo "Geregistreerd Museum" te voeren. 4.3 'Volledige' registratie: certificaat, schildje en logo Elke instelling met een 'volledige' registratie in het Museumregister ontvangt een op naam gesteld Certificaat en mag zich als "Geregistreerd Museum" afficheren. Instellingen met een 'volledige' registratie zijn bijvoorbeeld gemachtigd het schildje "Geregistreerd Museum" bij de entree te plaatsen en het logo "Geregistreerd Museum" te voeren in hun communicatie (met in acht name van de regels voor het gebruik van het logo: bijlage 1). 4.4 Consequenties verlies museumregistratie Bij verlies van de registratie in het Museumregister is een instelling niet langer gerechtigd zich als zodanig te afficheren. Tevens dient de instelling subsidiegevers en andere instanties die een registratie in het Museumregister als voorwaarde stellen voor hun activiteiten voor de instelling op de hoogte te stellen inzake het verlies van de museumregistratie. Bij verlies van de registratie in het Museumregister verwijdert de Stichting de vermelding van de instelling uit de lijst van geregistreerde instellingen. In het jaarverslag van de Stichting wordt een overzicht gegeven van de museumregistraties inclusief verwijderingen. Tevens meldt de Stichting verwijderingen wanneer gevraagd wordt naar de status van een specifieke museumregistratie en periodiek aan de instanties die een registratie in het Museumregister als voorwaarde stellen voor hun activiteiten. 5. Toetsing/ herijking van museumregistraties 5.1 Verplichte jaarlijkse zelfanalyse Alle in het Museumregister opgenomen instellingen dienen jaarlijks een zelfanalyse in te dienen gedurende de jaren tussen formele toetsing/ herijking van hun registratie in het Museumregister. Deze zelfanalyse dient uiterlijk 30 september van het lopende jaar ingediend te worden. Indien geen zelfanalyse wordt ingediend komt de museumregistratie automatisch te vervallen per 1 januari van het navolgende jaar. Uitstel wordt alleen in uitzonderlijke gevallen verleend (zie ook artikel 5.3). 5.2 Periodieke formele toetsing/ herijking Voorafgaand aan elk kalenderjaar wordt een planning gemaakt van de geregistreerde instellingen die door een auditor bezocht zullen worden voor herijking van hun registratie. De betreffende instellingen ontvangen hiervoor een uitnodiging met een deadline voor het uitvoeren van de interne audit en een indicatie van de maand (hierna: planmaand) waarin een bezoek op locatie door de auditor zal plaatsvinden. Tussen de dagtekening van de uitnodigingsbrief en de deadline voor afronding van de interne analyse zit minimaal drie maanden. Indien er een probleem is met de planmaand (bijvoorbeeld het samenvallen van de planmaand met een grote activiteit bij de instelling), zal het auditbezoek verschoven worden naar een geschiktere datum binnen een periode van maximaal enkele weken rond de planmaand. Uitstel voor herijking wordt alleen in zeer uitzonderlijke gevallen verleend en dient in een zo vroeg mogelijk stadium te worden aangevraagd (zie ook artikel 5.3). Bestandsnaam: Reglement-Museumregistratie.pdf Pagina 5 van 11

6 5.3 Uitstel aanvragen Indien een instelling uitstel nodig heeft voor het indienen van een zelfanalyse respectievelijk interne audit of de uitvoering van een externe audit, dan dient zij uitstel aan te vragen door middel van een beargumenteerde brief aan het Bestuur. Uitstel dient schriftelijk (per / post) aangevraagd te worden minimaal één kalendermaand voor het verlopen van de termijn waarvoor uitstel wordt aangevraagd. De ontvangst van aanvragen tot uitstel worden binnen tien werkdagen bevestigd met daarbij de verwachte termijn voor afhandeling. 5.4 Beoordeling verzoeken tot uitstel Het Bestuur beoordeelt alle verzoeken tot uitstel en zal uitstel verlenen indien de genoemde argumenten daar reden toe geven. Bij de beoordeling van verzoeken tot uitstel worden ook de gevolgen voor de uitvoering van de werkzaamheden van het Museumregister meegewogen. 6. Ingrijpende wijzigingen in omstandigheden 6.1 Meldplicht (dreigende) ingrijpende wijzigingen In het Museumregister opgenomen instellingen dienen ingrijpende wijzigingen (of dreiging daartoe) in de situatie zoals die was ten tijde van de registratie/ laatste herijking onverwijld (binnen één maand) en schriftelijk (per / post) te melden aan het Bestuur. Het indienen van een zelfanalyse waarin bovengenoemde (dreigende) wijzigingen aan bod komen ontslaat de instelling niet van deze meldplicht. Het gaat hierbij om wijzigingen in de situatie van de instelling waardoor deze (mogelijk) niet meer voldoet aan de voorwaarden voor opname in het Museumregister. Hiervan is onder meer sprake in geval van: a. Bedreiging van de continuïteit van de exploitatie gedurende lopend jaar; b. Faillissement of surseance van betaling (of dreiging daartoe); c. Gehele of gedeeltelijke sluiting van het museum (of dreiging daartoe). d. Opzegging van bruikleenovereenkomsten m.b.t. de kerncollectie (of dreiging daartoe). e. Wijzigingen in de rechtspositie (of voornemens daartoe) f. Ingrijpende verslechtering van de bewaar- en beheeromstandigheden van de collectie (of dreiging daartoe); g. Overtredingen (of vermoedens in die richting) op het terrein van wet- en regelgeving met betrekking tot de instelling, de medewerkers, de collecties en de publieksfaciliteiten. h. Schending (of vermoedens in die richting) van de Ethische Code door (medewerkers van) de instelling. 6.2 Behandeling (in)formele signalen inzake ingrijpende wijzigingen Het Bestuur behoudt zich het recht voor om elk signaal over (mogelijke) wijzigingen in de omstandigheden van geregistreerde instellingen, ongeacht de wijze waarop de informatie het Bestuur bereikt, te onderzoeken. 6.3 Onderzoek naar (dreigende) ingrijpende wijzigingen Naar aanleiding van een melding/ signaal als bedoeld in artikel 6.1 en 6.2 van dit Reglement, kan het Bestuur besluiten tot nader onderzoek en/of een vervroegde (deel)toetsing van de instelling aan de voorwaarden behorende bij de verleende museumregistratie. De instelling dient hiertoe alle medewerking te verlenen. Het Bestuur stelt de instelling van een dergelijk onderzoek schriftelijk op de hoogte en zal ook schriftelijk rapporteren over de onderzoeksresultaten. 7. Geldigheidsduur museumregistraties 7.1 Geldigheidsduur (voorlopige) registratie onder voorwaarden De geldigheidsduur van (voorlopige) registraties die onder voorwaarden zijn afgegeven wordt bepaald door de termijn die is afgesproken voor het opheffen van de tekortkoming(en). Indien de betreffende tekortkoming(en) niet opgeheven zijn binnen afgesproken termijn kan tot verwijdering van de registratie overgegaan worden. Een tweede uitsteltermijn voor het opheffen van de tekortkoming(en) zal alleen in zeer uitzonderlijke gevallen toegewezen worden. Bestandsnaam: Reglement-Museumregistratie.pdf Pagina 6 van 11

7 7.2 Geldigheidsduur voorlopige registratie Voorlopige registraties dienen na drie jaar herijkt te worden. Bij de herijking dient voldaan te worden aan alle eisen voor 'volledige' registratie. Een tweede periode van voorlopige registratie is niet mogelijk. Indien bij herijking de eisen voor 'volledige' registratie onhaalbaar blijken zal de registratie ingetrokken worden. Er dienen minimaal twaalf maanden te zitten tussen het verlies van een museumregistratie en de aanvraag tot hernieuwde opname in het Museumregister. 7.3 Geldigheidsduur 'volledige' registratie Tussen de formele toetsing/ herijking van 'volledige' registraties ligt minstens vijf jaar. Alleen bij ingrijpende wijzigingen in de omstandigheden kan besloten worden tot vervroegde (deel)toetsing van de museumregistratie (zie artikel 6.3). 8. Tekortkomingen ten opzichte van de voorwaarden voor museumregistratie 8.1 Behandeling van tekortkomingen Het Bestuur beoordeelt alle mogelijke tekortkomingen ten opzichte van de voorwaarden zoals omschreven in dit Reglement. Hierbij kan het Bestuur zich laten adviseren door interne en externe deskundigen. Bij tekortkomingen zal het Bestuur de instelling altijd de gelegenheid geven alsnog aan de voorwaarden te voldoen alvorens tot (zware) maatregelen over te gaan. Afhankelijk van de zwaarte van de tekortkoming kan het Bestuur besluiten tot drie typen maatregelen: a. Waarschuwing (een schriftelijke melding aan de instelling inzake de voorwaarden waaraan niet voldaan wordt en een maximale termijn voor opheffing van de tekortkoming(en) en aanlevering van bewijsstukken daarvan). b. Opschorting van de registratie in het Museumregister (als waarschuwing, aangevuld met vermelding van opschorting van de registratie in het Museumregister op de openbare lijst van geregistreerde instellingen). c. Verwijdering van de registratie in het Museumregister. 8.2 Redenen voor verwijdering uit het Museumregister Beëindiging van een registratie in het Museumregister vindt plaats indien: a. Een instelling hiertoe zelf een verzoek indient; b. Een instelling bewust onjuiste informatie heeft aangeleverd; c. De aard van activiteiten en/of doelen van een instelling zodanig veranderd zijn dat er geen overeenstemming meer is met ICOM-definitie van musea; d. Er bij een instelling sprake is van een zodanig ernstige verslechtering ten aan zien van het voldoen aan de eisen zoals vastgelegd in de Museumnorm dat niet meer voldaan kan worden aan de instapeisen voor voorlopige registratie; e. Er bij een instelling sprake is van ernstige schending van de Ethische Code; f. Er bij een instelling sprake is van ernstige overtredingen op het terrein van wet- en regelgeving met betrekking tot de instelling, de medewerkers, de collecties of de publieksfaciliteiten; g. Een instelling niet tijdig een zelfanalyse indient; h. Een instelling niet tijdig de geconstateerde tekortkoming(en) kan opheffen; i. Het jaarlijkse contributiebedrag na verstrijken van de betalingstermijn niet is voldaan. 8.3 Hernieuwde toetreding tot het Museumregister na verwijdering Tussen verwijdering en een aanvraag tot hernieuwde opname in het Museumregister dient minimaal twaalf maanden te zitten. Tevens dienen alle tekortkoming waarop de verwijdering berustte aantoonbaar te zijn opgeheven. 9. Betalingssysteem 9.1 Jaarlijkse contributie De in het Museumregister opgenomen instellingen zijn jaarlijks een door het Bestuur vastgesteld contributiebedrag verschuldigd. De contributie is gebaseerd op de begrote kosten voor de uitvoering van het Museumregister. Bestandsnaam: Reglement-Museumregistratie.pdf Pagina 7 van 11

8 9.2 Contributiecategorieën De contributietarieven worden gedifferentieerd naar kleine, middelgrote en grote musea en zijn gebaseerd op een toerekening van arbeidsuren per categorie plus opslag voor de indirecte kosten. In welke categorie een museum valt wordt bepaald op basis van het exploitatietotaal. 9.3 Jaarlijkse vaststelling Het Bestuur stelt jaarlijks de bijdragen voor de verschillende categorieën musea vast. Indien de begrote kosten hoger of lager uitvallen dan wordt de contributie daar het navolgende jaar op aangepast. 9.4 Duur lidmaatschap Het lidmaatschap duurt van 1 januari t/m 31 december van een kalenderjaar. Bij tussentijdse beëindiging blijft de jaarcontributie verplicht, restitutie is niet mogelijk. Bij schriftelijke opzegging van het lidmaatschap vóór 15 oktober van het lopende kalenderjaar is geen contributie over het navolgende jaar verschuldigd. Een bericht tot opzegging wordt binnen tien werkdagen na ontvangst bevestigd door het Museumregister. 9.5 Wanbetaling Het jaarlijks verschuldigde contributiebedrag dient binnen één maand na ontvangst van de factuur te worden voldaan. De contributie voor een jaar dient voorafgaand aan dat jaar te zijn voldaan. Bij het uitblijven van betaling vindt verwijdering uit het Museumregister plaats. 10. Klachten- en bezwaarprocedure 10.1 Klachtenprocedure Klachten hebben te maken met de manier van werken van de Stichting, zoals de registratieprocedure, en niet op besluiten inzake opname in het Museumregister (zie daarvoor de Bezwaarprocedure). Klachten dienen schriftelijk (per / post) ingediend te worden. De ontvangst van klachten wordt binnen tien werkdagen bevestigd met daarbij de verwachte termijn voor afhandeling. Klachten worden zoveel mogelijk binnen tien werkdagen na bevestiging behandeld. Indien behandeling tijdens een Bestuursvergadering is vereist, vindt de behandeling plaats binnen de eerstvolgende reguliere vergadering van het Bestuur. Na afhandeling van de klacht wordt de indiener van de klacht hierover geïnformeerd en de klacht en de opvolging ervan geregistreerd in een register van klachten en bezwaren Bezwaarprocedure Instellingen kunnen bezwaar maken tegen besluiten van het Bestuur inzake hun registratie in het Museumregister. Bezwaren dienen binnen zes weken na dagtekening van het betreffende Bestuursbesluit schriftelijk en aangetekend ingediend te worden. Een bezwaarschrift dient inhoudelijk gemotiveerd te zijn. De ontvangst en ontvankelijkheid van een bezwaarschrift wordt binnen tien werkdagen bevestigd met daarbij de verwachte termijn voor afhandeling. Bezwaren worden zoveel mogelijk binnen tien weken na bevestiging behandeld. Onderzoek naar een bezwaar zal in beginsel uitgevoerd worden door een auditor en leden van de Adviescommissie die niet bij het oorspronkelijke advies aangaande de museumregistratie betrokken waren. Het bestuur kan ook besluiten zelf onderzoek doen en/of andere (externe) deskundigen hiertoe te verzoeken. Een ontvankelijk verklaard bezwaar schort het eerdere genomen besluit van het bestuur op. Op basis van de resultaten van het onderzoek naar het bezwaar zal tijdens een bestuursvergadering een hernieuwd besluit genomen worden. De indiener van het bezwaar wordt schriftelijk geïnformeerd over dit besluit. Het bezwaar en de beslissing worden beide geregistreerd in een register van bezwaren. Bestandsnaam: Reglement-Museumregistratie.pdf Pagina 8 van 11

9 11. Opslag en gebruik gegevens 11.1 Geheimhouding Alle bij de Stichting betrokken personen zijn gehouden aan geheimhouding betreffende alle gegevens die door te registreren en geregistreerde instellingen zijn verstrekt of in het kader van een beoordeling van de registratie zijn verkregen. Deze verplichting geldt niet voor gegevens die duiden op de door instelling begane strafbare feiten of gegevens die een openbaar karakter hebben Opslag digitale gegevens De Stichting houdt een digitaal archief bij van de rapporten van zelfanalyses en interne audits, de door de instellingen hieraan toegevoegde bijlagen en van de beoordelingsverslagen. De gegevens m.b.t. afgeronde analyses blijven minimaal vijf jaar digitaal beschikbaar, zodat bij een nieuwe herijking de gegevens van de voorgaande herijking gebruikt kunnen worden. Ruim voor verwijdering van historische gegevens ontvangt de betrokken instellingen een melding. Voor wat betreft de opslag van de door de instellingen zelf toegevoegde bijlagen ligt de eindverantwoordelijkheid bij de instellingen zelf, het Museumregister heeft hierin een zorgplicht. 12. Slotbepaling Het Reglement Museumregistratie is vastgesteld door het Bestuur van de stichting. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Bestuur. Dit reglement vervangt de in 2008 door LCM en Museumvereniging vastgestelde vierde, herziene druk van het Reglement museumregistratie. Museumregister Nederland Vijfde druk, Amsterdam 2011 Museumregister Nederland Postbus CZ Amsterdam T: F: BIJLAGE 1: Regels gebruik logo "Geregistreerd Museum" Musea die zijn opgenomen in het Museumregister mogen zich middels het bijbehorende logo als zodanig afficheren. Voor het gebruik van het logo gelden de volgende regels: - Het logo mag niet worden aangepast / gedraaid; - Minimale hoogte van het logo is 15 mm; - Lege ruimte rond het logo is minstens 20% van de hoogte; - Kleuren: rood (pantone 201 U) voor het museumsymbool en blauw (pantone 281 U) voor de tekst 'geregistreerd museum', of grijs voor het museumsymbool en zwart voor de tekst 'geregistreerd museum', of geheel zwart; - Het logo mag ook 'negatief' (wit-rood of wit-wit tegen donkere achtergrond) worden afgebeeld; - Het logo en het museumsymbool (zonder tekst) mogen ook als achtergrond worden gebruikt (30% kleuren). Bestandsnaam: Reglement-Museumregistratie.pdf Pagina 9 van 11

10 BIJLAGE 2: Groeimodel overgangsperiode naar de vernieuwde toets per 2012 De minimale eisen voor registratie en herijking worden gedurende de overgangsperiode naar de vernieuwde toets per 2012 jaarlijks vastgesteld. Tabel 1 geeft inzicht in de beoogde groei gedurende de periode Dit overzicht berust op de uitgangspunten zoals vermeld in de kolom Groei naar conformiteit + vanaf Het groeimodel wordt jaarlijks geëvalueerd, onder meer aan de hand van de behaalde resultaten door alle geregistreerde instellingen, of specifieke groepen daarvan, en zal zo nodig aangepast worden. Tabel 2 geeft inzicht in minimale eisen voor voorlopige registratie. TABEL 1: Vereist niveau voor registratie en herijking voor de periode Groei naar categorie "+" qua conformiteit vanaf 2012 categorie conformiteit Registratie/ herijking in jaar: Vereist aantal / % toets conform de in kolom "categorie conformiteit" gespecificeerde categorie: in % in aantal in % in aantal in % in aantal in % in aantal ICOM museumdefinitie 1 100% + 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 A Basisvoorwaarden voorlopige registratie (<1/1/2012) % + 100% % % % 10 50% + 50% 9 75% % % 18 B Aangepaste toets 18 C Nieuwe toets 26 50% over 2 jaar (25% groei p/j) 45% over 3 jaar (15% groei p/j) +/- 25% 4 25% 5 0% 0 0% 0 + 0% 0 15% 4 30% 8 45% 12 +/- 15% 4 0% 0 0% 0 0% 0 # Vragen m.b.t. kengetallen e.d % # 100% 4 100% 4 100% 4 100% 4 TELLING CRITERIA (excl. subvragen) Bestandsnaam: Reglement-Museumregistratie.pdf Pagina 10 van 11

11 TABEL 2: Vereist niveau voor voorlopige registratie categorie conformiteit in % in aantal Navolgende jaren: ICOM museumdefinitie % 1 A Basisvoorwaarden voorlopige registratie (<1/1/2012) % % 0 B Aangepaste toets 18 +/- 33% 6 + 0% 0 C Nieuwe toets 26 +/- 15% 4 Na voorlopige registratie moet binnen drie jaar voldaan worden aan het niveau van registratie/ herijking (conform groeimodel, tabel 1) # Vragen m.b.t. kengetallen e.d. 4 # 100% 4 TELLING CRITERIA (excl. subvragen) BIJLAGE 3: overzicht mutaties Datum Locatie Omschrijving mutatie 1-feb-13 Artikel 2.2 Alle in het Museumregister opgenomen instellingen dienen (was per : worden geacht) de Ethische Code voor Musea (hierna Ethische Code) en alle daarin geformuleerde gedragsregels te hanteren als uitgangspunt van hun handelen. 1-feb-13 Artikel 3.3 Voorwaarden voor registratie/ herijking per 2013 (was per : situatie 2012). 1-feb-13 Bijlage 2 Aanpassing van opzet en titels van tabel 1 en 2 en toelichting op deze tabellen. NB: geen wijziging van vereisten voor (voorlopige) registratie en herijking. 1-feb-13 Bijlage 3 Toevoeging bijlage 3: Overzicht mutaties Bestandsnaam: Reglement-Museumregistratie.pdf Pagina 11 van 11