VIVA - releasenotes, versie 21/8/2012 pag 2 / 8

Transcriptie

1 VIVA Releasenotes aug Belangrijk Landbouwhuisdieren VetCIS, geborgde dierenarts en vaste arts Etiket van logboekproducten Recepten Visitebrief Aanmaken / Mailen Vee-kijker van vee-online Maningen en incassokosten Facturen Administratiekosten per factuurtype Factoring Voorbereiding BTW verhoging Agenda Volgorde agenda s Diversen Voorraad bestelnummers Printen Analyse van producten...8 VIVA - releasenotes, versie 21/8/2012 pag 1 / 8

2 1. Belangrijk Twee zaken zijn de laatste tijd in de belangstelling gekomen. Beide zaken worden extern bepaald. Het betreft hier de mogelijke totale incassokosten bij een maningensysteem met incassobureau en de lay-out van met name de logboeketiketten. In deze servicepack wordt voor beide zaken de oplossing geboden. BTW verhoging. Hiervoor zult u uiteraard een update ontvangen, maar hiervoor zult u ook een aparte releasenote ontvangen. In deze releasenotes alvast enkele opmerkingen ter voorbereiding. Verzekeringen Sinds april 2012 is de koppeling met proteq niet meer mogelijk. Wel zijn er vele klanten, die bij Proteq verzekerd zijn. Op verzoek van diverse praktijken is de pq weer terug. Indien een dier een Proteq-polis heeft vermeld in de diergegevens, wordt op de patiëntenkaart ook de pq weer vermeld. VIVA - releasenotes, versie 21/8/2012 pag 2 / 8

3 2. Landbouwhuisdieren 2.1 VetCIS, geborgde dierenarts en vaste arts. Voor de een-op-een relatie, zoals die bijvoorbeeld door Medirund wordt verlangd, is de mogelijkheid om gegevens door te sturen ALTIJD namens één arts bij één UBN. Uiteraard bestond al lang de mogelijkheid van de vaste arts van een bedrijf. Echter, die vaste arts wordt alleen gebruikt, indien een niet-dierenarts gegevens op logboek of visitebrief invult. Indien een arts is ingelogd, gaat VIVA er van uit dat deze dierenarts ook de verantwoordelijke dierenarts is. Ondanks de instelling van een vaste arts op een bedrijfslocatie. Ook geldt dat één logboek altijd maar 1 dierenartsverantwoordelijke kan hebben. Dit kunt u aanpassen tijdens het maken van de logboekregels. Standaard is de eerste, die voor dat logboek een regel aanmaakt, de verantwoordelijke dierenarts. Om te zorgen dat in Medirund (en dus ook in VetCIS e.d.) een één-op-één relatie is van UBN en UDN (Uniek DierenartsNummer) is er een instelling in menu IECI. Geborgde arts gebruiken J/N: Ja Ongeacht welke arts het logboek heeft ingevuld zal nu altijd de gegevens naar VetCIS worden verstuurd voor de vaste arts van de bedrijfslocatie of cliënt. Dit werkt uiteraard alleen voor alle nog niet verzonden logboekregels. 2.2 Etiket van logboekproducten Op de lay-out van de logboeketiketten, menu IISL - documentsoort Logboeketiket, is nu ook mogelijk de volledige dierenartsnaam, zoals ingegeven in menu IIG, te gebruiken. De DV (databasevariabele) hiervoor is [AFARTSN]. Ook de factuurcode is mogelijk, dit is de DV [AFARTS]. Van de controlerende instantie dient op de logboeketiketten (en mogelijk in de toekomst ook op medicijnetiketten) het woord Dierenarts te staan en de naam van de dierenarts. Om ook nog wat ruimte te besparen is het mogelijk om het registratienummer te comprimeren op de lay-out. De standaard schrijfwijze, zoals uit de FIDIN-BCT wordt gehaald, is REG NL De DV [REGIZSP] haalt de spaties weg, waardoor het registratienummer wordt geprint als REGNL De originele DV met het gehele nummer is [REGISTRATIE] 2.3 Recepten Voor de recepten is het nodig een naam van een arts te kunnen printen. Net als bij logboek wordt hier rekening gehouden met een ingelogde dierenarts en/of met de vaste arts van een bedrijfslocatie. Indien een niet-arts een recept aanmaakt in VIVA, zal dit op naam van de vaste arts gebeuren. Is deze niet aanwezig, dan moet er een keuze worden gemaakt. Op de lay-out van de recepten zijn de DV s [AFARTS] en [AFARTSN] toegevoegd aan de heading en aan de voet. Deze kunnen gebruikt worden in menu IISL, het betreft respectievelijk de roepnaam en de volledige naam van de dierenarts. 2.4 Visitebrief Aanmaken / Mailen Bij het aanmaken en verwerken (afdrukken) van de visitebrief zijn diverse verbeteringen doorgevoerd. Indien niet te mailen kan men alsnog printen. Hieronder beknopt de werkwijze en aandachtspunten voor het werken met de visitebrief vanaf de bedrijfskaart. Bij het aanmaken van een visitebrief worden diverse (interne) testen uitgevoerd. Er kan per bedrijfslocatie slechts 1 visitebrief tegelijkertijd openstaan. Als er geen openstaande visitebrief is, dan wordt dus een nieuwe visitebrief gemaakt. Het is de bedoeling dat een visitebrief direct wordt afgewerkt, deze dient niet vele dagen open te staan. Als u een bestaande visitebrief, die ouder is dan 2 dagen, opent, dan geeft VIVA een waarschuwing. Mogelijk was u vergeten deze oude visitebrief af te sluiten. VIVA - releasenotes, versie 21/8/2012 pag 3 / 8

4 De datum van de visitebrief is altijd de datum dat deze voor het eerst geopend is. Maakt u per ongeluk een visitebrief aan, kies dan bij het afsluiten voor Vervallen. De gehele visitebrief wordt dan verwijderd, behalve eventueel ingebrachte factuurregels. Die moet u via menu FF verwijderen. Via de visitebrief module kunt u factuurregels (eventueel met logboekregels) toevoegen en tekstregels en overige gegevens (begintijd, eindtijd etc.) vastleggen. Bij het afsluiten van een visitebrief krijgt u de instellingen te zien: (Let op: Deze instellingen zijn per werkplek, en dus niet per definitie voor alle werkplekken gelijk) Visitebrief en J/N :N Visitebrief printen na mailen J/N :N Bij het afsluiten van een visitebrief (Opslaan en afwerken) wordt de visitebrief of geprint ( en=N) of g d. Bij de eigenschappen van de bedrijfslocatie kunt u instellen of logboek/visitebrief altijd g d dient te worden. Deze instelling bepaald de basisinstelling van de instellingen bij afsluiten van de visitebrief. Als de instelling bij de locatie voor het mailen op Ja staat wordt er altijd (geprobeerd) te mailen. Ook als de basisinstelling op Nee staat. Bij deze situatie staat achter de N de tekst!! De visitebrief wordt toch g d!!" Als u kiest voor mailen, dan volgen eerst een aantal testen. Als niet aan alle eisen is voldaan kunt u niet mailen en krijgt u de optie om te printen. De belangrijkste test betreft of er een adres is voor de ontvanger en voor de afzender. Indien geen ontvanger adres beschikbaar is, wordt de mogelijkheid gegeven dit alsnog in te voeren. Als dan geen adres wordt ingevoerd, gaat het programma verder en zal later constateren dat er geen mail adres bekend is, en de actie wordt gestaakt. Het afzender- adres voert u in bij de gebruikersgegevens van de dierenarts (menu IIG)of bij de contactgegevens van de vestiging (menu IEV). VIVA laat u tijdens het mailen zien wat er gebeurt (Bezig met mailen, gereed met mailen, of mailen mislukt). In alle gevallen (ook als het mailen mislukt is) komt u terug op de bedrijfskaart en is de betreffende visitebrief afgesloten. Wilt u het mailen nogmaals proberen of toch maar liever printen, dan kunt u dat doen met toets F6 optie Visitebrieven. Selecteer de juiste visitebrief en kies F8 voor afdrukken (Printen) of F10 voor mailen. De optie Visitebrief printen na mailen J/N Dit wordt gebruikt als u altijd een geprinte kopie wenst. Hiervoor kan uiteraard los via de F6-toest de betreffende visitebrief worden geprint. Met de instelling op Ja wordt het printen na het mailen gedaan. Ook indien het mailen mislukt is, zal de print wel plaats vinden en is de visitebrief afgesloten. Het is tevens mogelijk een visitebrief (kopie) direct Bcc te mailen. Dit kan dan bijvoorbeeld naar een centraal praktijk adres. Deze instelling vindt u in menu IIPAE. Op deze manier heeft de praktijk een volledig overzicht van alle verstuurde visitebrieven. Echter, als de betreffende klant geen heeft wordt de visitebrief alleen maar geprint. Om naast het printen wel een Bcc-mailing te doen dient u dit in te stellen in menu IISFL Visitebrief mailen naar BCC adres bij printen J/N: Met Ja wordt bij het printen altijd een mail gestuurd naar het Bcc adres. Dit adres staat in menu IIPAE. 2.5 Vee-kijker van vee-online In de bedrijfskaart, GB, kunt u naar een aantal functies van vee-online. Dit betreft de vee-kijker. De eerste maal dat u een link opstart, dient u in te loggen. Daarna zal, indien u de browser niet afsluit, deze inlog bewaard blijven. Er wordt direct naar een functie gegaan met het juiste UBN. VIVA - releasenotes, versie 21/8/2012 pag 4 / 8

5 3. Maningen en incassokosten. De nieuwe regeling voor maningen stelt dat het totale incassobedrag, indien het innen van een factuur in de toekomst uit handen wordt gegeven, wordt vermeld op de maning. Tevens zijn er andere aangepaste regels, onder andere met de termijn, de te bevragen kosten en het aantal maningen. Hiervoor kunt u het beste met uw financieel adviseur of incassobureau contact opnemen. Wat betreft de lay-out moet er op de maningbrief worden aangegeven welke het incassobedrag is, dat kan worden gevraagd door een incassobureau (indien factuur niet wordt betaald). Hiervoor is een DV gemaakt, [BGINCK]. Het meest logische is om deze DV in het tweede tekstdeel van de maningbrief (IISL) op te nemen. Van belang is tevens dat u nu wel voor elke individuele factuur een maning maakt. Hiervoor moet u in de instellingen van de maningen zijn, menu FAI. Alle te manen facturen op 1 maning (J/N) : N Hieronder een voorbeeld van een tekstdeel 2, dit is overgenomen van een van de grotere incassobureaus in Nederland. Uiteraard kunt u verder zelf bepalen wat u voor tekst hier wilt plaatsen. VIVA - releasenotes, versie 21/8/2012 pag 5 / 8

6 4. Facturen 4.1 Administratiekosten per factuurtype Naast de algemene instelling van de administratiekosten (IISK) kan men ook aparte bedragen instellen voor administratiekosten per factuurtype. Deze instelling maakt u per factuurtype in menu CFF. Administratiekosten : J Bedrag (Ex BTW) : Ook adm.kst. bij autom.betaler: N Voor facturen tot (Ex BTW) : S U kunt zowel het bedrag aan administratiekosten als de grenswaarde instellen. Gebruikt u een S dan wordt dezelfde waarde als in menu IISK gebruikt (zogeheten Systeeminstelling) Ook is er in menu FZS (factuurstatus) en in menu FI (financieel overzicht per cliënt) te zien op welke factuur administratiekosten staan. In menu FI wordt dit aangegeven als een factuurregel (met regelnummer 999), een fictieve factuurregel. 4.2 Factoring Voordat een factoring bestand wordt aangemaakt krijgt u eerst een rapportage Overzicht te factureren cliënten. Hierbij kunt u controleren of de selectie geheel correct is. Indien er iets moet worden aangepast kiest u dan voor Stoppen. Is alles correct, dan kiest u voor Doorgaan (ESC is ook stoppen). Verder worden facturen, die met DFA factoring zijn aangemaakt, in rapportages aangeduid met DA (bijvoorbeeld in Financieel overzicht per cliënt). 5. Voorbereiding BTW verhoging Wat betreft de facturen van uw leveranciers/crediteuren kan het al voorkomen dat u facturen ontvangt met daarop 21% BTW. Dit kan nu al worden ingevoerd. Hierbij boekt u deze facturen normaal in via de crediteuren subadministratie. Bij de omzetregel gebruikt u nog steeds het BTW tarief voor de 19%. Het BTW bedrag, dat zo berekend wordt, zal afwijken van het BTW bedrag dat op de factuur staat. U past hierbij, aan de hand van het bedrag op de factuur zelf, het BTW bedrag aan op de boekingsregel. Daarbij moet u mogelijk ook het ex-btw bedrag aanpassen (afhankelijk van invoerwijze). Met een speciale update en daarbij behorende hand-out zult u t.z.t. verder wegwijs worden gemaakt. VIVA - releasenotes, versie 21/8/2012 pag 6 / 8

7 6. Agenda Bij een vorige aanpassing van de agenda (sterretje voor de mensen in de wachtkamer) bleek in bepaalde gevallen het * niet altijd te verschijnen. Dit probleem is verholpen. 6.1 Volgorde agenda s Daarnaast kunt u de volgorde van de agenda s zelf bepalen voor uw hele praktijk. Hiervoor gebruikt u menu IIVA (Agenda volgorde). Bij de eerste vraag kunt u met de F2 toets alle beschikbare agenda s opvragen. Met de tweede vraag kunt u een nieuw volgnummer geven aan die agenda. U kunt geen bestaand volgnummer geven. 1. Agenda operatie 2. Agenda spreekkamer 3. Andere afspraken Als we uitgaan van het bovenstaande voorbeeld, waarbij de spreekkamer agenda op 1 moet en de operatie agenda op 2, dan kunt u niet dit in één keer doen. U dient eerst bv de operatie agenda te verplaatsen naar volgnummer 4, daarna kunt u de spreekkamer agenda verplaatsen naar nummer 1 (die is dan namelijk beschikbaar). En nu moet u alleen nog de operatie agenda op de plaats 2 vastzetten (van 4 naar 2). VIVA - releasenotes, versie 21/8/2012 pag 7 / 8

8 7. Diversen 7.1 Voorraad bestelnummers Bij sommige firma s zijn de te bestellen producten niet voorzien van een bestelnummer of bestelcode. In VIVA moet u in de basisinstellingen voor een te bestellen product echter altijd verplicht een nummer of code ingeven. Voorheen kon u op dit veld (in menu VIV) ook een spatie ingeven. Deze spatie heeft echter een speciale betekenis in de programmatuur van VIVA. Vandaar dat u voortaan in deze gevallen minimaal een punt (.) in moet geven. Geeft u een spatie in, dan wordt deze vertaald naar een. Daarnaast zijn in deze update de firma s Alfasan, Merial, Novartis en AST-farma opgenomen, zodat ook voor deze firma s nu de elektronische pakbonnen kunnen worden ingelezen via VetCIS-vetmessage. 7.2 Printen Voor een aantal documentsoorten is het mogelijk, indien de printer dit toelaat, om duplex te printen. Dit betekend dat men dus automatisch tweezijdig kan printen. Hiervoor zijn speciale instellingen nodig en er zijn maar een beperkt aantal printers, die dit aankunnen. Ook kan men, met een extra overlay, bij de off-label use verklaringen (onder andere) een handtekening toevoegen aan de PDF. Ook hiervoor moet uiteraard het PDF printen actief zijn en er dient een speciale PDFoverlay te worden gemaakt. 7.3 Analyse van producten Menu BAMP (Analyse medicijn/behandeling Per product) kan nu ook worden gesorteerd op de code. Hierbij wordt de standaard, alfanumerieke sortering aangehouden, sorteren vanaf hoogste of vanaf laagste werkt hier niet. Dit programma wordt veel gebruikt om de winst en omzet per product over een periode te bekijken. Hierbij wordt standaard de inkoopprijs voor analyse gebruikt, dit is de zogenaamde netto-netto prijs. Indien deze 0,00 is of niet is ingevuld, dan wordt de standaard inkoopprijs gebruikt. VIVA - releasenotes, versie 21/8/2012 pag 8 / 8