Vrijwilligersbeleid ContourdeTwern

Transcriptie

1 ContourdeTwern

2 Colofon ContourdeTwern Spoorlaan 444, 5038 CH Tilburg December 2013

3 Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Werken met vrijwilligers 5 2. Binnenkrijgen van vrijwilligers; werving en selectie 7 3. Belonen van vrijwilligers 9 4. Begeleiden van vrijwilligers Behouden van vrijwilligers Beëindigen van vrijwilligerswerk 17 Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9 Bijlage 10 Bijlage 11 Uitleg STAR-methode Vrijwilligersovereenkomst ContourdeTwern Verkort registratieformulier nieuwe vrijwilliger Formulier jaargesprek vrijwilliger Protocol voor vrijwilligers rondom het ontvangen van geld Ontvangstverklaring geld voor boodschappen Protocol voor vrijwilligers rondom het ontvangen van sleutels Sleutelverklaring behorende bij protocol voor vrijwilligers rondom het ontvangen van sleutels Protocol voor vrijwilligers rondom het niet aannemen van geschenken van een cliënt (is nog niet toegevoegd) Formulier exitgesprek Declaratieformulier voor vrijwilligers 1

4 Inleiding is personeelsbeleid voor vrijwilligers. Het regelt allerlei zaken, stelt voorwaarden, legt afspraken vast en benoemt de middelen die worden ingezet. Hierdoor komen vrijwilligers tot hun recht en kunnen zij hun eigen doelen en die van de organisatie nastreven. In deze notitie beschrijven we onze visie op vrijwilligerswerk. Verder gaan we in op de ontstaansgeschiedenis van de organisatie en komen daarna diverse aspecten van het vrijwilligerswerk aan de orde. De begrippen Binnenkrijgen, Belonen, Begeleiden, Behouden en Beeindigen zijn de leidende principes voor ons vrijwilligersbeleid. De notitie beoogt een handreiking te zijn voor vrijwilligers en beroepskrachten om een goede samenwerking te realiseren. ContourdeTwern wenst alle vrijwilligers een prettige tijd toe bij de uitvoering van hun activiteiten of taken bij één van de teams. We hopen dat elke vrijwilliger zich thuis voelt in de organisatie. ContourdeTwern waardeert de maatschappelijke betrokkenheid van iedere vrijwilliger. 3

5 1. Werken met vrijwilligers Visie ContourdeTwern Vrijwilligerswerk speelt sinds jaar en dag een belangrijke rol in de samenleving. Het is een belangrijke pijler onder de maatschappelijke infrastructuur. Zonder de inzet van vrijwilligers zou veel niet gebeuren. Vrijwilligers zijn onmisbaar in onze samenleving en zijn van groot individueel, maatschappelijk en economisch belang. Zonder vrijwilligerswerk vertoont de samenleving geen sociaal gezicht. Vrijwilligerswerk biedt mensen de mogelijkheid blijk te geven van hun solidariteit en betrokkenheid bij andere mensen of de samenleving als geheel, waardoor deze minder kil en zakelijk is. Zo biedt het mensen de mogelijkheid om te participeren, om erbij te horen in de samenleving. Vrijwilligers leveren grote bijdragen aan allerlei sociale processen. Daardoor heeft hun werk een expliciete signalerende functie en vormt het de bron van veel initiatieven en voorzieningen, van emancipatieprocessen, van ontwikkeling van de samenleving, van de oplossing van maatschappelijke problemen en knelpunten. ContourdeTwern vindt het belangrijk dat vrijwilligers een afspiegeling vormen van de samenleving. Binnen de teams van ContourdeTwern wordt met allerlei organisaties en groeperingen samengewerkt of ondersteunt ContourdeTwern al dan niet tijdelijk bepaalde groepen of activiteiten. Dit betekent niet dat de mensen waarmee wordt samengewerkt automatisch worden beschouwd als vrijwilliger van ContourdeTwern. Van een mogelijk onderscheid zullen beroepskrachten zich bewust moeten zijn en moeten zij ook dat onderscheid kunnen maken. ContourdeTwern biedt vrijwilligers: Maatschappelijk zinvol werk vanuit een professioneel georganiseerde setting. De mogelijkheid om persoonlijke doelstellingen te bereiken (gerelateerd aan de motieven om vrijwilligerswerk te verrichten: nuttig bezig zijn, ervaring opdoen, nieuwe dingen leren, kans op betaald werk vergroten, behoefte aan sociale contacten of persoonlijke ontplooiing e.d.). Goede begeleiding. Goede faciliteiten en voorzieningen waarbij kosten worden vergoed. Geschiedenis van ContourdeTwern Op 1 januari 2013 is de huidige organisatie ContourdeTwern ontstaan door een fusie van voormalige stichtingen Contour en de Twern. Deze fusie is vrijwillig tot stand gekomen omdat beide organisaties de meerwaarde van het versterken van elkaars dienstverlening onderschreven. De roots van Contour liggen in In dat jaar namen enkele welzijnsorganisaties het initiatief tot de oprichting van een algemene hulpdienst: vrijwilligers verrichtten zogenaamde hand- en spandiensten ten behoeve van thuiswonende hulpvragers, met name ouderen. Vrijwilligerswerk werd beschouwd als een gewenste aanvulling op het professionele aanbod, een vorm van georganiseerde burenhulp. Het ging om activiteiten of werkzaamheden waarvoor iemand, als dat mogelijk was geweest, ook de buurman of vrouw had kunnen vragen, zoals boodschappen doen, vervoersbegeleiding, klussen en iemand bezoeken. In de loop der jaren is er veel veranderd. Binnen de Informele Zorg bieden we inmiddels steeds meer vrijwilligerswerk aan dat gericht is op het ondersteunen van mensen met meer complexe problemen. Dit varieert van buddy- en terminale zorg tot opvoedings- en mantelzorgondersteuning. Het gaat hierbij altijd om 1 op 1 contacten, die bij mensen thuis worden uitgevoerd. Het doel van deze vorm van ondersteuning is dat mensen langer zelfstandig thuis kunnen wonen, weer mee kunnen doen aan de samenleving of het hervinden van hun eigen kracht. 5

6 De Twern is in 1984 ontstaan als gevolg van een fusie van drie Tilburgse organisaties op gebied van sociaal-cultureel werk, opbouwwerk en beheer van buurt- en wijkcentra. Later is daar het ouderen- en jongerenwerk in Tilburg bijgekomen. In het afgelopen decennium is de Twern ook gaan werken in andere gemeenten in Brabant en in Dordrecht en deelgemeente Feijenoord (Rotterdam). De maatschappelijke dienstverlening van de Twern richt zich op alle leeftijden, van jong tot oud, en vooral op hen, die in een kwetsbare positie verkeren. Meer dan 500 medewerkers in verschillende teams werken aan het verbeteren van de leefbaarheid in de wijken en buurten. Deze teams hebben als centraal doel: een bijdrage te leveren aan een leefbare samenleving in de wijk op het terrein van wonen, zorg en welzijn. Om dit doel te kunnen bereiken voeren professionals met ondersteuning van vrijwilligers activiteiten uit zoals: (re)creatieve activiteiten voor verschillende doelgroepen; ondersteuning van bewonersgroepen rond diverse thema's; informatievoorziening voor buurtbewoners door o.a. de wijkkrant; individuele hulpverlening door maatschappelijk werk; het beheren van de wijkaccommodaties; samenwerking met andere organisaties binnen de wijk; belangenbehartiging bij de gemeente en andere instanties. Samengevat: ContourdeTwern is een professioneel werkende organisatie, waarbinnen vrijwilligers een belangrijke plaats innemen. Op allerlei fronten zijn vrijwilligers actief. Ze verrichten belangrijk werk, maar de rol die zij binnen de organisatie innemen is verschillend. Zo zijn te onderscheiden: vrijwilligers die individuele dienstverlening bieden/verzorgen (voorbeelden: informele zorg en taalprogramma s, thuisadministratie, huisbezoek 75+); vrijwilligers die een scala van activiteiten dan wel het werk van een beroepskracht ondersteunen; vrijwilligers vanuit sociale activering: mensen met een uitkering met een grote afstand tot de arbeidsmarkt die wij helpen bij het vinden en behouden van passend vrijwilligerswerk binnen ContourdeTwern; vrijwilligers die op bestuurlijk niveau actief zijn, zoals leden Vrijwilligersraad, leden van de CliëntenAdviesRaad (verder afgekort als CAR) en leden begeleidingscommissie Mooi zo Goed zo. 6

7 2. Binnenkrijgen van vrijwilligers; werving en selectie De (potentiële) vrijwilliger is kritisch en mondig en gaat bij zijn keuze uit van persoonlijke motieven en overwegingen. Weten wat de vrijwilliger zoekt in vrijwilligerswerk is belangrijk bij de werving, maar vooral ook daarna om de vrijwilliger zo lang mogelijk te behouden voor de organisatie. Werving De teams zijn zelf verantwoordelijk voor de werving van vrijwilligers. Zij kunnen hierbij ondersteund worden door de afdeling Communicatie. Werving kan via verschillende kanalen plaatsvinden, o.a. via de digitale vacaturebank van ContourdeTwern, de steunpunten in de wijken, persberichten, advertenties, wijkkranten, verspreiding van foldermateriaal, affiches, nieuwsbrieven, voorlichtingsbijeenkomsten, direct mail, infomarkten, speciale campagnes, internet, free publicity, tv, radio, persoonlijke benadering en mond-tot-mond reclame. Daarnaast kunnen geïnteresseerden contact opnemen met één van de teams. De werving van bestuurlijke vrijwilligers voor de Vrijwilligersraad, CAR en de begeleidingscommissie Mooi zo Goed zo vindt uitsluitend plaats op het moment dat er een vacature ontstaat. Selectie Capaciteit, beschikbaarheid en motieven zijn elementen die bij vrijwilligers sterk uiteen kunnen lopen. Hiermee wordt zoveel mogelijk rekening gehouden zodat de juiste vrijwilliger op de juiste plek terechtkomt. Beroepskrachten kijken bij de selectie naar verschillende aspecten waaraan een vrijwilliger moet voldoen: ten minste 18 jaar oud om zelfstandig activiteiten te leiden (vrijwilligers onder deze leeftijdsgrens mogen alleen onder toezicht van een oudere vrijwilliger of een beroepskracht een activiteit begeleiden); zich kunnen vinden in de doelstelling van ContourdeTwern en de (team)afspraken rondom de uitvoering van het vrijwilligerswerk; belangstelling hebben voor en affiniteit met de doelgroep waarmee de vrijwilliger gaat werken; gemotiveerd zijn en reële verwachtingen hebben van de uit te voeren taak; bereid zijn tot samenwerken; aanspreekbaar zijn op de werkzaamheden die de vrijwilliger gaat verrichten; zich realiseren dat het werk vrijwillig maar niet vrijblijvend is en dat verwacht wordt dat afspraak = afspraak. De selectiecriteria zijn vanzelfsprekend gerelateerd aan de werkzaamheden die de vrijwilliger gaat verrichten. De selectiemethode bestaat uit een gesprek met een beroepskracht, waarbij gewerkt kan worden met de STAR-methode en het vrijwilligersprofiel (zie bijlage I voor meer uitleg over deze methode). Daarnaast kan een introductiecursus (vooral bij informele zorg of individuele dienstverlening) of deelname aan een instructie BHV en Sociale Hygiëne (vooral bij vrijwilligerswerk op gebied van beheer of gastheer/gastvrouwschap) een voorwaarde zijn. Na deze cursus worden de afspraken over het vrijwilligerswerk definitief. Na afloop (van een gesprek en/of cursus) worden de kandidaten (los van de zelf gemaakte keuze) telefonisch of persoonlijk door de begeleidende beroepskracht op de hoogte gesteld van de keuze en kunnen zij hierop reageren. Als kandidaten niet geschikt blijken te zijn voor de vacature waarop zij reageerden, dan wordt in goed overleg altijd gezocht naar een andere passende vrijwilligersplek. Bij de start spreekt de beroepskracht met de vrijwilliger altijd een proefperiode af. Aan het eind van deze periode vindt een (evaluatie-)gesprek plaats, waarna wordt besloten of een vrijwilliger doorgaat of dat de afspraken worden aangepast. 7

8 Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) Om als vrijwilliger te kunnen werken kan de organisatie de eis stellen dat hij in het bezit is van een Verklaring Omtrent het Gedrag (verklaring van goed gedrag). Deze eis wordt ALTIJD gesteld aan (nieuwe) vrijwilligers die individuele informele zorg of dienstverlening bieden bij anderen thuis. Of vrijwilligers die meewerken aan activiteiten waarbij intensief wordt gewerkt met kinderen jonger dan 18 jaar of met mensen met een verstandelijke beperking. In overige situaties is het ter beoordeling van de leidinggevende. Deze verklaring dient de vrijwilliger zelf aan te vragen (bij de burgemeester) van de gemeente waar hij woont. Na overlegging van deze verklaring kan de vrijwilliger de kosten van deze verklaring bij ContourdeTwern declareren. (De bedoeling is dat deze verklaring z.s.m. digitaal kan worden aangevraagd via de afdeling P & O. Hiervoor wordt nog een korte instructie opgesteld.) Introductie Als de samenwerkingsafspraken zijn gemaakt volgt een introductie. Deze heeft een drieledig doel: kennismaken met de organisatie; inwerken; kennismaken met de andere vrijwilligers (indien van toepassing). De beroepskracht die de nieuwe vrijwilliger gaat begeleiden, draagt zorg voor de introductie. De beroepskracht zorgt er ook voor dat elke nieuwe vrijwilliger bekend is met het vrijwilligersbeleid van ContourdeTwern en de eventuele huisregels van betreffende locatie (indien van toepassing). Ook zorgt de beroepskracht voor informatie over de betreffende cliënt en gaat zo nodig mee op kennismakingsgesprek. Vrijwilligers volgen waar nodig cursussen die voor de uitvoering van hun taken van belang zijn. Werkafspraken en vrijwilligersovereenkomst Afspraken over zaken die de vrijwilliger en ContourdeTwern wederzijds van elkaar kunnen verwachten worden vastgelegd in een vrijwilligersovereenkomst die door beiden wordt ondertekend. Of de gegevens worden vastgelegd via het verkorte registratieformulier (zie bijlage). De vrijwilligersovereenkomst wordt door de beroepskracht vooral gebruikt als het gaat om structurele en langdurige inzet van vrijwilligers. Het verkorte formulier kan gebruikt worden voor incidenteel vrijwilligerswerk. Het gaat er niet zozeer om welk formulier wordt gebruikt, maar wel dat de gegevens van de vrijwilliger en de gemaakte afspraken goed zijn vastgelegd. De vrijwilligersovereenkomst of het verkorte registratieformulier wordt door de beroepskrachten gearchiveerd in een afgesloten kast of lade. In de loop van 2013 worden de NAWgegevens van de vrijwilligers in een digitaal systeem (Perfect View) opgenomen. Voor de matching van vrijwilligers aan individuele cliënten wordt gebruik gemaakt van het digitale systeem RegiproNet. De regels omtrent privacy zijn van toepassing. Dit betekent dat de digitale systemen uitsluitend benut kunnen worden door bevoegden en voor de hiervoor omschreven doelen. Met de vrijwilligers van de begeleidingscommissie Mooi zo Goed zo, Vrijwilligersraad en CAR wordt geen overeenkomst opgemaakt. Wel worden er concrete afspraken gemaakt over taken, investering in tijd, verantwoordelijkheden, etc. Voor hen gelden de van toepassing zijnde reglementen van de organisatie. 8

9 3. Belonen van vrijwilligers ContourdeTwern gaat ervan uit dat vrijwilligerswerk een (immateriële) beloning oplevert, die te maken heeft met waardering, erkenning, rechtvaardigheid, zekerheid, veiligheid, identiteit en status. In principe moet vrijwilligerswerk niet draaien om financiële beloningen tenzij er sprake is van het vergoeden van bepaalde onkosten. Het geven van aandacht en het (regelmatig) uitspreken van waardering en erkenning is essentieel bij het motiveren van vrijwilligers. Daarnaast zijn er ook diverse attenties. Het gaat hier om: Individueel attentiebeleid Aandacht bij persoonlijke gebeurtenissen is belangrijk. Daarom geldt voor elke RvE (resultaat verantwoordelijke eenheid) dat met vrijwilligers werkt aandacht wordt besteed aan: geboorte kind: kaart en attentie/bloemen; langdurige ziekte: na vier weken tenminste een kaart en waar dat gewenst is (bijvoorbeeld bij ziekenhuisopname of zeer langdurige ziekte) aanvullend bloemen/attentie; huwelijk (inclusief huwelijksjubilea): kaart en attentie/bloemen; afscheid: attentie/bloemen; overlijden partner, ouder of kind: tenminste kaart, eventueel aanvullend bloemen; overlijden: condoléancekaart/brief aan familie (per situatie bekijken of advertentie dan wel bloemen gewenst is); jubileum als vrijwilliger (5, 12½ en 25 jaar). In principe is er een budget van 15,- per gebeurtenis. Voor overlijden en 25-jarig jubileum geldt een budget van 45,-. Jaarlijks zal een bedrag voor dit onderdeel gereserveerd moeten worden uit het budget van de RvE (taak van de leidinggevende i.s.m. zakelijk leider). Na afstemming met de zakelijk leider zorgt de beroepskracht voor de attentie. Dit betekent dat de beroepskracht op de hoogte dient te zijn van eventuele persoonlijke gebeurtenissen en hiervoor dus moeite doet om zo goed mogelijk geïnformeerd te zijn. Echter van vrijwilligers vragen wij geen meldingsplicht. Dus als bovenstaande gebeurtenissen niet bekend zijn bij de beroepskracht, kan het voorkomen dat een attentie niet of achteraf wordt verstrekt. Jaarlijkse blijken van waardering voor iedere vrijwilliger De volgende onderdelen zijn hierbij van belang: Iedere RvE zorgt zelf voor een attentie op 7 december (Dag van de vrijwilliger). Maximaal te besteden bedrag 10,-. Namens ContourdeTwern een Kerst-/Nieuwjaarskaart voor alle geregistreerde vrijwilligers. Deze kaart wordt door de afdeling Communicatie voorbereid en centraal (secretariaat) verzonden. Jaarlijks per team een feest of uitje voor de aanwezige vrijwilligers. Beroepskrachten van het team bereiden in samenspraak met vrijwilligers e.e.a. voor. Iedere RvE dient hiervoor voortaan budget te reserveren (taak manager i.s.m. zakelijk leider(s)). Voorstel is om 5,- per vrijwilliger voor dit onderdeel te reserveren. Daarnaast kan per team gekozen worden voor een eindejaarsbijeenkomst met de vrijwilligers, al dan niet samen met de beroepskrachten. NB. In principe wordt gekozen voor een feest/uitje per RvE omdat ervaring leert dat daar de meeste belangstelling naar uitgaat. In enig kalenderjaar kan het MT echter besluiten om een feest voor alle vrijwilligers van ContourdeTwern te geven in plaats van per RvE. De beschikbare decentrale budgetten kunnen hiervoor dan worden aangewend. 9

10 Overige blijken van aandacht voor de vrijwilligers Eerdergenoemde elementen van waardering kunnen per RvE aangevuld worden door aandacht te hebben voor zaken als: vrijwilligers voordragen voor lokale, provinciale of nationale vrijwilligersprijzen; vrijwilligers actief te wijzen op evenementen die specifiek bestemd voor vrijwilligers, zoals het jaarlijkse Tilburgse vrijwilligersfeest; vrijwilligers in het zonnetje te zetten door bijvoorbeeld een artikel in de wijkkrant, aandacht in andere lokale media. Maar ook vrijwilligers die zich bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt eenmalig een extraatje (bijvoorbeeld bos bloemen) te geven aan het eind van een seizoen. Onkostenvergoedingen Uitgangspunt is dat verstrekte vergoedingen voldoen aan fiscale regels (voor 2013 geldt max. 1500,- per jaar, max. 150,- per maand en max. 4,50 per uur bij 23 jaar en ouder, voor jongeren geldt een max. uurtarief van 2,50). Binnen de organisatie worden momenteel de volgende onkostenvergoedingen toegepast: Bezorging Oudfit: 0.07 per bezorgd blad en chauffeurs een vaste vergoeding Huisbezoek 75 en 80+: 10,00 per deelnemer Thuisadministratie: 5,00 per bezoek Vrijwilligers 24-uurs respijtzorg: 48,00 per etmaal Overige vrijwilligers Informele Zorg: Bij de berekening van de reiskosten woon-werk hanteren vrijwilligers die gebruik maken van openbaar vervoer de gebruikelijke tarieven per strip. De autorijders een vergoeding van 0,28 per km (met een maximum van 15 km enkele reis) en fietsers een vergoeding van 0,10 per km. Reiskosten tijdens het werk worden met de cliënt afgerekend tegen een km-prijs van 0,28. Om administratieve redenen worden vaste bedragen verstrekt ( 50,00 per half jaar ofwel 100,00 per jaar). Hierop heeft elke vrijwilliger die een half jaar, respectievelijk een heel jaar staat ingeschreven en minimaal zes keer actief is geweest, recht. Komen de kosten hoger uit, dan kunnen de totale kosten worden gedeclareerd en vervalt de vaste vergoeding. Betaling van onkosten vindt eenmaal per jaar plaats in de maand november. Op verzoek kan hiervan worden afgeweken. Voor het overige vrijwilligerswerk worden onkosten vergoed indien deze voor de uitvoering van het vrijwilligerswerk zijn gemaakt. Dit kan via een declaratieformulier vrijwilligerswerk (zie bijlage). 10

11 4. Begeleiden van vrijwilligers Een (nieuwe) vrijwilliger heeft recht op ondersteuning en begeleiding. Iedere vrijwilliger heeft een beroepskracht als aanspreekpunt waar hij terecht kan met vragen. Uitgangspunt van de begeleiding door de beroepskrachten is dat iedere vrijwilliger zijn taken binnen de persoonlijke mogelijkheden zo goed en zelfstandig mogelijk kan uitvoeren. Er kan gekozen worden voor een jaarlijks gesprek met iedere vrijwilliger over zijn bijdrage aan de activiteiten. Dit 'functionerings'-'motiveringsgesprek' dient een open gesprek te zijn waarbij wederzijdse inbreng en respect voorop staan. Het formulier jaargesprek vrijwilliger kan hierbij als leidraad dienen (zie bijlage). De begeleiding is zowel gericht op het welzijn van de vrijwilliger als op de kwaliteit van het vrijwilligerswerk. Dat betekent dat er naast het goed verrichten van het werk veel aandacht moet zijn voor de beleving en de motivatie van de vrijwilliger. Daarom is het belangrijk te weten waarom de vrijwilliger heeft gekozen voor het vrijwilligerswerk. Hierbij is het volgende van belang: Begeleiding De vrijwilligers worden individueel en groepsgewijs ondersteund en begeleid tijdens de inzet. De mate waarin en de wijze waarop is afhankelijk van het soort vrijwilligerswerk dat wordt verricht. Conflicthantering Om conflicten te voorkomen dan wel op te lossen liggen de volgende vormen voor: individueel overleg en het interne klachtenreglement. Het klachtenreglement is een procedure voor opvang, bemiddeling en behandeling van klachten van vrijwilligers die bij ContourdeTwern werkzaam zijn. Deskundigheidsbevordering Alle vrijwilligers kunnen in aanmerking komen voor deskundigheidsbevordering. De mate waarin en de wijze waarop is afhankelijk van het soort vrijwilligerswerk dat wordt verricht. Bij een groot aantal diensten van de Informele Zorg en opvoedingsondersteuning is het bijwonen van scholingen verplicht. Het beleid is erop gericht vrijwilligers zoveel mogelijk zelfstandig te laten functioneren bij het organiseren en/of uitvoeren van werkzaamheden, waarbij rekening gehouden wordt met wat de vrijwilliger aankan. De begeleidende beroepskracht blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit van de uitvoering. De leidinggevende is de eindverantwoordelijke voor het geheel en heeft daarmee ook de taak om toe te zien op de uitvoering van het geformuleerde vrijwilligersbeleid. NB. Dit onderdeel heeft geen betrekking op de bestuurlijke vrijwilligers. 11

12 5. Behouden van vrijwilligers Als er aandacht is voor vrijwilligers neemt de kans dat vrijwilligers kunnen worden behouden toe.het volgende wordt ondernomen om vrijwilligers voor langere tijd te behouden: waardering en erkenning alsmede vergoeding van gemaakte onkosten; goede arbeidsomstandigheden; zo veel mogelijk aansluiten bij de motivatie, wensen en behoeften van vrijwilligers; hanteren van het principe: afspraak is afspraak; bereikbaar zijn van de beroepskrachten die de vrijwilligers begeleiden; behoren tot een team met één of twee vaste contactpersonen; maatwerk bij matching; onderzoek naar tevredenheid onder vrijwilligers (minimaal één keer per vier jaar); tijdig verstrekken van goede informatie over de organisatie; waar nodig aandacht voor verdere flexibilisering van het werk (meer toegesneden op mogelijkheden, wensen en behoeften van vrijwilligers). Verder is van belang: Voorzieningen voor vrijwilligers werkbegeleiding; mogelijkheid tot deelname aan relevant overleg of overleg van een team; deelname aan workshops, cursussen en trainingen; informatie over vacante functies; goede verzekeringen (zie ook de informatie hierna); Arbozaken die conform wettelijke bepalingen geregeld zijn (zie ook de informatie hierna); vormen van inspraak (zie ook toelichting hierna); indien gewenst: een getuigschrift. Verzekeringen Alle vrijwilligers van ContourdeTwern zijn verzekerd via de VNG verzekering van de gemeente Tilburg. Dit is een secundaire verzekering. Dat betekent dat vrijwilligers in eerste instantie hun eigen verzekering dienen aan te spreken alvorens een beroep kan worden gedaan op de VNG verzekering. Deze verzekering is bedoeld om de risico s voor vrijwilligers in de uitvoering van hun vrijwilligerswerk zo veel mogelijk af te dekken. Daarnaast heeft de organisatie voor de vrijwilligers een auto-inzittendenverzekering. Niet verzekerd is: schade die onder een andere verzekering wordt gedekt; het eigen risico van een elders lopende verzekering; schade aan geparkeerde auto; schade als gevolg van diefstal in het pand zonder sporen van braak; schade toegebracht door derden aan verzekerden. Voor meer informatie kan de polis worden geraadpleegd, die op aanvraag is te verkrijgen. Interne communicatie, inspraak en medezeggenschap Om goed te kunnen functioneren hebben vrijwilligers informatie nodig. Beroepskrachten die de vrijwilligers begeleiden hebben de plicht om vrijwilligers zo goed mogelijk op de hoogte te houden van zaken die voor hen van belang zijn. Daarbij gaat het om: mondelinge informatie over de uitvoering van het vrijwilligerswerk; informatie over het team of de organisatie. Via nieuwsbrieven waarop de vrijwilligers zich kunnen inschrijven is dit vanaf de fusie nader geregeld. De Vrijwilligersraad is een formeel, organisatiebreed platform voor inspraak en medezeggenschap van vrijwilligers. In een bijlage is het reglement van dit orgaan opgenomen. 13

13 Daarnaast kan per RvE een afvaardiging van vrijwilligers gevormd worden, die meedenken over het vormgeven en realiseren van vrijwilligerswerk binnen de betreffende RvE. De leidinggevende van de RvE besluit in overleg met de beroepskrachten of en hoe men deze vrijwilligerscommissie vorm geeft binnen de kaders van het vastgestelde vrijwilligersbeleid. Vrijwilligerswerk en de Arbowet De Arbowet (Arbeidsomstandighedenwet) regelt de algemene zorg voor veiligheid, gezondheid en welzijn op het gebied van arbeid. De Arbowet geldt voor iedere werkgever en werknemer. Daarnaast moet een organisatie bij de uitvoering van haar Arbobeleid ook rekening houden met goede werkomstandigheden voor haar vrijwilligers. Daarom gelden voorwaarden als: 1. Voorkomen van ongevallen met gevaarlijke stoffen. 2. Voorlichting en onderricht over gevaarlijke situaties en hoe die te voorkomen. 3. Melden van ongevallen aan de Arbeidsinspectie en registratie van ongevallen. 4. De verantwoordelijkheid voor derden op het terrein of in het gebouw van de organisatie. 5. Een aantal verplichtingen voor werknemers (en dus ook vrijwilligers), zoals het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen in situaties waar dit aan de orde is. Op iedere locatie waar ContourdeTwernteams werken zijn er ontruimingsplannen, bedrijfshulpverleners, is de signalering van vluchtwegen geregeld en zijn (indien nodig) goed ingerichte werkplekken beschikbaar. Bij calamiteiten zijn vrijwilligers verplicht om de instructies/ aanwijzingen van de bedrijfshulpverlener op te volgen. Verder zijn op die locaties (indien van toepassing) zaken rondom gevaarlijke stoffen geregeld. Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij zich houden aan dit soort afspraken om klachten/ingrijpen van de Arbeidsinspectie te voorkomen. Voor vrijwilligers, die bij de cliënten thuis hun werkzaamheden verrichten, heeft de organisatie geen verantwoordelijkheid voor de arbeidsomstandigheden voor dat pand. Wel is er sprake van een zorgplicht vanuit de organisatie. Daarom krijgen deze vrijwilligers een instructiebijeenkomst in praktische vaardigheden om fysieke overbelasting te voorkomen. Daarnaast worden bij de criteria voor aanname van cliënten ook contra-indicaties benoemd ter bescherming van de vrijwilliger. Dit betekent concreet dat wij vrijwilligers niet in zullen zetten in situaties die ContourdeTwern als gevaarlijk ziet. Protocollen op gebied van melding ongevallen, beleid inzake seksuele intimidatie, beleid tegen agressie en geweld zijn ook van toepassing op vrijwilligers. Dit onderdeel van het Arbobeleid is vastgelegd in personele regelingen, die ook gehanteerd moeten worden voor de vrijwilligers indien van toepassing. Arbeidstijdenwet en arbeidstijdenbesluit Uit bestaande wetgeving volgt nadrukkelijk dat een jongere van 16 of 17 jaar geen vrijwilligerswerk mag doen tussen en uur. Voor kinderen van 13, 14 en 15 jaar geldt bovendien dat zij alleen buiten schooltijd lichte, niet-industriële hulparbeid mogen verrichten. Deze voorwaarden zijn onverkort van toepassing voor vrijwilligerswerk. Voor ContourdeTwern geldt daarom dat beroepskrachten erop moeten toezien dat deze regelgeving onverkort wordt toegepast. Vooral voor MaS-scholieren en stagiaires is dit van belang. Voor de dienst respijtzorg moeten de vrijwilligers 18 jaar of ouder zijn. Vertrouwelijkheid De vrijwilliger neemt de vertrouwelijkheid in acht met betrekking tot zaken die binnen ContourdeTwern als zodanig worden aangemerkt of waarvan verondersteld mag worden dat zij een vertrouwelijk karakter dragen. De regels met betrekking tot het vertrouwelijk omgaan met privacygegevens van klanten/cliënten/bezoekers/deelnemers dienen altijd in acht genomen te worden. 14

14 Taakuitvoering vrijwilligers Vrijwilligers verzorgen individuele dienstverlening of begeleiden een activiteit. Als zodanig zijn zij te beschouwen als een vertegenwoordiger van een team naar cliënten, bezoekers en deelnemers toe. Daarom wordt van vrijwilligers verwacht dat zij handelen overeenkomstig huisregels van de accommodatie waar de activiteiten/werkzaamheden worden uitgevoerd en vastgestelde regelingen in acht nemen (zoals o.a. gedragscode gebruik internet en e- mailverkeer). Ook wordt verwacht dat gemaakte (team)afspraken worden nagekomen. Voor vrijwilligers die zich bezighouden met individuele dienstverlening zijn protocollen vastgesteld op het gebied van ontvangen van geld, ontvangen van sleutels alsmede het (niet) aanvaarden van geschenken. Deze protocollen (inclusief een zogenaamde sleutelverklaring) zijn als bijlagen toegevoegd. Van beroepskrachten wordt verwacht dat zij vrijwilligers hierover duidelijk instructie geven en er vervolgens op toezien dat vrijwilligers de gemaakte werkafspraken nakomen dan wel zich houden aan het vastgestelde beleid. Als het gaat om onvoldoende functioneren van een vrijwilliger, dan bespreekt de beroepskracht dit eerst met de betrokkene. Als er vervolgens geen verbetering zichtbaar is neemt de beroepskracht contact op met de leidinggevende over hoe verder te handelen. De leidinggevende kan iemand een waarschuwing geven (mondeling of schriftelijk), besluiten om de vrijwilliger tijdelijk te schorsen of de samenwerkingsrelatie te beëindigen. De vrijwilliger krijgt gemotiveerd (mondeling of schriftelijk) te horen waarom deze beslissing is genomen. Als het gaat om ernstig misplaatst gedrag of ongewenst handelen naar anderen toe, dan meldt de beroepskracht dit onmiddellijk bij de leidinggevende, die vervolgens passende maatregelen treft. Klachten/geschillen Als een vrijwilliger van oordeel is dat hij onzorgvuldig, onbillijk of onjuist is behandeld in de samenwerking met (een) beroepskracht(en) geldt het volgende: de vrijwilliger maakt dit bespreekbaar bij de betreffende beroepskracht(en). Samen proberen zij tot een oplossing te komen; als dit niet tot bevredigend resultaat leidt, kan de vrijwilliger zich wenden tot de leidinggevende die nagaat of er een oplossing gevonden kan worden; mocht ook dit niet lukken, dan kan de vrijwilliger een schriftelijke klacht indienen bij de directeur/bestuurder; en mocht dit niet tot een oplossing leiden dan kan de klacht conform het klachtenreglement ContourdeTwern ingediend worden. ContourdeTwern streeft ernaar dat namens de vrijwilligers een voordracht gedaan kan worden voor een lid van de klachtencommissie. Nadrukkelijk wijzen wij erop dat voor vrijwilligers personele regelingen van ContourdeTwern inzake seksuele intimidatie en agressie en geweld van toepassing zijn. Daar waar vrijwilligers zich in strijd met de beleidsintenties van ContourdeTwern behandeld voelen, kunnen zij te allen tijde een beroep doen op deze regelingen. Vrijwilligerswerk en een uitkering Uitkeringsgerechtigden die vrijwilligerswerk willen doen, moeten met een aantal dingen rekening houden. Vrijwilligerswerk mag iemand niet afhouden van betaald werk dan wel de kansen verkleinen om terug te keren naar een betaalde baan. Er moet voldoende tijd overblijven om te solliciteren naar betaald werk. Aan de andere kant vergroot vrijwilligerswerk iemands vaardigheden en kan daardoor een opstap zijn voor het vinden van een baan. Daarom zijn uitkeringsinstanties er vaak voorstander van dat iemand actief blijft. Het is verstandig om vooraf contact op te nemen met de uitkeringsinstantie. Soms is vooraf (schriftelijk) toestemming van de uitkeringsinstantie nodig. 15

15 6. Beëindigen van vrijwilligerswerk Met het bieden van goede begeleiding, verstrekken van regelmatige informatie, tonen van waardering en het houden van regelmatig contact wordt hopelijk voorkomen dat we te laat merken dat een vrijwilliger het niet meer naar z n zin heeft en wil stoppen. Toch kan zo n moment komen. In dat geval vragen wij de vrijwilliger om dit ruim van tevoren te melden bij de beroepskracht die het aanspreekpunt is, zodat werkzaamheden goed overgedragen kunnen worden. Voor de organisatie is het belangrijk om te achterhalen wat de reden van vertrek is en hoe de vrijwilliger terugkijkt op de periode dat hij bij ContourdeTwern actief was. Deze informatie kan er toe leiden dat we ons vrijwilligersbeleid moeten aanpassen. Daarnaast vinden we het belangrijk dat een vrijwilliger nooit met stille trom vertrekt. Afscheid nemen met een goed gevoel is belangrijk voor de vrijwilliger én voor de organisatie en kan zowel mondeling als schriftelijk. Mondeling in de vorm van een afsluitingsgesprek Indien realiseerbaar voert de begeleidende beroepskracht met de vertrekkende vrijwilliger een persoonlijk gesprek. Eventueel kan er ook gekozen worden voor een telefonisch onderhoud. In dit gesprek wordt de periode dat de vrijwilliger bij de organisatie actief was geëvalueerd. Zowel de positieve als negatieve aspecten mogen ter sprake komen. De bedoeling is tenslotte om er als organisatie iets van te leren. De verkregen informatie moet systematisch bijgehouden worden. De beroepskracht houdt dit gesprek met behulp van een exitformulier (zie bijlage). Beroepskrachten bewaren deze formulieren zorgvuldig. De exitgesprekken met vertrekkende vrijwilligers kunnen informatie opleveren over: de sfeer; de manier van werken; de inhoud van het werk; de begeleiding; de indruk die de vertrekkende vrijwilliger meeneemt van de organisatie; de leerpunten van de vrijwilliger; de motieven om te vertrekken. In het gesprek zal uiteraard ook aandacht zijn voor de bijdrage die de vrijwilliger heeft geleverd. Dit gesprek kan dus ook gezien worden als een bedankgesprek. Schriftelijk Indien het niet mogelijk is om een afspraak te maken, zendt de begeleidende beroepskracht een bedankbrief waarin de waardering voor de inzet van de vrijwilliger op een positieve wijze tot uiting komt. Getuigschrift Als de vrijwilliger hierom vraagt, verstrekt de leidinggevende van het betreffende team een getuigschrift. Hierin staan aangegeven de aard en duur van het vrijwilligerswerk en de wijze waarop de vrijwilliger heeft gefunctioneerd. De leidinggevende kan de uitvoering van deze taak delegeren aan de begeleidende beroepskracht of hierbij ondersteuning van P&O vragen. Delen van kennis/informatie over vrijwilligers Interne afspraak is, dat ieder team jaarlijks in het teamoverleg aandacht besteedt aan het werken met vrijwilligers. Op deze wijze worden ervaringen gedeeld. De informatie uit exitgesprekken met vrijwilligers kan hierbij voor input zorgen. 17

16 Verder wil de organisatie de informatie over exitgesprekken met vrijwilligers in de toekomst gaan bundelen, zodat organisatiebreed inzicht ontstaat wat er allemaal speelt rondom het werken met vrijwilligers. Dit aspect zal in het komende jaar verder opgepakt gaan worden. 18

17 Bijlage 1. Uitleg STAR-methode STAR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en is een gedragsgerichte interviewmethode die vaak gebruikt wordt voor sollicitatie- en functioneringsgesprekken. Met het gebruik van de STAR-interviewmethode wil de interviewer op een gestructureerde manier een zo betrouwbaar mogelijk beeld krijgen van het gedrag van een sollicitant of medewerker, zonder dat deze zelf bij diens handelen aanwezig is geweest. Via de structuur Situatie, Taak (of doel), Actie, Resultaat en Reflectie worden voorbeelden van gedrag verzameld, waaruit naar voren komt hoe een medewerker opereert, welke capaciteiten al aanwezig zijn voor de uit te voeren taken en welke nog verder ontwikkeld kunnen worden. Structuur van het gesprek Een STAR-interview begint met een vraag om een situatie aan te geven uit een vorige of huidige baan, waarin de geïnterviewde gebruik maakte van een bepaalde competentie. De geïnterviewde wordt gevraagd deze zo precies mogelijk te beschrijven. Hierbij worden ook de personen meegenomen die erbij betrokken waren en de omstandigheden van die situatie. Vervolgens wordt van de geïnterviewde gevraagd te beschrijven wat precies diens taak, rol of functie was in de betreffende situatie. Vervolgens komt aan bod welke actie hij in dat geval heeft ondernomen, d.w.z. hoe hij de taak heeft uitgevoerd. Uiteindelijk komt aan de orde wat het resultaat van die actie was of de afloop van de betreffende situatie. Als laatste houd je een korte reflectie over het resultaat, waarbij je de volgende vragen stelt: wat ging er goed, wat ging er fout, waarom was dit goed of fout, en wat zou je anders doen. De interviewer wordt vaak aangeraden een vel papier in vierkante blokken in te delen met in de rechterbovenhoeken de letters S-T-A-R-. Gedurende het interview worden de vlakken ingevuld om het gedrag van de medewerker/sollicitant in kaart te brengen. Hieronder schrijf je een korte reflectie. De grote lijnen van een STAR-interview zijn als volgt: S Wat was de situatie? Wat deed/zei je precies? En wanneer? T Wat zag je als je taak? Of wat wilde je bereiken? R Welk effect had je gedrag? Dit kan bijvoorbeeld de volgende vragen opleveren: Situatie: Geef een voorbeeld van een situatie waarin je betrokken was en dat een positief resultaat opleverde. Taak: Beschrijf de taken die in de situatie aan bod kwamen. Actie: Vertel over de verschillende acties die werden uitgevoerd om de taken te voltooien. Resultaat: Welke directe resultaten kwamen voort uit je acties? Reflectie: Reflecteer het resultaat, wat ging er goed/fout en waarom, wat zou je anders doen?

18 Bijlage 2. Vrijwilligersovereenkomst ContourdeTwern ContourdeTwern, vertegenwoordigd door: en Naam en voornaam : Adres : Postcode en woonplaats : Telefoonnummer : 06 en/of adres : Geboortedatum : Bank-/postbankrekening : hierna te noemen de vrijwilliger, komen het volgende overeen: Artikel 1 De vrijwilliger onderschrijft de doelstelling van ContourdeTwern en van de diensten die worden aangeboden. Artikel 2 De vrijwilliger zal met ingang van voor gemiddeld aantal uren een of meerdere van de volgende diensten verrichten (aankruisen wat van toepassing is): O Informele Zorg (empowerment of vrijwillige thuishulp) O Opvoedingsondersteuning (Home-Start) O Opvoedingsondersteuning (Coaches4Juniors) O Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg (VPTZ of vrijwillige hospicezorg) O Samenspraak O Persoonlijke dienstverlening O 75+/80-jarigen huisbezoeken O Thuisadministratie O Bezorging Oudfit O Overige (zelf omschrijven) Artikel 3 De beroepskracht en de vrijwilliger bepalen in overleg de inhoud, de aard en de frequentie van de activiteiten.

19 Artikel 4 De vrijwilliger wordt begeleid door (naam van beroepskracht). In het kader van deze begeleiding zullen gesprekken plaatsvinden. Artikel 5 Voor sommige diensten (zoals VPTZ en opvoedingsondersteuning) wordt van de vrijwilliger verwacht aanwezig te zijn bij groepsbijeenkomsten. Voor het project Taalcoaches wordt van de vrijwilliger verwacht aanwezig te zijn bij groepsbijeenkomsten/trainingen bij het ROC. Artikel 6 In geval van verhindering van de vrijwilliger zal deze zo spoedig mogelijk de beroepskracht hiervan op de hoogte brengen. In geval van verhindering voor langere tijd zal de vrijwilliger hierover tijdig overleg plegen met de beroepskracht. Artikel 7 Conform de regeling van ContourdeTwern kunnen gemaakte onkosten gedeclareerd worden en wordt indien van toepassing een vrijwilligersvergoeding verstrekt. Artikel 8 ContourdeTwern draagt zorg voor de noodzakelijke verzekeringen voor de vrijwilligers. Het zijn secundaire verzekeringen, dat wil zeggen dat bij schade eerst een beroep moet worden gedaan op de verzekeringen die door de vrijwilliger zelf zijn afgesloten. Artikel 9 De vrijwilliger kan verplicht worden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te vragen. Voor de uitvoering van individuele dienstverlening ontvangt de vrijwilliger een identiteitspas die de vrijwilliger bij bezoeken aan de cliënt altijd bij zich dient te dragen. Na beëindiging levert de vrijwilliger de identiteitspas in bij de beroepskracht. Artikel 10 Zowel de vrijwilliger als de organisatie nemen in principe een opzegtermijn van één maand in acht. Wanneer hieraan niet voldaan kan worden, zal de vrijwilliger het werk zorgvuldig overdragen dan wel afronden in overleg met de beroepskracht. Na beëindiging wordt op verzoek een getuigschrift opgesteld. Artikel 11 De overeenkomst kan zowel door de organisatie als door de vrijwilliger onmiddellijk worden beëindigd wegens gewichtige redenen. Artikel 12 In geval van een geschil tussen de vrijwilliger en de beroepskracht dat in onderling overleg niet opgelost kan worden, zal de kwestie worden voorgelegd aan de manager van het betreffende team, die op basis van hoor en wederhoor een beslissing zal nemen. Gaat een van beiden hiermee niet akkoord, dan kan een beroep worden gedaan op de klachtenregeling van ContourdeTwern. Artikel 13 Het is de vrijwilliger verboden giften, legaten of erfstellingen van de cliënt, diens nabestaanden of van de omgeving van de cliënt te aanvaarden. In het geval dat dergelijke giften, legaten of erfstellingen aan de vrijwilliger worden geschonken, verplicht de vrijwilliger zich hierover met ContourdeTwern te overleggen dan wel deze aan ContourdeTwern te schenken of anderszins op de geëigende wijze aan ContourdeTwern ter beschikking te stellen.

20 Verder is het de vrijwilliger niet toegestaan zonder overleg met de beroepskracht geld te pinnen namens de cliënt. Het protocol voor vrijwilligers rondom het ontvangen van geld is hierbij van toepassing. Artikel 14 De vrijwilliger verklaart strikte geheimhouding te zullen bewaren ten aanzien van alle van de organisatie verkregen kennis van persoonlijke, medische en/of verpleegkundige gegevens tijdens zijn werkzaamheden als vrijwilliger. Evenals ten aanzien van al hetgeen de vrijwilliger als geheim is toevertrouwd of waarvan hij het vertrouwelijk karakter moet begrijpen. Artikel 15 De vrijwilliger verklaart de informatie over het takenpakket en/of de dienst waar hij werkzaam zal zijn te hebben ontvangen. Artikel 16 Voor alle aspecten betreffende het vrijwilligersbeleid wordt verwezen naar de notitie ContourdeTwern. Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend, (datum) plaats namens ContourdeTwern, (naam beroepskracht) de vrijwilliger, (naam vrijwilliger) (handtekening beroepskracht) (handtekening vrijwilliger)