Werkprogramma en werkinstructie deel C.2 Eisen aan ondernemingen die de cao Vleessector toepassen NEN

Transcriptie

1 Werkprogramma en werkinstructie deel C Deel C: Eisen aan sectorspecifieke cao-naleving De eisen aan de cao-naleving zijn per sector-cao opgedeeld en uitgewerkt in onderscheidende sets van bepalingen. De onderneming moet waarborgen dat de sectorspecifieke set van bepalingen die van toepassing is op de onderneming wordt nageleefd. Welke cao van toepassing is wordt vastgesteld op basis van de volgende processtappen, vastgelegd in een procedurele beoordelingslijst: - De aanmelding van de onderneming bij SNA, controle SBI codering, WAADI check en ingevulde cao-formulier. - De doormelding van de onderneming van SNA aan de inspectie-instelling met bijgevoegd het ingevulde cao-formulier. - Separate aanmelding bij de inspectie-instelling met uitvraag over de formele identificatie van de onderneming, eventueel aangevuld met een aanvraagformulier voor FCB. - Voorbereidende controles op acceptatie onderneming door de inspectie-instelling. - Na acceptatie en goedkeuring SNA wordt door de inspectie-instelling een inspectie voorbereid. - Bij een reeds gecertificeerde onderneming wordt de rapportage van de vorige inspectie als uitgangspunt genomen, waarbij er een hernieuwde toetsing plaatsvindt van eerdere informatie. - Naar aanleiding van de aangeleverde informatie en bijlage I van de norm dient er bij de start van een inspectie een richtinggevend interview plaats te vinden, bepalend voor het verdere verloop van de inspectie. - De volgende sectorvraag moet daarbij gesteld worden: Zijn er bedrijfsactiviteiten vallend onder de sector Vlees of Vleeswaren? - Een eerste conclusie vermoeden toepasselijke cao. - Vervolgens wordt de toepasselijkheid op basis van het voortschrijden van de inspectie bevestigd of bijgesteld. - Tijdens de inspectie vindt er controle op juistheid en volledigheid van de ingevulde gegevens op het cao-formulier plaats Naleving van bedrijfs(tak)cao De onderneming moet waarborgen dat een procedure is vastgesteld, is ingevoerd en wordt onderhouden om relevante caolonen toe te passen. Borging en aantoonbaarheid hebben te maken met verankering in de organisatie (middelen, competenties, communicatie, beheersmaatregelen, procedures e.d.) en het bijhouden van documentatie (met inbegrip van registraties). Beoordeel door middel van het interview t.b.v. de risicoanalyse in het kader van het vaststellen van de steekproefgrootte, of de onderneming voldoende kan aantonen dat ze beschikt over instructies met betrekking tot cao-naleving. Procedures Pagina 1 van 12

2 kunnen schriftelijk zijn vastgelegd, geautomatiseerd zijn ingevoerd of bij mondeling zijn overeengekomen. Indicatoren: inlenersovereenkomst, functiebenaming, inschaling, kennis van de cao (van de inlener), een door de onderneming aangeleverde top 10 lijst van opdrachtgevers ( op basis van de omzet) met de daaraan gekoppelde cao dan wel de van toepassing zijnde loonschalen Deel C.2 Eisen aan ondernemingen die de CAO Vleessector toepassen Onderstaande concept normeisen dienen uitsluitend gecontroleerd te worden wanneer op basis van het stroomschema vermoeden cao vleessector van toepassing aannemelijk is dat de te controleren onderneming onder de werkingssfeer van de cao vleessector valt. Betreffende stroomschema is als bijlage met een aanvullende instructie toegevoegd Deelname bedrijfs(tak)pensioenfonds Ter voorbereiding op de inspectie kan de inspecteur zich binnen IFV, waarin een up to date betaaloverzicht wordt getoond, al een algemeen beeld vormen van het betaalgedrag van een onderneming die een algemene machtiging inzage betalingsgedrag verschuldigde bedrijfstak en pensioenpremies heeft verstrekt lid 1 De onderneming moet aantonen dat zij is aangesloten bij Vlep voor zover van toepassing en rekening houdend met een eventueel verkregen ontheffing van een verplicht gesteld bedrijfs(tak)pensioenfonds. In een enkel geval kan er sprake zijn van ontheffing. Bij ontheffing het bewijs van ontheffing en het bewijs deelname alternatief pensioenfonds in het dossier opnemen lid 2 De onderneming moet aantonen dat de werknemers worden vermeld op de specificatie bij de nota van de uitvoerder bedrijfs(tak)pensioenfonds. Personen uit de steekproef worden vermeld op de specificatie bij de eindafrekening uitvoerder bedrijfstak(tak)pensioenfonds. Bij een startende onderneming zal er nog geen eindafrekening met specificatie zijn. Dan dient gecontroleerd te worden of de werknemer op de aanmeldlijst voorkomt. Deelname vangt op zijn vroegst aan op de eerste dag van de maand waarin de werknemer 20 jaar wordt. Pagina 2 van 12

3 lid 3 Een goedkeurende beoordeling op basis van steekproef tabel C.1. De afwijking moet structureel en/of substantieel zijn. Wanneer het ontbreken van een werknemer op de specificatie of aanmeldlijst om een niet incidentele situatie gaat in combinatie met het ontbreken van een procedure, dan is er sprake van non-iteit. Indien de onderneming is aangesloten bij VLEP dan dient betaling van de nota van uitvoerder bedrijfs(tak)pensioenregeling tijdig plaats te vinden. Gecontroleerd moet worden op de aanwezigheid van de nota s over de controleperiode en of betaling van alle nota s in de controleperiode tijdig aan de uitvoerder (op basis van de vervaldatum op de nota of op basis automatische incasso door een afgegeven machtiging) heeft plaatsgevonden. Er is sprake van tijdige betaling wanneer de factuur binnen de termijn van de vervaldatum + de datum aanmaning is voldaan. De facturatie vindt plaats op basis van een voorschotsystematiek. De onderneming kan zelf de keuze maken tussen maandof kwartaalfacturatie. Standaard is er sprake van een kwartaalnota, tenzij er sprake is van een betalingsregeling. Bij maandfacturatie is er de verplichting tot betaling via automatische incasso. Een kwartaalfactuur wordt vooraf gefactureerd en verzonden, ca. 2 weken voor het kwartaal met een betalingstermijn van 30 dagen. Na afloop van een jaar wordt een eindafrekening opgesteld. Het kan zijn dat de nota door omstandigheden buiten de schuld van de onderneming niet is opgelegd. De reden waarom de nota niet is opgelegd dient te blijken uit correspondentie met en van de uitvoerder van de regeling. Volledigheid van de pensioennota s wordt niet beoordeeld. De afwijking moet structureel en/of substantieel zijn, beoordeling beoordeling normeisen (tijdige en volledige afdracht loonheffingen) en normeis lid 5 (tijdige en volledige aangifte en afdracht omzetbelasting). Pagina 3 van 12

4 lid 4 De inspectie-instelling archiveert in het inspectiedossier een kopie van de (sepa-)bankbetaling van de gecontroleerde nota( s). Indien de onderneming is aangesloten bij VLEP en er door de onderneming geen machtiging voor het verstrekken van betaalinformatie aan de uitvoerder bedrijfstak-/pensioenregeling is verstrekt dient telkenmale vóór 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober een bewijs van betaling van de opgelegde nota( s) aan de inspectie-instelling beschikbaar te worden gesteld. Stel vast of er een machtiging is afgegeven en neem een kopie van de machtiging op in het dossier. Daar waar een onderneming geen machtiging heeft afgegeven, dient de onderneming tijdens de inspectie over de te controleren periode een per kwartaal aangevraagde verklaring bij de fondsbeheerder inzake betaling pensioennota te tonen. Bij het niet afgeven van een machtiging verstrekken betaalinformatie aan de inspectie-instelling is dezelfde facturatiemethodiek als bij normeis lid 3 is toegelicht van toepassing. Een onderneming kan een verklaring /bewijs van betaling ieder willekeurig moment aanvragen bij de uitvoerder. Deze verklaring wordt binnen 10 werkdagen na ontvangst van het verzoek door de uitvoerder aan de onderneming verstrekt. De afwijking moet structureel en/of substantieel zijn, beoordeling beoordeling normeisen (tijdige en volledige afdracht loonheffingen) en normeis lid 5 (tijdige en volledige aangifte en afdracht omzetbelasting). Bij het ontbreken van een machtiging tussentijdse toetsing van de verklaringen/bewijs van betaling opgelegde nota s pensioen en sociaal fonds dient er onderdeel binnen 10 dagen na de start van een nieuwe kalenderkwartaal bij de onderneming een verkorte inspectie uit te worden gevoerd, die de volgende aspecten omvat: sub sub Deelname sociaal fonds Ter voorbereiding op de inspectie kan de inspecteur zich binnen IFV, waarin een up to date betaaloverzicht wordt getoond, al een algemeen beeld vormen van het betaalgedrag van een onderneming die een algemene machtiging inzage betalingsgedrag verschuldigde bedrijfstak en pensioenpremies heeft verstrekt. Pagina 4 van 12

5 lid 1 De onderneming moet aantonen dat zij is aangesloten bij het sociaal fonds genoemd in de van toepassing zijnde cao, voor zover van toepassing en rekening houdend met een eventueel verkregen dispensatie van een algemeen verbindend verklaarde cao. Controle vindt plaats op basis van de meest recente voorschotnota en indien aanwezig de eindafrekening. Bij ontheffing het bewijs van ontheffing en (eventueel) het bewijs van deelname alternatief sociaal fonds in het dossier opnemen lid 2 Betaling van de nota van uitvoerder sociaal fonds dient tijdig plaats te vinden. Gecontroleerd moet worden op de aanwezigheid van de nota s over de controleperiode en of betaling van alle nota s in de controleperiode tijdig aan de uitvoerder (op basis van de vervaldatum op de nota of op basis automatische incasso door een afgegeven machtiging) heeft plaatsgevonden. De facturatie vindt plaats op basis van een voorschotsystematiek. De facturatie vindt plaats op basis van een voorschotsystematiek. De onderneming kan zelf de keuze maken tussen maandof kwartaalfacturatie. Standaard is er sprake van een kwartaalnota, tenzij er sprake is van een betalingsregeling. Bij maandfacturatie is er de verplichting tot betaling via automatische incasso. Een kwartaalfactuur wordt vooraf gefactureerd en verzonden, ca. 2 weken voor het kwartaal met een betalingstermijn van 30 dagen. Na afloop van een jaar wordt een eindafrekening opgesteld. Het kan zijn dat de nota door omstandigheden buiten de schuld van de onderneming niet is opgelegd. De reden waarom de nota niet is opgelegd dient te blijken uit correspondentie met en van de uitvoerder van de regeling. Volledigheid van de nota sociaal fonds wordt niet beoordeeld. De afwijking moet structureel en/of substantieel zijn, beoordeling beoordeling normeisen (tijdige en volledige afdracht loonheffingen) en normeis lid 5 (tijdige en volledige aangifte en afdracht omzetbelasting). Pagina 5 van 12

6 lid 3 Indien de onderneming is aangesloten bij het sociaal fonds en er door de onderneming geen machtiging voor het verstrekken van betaalinformatie aan de uitvoerder sociaal fonds is verstrekt dient telkenmale vóór 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober een bewijs van betaling van de opgelegde nota('s) aan de inspectie-instelling beschikbaar te worden gesteld. Stel vast of er een machtiging is afgegeven en neem een kopie van de machtiging op in het dossier. Daar waar een onderneming geen machtiging heeft afgegeven, dient de onderneming tijdens de inspectie over de te controleren periode een per kwartaal aangevraagde verklaring bij de fondsbeheerder inzake betaling sociaal fonds te tonen. Bij het niet afgeven van een machtiging verstrekken betaalinformatie aan de inspectie-instelling is dezelfde facturatiemethodiek van toepassing. Een onderneming kan een verklaring /bewijs van betaling ieder willekeurig moment aanvragen bij de uitvoerder. Deze verklaring wordt binnen 10 werkdagen na ontvangst van het verzoek door de uitvoerder aan de onderneming verstrekt. De afwijking moet structureel en/of substantieel zijn, beoordeling beoordeling normeisen (tijdige en volledige afdracht loonheffingen en normeis lid 5 (tijdige en volledige aangifte en afdracht omzetbelasting). Bij het ontbreken van een machtiging tussentijdse toetsing van de verklaringen/bewijs van betaling opgelegde nota s pensioen en sociaal fonds dient er onderdeel binnen 10 dagen na de start van een nieuwe kalenderkwartaal bij de onderneming een verkorte inspectie uit te worden gevoerd, die de volgende aspecten omvat: sub sub Vakantie- en verlofrechten De kans bestaat dat je twee situaties moet toetsen als gevolg van de normgrens 15%. Hiervoor is in de werkinstructie de toevoeging uitzendovereenkomst met uitzendbeding opgenomen lid 1 De onderneming moet een procedure hebben vastgesteld, hebben ingevoerd en onderhouden voor het juist vaststellen van vakantie- en verlofrechten. Pagina 6 van 12

7 Beoordeel door middel van het interview t.b.v. de risicoanalyse in het kader van het vaststellen van de steekproefgrootte, of de onderneming voldoende kan aantonen dat ze beschikt over instructies met betrekking tot vakantie- en verlofrechten. Procedures kunnen schriftelijk zijn vastgelegd, geautomatiseerd zijn ingevoerd of mondeling zijn overeengekomen lid 2 (minor 3 mnd) Ingeval de cao Vleessector algemeen verbindend is verklaard of de onderneming via (geassocieerd) lidmaatschap gebonden is aan de cao Vleessector, dient de onderneming de van toepassing zijnde cao na te komen met betrekking tot de bepalingen inzake de opbouw en opname en/of uitbetaling van de volgende reserveringen, te weten vakantiedagen (bovenwettelijke), Feestdagen en Kort verzuim / bijzonder verlof, alsmede de reservering vakantiebijslag. Gecontroleerd dient te worden het correcte percentage als ook de correcte grondslag per reservering. Een goedkeurende beoordeling van de steekproef op basis van tabel C.1. De cao voor de Vleessector is een minimum cao. Door de aard van deze cao is afwijking ten gunste van de werknemer toegestaan (artikel 1b lid 18 cao voor de Vleessector). Vakantiedagen (bovenwettelijke); Uit de salarisadministratie dienen zowel de wettelijke als de bovenwettelijke vakantierechten te blijken. Stel vast of het juiste aantal dagen wordt toegekend, hetzij in percentage, hetzij in dagen. Er vindt hier enkel een toetsing plaats op basis van artikel 40 lid 1 cao voor de Vleessector, waarbij er sprake is van minimaal 24 vakantiedagen. Conform cao bestaat er recht op een vastgesteld aantal uren per jaar. Feestdagen Controle op doorbetaling feestdagen. Bij minimaal 3 werknemers vaststellen. Wanneer binnen de controleperiode geen feestdagen aan de orde zijn geweest, dient de controleperiode te worden uitgebreid. Uitzendovereenkomst met uitzendbeding: Ter keuze van de onderneming dient opbouw of doorbetaling feestdagen te worden vastgesteld. Pagina 7 van 12

8 Uitzendovereenkomst zonder uitzendbeding: doorbetaling feestdagen dient te worden vastgesteld. Kort verzuim / bijzonder verlof Het toepassen van verzuim (artikel 36 cao voor de Vleessector) wordt getoetst op het bestaan van een procedure toegepast in de controleperiode. Wanneer binnen de controleperiode geen verzuim/bijzonder verlof aan de orde is geweest, dient de controleperiode te worden uitgebreid. Conform artikel 36 lid 3 cao voor de Vleessector kan met betrekking tot doktersbezoek maximaal 2 uur per gebeurtenis worden doorbetaald. Uitzendovereenkomst met uitzendbeding: Ter keuze van de onderneming dient opbouw of doorbetaling kort verzuim/bijzonder verlof te worden vastgesteld. Uitzendovereenkomst zonder uitzendbeding: doorbetaling kort verzuim/bijzonder verlof dient te worden vastgesteld. Vakantiebijslag In de cao voor de Vleessector wordt de term vakantietoeslag in plaats van vakantiebijslag gehanteerd. Er is sprake van een ondergrens voor de vaststelling van vakantietoeslag. Opbouw wordt getoetst op basis van de loonstrook of vanuit het salarispakket. Grondslag op basis van jaarinkomen, artikel 31 lid 1 en artikel 1b lid 17 cao voor de Vleessector. Uitzendovereenkomst met uitzendbeding: De opbouw zoals vermeld op de loonstrook dient te worden gecontroleerd, zowel toepassing van het correcte percentage als de correcte grondslag. Uitzendovereenkomsten met uitzendbeding: De wachtdagcompensatie is op dit moment geen normeis, wel is dit onderdeel van de grondslag bij de reservering voor de bovenwettelijke vakantiedagen, feestdagen en kort verzuim/buitengewoon verlof Mocht de wachtdagcompensatie niet meegenomen zijn in de berekening van de grondslag, dan is er sprake van een incorrecte opbouw en dient hiervoor een afwijking te worden opgenomen. Pagina 8 van 12

9 Loonsverhoging en beloning lid 1 (minor) De onderneming moet waarborgen dat: De procedure zoals bedoeld in voorziet ook in cao loonsverhogingen die voortkomen uit gemaakte afspraken tussen cao-partijen in de betreffende cao. Zie werkinstructie Het betreft hier een controle op de procedure met betrekking tot de collectieve loonsverhoging(en) binnen de cao waarbij gebonden bedrijven verplicht zijn om de verhoging door te voeren en niet gebonden bedrijven mogen volgen lid 2 (minor) de procedure zoals bedoeld in ook voorziet in de juiste cao-beloning. Gecontroleerd dient te worden of de werknemers binnen de steekproef beloond worden op basis van de loontabellen van de cao vleessector, artikel 14 en 17 cao voor de Vleessector. Op basis van het personeelsdossier zal dienen te blijken: - Leeftijd - Datum in dienst - Functiebenaming arbeidsovereenkomst - Eerste functie- en loongroepindeling en functieperiodiek, cao - Bestaat er recht op een persoonlijke toeslag. De persoonlijke toeslag dient individueel met de werknemer te zijn overeengekomen en vastgelegd te zijn in het personeelsdossier. Er dient geen toetsing plaats te vinden naar de oorsprong en de juistheid van het bedrag. Uit de salarisadministratie zal vervolgens dienen te blijken: - Is er een match tussen het werkelijke uurloon en het uurloon volgens leeftijd- en/of functie- en loonschaalindeling - Worden relevante toeslagen als ploegen-, inconveniëntentoeslag, extra beloning van arbeid op ongunstige uren, Pagina 9 van 12

10 extra opkomst en/of overwerk betaald. De rechten op inconveniëntentoeslagen dienen te blijken uit de werkurenregistratie per afdeling. Indien dit niet vast te stellen is, is er sprake van non-iteit. - Zijn de functieperiodieken en vastgestelde loonsverhoging(en) (individueel en collectief) correct toegepast. Op basis van het interview dienen de beloningscontouren in kaart gebracht te worden, o.a. mate van overwerk en onregelmatigheid van de gebruikelijke bedrijfstijd (bedrijfstijd is de gebruikelijke operationele tijd). Wanneer de uitkomsten van de steekproef op basis van tabel C.1 geen recht doet aan het verwachte beloningsbeeld, dient dit separaat beoordeeld te worden met als basis de bevindingen van het interview. Na het tot stand komen van aanvullende cao-beloning voor de geldende AVV-periode worden de inspectie-instellingen hierover afzonderlijk door FCBV geïnformeerd Arbeidsovereenkomst en loonstrook lid 1 De onderneming gaat met alle werknemers (die door de onderneming ter beschikking worden gesteld dan wel worden ingezet voor aanneming van werk) een arbeidsovereenkomst aan ( lid 3). De onderneming moet daarbij waarborgen dat ingeval de cao vleessector algemeen verbindend is verklaard de onderneming de van toepassing zijnde cao dient na te komen met betrekking tot de bepalingen inzake: (minor) a) Het vastleggen van afspraken met betrekking tot de duur, aard van de overeenkomst, de functie en salariëring; Werkgever en werknemer maken schriftelijke afspraken over functie, arbeidsduur en salariëring. De functie-indeling (loonschaal) moet zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst of uitzendbevestiging. Een goedkeurende beoordeling van de steekproef op basis van tabel C.1 Pagina 10 van 12

11 (minor 3 mnd) b) De voorwaarden aan de loonstrook De werkgever dient op het tijdstip van de betaalbaarstelling aan de werknemer, artikel 33 lid 2 van de cao Vleessector, een loonstrook te verstrekken waarop duidelijk leesbaar is vermeld: - naam en bedrijfsnummer van de werknemer; - periode waarop de betaling betrekking heeft; - bruto loonbedrag, gespecificeerd naar vast loon, stukloon, toeslagen, premies of vormen van andere beloningen; - inhouding van loonbelasting en sociale verzekeringspremies Conform toetsing onderdeel B van de norm. Een goedkeurende beoordeling van de steekproef op basis van tabel C In- en doorleen van niet NEN 4400 gecertificeerde ondernemingen Uitbesteden van werk aan en in- en doorleen van, niet volgens of NEN gecertificeerde ondernemingen en die tevens niet gekwalificeerd zijn voor de sector Vlees. In- en doorlenen van werknemers en het uitbesteden van werk is, indien dit gebeurt van respectievelijk aan ondernemingen die niet gecertificeerd zijn en niet staan ingeschreven in het register Normering Arbeid en die tevens niet gekwalificeerd zijn voor de sector Vlees van dit register, dan wel die niet kunnen aantonen te voldoen aan waarborgen die gelijkwaardig zijn aan waarborgen die het register Normering Arbeid biedt en wier kerncompetentie is het ter beschikking stellen van arbeidskrachten of aanneming van werk, niet toegestaan. In tegenstelling tot hetgeen in normvoorschrift en de opvolgende aanpassingsrapporten is vastgelegd is het binnen de Vleessector voor opdrachtnemers of daarmee gelijkgestelden niet toegestaan in te lenen van niet gecertificeerde ondernemingen. Dit is ook van toepassing op ondernemingen die NEN gecertificeerd zijn. Pagina 11 van 12

12 Een enkele (niet zijnde een groepsgewijze) specialistische inlening van een niet SNA gecertificeerde onderneming is toegestaan. Informatie uit grootboek, inkoopboek en Winst- en Verliesrekening vormt hiervoor (mede) de basis (boekingen werk derden en/of margefacturen). Voor zover sprake is van gebruik van diensten van (een) ZZP-er(s) zijn de bepalingen onderdeel Deel B van toepassing. De afwijking moet structureel en/of substantieel zijn * * * * * Pagina 12 van 12