HET BLVC CAFÉ. Verslag van het tweede landelijke BLVC Café. 10 maart 2016

Transcriptie

1 HET BLVC CAFÉ 1 Het BLVC café is een initiatief van Stichting Bewuste Bouwers samen met Gemeente Utrecht en Royal HaskoningDHV De realisatie van een bouwwerk, renovatie of herinrichting van een straat of gebied heeft impact op het dagelijks leven van veel mensen. Iedereen heeft er wel eens last van als er gewerkt wordt in hun buurt. Wie kent het niet? De tram ligt er uit, je probeert met je fiets over het voetpad toch te komen waar je moet zijn. Je dagelijkse route en routine wordt anders. Langzaamaan keert het tij. Steeds meer projecten doen expliciet aan omgevingsmanagement. Omgevingsmanagement is de kunst om projecten in een (stedelijke) omgeving zo soepel mogelijk te laten plaatsvinden. Meestal is dit een behoorlijke klus. De omgeving van een bouwproject leefbaar, veilig en bereikbaar houden is een vak. De initiatiefnemers van het BLVCcafe zijn nauw betrokken. De gemeente Utrecht vraagt naar BLVCplannen voor haar projecten. RoyalHaskoningDHV adviseert bedrijven en gemeenten over omgevingsmanagement. Bewuste Bouwers reikt bouwprojecten praktische handvatten aan in een gedragscode voor bouwplaatsen/werkgebied van een project. Met een audit, mysteriebezoek en de website verbeterdebouw.nl wordt getoetst op welke wijze en in welke mate er voldaan wordt aan de gedragscode. Met het BLVCcafé verbinden wij mensen uit het BLVC vakgebied met elkaar met het doel elkaar te leren kennen èn van elkaar te leren. Door ervaringen van opdrachtgevers en opdrachtnemers uit te wisselen, informatie en visies te delen stimuleren wij de algehele samenwerking en het onderling begrip. Iedere bijeenkomst belicht een ander deel van het BLVC spectrum. Met als resultaat een verdere verdieping. De onderwerpen van het tweede BLVC cafe waren "Inhoud en gereedschap" o.l.v. Frans Heijnis (CROW), "Proces en vertrouwen/ Project DOEN" o.l.v. Joost Imhof (Rijkswaterstaat) en Jan-Co van den Doel (Mourik Groot Ammers) en "Communicatie en interactie" o.l.v. Natalja Talitsch (Gemeente Utrecht).

2 WORKSHOP COMMUNICATIE EN INTERACTIE De Tour de France startte in 2015 in Utrecht, midden in het Stationsgebied. Natalja Talitsch vertelt hoe een uitgebreide communicatiestrategie heeft bijgedragen aan het succes van de Tour in Utrecht. Daarbij zoomt zij in op de campagne rondom de bereikbaarheidscommunicatie. Hier is namelijk een parallel met communicatie bij bouwprojecten. Ook hier was sprake van hinder voor omwonenden en omgeving. Een drietal factoren hebben bijgedragen aan het succes van de communicatie : - Houd de (kern)boodschap eenvoudig en eenduidig (keep it simple) - Wees transparant en eerlijk - Laat ambassadeurs vooral ook het verhaal vertellen/de boodschap uitdragen In de workshops wordt een link gelegd tussen de communicatie rond het evenement en de bouwprojecten met hun omgeving. 2 In de drie sessies komen verschillende onderwerpen naar voren. De onderwerpen zijn voor het grootste deel vergelijkbaar: - Eerlijkheid/openheid (ook als het even niet goed gaat of de boodschap minder leuk is) - Maatwerk (dus verschilt per straat/wijk etc.) - Persoonlijk/mensenwerk/betrekken De onderwerpen eerlijkheid en openheid sluiten naadloos aan bij het begrip transparantie zoals dat bij de communicatie rond de Tour heeft plaatsgevonden. De boodschap blijkt in veel gevallen maatwerk te zijn en door de omgeving te betrekken wordt de boodschap vaak ook persoonlijk. Mensenwerk dus en daar speelt emotie vaak een rol van betekenis, je inleven in de situatie van je omgeving. Het wordt als belangrijk ervaren dat er in de omgeving draagvlak ontstaat. Dat bouwen aan deze relatie moet in de beginfase van een project plaatsvinden. Feitelijk een soort bronaanpak. Investeren in het opbouwen van de relatie waarbij het essentieel is dat ook de interne organisatie deze boodschap uitdraagt (van de mensen op straat tot de mensen hoog in de organisatie; en door de diverse partners hetzelfde verhaal). Op deze manier ontstaat een basis voor het helder brengen van een boodschap. Om te voorkomen dat in een later stadium toch aanleiding ontstaat tot het uiten van klachten is het belangrijk dat vanuit het project zoveel mogelijk waar te maken van hetgeen is afgesproken. Doen wat je beloofd en als dat niet lukt, zorg dan dat je in gesprek blijft en wees eerlijk over wat er mis is gegaan. Mogelijk biedt compensatie in dit soort situaties een oplossing. Overigens kan daar in een eerder stadium ook al over nagedacht worden. In grote lijnen leeft onder alle deelnemers de wens om eerlijk te zijn en te blijven. Uiteindelijk vormt dat de basis voor betrouwbare relaties die tegen een stootje kunnen. Samen maken we het mooier!

3 PROCES EN VERTROUWEN/ PROJECT DOEN Joost en Jan-Co schetsen het ontstaan van project DOEN: waarom is project DOEN opgestart en hoe zag dat proces eruit (zie kader Meer over project Doen). De aanbestedingsaanpak van project Doen staat hieronder schematisch weergegeven. Deze aanbestedingsaanpak wordt nu in de praktijk gebracht bij de renovatie van de Nijkerkerbrug: cid/447320/cvp/join 3 Op de vraag of de deelnemers deze aanpak zien zitten antwoorden een ruime meerderheid ja: 50 groene stembriefjes tegenover 13 rode. Een greep uit de reacties van de deelnemers en toelichting van Joost en Jan-Co:

4 Nieuw is met name dat er pas over techniek en geld gesproken wordt als er nog 1 gegadigde over is. Project DOEN is een mindset. De stappen zijn te omschrijven als: we kijken eerst of het klikt, dan hebben we verkering en als we samen uit de huwelijkse voorwaarden komen, gaan we trouwen. Om een goede sollicitatiebrief te kunnen schrijven, is een duidelijke vacaturetekst nodig. Deze aanpak vraagt draagvlak onder politieke stakeholders (gemeenteraden). Ook Rijkswaterstaat heeft intern een proces doorlopen om de juiste stakeholders aan te laten haken. Multisubjectiviteit is ook objectief. Onafhankelijk persoon buiten projectteam borgt integriteit/subjectiviteit. Overgangen verschillende fasen (t/m uitvoering) als estafettesysteem, natuurlijke overdracht. Elke fase vraagt specifieke mensen. In fase 2 kan het ook voorkomen dat iemand uit het team van Rijkswaterstaat wisselt om te zorgen voor het beste team op het project. Het belang van het project = het belang van de klant de gebruiker, staat voorop. Aanpak laat zich niet beperken door regels. Meer over project DOEN Wees onbevangen, maar niet naïef. Project DOEN bevat elementen van verschillende aanbestedingssystematieken, zoals BVP en Bouwteam. Stel je eens voor: een publieke opdrachtgever en een marktpartij werken samen aan de renovatie van een brug, zónder contract. Zou dat kunnen? En wat zou dat opleveren? Precies dat soort vragen stelt Project DOEN. Project DOEN is een experiment. Het uitgangspunt is: 'Stel alle regels ter discussie, behalve de wet. Denk vooral niet te veel in bestaande kaders. We kunnen er eindeloos over praten, maar we moeten het gewoon samen DOEN!'. DAG DIKKE CONTRACTEN Bij tegenslagen in projecten worden regels opgesteld om zo'n situatie in het vervolg te voorkomen. Een voor de hand liggende oplossing, maar regels stapelen zich op en standaardcontracten worden steeds dikker. Tijdens de uitvoering gaat de focus op het contract ten koste van het gesprek over de inhoud: de werkzaamheden aan de brug, sluis of tunnel. Contracten helpen bovendien niet altijd om discussies te beslechten. Soms leiden ze juist tot onenigheid over hoe de contracttekst moet worden geïnterpreteerd. Zowel vanuit de markt als vanuit Rijkswaterstaat is er daarom vraag naar vernieuwing, naar anders en beter samenwerken. ONBEVANGEN SAMENWERKEN Project DOEN streeft naar een betere samenwerking tussen Rijkswaterstaat en de markt. Geen verspilling door juridificering en overbodige regels, maar maximale waarde voor de klant: de belastingbetaler. Échte samenwerking, logisch nadenken en alleen doen wat zinnig is voor een mooi resultaat voor de klant: dat is waar Project DOEN voor staat. Een open mindset is belangrijk: ongebonden aan regels is niets meer vanzelfsprekend en opent zich een wereld aan keuzes. Project DOEN past deze denkwijze direct toe in de praktijk bij het renoveren van de Nijkerkerbrug. Het project is een samenwerking tussen Bouwend Nederland, NL Ingenieurs, MKB Infra, de Vereniging van Waterbouwers en Rijkswaterstaat. Lessons learned deelt Project DOEN via: of stuur een e- mail naar doen@rijkswaterstaat.nl om op de hoogte te blijven. 4

5 INHOUD EN GEREEDSCHAP 5 Algemeen Frans Heijnis begint de workshop met een toelichting hoe de CROW richtlijnen in werkgroepen tot stand komen. De richtlijnen worden opgesteld door de gebruikers van de richtlijnen, zoals, overheden/wegbeheerders, adviseurs, belangenorganisaties en aannemers CROW begeleidt het proces en zorgt er voor dat de kennis goed wordt opgeschreven. Uiteindelijk brengt CROW de kennis uit als richtlijn, aanbeveling, handboek of inspiratieboek. Steeds meer CROW publicaties verschijnen online in kennismodules. Bij het opstellen van de richtlijnen staat de weggebruiker centraal: uniformiteit, eenduidigheid, herkenbaarheid. De richtlijnen zijn niet in beton gegoten. Er kan van worden afgeweken (ze kunnen worden geïnterpreteerd), bijvoorbeeld als een richtlijn geen oplossing geeft. Het is wel belangrijk om de afwijkingen of de interpretaties goed te motiveren. De rechter toetst in voorkomende gevallen op de CROW-richtlijnen. Bij onvoldoende motivatie kan de rechter een negatieve beslissing nemen. Het CROW gaat online. Voordeel is dat richtlijnen op onderdelen sneller kunnen worden aangepast. De werkgroepen zullen meer de vorm krijgen van expertpools. Oude versies van de richtlijnen zijn steeds terug te vinden waardoor de wijzigingen zichtbaar blijven. Terugkoppeling uit de kennissessies De meeste deelnemers kennen het CROW van handboeken (ASVV, 96A, 96B etc.). Sommigen hebben ook aan werkgroepen deelgenomen. Nut van CROW-richtlijnen: naslagwerk, geen discussie, anker, spelregels. Gevaar van CROW-richtlijnen: wig tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (geen discussies over betere oplossing meer mogelijk), middel wordt doel, stoppen met nadenken, onderwerp van (juridische) conflicten. Belangrijk is het overleg vooraf over de aanpak van de werkzaamheden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Waar hanteren we de richtlijnen?, waar niet?, waarom niet? en dat vastleggen. Elk werk is maatwerk. Beter nog: van buiten naar binnen werken: eerst de omgeving analyseren, dan doelen vaststellen en dan pas kijken hoe de richtlijnen daar binnen passen. Toetsen aan de richtlijnen komt pas aan het eind. Ook dit weer in overleg tussen OG en ON. Aandacht voor de uitvoering op straat: die kan flink verschillen van de afspraken op papier. Je zou elk werk moeten evalueren: hoe was het afgesproken?, hoe is het uitgevoerd? en wat was het effect? In de APV staan soms regels die onhandig zijn voor een goede BLVC-aanpak. Tips voor het CROW: - Minder (maar dan wel harde) richtlijnen en meer adviezen. - Hoe zit het met de L en vooral de C? hierover zijn weinig richtlijnen/adviezen. - Richtlijnen/adviezen over het proces: het overleg, de analyse vooraf etc. - Meer aandacht voor verkeerspsychologie in de richtlijnen/adviezen. - Richtlijnen/adviezen over planning en programmering van meerdere werken. - Richtlijnen zijn voor het buitengebied. Hoe ga je er mee om in steden met minder ruimte? - Richtlijnen juridisch laten toetsen in aparte werkgroep.