Samenvatting Offertes en Orders

Transcriptie

1 Samenvatting Offertes en Orders Verkoopbinnendienst: De verkoopbinnendienst vormt de schakel tussen de productvraag van de klanten en het productaanbod van een bedrijf. De verkoopbinnendienst is het aanspreekpunt van de klanten. De verkoopbinnendienst heeft de volgende taken: - het voorlichten van klanten - het oplossen van problemen van klanten met betrekking tot offertes en orders - het opstellen, noteren en verzenden van offertes - het maken en controleren van prijsafspraken - het beoordelen van de kredietwaardigheid van de klant - het in de financiële administratie invoeren van de orders - het uitdraaien van orderformulieren - het uitdraaien en verzenden van facturen - het opbergen van kopiefacturen - het verzorgen van mailings, advertenties, folders en andere promotiemiddelen - berekenen van de verkoopkosten van een order. Tot de verkoopkosten worden gerekend: de afleveringskosten, de transportkosten, de verzekeringskosten, de verpakkingskosten en de reclamekosten. Promotiekosten zijn alle kosten die verband houden met het stimuleren van de verkopen. Promotiemiddelen zijn o.a.: - reclame - prijskortingen - presentatie Reclame: elke vorm van betaalde, niet-persoonlijke presentatie of promotie van goederen, ideeën en diensten door een herkenbare afzender. Prijskortingen: - kwantumkorting - staffelkorting - prestatierabat - seizoenpremie ( zie voor omschrijvingen van deze kortingen bladzijde 4 van deze samenvatting.) Presentatie: - Aanwezigheid op beurzen, tentoonstellingen en productpresentaties. Daarvoor moeten kosten gemaakt worden voor: opbouw, aankleding en inrichting stand, catering, loonkosten. 1

2 - Artikelpresentatie op de winkelvloer: displays (voorwerp waarmee producten opvallend en aantrekkelijk worden gepresenteerd), merchandising (activiteiten op het verkooppunt door een producent of een groothandelaar om de zichtbaarheid en de verkrijgbaarheid van de te leveren goederen te vergroten.) Bestudeer het schema van de administratieve verkoopprocedure op blz. 10 van het boek. Toelichting op dit schema: 1) De order komt binnen per telefoon, fax, vertegenwoordiger of per memocom (computer). Bij de eerste drie moet de order eerst nog in de computer worden ingevoerd. Bij memocom wordt dit automatisch gedaan. 2) De kredietwaardigheid van de klant wordt beoordeeld/ er wordt gekeken of er voldoende voorraad is. 3) De order (het orderformulier) wordt in drievoud geprint. - Het eerste exemplaar wordt door de verkoopbinnendienst vergeleken met de offerte. Na de levering wordt dit exemplaar samen met de kopie van de factuur gearchiveerd. Ook worden door de verkoopbinnendienst de verkoopkosten vastgesteld. Hieronder vallen de afleveringskosten, de transportkosten, de verzekeringskosten, de verpakkingskosten en de reclamekosten. - Het tweede exemplaar gaat ter informatie naar de verkoopbuitendienst. - Het derde exemplaar gaat naar het magazijn. Dit exemplaar wordt meestal gesplitst in een magazijnorderbon en een pakbon. Vaak worden de prijzen van de goederen op deze twee formulieren weggelaten. Met de magazijnorderbon wordt de order verzendklaar gemaakt: orders pikken, inpakken en adresseren. De pakbon wordt met de goederen meegezonden. 4) De orderbevestiging wordt in tweevoud uitgedraaid en het eerste exemplaar gaat naar de klant. Hiermee geeft de verkoper aan dat (en op welke wijze) de bestelling uitgevoerd gaat worden. Het tweede exemplaar van de orderbevestiging gaat ter informatie naar de verkoopbuitendienst. Offertes: Wat is een offerte? Wanneer een bedrijf een (nieuw) product nodig heeft, zal het informatie over het product bij verschillende bedrijven die het product kunnen leveren, inwinnen. Er wordt dan gevraagd naar een offerte. Ook een catalogus kan gezien worden als een offerte. Het komt ook voor dat een offerte ongevraagd aan klanten wordt toegezonden. Dit is eigenlijk een reclameboodschap: direct mail. Een offerte is een omschrijving van te leveren producten of diensten met vermelding van prijzen en andere verkoop- en leveringsvoorwaarden 2

3 Inhoud van een offerte: Een offerte bevat gewoonlijk de volgende punten: - productspecificatie - prijs - leveringsvoorwaarden - betalingsvoorwaarden - eventueel vermelding van een voorbehoud. Je ziet deze punten niet altijd in een offerte terug, vaak wordt verwezen naar de Algemene Voorwaarden waarvan de klant op de hoogte is gesteld. Er zijn twee soorten offertes: - Vaste offerte: de leverancier is verplicht de goederen te leveren onder de voorwaarden die in de offerte genoemd staan. Er is wel een tijdslimiet waarbinnen de klant de order moet plaatsen.. - Vrijblijvende offerte, ook wel prijsnotering genoemd, de leverancier is niet verplicht te leveren en er zijn geen bindende voorwaarden. Productspecificatie De productspecificatie in de offerte geeft aan wat de te leveren kwaliteit, hoeveelheid en de manier van verpakken van het product is. Kwaliteit: Consumentenkwaliteit: het geheel van eigenschappen van een product dat bijdraagt in de behoeftebevrediging. Technische kwaliteit wordt bepaald door het gebruikte materiaal, de levensduur en de stevigheid. Elke branche heeft voor de technische kwaliteit een eigen terminologie ontwikkeld, die door koper en verkoper begrepen worden. Als kwaliteitsaanduiding in offertes wordt de technische kwaliteit gebruikt. Bij business-to-business wordt met name op de technische kwaliteit gelet. Hoeveelheid: Ook de hoeveelheidaanduiding hoort bij de productspecificatie. Hier kan sprake zijn van een bepaalde afmeting, een bepaald gewicht of een bepaalde inhoud. Het gewicht inclusief de verpakking wordt het brutogewicht genoemd. Het gewicht zonder de verpakking is het nettogewicht. Er zijn drie gewichtskortingen om het nettogewicht te bepalen: extra tarra, tarra, refactie. De gewichtskortingen worden in bovenstaande volgorde uitgerekend. (Ezelsbruggetje ETTeR) Alle hoeveelheden worden op hele kilo afgerond, tenzij anders vermeld. Ook deze gewichtskortingen worden in de offerte gemeld. Als een koper refactie accepteert, verliest hij het recht te reclameren over kleine beschadigingen. 3

4 Verpakking: De wijze van verpakken heeft ook gevolgen voor de werkelijk te leveren hoeveelheid of voor de wijze waarop de goederen vervoerd moeten worden. Prijs: De offerteprijs wordt gebaseerd op het nettogewicht. Op dit bedrag kunnen nog prijskortingen worden gegeven: - Rabat - Korting voor contante betaling Er zijn twee soorten rabat: - functionele rabat (brutowinstmarge voor de wederverkoper). - rabat als hoeveelheidkorting We kennen de volgende vormen van prijskorting (rabat): - Kwantumkorting: een korting op basis van de ordergrootte hoe groter de order hoe hoger de korting. - Staffelkorting: een korting waarbij in een tabel wordt aangegeven hoe het kortingspercentage stijgt naarmate de ordergrootte stijgt. - Prestatierabat: wordt gegeven wanneer de wederverkoper zich extra inspant voor de afzet van een product. (Bijvoorbeeld: aandacht, kennis, service, samenwerking en reclame-inspanningen voor het product.) - Seizoenspremie: wordt gegeven wanneer de wederverkoper buiten het seizoen een seizoensgevoelig product (schaatsen) besteld. Het doel is een betere verspreiding van de afzet over de seizoenen. Ook korting voor contante betaling is een prijskorting. Deze korting wordt gegeven als een afnemer eerder betaalt dan de gewoonte is. (Dit hoeft dus niet contant te zijn.) Een andere manier om te bevorderen dat er snel betaald wordt, is het in rekening brengen van kredietbeperkingstoeslag. Dit is geen korting maar een toeslag die het factuurbedrag verhoogt als er niet binnen een bepaalde termijn wordt betaald. Wie op tijd betaalt, mag de kredietbeperkingstoeslag op het factuurbedrag in mindering brengen. Leveringsvoorwaarden Leveringsvoorwaarden hebben te maken met: - Wijze van aanleveren - Levertijd - Garantiebepalingen - Geschillenregeling - Transportkosten en verzekeringskosten. ; 4

5 Betalingsvoorwaarden Betalingsvoorwaarden bepalen: - Hoe er betaald wordt (welke valuta / via welke bank) - Wanneer er betaald wordt: o Vooruitbetaling (afnemerskrediet) o Contant bij levering o Contant bij aanlevering van bepaalde documenten o Op rekening (leverancierskrediet), waarbij ook de betalingstermijn vatgesteld moet worden. Orders: Een order is een opdracht aan een leverancier voor het leveren van bepaalde goederen op al eerder overeengekomen voorwaarden. Orders kunnen bij een bedrijf/de leverancier op vier manieren binnen komen; - - Fax - Telefoon - Vertegenwoordigers/verkoopbuitendienst Voordat de order daadwerkelijk zal worden uitgevoerd zal een bedrijf een aantal zaken moeten beoordelen: - Order vergelijken met de offerte - Beoordelen of de voorraad toereikend is - Kredietwaardigheid van de klant beoordelen Order vergelijken met de offerte: Als je een verschil vaststelt, moet je bepalen of hierover nog overleg met de klant nodig is. Beoordelen voorraad Technische voorraad is de voorraad die in het bedrijf aanwezig is. Economische voorraad is de voorraad waar het bedrijf over kan beschikken. Economische voorraad is Technische voorraad + Voorinkopen Voorverkopen. Als er niet genoeg voorraad is om uit te leveren wordt de bestelling (of een gedeelte ervan) doorgeschoven naar een Backorder (nalevering). Nadeel van out of stock (uitverkocht): irritatie bij de klant. Deze kan naar een andere leverancier toegaan en daar ook een bestelling plaatsen van de spullen die je wel had kunnen leveren. 5

6 Nalevering kun je niet altijd voorkomen, want het houden van grote voorraden heeft de volgende nadelen: - Rentekosten - Huisvestingskosten - Personeelskosten - Verzekeringskosten - Kosten van veroudering - Breuk en bederf. Daar staat tegenover dat bij het aanhouden van krappe voorraden er vaak besteld moet worden, wat ook flinke kosten met zich mee kan brengen. Als je deze kosten tegen elkaar afweegt, dan kun je de ordergrootte bepalen: de hoeveelheid producten die gemiddeld per keer wordt besteld. Wanneer er sprake is van een backorder moet je deze snel behandelen, als zijnde een spoedorder. Beoordelen kredietwaardigheid De debiteur (afnemer op wie een bedrijf een vordering heeft) moet gecontroleerd worden op zijn betalingsgedrag/kredietwaardigheid. Krediet is een voor een bepaalde periode ter beschikking gesteld bedrag, waarover rente moet worden betaald na verloop van deze periode. De kredietwaardigheid van de klant kan op twee manieren beoordeeld worden: - van een bestaande klant wordt gekeken naar zijn betalingsgedrag tot nu toe - bij een nieuwe klant kan een toetsing plaatsvinden bij de NCM (Nederlandse Credietverzekerings Maatschappij) of een handelsinformatiebureau. Als een bedrijf een exportkredietverzekering afsluit bij de NCM komen de commerciële risico s (wanbetaling debiteur) voor rekening van het bedrijf zelf, maar worden de politieke risico s gedekt door de Nederlandse staat. Wie bij het NCM verzekerd is, kan bij de NCM een kredietlimiet aanvragen voor een binnenlandse afnemer. Als de NCM akkoord geeft, dan is het bedrijf verzekerd tegen het risico van niet-betalen bij deze klant. Een handelsinformatiebureau geeft alleen maar informatie over de kredietwaardigheid van een afnemer, het risico wordt niet gedekt. (D&B en Graydon). Wanneer ook de kredietwaardigheid van de klant in orde is, kan de order bevestigd worden. Wanneer een bedrijf het risico van een wanbetalende debiteur geheel wil uitsluiten, kan het een factoringsmaatschappij inschakelen. Bij factoring neemt deze maatschappij het beheer, de administratie en het incasso van het debiteurenbestand over tegen betaling van provisie en rente over de looptijd. 6

7 Orderbevestiging Na het controleren van de order, het controleren van de voorraad en het beoordelen van de kredietwaardigheid van de klant, kan de order worden uitgevoerd. De klant krijgt een orderbevestiging, waaruit blijkt dat de door hem gedane bestelling uitgevoerd zal worden. In de orderbevestiging staat meestal hetzelfde als wat in de offerte staat. De orderbevestiging kan dan ook door de klant vergeleken worden met de eerder door hem ontvangen offerte. Facturering: Na de levering krijgt de klant de factuur: een lijst van de geleverde goederen of diensten, waarop het te betalen bedrag staat. GOEDERENSTROOM Bedrijf De pakbon zet de goederenstroom in werking. De factuur zet de geldstroom in werking. pakbon factuur GELDSTROOM Klant Een factuur (creditfactuur) moet de volgende gegevens bevatten: - NAW gegevens leverancier. - NAW gegevens klant. - Inschrijvingsnummer KvK. - Factuurdatum. - Factuurnummer. - Omschrijving geleverde goederen/diensten, met een eventuele kwaliteitsaanduiding. - De hoeveelheid geleverde goederen/diensten. - Prijs van de geleverde goederen/diensten - BTW nummer klant en leverancier - BTW bedrag Wanneer er iets niet goed is met de geleverde goederen/diensten (bijvoorbeeld: niet conform offerte) kan de klant de goederen weer samen met de pakbon terugsturen naar de leverancier. Deze gebruikt de pakbon dan weer om de voorraad te corrigeren en een creditfactuur te maken. Dit is een correctie op de eerder verzonden factuur en geeft aan wat de klant niet hoeft te betalen en of terugkrijgt of mag verrekenen met andere facturen als hij de factuur al betaald heeft. 7

8 Kwaliteit- en hoeveelheidverschillen Na de levering kan de klant constateren dat de goederen van een mindere kwaliteit zijn of de hoeveelheid niet juist is. Kwaliteitsverschillen komen o.a. bij agrarische producten voor: - Wanneer de werkelijke kwaliteit minder is dan de standaardkwaliteit die in de offerte wordt genoemd, dan kan de klant refactie krijgen op de prijs. - Wanneer de werkelijke kwaliteit beter is dan de standaardkwaliteit die in de offerte wordt genoemd, dan kan er overeengekomen worden dat de klant hiervoor een vergoeding betaalt aan zijn leverancier. Hoeveelheidverschillen worden verrekend, doordat de leverancier eerst een provisionele/voorlopige factuur opmaakt aan de hand van het inscheepgewicht en achteraf aan de hand van het n.u.g. (netto uitgeleverd gewicht) de definitieve/slotfactuur opmaakt. Wat op de provisionele factuur in rekening is gebracht, wordt verrekend op de slotfactuur. Door verbeterde kwaliteitsbewaking komen verschillen tussen de standaardkwaliteit en de werkelijke kwaliteit tegenwoordig steeds minder voor. Bovendien zorgt de snelheid van het huidige transport voor minder kwaliteitsverlies. Een order/bestelling is pas geheel afgehandeld, wanneer de goederen zijn geleverd, er gefactureerd en betaald is. Exportorders: Documentair krediet Een exporteur wil het betalingsrisico beperken bij levering aan het buitenland. Hij kan van zijn klant, de importeur, vragen om een Documentair Krediet, ook wel Letter of Credit of L/C genoemd, te laten opstellen door de bank van de importeur. Een Letter of Credit is een onherroepelijke betalingsverplichting van een buitenlandse bank aan een exporteur, als deze exporteur tenminste aan de in de L/C gestelde voorwaarden voldoet. De regels voor de L/C zijn opgesteld door de I.C.C. (Internationale kamer van Koophandel): ze zijn wereldwijd bekend en gelijk. De bank van de importeur staat garant voor de betaling aan de bank van de exporteur. De bank van de importeur geeft niet zomaar een L/C af. Allereerst kent hij de financiële situatie van de importeur die immers klant van hem is. De bank kan ook eerst de liquiditeit aan de hand van een recente balans van de importeur toetsen. Onder liquiditeit wordt verstaan: de mate waarin het bedrijf in staat is aan de betalingsverplichtingen op korte termijn te voldoen. 8

9 Er zijn twee kengetallen voor het berekenen van de liquiditeit: - Current Ratio: voorraden + Debiteuren + Geldmiddelen / Schulden op korte termijn De som moet meer dan 2 zijn wil het bedrijf liquide zijn. - Quick ratio; debiteuren + Geldmiddelen / Schulden op korte termijn De som moet meer dan 1 zijn wil het bedrijf liquide zijn. Ook het werkkapitaal geeft inzicht in de liquiditeit. Het laat zien hoeveel een onderneming op korte termijn beschikbaar heeft om zijn schulden te betalen. Dit bedrag moet in ieder geval positief zijn. Er zijn twee manieren om het werkkapitaal te berekenen; - Eigen Vermogen + Vreemd Vermogen Lang Vaste Activa = Werkkapitaal - Vlottende Activa + Geldmiddelen Vreemd Vermogen Kort = Werkkapitaal Facturen in een vreemde valuta: Wanneer internationaal gehandeld wordt buiten de EU, wordt er gebruik gemaakt van wisselkoersen. Wanneer een bedrijf bij de bank vreemde valuta koopt, wordt er gerekend met de verkoopprijs = de laatkoers, die de bank hanteert. Wanneer een bedrijf bij de bank vreemde valuta aanbiedt wordt er gerekend met de inkoopprijs = de biedkoers, die de bank hanteert. De biedkoers is altijd lager dan de laatkoers. De meeste valuta s worden genoteerd per 100 stuks. Dollars en ponden worden echter per stuk genoteerd, terwijl de Japanse Yen per stuks wordt genoteerd. Wanneer een bedrijf de transactie in vreemde valuta s geheel via de banken laat lopen, wordt door de bank de girale koers gebruikt. Dit is een middenkoers of chequekoers. Het verschil tussen laat- en biedkoersen is hierbij kleiner. De bank brengt kosten in rekening voor betalingen in vreemde valuta. Incoterms: De incoterms regelen 3 belangrijke zaken: - wie organiseert en betaalt het transport van waar tot waar (en om welke kosten gaat het precies?) - wie is verantwoordelijk voor de risico s van de levering - wie zorgt voor de bijkomende zaklen, zoals de verpakking, de vergunningen, de douanedocumenten etc. 9

10 De Incoterms zijn in vier groepen ingedeeld: De E-groep kent weinig verplichtingen voor de verkoper en veel verplichtingen voor de koper. Hierbij ligt het initiatief geheel bij de koper. De verkoper produceert, verpakt en voorziet de goederen van merken en nummers. Bij de condities uit de F-groep regelt en betaalt de verkoper het voortransport. De koper regelt en betaalt het hoofd- en het natransport. Het initiatief ligt hierbij dus grotendeels bij de koper. Bij de condities uit de C-groep neemt de verkoper het initiatief en regelt en betaalt het hoofdtransport. De koper verzorgt en betaalt het natransport en draagt grotendeels het risico. In het geval van de condities uit de D-groep regelt de verkoper bijna alles en draagt hij ook grotendeels het risico. Groep E EXW Ex Works Af fabriek Departure Groep F FCA Free Carrier Vrachtvrij tot vervoerder Main carriage FAS Free Alongside Ship Franco langszij schip unpaid FOB Free On Board Vrij aan boord Groep C CFR Cost and Freight Kosten en vracht Main carriage CIF Cost, Insurance and Freight Kosten, verzekering en vracht paid CPT Carriage Paid To Vrachtvrij tot CIP Carriage and Insurance Vrachtvrij inclusief verzekering tot. Paid to Groep D DAF Delivered At Frontier Franco grens Arrival DES Delivered Ex Ship Franco af schip DEQ Delivered Ex Quay Franco af kade DDU Delivered Duty Franco exclusief invoerrechten, Unpaid DDP Delivered Duty Paid Franco inclusief invoerrechten 10