Voorbeelden van functies: Medewerker Controle (bij het FAVV, bij de FOD Werkgelegenheid en Arbeid, bij de FOD Financiën )

Transcriptie

1 Functiefamilie: Niveau: CONTROLE D Doel van de functiefamilie Geplande en onverwachte controles uitvoeren van goederen, werken, diensten en documenten. Rechtstreeks fysiek contact met de gecontroleerde persoon is nodig om de naleving van de reglementering na te gaan of met het oog op certificatie, zowel op fiscaal, economisch en burgerlijk vlak als op politioneel vlak. Voorbeelden van functies: Medewerker Controle (bij het FAVV, bij de FOD Werkgelegenheid en Arbeid, bij de FOD Financiën ) Resultaatsgebieden Belangrijkste resultaatsgebieden Als controleur instaan voor de controle achteraf: hoofdzakelijk onverwachte controle van goederen, werken, diensten en documenten uitvoeren teneinde de naleving van de reglementering te waarborgen. Rechtstreeks fysiek contact met de gecontroleerde is nodig, al dan niet met de bevoegdheid om processen-verbaal op te maken. Het gaat om de volgende taken: - De naleving van de reglementering controleren en vaststellen - De naleving van de reglementering handhaven - De geldigheid van de voorgestelde documenten nakijken - Inschatten of de verklaringen met de vaststellingen overeenstemmen - Inschatten of een signalement met een persoon overeenstemt - Indien nodig overtredingen verbaliseren en boetes innen (als dit voorzien is in de bepalingen) - Verslag uitbrengen aan de hiërarchie door de opmaak van PV s of verslagen - Informatie over procedures of ervaringen doorgeven aan collega s En/of Als controleur instaan voor de controle vooraf: controles uitvoeren van goederen, diensten en documenten teneinde een certificaat/vergunning uit te reiken. Rechtstreeks fysiek contact met de aanvrager is nodig. Het gaat om de volgende taken: - Informeren over het doel van de controle - De realiteit ter plaatse onderzoeken + vaststellingen doen - Ter plaatse beslissingen nemen/onderhandelen/advies verlenen - Rapporteren aan de hiërarchie door de opmaak van PV s of verslagen - Berichten van de dienst aan de eigen collega s doorgeven - Zich ter plaatse begeven Overige resultaatsgebieden Als dossierbeheerder instaan voor het beheren van dossiers en voor het aanvragen van certificaten, attesten en goedkeuringen in het kader van de naleving van de reglementering. Het gaat om de volgende taken: - Documenten/goederen opvragen en controleren - Een verslag van de controle opmaken - Archivering en klassement - Gegevens invoeren in een database - Informatie opzoeken in een database Indien hiërarchische bevoegdheid: Als leidinggevende een kleine groep medewerkers aansturen

2 Beslissingsbevoegdheden Is verantwoordelijk voor een personeelsbestand van: 0 Meestal geen leidinggevende verantwoordelijkheden. Sommige controleurs geven leiding aan kleine teams. - Aantal directe medewerkers: 0 - Aantal directe en indirecte medewerkers: 0 - Niveaus waaraan men leiding geeft: 0 - Graden waaraan men leiding geeft: / Is verantwoordelijk voor een budget van: - Kan autonoom beslissen over: beperkte autonome beslissingsbevoegdheid Moet toestemming vragen aan de directie i.v.m: alles wat afwijkt van de normale procedures en specifieke richtlijnen voor de functie van controleur PC-vaardigheden of specifieke opleiding: Te bepalen Competenties: Omgaan met Informatie Omgaan met Taken Leiding geven Interpersoonlijke relaties Begrijpen Taken Leren Communiceren uitvoeren Informatie Werk Ondersteune Actief verwerken structureren n luisteren Analyseren Problemen L Direct In team oplossen aansturen werken Integreren Beslissen Motiveren Servicegericht handelen Vernieuwen Organiseren Coachen/ont- Conceptuali seren Sturen Persoonlijk functioneren Inschikkelijkhei d tonen Zich aanpassen Betrouwbaarhe id tonen Inzet tonen Inzicht in de organisatie Visie Kerncompetenties Besturen van de organisatie Teams aansturen Relaties bouwen Doelstellingen halen Ondernemen Inspireren Netwerken Organisatie betrokkenheid Loyaal handelen wikkelen Bouwen van teams Adviseren * Stressbestendi gheid tonen Beïnvloeden Zichzelf Samenwerken Dienstbaarheid * stressbestendigheid tonen: bepaalde functies van deze familie worden geconfronteerd met mogelijke conflictsituaties waarbij een goede zelfbeheersing noodzakelijk is Resultaatsgeri chtheid tonen Zichzelf

3 OMGAAN MET INFORMATIE Informatie verwerken Informatie verwerken betekent het efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van grote hoeveelheden gegevens binnen de beschikbare termijn en het visueel kunnen weergeven van die informatie. Schat correct in of de informatie volledig is (bijvoorbeeld tijdens controles) Verzamelt informatie die komt van verschillende bronnen Structureert de verkregen informatie Gebruikt de juiste kanalen om specifieke informatie te krijgen Verwerkt de informatie met naleving van de deadlines OMGAAN MET TAKEN Werk structureren Werk structureren betekent het structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelvoud aan taken op een systematische manier uit te voeren. Voert de taken uit in functie van de vastgelegde termijnen en prioriteiten Voert de taken systematisch en coherent uit (samenhang in vaststellingen in controles) Bundelt gelijkaardige taken LEIDING GEVEN Ondersteunen Ondersteunen betekent het peter-/meterschap van nieuwe medewerkers op zich nemen, een voorbeeldfunctie uitoefenen en anderen ondersteunen in hun dagelijks functioneren. Toont zich beschikbaar en staat open voor vragen van minder ervaren collega s Ondersteunt minder ervaren collega s bij problemen Leert minder ervaren collega s aan hoe ze hun taken efficiënt moeten uitvoeren Geeft het voorbeeld, toont aan anderen hoe men het zou moeten aanpakken Geeft raad en begeleidt de nieuwe collega s wat betreft de werking van de organisatie Indien hiërarchische leidinggevende bevoegdheid Direct aansturen Direct aansturen betekent het geven van duidelijke instructies, het opvolgen en bijsturen van resultaten van anderen en het bewaren van discipline. Geeft duidelijke instructies aan collega s wanneer hij/zij een taak doorgeeft Spreekt duidelijk af wat gedaan moet worden wanneer hij/zij een taak doorgeeft Stuurt de resultaten van de teamleden bij naargelang de doelstellingen en de beschikbare middelen Kijkt regelmatig de prestaties en de resultaten van de teamleden na

4 Controleert of de regels en procedures nageleefd worden INTERPERSOONLIJKE RELATIES Kerncompetentie Samenwerken Samenwerken betekent zich identificeren met het team; kennis en informatie op een transparante manier en dienstoverschrijdend delen en de teamgeest bevorderen teneinde mee te werken aan het behalen van afgesproken teamresultaten Integreert zich gemakkelijk in het team Deelt de informatie met de teamleden teneinde de werking van de dienst te optimaliseren Tracht tot een consensus te komen met de collega s van het team Werkt rekening houdende met het team maar ontloopt zijn persoonlijke verantwoordelijkheden niet Stemt de eigen doelstellingen af op de doelstellingen van het team Kerncompetentie Dienstbaarheid Dienstbaarheid betekent geloofwaardigheid verwerven door ten dienste te staan van de interne klant en/of burger, hem/haar steeds met respect te behandelen en zijn/haar vragen steeds op een transparante, integere en objectieve wijze behandelen. Verschaft informatie aan de burger opdat deze de controles zou begrijpen en de nodige stappen kan ondernemen Beschouwt de burger als klant tijdens controleactiviteiten door hem/haar te begeleiden tijdens het proces Maakt de burger en de klant bewuster van de huidige reglementering Geeft negatieve boodschappen correct en objectief door, en toont hierbij begrip voor het standpunt van de klant/burger, om dit zo goed mogelijk te aanvaarden Luistert naar het standpunt van de burger PERSOONLIJK FUNCTIONEREN Stressbestendigheid tonen Stressbestendigheid tonen betekent het beschikken over zelfvertrouwen en zelfbeheersing om met stress om te gaan en om kritiek te verwerken. Gedragsindicatoren Reageert op gepaste wijze in moeilijkere werkomstandigheden Blijft kalm wanneer hij/zij onder druk komt te staan tijdens een controle Laat zich niet meeslepen door woede, controleert zijn/haar emoties Aanvaardt kritiek Toont zelfzekerheid en probeert het vertrouwen van de klant te winnen bij problemen of stress-situaties

5 Kerncompetentie Loyaal handelen Loyaal handelen betekent het loyaal ondersteunen, uitdragen en uitvoeren van genomen beslissingen met behoud van een constructief kritische geest ten overstaan van die beslissingen. Voert de genomen beslissingen op precieze wijze uit Verdedigt de genomen beslissingen, ook als hij/zij er niet volledig mee akkoord gaat Geeft niet zomaar kritiek maar tracht altijd een oplossing te vinden Leeft de geldende regels en procedures na Behandelt de verkregen informatie discreet, toont zich redelijk gereserveerd ten opzichte van anderen Kerncompetentie Resultaatgerichtheid tonen Resultaatgerichtheid tonen betekent de inzet, de wil en de ambitie tonen om resultaten te boeken door doel- en oplossingsgericht alle nodige acties en initiatieven te nemen binnen de vooropgestelde deadlines en er steeds de volle verantwoordelijkheid voor op te nemen. Voelt zich verantwoordelijk voor de kwaliteit van het geleverde werk Verbetert de fouten teneinde een perfect resultaat af te leveren Voelt zich persoonlijk verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van de taken en het bereiken van de doelstellingen Toont grote inzet en toewijding Staat in voor het goed beheer en de goede opvolging van de dossiers Kerncompetentie Zichzelf Zichzelf betekent open staan voor en zich flexibel aanpassen aan veranderingen en zich continu nieuwe vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden en in het kader van het actief plannen van de eigen groei. Is altijd bereid om zijn competenties te, zelfs als dit een inspanning vraagt Vraagt zelf naar bijscholing Onderneemt het nodige om de carrièredoelstellingen te bereiken Aanvaardt opleidingskansen om zijn/haar loopbaan uit te bouwen Zoekt actief naar punten om zijn/haar eigen werking en de werking van het team te verbeteren