MEMORIE RAAD VAN 20 DECEMBER 2012 AGENDA RAAD OPENBARE ZITTING. Moeskroensesteenweg Aalbeke en goedkeuring aandeel in de kosten.

Transcriptie

1 MEMORIE RAAD VAN 20 DECEMBER 2012 AGENDA RAAD OPENBARE ZITTING 1 Opvolging en goedkeuring vorig verslag. 2 Definitieve vaststelling van jaarrekening 2010 en kwijting aan de financieel beheerder. 3 Voorstel tot vrijgave borgstelling gesteld door de financieel beheerder. 4 Lening toegekend aan Speelokee: verzoek tot terugbetalingsuitstel. 5 Indienen IWT dossier zorginnovatie in samenwerking met OCMW Brugge. Voorstel tot goedkeuring. 6 Project Woonkrachtig thuis. Voorstel tot goedkeuring. 7 Project Buren voor Buren gaat vreemd. Voorstel tot goedkeuring. 8 Interne controle. Toelichting audit opvolgaudit informatieveiligheid Raamcontract hard- en software. Voorafname Document Management Systeem. Voorstel tot gunning. 11 Goedkeuring wijzigingen en meerwerken Uitbreiding van bestaand dienstencentrum De Zevenkamer. 12 Goedkeuring gunning wegen-, riolerings- en omgevingswerken project Lijsterstraat Moeskroensesteenweg Aalbeke en goedkeuring aandeel in de kosten. 13 Vernieuwen ketel WZC Biezenheem. Goedkeuring gunning. 14 Aanpassing branddetectie met vrijlooppompen en bijkomende branddeuren. 15 Raamcontract voor de levering papier voor een periode van 1 jaar. Voorstel tot gunning. 16 Raamcontract drukken van buurt- en personeelskranten met een looptijd van 3 jaar: aanstellen nieuwe drukkerij. Voorstel tot goedkeuring. 17 Reglement dienstverplaatsingen. Voorstel tot goedkeuring. 18 Vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Voorstel tot goedkeuring. 19 Aktename overdracht behoud en beheer deelcollecties historisch fotomateriaal en liturgisch textiel Begijnhof naar Stad. 20 Vastlegging vakantiekalender Betaling salaris personeel tewerkgesteld volgens art in werkdagen zoals voorzien in de rechtspositieregeling. 22 Varia. GESLOTEN ZITTING 1 Aanstelling bij bevordering van communicatieverantwoordelijke. 2 Contractuelen: aanstellingen onbepaalde duur. 3 Toekenning vrijwillige vierdagen week in overgangsregeling. 4 Functionele loopbaan: individuele weddenvaststellingen. 5 Toekenning toelage opdrachthouderschap. 6 Aanvragen tot bijberoep- of verdienste: kennisgeving. 7 Aanvaarding nalatenschap en aanstelling notaris.

2 RAADSNOTA Openbare zitting van 20 december 2012 punt 2 Onderwerp Definitieve vaststelling OCMW-jaarrekening 2010 en kwijting aan de financieel beheerder. Indiener Luc Sabbe Dienst Financiële dienst Doelstelling Feitelijke aanleiding Beoordeling De Gouverneur heeft bij brief van 30 oktober 2012 aan het OCMW-Kortrijk afschrift gestuurd van zijn Besluit van 30 oktober 2012 tot goedkeuring van de OCMW-jaarrekening De OCMW-raad heeft de jaarrekening 2010 vastgesteld in zitting van 28 april Na onderzoek door de externe audit heeft de Gouverneur bij brief van 30 oktober 2012 aan het OCMW een afschrift gestuurd van zijn Besluit van 30 oktober 2012 tot goedkeuring, zonder opmerkingen, van de OCMW-jaarrekening Financiële toetsing Budget Visum ontvanger Niet van toepassing. Niet van toepassing. Wetten en reglementen Besluitvormingsproces Art van de OCMW-wet. Bijlagen Kopie van de brief van 30 oktober 2012 van Johan Debyser wnd. Gouverneur. Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing De raad neemt akte van de goedkeuring zonder opmerking van de jaarrekening 2010 van het OCMW-Kortrijk. De raad geeft kwijting aan de financieel beheerder met betrekking tot het boekjaar Opvolging en communicatie

3 RAADSNOTA Openbare zitting van 20 december 2012 punt 3 Onderwerp Voorstel tot vrijgave borgstelling gesteld door de financieel beheerder. Indiener Philippe Awouters Dienst Secretaris Doelstelling Feitelijke aanleiding Beoordeling Decreet van 19 december 2008 waarin de borgstelling voor de OCMW-Ontvanger niet meer voorzien wordt; in voege sinds 1 juli Bij Raadsbeslissing van 25 juni 1987 werd de borgstelling van Ontvanger Luc Sabbe vastgesteld op BEF. Bij de laatste vernieuwing van deze borgtocht is deze neergelegd bij de Nationale Bank onder de vorm van effecten ten bedrage van EUR (komt overeen met BEF). In het decreet van 19 december 2008 is de borgstelling door de OCMW-Ontvanger niet meer voorzien. Bij besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 betreffende de inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 wordt in art 1,16 het artikel 46 5 van de OCMW-wet per 1 juli 2009 opgeheven waardoor de zekerheidsstelling van de OCMW-Ontvanger verdwijnt en derhalve kan vrijgemaakt worden in het voordeel van Luc Sabbe. Er is geen reden meer om deze borg vast te houden door: De goedkeuring van alle jaarrekeningen die onder deze borg ressorteerden, namelijk t/m 2008; De invoering conform het OCMW-decreet van de dubbele handtekening voor betalingsopdrachten. Financiële toetsing Budget Visum ontvanger Niet van toepassing. Niet van toepassing. Wetten en reglementen Organieke wet van 8 juli 1976; OCMW-decreet van 19 december 2008; Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 betreffende de inwerkingtreding van het OCMW-decreet. Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Raadsbeslissing van 25 juni 1987 waarbij de borgstelling door Luc Sabbe is vastgesteld. Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing De Raad beslist: De borgtocht die bij de Nationale Bank ten gunste van het OCMW-Kortrijk is gesteld door de OCMW-Ontvanger Luc Sabbe, wonend Pontestraat 17 te 8510 Marke, wordt heden vrijgegeven. Het betreft een borgtocht in effecten nr voor een bedrag van EUR. Afschrift van dit besluit zal aan de OCMW-Ontvanger overgemaakt worden. Opvolging en communicatie

4 RAADSNOTA Openbare zitting van 20 december 2012 punt 4 Onderwerp Lening toegekend aan Speelokee: verzoek tot terugbetalingsuitstel. Indiener Luc Sabbe Dienst Financiële dienst Doelstelling Feitelijke aanleiding Beoordeling Speelokee CVBA heeft de lening van EUR met vervaldag 1 oktober 2011 nog steeds niet terugbetaald. Bij overeenkomst van 12 september 2006 heeft het OCMW aan Skateconstruct CVBA een lening van ,00 EUR toegekend, lening terug te betalen tegen 1 oktober 2011; jaarlijkse intrest 3,90%. Deze lening kaderde in Fonds Sociaal Kapitaal; de Stad heeft toen eenzelfde lening toegekend aan Skateconstruct. Skateconstruct werkt ondertussen onder de benaming Speelokee cvba : productie en keuring van speeltuigen, het aanleggen van speelpleinen. Na jaren van verlies werden in 2009 belangrijke hervormingen doorgevoerd, ondermeer vervanging van coördinator en verhuis naar goedkopere locatie (site Constructief). In 2009 was er voor het eerst een positief resultaat (afgerond ). Door omstandigheden waren 2010 en 2011 weer negatief, het jaar 2012 zou minstens break-even worden. Bij aanmaningen heeft Speelokee steeds respijt gevraagd maar na dreiging met gerechtelijke invordering heeft Speelokee bij brief van 12 september 2012 aan Stad en OCMW een betalingsuitstel van 5 jaar gevraagd. Overeenkomstig analyse van de jaarrekening 2012 heeft Speelokee een negatief eigen vermogen van ,70 EUR. Men zoekt om de werking van Speelokee te integreren in een groter geheel van sociale ondernemingen; bij deze besprekingen zijn de schulden van Speelokee uiteraard een ernstig negatief element. Als er geen fusie/integratie zou komen, dan zijn de overlevingskansen voor Speelokee heel beperkt. Het is wenselijk dat Stad en OCMW eenzelfde houding aannemen. In het Schepencollege van 5 december is beslist: Speelokee moet de achterstallige intrest 2010 en 2011 onmiddellijk betalen. Het betreft 3.889,00 EUR. De lening van EUR moet terugbetaald worden in vijf jaarlijkse tranches van EUR; eerste terugbetaling tegen 1 oktober Vanaf de oorspronkelijke vervaldag, zijnde 1 oktober 2011, wordt geen intrest meer aangerekend. Financiële toetsing Budget Visum ontvanger Niet van toepassing. Goedgekeurd. Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Ingevolge genoemde verliezen zijn de intresten 2010 en 2011 niet betaald en werd ook het kapitaal op de vervaldag niet terugbetaald. Tegenover de Stad bestaat een identieke betalingsachterstand. Besluitvormingsproces Bijlagen Raadsbeslissing van 20 januari 2005 met toekenning lening. Tussenkomst ter zitting

5 Stemmen Voorstel van beslissing De raad beslist tegenover Speelokee cvba tot volgende betalingsmodaliteiten inzake achterstallige intrest en vervallen lening: Speelokee moet de achterstallige intrest 2010 en 2011 onmiddellijk betalen. Het betreft 3.889,00 EUR. De lening van EUR moet terugbetaald worden in vijf jaarlijkse tranches van EUR; eerste terugbetaling tegen 1 oktober 2013, laatste betaling tegen 1 oktober Vanaf de oorspronkelijke vervaldag, zijnde 1 oktober 2011, wordt geen intrest meer aangerekend. Opvolging en communicatie

6 RAADSNOTA Openbare zitting van 20 december 2012 punt 5 Onderwerp Indienen IWT dossier zorginnovatie in samenwerking met OCMW Brugge. Voorstel tot goedkeuring. Indiener Hofman Nele Kris Vermael Dienst Maatschappelijke dienstverlening Woonzorgcentra Doelstelling Feitelijke aanleiding Minister Lieten lanceerde in oktober 2012 een oproep voor projecten rond zorginnovatie. Deze projectoproep wil innovatie in de ouderenzorg stimuleren. Ze wil antwoord bieden op de uitdagingen rond de stijgende vergrijzing: een toename van het aantal alleenstaande ouderen, de problematiek van het aantal onaangepaste woningen, het inwonen bij kinderen steeds minder als zorgalternatief; Deze projectoproep wil bedrijven, zorginstellingen, kennisinstellingen en gebruikers samenbrengen om vernieuwende ideeën, producten of processen tot stand te brengen. Door in te tekenen op de projectoproep willen we de zorgvernieuwing concreet vorm geven en levenslang wonen en zorg op maat verder ontwikkelen binnen een context van toenemende vergrijzing en beperkte middelen. We willen via dit platform innovatieve projecten uitbouwen om te werken aan de sociale cohesie van mensen, de kwaliteit van wonen en welzijn en in de zorg aan huis meer mogelijkheden inbouwen voor intensieve ondersteuning op maat. Beoordeling Aangezien deze oproep vrij omvangrijk is en er voor Vlaanderen slechts 3 dossiers zullen goedgekeurd worden, hebben we een samenwerking gezocht met andere besturen. We stellen een samenwerking met het OCMW van Brugge voor. Vermoedelijk zullen nog enkele andere kuststeden toetreden tot deze samenwerking. OCMW Brugge zou optreden als leading partner voor dit project. De Proeftuin zal een platform oprichten met diverse bedrijven-voorlopig televic- blue assist en Boone (met link naar Prof consortium waar een 150-tal bedrijven, onderzoeksinstellingen en zorginstellingen aan verbonden zijn), 3 ziekenhuizen (waaronder AZ Groeninge), OCMW Kortrijk- Brugge en Oostende, vzw Mentor. De Proeftuin start ook met een gebruikerscommissie waar alle mutualiteiten, ouderenadviesraad, SEL, huisartsenkring, bedrijven, zorginstellingen proeftuin en haar projecten opvolgen en mee aansturen. Deze commissie zorgt ook voor het leveren van de testpopulatie. Er worden momenteel enkele concrete projecten uitgewerkt: Digitaal platform uitwerken overheen diverse settings heen met ook linken naar home bases technologie. Daartoe leggen we verbinding tussen reeds bestaande projecten- conceptensoftware ifv integrale zorgverlening. Wonen op maat: kwalitatief aangepast wonen ondersteunen enerzijds preventief inzetten naar medioren ifv levenslang wonen en anderzijds bij acute zorg woningen aanpassen ifv zo lang mogelijk zelfstandig thuis te kunnen wonen en zorgen voor modulaire elementen om zorg en wonen mogelijk te houden. Autonoom eten: uitwerken van vernieuwende technologie om voeding toe te dienen aan zorgbehoevende mensen ( nu zeer tijdsintensief proces + gevaar van ondervoeding) en anderzijds zorgen voor aangepast aanbod op wijkniveau aan voeding voor specifieke noden van ouderen. Buurtvervlechting realiseren - werken, aan sociale inclusie. We willen wijkgerichtbuurtgericht netwerken versterken om ouderen de mogelijkheid te geven langer zelfstandig te kunnen wonen via inzet vanuit lokale diensteneconomie, inzet van de kleine zelfstandigen in de buurt naar deze doelgroep toe, inzet van vrijwilligers. Transmurale ondersteuning voorzien, deels virtueel, vanuit het woonzorgcentrum aan de oudere, de mantelzorger, i.f.v. zo lang mogelijk zelfstandig wonen thuis. Dit dossier en de concretisering is nu nog in volle opmaak en ontwikkeling. De aanvraag voor subsidie moet ingediend worden voor 8 januari De uitgebreide nota s, businessplannen en samenwerkingsovereenkomsten moet voor eind maart 2013 ingediend worden. Financiële toetsing Budget Visum ontvanger Uitgangspunt dat het project budgetneutraal kan gerealiseerd worden. In het meerjarenplan wordt alvast jaarlijks een uitgavenbudget voorzien, budget gecompenseerd door eenzelfde subsidie. Goedgekeurd.

7 Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing Opvolging en communicatie Vraag naar principeakkoord om dit project i.s.m. Brugge in te dienen voor 8 januari. De raad van februari of ten laatste maarte brengen we uitgebreid dossier en samenwerkingsovereenkomst dan ter goedkeuring naar de raad.

8 RAADSNOTA Openbare zitting van 20 december 2012 punt 6 Onderwerp Project Woonkrachtig thuis. Voorstel tot goedkeuring. Indiener Nele Hofman Evelyn Dierick Dienst Maatschappelijke dienstverlening Lokale dienstencentra Doelstelling Feitelijke aanleiding De woning en de woninginrichting spelen een belangrijke rol in het geheel van de thuiszorg. Opstapjes, te smalle deuren, veel trappen in huis, onvoldoende verlichting en andere ongemakken in de woonomgeving kunnen de competentie tot zelfzorg van de zorgbehoevende persoon verlagen en de draaglast van de thuisverzorger(s) onnodig verzwaren. Vanuit de maatschappelijke tendens dat een verhuis naar een seviceflat of een kamer in een woonzorgcentrum, heden een zware zorgbehoevendheid (b of c- score) vereist omwille van een schaarste van deze woonvormen, zijn ouderen langer aangewezen op zelfzorg vanuit hun bestaande woning. Een kort vooronderzoek naar de behoefte aan woningaanpassing en aanpassingen aan de woninginrichting, leert dat ouderen een verhuis naar het woonzorgcentrum zo lang als mogelijk wensen uit te stellen. Meer dan de helft heeft al hulp van buitenaf nodig om zich in de eigen woonst te handhaven, maar slechts 40% heeft in de woning al kleine aanpassingen (installatie van hulpmiddelen) gedaan om het wonen veiliger en comfortabeler te maken. Slechts 13 van de 100 ondervraagden deden grotere aanpassingswerken zoals, bad vervangen door douche of de benedenverdieping herinrichten ifv een slaapvertrek. De ondervraagden zonder enige aanpassingen (60%), gaven aan dat de woning niet aanpasbaar is of dat een investering in woningaanpassing niet meer opweegt tov de huidige leeftijd. Ongeveer 70% heeft nog nooit informatie ontvangen over woningaanpassing. Vanuit bovenstaande vaststellingen, werd beslist een project op te richten naar medioren toe. Zij voelen sterker de noodzaak aan aanpassingen aan tov de ouderen voor wie zij zorg dragen. Door hen mee te nemen in een denkproces over levenslang wonen, willen we hen ook actief bewust maken van hun toekomstige woonsituatie ifv een groter wordende zorgbehoevendheid die met hun verouderingsproces gepaard zal gaan en hen aanzetten tot enige voorzienigheid. Beoordeling Met het project willen we vooral de Kortrijkse medioren (55-65 jarigen). Het aantal kortrijkse medioren bedraagt ongeveer 12 % van de kortrijkse bevolking. Het project kent een tweeledig doel: 1. Medioren, vanuit hun rol als ZORGDRAGER voor hun (hoog)bejaarde ouderen, wegwijs maken in diverse soorten van woningaanpassing en hen wijzen op het belang van een goede woninginrichting teneinde het comfort en de veiligheid in de woning te verhogen. Woningaanpassingen verhogen de veiligheid en het comfort (het gemak) van wonen. Belangrijkste kenmerken van woningaanpassingen zijn de grotere financiële investeringen, de goede planning vooraf die noodzakelijk is in functie van een langere duurtijd van de werkzaamheden. Woningaanpassingen worden vaak uitbesteed. Aanpassingen in de woninginrichting verhogen het welbehagen en de veiligheid van wonen. Belangrijkste kenmerken van de aanpassingen in de woninginrichting zijn de kleine financiële investeringen die er mee gepaard gaan en de korte duur van de werkzaamheden. De werken zijn vaak zelf uit te voeren of met de hulp van de zorgdrager. 2. Medioren en een breder publiek (mensen met (ver-)bouwplannen), actief doen nadenken rond hun eigen levenslang wonen. Hiervoor is het belangrijk dat het project het besef aanwakkert dat aanpassingen aan de woning nodig kunnen zijn ifv comfort, veiligheid en welbehagen op latere leeftijd, hulpmiddelen aanreikt om de woning te screenen (checklisten of screening aan huis door derden) en medioren wegwijs maakt in diverse ondersteunende diensten en premies. De gekozen methodiek is die van de denkboxen. In een denkbox, bestaande uit panelen die een gesloten ruimte vormen, wordt in 3D een woonvertrek geprojecteerd. In een eerste projectie is het woonvertrek onaangepast en onveilig. Samen met de bezoeker worden de pijnpunten van het woonvertrek aangestipt en mogelijke oplossingen geformuleerd. Vervolgens worden de aanpassingen geprojecteerd zodat de bezoeker de impact van (vaak eenvoudige) aanpassingen beleefd in het woonvertrek. We kiezen voor een laagdrempelige methodiek waarbij de bezoeker op een heel toegankelijke

9 wijze het effect van woningaanpassingen zelf kan ervaren. Die beleving gebruiken we als trigger, als opstap naar de woningaanpassing- en hulpmiddelenbeurs waar de bezoeker gedetailleerde info op maat kan verkrijgen over zijn/haar potentiële woningaanpassing. Woonkrachtig thuis wordt gerealiseerd door een uitgebreide samenwerking tussen verschillende organisaties die sinds april 2012 een partnerschap vormen en maandelijks een overlegmoment heeft. Partners in het project zijn: AZ Groeninge, Bond Moyson medishop, Steunpunt woningaanpassing, LOGO Leieland, IN HAM, Mentor VZW, SECUREX, Christelijke Mutualiteit ZWVL, MEDICURA, Familiezorg West-Vlaanderen. De Aard van de samenwerking met de leden WG LANGER THUIS is het mee nadenken over het concept van het project, het mee inhoudelijk vorm geven aan de Denkbox, het meehelpen in de uitwerking van de omkaderende activiteiten (woonbeurs, brochure, praattafels, ) en mee instaan voor de publieke bekendmaking en PR-voering. We vroegen euro projectsubsidies aan. Dit bedrag omhelst vooral de kosten ivm de uitrusting in installatie van de denkboxen en de organisatie van de woonbeurs. Financiële toetsing Budget Visum ontvanger In het budget 2013 wordt alvast EUR gebudgetteerd voor installatie van denkboxen en organisatie van een woonbeurs. Deze uitgave wordt gecompenseerd door eenzelfde subsidiebedrag. Er wordt aangenomen dat het project gerealiseerd wordt met het huidig personeelskader. Goedgekeurd. Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Aanvraagformulier project. Projectbegroting. Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing Opvolging en communicatie De Raad neemt akte van het project Woonkrachtig thuis en keurt de indiening goed. De goedkeuring van het project zal aan de Raad gecommuniceerd worden.

10 RAADSNOTA Openbare zitting van 20 december 2012 punt 7 Onderwerp Project Buren voor Buren gaat vreemd. Voorstel tot goedkeuring. Indiener Nele Hofman Bart Denys Dienst Maatschappelijke dienstverlening Lokale dienstencentra Doelstelling Feitelijke aanleiding Het jaar 2012 werd uitgeroepen tot het Europese jaar van het actief ouder worden en intergenerationele solidariteit. Op die manier willen de beleidsmakers de aandacht vestigen op de bijdrage die ouderen kunnen leveren aan de samenleving en de grote betekenis van solidariteit tussen de generaties. De Vlaamse minister Lieten van Innovatie, Overheidsinvesteringen, Media en Armoedebestrijding lanceert een oproep voor lokale projecten intergenerationele solidariteit. In het najaar 2012 dienden we vanuit de lokale dienstencentra een project in, Buren voor Buren gaat vreemd. OCMW Kortrijk bouwde reeds expertise uit binnen Buren voor Buren ifv krachten en middelen bundelen om hoogbejaarde stadsgenoten in staat te stellen om, zolang zij dit wensen, in hun vertrouwde omgeving te blijven wonen op een kwalitatieve manier. Dit project heeft één groot pijnpunt. We stellen vast dat we bijna geen allochtone senioren bereiken. OCMW Kortrijk wil een nieuw traject uittekenen zodat drempels wegvallen en vereenzaming verminderd bij deze allochtone senioren die we momenteel moeilijk tot niet bereiken. We willen speciaal de aandacht vestigen op het terugdringen van de bestaande vereenzaming en het tegengaan van het nakend isolement om zo de armoede bij deze groep te bestrijden. We willen dit doen via huisbezoeken en dienstverlening (=persoonlijke contacten en kleine huishoudelijke taakjes, zoals het buitenzetten van afval, rolluiken, brood meebrengen, ), ontmoetingsmomenten (informatie of animatie) en door activerend en preventief te werken (vormingen op maat over de thuiszorg). De sociale dienst wordt geconfronteerd met stijgende groep oudere allochtone cliënten. We willen een aantal van deze mensen activeren binnen dit project als leerwerknemer. Op deze wijze werken we dubbel, enerzijds zorgen we voor aangepast activeringstraject en anderzijds kunnen we via deze mensen de brug leggen naar de allochtone senioren. We willen deze mensen ook vormen rond de werking van de thuiszorg en ouderenzorg. Op deze manier willen we als OCMW mee werken aan het sterker maken van kwetsbare groepen. Beoordeling Het project kent een drieledig doel. 1. De leerwerknemers/vrijwilligers bezoeken de allochtone senioren in de buurt, winnen zo vertrouwen vanuit deze persoonlijke contacten en signaleren de problemen aan de beroepskrachten van het dienstencentrum. Tijdens deze bezoeken worden er niet enkel persoonlijke contacten gelegd, maar worden er ook kleine huishoudelijke taken op zich genomen, om de allochtone senior te helpen en wat te ontlasten. Het sociaal isolement wordt hierdoor sterk verlaagd. Dit is een enorme hulp in de strijd tegen armoede. 2. Ten tweede willen we zowel de oudere allochtonen als de leerwerknemers/vrijwilligers kennis laten maken met en gebruik laten maken van de lokale thuiszorgvoorzieningen. Tijdens de ontmoetingsmomenten (op geregelde tijdstippen bijeenkomsten) komt zowel animatie als informatie aan bod. Op die manier wordt de vorming van kleine vriendenclubjes van ouderen met dezelfde interesse gestimuleerd. Hierdoor wordt de zelfredzaamheid verhoogd, maar wordt ook het sociaal isolement of/en de dreigende vereenzaming doorbroken. Ze komen in het lokaal dienstencentrum over de vloer en op deze manier kunnen ze ook contacten leggen met autochtone senioren. Dit werkt een positieve samenleving in de hand. Deze moeten ook zorgen voor de olievlek in de gemeenschap om het taboe rond betaalde zorg te doorbreken en toegang tot de dienstverlening te verbeteren. Door de deelname stijgen hun ondersteunende sociale contacten en reduceren ze de kans op armoede. 3. Ten derde willen we preventief werken. De leerwerknemers/vrijwilligers volgen vormingen op hun maat m.b.t. de dienstverlening en ontmoetingsmogelijkheden in de thuiszorgsector te Kortrijk. Zo kunnen enerzijds de hulpvragen waarmee zij geconfronteerd worden gericht doorverwezen worden. Anderzijds zal de kennis die de leerwerknemer/vrijwilliger opdoet tijdens deze trainingen, zorgen voor een verhoging van de zelfredzaamheid en de sociale/mentale mobiliteit. Dit zorgt ervoor dat ze voor zichzelf de latere drempels al verlagen. Algemeen wil OCMW Kortrijk met dit project armoede bij allochtone ouderen aanpakken.

11 Verder geeft dit ons de kans om zicht te krijgen op de directe behoeften en verwachtingen m.b.t. ouder worden in Vlaanderen als allochtoon. Zo kunnen we in de toekomst nog meer inspelen op deze behoeften en vereenzaming nog meer intercultureel aanpakken. Buren voor Buren gaat vreemd wordt gerealiseerd via een uitgebreide samenwerking tussen verschillende organisaties. Het project zal gerealiseerd worden via een samenwerking van de lokale dienstencentra en Werk.Punt, dienst activering van het OCMW, het huidige netwerk van Buren voor Buren dat bestaat uit de directie burger en welzijn van de stad Kortrijk, het decanaat, ouderenadviesraad, ziekenzorg en de deelnemers aan de brainstorm in het begin van het project. We vroegen euro subsidies aan. Dit bedrag omhelst vooral de aanwerving van een halftijdse tijdelijke medewerker voor één jaar. Daarnaast voorziet deze subsidie in werkingskosten. Financiële toetsing Budget Visum ontvanger Er wordt alvast EUR aan personeelsuitgaven gebudgetteerd; deze uitgave wordt gecompenseerd door eenzelfde subsidiebedrag. Goedgekeurd. Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Aanvraagformulier project Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing Opvolging en communicatie De raad neemt akte van het project Buren voor Buren gaat vreemd en keurt indien goedkeuring projectsubsidies de aanwerving van tijdelijk projectmedewerker goed. De loonkost is volledig gedekt door de subsidies. De goedkeuring van het project zal aan de raad gecommuniceerd worden.

12 RAADSNOTA Openbare zitting van 20 december 2012 punt 8 Onderwerp Interne audit: - Voorstel aktename eindverslag van de audit beheer inkomende subsidies. - Voorstel aktename eindverslag van de opvolgaudit informatieveiligheid. Indiener Johan Dejonckheere Nick Vandommele Dienst Financiële dienst Bestuur en organisatie Doelstelling Feitelijke aanleiding Beoordeling Op de raad van 12 juli 2012 werden 5 auditverslagen van Audio kort toegelicht en besproken. Sommige verslagen waren niet meer zo recent. De Raad vroeg daarop om toekomstige auditverslagen sneller terug te koppelen en meer tijd te nemen voor de bespreking. Bij deze worden de 2 resterende auditverslagen (beheer inkomende subsidies + opvolgaudit informatieveiligheid) voorgesteld aan de Raad. Artikel 98 van het OCMW-decreet geeft de Vlaamse OCMW s de opdracht om een internecontrolesysteem uit te werken, te implementeren, op te volgen, bij te sturen en erover te rapporteren. De Raad van 12 juli 2012 heeft het algemeen kader van het interne controlesysteem van OCMW Kortrijk goedgekeurd. Interne audit vormt het sluitstuk van het internecontrolesysteem, i.c. evaluatie van de efficiëntie en effectiviteit van de interne controlemaatregelen. OCMW Kortrijk werkt hiervoor samen met Audio. De Raad wordt gevraagd akte te nemen van de eindverslagen van de audits uitgevoerd door Audio. Financiële toetsing Budget Visum ontvanger Niet van toepassing. Niet van toepassing. Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces OCMW-decreet: art. 52, 86, 98, 99, 100, 162, 163, 164 en 165 Raadsbeslissing van 12 juli 2012 Bespreking beide auditverslagen op het auditcomité van 12 oktober Bijlagen Overzicht door Audio uitgevoerde audits + bespreking auditcomité, Vast Bureau en Raad. Korte samenvatting audit beheer inkomende subsidies. Korte samenvatting opvolgaudit informatieveiligheid. Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing Opvolging en communicatie De raad neemt akte van het eindverslag van de audit beheer inkomende subsidies. De raad neemt akte van het eindverslag van de opvolgaudit informatieveiligheid.

13 RAADSNOTA Openbare zitting van 20 december 2012 punt 9 Onderwerp Raamcontract hard- en software. Voorafname Indiener Nick Vandommele Dienst Bestuur en organisatie Doelstelling Feitelijke aanleiding Het team ICT maakt jaarlijks in het kader van de budgetopmaak een overzicht van de hard- en softwarenoden voor het komend jaar. Dit gebeurt op basis van de inventaris, en de budgetbespreking en de daarin weerhouden vragen. We houden ook zo veel mogelijk telkens rekening met onverwachte defecten, bijkomende vragen en een beperkte stock. Gelet op de continuïteit willen we een voorafname doen op de afroep die we hadden gepland voor Deze kadert binnen de afspraken rond het vernieuwen van onze hardware. We willen deze voorafname doen, gelet op het feit dat het budget 2013 allicht pas in maart 2013 goedgekeurd zal worden. Beoordeling Aankoop desktop pc s We willen 12 desktop PC s bestellen. De eerder aangekochte toestellen zijn door nieuwe indiensttredingen en onvoorziene defecten allemaal in dienst gesteld. We willen over een buffer kunnen beschikken voor nieuwe medewerkers, onvoorziene noden en defecten. Aankoop laptops Net als bij de desktops zitten we door nieuwe vragen, tijdelijke tewerkstellingen en defecten, bijna door onze voorraad heen. We willen ook hier verder werk maken van de vervanging van desktops door laptops, dit in de sociale dienst en het team activering. De gerecupereerde desktops zullen zo veel mogelijk heringezet worden op de diensten. Aankoop software desktop virtualisatie Deze software moet de connectie van de deelnemers aan het proefproject telewerk een stuk vereenvoudigen en efficiënter maken. Deze voorzieningen laat medewerkers immers toe om vanop afstand in te loggen op het bureaublad waarop ze intern werken. Dit verhoogt hun werkcomfort vanop afstand en verlaagt de complexiteit. Deze voorziening vervangt ook de toegang via beveiligde verbinding waarlangs de leden van het managementteam momenteel vanop afstand toegang krijgen tot een aantal applicaties, en verruimt daarenboven hun toegang tot netwerkmappen. Tenslotte biedt het ook opportuniteiten voor de toegang van de raadsleden en vereenvoudigt dit de toegang voor mensen die vanop hun eigen device toegang willen krijgen tot onze netwerkvoorzieningen en toepassingen. Belangrijk mee te geven dat we deze licenties, in het kader van de samenwerking tussen Stad en OCMW, aankopen voor beide besturen. De faciliteit laat ons toe om deze voorziening uit te rollen voor tot en met honderd gelijktijdige gebruikers. De Stad van zijn kant zou instaan voor het voorzien, het configureren en beheren van de nodige serverinfrastructuur voor beide organisaties. Financiële toetsing Budget Visum ontvanger Ok. Goedgekeurd. Wetten en reglementen Eerdere Raadsbeslissing d.d. 20 januari 2005 m.b.t. de vijfjaarlijkse vernieuwing van de PC s;

14 beslissingen Raadsbeslissing d.d. 16 november 2006 om samen met Stad Kortrijk deel te nemen aan een raamcontract voor de aankoop van informaticamateriaal Raadsbeslissing d.d. 18 februari 2010 m.b.t. de principes voor het uitreiken van laptops; Besluitvormingsproces Bijlagen Offerte van RealDolme d.d. november 2012 Offerte van RealDolme d.d. december 2012 Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing De raad gelieve akkoord te gaan met de aankoop van 12 desktop pc s 10 laptops; Licenties voor desktopvirtualisatie Aantal Omschrijving Eenheidsprijs Totaal 12 Desktop Fujitsu Esprimo P710 E90 623, ,17 1 Laptop Fujitsu E , ,20 25 Citrix VDI in a box licenties 112, ,77 25 Citrix VDI in a box onderhoud/jaar 31,47 786, Microsoft VDA licenties 7, ,41 Totaal inclusief 21% BTW ,35 Opvolging en communicatie

15 RAADSNOTA Openbare zitting van 20 december 2012 punt 10 Onderwerp Document Management Systeem. Voorstel tot gunning. Indiener Nick Vandommele Dienst Bestuur en organisatie Doelstelling Feitelijke aanleiding Het OCMW Kortrijk en de stad Kortrijk wensen een softwaretoepassing aan te kopen die toelaat hun documentenstromen onder controle te brengen met een focus op in- en uitgaande briefwisseling, inkomende facturatie en mail. Hierbij wordt groot belang gehecht aan (semi-) automatische categorisatie en metadatering van de documenten. We vroegen een offerte aan de door de Raad weerhouden firma s. Het ging om acht firma s: ADM Solutions ARCO BCT Cevi Circle software Computers and Communications nv Infomat Iris Cevi en BCT dienden geen offerte in. De overige zes firma s dienden een offerte in. De ingediende offertes werden intern grondig doorgenomen, en we troffen voorbereidingen voor demosessies in de maand juni gedurende drie halve dagen. Hiervoor bereidden we concrete casussen voor waarmee we de performantie van de aangeboden oplossingen in de praktijk wilden zien. Deze konden voorbereid worden door de geïnteresseerde firma s. De zes firma s gingen in op deze uitnodiging. De sessies werden bijgewoond door een delegatie medewerkers van Stad Kortrijk en OCMW Kortrijk, die we verder zullen benoemen als de werkgroep DMS. U vindt de samenstelling in bijlage. Door de zomervakantie vond de deliberatie pas plaats begin september. Tijdens deze deliberatie besloot de werkgroep DMS om de firma s Circle software, Computer and Communications nv en Infomat niet verder te weerhouden voor het verdere verloop van de procedure. We namen deze beslissing omwille van het ontbreken van gevraagde noodzakelijke functionaliteit en/of omwille van de prijssetting van de aangeboden oplossing. U vindt een meer uitgebreide uitleg in bijlage. De werkgroep besliste om een tweede demosessie te organiseren met de drie overgebleven firma s, zijnde ADM Solutions, Arco en Iris. Tijdens deze tweede demosessie (tweede helft van oktober) gingen we dieper in op de gevraagde functionaliteit. De opdrachten werden kort geschetst op voorhand, maar de eigenlijke documenten en de gevraagde manipulaties werden echter pas ter zitting bekendgemaakt, zodat we de applicaties konden zien draaien in een zo waarheidsgetrouw mogelijke context. Deze tweede sessie stelde ons ook in de mogelijkheid om nog beter de ingediende offertes in detail te gaan analyseren en na te gaan of er nog een discrepantie zat tussen de door ons in het bestek gevraagde functionaliteiten en hetgeen de betrokken firma s effectief aanboden. Tijdens de testing besliste de werkgroep dat de firma s ADM Solutions en IRIS aan elkaar gewaagd waren, en werd besloten op basis van de tweede demo Arco niet verder te weerhouden. Arco scoorde in de tweede demo opmerkelijk minder sterk dan in de eerste demo, en toonde zich minder performant dan de oplossingen van ADM Solutions en Iris. In tegenstelling met IRIS en ADM lukte het niet bij Arco om na een eerste bijsturing de parameters van de ingescande voorbeeldfactuur volledig automatisch te herkennen. We overliepen finaal eind november nogmaals de ingediende offertes samen met de firma s ADM Solutions en IRIS, en onderhandelden verder tot begin december. U vindt een vergelijking van de offertes van de firma ADM Solutions, Arco en Iris in bijlage. Uit de vergelijking zal blijken dat de voorstellen van ADM Solutions en IRIS technisch aan de verwachtingen qua functionaliteit, kwaliteit, performantie en mogelijkheden voldoen. Ze steunen

16 beiden op IRIS scantechonolgie die in beide demosessies hun performantie hebben bewezen, zowel naar scankwaliteit, tekstherkenning (tot op lijnniveau), kwaliteit, formaten en compressie. Wat het luik document management betreft, stelt IRIS hun eigen systeem IRISNext voor, en ADM het ELO systeem waarvan zij verdeler zijn in België. ADM Solutions scoorde bij de werkgroep met ELO aanzienlijk beter qua gebruikersinterface die nauw aanleunt bij een Office 2010 omgeving en dus een hogere herkenbaarheid heeft. De interface werd ook eenvoudiger ervaren. IRISNext leunt nauwer aan bij een intranetomgeving van het type Sharepoint, en staat momenteel verder af van de werkomgeving van onze gebruikers. Wat de workflowmogelijkheden betreft was het aanvoelen van de werkgroep dat ELO van ADM Solutions sterker scoorde. Wat de workflowmogelijkheden betreft, scoorde ELO van ADM Solutions sterker. De aangeboden interface om processen naar eigen inzicht aan te passen of te kopiëren in een variant proces is eenvoudiger. Verder gaat ADM opvallend veel vlotter om met de vragen om vereenvoudigde schermen te kunnen aanbieden. Het aanbieden van vereenvoudigde schermen is heel belangrijk om gebruikers met minder PC-feeling of gebruikers die het pakket slechts sporadisch zullen gebruiken, enthousiast te maken of houden. Daarenboven biedt ELO ook nog een luik dat toelaat om de toepassingen op eigen hardware (bv. IPad, ) te gebruiken, het zogenaamde principe van Bring Your Own Device. Het prijsverschil tussen beide aanbieders bedraagt wat ongeveer 10% betekent. Deze meeruitgave is hier zeker verantwoord, gelet op de invloed van de gebruikerservaring en de daaruit voortvloeiende acceptatie van de nieuwe applicatie die toch wel aanleiding zal geven tot een ingrijpende cultuurverandering, een grote stap betekent richting een paperless office en ook mogelijkheden biedt naar een volledig elektronisch dossier (o.m. in functie van telewerk). De kostenverdeling voor de aankoop tussen Stad en OCMW gebeurt op basis van de aangekochte licenties per bestuur, waardoor het aandeel van het OCMW op 40% en dat van de Stad op 60% komt. De prijzen zijn opgebouwd uit de kosten voor de licenties, de analyse, de configuratie, de installatie, begeleiding en opleiding, en vier jaar onderhoud op de licenties. Financiële toetsing Budget Visum ontvanger In aanvraag Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Wet van 24 december 1993 met betrekking inzake gunning en uitvoering van overheidsopdrachten KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken Raadsbeslissing van 16 december 2010 met betrekking tot offertevraag software ter implementatie van een document management systeem. Raadsbeslissing van 15 december 2011 met betrekking tot het weerhouden van kandidaten voor het indienen van een offerte voor de levering van software ter implementatie van een document management systeem. Raadsbeslissing van 16 februari 2012 met betrekking tot het weerhouden van kandidaten voor het indienen van een offerte voor de levering van software ter implementatie van een document management systeem. Bijlagen Vergelijking van de offertes (prijsvergelijking en verslag werkgroep). Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing De Raad gelieve akkoord te gaan met de levering voor OCMW Kortrijk en Stad Kortrijk van software ter implementatie van een document management systeem door de firma ADM: ADM OCMW Stad licenties , , ,29 diensten , , ,00 onderhoud (4 jaar) , , ,52 totaal met onderhoud , , ,81 De Raad gelieve akkoord te gaan met de voorgestelde kostenverdeling tussen OCMW en Stad. Opvolging en communicatie

17 RAADSNOTA Openbare zitting van 20 december 2012 punt 11 Onderwerp Goedkeuring wijzigingen en meerwerken Uitbreiding van bestaand dienstencentrum De Zevenkamer. Indiener Rik Lambert Dienst Facility Doelstelling Feitelijke aanleiding In zitting van 17 september 2009 werd beslist om het project herbestemmen en verbouwen bestaand rust -en verzorgingstehuis tot appartementsgebouw uit te breiden met een dienst voor kinderopvang. Oorspronkelijk was er een gedeeltelijke renovatie van het dienstencentrum op het gelijkvloers voorzien, namelijk waar dit nodig was voor de realisatie van de werken op de verdiepingen. Door de uitbreiding met de uitbouw voor de kinderopvang vroeg het dienstencentrum om tegelijk het gelijkvloers aan te passen aan hun noden: herinrichting van de receptie, aanpassen van de verlaagde plafonds, optimalisering van de inrichting van de inkom en opfrissen van alle lokalen. Op 15 oktober 2009 werd het lastenboek met bijhorende raming en de wijze van gunnen goedgekeurd om zo vlug mogelijk het dossier ter subsidiëring te kunnen voorleggen aan de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW). I Meerwerken tgv leemtes in bestek De ontwerper had in eerste instantie een volledig bestek opgemaakt waarbij op het gelijkvloers enkel de nodige werken ten gevolge van de renovatie van de verdiepingen werden uitgevoerd. Dit zou zelfs in die mate gebeuren dat het LDC De Zevenkamer ter plaatse zou blijven tijdens de werken. Naar aanleiding van de vraag om een kinderopvang aan te bouwen werd er bijkomend een opfrissing en gedeeltelijke verbouwing van het gelijkvloers gevraagd. Gezien op vraag van VMSW het uitvoeringsdossier moest ingediend worden voor 1 november 2009 werden deze bestekaanpassingen uitgevoerd in een zeer korte periode. Tijdens de uitvoering blijkt nu dat de bestekken voor de uitvoering van de elektriciteitswerken en HVAC onvolledig zijn. De nodige werken zijn m.a.w. niet volledig opgenomen in de plannen, bestekken en meetstaten. Het gaat echter wel om noodzakelijke werken. Hiervoor werd via onderhandelingsprocedure aan de huidige aannemer een offerte gevraagd, als uitbreiding op de bestaande offerte. Perceel HVAC : aannemer Vandewalle: Oorspronkelijk werd op het gelijkvloers de polyvalente zaal van een nieuw ventilatiesysteem voorzien. De bestaande radiatoren zouden worden behouden. Door de grondige renovatie werd het gelijkvloers volledig gestript. De radiatoren die in het eerste ontwerp zouden behouden blijven moeten daardoor vervangen worden. Dit werd in de meetstaat over het hoofd gezien. Voorstel is om nieuwe radiatoren te plaatsen die rekening houden met de verbeterde isolatiewaarde van het gebouw. De kostprijs aan de eenheidsprijzen van de aanbesteding worden geraamd op : ,85 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Vandewalle). Perceel elektriciteit : aannemer Tevean: Oorspronkelijk werden er op het gelijkvloers alleen maar nieuwe verlichtingsarmaturen. voorzien. Deze lokalen worden nu verder elektrisch uitgebreid volgens de specifieke noden van de verschillende lokalen. Elektriciteit / Binnennet De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op ,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean). Elektriciteit/Schakelaars en contactdozen: er werd geopteerd om de lichtarmaturen met bewegings-, en aanwezigheidsmelders te schakelen. Dit om niet in opbouw te moeten werken op het bestaande zichtmetselwerk. De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op ,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean). Elektriciteit / Lichtarmaturen: noodverlichting wordt vernieuwd De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op 7.867,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean). Elektriciteit / Telecom: alle ruimten worden voorzien van data aansluitingen De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op 6.592,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean).

18 Branddetectie en alarm : volgens de richtlijnen van de preventieadviseur moet deze vernieuwd worden. De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op 4.789,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean). Vernieuwd sanitair: het bestaande sanitair (recentelijk vernieuwd) wordt aangesloten op het nieuw te plaatsen elektrisch bord. De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op 420,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean). Buitenverlichting: de buitenverlichting was niet voorzien. Deze wordt nu mee in de offerte aangeboden. De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op 5.060,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean). (Tevean stond een korting van 10% toe op de aanbestedingsprijzen die ook nu afgetrokken mag worden : 10% op het totaal van de bijkomende offerte van Tevean bedraagt : min 5.594,00). Totaal van deze meerkost: ,85 In overleg met de juridische dienst van de stad Kortrijk werd nagezien in hoeverre hier een verantwoordelijke kan gezocht worden en in hoeverre er schade kan bepaald worden en het oorzakelijk verband tussen beide. Om een dergelijke problematiek te onderzoeken wordt er verwezen naar het burgerlijk recht art De schadelijder dient zowel schade als fout te bewijzen, samen met het oorzakelijk verband. Gezien de kostprijs van deze werken niet aantoonbaar anders is dan in het geval deze werken wel opgenomen waren in het bestek kan er op het vlak van kostprijs geen geleden schade aangetoond worden. De werken in meerwerk worden uitgevoerd aan de gekende eenheidsprijs aangevuld met marktconforme en gecontroleerde prijzen. De fout bewijzen is eenvoudiger, doch in dit geval gaat het om een uitbreiding van een opdracht waar geen specifiek lastenboek voor werd gemaakt en er geen beschrijving is van wat wel en niet in de opdracht begrepen zit. In normale omstandigheden is het wel duidelijk dat het hier om hiaten in het lastenboek gaat maar juridisch is het niet evident om dit hard te maken. Onder deze omstandigheden vindt de juridische dienst van stad het voorstel van de ontwerper aanvaardbaar. Hierover werd een juridisch advies gevraagd aan een raadsman. Dit advies wordt als bijlage opgenomen. Dit voorstel houdt in dat de ontwerper de niet voorziene werken plant, tekent, controleert en opvolgt maar geen ereloon vraagt voor deze meerwerken. Het niet aan te rekenen ereloon bedraagt 7% op ,85 of 4.783,85 exclusief 21% BTW of 5.788,47 inclusief BTW. Om dergelijke zaken in de toekomst te vermijden kunnen we met volgende punten rekening houden: Indien er uitbreidingen of aanpassingen komen op een dossier kunnen we deze enkel toekennen mits een duidelijk omschreven bijkomende opdracht die ook door beide partijen betekend wordt. Hiervoor moet er dan meer tijd genomen worden om dergelijke uitbreidingen of aanpassingen door te voeren omdat bij dergelijke aanpassingen er steeds meer kans is op misverstanden, fouten of onnauwkeurigheden. II Meerwerken tgv bijkomende vragen van het LDC De Zevenkamer Tijdens de periode tussen de opmaak van het aanbestedingsdossier en nu is de werking van het dienstencentrum geëvolueerd en vraagt het dienstencentrum bijkomende functionele aanpassingen: Een automatische deur voor cafetaria; De creatie van een wassalon ten behoeve van het dienstencentrum en de bewoners van de flats waardoor aanpassingen aan de vloer, leidingen en ventilatie; Het openmaken voor realisatie van een demokeuken; Een flessenkoeler voor de bar waardoor aanpassingen aan het barmeubel; Elektrisch slot op de bestaande deur van de activiteitenruimte zodat deze buiten de uren van het dienstencentrum kan ter beschikking gesteld worden. ( zie LDC De Zonnewijzer ) Deze bijkomende vragen van het LDC worden als volgt gemotiveerd: Een automatische deur voor cafetaria; Naar aanleiding van een onderzoek door de provincie enkele jaren geleden en de inspectiebezoeken van de LDC in 2008 door het Agentschap bleek dat het pover gesteld is met de fysieke toegankelijkheid van de gebouwen. Het woonzorgdecreet stipuleert dat de gebouwen volledig rolstoeltoegankelijk moeten zijn. Sinds enkele jaren pakt Facility deze problematiek structureel aan. De Zonnewijzer ( in 2011), SF Ten Olme ( in 2004 en 2012), zijn bv. ondertussen volledig rolstoeltoegankelijk.

19 De laatste vijf jaar is er een explosie van het aantal rollatorgebruikers. Dit hulpmiddel voorkomt in grote mate het vallen van ouderen en is veel beter dan een wandelstok. De meerwaarde van een rollator vervalt echter wanneer de gebruiker manueel zware deuren dient te openen. Gezien de doelgroep van een LDC, die almaar minder mobiel wordt gezien de stijgende levensverwachting en de doelgroep van de assistentiewoningen op de campus De Nieuwe Lente, is een automatische deur wenselijk. De voornaamste looplijnen van de bezoekers zijn dan ook van de algemene ingang naar de cafetaria/restaurant. De creatie van een wassalon ten behoeve van het dienstencentrum en de bewoners van de flats waardoor aanpassingen aan de vloer, leidingen en ventilatie Naar analogie van de campus de Zonnewijzer Ten Olme wensen we een wassalon in DNL. Via jetons kunnen bewoners hiervan gebruik maken. Het plaatsen van een wasmachine en droogkast in het appartement, daar is weinig ruimte voor. Naar veiligheid is dit ook niet aan te moedigen. De ervaring van DCZ-Ten Olme leert dat de flatbewoners gretig gebruik maken van deze service, aangevuld met materiële dienstverlening in kader van LOI en de dichtste buurtbewoners. Het dichtste wassalon is in Heule gelegen in de Kortrijksestraat, wat niet op wandelafstand is. Het openmaken voor realisatie van een demokeuken Er is een keuken in de Zevenkamer, maar doordat die zich in een gesloten lokaal bevindt is dit niet optimaal als leskeuken. Het openen van de keuken zorgt voor een perfecte invulling. Zoniet heeft een demokeuken totaal geen zin. Behalve in Marke (gebruik van keuken OC) en Centrum Overleie zijn er in de andere LDC s geen demokeukens. Dit is een gemis. Een flessenkoeler voor de bar waardoor aanpassingen aan het barmeubel Indien we de Zevenkamer ontsluiten en ergonomie hoog in het vaandel dragen voor onze medewerkers dan is het voorzien van een barmeubel en flessenkoeler in de polyvalente zaal geen overbodige luxe. Ook hier verwijzen we naar de situatie de Zonnewijzer, die identiek is. Elektrisch slot op de bestaande deur van de activiteitenruimte zodat deze buiten de uren van het dienstencentrum kan ter beschikking gesteld worden. ( zie LDC De Zonnewijzer ) De huidige bezettingsgraad van het OC De Vonke en t Kasteelke en zelfs t Molenheem (Watermolen) is nagenoeg 100%. Het lokale middenveld (verenigingsleven en cultuur) draait volop en bloeit. Er is echter een vertekening door verbouwingen van het OC de Neerbeek in Bissegem. Bissegemnaren zoeken nu oplossingen in Heule en Marke. Volgend jaar is de Neerbeek weer beschikbaar. Dit belet niet dat het kalenderjaar 2013 in de Vonke, t Kasteelke en t Molenheem nagenoeg al volgeboekt is. Het OCMW stelt zijn deuren open, om het verenigingsleven in Kortrijk te stimuleren. Het is in eerste instantie de taak van het stadsbestuur om accommodatie ter beschikking te stellen van de lokale verenigingen. Deze accommodatie is, in tegenstelling met de binnenstad, aanwezig. Voorstel is om het cascadesysteem, zoals dit in de Weister Aalbeke, goed werkt toe te passen. Dit betekent dat verenigingen eerst polsen bij de Vonke of t Kasteelke of een lokaal voor handen is. Indien niet, neemt de medewerker van het OC contact op met de Zevenkamer of het lokaal vrij is. De facturatie en het systeem is hetzelfde als het systeem de Vonke of t Kasteelke. Het is heel efficiënt dat alle lokalen voorzien worden van het badgesysteem, zoals dit in veel van onze instellingen al zo is. Indien er financieel geopteerd wordt dat het met minder moet, stellen we voor dat de polyvalente zaal ontsloten wordt voor derden. Die derden zijn Heulse verenigingen, buurtbewoners en bewoners assistentiewoningen. Enkel hiervoor is een badgesysteem vereist, vermits een conciërge helemaal geen optie is. Er werd via onderhandelingsprocedure een offerte gevraagd aan de huidige aannemers voor de bijkomende werken, dit als uitbreiding op de huidige offerte. Perceel bouwwerken : aannemer Himpe Aanpassing kast polyvalente ruimte voor integratie flessenkoeler, vereenvoudigde uitvoering tegenover het bestek. De kostprijs wordt geraamd op 1.530,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Himpe). Dit is 1457,33 minder dan bij aanbesteding (zie punt III). Berging 2 wordt wassalon: aanpassing naar vloertegels i.p.v. PVC + plaatsen betonsokkel De kostprijs wordt geraamd op 1.335,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Himpe) Aanpassen deur tussen vergaderzaal 3 en keuken voor de demokeuken (enkele volle deur wordt vast raam met beglaasde deur) De kostprijs wordt geraamd op 1.972,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Himpe) Aanpassen bestaande deur vergaderzaal 3: inwerken elektrische tegenplaat (geleverd door Tevean) + leveren en plaatsen deurpomp, vaste knop + kruk De kostprijs wordt geraamd op 550,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Himpe) Op advies van de preventie-adviseur van het OCMW worden 3 extra Rf-deuren voorzien De kostprijs op basis van de eenheidsprijzen van de aanbesteding bedraagt 2.092,23 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Himpe)

20 Perceel HVAC : aannemer Vandewalle: Op vraag van het dienstencentrum werd er aan het bouwprogramma een wassalon toegevoegd. Dit vraagt aanpassingen aan de ventilatie, de aan- en afvoeren van water, uitgietbak en kranen. De kostprijs aan de eenheidsprijzen van de aanbesteding worden geraamd op 6.817,28 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Vandewalle) Perceel elektriciteit : aannemer Tevean: Bijkomende toegangscontrole, om de verschillende entiteiten van het gebouw gecontroleerd gescheiden te houden. De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op ,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean) Stopcontacten voor wasmachine en droogkasten 580,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean) Totaal van deze meerkost: ,18 III Nazicht voor mogelijkheden tot besparingen in de uitvoering Gezien de stand der werken is het moeilijk om nog besparingen door te voeren. Praktische alle technische fiches werden goedgekeurd en de meeste zaken zijn in uitvoering of door de aannemers besteld aan hun leveranciers. Er werd al een besparingsronde uitgevoerd in de loop van het definitief ontwerp. We zien echter nog een paar kleine besparingsmogelijkheden: Voorstel om het barmeubel in de polyvalente zaal eenvoudiger te maken in overleg met de uitvoerder. Hierbij een vereenvoudigd voorstel voor het meubel voor de flessenkoeler in de polyvalente ruimte. kast (tafel) met lengte 2,80 m, diepte 0,60 m en hoogte 1,00 m waarop de flessenkoeler los wordt geplaatst twee zijwanden en 1 tussenwand langswand op halve diepte van de kast als bijkomende ondersteuning van de zware flessenkoeler. Ruimte onderaan voor stapeling bakken. 3 legborden met bevestiging aan de muur boventablet en wanden 30 mm dikte alles melamine, geen HPL Totale prijs : 1.530,00 Dit betekent een minprijs van : 1.457,33 t.o.v. de aanbestedingsprijs als we de kast eenvoudiger maken zoals hierboven vermeld. Narekenen van de verlichtingstoestellen in de gangen en aan de luifel doorgang kinderopvang. Hier kunnen we eventueel enkele verlichtingstoestellen uitsparen, doch dit hangt af van de uitslag van deze berekeningen, welke opgevraagd zijn. Dit zal over een beperkt aantal toestellen gaan. Uit de eerste resultaten van de berekeningen blijkt dat we: In de verdiepingen gang 3 x 4 toestellen zouden kunnen uitsparen, dit zou een besparing teweegbrengen van zijn. Dit zal bij de eindafrekening verrekend worden. Op de buitenluifel naar de kinderopvang zouden 6 toestellen kunnen uitgespaard worden, dit zou een besparing van zijn. Dit zal bij de eindafrekening verrekend worden. Samenvatting van meerprijs ten gevolge van de leemtes +de aangevraagde meerwerken LDC. Totaal voor perceel ruwbouw en afwerking (aannemer Himpe) : 4.491,90 exclusief BTW Totaal voor perceel HVAC (aannemer Vandewalle) : ,13 exclusief BTW Totaal voor perceel elektriciteit (aannemer Tevean) : ,00 10% = ,00 exclusief BTW (Tevean stond een korting van 10% toe op de aanbestedingsprijzen die ook nu afgetrokken mag worden : 10% op het totaal van de bijkomende offerte van Tevean bedraagt : min 7.202,00) Totale raming meerprijs: ,03 exclusief BTW Overweging naar plaatsing PV zonnepanelen De omstandigheden voor het plaatsen van PV zonnepanelen zijn drastisch gewijzigd ten opzichte van het ogenblik waarop de beslissing werd genomen. De optie om zonnepanelen te voorzien in het bestek werd genomen in de raad van 15/05/2008. De marktsituatie is intussen gewijzigd. De aanbestedingsprijs voor de zonnepanelen is niet meer concurrentieel. De prijs voor de zonnepanelen zelf is nu veel lager dan 3 jaar geleden. De groenestroomcertificaten zijn gezakt van 450 per geproduceerde 1000kWh naar 93. Daarbij merken we op dat de geproduceerde groene stroom via de zonnepanelen ten goede zou komen aan het OCMW en niet aan de bewoners van de flats. Evolutie terugverdientijd: Hierbij wordt geen rekening gehouden met: eventuele intresten op het investeringsbedrag, evolutie van de energieprijzen, onderhoud of herstellingskosten van de installatie, eventuele