Ondernemersopleiding / AOV Organisatie. voor het mkb NEDERLANDS ONDERWIJS INSTITUUT

Transcriptie

1 Ondernemersopleiding / AOV Organisatie voor het mkb NEDERLANDS ONDERWIJS INSTITUUT

2 OPLEIDING ONDERNEMEN / AOV ONDERNEMER MKB Praktijkdiploma Personeel en organisatie mkb ORGANISATIE voor het mkb (leverbaar met werkboek) Drs. P.F. Pietersen K.P. Pietersen 6 e druk, 1 e oplage ISBN NEDERLANDS ONDERWIJS INSTITUUT BV

3 DE NOI-METHODE VOOR HET ONDERNEMERSDIPLOMA De NOI-methode 'Ondernemersopleiding' bestaat uit een serie studie- en werkboeken die gebruikt worden in het cursorisch onderwijs en in het dagonderwijs. Voor wat betreft het cursorisch onderwijs is de NOI-methode op maat gesneden voor het behalen van het Associatie Praktijkdiploma Ondernemer MKB. Dit diploma wordt verkregen middels drie examens: Ondernemingsplan; Personeel en Organisatie; Bedrijfsadministratie. Voor elk van deze examens wordt een afzonderlijk diploma afgegeven. De Nederlandse Associatie voor Praktijkexamens is gevestigd in Amersfoort. Voor het dagonderwijs sluit de NOI-methode nauw aan op de vereiste kwalificaties voor het Diploma Ondernemer Detailhandel (KC-Handel). PRAKTIJKDIPLOMA ONDERNEMINGSPLAN MKB Vakgebied Marketing Financiering NOI-boek Marketing voor het mkb Werkboek Marketing voor het mkb Financiering voor het mkb Werkboek Financiering voor het mkb Opstellen ondernemingsplan Rekenen voor het mkb (facultatief) PRAKTIJKDIPLOMA PERSONEEL EN ORGANISATIE MKB Vakgebied Organisatie NOI-boek Organisatie voor het mkb Werkboek Organisatie mkb PRAKTIJKDIPLOMA BEDRIJFSADMINISTRATIE MKB Vakgebied Administratie NOI-boek Administratie voor het mkb De Nederlandse Associatie voor Praktijkexamens verklaart dat in dit studieboek 'Organisatie voor het mkb, 6 e druk' het examenprogramma Praktijkdiploma Personeel en Organisatie MKB (PSO), vastgesteld d.d. 5 oktober 2004, volledig is verwerkt. De Associatie doet hiermee geen uitspraak over de didactiek en de correcte verwerking van de vakinhoud. De beoordeling geldt alleen voor de theorie en niet voor de (oefen)examens.

4 WOORD VOORAF VOOR DE CURSIST De NOI-serie voor het ondernemersonderwijs is een moderne, op de praktijk afgestemde studiemethode voor (toekomstige) ondernemers, franchisenemers en filiaalchefs. Met deze leerstof zijn al meer dan cursisten opgeleid. De methode wordt niet alleen voor zelfstudie en in het cursorisch onderwijs veel gebruikt, ook op dagscholen (ROC's) heeft de methode een vaste plaats verworven. Kernstof en verrijkingsstof Het NOI-boek Organisatie voor het MKB bevat kernstof en verrijkingsstof. De kernstof is afgestemd op de exameneisen van het Associatie Praktijkdiploma Personeel en Organisatie MKB. De verrijkingsstof bevat onderwerpen die voor de ondernemer van belang zijn, maar niet onder de eisen van het Associatie-examen vallen. De verrijkingsstof is aangegeven met een -, zowel in de inhoudsopgave als in de tekst. Voor dagscholen die opleiden voor het Diploma Ondernemer Detailhandel (KC-Handel) behoren zowel de kernstof als de verrijkingsstof tot de vereiste kwalificaties. Zelfwerkzaamheid Om de leerstof te kunnen onthouden, moet je 'al doende' leren. De studiemethode bestaat daarom uit: een leerboek Organisatie met: - tekst in heldere, vlot lezende zinnen, waardoor je de theorie gemakkelijk in je opneemt; - verwerkingsvragen die onmiddellijk op de tekst volgen, zodat je direct zelf kunt toetsen of je de tekst hebt begrepen. Het is niet de bedoeling om de antwoorden op te schrijven. een werkboek met: - meerkeuzevragen; - juist-onjuistvragen. Bij de zesde druk, eerste oplage In deze nieuwe druk is de leerstof aangepast aan de laatste wettelijke ontwikkelingen. Dit geldt bv. voor de tekst over sociale verzekeringswetten, het UWV-WERKbedrijf en een aantal andere organisaties. Afdeling 6 Automatisering is herschreven en adfdeling 7 Archiveren is iets ingekort. Tevens is een aantal kleinere correcties aangebracht. Al met al raden wij af de zesde druk naast de voorgaande te gebruiken. Voor uw ervaringen en suggesties houden wij ons van harte aanbevolen. Ons adres is: NOI bv, Antwoordnummer 58, 3740 VB BAARN telefoon , fax , mkb@noi.nl NOI

5 Copyright: NOI Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, database, computerbestand, internet of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het NOI. Omslagontwerp: Ronald Meij

6 INHOUD afdeling hoofdstuk paragraaf 1 PERSONEELSMANAGEMENT 1 PERSONEELSBEHOEFTE...blz Personeelsplanning Taken en functies Werving van personeel Selecteren van personeel Verwerkingsvragen BEHOUD VAN PERSONEEL Introductie van een nieuwe medewerker Aandacht voor personeel Opleiding en scholing Beoordeling van personeel Verwerkingsvragen LEIDINGGEVEN AAN PERSONEEL Leidinggeven Stijl van leidinggeven Omspanningsvermogen en spanwijdte Verwerkingsvragen ORGANISATIESTRUCTUREN De lijn-staforganisatie Steile en platte organisatie Interne communicatie De informele organisatie Verwerkingsvragen WETTENENVOORSCHRIFTEN 1 ARBEIDSWETTEN De Arbeidstijdenwet De Wet minimumloon De Wet op de ondernemingsraden De Arbowet Verwerkingsvragen DE ARBEIDSOVEREENKOMST Het sluiten van een arbeidsovereenkomst Het eindigen van een arbeidsovereenkomst Verwerkingsvragen... 55

7 2 3 SOCIALE VERZEKERINGSWETTEN Begrippen Organisaties Werknemersverzekeringen Arbeidsongeschiktheidsverzekering zelfstandigen Volksverzekeringen Sociale voorzieningen Van brutoloon naar nettoloon Verwerkingsvragen INSTANTIES TEN BEHOEVE VAN HET MKB 1 VERGUNNINGVERLENENDE INSTANTIES De Kamers van Koophandel (KvK) De gemeenten Verwerkingsvragen CONTROLERENDE INSTANTIES De Voedsel- en Warenautoriteit De Arbeidsinspectie De FIOD De Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) Verwerkingsvragen VOORLICHTENDE INSTANTIES Privaatrechtelijke organisaties Publiekrechtelijke organisaties Economisch Instituut voor het Midden- en Kleinbedrijf Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) Verwerkingsvragen EXTERNE LOGISTIEK 1 VAN PRODUCENT NAAR CONSUMENT Distributie Groothandel en kleinhandel De bedrijfskolom Integratie en differentiatie Verwerkingsvragen... 93

8 4 2 DE HANDEL Functies van de handel Collecterende en distribuerende handel Internationale handel Tussenpersonen Handelsgebruiken Netwerken Verwerkingsvragen DISTRIBUTIELOGISTIEK Organisatie van het goederenvervoer Vormen van vervoer Vervoersdocumenten Verwerkingsvragen INTERNE LOGISTIEK 1 LOGISTIEK MANAGEMENT De goederenstroom Logistiek en servicegraad Service voor, tijdens en na de levering Kwaliteitsbewaking en ISO-certificatie Verwerkingsvragen ONTVANGST EN UITLEVERING VAN GOEDEREN Bestelling en ontvangst van goederen Retourzendingen Het verwerken van een verkooporder Verwerkingsvragen OFFERTE, BRIEF EN FACTUUR De offerte De brief De factuur Verwerkingsvragen AUTOMATISERING 1 PC, LAPTOP, HARDWARE EN SOFTWARE Desktop, laptop, tablet Hardware, besturingssysteem, software Datacommunicatie Het automatiseringsplan Verwerkingsvragen

9 6 2 7 ARCHIVEREN 8 RECHT KASSASYSTEMEN Kasregister en bedrijfsvoering Het PLU-systeem Scanning Verwerkingsvragen BETALINGSVERKEER Functies van geld Chartaal en giraal geld Giraal betalen Contant betalen met giraal geld De wisselkoers Verwerkingsvragen ARCHIVERING Begrippen bij archiveren Archiefbeheer Verwerkingsvragen SORTEREN EN ORDENEN Sorteren Ordeningsmethoden bij het fijnsorteren Coderen van archiefstukken Dossier Verwerkingsvragen OPBERGSYSTEMEN Handmatige opbergsystemen Verwerkingsvragen DIGITALE ARCHIEVEN Digitale archiefsystemen Archiefwetgeving Korte samenvatting archiveren Verwerkingsvragen VOOR DE ONDERNEMER 1 PROCESRECHT Civiel recht, strafrecht en bestuursrecht Rechtsinstellingen Rechtsbronnen De grondwet Verwerkingsvragen

10 8 2 EIGENDOMSVERKRIJGING Eigendom, bezit en houderschap Eigendomsverkrijging Erfrecht Eigendomsoverdracht en levering Verwerkingsvragen OVEREENKOMSTEN De akte Vereisten voor een geldige overeenkomst Het nakomen van een overeenkomst Aanvullend en dwingend recht Verwerkingsvragen DE KOOPOVEREENKOMST In gebreke blijven Koop op afbetaling en huurkoop Verwerkingsvragen DE HUUROVEREENKOMST Het huurcontract Huurbescherming Leasing Verwerkingsvragen ZEKERHEIDSRECHTEN Hypotheekrecht Pandrecht Borgstelling Huwelijksgoederenrecht Verwerkingsvragen FAILLISSEMENT EN SURSEANCE VAN BETALING Faillissement Surseance van betaling Verschilpunten faillissement en surseance Verwerkingsvragen TREFWOORDENREGISTER

11

12 1 Personeelsmanagement AFDELING 1.1 Personeelsbehoefte Behoud van personeel Leidinggeven aan personeel Organisatiestructuren PERSONEELSMANAGEMENT - Afdeling 1 11

13 11 11 personeelsbehoefte PERSONEELSPLANNING personeelsplan leegloopuren onderbezetting Personeelsbehoefte Het personeel is voor een onderneming van grote betekenis. De inzet, de kennis en de ervaring van medewerkers zijn noodzakelijk voor het bereiken van een optimaal bedrijfsresultaat. Het is daarom belangrijk dat de ondernemer jaarlijks een personeelsplan opstelt. Daarin staat o.a.: hoeveel medewerkers hij nodig heeft (kwantitatieve personeelsbehoefte); aan welke eisen (o.a. kennis en vaardigheden) elke medewerker moet voldoen (kwalitatieve personeelsbehoefte); welke taken de medewerkers moeten vervullen; welk bedrag (budget) hij voor personeelskosten moet uittrekken. Bij veel bedrijven is er sprake van een wisselende personeelsbehoefte. Die wordt bijvoorbeeld veroorzaakt door seizoenschommelingen en omzetpieken. Heeft de ondernemer tijdelijk extra personeel nodig, dan kan hij daarin voorzien door middel van oproepkrachten en uitzendkrachten. Belangrijk is dat de personeelsbezetting zo goed mogelijk is afgestemd op de personeelsbehoefte. Te veel personeel veroorzaakt leegloopuren (niet-productieve uren) en heeft een negatieve invloed op de motivatie van de medewerkers. Bij te weinig personeel moeten de medewerkers onder te grote druk werken. Er is dan sprake van onderbezetting. Daardoor neemt de kans op fouten en onzorgvuldigheid toe. Uitbreiding of inkrimping Bij groei van het bedrijf neemt meestal ook de personeelsbehoefte toe. De ondernemer moet dan zijn personeelsbestand uitbreiden. Daarbij komen zaken aan de orde als werving, selectie en opleiding van personeel. 12 PERSONEELSBEHOEFTE - Hoofdstuk 1.1

14 natuurlijk verloop Het omgekeerde komt ook voor. Door een teruglopende omzet of door het afstoten van een bepaalde bedrijfsactiviteit neemt de personeelsbehoefte af. In dat geval moet de ondernemer zijn personeelsbestand inkrimpen. Soms wordt dat probleem opgelost door natuurlijk verloop (natuurlijke afvloeiing), bijvoorbeeld als een medewerker naar een ander bedrijf vertrekt of met pensioen gaat. Is dat niet voldoende dan moet de ondernemer medewerkers ontslaan. Daarbij moet hij rekening houden met de wettelijke regels voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst (zie paragraaf 2.2.2) TAKEN EN FUNCTIES werkzaamheden taak bevoegdheid Werkzaamheden In een bedrijf worden allerlei werkzaamheden verricht. Nemen we een winkelbedrijf als voorbeeld dan kun je denken aan: het bestellen van goederen; het ontvangen, uitpakken en controleren van binnenkomende goederen; het demonstreren van artikelen en het geven van advies; inpakken en afrekenen. Taak Elke medewerker in een bedrijf verricht bepaalde werkzaamheden. Een aantal bij elkaar horende werkzaamheden noem je een taak. Een medewerker kan meerdere taken hebben. Het spreekt vanzelf dat iedere medewerker bij voorkeur taken krijgt die het best bij zijn kennis en vaardigheden passen. De medewerker is verantwoordelijk voor zijn taken, dat wil zeggen dat hij garant moet staan voor een juiste uitvoering van de werkzaamheden die bij zijn taken horen. Functie Elke medewerker in het bedrijf heeft een bepaalde functie. De functienaam geeft in grote lijnen aan wat de taken van de medewerker zijn. Voorbeelden van functienamen zijn verkoopmedewerker, receptioniste, administrateur, onderhoudsmonteur en afdelingschef. Wélke taken de medewerker heeft, ligt vast in de functieomschrijving. De functieomschrijving geeft ook aan wat de bevoegdheden van de medewerker zijn. Een bevoegdheid is de vooraf gegeven toestemming om bepaalde werkzaamheden te verrichten en bepaalde beslissingen te nemen. PERSONEELSBEHOEFTE - Hoofdstuk

15 1.1 3 WERVING VAN PERSONEEL Het beste is de functieomschrijving schriftelijk vast te leggen. Dat verkleint de kans op misverstanden over bevoegdheden en verantwoordelijkheden. functieanalyse profielschets objectieve eisen subjectieve eisen Functieanalyse Bij groei van het bedrijf heeft de ondernemer meer personeel nodig. Voordat de ondernemer een nieuwe medewerker kan aantrekken, moet hij eerst vaststellen welke werkzaamheden de nieuwe medewerker moet gaan verrichten en welke plaats hij in de organisatie krijgt. Daarom moet de ondernemer een functieanalyse maken. Dat wil zeggen dat hij zo nauwkeurig mogelijk moet vaststellen: welke taken bij de functie horen; welke bevoegdheden en welke verantwoordelijkheden aan de functie verbonden zijn. Aan de hand van de functieanalyse maakt de ondernemer een profielschetsvan de 'ideale' medewerker. De profielschets bestaat uit een aantal objectieve en subjectieve eisen waaraan de nieuwe medewerker moet voldoen. Objectieve eisen zijn o.a. leeftijd, opleiding en werkervaring. Een sollicitant kan d.m.v. schriftelijke bewijsstukken, zoals diploma's en getuigschriften, aantonen dat hij aan deze eisen voldoet. Subjectieve eisen zijn bijvoorbeeld goede omgangsvormen, besluitvaardigheid, stressbestendigheid en in teamverband kunnen werken. Of een toekomstig medewerker aan de subjectieve eisen voldoet, kan blijken uit een sollicitatiegesprek, een referentieonderzoek of eventueel een psychologische test. Vaak blijkt pas na een inwerkperiode of een medewerker werkelijk aan de subjectieve eisen voldoet. interne werving Interne en externe werving Werven is het zoeken naar een medewerker die het best bij de profielschets past. We onderscheiden interne werving en externe werving. Bij interne werving zoekt de ondernemer een geschikte kandidaat binnen zijn bestaande personeelsbestand. Interne werving heeft enkele voordelen: de ondernemer kent de kwaliteiten van zijn medewerkers, waardoor hij meer zekerheid heeft dat hij de juiste persoon kiest; de medewerkers zien dat zij binnen het bedrijf promotie kunnen maken. 14 PERSONEELSBEHOEFTE - Hoofdstuk 1.1

16 externe werving open sollicitatie WERKbedrijf vacaturebank werven Bij externe werving zijn er de volgende mogelijkheden: nagaan of er bij de open sollicitaties een geschikte kandidaat is. Een open sollicitatie komt van een kandidaat die zich op eigen initiatief als werkzoekende bij het bedrijf heeft aangemeld; onderzoeken bij het CWI of er een geschikte kandidaat staat ingeschreven als werkzoekende (zie hieronder); een uitzendbureau inschakelen; een personeelsadvertentie plaatsen. UWV WERKbedrijf Er zijn in ons land zo'n 100 UWV WERKbedrijven. Een WERKbedrijf heeft tot taak de vraag naar en het aanbod van arbeidskrachten zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Werkgevers en werkzoekenden kunnen er terecht voor advies, informatie over opleidingen en subsidies enz. Ook is er een vacaturebank die je bij het WERKbedrijf of thuis (werk.nl) kunt bekijken. Werkgevers die een nieuwe medewerker zoeken, kunnen een functieomschrijving in de vacaturebank laten opnemen. Werkzoekenden kunnen in de vacaturebank zoeken naar geschikt werk. Als ze aan de eisen voldoen, mogen zij zelf contact opnemen met het bedrijf. Het UWV WERKbedrijf is een onderdeel van het Uitvoeringsinstituut WerknemersVerzekeringen (UWV). Een WERKbedrijf is er niet alleen voor het zoeken naar een baan. Als blijkt dat er geen geschikte baan is, kun je bij hetzelfde loket een uitkering aanvragen. Uitzendbureau Een uitzendbureau is een commerciële instelling die bemiddelt tussen werkgevers en werkzoekenden. Een uitzendbureau stelt tegen betaling arbeidskrachten tijdelijk beschikbaar aan bedrijven. Het uurtarief van een uitzendkracht, ook wel flexwerker genoemd, is hoger dan het uurloon van een medewerker met een arbeidscontract. Maar er staat tegenover dat er voor de werkgever geen administratieve rompslomp aan verbonden is. Bovendien zorgt het uitzendbureau bij ongeschiktheid voor een vervangende kracht. Het uitzendbureau is voor de werkzoekende vaak een springplank naar een vaste baan. De werkzoekende doet als uitzendkracht veel werkervaring op bij verschillende bedrijven. Die werkervaring vergroot zijn kansen bij sollicitaties. Bovendien zijn er veel bedrijven die hun personeel werven via uitzendbureaus. Heeft het bedrijf een nieuwe medewerker nodig dan gebruikt het de uitzendperiode (bijvoorbeeld drie maanden) als proefperiode. Voldoet de uitzendkracht dan krijgt hij een arbeidscontract aangeboden. PERSONEELSBEHOEFTE - Hoofdstuk

17 Personeelsadvertenties Een personeelsadvertentie moet de aandacht trekken van werkzoekenden. Kies daarom een krant (of vakblad) waarvan je weet dat deze door de doelgroep wordt gelezen. Kies een geschikte plaatsingsdatum (bv. de zaterdageditie) en laat de advertentie opnemen in een passende rubriek (technisch personeel, administratief personeel e.d.). Omschrijf duidelijk wat het werk omvat en geef enige informatie over het bedrijf. Vermeld of het een voltijd- of een deeltijdbaan is, welke opleidingseisen worden gesteld, welke ervaring nodig is en vergeet de verplichte vermelding m/v (man/vrouw) niet. Maak de baan aantrekkelijk door iets over werksfeer, beloning, vakantiedagen, carrièremogelijkheden e.d. te vermelden. Blijf hierbij wel realistisch. Geef de mogelijkheid tot het telefonisch inwinnen van extra informatie, maar laat wel schriftelijk solliciteren. Een sollicitatiebrief geeft al een eerste indruk van een persoon. Internet Naast het plaatsen van advertenties in kranten of vakbladen is het ook mogelijk een personeelsadvertentie (vacature) op internet te zetten. Bekende sites daarvoor zijn monsterboard.nl en nationalevacaturebank.nl. Op deze sites kunnen werkgevers ook geschikte kandidaten proberen te vinden in een database met werkzoekenden SELECTEREN VAN PERSONEEL Het sollicitatiegesprek Nadat uit de sollicitaties enkele kandidaten zijn geselecteerd, kun je deze uitnodigen voor een eerste gesprek. Volg bij de sollicitatiegesprek- eerste gesprek 16 PERSONEELSBEHOEFTE - Hoofdstuk 1.1

18 vragenlijst tweede gesprek referenties ken eenvastpatroon. Stel vooraf een vragenlijst op die bij elke sollicitant nauwkeurig wordt gevolgd. Geef waarderingscijfers voor belangrijke onderdelen. Op grond van de ingevulde formulieren kun je dan een selectie maken. Na de eerste selectie vindt meestal een tweede gesprek plaats. Wees in dit gesprek duidelijk. Omschrijf de functie zo eerlijk mogelijk zodat de sollicitant goed weet wat er van hem wordt verwacht. Het heeft geen zin om de carrièremogelijkheden gunstiger voor te stellen dan ze zijn. Dit leidt alleen maar tot teleurstellingen. Zodra de nieuwe werknemer is ingewerkt, zullen zijn werkelijke vooruitzichten hem immers snel duidelijk worden. Vraag de sollicitant welk salaris hij verwacht en licht hem in over de pensioenregeling, de opleidingsmogelijkheden en de kostenvergoedingen. Maakmetdesollicitanteenrondgang door het bedrijf, laat hem de plaats zien waar hij mogelijk komt te werken en stel hem voor aan zijn toekomstige collega s. Referentieonderzoek Neem contact opmetdereferenties die de sollicitant heeft opgegeven, bv. zijn school en zijn huidige of vroegere werkgever. Wel moet je bedenken dat de kandidaat referenties geeft waarvan hij mag verwachten dat zij gunstig over hem zullen informeren. Bij het inwinnen van informatie bij de huidige werkgever moet je er rekening mee houden dat de informatie misschien niet objectief zal zijn. Psychologisch onderzoek Bij sommige functies wordt een psychologisch onderzoek gedaan. Bijvoorbeeld voor een bedrijfsleider of filiaalchef. Zo'n test geeft inzicht in bv. intelligentie, stressbestendigheid en betrouwbaarheid. Aan de hand van het onderzoek kun je de sollicitanten onderling vergelijken. Een psychologisch onderzoek kan alleen worden afgenomen met de instemming van de kandidaat. Het heeft voor de sollicitant echter weinig zin zo'n psychologisch onderzoek te weigeren. Afwijzing Het spreekt vanzelf dat je een sollicitant op correcte wijze moet afwijzen. Een sollicitant die niet voor een gesprek wordt uitgenodigd, moet worden bedankt voor de moeite die hij heeft genomen. Aan een sollicitant die na een sollicitatiegesprek wordt afgewezen, moet ook de reden van de afwijzing worden meegedeeld. Een reden is bv. dat een andere kandidaat beter aan de eisen voldoet. PERSONEELSBEHOEFTE - Hoofdstuk

19 1.1 5 VERWERKINGSVRAGEN PERSONEELSPLANNING 1 Waarom is het personeel voor een onderneming van grote betekenis? 2 Hoe noemen we het overzicht waarin de personeelsbehoefte is vastgelegd? BLZ 12 3 Wat verstaan we onder de kwantitatieve personeelsbehoefte? 4 Wat verstaan we onder de kwalitatieve personeelsbehoefte? 5 Hoe kan de ondernemer in een wisselende personeelsbehoefte voorzien? 6 Geef twee oorzaken waardoor de personeelsbehoefte kan afnemen TAKEN EN FUNCTIES 7 Geef drie voorbeelden van werkzaamheden in een horecabedrijf Wat is een taak? 9 Een medewerker is verantwoordelijk voor zijn taken. Wat houdt dat in? 10 Geef drie voorbeelden van functienamen. 11 Wat wordt vastgelegd in de functieomschrijving van een medewerker? 12 Wat is een bevoegdheid? 13 Waarom kan de functieomschrijving het best schriftelijk worden vastgelegd? WERVING VAN PERSONEEL 14 Wat is een functieanalyse? a) Noem drie objectieve eisen die je aan een sollicitant kunt stellen. b) Waarmee kunnen deze worden aangetoond? 16 a) Noem vier subjectieve eisen die je aan een sollicitant kunt stellen. b) Hoe kunnen die worden beoordeeld? 18 PERSONEELSBEHOEFTE - Hoofdstuk 1.1

20 17 Wat verstaan we onder werving? a) Omschrijf wat wordt bedoeld met interne werving. b) Welke voordelen zijn daaraan verbonden? 19 Noem drie mogelijkheden voor externe werving Noem een taak van de UWV WERKbedrijven. 21 Wat is een uitzendbureau? 22 Een uitzendkracht is duur. Welke voordelen staan daar tegenover? 23 Hoe wordt een uitzendkracht ook wel genoemd? 24 Waarom werven bedrijven hun personeel dikwijls via uitzendbureaus? 25 Aan welke eis moet de krant of het vakblad waarin een personeelsadvertentie wordt geplaatst voldoen? Noem gegevens die zeker in een personeelsadvertentie moeten worden opgenomen. 27 Hoe kan worden bereikt dat de baan aantrekkelijk overkomt? 28 Waarom is het verstandig schriftelijk te laten solliciteren? SELECTEREN VAN PERSONEEL 29 Hoe moeten de sollicitatiegesprekken verlopen en wat kun je daar het best bij gebruiken? Op welke manier kun je de vragenlijsten gemakkelijk met elkaar vergelijken? 31 Bij wie kun je eventueel informatie over de sollicitant inwinnen? Waarmee moet je rekening houden als je gaat informeren bij de huidige werkgever van een sollicitant? 33 Welke voorwaarde is verbonden aan een psychologisch onderzoek? 34 Wat moet worden meegedeeld aan een kandidaat die na een sollicitatiegesprek wordt afgewezen? PERSONEELSBEHOEFTE - Hoofdstuk

21 12 behoud van personeel INTRODUCTIE VAN EEN NIEUWE MEDEWERKER begeleiding bedrijfsreglement instructie Eindelijk is het dan zover. De nieuwe werknemer is geselecteerd en zal binnenkort in dienst treden. Voor die tijd moet al duidelijk zijn hoe de kennismaking zal verlopen. Wijs iemand aan die voor de nodige begeleiding zorgt. Het is voor een nieuwe medewerker van belang dat hij een contactpersoon heeft bij wie hij terecht kan met zijn vragen. De werknemer moet op de hoogte worden gebracht van de regels die in het bedrijf gelden. Bijvoorbeeld door hem een bedrijfsreglement te geven met regels over het aanvragen van vrije dagen, over ziekmelding, over de veiligheidsvoorschriften enz. Geef de nieuwe medewerker gelegenheid en tijd om kennis te maken met zijn werkomgeving en zijn collega s, zodat hij zich snel thuis zal voelen. Geef ook een duidelijke instructie over zijn werkzaamheden en de bediening van apparatuur. Het inwerken van een nieuwe medewerker kost tijd en energie. Toch moet daar veel aandacht aan worden besteed AANDACHT VOOR PERSONEEL Persoonlijk doel en bedrijfsdoel Een medewerker zoekt in zijn werk meer dan alleen een middel om geld te verdienen: hij wil zichzelf ontplooien, zijn capaciteiten ontwikkelen; hij zoekt menselijke contacten, wil ergens bijhoren, gewaardeerd worden; hij wil een zekere status bereiken, een goede plaats in de maatschappij verwerven. Deze persoonlijke belangen moet hij via het bedrijf kunnen realiseren. 20 BEHOUD VAN PERSONEEL - Hoofdstuk 1.2

22 menselijk kapitaal kritiek waardering verzuim Als het goed is, vallen de eigen belangen samen met die van het bedrijf. Dit vraagt een zorgvuldig personeelsbeleid. Werknemers zijn het 'menselijk kapitaal' van een bedrijf. Zij verrichten de werkzaamheden die nodig zijn om de doelstellingen van het bedrijf te bereiken. Het is dus een bedrijfsbelang om met de persoonlijke belangen van de medewerkers rekening te houden. Kritiek en waardering De ondernemer moet kritiek op het werk of op het gedrag van een werknemer zoveel mogelijk onder vier ogen geven. Hij moet daarbij laten merken dat die kritiek bedoeld is om bij te dragen aan de verbetering van het werk of de onderlinge verhoudingen. Waardering mag de ondernemer in het bijzijn van anderen uitspreken maar hij moet proberen te voorkomen dat deze medewerker als een 'uitslover' wordt beschouwd. De ondernemer moet zelf ook open staan voor kritiek van de kant van de medewerkers. Hun kritiek moet hij zien als een bijdrage aan de goede gang van zaken in het bedrijf. Bedenk ook dat uitingen van ontevredenheid nooit helemaal kunnen worden voorkomen. Verzuim Een medewerker kan onverwacht verzuimen door ziekte of een ongeval. De oorzaak van het verzuim kan ook het gevolg zijn van problemen op de werkplek of in zijn persoonlijk leven. belangstelling Als de werknemer zich ziek meldt, moet de ondernemer informeren wat er aan de hand is, hoe lang het verzuim zal duren en of hij misschien iets voor zijn medewerker kan doen. De medewerker zal door deze belangstelling ervaren, dat hij gemist wordt en dat het bedrijf hem wil helpen. BEHOUD VAN PERSONEEL - Hoofdstuk

23 arbodienst De ondernemer blijft contact met hem houden; collega s moeten worden gestimuleerd ook eens bij hem langs te gaan. Is een medewerker vaak of langdurig ziek, dan kan de bedrijfsarts van de arbodienst worden ingeschakeld. Een arbodienst is o.a. belast met het adviseren, begeleiden en controleren van een bedrijf op het gebied van arbeidsomstandigheden, veiligheidsvoorschriften en ziekteverzuim (zie ook paragraaf 2.1.4) OPLEIDING EN SCHOLING lerende organisatie interne opleiding externe opleiding stageovereenkomst De lerende organisatie Allerlei ontwikkelingen (bv. automatisering, internationalisering) stellen steeds weer nieuwe eisen aan de ondernemer en zijn medewerkers. Ondernemingen worden daardoor gedwongen veel aandacht te schenken aan opleiding en bijscholing van hun personeel. Een onderneming die door middel van permanente scholing zijn medewerkers 'up to date' houdt, noemen we een lerende organisatie. Interne en externe opleiding We kunnen onderscheid maken tussen interne en externe opleidingen. Een interne opleiding biedt het voordeel dat de opleiding volledig is afgestemd op het bedrijf. Een externe opleiding legt minder beslag op de organisatie binnen het bedrijf en voorkomt 'bedrijfsblindheid'. Goed opgeleid personeel bevordert de efficiency binnen het bedrijf. Veel bedrijven nemen daarom de opleidingskosten voor hun rekening of belonen het behalen van een diploma met een bonus of een salarisverhoging. Het succesvol afronden van een opleiding kan niet altijd worden beloond met een hogere functie. Daardoor bestaat de kans dat de medewerker na zijn opleiding vertrekt naar een bedrijf waar hij betere carrièrevooruitzichten heeft. Stage Een stage is onderdeel van een opleiding waar drie partijen bij betrokken zijn: de school waar de opleiding wordt gevolgd, de leerling die als stagiair in een bedrijf werkervaring opdoet en het stagebedrijf dat voor de praktijkbegeleiding zorgt. De stage wordt schriftelijk vastgelegd in een stageovereenkomst (praktijkovereenkomst) die wordt ondertekend door de school, de stagiair en het bedrijf. Een voordeel van het aannemen van stagiairs is dat de stagiair na afloop van de stage in dienst kan worden genomen. Dat bespaart een sollicitatieprocedure en een inwerkperiode. 22 BEHOUD VAN PERSONEEL - Hoofdstuk 1.2