Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie van de Vlaamse overheid werft aan in statutair dienstverband (interne mobiliteit*): Griffiemedewerker

Transcriptie

1 Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie van de Vlaamse overheid werft aan in statutair dienstverband (interne mobiliteit*): Griffiemedewerker (M/V) Dienst: Griffie van het Milieuhandhavingscollege Graad: Deskundige (B11) Standplaats: Koning Albert II-laan 35 bus 23 te 1000 Brussel Vacaturenummer: * Enkel personeelsleden van het Departement LNE kunnen zich kandidaat stellen. DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (DLNE) staat in voor een integraal en geïntegreerd milieubeleid in Vlaanderen. Het is dan ook een brede entiteit die op vele milieuterreinen actief is. Beleidsplanning en -coördinatie, vergunningsverlening, handhaving, wetenschappelijk onderzoek, overleg, sensibilisering en educatie zijn enkele van de kernwoorden die in de werking sterk naar voren komen. Het departement bestaat uit een coördinerend secretariaat-generaal en twaalf afdelingen, waaronder de afdeling Milieuvergunningen, die zich elk afzonderlijk inzetten voor een specifiek aspect van de milieu- en natuurproblematiek. Het Milieuhandhavingscollege is een administratief rechtscollege (opgericht bij decreet van 21 december 2007 tot aanvulling van het decreet van 5 april 1995 houdende algemene bepalingen inzake milieubeleid met een titel XVI Toezicht, handhaving en veiligheidsmaatregelen ) dat oordeelt over de beroepen die worden ingesteld tegen beslissingen over bestuurlijke geldboeten die opgelegd worden voor bepaalde milieu-inbreuken en milieumisdrijven. Voor de griffie van het Milieuhandhavingscollege zoekt het Departement LNE een griffiemedewerker 1

2 DOEL VAN DE FUNCTIE Je verleent administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. JE TAKENPAKKET 1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, Statistieken opmaken en verwerken Documentatiemappen samenstellen Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en de bestuursrechters van het Milieuhandhavingscollege en de griffie in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur schijven, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving 2

3 Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door de bestuursrechters van het Milieuhandhavingscollege en de griffie. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, dienstroosters, attesten, betalingsnota s, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op website Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van het Milieuhandhavingscollege. Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden, scannen van documenten Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Helpen bij het versturen van zendingen Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) Inspringen bij afwezigheid van collega s Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes 6. POST Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Registreren van post van de eigen entiteit Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken en adresseren) 3

4 Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in PC-systeem Circulatiemappen verspreiden 7. ONTHAAL EN TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van het Milieuhandhavingscollege. Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op beurzen of andere speciale evenementen) Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten Verwelkomen van cursisten en docenten Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen 8. AGENDABEHEER Beheren van de agenda van de bestuursrechters van het Milieuhandhavingscollege en de griffie teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Afspraken maken Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren van zalen, Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, 9. MILIEUBEWUST HANDELEN Consequent milieubewust handelen op de werkplek teneinde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Dept. LNE op het gebied van milieuzorg. naleven van milieu- en veiligheidsregels: melden van lekken (water, olie, ) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, verwarmings- en airconditioninginstallaties,...), melden als onderaannemers die werken uitvoeren (schilderen, wanden verplaatsen, ) hun afval niet verwijderen, vrijhouden van de gangen (geen kasten, ) zodat evacuatie bij brand veilig kan verlopen, energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: sluiten van deuren, uitdoen van lichten en uitschakelen van elektrische apparaten (PC, scherm, printers, fax, copiermachines, koffiezet, ) bij het verlaten van de werkplek, vergaderzalen, archiefruimten ; geen radiatoren of convectoren bedekken; geen bijzetradiatoren en mobiele airco s gebruiken (dit is verboden tenzij speciaal toegestaan); waar mogelijk trap gebruiken i.p.v. de lift; het gebruik van 4

5 (warm) water in keukentjes/sanitair beperken; het gebruik van papier beperken: geen overbodige kopies maken en zoveel mogelijk elektronische middelen gebruiken, recto-verso kopiëren en waar mogelijk geen omslagen gebruiken voor verzending van interne documenten; kantoormaterialen (mappen, ) hergebruiken alvorens nieuw aan te kopen; milieuvriendelijk verplaatsen: bij verplaatsingen zoveel mogelijk het STOP-principe toepassen: eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk kiezen voor carpooling met collega s bij gebruik van (dienst)wagens; correct sorteren van afval: vergaderzalen netjes achterlaten, correct sorteren van afval (papier, restafval, PMD, ) op de werkplek/keukentjes, JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je werkt als statutair ambtenaar in de graad van deskundige (B11) bij het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Of je werkt als contractueel personeelslid in de graad van deskundige bij het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie en je bent geslaagd voor de generieke proeven niveau B. Of je werkt als contractueel personeelslid in de graad van deskundige bij het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie en je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor) van niveau B graad van deskundige. De geslaagde contractuele personeelsleden die momenteel in een vervangingscontract werken en die minder dan twee jaar ononderbroken in dienst zijn, kunnen niet deelnemen aan deze selectie. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt kennis van de organisatie en inzicht in formele structuren Je hebt degelijke kennis van het werkdomein van de dienst Je bent gespecialiseerd in bureautica Je hebt administratief-organisatorische vaardigheden Je hebt kennis van de werking van administratieve rechtscolleges in het algemeen, alsook van de werking en de taken van een griffie in het bijzonder. Je hebt kennis van de bevoegdheden en de werking van het Milieuhandhavingscollege. Algemene kennis van het milieurecht en -beleid strekt tot aanbeveling. 5

6 JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets onduidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant een geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg. - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 6

7 Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica - Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie - Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af. - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Plannen = Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, todolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan 7

8 - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen HOE SOLLICITEREN? Om te solliciteren mail je uw persoonlijk CV en motivatiebrief met vermelding van het vacaturenummer (23080) uiterlijk tegen donderdag 4 april 2013 naar sollicitaties@lne.vlaanderen.be SELECTIEPROCEDURE Deel 1: eerste selectie op basis van CV met motivering (kandidaat niet aanwezig) op vrijdag 5 april 2013 (onder voorbehoud). Deel 2: tweede selectie op basis van een gedragsgericht interview op maandag 6 mei 2013 (onder voorbehoud). Indien er na de screening van cv s één kandidaat overblijft, kan op basis van het personeelsdossier en mits toestemming van de betrokken kandidaat en de juryleden beoordeeld worden of de kandidaat geschikt is voor de functie of niet. ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. 8

9 Je krijgt ruime mogelijkheden in zake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (B11) met de bijhorende salarisschaal (B111) en een proeftijd. Je kan zelf via een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Een deel hiervan wordt door de werkgever betaald; het andere deel door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettosalaris. Redelijke aanpassingen voor personen met een handicap kunnen voorzien worden. Als je een handicap hebt, laat je ons dat best vooraf weten. We zorgen er dan voor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. MEER WETEN? Voor bijkomende informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Xavier Vercaemer Griffier - Milieuhandhavingscollege Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Koning Albert II-laan 35 bus 23, 1000 Brussel Tel xavier.vercaemer@mhhc.vlaanderen.be Voor bijkomende informatie over de arbeidsvoorwaarden/selectieprocedure kun je contact opnemen met Kim Fornhoff Selectiedeskundige Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Koning Albert II-laan 20,1000 Brussel Tel. 02/ kim.fornhoff@lne.vlaanderen.be 9