Jaardocument MV Stichting RIBW Fonteynenburg. Regionale Instelling voor Beschermd Wonen Stichting Fonteynenburg

Transcriptie

1 ardocument MV 2008 Regionale Instelling voor Beschermd Wonen Stichting Fonteynenburg Teldersrode HR Zoetermeer Tel Fax

2

3 Voorwoord In maart realiseerden we het laatste deel van de geplande uitbreidingen. Sindsdien heeft Fonteynenburg een beschermende woonvorm voor veertien cliënten met een drugsverslaving. Daarmee was Fonteynenburg na april 2007 in een jaar tijd gegroeid met meer dan 40% van haar capaciteit: van 109 naar 152 plaatsen beschermd wonen. Daarmee maakte de organisatie een grote groei door. Na deze uitbreidingen werd het tijd, om plannen te maken voor de komende jaren. Het nieuwe meerjarenbeleidplan is nu klaar, het is tot stand gekomen met bijdragen van interne en externe stakeholders, door interviews en een werkconferentie. Het bleek ook tijd voor een nieuwe missie, waarin medewerkers zichzelf, hun werk en hun organisatie herkennen. Verbetering van het kwaliteitssysteem leidde ertoe dat het de nog openstaande minors aan het einde van het jaar gesloten werden. De medezeggenschapsorganen volgden de ontwikkelingen met kritische en opbouwende adviezen. Daarbij ontbrak de Cliëntenraad in de eerste helft van het jaar door gebrek aan leden. In de zomer waren er weer voldoende leden om een herstart te maken. De Ondernemingsraad organiseerde voor de eerste keer verkiezingen Met dank aan alle medewerkers, leden van de cliënten- en ondernemingsraad en van de Raad van Toezicht. Alleen met jullie inzet konden we deze resultaten bereiken. Maike Onrust Bestuurder Fonteynenburg biedt professionele woonbegeleiding aan cliënten met psychiatrische of ernstige psychosociale problematiek. Wij steunen onze cliënten bij hun streven een normaal leven te leiden, bij u en ons in de straat. Gewoon leven, wonen, werken en leren. ardocument MV 2008 Pagina 3 van 48

4 ardocument MV 2008 Pagina 4 van 48

5 Inhoudsopgave Voorwoord RIBW Fonteynenburg Algemene gegevens Organisatiestructuur Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Productie, personeel en opbrengsten Werkgebieden Belanghebbenden Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering Bestuur en toezicht Zorgbrede Governance code Raad van Bestuur Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Cliëntenraad Ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit van de zorg Klachten Veiligheid Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Kwaliteit van het werk Samenleving Financieel beleid...28 Bijlage I Profiel van de organisatie...29 A) Kerngegevens...29 B) Productie, personeel en opbrengsten...30 C) Werkgebieden...32 D) Gegevens verblijfplaatsen naar bouwcategorie RIBW Fonteynenburg...33 E) Personeelsinformatie...34 Bijlage II Governance...37 A) Bestuur en toezicht: transparantie-eisen...37 ardocument MV 2008 Pagina 5 van 48

6 Bijlage III Beleid, inspanningen en prestaties...40 A) Algemeen kwaliteitsbeleid...40 B) Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten...40 Klachten...41 C) Kwaliteit van medewerkers...41 Verloop medewerkers...41 Ziekteverzuim...42 Vacatures...42 D) Financieel beleid...43 Bijlage IV arrekening...48 ardocument MV 2008 Pagina 6 van 48

7 1 RIBW Fonteynenburg 1.1 Algemene gegevens is opgericht in 1970 en gevestigd in Zoetermeer. Sinds 1990 is zij toegelaten als regionale instelling voor beschermd wonen (RIBW). Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Teldersrode 25 Postcode 2717 HR Plaats Zoetermeer Telefoonnummer Identificatienummer KvK adres Internetpagina Organisatiestructuur De Regionale Instelling voor Beschermd Wonen (RIBW) Fonteynenburg is een stichting. De organisatie kent een Raad van Toezicht en een Raad van Bestuur. Organisatiestructuur De dagelijkse leiding is in handen van het managementteam. Deze bestaat uit de bestuurder en twee regiomanagers. De regiomanagers sturen teams aan die elk onder leiding staan van een teamleider. Drie teams begeleiden cliënten van beschermde woonvormen (intramuraal) en bieden ook extramurale begeleiding aan cliënten die in hun eigen huis wonen. Daarnaast is er één specifiek team dat alleen intramurale zorg biedt en één team alleen extramurale zorg. De toegang tot de zorg is in handen van de Zorgmakelaar. Op het Centraal Bureau richten twee teams zich op de ondersteunende en financiële processen. Het Bestuur en management zijn hier gevestigd. In het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) en de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft Fonteynenburg een Cliëntenraad en een Ondernemingsraad (OR). ardocument MV 2008 Pagina 7 van 48

8 Raad van Toezicht Bestuurder Ondernemingsraad Cliëntenraad Team Bedrijfsvoering Regiomanager Drie Gemeenten Regiomanager Zoetermeer Team Personeel en ondersteuning De Beukenhof Ambulante woonbegeleiding Beleidssecretaris De Voorburcht De Startbaan Zorgmakelaar Ypendael De Zegge Ondersteuner medezeggenschap cliënten Organogram RIBW Fonteynenburg Besturingsmodel Als overkoepelend besturingssysteem gebruikt Fonteynenburg het INKmanagementmodel. Dit vormt onder meer de basis voor het aankomende meerjarenbeleid en de jaarplannen. Toelating Op 31 december 2008 beschikte Fonteynenburg over een toelating van 152 plaatsen beschermd wonen. ardocument MV 2008 Pagina 8 van 48

9 1.3 Kerngegevens Bestaansgrond De oorsprong van de Stichting Fonteynenburg in 1970 ligt in het signaal dat de maatschappij destijds onvoldoende berekend bleek op de aanwezigheid van mensen die zonder ondersteuning niet zelfstandig kunnen wonen. Dit signaal blijkt nog steeds actueel. Missie In 2008 heeft Fonteynenburg in het kader van haar nieuwe meerjarenbeleidplan haar missie en visie opnieuw geformuleerd. De missie luidt als volgt: Fonteynenburg biedt professionele woonbegeleiding aan cliënten met psychiatrische of ernstige psychosociale problematiek. Wij steunen onze cliënten bij hun streven een normaal leven te leiden, bij u en ons in de straat. Gewoon leven, wonen, werken en leren. Toelichting: Fonteynenburg begeleidt cliënten vanuit de principes van de Rehabilitatiemethode, hierbij houdt de cliënt de regie over zijn eigen leven en bieden wij de hulp die daarvoor nodig is. Respect en deskundigheid zijn hiervoor de basis. Wij werken graag samen met andere zorgverleners, gemeenten en woningcorporaties om oplossingsgericht de best passende zorg te verlenen. Onze professionele woonbegeleiding wordt uitgevoerd binnen van te voren afgesproken financiële kaders. Transparantie en een effectieve bedrijfsvoering zijn hierbij het uitgangspunt. Ook medewerkers worden ondersteund in hun eigen ontwikkeling, met als doel onze cliënten optimaal te begeleiden. Visie In haar nieuwe visie zal Fonteynenburg de komende jaren: Een balans creëren tussen: Professionaliteit, kwaliteit, resultaatgerichte daadkracht en lage kosten (scherpe prijs) Professionaliseren en tegelijkertijd de menselijke maat behouden De goede zaken van NU behouden en tegelijkertijd evolueren naar een professionelere organisatie Kernactiviteiten en nadere typering RIBW Fonteynenburg biedt woonbegeleiding en verblijf in vijf beschermende woonvormen, te weten: Ypendael, De Voorburcht, De Zegge, de Beukenhof en de Startbaan. Deze beschermende woonvormen bestaan uit kleinschalige woonvoorzieningen. De Startbaan is een beschermende woonvorm speciaal voor dove en zeer slechthorende cliënten. De Beukenhof is sinds maart 2008, na een verbouwing, weer in gebruik als beschermende woonvorm voor 14 cliënten met psychiatrische problemen in combinatie met een verslaving. ardocument MV 2008 Pagina 9 van 48

10 Fonteynenburg biedt ook extramurale woonbegeleiding, waaronder begeleiding aan cliënten die in het kader van Laatste Kans Beleid (LKB) door de gemeente of een woningcorporatie zijn aangemeld bij Het Vierde Huis. Vanuit AWBZ-zorg bestaat de doelgroep van de RIBW Fonteynenburg uit cliënten die altijd een psychiatrische aandoening hebben. Dit kan ook in combinatie met psychosociale problemen, een verstandelijke handicap, lichamelijke of zintuiglijke problemen. Daarnaast behoort vanuit de justitiële zorg cliënten met een justitiële achtergrond tot de doelgroep van Fonteynenburg. Eind 2008 heeft Fonteynenburg hierover productieafspraken gemaakt met justitie. De zorg en begeleiding die RIBW Fonteynenburg biedt, betreft alle AWBZfuncties met uitzondering van verpleging en behandeling. De onderstaande tabel geeft de functies weer. AWBZ-functie Persoonlijke verzorging Verpleging Nee Ondersteunende begeleiding Activerende begeleiding Behandeling Nee Verblijf op grond van de AWBZ Tabel AWBZ-functies geleverd door de RIBW Fonteynenburg Productie, personeel en opbrengsten Op 31 december 2008 beschikte Fonteynenburg over 147 plaatsen voor verblijf, verdeeld over 94 lichte verblijfplaatsen en 53 zware verblijfplaatsen. De 147 plaatsen hebben betrekking op de capaciteit die Fonteynenburg aan het einde van het jaar had. De toelating is 152 plaatsen. Het aantal uren dat door het Zorgkantoor in 2008 is ingekocht voor Fonteynenburg voor extramurale zorg bedraagt: Gespecialiseerde begeleiding uur (product F123) Ondersteunende begeleiding extra uur (product H129) In december heeft 2008 Fonteynenburg op aandringen van een aantal verwijzers in de regio nog productieafspraken gemaakt met Justitie. Het betreft 1366 verzorgingsdagen beschermd wonen en 102 uren extramurale zorg. ardocument MV 2008 Pagina 10 van 48

11 AWBZ zorg Justitiële zorg Personeelsleden Bedrijfsopbrengsten De productie voor verzorgingsdagen (beschermd wonen) was dagen. Het aantal uren gerealiseerde extramurale zorg was: Gespecialiseerde begeleiding uur (product F123) (13,02%hoger) Ondersteunende begeleiding extra uur (product H129) (14,20% hoger) In 2008 zijn er geen uren gerealiseerd voor Justitie. Eind 2008 zijn de afspraken met de Justitie definitief rondgemaakt voor het gehele jaar Door het late tijdstip van het rondmaken van de afspraken, is RIBW Fonteynenburg in 2008 niet in de gelegenheid geweest om begeleiding te bieden aan justitiële cliënten. Bij de RIBW Fonteynenburg waren op 31 december 2008 in totaal 128 personeelsleden in loondienst (103,99 FTE) inclusief stagiaires en oproepkrachten. De totale bedrijfsopbrengsten in 2008 bedragen , waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten De niet gebudgetteerde zorgprestaties bedragen De overige bedrijfsopbrengsten zijn De gegevens zijn tevens te vinden in de bijlage en de jaarrekening. 1.4 Werkgebieden Het werkgebied van de RIBW Fonteynenburg valt onder het Zorgkantoor Haaglanden. Fonteynenburg is vooral actief in de gemeenten Rijswijk, Leidschendam-Voorburg, Wassenaar, Zoetermeer en Den Haag (Ypenburg). Incidenteel worden cliënten uit andere gemeenten begeleid. ardocument MV 2008 Pagina 11 van 48

12 1.5 Belanghebbenden Samenwerking op landelijk niveau Samenwerking op regionaal niveau Veel aandacht gaat uit naar samenwerking. RIBW Fonteynenburg werkt bijvoorbeeld op landelijk niveau met andere RIBW s samen in de Vereniging RIBW Alliantie. Op regionaal/gemeentelijk niveau is zij actief betrokken in samenwerkingsprojecten rondom de openbare geestelijke gezondheidszorg (OGGZ). Daarnaast werkt Fonteynenburg in de regio samen met instellingen, zoals het doveninstituut Effatha-Guyot, welzijnswerk, maatschappelijke opvang, woningcorporaties, provincies en gemeenten. Hieronder volgt een overzicht van de belanghebbenden waarmee Fonteynenburg een relatie onderhoudt. Onder belanghebbenden verstaan we organisaties waarmee Fonteynenburg een samenwerkingsverband of een ketenzorgrelatie heeft. Belanghebbenden Stichting Anton Constandse Stichting PerspeKtief Stichting Onder Een Dak (STOED) Koninklijke Effatha-Guyot Groep (instituut voor doven) Gemeenten Rijswijk, Leidschendam- Voorburg, Wassenaar, Zoetermeer, Den Haag. Parnassia PsyQ GGZ Haagstreek (Rivierduinen) GGZ Zoetermeer (Rivierduinen) VIA (landelijk Centrum GGZ en Gehoorstoornissen) GGZ Nederland Brijderstichting (Parnassia) De Palier (Parnassia) Ministerie van Justitie, Directie Forensische Zorg (DiForZo) Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Rino Groep Reakt Vereniging RIBW Alliantie Woningcorporaties (Woningvest, Goede Woning, Vestia, Vidomes, Rijswijk Wonen) Zorgkantoor Relatie met Fonteynenburg Instellingsbeleid/ Dienstverlening Instellingsbeleid/ Dienstverlening Instellingsbeleid Cliëntenbeleid / instellingsbeleid Financiering / cliëntenbeleid / instellingsbeleid Cliëntenbeleid / instellingsbeleid Cliëntenbeleid / instellingsbeleid Cliëntenbeleid / instellingsbeleid Cliëntenbeleid/instellingsbeleid Instellingsbeleid Cliëntenbeleid / instellingsbeleid Cliëntenbeleid/ instellingsbeleid Financiering/ instellingsbeleid Instellingsbeleid Deskundigheidsbevordering Cliëntenbeleid Instellingsbeleid Cliëntenbeleid/instellingsbeleid Financiering/instellingsbeleid ardocument MV 2008 Pagina 12 van 48

13 2 Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 2.1 Bestuur en toezicht Zorgbrede Governance code RIBW Fonteynenburg kent een Raad van Toezicht (RvT) en Raad van Bestuur (RvB). De samenwerking tussen beide raden is geregeld in een bestuursreglement. Beide organen werken volgens de code Health Care Governance. Om hieraan te voldoen zijn in 2006 de statuten aangepast Raad van Bestuur De RIBW Fonteynenburg is een stichting met één bestuurder en een Raad van Toezicht. De bestuurder heeft de algemene leiding en is eindverantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het beleid. WOPT Er is geen specifiek beleid over de bezoldiging van de bestuurder, aangezien het belastbaar loon niet hoger is dan dat van de Ministers. Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties Mw. drs. A.M.B. Onrust Bestuurder Geen Samenstelling Raad van Bestuur Raad van Toezicht Samenstelling Profiel Raad van Toezicht De Raad van Toezicht bestaat in 2008 uit vijf leden. De statuten bepalen dat het aantal leden tenminste drie en ten hoogste zes is. Het voorzitterschap is in handen van de heer E. den Hartog (sinds eind 2007) Het profiel van de leden van de Raad van Toezicht luidt als volgt: De leden van de Raad van Toezicht onderschrijven de doelstelling, missie en visie van Fonteynenburg. Ze beschikken over aantoonbare bestuurlijke ervaring en hebben affiniteit met de geestelijke gezondheidszorg. Ze zijn geen ardocument MV 2008 Pagina 13 van 48

14 medewerkers of cliënten en ook geen familie van hen. Ze hebben geen financieel belang bij de organisatie. De Raad van Toezicht streeft naar een samenstelling die wat betreft de verhouding tussen mannen, vrouwen en leden van etnische minderheden, een weerspiegeling is van de bevolkingssamenstelling in de regio. Leden van de Raad van Toezicht functioneren minimaal op Hbo-niveau en zijn deskundig op één van de hieronder genoemde gebieden: Financiën, zo mogelijk bekend met financiering (geestelijke) gezondheidszorg. Maatschappelijke en geestelijke gezondheidszorg. Huisvestingszaken. Personeel en organisatie. Medezeggenschap van cliënten en cliëntenorganisaties. De Raad van Toezicht van Fonteynenburg streeft ernaar dat bovengenoemde deskundigheid in de raad aanwezig is. De samenstelling van de Raad van Toezicht in 2008 was niet geheel in overeenstemming met dit profiel. Leden van etnische minderheden ontbraken en deskundigheid op het gebeid van geestelijke gezondheidszorg. Eind 2008 heeft de Raad van Toezicht besloten bij de volgende vacature specifiek een lid te werven met kennis en ervaring op het gebied van maatschappelijke en de geestelijke gezondheidszorg. De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar 2008 viermaal vergaderd met de bestuurder. De onderwerpen betroffen: arplannen regiomanagers 2008 Strategische verkenning Voortgangsrapportages Meerjarenbeleidplan Managementletter en vaststellen jaardocument en jaarrekening WOPT Verder hebben delegaties van de Raad van Toezicht vergaderd met de inspraakorganen (de Ondernemingraad en de Cliëntenraad). Daarnaast heeft de Raad van Toezicht een keer vergaderd zonder de aanwezigheid van de bestuurder. Er is geen specifiek beleid over de bezoldiging van de leden van de Raad van Toezicht, aangezien hun belastbaar loon niet hoger is dan dat van de Ministers. De Raad van Toezicht bestaat uit de volgende leden. In de bijlage 3D zijn ook hun nevenfuncties opgenomen. Naam De heer drs. E. den Hartog Mevrouw K.C. nsen De heer H.L.B. van Geffen De heer A.D. Swint De heer drs. J. de Gruijter Functie Voorzitter Lid Lid Lid Lid Samenstelling Raad van Toezicht ardocument MV 2008 Pagina 14 van 48

15 2.2 Bedrijfsvoering Planning & Control Managementinformatie De RIBW Fonteynenburg beschikt over een besturingssysteem van Planning & Control. arlijks stelt de organisatie een jaarplan op met een bijbehorende begroting. Daaronder worden deelplannen en begrotingen gemaakt door de regiomanagers en verantwoordelijken van secundaire processen. Het jaarplan en de begroting worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht. De bestuurder legt periodiek verantwoording af aan de Raad van Toezicht over de prestaties, inkomsten en uitgaven. Per kwartaal beoordeelt het Management Team, bestaande uit bestuurder en regiomanagers, de resultaten op het gebied van financiën, personeel en productie. De regiomanagers leggen hierover verantwoording af aan de bestuurder. Indien nodig worden aanvullende afspraken gemaakt over het uitgavenpatroon en/of de te realiseren productie. Daarnaast worden er per 2008 ook maandrapportages gemaakt. Deze zijn in 2008 ook maandelijks in het Management Team besproken. De regiomanagers hebben de maandrapportages ook maandelijks met de teamleiders besproken. Kaderregeling AO/IC AWBZ De interne toetsing in het kader van de Kaderregeling Administratie Organisatie / Interne Controle (AO/IC) wordt uitgevoerd door accountantskantoor B&L. Voor 2008 geldt dat de administratieve processen zich verhouden tot de bepalingen uit de Kaderregeling. In het kader van de controle van de productieverantwoording heeft accountantskantoor Deloitte een accountantsverklaring afgegeven. Kwaliteitssysteem HKZ RIBW Fonteynenburg is sinds 2007 HKZ gecertificeerd. Om de kwaliteit van zorg te beheersen en te verbeteren werkt RIBW Fonteynenburg volgens de HKZ-norm voor de Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ). Het kwaliteitsbeleid wordt nader toegelicht in paragraaf 3.3 Algemeen Kwaliteitsbeleid. 2.3 Cliëntenraad De cliëntvertegenwoordiging is binnen de RIBW Fonteynenburg vormgegeven in een Cliëntenraad en Cliëntencommissies. Cliëntenraad Van 1 januari 2008 tot en met augustus was er geen Cliëntenraad wegens gebrek aan leden. In de zomer werd de werving van leden succesvol. Sinds september 2008 bestaat de Cliëntenraad uit vijf leden. Het doel van de raad is om de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van Fonteynenburg te behartigen. Daarnaast streeft zij naar het zoveel moge- ardocument MV 2008 Pagina 15 van 48

16 Overlegstructuur Clientenraad Onderwerpen lijk bevorderen de participatie en medezeggenschap van cliënten. De Cliëntenraad vergadert maandelijks. De Cliëntenraad overlegt eens per twee maanden met de bestuurder. Hierin komen instemming- en adviesvragen vanuit het bestuur aan de orde. De samenwerking tussen de raad en het bestuur is vastgelegd in een overeenkomst. Eenmaal per jaar is een delegatie van de Raad van Toezicht aanwezig bij deze overlegvergadering. De Cliëntenraad heeft in 2008 geadviseerd over de volgende onderwerpen en activiteiten: Werkinstructie Overlijden cliënt Ontwikkelen administratieve functie in zorgteams Advies over verbeterpunten naar aanleiding van het Cliënten - tevredenheidonderzoek. Vacatiegelden Nieuwe missie De Cliëntenraad heeft kennis genomen van: ardocument, begroting, jaarplan, voortgangrapportages Cliëntencommissies Alle werkeenheden in het primaire proces hebben een eigen Cliëntencommissie. De commissies hebben direct contact met de teamleider van de werkeenheid en bespreken onderwerpen die te maken hebben met de door die werkeenheid geleverde zorg. Te denken valt aan voedingsgeld, inrichting van de woning en tuin. Daarnaast geven zij advies tijdens het selectieproces van nieuwe begeleiders op de locaties. Ter voorbereiding hierop komen de commissies per locatie maandelijks bijeen. Indien commissies in conflict komen met een teamleider, kunnen zij uitwijken naar de Cliëntenraad. Budget en Ondersteuning Medezeggenschap cliënten De cliëntenraad en commissies hebben een budget om deel te nemen aan cursussen en symposia. Verder is dit beschikbaar voor administratieve kosten zoals agenda s en kopieerwerk. De Cliëntenraad en cliëntencommissies worden 12 uur per week ondersteund door een ondersteuner medezeggenschap cliënten. Deze helpt bij het voorbereiden en begrijpelijk maken van stukken, verslaglegging van vergaderingen, en het maken van afspraken. 2.4 Ondernemingsraad Ondernemingsraad De Ondernemingsraad (OR) van de RIBW bestaat uit vijf leden. De leden vertegenwoordigen de organisatieonderdelen waarbij twee afkomstig zijn uit de locaties in Zoetermeer en twee leden uit de regio Rijswijk, Leidschendam- Voorburg en Wassenaar. Het Centraal Bureau kent één afgevaardigde. ardocument MV 2008 Pagina 16 van 48

17 In mei 2008 zijn er nieuwe verkiezingen gehouden. Sinds juni 2008 is de nieuwe samenstelling actief. Overlegstructuur Ondernemingsraad De Ondernemingsraad kwam in 2008 maandelijks bijeen. De vastgestelde notulen van de vergaderingen zijn standaard verspreid onder de medewerkers. Elke zes weken heeft de Ondernemingsraad overleg gehad met de bestuurder. Tweemaal heeft zij in 2008 met een delegatie van de Raad van Toezicht overlegd. De gesprekken met de bestuurder en de Raad van Toezicht werden ervaren als prettig en open. De Ondernemingsraad ervaart dat zij serieus wordt genomen en waardering ontvangt voor haar werk. Onderwerpen Budget en Ondersteuning Ondernemingsraad De Ondernemingsraad heeft het afgelopen jaar advies gegeven en/of ingestemd met de volgende onderwerpen en activiteiten: Instemming nieuwe versie procedure aanmelding Instemming concept Bedrijfshulpverleningsplan (BHV-plan) en Hoofd BHV Instemming bijgesteld BHV-plan Advies benoeming leden Klachtencommissie cliënten Instemming Plan van Aanpak en voortgang Medewerkerstevredenheidonderzoek (MTO) Instemming richtlijn beheer cliëntdossiers Offerte RI&E en Arbodienst Inwerkmodule huishoudelijke medewerker Opleidingsbeleid Advies rondom de procedure hoe om te gaan in geval van overlijden van cliënt. Aanpassing model FormatiePlaatsenPlan (FPP) voor het primaire proces. Kantoorruimte in Leidschendam Voorbereiding Periodiek Medisch Overleg (PMO) (voorheen PAGO) Meerjarenbeleidplan Advies rondom toevoegen functie facilitair medewerker MKSA-modules aanvullend pensioen, reiskosten woon-werkverkeer, spaarverlof, vergoeding vakbondscontributie, vergoeding beroepsverenigingen, fietsenplan, studiekostenregeling, vergoeding contributie lidmaatschap vakbond Voorlopig verkorte selectieprocedure voor huishoudelijke medewerkers en begeleiders De Ondernemingsraad werd in 2008 vanuit de organisatie ondersteund door een ambtelijk secretaris voor 10 uur per week. De Ondernemingsplan heeft een eigen budget, onder andere voor het volgen van cursussen voor de leden. Voor Ondernemingsraadleden geldt vrijstelling van uren van de reguliere werkzaamheden, waarvoor teams een beroep kunnen doen op een daarvoor bestemd budget. ardocument MV 2008 Pagina 17 van 48

18 3 Beleid, inspanningen en prestaties 3.1 Meerjarenbeleid Meerjarenbeleid In november 2008 heeft de Raad van Toezicht het Meerjarenbeleidplan goedgekeurd. Dit plan bevat een nadere uitwerking van het Missie, visie en strategie. Zowel interne als externe stakeholders hebben input hiervoor geleverd. Voor een toelichting op de missie en visie, zie paragraaf Algemeen beleid arplan 2008 Doelstelling 1 Het algemene jaarplan van Fonteynenburg en de jaarplannen van de regio s en werkeenheden worden samengevoegd in de arplanbundel Hieronder volgt een opsomming van de doelstellingen die Fonteynenburg heeft gesteld in 2008 en de mate waarin de doelen zijn gerealiseerd uren extramurale zorg aan minimaal 150 cliënten (was uur voor 150 cliënten in 2007) De doelstelling voor 2008 is deels gerealiseerd. RIBW Fonteynenburg heeft afgelopen jaar extramurale begeleiding geboden aan 182 cliënten. Dit aantal cliënten is meer dan het minimaal beoogde aantal. In 2008 zijn uren gerealiseerd. De werkelijk gerealiseerde uren zijn minder dan het beoogde aantal uren. Doelstelling 2 Bezettingspercentage intramurale zorg is 98%: Het bezettingspercentage voor intramurale zorg is niet gerealiseerd. Het bezettingspercentage is 94% van het toegelaten aantal plaatsen voor intramurale zorg. Doelstelling 3 Ondersteunende begeleiding met verblijf en zonodig verzorging aan minimaal 152 cliënten in beschermende woonvormen. Verbijzondering: Aanbod beschermd wonen voor cliënten met een dubbele diagnose (psychiatrische en verslaving), ook voor autistische en dove cliënten. In 2008 heeft Fonteynenburg in totaal 172 cliënten begeleid in beschermende woonvormen (intramuraal). Het aanbod beschermd wonen voor cliënten met een meervoudige problematiek bestond uit 40 plaatsen: - 14 voor psychiatrische cliënten met een verslaving op de Beukenhof - 4 plaatsen op de Zegge voor autistische cliënten ardocument MV 2008 Pagina 18 van 48

19 - 22 plaatsen op de Startbaan voor dove en slechthorende cliënten met een psychiatrisch probleem Doelstelling 4 Doelstelling 5 Doelstelling 6 Doelstelling 7 Doelstelling 8 Doelstelling 9 Doelstelling 10 Doelstelling 11 Maandelijkse managementinformatie, risicomanagement, berekening kostprijzen, organisatie van de facilitaire ondersteuning, beschrijven beleid beveiliging digitale informatie en voor organisatie van ICT. Sinds 2008 werkt Fonteynenburg met maandrapportages. Organisatie van de facilitaire ondersteuning is in 2008 herzien. Verbeterplannen na analyse van arbeidsmarkt, wervingsbeleid en mogelijkheden voor leeftijdbewust personeelsbeleid. In 2008 is een onderzoek uitgevoerd omtrent arbeidsmarkt, wervingsbeleid en leeftijdbewust personeelsbeleid. Op basis van dit onderzoek wordt een beleidsstuk geschreven. Dit beleidsstuk zal in 2009 gepresenteerd worden aan het Management Team. Op basis hiervan zullen acties geformuleerd worden. Nieuwe folders, jaarbericht en een nieuwe website Nieuwe folders en het jaarbericht zijn gerealiseerd. In 2008 zijn doelen geformuleerd voor een nieuwe website en zijn de nodige voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd. In 2009 zal de nieuwe website klaar zijn. Digitaal handboek Het inrichten van het digitale handboek is een doelstelling die nogmaals is opgenomen in het jaarplan van Er is prioriteit gegeven aan het wegwerken van de minors, voortkomend uit de externe audit door de certificerende instelling Lloyds in Alle begeleidingsplannen zijn overgezet in de nieuwste digitale versie en is 98% van de plannen bijgewerkt en ondertekend door de cliënt. Alle begeleidingsplannen zijn overgezet in de nieuwste versie van PlanCare. Exacte cijfers over de bijgewerkte begeleidingsplannen zijn nog niet te geven. Daarover hebben de regiomanagers met de teamleiders voor 2009 nieuwe afspraken gemaakt. Begeleiders rapporteren op basis van de doelen in het begeleidingsplan. In 2008 zijn aantal teams gecoacht in het doelgericht rapporteren. In 2009 volgen de resterende teams. Dit doel is grotendeels gerealiseerd en wordt in 2009 verder opgepakt. In alle teams en MT voor anderhalf jaar verbeterplannen naar aanleiding van het Cliëntentevredenheidonderzoek (CTO) uitgewerkt en loopt de uitvoerig volgens de planning. Deze doelstelling is behaald. Naar aanleiding van het cliënttevredenheidsonderzoek (2007) zijn in 2008 RIBW Fonteynenburg breed en per werkeenheid in verbeterplannen uitgewerkt, en zijn de acties uitgevoerd. Elk kwartaal analyseert het MT de overschrijding van de Treeknormen voor de wachttijden en in het 4 e kwartaal beleid geformuleerd om de gewenste situatie te bereiken. ardocument MV 2008 Pagina 19 van 48

20 Deze doelstelling is gerealiseerd. Wachtlijsten worden geregistreerd en op verschillende momenten in verschillende overlegvormen besproken. Het Management Team heeft in 2008 inzicht gekregen in wachtlijsten door de maandrapportages. In het Management Team overleg werd in 2008 per kwartaal besproken waar knelpunten liggen in het aanbod van Fonteynenburg. Regiomanagers bespraken dit ook maandelijks met hun teamleiders. Daarnaast keken zorgmakelaar en teamleider kritisch of er een match gemaakt kan worden. Doelstelling 12 Doelstelling 13 De uitvoering van het Plan van Aanpak naar aanleiding van het medewerkerstevredenheidonderzoek (MTO) loopt volgens planning. In 2007 is het Medewerkerstevredenheidonderzoek uitgevoerd. In 2008 zijn op basis van de resultaten uit dit onderzoek verbeterplannen en een planning opgesteld, waarin verbeterpunten zijn geformuleerd en bijbehorende acties zijn bepaald. De uitvoering van de acties zijn conform planning verlopen, dus deze doelstelling heeft Fonteynenburg ook behaald. Zie voor nadere toelichting op het Medewerkerstevredenheidonderzoek, paragraaf Het format voor het exitinterview is aangepast, zodat de informatie systematischer kan worden verwerkt. Deze doelstelling is niet gerealiseerd, en is wederom opgenomen in het jaarplan van Er zal gekeken worden naar een format waarbij informatie uit exitinterviews beter meetbaar zijn dan in het huidige format. Doelstelling 14 Het ziekteverzuimpercentage is lager dan het branchegemiddelde van 4,7%. Deze doelstelling is behaald. Het ziekteverzuimpercentage in 2008 is 4,57% en dus lager dan het branchegemiddelde. Doelstelling 15 Het MT doorloopt in 2008 een traject voor management development om haar eigen werkwijze en de organisatie verder te ontwikkelen. Het Management Team (de directeur-bestuurder en de twee regiomanagers) hebben een traject gevolgd. Dit traject had als centrale thema Leiderschap. De leden van het Management Team hebben dit traject als zeer positief en waardevol ervaren. Deze doelstelling is dus ook gerealiseerd in Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid HKZ-certificering Zoals eerder vermeld maakt de RIBW Fonteynenburg als leidraad bij het ontwikkelen en beheren van kwaliteitsbeleid gebruik van het INK-model. Dit vormt onder meer de basis voor het meerjarenbeleid en de jaarplannen. In 2006 is gestart met het formuleren van een plan van aanpak om te komen tot HKZ-certificering voor 1 januari In 2007 is veel werk verzet om HKZproof te worden. In 2008 stond het wegwerken van de afwijkingen, die zijn geconstateerd tij- ardocument MV 2008 Pagina 20 van 48