ERSONEELSWIJZER HANDBOEK VOOR DE WONENBRANCHE NIEUW PERSONEEL HUIDIG PERSONEEL VERTREKKEND PERSONEEL ADMINISTRATIE EN BEHEER

Transcriptie

1 ERSONEELSWIJZER WONEN HANDBOEK VOOR DE HUIDIG PERSONEEL VERTREKKEND PERSONEEL ADMINISTRATIE EN BEHEER

2 Colofon Uitgave: Arboconvenant Wonenbranche Symfonielaan 1, 3438 EW Nieuwegein T. (030) F. (030) Oplage: Bronvermelding Onderdelen in dit boek zijn een bewerking van: Handboek personeelsbeleid van het Hoofdbedrijfsschap Detailhandel (HBD); Publicatie Arboconvenant Wonenbranche; Model arbeidsovereenkomst en toelichting van de Centralle Branchevereniging Wonen (CBW); Formulier beoordelingsgesprek en exitinterview van Piet Klerkx in Waalwijk; Meldingsformulier bedrijfsongeval van I.C. Improvement in Hedel; Arbothemacahier 4. Opzetten van een beleid persoonlijke beschermingsmiddelen van J.A.M. Jongenelen, Sdu uitgevers, Den Haag, 2e herziene druk 2000; Brochure Verzuim door psychische problematiek; Websites waarnaar in de tekst wordt verwezen. Hoewel aan deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers niet aanspakelijk worden gesteld worden voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend. Fotografie Perscentrum Wonen: Pagina s 6, 27 en WoonWerk Bewerking, tekst en projectbegeleiding In opdracht van Commissie Wonen Mevrouw M.G.F. Jeanson-Banning WoonWerk Mevrouw N. Ras Communicatieconcept en realisatie De Kleuver bedrijfscommunicatie b.v. Veenendaal

3 nieuw personeel 1. Stap voor stap naar nieuw personeel 2. Een functie omschrijven en waarderen 3. Zoeken, selecteren, kiezen en afschrijven 4. Aangaan arbeidsovereenkomst 5. Introductie en inwerken

4 1. Stap voor stap naar nieuw personeel Vacature Een vacature opvullen kan een behoorlijke klus zijn. Er komt heel wat kijken bij het zoeken en kiezen van een nieuwe werknemer. In dit hoofdstuk helpen we u daar stap voor stap doorheen. Want een goede voorbereiding maakt het allemaal een stuk makkelijker. Welke vorm Voor het vervullen van een vacature zijn meerdere mogelijkheden waaruit u kunt kiezen. U kunt bijvoorbeeld: een arbeidsovereenkomst met de nieuwe werknemer aangaan: voor bepaalde tijd; voor onbepaalde tijd; een uitzendkracht inhuren; een oproep- of invalkracht inzetten; een opdracht geven aan een zelfstandige zonder personeel (ZZP). Arbeidsovereenkomst Als u een arbeidsovereenkomst met een nieuwe werknemer aangaat dan neemt u de werknemer in loondienst en begint u een arbeidsverhouding. U betaalt de werknemer een afgesproken loon en draagt loonheffing en sociale premies af. Als er een CAO is die bindend is verklaard, dan gelden de afspraken uit die CAO. Meer over het maken van een arbeidsovereenkomst leest u in hoofdstuk 4. Uitzendkracht U kunt een uitzendbureau inschakelen. Een uitzendkracht blijft in dienst bij het uitzendbureau en wordt aan u ter beschikking gesteld. Het is uw taak om toezicht op de werknemer te houden en hem leiding te geven. U betaalt het uitzendbureau een tarief waarna zij zorgen voor de loonbetaling en afdracht van loonheffing en sociale premies. U kunt met het uitzendbureau afspreken onder welke voorwaarden een uitzendkracht bij u in dienst treedt. Let op: u bent wel aansprakelijk voor bedrijfsongevallen, beroepsziekten en andere vormen van schade die de uitzendkracht tijdens zijn werk kan veroorzaken of oplopen. Check in ieder geval of de uitzendkracht onder uw aansprakelijkheidsverzekering valt. Oproepkracht Een oproepkracht werkt alleen als hij door de werkgever wordt opgeroepen omdat er werk voorhanden is. Dat lijkt heel handig, maar in de praktijk is een vorm met veel juridische haken en ogen en risico s. Laat u dus heel goed voorlichten voordat u voor een oproepcontract kiest.

5 ZZP er Een zelfstandige zonder personeel (ZZP) verricht werkzaamheden vanuit een eenmanszaak of een eenmans-bv. Een ZZP er is niet economisch afhankelijk van uw bedrijf, want hij werkt voor meer opdrachtgevers. Als een ZZP er alleen voor u werkt is er sprake van een arbeidsverhouding tussen werkgever en werknemer en is het ontslagrecht van toepassing. Daarom mag u er niet automatisch van uitgaan dat u geen loonbelasting en sociale premies hoeft af te dragen. U verkleint uw risico als de ZZP er een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) bezit waarin wordt bevestigd dat zijn inkomen als winst uit zijn onder-neming wordt gezien. Verder kunt u het risico ver-kleinen door de ZZP er voor elke opdracht een schriftelijke offerte te laten maken, een overeenkomst van opdracht (contract) op te maken en door beide partijen te laten ondertekenen. Neem hierin dan een concrete verwijzing in op naar de VAR van de ZZP er. Als opdrachtgever spreekt u in de overeenkomst schriftelijk met de ZZP er af hoe het eindresultaat eruit moet zien. De ZZP er werkt zelfstandig, hoeft zich niet te houden aan uw werkinstructies en bepaalt zelf de werktijden en vakanties. Let op: de opdrachtgever is aansprakelijk voor een bedrijfsongeval, beroepsziekte of andere schade die de ZZP er tijdens het werk kan oplopen. Zorg er daarom altijd voor dat een ZZP er onder het bereik van de aansprakelijkheidsverzekering valt. Als u ervoor kiest om een of meer ZZP er(s) werkzaamheden te laten verrichten, laat u dan vooraf goed voorlichten, bijvoorbeeld door de branchevereniging. Stap voor stap In het schema staan de stappen die horen bij het zoeken naar een nieuwe werknemer. In het vervolg van deze map leest u wat elke stap precies inhoudt en hoe u het aan kunt pakken. Ook zijn handige tips en formulieren opgenomen in de volgende hoofdstukken. Als u gericht wilt zoeken kunt u gebruik maken van de snelzoeker voorin de map.

6 Vacature Functieomschrijving Zelf zoeken Zoeken uitbesteden Advertentie Voorselectie Sollicitatiegesprekken Kiezen Aanstellingsgesprek Arbeidsovereenkomst Afschrijven kandidaten

7 2. Een functie omschrijven en waarderen Geen misverstanden De naam van een functie zegt niet precies welke taken en werkzaamheden de werknemer in de praktijk doet, ze kunnen van bedrijf tot bedrijf verschillen. Daarom doet u er goed aan om heel duidelijk te zijn over de inhoud van de functies in uw bedrijf. Functieomschrijving Een functieomschrijving dient meerdere doelen: het helpt om goed voor ogen te hebben wat een (nieuwe) werknemer moet kennen en kunnen; het helpt de (potentiële) sollicitant om te weten welke functie u te bieden heeft en wat u van hem verwacht; het helpt om een personeelsadvertentie op te stellen; het is de basis voor de arbeidsovereen komst met de werknemer die u in dienst gaat nemen; het is de basis voor de financiële waarde ring van de functie; het is de basis voor functioneringsen beoordelingsgesprekken. Wat staat erin? Een functieomschrijving schetst minimaal: de taken en werkzaamheden van de werk nemer; de plaats van de functie in het bedrijf. Functie-eisen Een functie stelt eisen aan de persoon die de functie vervult. De werkgever kan eisen stellen aan: kennis (uit opleiding of ervaring verkregen); inzicht; vaardigheden of competenties; beroepshouding. Competenties Om goed te passen bij de functie-eisen voldoet de werknemer aan een bepaald profiel: een combinatie van competenties, dat wordt ook wel een competentieprofiel wordt genoemd. Vanuit het onderwijs zijn voor de meest voorkomende functies in de wonenbranche standaard competentieprofielen gemaakt: woningstoffeerder; badkamer/keukeninstallateur; all round woningstoffeerder; verkoopadviseur wonen; binnenhuisadviseur; manager wonen; parketteur; keukenmonteur. Deze competentieprofielen zijn algemeen erkend en worden door de vakopleidingen in de wonenbranche gebruikt. De inhoud en beschrijving van de competentieprofielen zijn vrij toepasbaar en hier te downloaden. Daarnaast kan erin worden vermeld: op welke afdeling/plaats de functie wordt verricht; van wie de werknemer leiding krijgt; aan wie de werknemer leiding geeft; waarvoor de werknemer verantwoordelijk is; wat de bevoegdheden van de werknemer zijn; aan welke functie-eisen de werknemer moet voldoen; welke functiewaarderingsschaal van toepassing is.

8 Voorbeeld functieomschrijving 1 Voorbeeld functieomschrijving 2 Functienaam Verkoopadviseur Wonen M/V Functienaam Parketlegger M/V Datum van de omschrijving: CAO: groep/schaal Datum van de omschrijving: CAO: groep/schaal Plaats in de organisatie Naam vestiging/afdeling: Krijgt leiding van: Geeft leiding aan: filiaal binnenstad filiaalleider n.v.t. Plaats in de organisatie Naam vestiging/afdeling: Krijgt leiding van: Geeft leiding aan: afdeling buitendienst bedrijfsleider n.v.t. Taken/Werkzaamheden Verkoopt en adviseert bij verkoop. Verwerkt orders en regisseert de uitvoering. Voert de financiële afhandeling uit. Verzorgt de verkoopruimte en bevordert de verkoop. Neemt deel aan personeelsvergaderingen en werkoverleg. Houdt zich aan de bepalingen zoals vastgelegd in het bedrijfsreglement. Taken/Werkzaamheden Treft voorbereidingen voor het leggen van vloeren. Legt vloeren. Werkt vloeren af. Onderhoudt en restaureert vloeren. Neemt deel aan personeelsvergaderingen en werkoverleg. Houdt zich aan de bepalingen zoals vastgelegd in het bedrijfsreglement. CAO Wonen: verplichte functiewaardering Bedrijven die onder de CAO wonen vallen zijn verplicht om alle functies in het bedrijf te beschrijven, in te passen in het functiewaarderingssysteem en de werknemers in te schalen in het loongebouw van de CAO. De folder 'Functiewaardering' wijst de weg. Zie voor meer informatie de website of informeer bij de branchevereniging. Het systeem van functiewaardering in de CAO Wonen is gebaseerd op het CATS systeem van De Leeuw Consult en onderscheidt vier functiefamilies: Commerciële functies; Logistiek; Montage/Ambachtelijk; Administratie. Het functieniveau wordt bepaald door: Verantwoordelijkheid: meer verantwoordelijkheid leidt tot een hoger functieniveau. Complexiteit: meer ingewikkelde of complexe taken leiden tot een hoger functieniveau. Zelfstandigheid: meer zelfstandigheid leidt tot een hoger functieniveau Er worden 9 functieniveaus onderscheiden die zijn gekoppeld aan de loonschalen. Soms horen werkzaamheden die verschillend zijn in dezelfde loonschaal omdat ze even zwaar zijn. Aanloopschalen zijn daarop een uitzondering, die zijn alleen van toepassing als een nieuwe werknemer nog niet voldoende kennis of ervaring heeft om de functie volledig uit te oefenen.

9 Checklist taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Dit is een overzicht van veel voorkomende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die u kunnen helpen om zelf een functieomschrijving te maken. U kunt werkzaamheden die ontbreken aan de checklist toevoegen. 0 openen en afsluiten van de winkel 0 adviseren van klanten 0 productinformatie aan klanten geven 0 ontwerpen en/of indelen 0 verkopen van producten 0 showen van producten 0 vast leggen van de verkoop 0 korting geven 0 vast leggen klantkenmerken t.b.v. aflevering 0 kassa, pin- en creditkaartautomaat bedienen 0 beheer van kassa, pin- en creditkaartautomaten (inloggen, afromen contant geld, kassa opmaken, wisselgeld halen) 0 verzorgen van de inrichting van de winkel 0 schoonmaken 0 invoeren van bestelopdrachten 0 inkoop van goederen of diensten 0 bewaken van bestellingen 0 goederen ontvangen en controleren op kwaliteit en beschadigingen 0 rappelleren bij leveranciers 0 checken van voorradigheid en leverbaarheid van producten 0 verkoopbevordering 0 aannemen en afhandelen van klachten van klanten 0 inwerken nieuwe medewerker 0 personeelsbeheer- en administratie 0 leiding geven 0 voeren van functionerings-, beoordelings- en/of verzuimgesprekken 0 afspraken met de klant maken over - bezorgdag en bezorgtijd - plaatsing, montage, afwerking - meerkosten voor bezorging/plaatsing en aanvullende werkzaamheden - garantie - wijze van betalen - (in)ruil en verwijdering oude producten 0 selecteren van leveranciers 0 opmaken van facturen 0 (laten) ophalen uit magazijn 0 inpakken van het product 0 planning van uit te voeren leveranties 0 opstellen van dag- en weekroutes 0 inhuren extra menskracht, hulpmiddelen, extern transport 0 opmaken van pakbonnen 0 verzamelen van goederen 0 controle op verkoop- en productgegevens 0 inmeten 0 projecten leiden 0 (vracht)wagen laden 0 producten uitladen bij de klant 0 product monteren, aansluiten en testen bij de klant 0 klant voor ontvangst laten tekenen 0 geld of betaalmiddel na aflevering bij de klant in ontvangst nemen 0 bon en/of factuur uitschrijven voor extra werk 0 inschakelen van een incassobureau voor openstaande vorderingen 0 product demonteren en innemen voor ruil of reparatie 0 ruil- en/of innamebon laten tekenen 0 inladen, transporteren en afleveren aan magazijn of leverancier 0 vaststellen van de personeelsplanning, toekennen vrije dagen, vakantie en dergelijke 0 staande houden van klanten/bezoekers die van winkeldiefstal verdacht worden en de politie inschakelen 0 beheer financiële transacties, aanleveren aan (externe) boekhouder 0 facturen van derden (leveranciers e.d.) betalen 0 inspringen bij anderen als dit nodig en mogelijk is 0 het bedrijfsbelang niet schaden 0 bijhouden van vakkennis

10 3. Zoeken, selecteren, kiezen en afschrijven Juiste persoon U zoekt een nieuwe werknemer die past bij de vacature en bij uw bedrijf. Dat is een persoon met de juiste combinatie van: kennis inzicht vaardigheden beroepshouding Maar ook een persoon die past in het team van collega s en in de formule en de uitstraling van de onderneming. Voorbereiding Het volgende rijtje vragen helpt u bij de voorbereiding van het zoeken, selecteren en kiezen van de beste werknemer voor uw bedrijf. Is er een functieomschrijving? - Voor welke taken zoekt u iemand? - Voor welke plaats/vestiging? - Voor hoeveel uren per week? - Op welke werktijden? - Voor tijdelijk of voor onbepaalde duur? - Wat is het competentieprofiel (vereiste kennis, inzicht vaardigheden, houding)? Per wanneer zoekt u de nieuwe werknemer? - Wat heeft u te bieden? - Contract: bepaalde of onbepaalde tijd? - Proeftijd; - CAO; - Functieniveau en loonschaal; - Secundaire arbeidsvoorwaarden; - Doorgroeimogelijkheden; - Opleiding en ontwikkeling; - Reputatie van het bedrijf - Werksfeer. Gaat u zelf zoeken of besteedt u het uit? Via welke kanalen gaat u zoeken? Hoe wilt u sollicitanten laten reageren? - Brief (handgeschreven of getypt); - Levensbeschrijving of curriculum vitae (CV); - ; - Telefonisch; of een combinatie hiervan. Gaat u een sollicitatieformulier gebruiken? Hoe gaat u een keuze maken? Wie gaat u bij het maken van een keuze betrekken? - Leidinggevende; - Collega( s); - (externe) personeelsadviseur; Sollicitanten zoeken Het zoeken naar een nieuwe werknemer kan op de volgende manieren: Via het netwerk van uzelf, collega s en anderen Via de gratis WoonWerk vacaturesite Op werkeninwonen.nl kunt u ook gemakkelijk doorplaatsen naar: - het bestand van het UWV Werkbedrijf ( - diverse vacaturesites op internet, tegen sterk gereduceerde tarieven; - huis-aan-huis bladen van Wegener, tegen sterk gereduceerde tarieven. Door een advertentie te plaatsen in/op: - regionale dagblad; - landelijke dagblad; - vakblad; - het raam van het pand (raamadvertentie); - media van een school voor vakopleiding. Via welk kanaal? Het kanaal waarvoor u kiest is afhankelijk van de functie en de vraag welke media door geschikte kandidaten worden gelezen of gebruikt. Het medium van uw keuze moet ook passen bij uw budget. De kans is bijvoorbeeld groot dat een aanstaande verkoopadviseur bij u in de buurt of in een naburige gemeente woont. Als er een huis-aan-huisblad is, dan plaatst u daarin uw advertentie. Als u een manager of vakspecialist zoekt moet u gerichter adverteren en dan is een dagblad of een vakblad een goede mogelijkheid.

11 Steeds vaker worden de speciale vacaturesites op internet gebruikt voor het werven van nieuw personeel, een goed voorbeeld is de vacaturesite Het is doelgericht, veelal gratis en werkt snel. Ook het UWV Werkbedrijf kan u helpen om een geschikte kandidaat te vinden. Hulp van het UWV Werkbedrijf is gratis. Zie voor meer informatie Adverteren Als u besluit om te adverteren in een krant heeft u de keuze uit een kleintje of rubrieksadvertentie of een grote advertentie. Rubrieksadvertentie In een rubrieksadvertentie wordt kort en krachtig gesteld om welke functie het gaat, wat de eisen zijn en hoe men kan solliciteren. Ondanks dat ze klein en onopvallend lijken, is de ervaring dat er goede kandidaten op reageren. Bekijk altijd wat voorbeelden in de krant voordat u uw advertentie definitief opgeeft. Grote advertentie Met een grote advertentie positioneert u ook de onderneming. U brengt het imago naar voren en heeft meer ruimte om inhoud en eisen van de functie te benadrukken. Aan een grote advertentie zitten vaak wel hoge kosten, vraag dus altijd eerst de prijs op! Personeelsadvertentie In een personeelsadvertentie in een dagblad horen onderstaande punten thuis: bondige informatie over het bedrijf; het logo of beeldmerk; de naam van de functie; korte beschrijving van het werk; aantal werkuren en werktijden; de plaats waar het werk wordt verricht; de belangrijkste eisen waarop u selecteert; bij wie en hoe men meer informatie kan krij gen; bij wie en hoe men kan solliciteren; tot welke datum men kan solliciteren. Regels voor een correcte sollicitatieprocedure Bij het zoeken en kiezen van een nieuwe werknemer mag geen sprake zijn van discriminatie. Dat is een wettelijke regel, waarop bij overtreding een schadeclaim kan volgen. Een medische aanstellingskeuring is alleen toegestaan als het voor het vervullen van de functie noodzakelijk is dat de werknemer aan bepaalde eisen van medische geschiktheid voldoet, er gelden strikte voorwaarden. Zie voor meer informatie De werkgever mag in een sollicitatiegesprek alleen vragen stellen die nodig zijn om te kunnen beoordelen of de sollicitant geschikt is voor de functie. Vragen over de gezondheid van de kandidaat of over zijn/haar ziekteverzuim in het verleden mogen niet worden gesteld. Wanneer een buitenlandse werknemer solliciteert, controleert de werkgever of deze kandidaat over de vereiste papieren beschikt in het kader van de Wet Arbeid Vreemdelingen. Alle informatie van de sollicitant (brief, CV, aantekeningen) moet vertrouwelijk worden behandeld; ook dient u de privacy van de sollicitant altijd te respecteren. Meer regels voor een correcte sollicitatieprocedure kunt u vinden in de Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelbeleid (NVP) op de website Inkomende reacties Na publicatie van een personeelsadvertentie of oproep komen er reacties van sollicitanten binnen. Daarmee doet u het volgende: de reacties verzamelen en behandelen als strikt vertrouwelijk; een bevestiging van ontvangst sturen; een herhalingsadvertentie of -oproep plaatsen als u nog meer reacties wenst.

12 Voorselectie maken Het kiezen van de meest geschikte kandidaat gebeurt meestal in rondes. U maakt eerst een voorselectie uit de reacties door te kijken welke reacties het beste aan uw eisen voldoen. Deze sollicitanten nodigt u uit voor het eerste gesprek waarin u kennis maakt met de sollicitant en de sollicitant met u. Kenmerken van een goede sollicitatiebrief: Volledige personalia: - naam; - adres; - postcode en plaats; - telefoon; - geboortedatum; - geslacht en burgerlijke staat. Opleiding, cursussen en bedrijfsinterne trainingen. Werkervaring en stages. Argumenten waarom de sollicitant zichzelf geschikt vindt. Motivatie waarom de sollicitant juist deze baan wil. Goede, overzichtelijke indeling. Verzorgd, goed taalgebruik en geen spelfouten. Sollicitatieformulier Als u met een aantal sollicitanten gaat praten, maakt u het uzelf makkelijk door een sollicitatieformulier te gebruiken. Gelijke sollicitatieformulieren zijn gemakkelijker te beoordelen en vergelijken. U stuurt het sollicitatieformulier mee met de uitnodiging voor het eerste gesprek en vraagt de sollicitant om het in te vullen en mee te brengen. Sollicitant afwijzen Met reacties van sollicitanten die niet aan uw eisen voldoen kunt u het volgende doen: afschrijven (stuur de sollicitant een brief); opnemen in portefeuille voor een eventueel toekomstige vacature (bevestig dit met een brief aan de sollicitant en vraag hem contact op te nemen als hij dit niet wil). Eerste sollicitatiegesprek In het eerste sollicitatiegesprek wilt u een indruk krijgen van de persoon en zijn/haar kwaliteiten. De sollicitant wil zich goed presenteren en uw bedrijf en de functie leren kennen. Een goede gespreksvoering bestaat uit een korte opening en inleiding, dan komt u tot de kern van de zaak en tenslotte rond u het gesprek op een prettige, maar duidelijke manier af. Opening gesprek Zorg ervoor dat de sollicitant zich welkom voelt, stel hem/haar op zijn gemak door: - rust en aandacht voor de ontvangst; - iets te drinken aan te bieden. Vertel hoe het gesprek gaat verlopen, hoe lang het gaat duren en geef aan dat u vragen graag beantwoordt. Kern In de kern van het sollicitatiegesprek komt u tot waar het om draait: Vertel wie u bent, vertel over het bedrijf en de vacature. Vraag de sollicitant om iets over zichzelf te vertellen. Stel vragen aan de hand van het sollicitatie formulier en de sollicitatiebrief. (controleer of de informatie compleet is) Vraag wanneer de sollicitant kan beginnen, of hij/zij wil meewerken aan een proef van bekwaamheid en of hij/zij toestemming geeft om referenties na te trekken. Stel de sollicitant in de gelegenheid om vragen te stellen.

13 Afronding Bedank de sollicitant aan het einde van het gesprek voor de bereidheid om u te informeren en vertel hem/haar over het vervolg van de procedure. Als de sollicitant van ver komt, kunt u aanbieden om de reiskosten te vergoeden. Kiezen Nu maakt u een keuze door de kandidaten te beoordelen en te vergelijken. Gebruik alle informatie die u heeft verkregen en gebruik ook het oordeel van de andere gesprekspartners. Tweede sollicitatiegesprek U nodigt de kandidaat van uw keuze uit voor een tweede sollicitatiegesprek om: te checken of uw eerste indruk klopt; de leidinggevende en/of collega s bij de selectie te betrekken om het teamgevoel te versterken; meer van de sollicitant te weten te komen door dieper door te vragen; de vakbekwaamheid te toetsen door een proefopdracht; verder te praten over arbeidsvoorwaarden, de CAO en andere contractuele zaken. Nodig de sollicitant per brief uit voor het tweede sollicitatiegesprek en leg uit wat de bedoeling van het gesprek is. Zorg weer voor een goede gespreksopbouw: opening - kern - afronding. Hoe stel ik de geschiktheid van de sollicitant vast? Een proef van vakbekwaamheid zoals: bedienen van kassa/pinautomaat, enkele hoofdrekensommen, geven van een parket advies aan een denkbeeldige klant of het monteren van een meubel. Vraag diploma s en getuigschriften en maak een kopie voor het personeelsdossier. Vraag de sollicitant een bewijs van goed gedrag mee te brengen (verkrijgbaar bij de gemeente). Vraag referenties aan de sollicitant, bijvoor beeld een vorige werkgever of docent van school en benader deze persoon. Vraag de sollicitant om een dag mee te lopen. Eindkeuze Uw eindkeuze bepaalt u door u af te vragen: wie het beste aan de eisen voldoet? wie het best in het bedrijf past? wie het best in het team past? wie qua loopbaanontwikkeling het beste past? wie het beste bij de financiële mogelijkheden past? Als geen enkele sollicitant voldoende past bij de gestelde eisen, gaat u opnieuw aan de slag om nieuwe kandidaten te zoeken. Zoek eventueel ondersteuning van een deskundige als u er niet uitkomt of uw twijfels heeft. Aanstellingsgesprek Tenslotte nodigt u de kandidaat van uw keuze uit voor een aanstellingsgesprek, waarin drie dingen belangrijk zijn: 1. waarom u voor hem/haar heeft gekozen; 2. uw aanbod in concrete termen (contract voor bepaalde of onbepaalde tijd, proeftijd, werktijden, salaris en andere arbeidsvoorwaarden); geef de kandidaat eventueel bedenktijd; 3. regelzaken (datum indiensttreding, inwerk programma, aanvullende persoonlijke gege vens zoals bank- of gironummer, loonbelastingverklaring, kopie identiteitsbewijs, etcetera.) Klachten Als werkgever kunt u te maken krijgen met sollicitanten die zich benadeeld of onterecht behandeld voelen die een klacht indienen bij de Klachteninstantie NVP-Sollicitatiecode ( De klachteninstantie neemt in zo n geval contact met de onderneming op en deze dient binnen een redelijke termijn schriftelijk te reageren.

14 Model ontvangstbevestiging sollicitatiebrief Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats Datum Geachte heer/mevrouw, Uw sollicitatiebrief in verband met de functie van hebben wij in goede orde ontvangen. Zodra er meer bekend is, zullen wij u onmiddellijk informeren. Uiterlijk op ontvangt u van ons een reactie. Met vriendelijke groet, naam en functie

15 Model uitnodiging eerste sollicitatiegesprek Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats Datum Geachte heer/mevrouw, Naar aanleiding van uw sollicitatie op de functie van voor een oriënterend gesprek. nodigen wij u bij deze graag uit Het gesprek zal plaatsvinden op dag om uur. Aan het gesprek wordt deelgenomen door (namen en functies). Wij verzoeken u om het volgende mee te nemen: een identificatiebewijs; uw diploma s en getuigschriften; een ingevuld sollicitatieformulier. Indien de datum of tijdstip u niet schikt, wilt u dan zo spoedig mogelijk contact opnemen met de heer/mevrouw, telefoonnummer om een andere afspraak te maken. Met vriendelijke groet, naam en functie Bijlage: sollicitatieformulier

16 Model sollicitatieformulier Persoonlijke gegevens Naam Adres Telefoon overdag Postcode en woonplaats telefoon privé Geboortedatum Burgerlijke staat 0 alleenstaand 0 samenwonend 0 gehuwd Werkervaring Waar heeft u tot nu toe gewerkt? (ook tijdelijk werk, vakantiewerk, weekendwerk, vrijwilligerswerk) Naam bedrijf Afdeling Soort functie/taken Van/tot Wat zijn de werkzaamheden/taken van uw huidige functie? Wat is de opzegtermijn? Opleiding Welke opleidingen, cursussen, interne trainingen heeft u gevolgd of volgt u op dit moment? Opleiding/cursus school/instituut van/tot diploma/certificaat Heeft u een diploma voor: EHBO 0 ja, geldig tot 0 nee Reanimatie 0 ja 0 nee BHV 0 ja 0 nee Preventiemedewerker 0 ja 0 nee Vaardigheden Rijbewijs 0 nee 0 ja welke

17 Model sollicitatieformulier Werken met computer 0 ja welke programma s 0 nee Werken met specifieke apparatuur/machines: Taalvaardigheid spreken schrijven Nederlands 0 0 Engels 0 0 Duits 0 0 Frans 0 0 Spaans Vrije tijd Welke hobby s of andere activiteiten beoefent u in uw vrije tijd? Referenties Bij wie mogen wij referenties vragen: Naam Functie Bedrijf Telefoonnummer Functie en motivatie Naar aanleiding waarvan solliciteert u? Wat spreekt u in de functie aan? Wat spreekt u in de functie minder aan?

18 Model afwijzingsbrief sollicitant Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats Datum Geachte heer/mevrouw Wij hebben uw sollicitatiebrief in verband met de functie van in goede orde ontvangen. Helaas behoort u niet tot de kandidaten die worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De reden hiervoor is dat (noem de reden). Wij wensen u veel succes bij uw eventuele verdere sollicitaties. Met vriendelijke groet, naam en functie

19 Model brief om sollicitatie in portefeuille te houden Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats Datum Geachte heer/mevrouw Wij hebben uw sollicitatiebrief in verband met de functie van in goede orde ontvangen. Helaas behoort u niet tot de kandidaten die worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De reden hiervoor is dat (noem de reden). Graag willen wij uw sollicitatiebrief en CV in portefeuille houden voor eventuele latere vacatures in het bedrijf. Zodra zich een passende vacature voordoet zullen wij contact met u opnemen. Als u hiermee niet akkoord gaat, wilt u dan zo vriendelijk zijn om contact met ondergetekende op te nemen. Met vriendelijke groet, naam en functie

20 Model uitnodiging tweede sollicitatiegesprek Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats Datum Geachte heer/mevrouw, Naar aanleiding van uw sollicitatie op de functie van voor een tweede gesprek nodigen wij u bij deze graag uit Het gesprek zal plaatsvinden op dag om uur. Aan het gesprek wordt deelgenomen door (namen en functies). Indien de datum of tijdstip u niet schikt, wilt u dan zo spoedig mogelijk contact opnemen met de heer/mevrouw, telefoonnummer om een nieuwe afspraak te maken. Met vriendelijke groet, naam en functie

21 Checklist voor een sollicitatiegesprek Deze vragen kunt u gebruiken in sollicitatiegesprekken. Wellicht heeft u ook uw eigen specifieke vragen, u kunt de lijst daarmee desgewenst zelf aanvullen. Let op: stel nooit meer dan één vraag tegelijk! Opleiding 0 Welke opleiding of cursus hebt u gedaan? 0 Welke vakken hebt u gehad? 0 Waar was u goed in? Hoe komt dat? 0 Waar was u minder goed in? Hoe komt dat? 0 Waarom hebt u voor deze opleiding/ 0 Welke vakken vond u leuk? Waarom? cursus gekozen? 0 Welke vakken vond u minder leuk? Waarom? 0 Hebt u stage gelopen? Waar? 0 Wat hebt u daar gedaan? 0 Hoe ging dat? 0 Hebt u diploma s, getuigschriften 0 Bij welke docent kan ik inlichtingen inwinnen? of certificaten bij u? Ervaring 0 Vertelt u eens wat meer over uw huidige werk? 0 Wilt u in het kort vertellen wat uw huidige functie inhoudt? 0 Welke bevoegdheden had u? 0 Geef een voorbeeld van wat u gisteren hebt gedaan? 0 Geef een voorbeeld van wat u in de 0 Welke problemen hebt u in de afgelopen week hebt gedaan? afgelopen week opgelost? 0 Met wie werkt u samen en kunt u daar iets 0 Van wie krijgt u leiding en kunt u daar meer over vertellen? iets meer over vertellen? 0 Op welke manier geeft deze persoon 0 Wat vindt uw leidinggevende van u, denkt u? leiding aan u? 0 Welke werkzaamheden in uw huidige 0 Welke werkzaamheden in uw huidige werk werk vindt u leuk? Waarom? vindt u minder leuk? Waarom? 0 Welke resultaten hebt u in de afgelopen 0 Met welke werkzaamheden in onze functie maand gerealiseerd? Hoe hebt u dat aangepakt? hebt u nog geen ervaring? 0 Welke ideeën hebt u over het uitvoeren 0 Met welke werkzaamheden hebt u al van de taken? wel ervaring? 0 Hoe gaat u die taken uitvoeren? Motivatie 0 Wat zoekt u in een baan? 0 In welke sfeer werkt u het liefst? 0 Waarom hebt u dit beroep gekozen? 0 Wat voor werk wilt u het liefst doen? 0 Waarom wilt u juist in dit bedrijf werken? 0 Wat lijkt u aantrekkelijk in deze baan? 0 Wat trekt u het minst aan in deze baan? 0 Kunt en wilt u eventueel tijdelijk in een ander filiaal/vestiging werken? Ambities 0 Bent u tevreden met het werk dat u tot 0 Wat hoopt u over een jaar te doen? nu toe hebt gedaan? En over drie jaar? 0 Vinden de mensen in uw omgeving u ambitieus? 0 Volgt u op dit moment een cursus? Zo ja welke? 0 Bent u van plan op korte termijn een cursus 0 Wat verwacht u van ons bedrijf? te gaan volgen? Zo ja, welke?