CASE: Kandidaat aangenomen!

Transcriptie

1 CASE: Kandidaat aangenomen! Kies een vacature uit het vakgebied waarin je werkzaam wilt zijn. Functie x in bedrijf Y is uitgangspunt voor verschillende opdrachten. Informatie over het bedrijf zoek je op het internet. Een jaarverslag kun je daar vaak ook vinden, eventueel via de Kamer van Koophandel. Verschillende perspectieven zijn mogelijk: leidinggevende, medewerker P&O of student medewerker. In deze case oefen je de volgende vaardigheden: een zelfanalyse maken; een sollicitatiebrief schrijven; een sollicitatiegesprek voeren; een functioneringsgesprek voeren; een slechtnieuwsgesprek schrijven.

2 Maak een zelfanalyse Bestudeer hiervoor hoofdstuk 2 Ik, de zender Om je goed te kunnen presenteren in een sollicitatiebrief of sollicitatiegesprek, moet je weten wie je bent en wat je wilt. De volgende oefeningen helpen je bij het vormen van een beeld van wie je bent, hoe je leert en hoe je overkomt op anderen. Je kunt ook op het Internet een aantal zelftesten maken. Kijk ook eens naar de oefeningen rond competentie en reflectie (2.2). Deze overlappen voor een deel de onderstaande oefeningen en staan meer op zichzelf. Johari-venster Lees uit Basisboek communiceren. In hoeverre deel je jouw kennis en inzichten met anderen? In hoeverre vraag je naar de kennis en inzichten van anderen? Heb jij een blinde vlek? Hoe kun je die ontdekken? Kernkwaliteiten Formuleer van jezelf een zestal kwaliteiten. Gebruik daarvoor eventueel het kwaliteitenspel van Gerricke ( Kies er hiervan drie uit en maak hiervan kernkwadranten. Gebruik hiervoor uit Basisboek communiceren. Bespreek deze kwadranten met iemand die goed doorvraagt naar wat je precies bedoelt. Stel op basis van deze kernkwadranten nog eens duidelijk vast: welke kwaliteiten heb je en waarin schuilen je leerpunten? De Roos van Leary Lees uit Basisboek communiceren. Formuleer antwoorden op de vragen 1 t/m 3 aan het einde van en concludeer hieruit welke rol jij geneigd bent te kiezen en welk effect dat heeft op de communicatie met anderen. Je kan ook de test maken op het internet. Bijvoorbeeld bij Leerstijl Lees uit Basisboek communiceren en stel vast op welke wijze jij het liefste leert. Bekijk ook of dat de manier is waarop je kennis krijgt aangeboden op je opleiding. Hoe zorg je ervoor dat je krijgt wat je nodig hebt om je competenties te verwerven? Beschrijf een succesvolle leersituatie en een niet-succesvolle leersituatie. Analyseer die en probeer vast te stellen welke stijl bij jou succesvol is en welke minder. Waar moet je nog aan werken? Laat een medestudent, die bij de beschreven situatie betrokken was, ook een beschrijving maken van jouw leerstijl. Leg beide resultaten naast elkaar en trek hieruit voorjou relevante conclusies. Je kunt ook op het internet de leerstijlentest van Kolb maken en kijken wat je favoriete leerstijl is. Kijk eens of je een situatie kunt bedenken waarin je die leerstijl hebt toegepast. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld:

3 Assertiviteit Lees 2.3 uit Basisboek communiceren en stel vast of je voldoende assertief bent. Gebruik eventueel de volgende situatie: je wilt een paar kledingstukken passen in een trendy kledingzaak. Er is maar een paskamer en die is bezet door iemand die uitgebreid staat te telefoneren. Je verstaat niet wat er gezegd wordt, maar een ding weet je zeker. Die persoon staat zich niet om te kleden. Je hebt al een keer gezegd dat je staat te wachten en gevraagd of het gesprek beëindigd kon worden. De beller blijft echter gewoon doorpraten. Wat doe je? 1. Je ergert je dood, maar je blijft wachten. 2. Je schakelt het winkelpersoneel in. 3. Je trekt het gordijn van de wachtkamer open en vraagt of de persoon ergens anders wil gaan staan bellen, aangezien jij kleiding wilt passen. Kiezen voor optie 1 getuigt van weinig assertiviteit. Kies je voor 2, dan reageer je assertief. Zie je jezelf wel voor optie 3 kiezen, dan opteer je voor de aanvallende variant van assertiviteit, namelijk agressiviteit. Formuleer in een concreet (SMART) leerdoel hoe je kunt oefenen in assertief gedrag. Managementstijl Lees 2.3 uit Basisboek communiceren. Wanneer ben jij mensgericht en wanneer ben je taakgericht in het uitoefenen van je taken? Neem hierbij je deelname aan een projectgroep als uitgangspunt. Kun je daaruit iets afleiden over je voorkeursstijl? Hoe stel jij je op tegenover iemand die subassertief, assertief of subassertief is? Wat zegt dat over jouw managementstijl? Kritiek geven en ontvangen Lees 2.4 uit Basisboek communiceren. Als je aan je assertiviteit werkt, werk je eigenlijk aan: zelfverzekerdheid (je hebt zelfvertrouwen en je bent niet arrogant); sociale Intelligentie (je kunt inschatten hoe assertief je kunt zijn); emotionele stabiliteit (je laat je niet uit het veld slaan door tegenslag). Om deze eigenschappen te trainen moet je handig zijn in het geven en ontvangen van kritiek. Stel jezelf de volgende vragen: Word je gemakkelijk arrogant als je kritiek geeft? Verraad je schaapachtig lachend je onzekerheid als je kritiek krijgt? Ben je slim genoeg om de formulering van je kritiek zo toe te snijden op de persoon aan wie je kritiek geeft? Weet je hoe je moet reageren op een compliment? Ben je dagen niet aanspreekbaar door een gemene opmerking? Breekt het zweet je uit als je kritiek moet uitspreken in het openbaar? Kies een situatie waarin kritiek geven effectief ging en beschrijf die situatie met behulp van de STARRmethode (Situatie Taak, Actie, Resultaat, Reflectie) Zie hiervoor ook 13.4 STARR-methodiek uit Basisboek communiceren. Doe datzelfde met een situatie waarin kritiek geven mislukte. Concludeer of je voldoende in staat bent om goed feedback te geven en te ontvangen. Vergelijk die conclusie met de ervaringen die een aantal medestudenten van jou hebben. Formuleer eventueel een leerdoel waarmee je jezelf kunt trainen in het verbeteren van deze vaardigheid.

4 Schrijf een sollicitatiebrief Bestudeer hiervoor hoofdstuk 7 Brieven en 7.5 Stagebrief en sollicitatiebrief Je hebt op basis van een zelfanalyse een goed beeld van je kwaliteiten en je wensen. Je hebt zelfs al een beeld van wat je nog wilt leren en wat je valkuilen zijn. Stel je zelf de vraag waarom je wilt solliciteren naar deze stageplaats/baan en wat je te bieden hebt aan de werkgever. Maak een bouwplan voor een brief waarbij je met kernwoorden aangeeft wat je per alinea wilt vermelden. Schrijf de brief (maximaal een A4). Controleer de brief op stijl en spelling. Gebruik de checklist uit Basisboek communiceren om te zien of je niets bent vergeten. Laat de brief enige tijd liggen en verbeter de brief nog eens. Spits je cv toe op de vacature; laat je cv beoordelen door minstens twee mensen en verbeter dan je cv. Denk bij het versturen van je sollicitatie per aan het volgende: o o o Heb je in de de naam van de geadresseerde goed gespeld en het bericht correct ondertekend? Heb je het vacaturenummer in de onderwerpregel opgenomen? Heb je de bijlagen (brief en cv) ingevoegd?

5 Voer een sollicitatiegesprek Bestudeer hiervoor hoofdstuk 13 Tweegesprek, de basis en 14 Sollicitatiegesprek A. Je bent uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek op basis van je brief en cv. Bereid je goed voor en gebruik hiervoor de richtlijnen voor de sollicitant (hoofdstuk 14.2 van Basisboek communiceren) en de checklist voor een sollicitatiegesprek aan het eind van dit hoofdstuk. B. Je nodigt een kandidaat uit voor een sollicitatiegesprek. Je bereidt het gesprek goed voor en gebruikt hiervoor de tips voor de selecteur uit paragraaf 14.1 van Basisboek communiceren. Gebruik in het gesprek de STARR-methodiek. Het sollicitatiegesprek kun je op laten nemen op video en zelf terugkijken. Nabespreking van dit gesprek doe je aan de hand van het observatieformulier voor een sollicitatiegesprek dat opgenomen is op de site van Basisboek communiceren.

6 Voer een functioneringsgesprek Bestudeer hiervoor: hoofdstuk 16 Functionerings- en beoordelingsgesprek A. Je bent een jaar in dienst bij bedrijf Y in functie X. je vindt dat je goed functioneert, maar je merkt wel dat je wat traag bent in het aanleren van nieuwe dingen. Tenminste als je dat vergelijkt met je collega s. Je hebt je wel in dit jaar als collega gewaardeerd gemaakt. Iedereen kent je, je voelt je thuis en de collega s benaderen je vriendelijk. Eigenlijk zou je wel wat meer willen, maar je weet niet goed wat. Je wilt ook best een extra cursus gaan volgen om een specialisme op te bouwen. Wat je in ieder geval aan de orde wilt stellen is dat je soms wat meer aansturing wilt. Je weet niet altijd of het wel goed is wat je doet en of wat je doet ook datgene is wat men van je verwacht. Iets assertiever mag je wel worden, vind je zelf. B. Je bent leidinggevende en voert deze maand een zestal functioneringsgesprekken. Je zou wel willen dat die gesprekken op competentieniveau zouden worden gevoerd, maar het bedrijf is nog niet zo ver. Je spreekt wel af om concrete afspraken te maken en deze ook eenduidig vast te leggen. Vandaag is Tessel aan de beurt die nu een jaar in dienst is. Je bent over het algemeen wel tevreden over hem, maar je vindt dat hij wat weinig initiatief toont. Hij is populair bij de collega s omdat hij heel charmant is, maar hij droomt wel wat vaak weg achter zijn pc. Laatst wat hij de deadline van een belangrijk stuk werk vergeten. Hij had het wel bijna af, maar was zich niet bewust van de tijdsdruk. Je hebt zelf veel verantwoordelijkheden en je zou wel wat taken aan hem willen delegeren, maar je aarzelt: kan hij die verantwoordelijkheid aan. Je hebt weinig tijd en eigenlijk ook weinig zin om hem extra begeleiding te geven. Voer dit gesprek. Begin met vast te stellen wat de punten zijn die jullie gaan bespreken. Gebruik bij je voorbereiding voor dit gesprek ook het lijstje met aandachtspunten voor de opbouw van het gesprek uit uit Basisboek communiceren en de checklist aan het eind van het hoofdstuk. Neem het gesprek op video op. Bespreek het gesprek na met het observatieformulier voor een functioneringsgesprek dat je op de site van Basisboek communiceren vindt.

7 Voer een beoordelingsgesprek Bestudeer hiervoor hoofdstuk 16 Functionerings- en beoordelingsgesprek Situatie: Een half jaar na het functioneringsgesprek zitten leidinggevende en Tessel weer met elkaar om tafel. Nu voor het jaarlijkse beoordelingsgesprek. Tijdens dit gesprek wordt vastgesteld of Tessel salarisverhoging krijgt en/of hij verder door mag stromen in het bedrijf. Gebruik voor dit gesprek ook paragraaf over de opbouw van het gesprek en de checklist voor een beoordelingsgesprek. Rol leidinggevende Een half jaar geleden had je een functioneringsgesprek met Tessel. Je hebt hem toen het voordeel van de twijfel gegeven en een aantal taken aan hem gedelegeerd waar je weinig tijd voor had. Je hebt hem gezegd dat je weinig tijd had om hem te begeleiden, maar dat hij absoluut aan de bel moest trekken als er iets mis ging. Dat heeft hij niet gedaan. Door zijn nalatigheid ben je een klant kwijtgeraakt en je kon nog net op tijd iemand anders ervan weerhouden om ervan door te gaan. Tessel had de wrevel van een klant gewekt, omdat hij niet op tijd de gevraagde informatie had verstrekt. Daarop was Tessel heel nerveus geworden en de klant had daarop het vertrouwen in de juiste afhandeling van de zaak verloren. Een week na het gebeurde durfde Tessel zijn leidinggevende pas op de hoogte te stellen van de reactie van de klant. Toen was het al te laat. De klant was vertrokken. Je weet dat Tessel van goede wil is en dat hij taken die minder stressgevoelig zijn, prima uitvoert, maar voor de afdeling waar hij nu werkt is hij zo langzamerhand niet meer de gedroomde medewerker. Van zijn collega s heb je gehoord dat hij een aantal dingen prima doet, maar dat hij ook een aantal taken verwaarloost waar hij zegt geen tijd voor te hebben. Je hebt besloten hem niet meer op deze afdeling te handhaven en hem een voorstel te doen voor een andere afdeling waar de werkzaamheden wat minder tijdgevoelig zijn. Voorlopig voor een half jaar. Gebruik de STARR-methodiek om boven tafel te krijgen wat er precies gebeurde in de situatie waarin Tessel een klant kwijtraakte. Rol medewerker Je ziet vol vertrouwen het beoordelingsgesprek tegemoet. Je was heel blij met het vertrouwen van je leidinggevende na het functioneringsgesprek van een half jaar geleden. Je hebt dat ook niet beschaamd. Je bent er vol in gegaan en het enige wat niet goed is gegaan is dat je een ongeduldige klant bent kwijtgeraakt. Tja, sommige mensen willen gewoon te veel. Prioriteiten stellen betekent nu eenmaal dat je ook wel eens mensen moet teleurstellen. Overigens was je leidinggevende daar wel nogal geïrriteerd over en je hebt een fikse uitbrander gekregen. Waar ze wel gelijk in had is dat je haar eerder op de hoogte had moeten stellen van het weglopen van de klant. Het ligt nog steeds in je voornemen wat assertiever te worden. Het bevalt je op deze afdeling goed; je hebt leuke collega s en je wilt graag blijven. Je hoopt op een salarisverhoging, omdat je er nu al bijna anderhalf jaar werkt. Neem dit gesprek op video op. Dit gesprek wordt nabesproken met behulp van het observatieformulier beoordelingsgesprek dat je op de site van Basisboek communiceren vindt.