Praktisch Personeelsbeleid in de Bouw en Infra. 28 januari 2009

Transcriptie

1 Praktisch Personeelsbeleid in de Bouw en Infra 28 januari 2009 Binden en Boeien Medewerkers De kunst vanvanrisicomanagement in de bouw Cover_2012.indd :33

2 Inhoudsopgave Deel 1 Instroom Personeelsplanning Personeelsplannen in stappen Samenstelling personeel naar leeftijd en ervaring Personeelsplanning Werving Functieomschrijving Checklist onderdelen functieomschrijving Voorbeeld functieomschrijving UTA Functieprofiel Intern werven Extern werven Overzicht voor- en nadelen methodes van werven Advertentiemedium kiezen Kandidaten zoeken via internet Bureau inschakelen voor werving en selectie Doe het eens anders Opstellen van de personeelsadvertentie Overzicht opbouw en onderdelen advertentie Overzicht sollicitatievormen Voorbeeld sollicitatieformulier Selectie Planning van het selectieproces Voorselectie Beoordelingsformulier voorselectie Sollicitatiegesprek Voorbereiding en valkuilen Introductie Agenda/procedure Het gesprek zelf Beoordelingsformulier sollicitatiegesprek Vragen checklist Afronding Vastlegging Keuze bepalen Meer selectiemiddelen Criteriumgericht selectiegesprek en STARR-methodiek Psychologische test Assessment Voorbeeldbrieven Voorbeeld tekst geen uitnodiging gesprek Voorbeeld tekst (uitnodiging) Voorbeeld tekst afwijzing na gesprek NVP Sollicitatiecode Acties bij indiensttreding Voorbeeld Personeelsregistratieformulier Arbeidsovereenkomst en Arbeidsvoorwaarden Inleiding Arbeidsovereenkomst algemeen Personeelshandboek Arbeidsvoorwaarden Soorten Arbeidsovereenkomsten 128 Voor actuele informatie zie 8

3 4.5.1 Model arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd Model arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd Model arbeidsovereenkomst i.v.m. een bepaalde gebeurtenis Model arbeidsovereenkomst voor de duur van een project Model arbeidsovereenkomst vakantiewerker Introductie Het introductieprogramma Checklist introduceren Checklist nieuwe medewerker Opzet introductieboek en/of personeelshandboek Checklist onderwerpen/inhoud Personeelsdossier Waarom een personeelsdossier? Wat moet een personeelsdossier bevatten? Inhoud individueel personeelsdossier Inhoud salarisdossier 147 Deel 2 Doorstroom Motivatie en ontwikkeling Stappen voor personeelsontwikkeling Ontwikkelingsinstrumenten Ontwikkelen, functioneren en beoordelen Belang van functionerings- en beoordelingsgesprekken Verschillen beoordelings- en functioneringsgesprekken Het functioneringsgesprek Kenmerken Procedure functioneringsgesprekken Uitvoering functioneringsgesprek Model verslag functioneringsgesprek Beoordelingssysteem opzetten Beoordelingsgesprek/combinatiegesprek Voorbeeld beoordelingsformulier UTA Voorbeeld beoordelingsformulier Bouwplaatspersoneel Opleidingen Stappen voor opleidingsplannen Formulier individueel opleidingsplan Voorbeeld VAK/profiel Studieovereenkomst Voorbeeld studieovereenkomst Duurzame inzetbaarheid Nut & noodzaak duurzame inzetbaarheid Duurzame inzetbaarheid Aandacht voor duurzame inzetbaarheid Wat levert duurzame inzetbaarheid op Bouwstenen duurzame inzetbaarheid Bouwsteen 1: Bedrijfscultuur Bouwsteen 2: Vitaliteit Voor actuele informatie zie

4 Bouwsteen 3: Organiseren van het werk Bouwsteen 4: Opleiding & ontwikkeling Bouwsteen 5: Arbeidsvoorwaarden Duurzame inzetbaarheid in de praktijk (voorbeeld checklist) Verandering van functie Demotie Doorwerken na de AOW gerechtigde leeftijd Beëindiging arbeidsovereenkomst met een medewerker die de AOW gerechtigde leeftijd heeft bereikt Voortzetting arbeidsovereenkomst met een medewerker die de AOW gerechtigde leeftijd heeft bereikt (of reeds eerder gepensioneerde medewerker) Risico s voor de werkgever Sociale verzekeringen en belastingen Volksverzekeringen Werknemersverzekeringen Zorgverzekeringen 229 Deel 3 Uitstroom Externe herplaatsing Aandachtspunten Ontslag Arbeidsovereenkomst bepaalde tijd loopt af Beëindiging met wederzijds goedvinden Modelovereenkomst einde arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden Beëindiging door opzegging Opzegsituaties Opzegverboden Afspiegelingsbeginsel Op staande voet ontslag/schorsing UWV Werkbedrijf versus kantonrechter Ontslagprocedure bij UWV Werkbedrijf Hoor en wederhoor Termijnen Beëindiging door uitspraak kantonrechter Collectief ontslag Faillissement/surseance van betaling Afwikkeling van de arbeidsovereenkomst Model getuigschrift Exitgesprek Checklist exitgesprek Tips exitgesprek Voorbeeldvragen Model exit formulier Pensionering Procedure (vervroegd) pensioen Model ontslagbrief bij (vervroegd) pensionering Werken naast vroegpensioen 319 Voor actuele informatie zie 10

5 6 Uitstroom bij arbeidsongeschiktheid/ziekte Verplichtingen volgens cao Wettelijke re-integratieverplichtingen Opzegverbod tijdens ziekte Uitzondering bouwplaatsmedewerkers Langdurige arbeidsongeschiktheid en ontslag Overlijden van de werknemer Overlijden van de werkgever 323 Deel 4 Organisatie en Beheer Organogram en functies Kengetallen Nut & noodzaak kengetallen Inleiding Belangrijke kengetallen in de bouw en infra Kengetallen in de praktijk Bouwmaatlat AWVN-beloningsmonitor Kengetallen personeelsbeleid Vakantie en verlof Regels voor opnemen vakantiedagen en roostervrije dagen Tijdspaarfonds Registratieformulier verlof en verzuim Vierdaagse werkweek 55+'ers Voorbeeld aanvraagformulier verlof Wettelijke verlofregelingen Overzicht Wet Arbeid en Zorg (WAZO) en overige verlofvormen Overwerk Overwerk bouwplaatsmedewerkers Bereikbaarheidsdienst bouwplaatswerknemer Overwerk UTA-medewerkers Arbobeleid Arboregelgeving Inspectie SZW Arbobeleid Risico inventarisatie en -evaluatie (RI&E) Toetsing van de RI&E Preventiemedewerker PAGO en intredekeuring Arbodeskundigheid Arbeidsomstandighedenspreekuur (preventie spreekuur) Voorlichting Bedrijfshulpverlening Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) Ongevallenregistratie Werkdrukmaatregelen UTA-medewerkers VCA Voor actuele informatie zie

6 6 Verzuim (beleid) Inleiding en doel verzuimbeleid Wettelijke regelingen en verzuim Loondoorbetaling bij ziekte en cao Bouwnijverheid Ziektewet Wet Verbetering Poortwachter Sancties Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) Overzicht financiële gevolgen WIA Verzuimregistratie Verzuimreglement Re-integratie Geen passend werk Rol UWV Re-integratiebonus Stappenplan verzuimbegeleiding Wet Verbetering Poortwachter (WVP) Verzuimbegeleidingsgesprekken Richtlijnen gesprek ziekmelding Richtlijnen gesprek tijdens ziekte Richtlijnen gesprek bij werkhervatting Richtlijnen frequent verzuimgesprek Rapportagemodellen verzuimgesprekken Ziektemelding Contact tijdens ziekte Hersteldmelding Model verzuimreglement Verhalen (loon)schade en re-integratiekosten (regres) Model aansprakelijkstelling regres 6:107a BW Medezeggenschap Inleiding Vormen Wat is wettelijk verplicht? Personeelsvergadering Checklist personeelsvergadering Personeelsvertegenwoordiging Ondernemingsraad Stappenplan organiseren van een OR/PVT Meer informatie Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken als nieuwe manier van werken Inleiding en doel van Het Nieuwe Werken Voordelen van Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken ontrafeld Het Nieuwe Werken en de wet: juridisch, arbo en fiscaal Juridisch ARBO Fiscale faciliteiten thuiswerkplek Het Nieuwe Werken in de praktijk (voorbeeld checklist) Realiseren van Het Nieuwe Werken in uw bedrijf (uw aanpak) Fasen invoeren Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken - regeling en overeenkomst medewerker (voorbeeldformulier) 440 Voor actuele informatie zie 12

7 Deel 5 Protocollen overige hulpmiddelen Voorbeeld teksten introductieboek Voorwoord (voor een VCA-gecertificeerd bedrijf) Voorwoord (voor een NIET-VCA-gecertificeerd bedrijf) (VGM-)Beleidsverklaring directie Algemene bedrijfsinformatie Arbeidsovereenkomst Belangrijke telefoonnummers Persoonlijke gegevens Werktijden Tijdstip en wijze van betaling salaris Pensioenregeling Arbeidsongeschiktheid en verzekeringen (WIA, WGA) Algemene nabestaandenwet (ANW) Studietoelage Vakantie- of roostervrije dagen en kort verzuim dagen Kort verzuim en ander doorbetaald verzuim Vakantietoeslag Functioneringsgesprek Wet Identificatieplicht Personeelsvereniging Autoregeling Collectieve autoverzekering Verhuizen in verband met het werk Reiskostenvergoeding Medezeggenschap Vorstverlet Bedrijfsgezondheidszorg/model verzuimreglement Veiligheids- gezondheids- en milieuregels Inleiding VGM Wat is VCA Algemene VGM-regels en voorschriften op de bouwplaats Persoonlijke beschermingsmiddelen Melding en registratie van ongevallen en incidenten EHBO- en brandblusmiddelen Instructie eerste hulp bij ongevallen Instructie brandpreventie en bestrijding De zorg voor het milieu Werken met gevaarlijke stoffen/materialen Orde en netheid/hygiëne Materieel Voorlichting, instructies en overleg Overige onderwerpen Bouwplaatsregels Regels voor gebruik schaft en toiletruimtes Voorbeeld kledingregeling Regels voor het gebruik van internet Model PBM verklaring Gedragskenmerken/competenties A Individuele gedragskenmerken B Relationele gedragskenmerken C Bestuurlijke gedragskenmerken 519 Voor actuele informatie zie 13

8 7.4 D Intelligente gedragskenmerken E Motivatie gedragskenmerken Model gedragscode Model bedrijfscode Voorbeeld leaseregeling Model gebruikersovereenkomst auto van de zaak Handige internetadressen 530 Index 601 Klankbordgroep Voor actuele informatie zie

9

10 Instroom Deel 1 Instroom Dit deel gaat over het bereiken van een juiste personeelsbezetting, niet alleen in aantallen maar ook in kwaliteit. Eerst wordt aandacht besteed aan personeelsplanning. Factoren die een rol spelen bij de keuze voor de termijn van personeelsplanning worden aangegeven. Vervolgens wordt aandacht besteed aan werving. Als ondersteuning zijn checklists opgenomen. Hier wordt tevens aandacht besteed aan het opstellen van functieomschrijvingen en -profielen. Daarna komen het selectieproces, arbeidsovereenkomsten en aansluitend de introductie van nieuwe medewerkers aan de orde. Uiteraard moeten al bij instroom van medewerkers zaken vastgelegd worden in personeelsdossiers. Het opzetten en beheren van personeelsdossiers wordt in dit deel beschreven. Veel informatie over het opzetten van de personeelsplanning is te vinden op Bedrijfsplannen Personeelsdoelen Bedrijfsdoelen Instroom 1 Planning 2 Werving 3 Selectie 4 Arbeidsvoorwaarden 5 Introductie 6 Personeelsdossiers Doorstroom 1 Motivatie & ontwikkeling 2 Leeftijdsbewust personeelsbeleid 3 Personeelsontwikkeling 4 Ontwikkelen functioneren en beoordelen 5 Opleiden Personeelsplannen Effectief Personeelsmanagement Bedrijfsontwikkeling Organisatie en beheer 1 Organisatie 2 Vakantie en Verlof 3 Overwerk 4 ARBO beleid 5 Verzuim 6 Medezeggenschap Uitstroom 1 Herplaatsing 2 Ontslag 3 Afwikkeling arbeidsovereenkomst 4 Pensioen 5 Arbeidsongeschiktheid 6 Overlijden Individuele plannen Individuele ontwikkeling Deel 1 Instroom 102

11 Personeelsplanning Deel 1 Instroom 1 Personeelsplanning Personeelsplanning is belangrijk. Een goede personeelsplanning is onder andere nodig voor: werving Hoeveel mensen moeten er worden aangenomen? Welke mensen moeten er worden aangenomen en wanneer? opleiding Welke mensen hebben welke (interne/externe) opleiding nodig? Hoeveel gaat het kosten en wanneer is training nodig; voor of tijdens de periode waarin men het werk moet verrichten? promotie Hoeveel mensen zijn er nodig voor welke leidinggevende functies? Hoe moeten we toekomstige leiders vinden, trainen en vasthouden? Wie komen er in aanmerking voor promotie? organisatieontwikkeling Voor groeiende en krimpende organisaties is het belangrijk om te weten hoeveel (vast) personeel u nodig zult hebben en hoe het (natuurlijk) verloop is. Tevens is hierbij leeftijdsopbouw belangrijk. Zie ook Duurzame inzetbaarheid in Deel 2 over Doorstroom. 1.1 Personeelsplannen in stappen 1 Bepaal de huidige positie van uw bedrijf. 2 Bepaal de gewenste positie van uw bedrijf. Vragen die u hiervoor kunt beantwoorden zijn de v o l g e n d e : m a r k t : w o n i n g, u t i l i t e i t, i n f r a, p ro j e c t o n t w i k - keling etc.; soort bedrijf, specialistisch vs. allround; soort projecten (in percentage van totaal werken); soorten werkzaamheden of diensten: renovatie, nieuwbouw, afwerking, onderhoud e.d.; eigen personeel of uitbesteden; specialisme (aanwezige specifieke kennis en ervaring). 3 Bepaal de verschillen tussen huidige en gewenste positie. De belangrijke vraag die u zich dan moet stellen is: Heeft ons bedrijf het personeel om zich in de gewenste richting te kunnen ontwikkelen? Hiertoe maakt u een analyse van uw personeel. 4 Bepaal huidige samenstelling personeel. 5 Bepaal de gewenste samenstelling personeel. Vragen die u hiervoor kunt beantwoorden zijn de volgende: leeftijdsopbouw; functies; ervaring; kennis en kunde; tekorten, hoeveel vaklieden en UTA nu en in de toekomst? 6 Bepaal de verschillen tussen huidige en gewenste samenstelling. 7 Kan dit door ontwikkeling van het eigen personeel opgelost worden? Willen medewerkers het en hebben ze de capaciteiten om het te leren? Zo ja, maak persoonlijke ontwikkel-/opleidingsp l a n n e n. Zo nee, houd hiermee rekening met werving en uitstroom Samenstelling personeel naar leeftijd en ervaring Een goede verdeling van jong en oud personeel is belangrijk. Als de leeftijdsopbouw te eenzijdig is, bestaat de kans dat het hele bedrijf tegelijk vergrijst. Er komen geen nieuwe ideeën binnen. Iedereen is oud en denkt op dezelfde traditio nele manier. Of er is geen ervaring in huis, want iedereen is nieuw. Een goede leeftijdsopbouw kan zijn: jonger dan vijfentwintig jaar: ongeveer een kwart van het personeel zou jonger dan vijfentwintig jaar moeten zijn. tussen de vijfentwintig en vijftig jaar: ongeveer de helft van het personeel zou tussen de vijfentwintig en vijftig jaar moeten zijn: deze categorie van jaar kunt u verder onderverdelen in 2 groepen van ruim 10 jaar: jaar en jaar. ouder dan vijftig jaar: ongeveer een kwart van het personeel zou ouder dan vijftig moeten zijn. Zie ook het hoofdstuk over Duurzame inzetbaarheid in het deel over Doorstroom. 1.2 Personeelsplanning Het bepalen van de soort personeelsplanning die u gebruikt in uw bedrijf is van belang om tot de planning van uw eigen wervingsactiviteiten te komen. Bij personeelsplanning spelen verschillende factoren en overwegingen een rol. De duur van de planning speelt een belangrijke rol en is afhankelijk van diverse factoren. Lange termijnplanning bestrijkt minimaal zes maanden en vaak een termijn van twee tot vijf jaar. Middellange termijnplanning bestrijkt minimaal drie maanden. Korte termijnplanning bestrijkt één tot drie maanden. Om te bepalen welke soort planning voor u van belang is, kunt u onderstaand hulpmiddel gebruiken. Het schema hiernaast is een hulpmiddel bij het bepalen van de aard van de planning. 103 Personeelsplanning Deel 1 Instroom

12 Het kan zijn dat sommige factoren bij uw organisatie zwaarder wegen dan andere. Hier toe kunt u een wegingsfactor (1,2 of 3) toekennen. Dit geldt met name wanneer u in meerdere kolommen een gelijk aantal kruisjes heeft. Overweging nee gem* ja weging Vacatures zijn makkelijk te vervullen Voor de langere termijn is het handig om een overzicht te maken van uw personeelsbezetting naar functie en naar leeftijd. Zet dit af tegen de verwachte personeelsbehoefte voor zover u dat kunt voorzien. Zie ook het deel over Doorstroom. Zo kunt u een planning maken van uw benodigde wervingsactiviteiten. Zie ook het overzicht van voor en nadelen van methodes van werven, paragraaf Meer dan 50% van de projecten lopen korter dan een maand Minder dan 30% van het bestand werkt op 1 project Tussen vraag en opdracht zit normaal minder dan 4 weken Productie is meestal minder dan drie maanden vooruit bekend Weinig allround vakmensen in dienst Weinig arbeidscontracten met lange opzegtermijn Informatie personeelsplanningen projecten traag beschikbaar? Leeftijdsopbouw goed? Loonontwikkelingen voorspelbaar? Totaal Meeste antwoorden in kolom "nee" pleit voor lange termijn X Meeste antwoorde kolom "gem" pleit voor middellange termijn X Meeste antwoorden kolom "ja" pleit voor korte termijn X * gem = gemiddeld/normaal Deel 1 Instroom Personeelsplanning 104

13 Werving Deel 1 Instroom 2 Werving Werving en selectie vormt een aparte discipline binnen het personeelswerk. Het is één van de meest opvallende onderdelen van het vak. Uw bedrijf treedt met wervingsadvertenties naar buiten en deze bepalen daarmee voor een deel het gezicht van de organisatie. Om goede respons te krijgen, is het belangrijk om op de juiste wijze via het juiste medium te werven en de juiste doelgroep aan te spreken. De Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid (NVP) heeft een Sollicitatiecode opgesteld die algemeen als standaard wordt gehanteerd. Het doel van deze code is een norm te bieden voor een transparante en eerlijke werving en selectieprocedure. In de Code staat onder meer hoe het contact met kandidaten verloopt, hoe de werkgever met privé-gegevens omgaat en welke eisen aan een sollicitatiegesprek mogen worden gesteld. De Sollicitatiecode sluit aan bij de huidige wetgeving, bijvoorbeeld waar het gaat om discriminatie en privacy. De Sollicitatiecode is in 2009 voor het laatst gewijzigd. U kunt deze vinden in paragraaf 3.6. Werven in 9 stappen: 1. functieomschrijving; 2. functieprofiel/eisen vaststellen; 3. keuze tussen interne en externe werving; 4. vacaturepublicatie opstellen; 5. keuze tussen formele en informele informatiekanalen; 6. sollicitatieprocedure; 7. selectie; 8. aanstelling; 9. introductie. 2.1 Functieomschrijving Zodra een vacature ontstaat, zal eerst de inhoud van de functie beschreven moeten worden. Hiervoor is de functieomschrijving de basis. Deze heeft een relatie met uw organisatie en de cao voor de Bouwnijverheid. Hierbij is het van belang (vanwege de daaraan gekoppelde beloning) het verband te leggen met de functieniveaumatrix in de cao voor de Bouwnijverheid. Zie ook Een functieomschrijving maakt duidelijk wat een werkgever verwacht van de medewerker en wat de medewerker mag verwachten van de werkgever. Het is tevens een hulpmiddel bij het omschrijven van de organisatie (plek in de organisatie, taken en bevoegdheden). Daarnaast handig bij certificeringstrajecten als ISO en VCA en bij het opstellen van taak-risicoanalyses. Bij het opstellen van een functieomschrijving kunt u ook gebruikmaken van de beschrijvingen van beroepen die ten grondslag liggen aan de RI&E van de Stichting Arbouw Let wel: dit zijn geen functieomschrijvingen! Zie ook Deel 4 Arbobeleid. Ook is de functieomschrijving samen met het functieprofiel een hulpmiddel bij het beoordelen en bij functioneringsgesprekken. De omschrijving kan per onderneming verschillen Checklist onderdelen functieomschrijving Inhoud: taken (hoofd en bijtaken); verantwoordelijkheden en bevoegdheden; functieniveau. Plaats in de organisatie: afdeling; legt verantwoording af aan; geeft leiding aan; in- en externe contacten. Werkomstandigheden: omgeving; risico's; materiaal en hulpmiddelen. Arbeidsvoorwaarden: primair; secundair. 105 Werving Deel 1 Instroom

14 2.1.2 Voorbeeld functieomschrijving UTA Aankomend Werkvoorbereider Hoofdtaken Incidentele taken Verantwoordelijkheid Stelt voor een klein of middelgroot bouwproject een stroken-planningschema op volgens aanwijzingen van zijn chef en/of de bouwplaatsleiding. Codeert urenbriefjes voor computerverwerking. Stelt termijnbetalingschema s op aan de hand van gegevens. Maakt detailtekeningen en kozijnenstaat op aanwijzingen. Assisteert bij grotere projecten en bij projectbewaking. Accurate en tijdige aanlevering van opgedragen werk aan werkvoor bereiding, uitvoering en/of administratie Functieladder/niveau 3/3 Opleiding Plaats in de organisatie Leidinggeven Werkomstandigheden Risico's MBO Bouwkunde Afdeling werkvoorbereiding Rapporteert aan <functie> n.v.t. Kantoor en incidenteel bouwplaats Beeldschermwerkzaamheden Zithouding Werkdruk Arbeidsvoorwaarden primair Volgens cao Secundair Deel 1 Instroom Werving 106

15 2.2 Functieprofiel Wat is de ideale kandidaat voor de opengevallen of nieuwe functie? Om dit vast te stellen, is een functie profiel een goed hulpmiddel. In het functieprofiel staan verschillende kenmerken bij elkaar, waaraan de ideale kandidaat moet voldoen. Het gaat dan om vakinhoudelijke eisen, de achtergrond van de kandidaat en de persoonlijkheidskenmerken. Deze gegevens heeft u nodig voor de teksten voor de werving. Uiteraard verschilt dit per functie en niveau en de aard van de werkzaamheden. Groeifunctie of opstapfunctie? Een groeifunctie houdt in dat in de toekomst binnen de functie sprake zal zijn van een toename en/of verzwaring van taken en verantwoordelijkheden. Een opstapfunctie houdt in dat een medewerker in de toekomst een volgende functie gaat vervullen. Bijvoorbeeld beginnen als uitvoerder en doorgroeien naar projectleider. Ook deze zaken moeten in de advertentie of werving naar voren komen. Een functieprofiel is ook een goede basis bij het opzetten van eventuele assessments of testen tijdens selectieprocedures of bij het bepalen van capaciteiten bij mogelijke doorontwikkeling van een medewerker. Voorbeeld functieprofiel Aankomend Werkvoorbereider Functie eisen M B O B o u w k u n d e ; Rijbewijs? Aanvullende opleidingen functie gericht? Planning, kosten, organisatie e.d.? Beheersing van Word, Excel, Auto(CAD)? Ervaring Persoonlijke eigenschappen/ competenties? j a a r Detailtekeningen Wapening Computer Inlevingsvermogen Stressbestendig Accuraat Relationeel vaardig in de omgang. In het deel Doorstroom in de paragraaf over opleidingen vindt u als voorbeeld een uitgebreid overzicht in de vorm van een voorbeeldmatrix met de eisen die aan een uitvoerder gesteld kunnen worden. U kunt de matrix gebruiken voor een uitgebreid functieprofiel. Dit functieprofiel kan per bedrijf verschillen. De matrix geeft een overzicht van Vaardigheden, Attitude (houding en gedragscompetenties) en Kennis, het VAK-profiel. Een dergelijk overzicht kunt u voor elke functiesoort opzetten en dan per functieniveau zaken weglaten of toevoegen. Dit is ook handig bij het opstellen van opleidingsplannen en bepalen van meetpunten bij selectie en ontwikkelingsvraagstukken. Voor het omschrijven of benoemen van gedragskenmerken/competenties is in deel 5 over protocollen en hulpmiddelen een lijst toegevoegd. N.B. Noem niet meer dan 7 competenties. Een mens kan er gemiddeld niet meer dan 7 echt goed in de vingers hebben. Selecteer de belangrijkste en houd daar bij de selectie rekening mee. 2.3 Intern werven Bij de keuze voor interne en/of externe werving zijn een aantal overwegingen van belang. Uiteraard kan ook gekozen worden voor gelijktijdig intern en extern werven. POSITIEF: motivatie in verband met doorgroeimogelijkheden; bij voldoende potentieel in de onderneming; bekendheid met het bedrijf (minder inwerken dus snelle inzetbaarheid); bekendheid met opdrachtgevers. NEGATIEF: geen nieuw bloed/kennis in het bedrijf; mogelijke demotivatie bij afgewezen interne kandidaten; de andere functie moet opgevuld worden. Mogelijkheden intern werven: A l g e m e e n b e k e n d m a k e n i n h e t b e d r i j f. Nadeel hiervan kan zijn dat meerdere reacties kunnen volgen en dat kost meer tijd. Bovendien kan het zo zijn dat medewerkers worden afgewezen, wat demotiverend kan werken. Kandidaten rechtstreeks benaderen. Dit kan een geschikte methode zijn indien medewerkers hebben aangeven het te kunnen en/of te willen via informele gesprekken of bijvoorbeeld functioneringsgesprekken. Afhandeling Zorg ervoor dat er een formele procedure gevolgd wordt. De interne afhandeling moet gelijk zijn aan de externe afhandeling. 2.4 Extern werven Bij extern werven zijn er verschillende mogelijkheden. De volgende tabel geeft een overzicht met voor- en nadelen. 107 Werving Deel 1 Instroom

16 2.4.1 Overzicht voor- en nadelen methodes van werven Methode Voordeel Nadeel Eigen medewerkers als netwerk Kosten Ongestructureerd (in tijd) Referenties Beperkt aanbod Weinig inspanning Netwerk collega bedrijven Kosten Ongestructureerd (in tijd) Referenties Soms niet het beste personeel Weinig inspanning Samenwerkingsverband Kosten Werkervaring Ontwikkelingsmogelijkheden Weinig invloed op selectie en kwaliteit Geen vaste aanstelling Terugplaatsgarantie UWV WERKbedrijf Toegang tot bestanden Beperkte selectie Gerichte selecties "Verplichte" sollicitaties Maken eerste selectie Beperkte invloed eerste schifting Relatief goedkoop Uitzendbureaus "Proef" mogelijkheid Hogere kosten Toegang tot bestanden Beperkte invloed eerste schifting Maken eerste selectie Ervaring met selectie Advertentie Groot bereik Kosten Veel invloed op selectie Minder gericht op doelgroep afhankelijk van medium Internet + Social Media Zeer groot bereik Mensen zonder internettoegang Veel invloed op selectie worden niet bereikt Kan goed gericht worden op doelgroep Werving en selectiebureaus Werk uitbesteed Kosten Ervaring met selectie Duur van de procedure Beperkte invloed eerste schifting Uitingen op bedrijfswagens Groot bereik Kosten Veel invloed op selectie Minder gericht op doelgroep Met de functieomschrijving en het overzicht van functie-eisen is het relatief eenvoudig om een wervings advertentie op te stellen. Een goede wervingsadvertentie verleidt werkzoekenden om te solliciteren. Daarom moet u de doelgroep op de juiste wijze aanspreken via het medium dat de doelgroep gebruikt. Deel 1 Instroom Werving 108

17 2.4.2 Advertentiemedium kiezen Waar plaatst u de advertentie? Bepaal welke bladen veel gelezen worden door de doelgroep waaruit u wilt werven. U heeft de volgende mogelijkheden: vakbladen; regionale huis-aan-huisbladen; regionale dagbladen; landelijke dagbladen; andere bladen; Bijvoorbeeld speciale vacaturekranten, Cobouw, e.d.); Huis-aan-huisbladen zijn vaak het goedkoopst. Daarna volgen de vakbladen. Regionale dagbladen zijn meestal duurder en het allerduurst zijn landelijke dagbladen. Vaak wordt aangeraden om voor hogere functies (vanaf HBO-niveau) in een landelijk blad of vakblad adverteren. Dit geldt ook voor functies waarvoor u heel moeilijk mensen kunt vinden. Voor lagere functies (MBO of lager) is een regionaal blad of een huis-aan-huisblad vaak geschikt. Wanneer u vaker personeelsadvertenties plaatst, houd dan bij hoeveel respons u krijgt. Handig voor als u weer een advertentie wilt plaatsen Kandidaten zoeken via internet Inmiddels maken miljoenen Nederlanders gebruik van internet. Solliciteren via internet is één van de meest succesvolle toepassingen van dit medium. Internet biedt verschillende mogelijkheden om kandidaten te vinden voor een vacature. De NVP Sollicitatiecode is op dit punt flink aangescherpt. Ook is er een nieuwe Telecommunicatiewet. Wanneer u actief een potentiële kandidaat benadert die bijvoorbeeld zijn CV en contactgegevens heeft vermeld op een banensite, doet u er verstandig aan eerst het bel-me-niet register te raadplegen. Wanneer de kandidaat daar is ingeschreven mag u deze niet benaderen zonder toestemming. Doet u dit wel, dan kan dat leiden tot oplegging van een boete. Een mogelijke oplossing is de kandidaat per te benaderen. In uw geeft u aan dat u hebt gezien dat hij in het bel-me-niet register staat. U verzoekt hem alsnog toestemming om telefonisch contact te leggen.: Vacature plaatsen op uw eigen bedrijfssite. Een goedkope en goede mogelijkheid. Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de werkzoekenden zich oriënteert op een nieuwe functie aan de hand van bedrijfspagina s. Daarom is het voor personeelswerving belangrijk om uw website op orde te hebben. Het is essentieel dat de vacatures op uw website echt actueel zijn. Als dat niet het geval is, geven werkzoekenden uw bedrijf een dikke min. Maar hoe vinden werkzoekenden uw bedrijfswebsite? Om deze beter bekend te maken, kunt u een link naar uw site plaatsen op websites waar potentiële sollicitanten komen. Bijvoorbeeld bij sites die vacaturelinks verzamelen en aantrekkelijk presenteren, zoals een startpagina. Vacature plaatsen bij een internetvacaturebank. Voorbeelden zijn Cobouw, JobNews, New Monday, Monsterboard, Bouwend Nederland. ( (UWV WERKbedrijf), nl, met ledenvoordeel Bouwend Nederland. Actief zoeken bij sites die cv s van werkzoekenden aanbieden Bureau inschakelen voor werving en selectie Voor moeilijk vervulbare vacatures zijn er bureaus die gespecialiseerd zijn in werven en selecteren van personeel. Er zijn bureaus met eigen bestanden met cv s van kandidaten. Zij doen op verzoek een file search. Andere bureaus plaatsen advertenties en boren hun netwerk aan om geschikte kandidaten te vinden. De bureaus zijn vaak gespecialiseerd in één of meer branches. Bij de Organisatie van Adviesbureaus voor Werving en Selectie is een overzicht verkrijgbaar van bij hen aangesloten bedrijven Doe het eens anders Met uitsluitend adverteren lukt het soms niet voldoende personeel aan te trekken. Wees creatief en probeer ook eens andere mogelijkheden uit. Hieronder vindt u een aantal ideeën: Neem contact op met decanen van middelbare scholen en bied een rondleiding aan. Neem deel aan een banenmarkt (bijvoorbeeld samen met andere ondernemers). Adverteer in schoolkranten, verenigingskranten, krantjes van sportclubs enz. Vaak erg goedkoop. Het levert waarschijnlijk niet veel reacties op, maar als er één goede sollicitant tussen zit, bent u alweer geholpen en u werkt aan uw naamsbekendheid! Maak een poster en verspreid deze bij UWVvestigingen, bibliotheken, gemeenten, scholen enz. Wanneer er meerdere kandidaten op een vacature solliciteren, vraag dan of u hun gegevens in portefeuille mag bewaren. Zodra u weer een vacature heeft, belt u ze op. Reclame op uw bedrijfsauto(s): Gezocht: nieuwe collega. Bied stagiaires een opleidingsplek. Goede stagiaires kunt u een baan aanbieden. Reclame in de bioscoop, de kabelkrant, openbaar vervoer enz. 109 Werving Deel 1 Instroom

18 Werk aan uw naamsbekendheid: verstuur regelmatig een persbericht naar de regionale kranten en huis-aan-huisbladen. Verspreid huis-aanhuis een folder van uw bedrijf. Neem contact op met oud-medewerkers. Misschien zijn ze weer aan een nieuwe stap toe. Hoe bijdetijds bent u als werkgever? Tegenwoordig willen meer medewerkers een parttime baan. Veel mensen zijn op zoek naar een baan waarin ze zich kunnen ontwikkelen. Biedt u die mogelijkheden? Maak er dan reclame voor! Let op de achterdeur! Zorg ervoor dat uw huidige medewerkers tevreden blijven. Tevreden medewerkers zijn de ambassadeurs van uw bedrijf! Informatie over de selectieprocedure (selectieteam, welke selectiemiddelen zullen worden toegepast). Richtlijnen voor het indienen van een sollicitatie (mondeling/telefonisch of schriftelijk; al of niet met een Curriculum Vitae; aan wie moet de sollicitatie gericht zijn en hoe moet deze geadresseerd worden; kan een sollicitatie formulier worden aangevraagd; binnen welke termijn moet de sollicitatie binnen zijn, houd hierbij rekening met de verschijningsfrequentie van de gekozen media). Een praktisch punt is om de termijn aan te geven waarbinnen elke sollicitant bericht krijgt van de resultaten van de voorselectie en het verloop van de verdere procedure. Hierdoor vervalt de noodzaak om ontvangstbevestigingen te sturen. 2.5 Opstellen van de personeelsadvertentie Om een goede personeelsadvertentie op te stellen is het belangrijk om na te denken over de eisen en wensen die u heeft omtrent de invulling van de vacature. De personeelsadvertentie moet een aantal punten bevatten: Informatie over de organisatie (naam en adres, doelstelling en werkterrein, omvang en standplaats), de telefoonnummers van één of meerdere contactpersonen met de functie die zij vervullen. Informatie over de afdeling (omvang, gemiddelde leeftijd en de verhouding mannen/ vrouwen), eventueel een duidelijke functiebenaming. Hierbij dient duidelijk naar voren te komen dat de vacature zowel voor mannen als voor vrouwen is bestemd (Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen). Informatie over de functie (takenpakket, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en reële (!) doorgroeimogelijkheden). Functie-eisen; hierbij willen wij erop wijzen, dat, indien hierbij persoonseigenschappen worden vermeld, terdege zal moeten worden afgevraagd, hoe deze in de verdere procedure zullen worden gemeten. Arbeidsvoorwaarden; het is geen algemeen gebruik het salaris te vermelden. Indien hiertegen géén zwaarwegende bezwaren bestaan, is het verstandig dit toch te doen, vanwege de selecterende werking die hiervan uitgaat. Andere voorwaarden in de secundaire sfeer kunnen worden vermeld, indien deze uitstijgen boven de gebruikelijke in de cao vermelde voorwaarden. Deel 1 Instroom Werving 110

19 2.5.1 Overzicht opbouw en onderdelen advertentie Onderdeel Inhoud Aandachtspunten Voorbeeld Titel/Kop Functiebenaming Motiverende aspecten Werkvoorbereider m/v met zoals opstap of doorgroei- ambitie en passie voor ondermogelijkheden, veelzijdig- houd en renovatie. heid e.d. Bedrijfsnaam Omschrijving Logo Bij ons sterk groeiende bedrijf bedrijf Cultuur/sfeer met informele sfeer werken Markt wij gestructureerd aan kleinere Aard van de renovatie-projecten. Onze vaste werkzaamheden opdrachtgevers zijn veelal Groeiend woningbouwverenigingen. Wij besteden veel aandacht aan de ontwikkeling van onze medewerkers. Functieomschrijving Taken Duidelijk beeld van Verricht (soms bijgestaan door taken en verantwoorde- een enkele assistent) de werklijkheden v o o r b e r e i d i n g v a n g r o t e p r o j e c t e n. Is daartoe gedetacheerd op het werk. Verzorgt de planning en de voortgangssignalering of de kostenbewaking. Stelt voor kleine projecten planningen en manurenbegrotingen op. Rapporteert aan de leiding de stand van het werk en de toeleveringen. Verzorgt soms een deel van de materiaalbestellingen en de calculatie of de werkenadministratie. Functieprofiel Opleidingen MBO Bouwkunde Ervaring Aangevuld met opleiding als werkorganisator Rijbewijs A of B VCA Beheersing van Word, Excel, CAD Minimaal twee jaar aantoonbare ervaring Inlevingsvermogen Stressbestendig Accuraat Relationeel vaardig. Plaats in de organisatie Afdeling Aantal medewerkers Afdeling werkvoorbereiding. Je rapporteert rechtstreeks aan de directeur en werkt nauw samen met onze uitvoerder(s). Bij verdere groei bestaat de mogelijkheid om leiding aan de afdeling te gaan geven. 111 Werving Deel 1 Instroom

20 Contact Gegevens Geef aan hoe extra inforcontactpersoon matie opgevraagd kan worden. Sollicitatieprocedure Hoe kan men solliciteren. Benut indien aanwezig de eigen website Gegevens bedrijf N.A.W. (naam, adres, woonplaats) 2.6 Overzicht sollicitatievormen Aandachtspunten: - Welke informatie stelt u de sollicitant ter beschikking: Bijvoorbeeld: brochure bedrijf, jaarverslag, personeelsblad, internet? Welke manieren van solliciteren kiest u? Vorm Voordelen Nadelen Direct gesprek Snelheid Risico op onvolledigheid (veelal via netwerk) Risico beslissing eerste indruk Veel feiten moeten in het gesprek geïnventariseerd worden. Gesprek met informatie vooraf Meer achtergrondinformatie Risico gekleurde of onvolledige (uitzendbureau, UWV WERKbedrijf informatie of wervingsbureau) Sollicitatieformulier Gewenste informatie Weinig eigen inbreng sollicitant Makkelijke vergelijking Minder onderscheidend vermogen Gevaar voor wenselijke antwoorden Sollicitatiebrief Veel eigen inbreng sollicitant Lastiger te structureren Eerste gevoelsmatige indruk Onvolledige info Combinatie(s) Snelheid Dubbele informatie Vergelijkbaarheid Deel 1 Instroom Werving 112