Bancaire Zaken & Instructies. voor. Regionale Comités Unicef Nederland

Transcriptie

1 Bancaire Zaken & Instructies voor Regionale Comités Unicef Nederland Versie

2 Pagina 2 van 9 1 Bancaire zaken RCU s en het hoofdkantoor Unicef Nederland Inleiding Aanvragen Contanten Maandelijks saldo overboeking aan Unicef Nederland Doel Instructie Openen van een Postbankrekening Instructie Alternatieven voor & afstorten van contant geld Instructie Aanvragen van extra pasjes (depothouder & verkoper) Instructie Verlies of diefstal van giropas Instructie Mobiele pinapparaten Instructie Eenmalige machtigingen Instructie Aanvragen girotel on-line Instructie Maandelijkse saldo overboeking aan het hoofdkantoor Instructie Wijzigingen Voorwaarden Postbank Contactpersoon en helpdesk Postbank... 9

3 Pagina 3 van 9 1 Bancaire zaken RCU s en het hoofdkantoor Unicef Nederland 1.1 Inleiding Goede Doelen worden kritisch bekeken en hebben de aandacht van de Nederlandse maatschappij, gericht op een betrouwbare verantwoording van de gelden die aan hen worden toevertrouwd. Dit merkt ook Unicef door de aangescherpte accountantscontrole. Dit geldt ook voor de administratie van ieder Regionaal Comité Unicef (RCU) omdat deze administratie namelijk in het verlengde ligt van de financiële administratie hoofdkantoor. Hier is de penningmeester als belangrijke schakel het aanspreekpunt. Eén van de taken die de penningmeesters in de Regionale Comités vervullen, betreft het inzamelen, beheren en afstorten van donaties, opbrengsten uit de sponsorloop, de kaartverkopen en dergelijke. Vaak zijn dit contanten en het streven is om die gelden snel en veilig op de daartoe aangehouden, officieel erkende Unicef-bankrekeningen te storten. Uit praktische overwegingen zijn in de afgelopen jaren Unicef-opbrengsten vaak (tijdelijk) op privébankrekeningen of inzake Unicef-rekeningen (eveneens een privé-rekening) gestort, alvorens de gelden te storten op de officiële bankrekeningen die onder het beheer van de regionale penningmeesters staan. Dit was voor verkopers en depothouders een veilige en kostenbesparende (immers geen bankkosten) methode. Zoals in de brief van 23 mei 2006 aan alle RCU s is aangegeven en toegelicht, is het gebruik van privébankrekeningen verboden. Het is de taak van Unicef Nederland om de penningmeesters te faciliteren opdat de ingevoerde maatregel wordt vertaald naar een praktisch uitvoerbare situatie en de ontvangsten direct op een officiële bankrekening kunnen worden gestort. Om dit te kunnen realiseren heeft Unicef Nederland met diverse banken onderhandelingen gevoerd. De Postbank biedt het aantrekkelijkste pakket voor zowel de penningmeesters als het Unicef Nederland hoofdkantoor. Zij biedt onder andere kostencompensatie, girotel online en een hoge rentevoet Aanvragen In de instructies vanaf paragraaf 2 is aangegeven hoe deze Postbank producten en overige bancaire zaken kunnen worden aangevraagd. Voor alle aanvragen geldt dat ze moeten worden ingediend bij de contactpersoon van de penningmeesters op het hoofdkantoor. De aanvragen zullen hier worden voorbereid (het invullen van de benodigde formulieren), beschikbaar worden gesteld en worden gecoördineerd. Dit is van essentieel belang om ervoor te kunnen zorgen dat Unicef Nederland gebruik kan maken van de maximale kostencompensatie, die de Postbank Unicef heeft toegezegd. 1.3 Contanten Contant geld en het afstorten hiervan is en blijft arbeidsintensief. Unicef is betrokken bij productontwikkeling van alternatieven voor contant geld in samenwerking met andere stichtingen (betrokken vanwege collectes) en banken. In deze instructie worden diverse mogelijkheden toegelicht voor het afstorten van contant geld, zoals het gebruik van pasjes, mobiele pinapparaten, seal bags en eenmalige machtigingen. In eerste instantie moeten de opbrengsten, opgehaald via de verkopers, depothouders en overige vrijwilligers, direct op officiële Unicef-bankrekeningen van het RCU worden gestort. Penningmeesters kunnen zien van welke rekeningen de ontvangsten afkomstig zijn.

4 Pagina 4 van 9 Indien het bedrag afkomstig is van een privérekening, is het dringende verzoek aan de penningmeester om maatregelen te treffen om het gebruik van deze privérekening te stoppen. Er bestaan (veel) praktische situaties waarin het overboeken van opbrengsten vanaf privérekeningen naar officiële Unicef-rekeningen het meest wenselijk is. Dit is acceptabel zolang het gaat om een korte tijd (bijv. vrijdag verkoopopbrengst zaterdag overboeken) en bij bekende situaties (bijv. penningmeester weet welke verkoper welke bedragen onder zich heeft en wanneer die overgemaakt zouden moeten worden). Alternatieven hiervoor zijn pasjes of het openen van een (extra) officiële rekening voor de verkoper en/of depothouder, zie hiervoor de instructies vanaf paragraaf Maandelijks saldo overboeking aan Unicef Nederland In eerste instantie moeten de opbrengsten, opgehaald via de verkopers, depothouders en overige vrijwilligers, dus direct op officiële Unicef-bankrekeningen van het RCU worden gestort. De huidige situatie is dat er gemiddeld gedurende het jaar ongeveer op bankrekeningen van penningmeesters/rcu uitstaat. Dit is veel geld en kan niet worden gebruikt voor de Unicefhulpprojecten! Deze situatie wil de directie van Unicef Nederland ombuigen naar een situatie waarin de gelden wel spoedig beschikbaar komen voor hetgeen ze zijn bestemd. Minimaal eens per maand wordt van de penningmeester verwacht dat hij/zij tot op een vastgesteld bedrag zijn rekeningen leegboekt en het saldo overboekt of laat overboeken naar het hoofdkantoor van Unicef Nederland. Het hoofdkantoor zal met elk RCU afspraken maken over het maximale toelaatbare saldo op de RCU-rekening van de penningmeester voor eventuele uitgaven. Daarbij kunnen penningmeesters hulpmiddelen gebruiken zoals ASO (Automatische Saldo Overboeking van Postbank). Kosten die vrijwilligers maken moeten worden gedeclareerd via een declaratieformulier gericht aan de penningmeester en mogen dus niet direct worden verrekend met de opbrengsten. Indien verkopers of depothouders regelmatig kosten vooruit moeten betalen (bijvoorbeeld huur marktkraam etc.) kunnen zij als alternatief bij de penningmeester een voorschot aanvragen. 1.5 Doel Het uiteindelijke doel is dat opbrengsten direct op een officieel erkende Unicef-rekening worden gestort. Minimaal eens per maand wordt vanuit het RCU aan Unicef Nederland overgedragen, zodat zij kan zorgen dat de gelden tijdig terecht komen bij de hulpprojecten waarvoor ze bestemd zijn.

5 Pagina 5 van 9 2. Instructie Openen van een Postbankrekening Aanvraag voor het openen van een Postbankrekening kan alleen via het hoofdkantoor bij de contactpersoon voor de penningmeester. Bij het openen van een Postbankrekening kunnen meerdere producten tegelijk worden aangevraagd: 1. Openen van een zakelijke postbankrekening via formulier een zakelijke girorekening aanvragen 2. Pasjes via formulier aanvraag of vervanging giropas 3. Girotel online via formulier aanvraag abonnement girotel zakelijk 4. Afromen van de rekening verklaring automatisch saldo- overboeking Op het hoofdkantoor worden de benodigde formulieren ingevuld en toegezonden aan de penningmeester. De penningmeester vult de ontbrekende gegevens in, ondertekent de formulieren en stuurt de complete set met een kopie van zijn/haar identiteitsbewijs retour aan het hoofdkantoor. De contactpersoon zorgt voor de ondertekening door van de bevoegde persoon bij Unicef Nederland en zorgt voor de verdere afhandeling naar de bank. Van aanvraag tot ingebruikname van de rekening duurt ongeveer 6 weken. Voor elke losse aanvraag moet rekening worden gehouden met een periode van 4 weken. Mits alle gevraagde handelingen zijn uitgevoerd. Aan de zakelijke postbankrekening zijn geen kosten verbonden. Het abonnement voor girotel online kost 3,50 per maand maar wordt door de Postbank gratis aan Unicef verstrekt. 3. Instructie Alternatieven voor & afstorten van contant geld Alternatieven voor contant geld zijn het gebruik van mobiele pinapparaten of het inzetten van eenmalige machtigingen, bijvoorbeeld bij sponsorlopen. Om op eenvoudige manier en zo efficiënt mogelijk te kunnen omgaan met het aantal rekeningen biedt de Postbank de mogelijkheid om voor bijvoorbeeld de depothouders of verkopers een giropas aan te vragen, waarmee alleen contante stortingen kunnen worden verricht bij een Postbank agentschap of postkantoor. Elke pas wordt geblokkeerd voor opname (voor zowel opname via geldautomaat als voor opname of betalingen via postagentschap). De Rabobank komt vooralsnog als beste uit de bus voor het afstorten van grote hoeveelheden contanten (vanaf bedragen groter dan ca euro) met behulp van een telmachine. Indien een RCU hierover afspraken met een lokale Rabobank heeft gemaakt, kunnen zij dit ongewijzigd voortzetten, mits dit een officiële Unicef-rekening betreft Instructie Aanvragen van extra pasjes (depothouder & verkoper) Aanvragen van pasjes kan alleen via het hoofdkantoor bij de contactpersoon voor de penningmeester. Hier wordt het formulier aanvraag of vervanging giropas ingevuld. Bij elke aanvraag kunnen meerdere pasjes tegelijk worden aangevraagd met een maximum van 99 stuks per postbankrekening. Elke pas van een depothouder en/of verkoper wordt geblokkeerd voor opname; voor deze giropassen wordt geen pincode afgegeven; deze is niet nodig bij het afstorten van contant geld. Het aanvraagformulier wordt door het hoofdkantoor (voor zover mogelijk ingevuld) en naar de penningmeester toegezonden.

6 Pagina 6 van 9 De penningmeester vult de ontbrekende gegevens in, ondertekent het formulier en stuurt de complete set met een kopie van zijn/haar identiteitsbewijs retour aan het hoofdkantoor. De contactpersoon zorgt voor de ondertekening door van de bevoegde persoon bij Unicef Nederland en zorgt voor de verdere afhandeling naar de bank. Met ingang vanaf 1 november 2006 vervalt de basispas bij de Postbank en bestaat alleen nog de giropas. De termijn van aanvraag tot ontvangst van een giropas is circa 4 weken. De verkoper of depothouder stort het contante geld af bij postkantoor of postagentschap - met behulp van de giropas met een stortingsbewijs storting op eigen rekening ; - ontvangt kopie stortingsbewijs; - informeert penningmeester per , telefoon of kopie stortingsbewijs over het bedrag en datum van de storting. Kosten 1. Voor elke storting op eigen rekening met de giropas zijn de eerste 25 transacties gratis; deze vallen onder de vrijevoet. 2. De kosten voor het aanvragen van een giropas zijn recentelijk verhoogd naar 10,95 euro per pas. Dit bedrag wordt van de postbankrekening afgeschreven. De kosten van elke storting op eigen rekening boven het gratis aantal van 25 en de kosten voor de giropas worden met de jaarafsluiting geïnventariseerd en op hoofdkantoorniveau met de Postbank gecompenseerd. Per saldo is dit dus een gratis dienstverlening van de Postbank aan de penningmeester van Unicef Instructie Verlies of diefstal van giropas Bij verlies en diefstal van giropas moet dat zo spoedig mogelijk, bij voorkeur per gemeld worden bij de contactpersoon van de penningmeester. (Niet rechtstreeks bij de centrale meldkamer van de postbank). Vanuit het hoofdkantoor wordt hiervan melding gemaakt en direct de procedure gestart voor aanvragen van een vervangende giropas. 3.2 Instructie Mobiele pinapparaten Unicef Nederland heeft de beschikking over mobiele pinapparaten. Indien het RCU hiervan gebruik wil maken kan contact worden opgenomen met de contactpersoon penningmeesters op het hoofdkantoor. De ontvangsten via de mobiele pinapparaten zullen direct worden bijgeschreven op het bankrekeningnummer van het hoofdkantoor, rekening 913. Het hoofdkantoor koppelt vervolgens de ontvangsten terug aan de penningmeester van het RCU Instructie Eenmalige machtigingen Binnen Unicef wordt op dit moment kleinschalig gebruik gemaakt van eenmalige machtigingen echter de huidige methode is arbeidsintensief; daarom is Unicef Nederland met de Postbank in gesprek over

7 Pagina 7 van 9 een meer gebruikersvriendelijke oplossing. U zult hier over te zijner tijd een aparte instructie over ontvangen. (Na de pilot die in het voorjaar van 2007 is gepland). 4. Instructie Aanvragen girotel on-line Aanvraag voor girotel online kan alleen via het hoofdkantoor bij de contactpersoon voor de penningmeester via het formulier aanvraag girotel zakelijk. Het aanvraagformulier wordt door het hoofdkantoor (voor zover mogelijk ingevuld) en naar de penningmeester toegezonden. De penningmeester vult de ontbrekende gegevens in, ondertekent het formulier en stuurt de complete set met een kopie van zijn/haar identiteitsbewijs retour aan het hoofdkantoor. De contactpersoon zorgt voor de ondertekening door van de bevoegde persoon bij Unicef Nederland en zorgt voor de verdere afhandeling naar de bank. Voor girotel online is een systeem nodig dat toegang biedt tot internet. Ondersteund worden: Windows XP/2000/ME/98/95/NT4 in combinatie met Internet Explorer 5.0 of hoger MacOS 10.1 in combinatie met Netscape. Cursusfaciliteiten via een demo girotel zijn beschikbaar via de website van de postbank: Helpdesk girotel zakelijk is bereikbaar op werkdagen van 8.30 uur tot uur via telefoonnummer (058) Voor de losse aanvraag van girotel online moet rekening worden gehouden met een duur van circa 4 weken. Het abonnement voor girotel online wordt door de Postbank gratis aan Unicef verstrekt. Indien de rekening hiervoor toch wordt belast neem dan contact op met het hoofdkantoor zodat dit kan worden gecorrigeerd. Binnen één girotel abonnement kunnen 5 postbankrekeningen worden gefaciliteerd. Een tweede abonnement is mogelijk. Indien binnen een RCU meer dan vijf rekeningen nodig zijn, wordt in samenwerking tussen de penningmeester en het hoofdkantoor gezocht naar een passend alternatief, die praktisch uitvoerbaar is. 5. Instructie Maandelijkse saldo overboeking aan het hoofdkantoor Voor elk RCU geldt maandelijkse saldo overboeking aan het hoofdkantoor. Hoofdkantoor Unicef neemt contact op met elk RCU om afspraken te maken over het maximale bedrag dat als aanwezig saldo op de bankrekening van de penningmeester mag blijven staan. Voor de overige bankrekeningen binnen het RCU geldt dat saldi maandelijks aan het hoofdkantoor moeten worden overgedragen. (Geldt voor alle rekeningen van de Postbank, Rabobank, Fortis etc.).

8 Pagina 8 van 9 Hoofdkantoor Unicef stemt af of er wel of niet maandelijks automatisch wordt afgeroomd en - indien wel - de hoogte van het af te romen bedrag. Er zal dus niet op grote schaal (lees alle postbankrekeningen) door het hoofdkantoor worden afgeroomd. Automatisch saldo overboeking (ASO) gebeurt alleen vanaf de zakelijke postbankrekening(en). Het aanvraagformulier voor het afromen (ASO) wordt door het hoofdkantoor (voor zover mogelijk ingevuld) en naar de penningmeester toegezonden. Waarop eveneens wordt aangegeven welke subrekeningen afgeroomd moet worden naar de Postbankrekening van de penningmeester. De subrekeningen (depothouder/verkopers) worden omstreeks de 25 ste van elke maand afgeroomd door middel van automatisch saldo overboeking (ASO) naar de penningmeesterrekening. Alleen de Postbankrekening van de penningmeester wordt op de laatste kalenderdag van de maand afgeroomd en overgeboekt op de Unicef rekening. Hoofdkantoor Unicef koppelt aan de penningmeester terug van welke Postbankrekening(en) zij gelden heeft ontvangen en hoeveel. Indien sprake is van (expres) niet nakomen van afspraken, grijpt Unicef in en zal vanuit het hoofdkantoor worden afgeroomd. Er zal dus niet op grote schaal (lees alle postbankrekeningen) door het hoofdkantoor worden afgeroomd. Afroming bankrekeningen betekent een mutatie op de rekening-courant. Penningmeesters zien dit niet allemaal zo, normaliter geven zij aan wat de storting betreft (een gift, betaling goederen, sponsorloop ). 6. Instructie Wijzigingen Alle wijzigingen met betrekking tot de bancaire zaken moeten schriftelijk, bij voorkeur per e- mail aan de contactpersoon van de penningmeester worden gericht, die voor verdere afhandeling met de bank zorgdraagt. 7. Voorwaarden Postbank Hoe garandeert Postbank dat eventuele externe fraude met elektronisch betalen niet ten nadele van de (bonafide) rekeninghouders komt? Voor een uitgebreid antwoord op deze vraag wordt verwezen naar de voorwaarden van de Postbank. Deze zijn te downloaden via de website (Pad: zakelijk / girorekening / voorwaarden).

9 Pagina 9 van 9 8. Contactpersoon en helpdesk Postbank STICHTING NEDERLANDS COMITE UNICEF / RCU S UNICEF Cliënt Service Team Helpdesk cliënt service team PCM.Client.Service@mail.ing.nl F.D. de Bie, Adviseur Customer Support telefoon (020) dammy.de.bie@mail.ing.nl Girotel Online: U kunt Postbank Zakelijk telefonisch bereiken op werkdagen van 08.30u tot 17.00u. Helpdesk Girotel Zakelijk (058)