Privacyreglement. Whole Trading Holland

Transcriptie

1 Privacyreglement Whole Trading Holland Algemeen Whole Trading Holland hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de Persoonsgegevens, die door Whole Trading Holland worden verzameld en Verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd. Whole Trading Holland is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van Betrokkenen. Dit Privacyreglement is van toepassing op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens binnen Whole Trading Holland. Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de Whole Trading Holland met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website. Doel van het privacyreglement Dit privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door de directie van Whole Trading Holland en beschrijft hoe Whole Trading Holland omgaat met de privacy van Betrokkenen. Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van Whole Trading Holland. Dit privacyreglement beschrijft de Verwerking van Persoonsgegevens door Whole Trading Holland, de doeleinden van de gegevensverwerking door Whole Trading Holland, het gebruik van cookies op deze website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt uitoefenen. Als u de website van Whole Trading Holland bezoekt of klant bent van Whole Trading Holland, kan Whole Trading Holland gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een bestelling via het verkoop portaal, een mail die u verstuurt via de site, enz. In het kader van deze Verwerkingen waarborgt en respecteert Whole Trading Holland uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het Whole Trading Holland zoals deze door Whole Trading Holland zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw Persoonsgegevens door Whole Trading Holland beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw Persoonsgegevens.!1

2 Begrippen In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven. De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG); Het privacyreglement: dit reglement; Verantwoordelijke: Whole Trading Holland; Beheerder: Directie en medewerkers van Whole Trading Holland; Webmaster: de webmaster van de Whole Trading Holland, die de website beheert. Verwerker: medewerker, die Persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de Verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.; Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft; Gebruiker: De functionaris die bevoegd is Persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de Verwerking kennis te nemen; Derden: personen en instanties buiten Whole Trading Holland; Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot Persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.(artikel 4 AVG); Bestand: elk gestructureerd geheel van Persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen; Relaties: Hiermee worden de relaties van Whole Trading Holland bedoeld; Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens. Doeleinden Whole Trading Holland verzamelt of gebruikt uw Persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG) Dit zijn: Activiteiten die, gelet op de doelstelling van Whole Trading Holland, gebruikelijk zijn, Verkoop van diensten met alle bijbehorende zaken zoals het voeren van administratie, archiveren van beelden net daaraan gekoppelde gegevens; Het verzenden van informatie aan Betrokkenen over activiteiten en diensten van de Whole Trading Holland en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door Whole Trading Holland, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;!2

3 Rechtmatige grondslag Whole Trading Holland verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG) Om een verplichting na te komen die in de wet staat; Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de Betrokkene onderdeel was; Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden; Voor de goede vervulling van de taak, die Whole Trading Holland vervult; Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke Verwerking. Wijze van verwerking De Verwerking van Persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt. Persoonsgegevens van relaties worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste Verwerking van diens Persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die Verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels. Het relatie verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de Verwerking van Persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit. Persoonsgegevens Whole Trading Holland Verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen: Relaties/klanten van Whole Trading Holland; Personen die Whole Trading Holland om een offerte, informatie of documentatie hebben verzocht; Personen met wie Whole Trading Holland een zakelijke of financiële relatie onderhoudt (leveranciers). Relaties worden geregistreerd via de Whole Trading Holland -website en/of in de administratie, hierna te noemen Gebruiker. Hiervoor geldt het Whole Trading Holland privacyreglement. In sommige gevallen vindt de Verwerking plaats via het accountants kantoor van Whole Trading Holland. Indien de werkzaamheden van de Betrokkene ten behoeve van Whole Trading Holland zijn beëindigd of de transactie met Whole Trading Holland is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de Persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt. Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens Whole Trading Holland verstrekt geen Persoonsgegevens aan Derden.!3

4 Beveiliging Whole Trading Holland draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de administratie van Whole Trading Holland en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking. Inloggegevens van de website worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet. Website De webmaster van Whole Trading Holland is verantwoordelijk voor deze website. De website van Whole Trading Holland is Rechten van betrokkenen De Betrokkene heeft de volgende rechten: Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan Whole Trading Holland te vragen of zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt. Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt. Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de Persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Whole Trading Holland om dit te corrigeren. Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan Whole Trading Holland te vragen om hun Persoonsgegevens niet meer te gebruiken voor zover wettelijk mogelijk. Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om Persoonsgegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de Persoonsgegevens te (laten) verwijderen voor zover wettelijk mogelijk. Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens. Whole Trading Holland zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking. Website van Whole Trading Holland De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over de werkzaamheden van Whole Trading Holland. Dit kan bestaan uit nieuwsberichten, portfolio, exposities, kunstevenementen enz. Whole Trading Holland maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de Betrokkene.!4

5 Cookies De website van de Whole Trading Holland gebruikt functionele cookies voor het inloggen op het verkoopgedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookie werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt onder het privacyreglement van Whole Trading Holland. De overige cookies kunnen met een adblocker of browserinstellingen zonder problemen voor de werking van de website worden geblokkeerd. Dit zijn cookies van social media websites. Op het gebruik van social media websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media dienst van toepassing. Het Privacyreglement van Whole Trading Holland is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media diensten. De social media cookies zijn: Door te klikken op de Facebook button wordt een trackingcookie geplaatst. Google plaatst een googleapis cookie. Youtube plaatst diverse cookies. De website van Whole Trading Holland bevat video s, die via Youtube worden afgespeeld. Meer informatie over het privacybeleid van YouTube vind je op de YouTube website. Private logging Wanneer u een webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is het IP adres niet vast te leggen. Indien een gebruiker inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd. Alleen het laatste moment van inloggen blijft bewaard. Links naar websites van derden Op de website van Whole Trading Holland zijn links naar websites van derden te vinden, zoals referenties van Whole Trading Holland. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende Derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende Derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze Derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn Persoonsgegevens. Whole Trading Holland is niet aansprakelijk voor de informatie die door Derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites. Datalek Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG). De Webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden van Whole Trading Holland worden afdoende beveiligd.!5

6 Slotbepalingen In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist de directie van Whole Trading Holland. Wijzigingen in doel van de Verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de Persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement. Dit Privacyreglement in werking getreden op 15 mei 2018.!6