Import van financiële stam gegevens in Newbase

Transcriptie

1 Import van financiële stam gegevens in Newbase Voor meer informatie, kijk op Newbase BV, Hardwareweg MX AMSTERDAM Tel.:

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding...3 Het importeren of bijwerken van financiële stamgegevens...3 Uitgangspunt Uitleg inleesproces...4 Schematische weergave van het inleesproces Bestandstypen...5 Inleiding...5 Newbase gebruikt tab-gescheiden bestanden...5 Tab-gescheiden bestand vanuit Open Office Calc Bestandstructuur voor grootboeknummers Bestandstructuur btw Bestandstructuur voor valutakoersen Importeren van gegevens...10 Inleiding...10 Voorbereiding...10 Het uitvoeren van de import Overige functies...15 Standaard zoekopdrachten...15 Verwijderen van regels of alle regels...15

3 1 Inleiding Het importeren of bijwerken van financiële stamgegevens In de Newbase applicatie wordt gebruik gemaakt van diverse stamgegevens, waaronder financiële stamgegevens. In deze handleiding gaan we in op het importeren of bijwerken van: Grootboeknummers Grootboeknummers worden gebruikt in de boekhoudkundige afhandeling van in- en verkoop transacties en de daarmee in verband staande doorboeking naar een boekhoudpakket, bijvoorbeeld Twinfield. BTW tabel De btw-tabel wordt gebruikt om te bepalen wat het btw-percentage zal worden bij een bepaalde transactie, rekening houdend met de handelsregio. Valutakoersen De valuta koersen bepalen zowel voor in- als voor verkoop de omrekening naar andere valuta. Het betreffen stamgegevens die, eenmaal ingesteld, in meeste gevallen niet meer zullen veranderen, en bij voorkeur voorafgaand aan het daadwerkelijk in gebruik nemen van de Newbase applicatie ingevoerd dienen te zijn. De valutakoersen vormen hierop een uitzondering in die zin dat die periodiek aan de dan geldende valutakoersen kunnen worden aangepast. De frequentie van de aanpassing is afhankelijk van de omvang van de transacties in die vreemde valuta, en bepaalt u daarom zelf. De Newbase applicatie kent geen functie waarbij valutakoersen geautomatiseerd aan de huidige koersen kunnen worden aangepast. Voor wat betreft het grootboekschema zal gelden dat er in veel gevallen al sprake is van een bestaand grootboekschema. In deze handleiding wordt beschreven hoe de bestaande grootboeknummers, btw-tabel en valutakoersen in de Newbase applicatie kunnen worden geimporteerd of bijgewerkt De mogelijkheden die de functie biedt: inlezen van een tab-gescheiden gegevensbestand importeren van nieuwe stamgegevens vanuit de ingelezen gegevens bijwerken van gegevens van bestaande stamgegevens vanuit de ingelezen gegevens Uitgangspunt De programma's 'grootboek', 'btw' en 'valuta' bevinden zich in de Newbase applicatie in de programmagroep 'Instellingen'. In de meeste situaties zullen deze programmagroep en de genoemde programma onderdelen alleen beschikbaar zijn voor applicatiebeheerders. Er wordt dan ook uitgegaan dat deze functie wordt uitgevoerd door een gebruiker die een behoorlijke basiskennis heeft van de Newbase applicatie en bekend is met het gebruik van spreadsheets, en het opslaan van een werkblad binnen de spreadsheet als tab-gescheiden bestand.

4 Indien u bestaande grootboeknummers heeft die u wilt inlezen in Newbase, dan dient u zelf vanuit uw boekhoudpakket een export te maken, zodat u die kunt bewerken en opslaan in het formaat dat geschikt is om in te lezen. Vanwege de grote verscheidenheid aan boekhoudpakketten kan Newbase u hierover geen advies geven; raadpleeg de handleiding van uw boekhoudpakket. Let op: Indien er in de Newbase applicatie al stamgegevens bestaan, en het is gewenst dat die verwijderd worden, dan dient u dat zelf te doen. De importfunctie werkt bestaande stamgegevens bij, of voegt nieuwe toe, maar verwijdert geen bestaande stamgegevens. U bent er zelf voor verantwoordelijk geen grootboeknummers te verwijderen die mogelijk al gebruikt zijn in bestaand financiële documenten, productgroepen of producten; de applicatie controleert hier niet op. Ook voor btw en valuta geldt datzelfde al heeft aanpassing in die tabellen geen gevolg voor bestaande documenten; daar is de informatie steeds in vastgelegd. Indien u dit voor aanvang van het daadwerkelijk in gebruik nemen van de applicatie doet zal dit in het algemeen geen probleem zijn. Mocht u twijfelen neemt u dan contact op met de supportafdeling van Newbase. 2 Uitleg inleesproces De mogelijkheden die de functie biedt: inlezen van een tab-gescheiden gegevensbestand importeren van nieuwe stamgegevens vanuit de ingelezen gegevens bijwerken van gegevens van bestaande stamgegevens vanuit de ingelezen gegevens Wijzigingen doorgevoerd via de importfunctionaliteit worden niet gelogd en zijn derhalve niet in de tab 'record-info' terug te vinden. Schematische weergave van het inleesproces Ledger / Vat/ currency 2 3 Matching table 1 Spread- Sheet (tab gescheiden) 1. De spreadsheet (opgeslagen als.tab bestand) wordt ingelezen: de gegevens komen indien goedgekeurd, in de matching tabel 2. Op basis van de koppeling tussen de matching tabel en grootboek, btw-tabel of valutakoersen op basis van identificerende gegevens, kan het verband tussen de matching tabel en de tabel van de financiële stamgegevens worden gelegd om te kijken of een grootboeknummer wellicht al bestaat in het grootboek en niet opnieuw moet worden aangemaakt, maar moet worden bijgewerkt. 3. Het daadwerkelijke importeren van de stamgegevens vanuit de matching tabel naar de grootboek-, btw- of valuta-tabel vindt plaats op basis van het gelegde verband (2). Indien het verband bestaat worden gegevens bijgewerkt. Indien het verband niet bestaat wordt een nieuw grootboeknummer, valutakoers of btw-regel aangemaakt.

5 3 Bestandstypen Inleiding Er wordt vanuit gegaan dat de meeste gebruikers een spreadsheet gebruiken voor het vastleggen en eventueel bewerken van de in te lezen grootboeknummers. Op onze website staan templates die u kunt gebruiken. In het hoofdstuk 4 staan de verschillende specificaties omschreven per bestand beschreven. Newbase gebruikt tab-gescheiden bestanden Vooralsnog gebruikt Newbase voor het inlezen of bijwerken van grootboeknummers een tab gescheiden bestanden. In de meeste spreadsheet en databasepaketten is de uitvoer van een tab-gescheiden bestand standaard functionaliteit, veelal aankiesbaar via de optie 'opslaan als'. Tab-gescheiden bestand vanuit Open Office Calc Open Office kent een standaard optie om een bestand op te slaan als tab-gescheiden bestand, alleen is die enigszins verstopt: Kies in het menu 'bestand' voor de optie 'Opslaan als' Kies voor de optie 'csv' Klik vervolgens op de button 'Opslaan'

6 Kies in het volgende dialoog voor 'Huidig formaat behouden' Kies bij 'Veldscheidingsteken' voor '{Tab} ' Kies als 'tekenset' West-Europa (ISO /EURO) Nu kan het bestand opgeslagen worden. 4 Bestandstructuur voor grootboeknummers Uitgangspunt is dat het in te lezen bestand een tab-gescheiden bestand is. Op onze website kunt een template vinden. De regels dienen gescheiden te zijn door een enter-teken (vanuit een spreadsheet gaat dit meestal automatisch). In de eerste regel kunnen kolomkoppen worden geplaatst; deze eerste regel wordt niet ingelezen. In onderstaande tabel kunt u lezen hoe het bestand moet worden opgebouwd. Bijvoorbeeld welke kolommen verplicht zijn (mandatory), welke codes u dient te gebruiken voor bijvoorbeeld Balans rekening = BAS en Winst/Verlies rekening = PNL, maar ook of een kolom een text of numeriek moet zijn. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat de kolom 'ledger_nr' text velden zijn omdat anders een grootboeknummer met voorloop nullen niet goed zal worden ingelezen: voorbeeld grootboeknummer 0001 wordt indien deze niet als text veld staat ingesteld ingelezen als 1. (technische info is engelstalig beschreven) col title type lengt e Mandato ry remark 1 Not in use - For any use in your spreadsheet 2 ledger_nr text 50 Y 3 ledger_name text 50 N

7 4 ledger_description text 250 N 5 ledger_type text 50 Y See 1) 6 journal number 1 Y See 2) 7 vat_code number 1 N See 3), only if journal = 1 8 performance_type text N See 4) 9 ind_subanalysed number 1 N 1 if subanalyzed, 0 if not 10 type_project text N See 5) Specification of 1): ledger_type set with BAS for 'Balance' set with PNL for 'Profit & Loss' Specification of 2): journal set with 1 for purchase set with 2 for sales set with 3 for purchase / sales (applicable for both) Specification of 3): vat_code Only applicable when journal = 3, otherwise ignored set with 1 for high set with 2 for low set with 3 for 0 set with 4 for shifted Specification of 4): performance_type should be entered for financial transactions with your own trade region but outside of your own country set with goods for Goods set with services for Services Specification of 5): type project set with CustomerProject for customer project set with ServiceAgreement for service agreement set with InternalProject for internal project set with MrkProject for marketing project set with Event for event set with Training for training set with BanquetProject for banquet project Regels worden ingelezen en gecontroleerd. Regels worden NIET ingelezen indien: er geen ledger_nr is ingevuld ledger_type niet een correcte waarde bevat journal niet een correcte waarde bevat indien vat_code gevuld is, maar geen correcte waarde bevat indien performance_type gevuld is, maar geen correcte waarde bevat indien ind_subanalysed gevuld is, maar geen correcte waarde bevat indien type project gevuld is, maar geen correcte waarde bevat

8 Indien het ledger_nr bestaat, dan worden de gegevens bijgewerkt, indien het ledger_nr niet bestaat, dan wordt een nieuwe regel aangemaakt. Op het dubbel aanbieden van een ledger_nr wordt niet gecontroleerd. Indien dit het geval is worden de gegevens mogelijk één keer aangemaakt indien het nummer nog niet bestond, en vervolgens bij mogelijk volgende regels met het zelfde nummer steeds overschreven met de laatst gelezen gegevens. Grootboeknummers zijn voor alle companies die in gebruik zijn hetzelfde. De grootboeknummers dienen echter wel te zijn voorzien van een company om ze zichtbaar te maken. Tijdens de import zal daarom de company van de ingelogde gebruiker als company voor de grootboeknummers worden ingevoerd. 5 Bestandstructuur btw Uitgangspunt is dat het in te lezen bestand een tab-gescheiden bestand is. Op onze website kunt een template vinden. De regels dienen gescheiden te zijn door een enter-teken (vanuit een spreadsheet gaat dit meestal automatisch). In de eerste regel kunnen kolomkoppen worden geplaatst; deze eerste regel wordt niet ingelezen. In onderstaande tabel kunt u lezen hoe het bestand moet worden opgebouwd. Bijvoorbeeld welke kolommen verplicht zijn (mandatory), welke codes u dient te gebruiken voor bijvoorbeeld Verkoop = 1 en BTW laag = 2., maar ook of een een kolom een text of numeriek moet zijn. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat de kolom 'ledger_nr' text velden zijn omdat anders een grootboeknummer met voorloop nullen niet goed zal worden ingelezen: voorbeeld grootboeknummer 0001 wordt indien deze niet als text veld staat ingesteld ingelezen als 1. (technische info is engelstalig beschreven) col title type lengt e Mandato ry opmerkingen 1 Not in use - For any use in your spreadsheet 2 company_name_short text 50 Y Should be an existing company code. 3 ind_sales_purchase integer 50 Y See 1) 4 ledger_nr text 50 N Should be an existing ledger nr 5 vat_code integer 50 Y See 2) 6 trade_region integer Y See 3) 7 vat_percentage number Specification of 1): ind_sales_purchase set with 1 for 'Sales' set with 2 for 'Purchase' Specification of 2): vat_code

9 set with 1 for 'Vat High' set with 2 for 'Vat Low' set with 3 for 'Vat 0' set with 4 for 'Vat shifted' Specification of 3): trade_region set with 1 for 'Own Country' set with 2 for 'Own trade region' set with 3 for 'Out of trade region' Regels worden ingelezen en gecontroleerd. Regels worden NIET ingelezen indien: company, ind_sales_purchase, trade_region of vat_code leeg is vat_code niet correct is company_name_short niet bestaat of niet toegankelijk is voor de gebruiker ind_sales_purchase geen correcte waarde heeft ledger_nr gevuld is maar niet voorkomt in Newbase vat_percentage niet een numerieke waarde heeft trade_region geen geldige waarde heeft Op het dubbel aanbieden van een btw-regel wordt niet gecontroleerd. Indien dit het geval is worden de gegevens mogelijk één keer aangemaakt indien de regel nog niet bestond, en vervolgens bij mogelijk volgende regels met dezelfde combinatie van company, ind_sales_purchase, trade_region en vat_code de zelfde regel steeds overschreven met de laatst gelezen gegevens. BTW regels kunnen per company verschillen, bijvoorbeeld omdat vestigingen zich in meerdere landen bevinden. Ze dienen dan ook per company te worden aangemaakt. zijn voor alle companies die in gebruik zijn hetzelfde. 6 Bestandstructuur voor valutakoersen Uitgangspunt is dat het in te lezen bestand een tab-gescheiden bestand is. Op onze website kunt een template vinden. De regels dienen gescheiden te zijn door een enter-teken (vanuit een spreadsheet gaat dit meestal automatisch). In de eerste regel kunnen kolomkoppen worden geplaatst; de eerste regel wordt niet ingelezen. In onderstaande tabel kunt u lezen welke kolommen verplicht zijn (mandatory). (technische info is engelstalig beschreven) col title type lengt e Mandato ry opmerkingen 1 Not in use - For any use in your spreadsheet

10 2 value_1 number Y 3 currency_1 text 50 Y This should be a currency as specified in the Country-table in Newbase 4 value_2 number Y 5 currency_2 text 50 Y This should be a currency as specified in the Country-table in Newbase Specification of 1): currency_1 and currency_2 This should be a currency as specified in the Country-table in Newbase Regels worden ingelezen en gecontroleerd. Regels worden NIET ingelezen indien: één van de velden leeg is value_1 of value_2 niet numeriek zijn de valuta niet voorkomt als valuta in een land in de country-tabel in Newbase Indien de valutakoers bestaat, dan worden de gegevens bijgewerkt, indien de valutakoers niet bestaat, dan wordt die aangemaakt Op het dubbel aanbieden van een valutakoers wordt niet gecontroleerd. Indien dit het geval is worden de gegevens mogelijk één keer aangemaakt indien de combinatie van currency_1 en currency_2 nog niet bestond, en vervolgens bij mogelijk volgende regels met dezelfde combinatie steeds overschreven met de laatst gelezen gegevens. Valutakoersen zijn voor alle companies die in gebruik zijn hetzelfde. De valutakoersen dienen echter wel te zijn voorzien van een company om ze zichtbaar te maken. Tijdens de import zal daarom de company van de ingelogde gebruiker als company voor de valutakoersen worden ingevoerd. 7 Importeren van gegevens Inleiding De korte handleiding beschrijft de import voor grootboeknummers. Voor het importeren of bijwerken van btw-tabel en valutakoersen geldt dezelfde werkwijze, alleen zullen de schermafbeeldingen afwijken. Voorbereiding Om import van grootboeknummers te kunnen gebruiken dient in de Newbase applicatie de volgende optie te zijn toegekend:

11 Indien deze optie niet is toegekend raadpleeg uw applicatiebeheerder Vervolgens dient u over een tab-gescheiden bestand te beschikken met de informatie opgebouwd volgens de specificatie zoals hiervoor beschreven. Een voorbeeld template kunt u vinden op onze website. Het uitvoeren van de import Klik op het programma Instellingen Klik op het programma onderdeel 'Grootboek' Klik met je rechtermuisknop op het woord Grootboek Kies voor de optie 'importeer grootboek' Indien onderstaande melding verschijnt volg onderstaande stappen: Indien u de melding krijgt dat er eerst een record geselecteerd dient te zijn, klik dan eerst op 'toon alle' en kies vervolgens nog een keer de optie 'importeer grootboek' Mochten er nog geen grootboeknummers bestaan, dan kunt u één leeg grootboeknummer aanmaken, en vervolgens in het menu nog een keer de optie 'importeer grootboek' kiezen (dat nummer kunt u na de import weer verwijderen) Het volgende scherm opent: LET OP: Aan de onderzijde is een schuifbalk, dus er zijn meer kolommen dan in eerste instantie getoond worden Klik in 'zoek hier...' op het zwarte pijltje en kies voor 'toon alle', om zeker te zijn dat er geen records meer zijn; indien die er wel zijn dan is helemaal rechts een verwijdericoon in de groene balk beschikbaar om alle regels in één keer te verwijderen. Het is niet verplicht om alle regels te verwijderen maar nieuwe regels die worden geimporteerd krijgen een nieuw kernmerk. Overigens krijgt iedere import een eigen kenmerk, dus het is mogelijk meerdere imports naast elkaar te laten bestaan indien dat gewenst zou zijn; dan wel zorgen dat voorafgaand aan import even een zoekactie op het juist import serienummer wordt gedaan.

12 Klik op 'importeer' en kies het betreffende tab gescheiden bestand. In ons voorbeeld ziet dat bestand er als volgt uit: Kies het bestand aan (welke naam het bestand heeft maakt niet uit; daar wordt niet op gecontroleerd) en klik op 'selecteer'. Vervolgens gaat er een voortgangsbalk lopen.aan het einde van het proces wordt er een inleesverslag getoond. In ons geval:

13 Indien gewenst kan dit verslag worden opgeslagen Een voorbeeld van een verslag indien er fouten in het bestand zouden hebben gezeten: In ons voorbeeld (zonder de fouten) is het resultaat:

14 De gegevens zijn nu in de matching-tabel ingelezen. Er zijn op dit moment dus nog geen daadwerkelijke grootboeknummers aangemaakt of bijgewerkt in de Newbase grootboeknummer tabel. Er is nu de mogelijkheid in de matching-table nog de gegevens te controleren alvorens tot de daadwerkelijke verwerking naar de Newbase grootboeknummers over te gaan. Wijzigen van de ingelezen gegevens is niet mogelijk in dit scherm. Indien dat noodzakelijk is pas dan het oorspronkelijke.tab-bestand aan, en lees opnieuw in (eventueel de zojuist ingelezen gegevens eerst verwijderen). Het kenmerk dat aan de import is toegekend is in dit geval WBO Op basis van dit kenmerk kunnen altijd bij elkaar behorende importregels worden terug gezocht. De plus-tekens geven aan dat er geen bestaand grootboeknummer is gevonden, en dat die regel als nieuwe regel zal worden aangemaakt: houd de muis er boven en er verschijnt beknopte uitleg. De gele kolommen zijn gegevens die in Newbase gevonden zijn: zijn die leeg dan kon er geen match worden gevonden, of is het gegevens in Newbase niet gevuld. Klik op de button 'grootboeknummers bijwerken': klik op 'ok', er wordt een voortgangsbalk getoond De gevarendriehoekjes zijn na het inlezen verdwenen, ten teken dat de grootboeknummers zijn aangemaakt. De grootboeknummers in de Newbase applicatie (gele kolommen) zijn nu gelijk geworden aan de gegevens zoals aangeboden in de import. Nu kunnen er steekproefsgewijs controles in de grootboeknummers worden uitgevoerd.

15 8 Overige functies Standaard zoekopdrachten Standaard zoekopdracht zijn te vinden door te klikken op het vergrootglas: Verwijderen van regels of alle regels Aan het einde van de regels staat per regel een verwijder-icoon. Het verwijder-icoon dat in de groene balk staat biedt de mogelijkheid alle op dat moment gevonden gegevens te verwijderen. LET OP: Ongedaan maken van verwijderacties is niet mogelijk; er zal dan opnieuw geimporteerd moeten worden Met deze actie worden NOOIT de daadwerkelijke producten, prijslijsten of prijsstaffels verwijderd, alleen maar de geimporteerde gegevens.