Aanbesteding van een sportcentrum op Total Cost of Ownership

Transcriptie

1 Aanbesteding van een sportcentrum op Total Cost of Ownership

2 VOORSTELLEN Harry Vedder, projectleider (adviseur/eigenaar M3V) / vedder@m3v.nl initiator 1 e pilot living building concept te Veenendaal Ralph Rheiter, inkoper (inkoopmanager IBMN) / r.rheiter@ibmn.eu

3 WAT KRIJGT U TE ZIEN? Unieke aanbesteding: TCO Eenvoud Snelheid Samenwerking/vertrouwen Uniek resultaat Snel (2 jaar start aanbesteding oplevering sportcentrum) Binnen budget Zeer duurzaam UITSTEKEND ONTWERP

4 HET RESULTAAT

5 ACHTERGROND 2003 is het bestaande complex deels afgebrand 1 e opzet: multifunctioneel gebouw (incl. theater e.d.) 2 x aanbesteed en 2 x niet tot gunning overgegaan Medio 2011 (nieuw) raadsbesluit: 2 sporthallen Zwembad Instructiebad Horeca Dojo/multifunctionele ruimte Duurzaam (exploitatie) Gemeente blijft zelf exploitatie

6 SAMENSTELLING PROJECTTEAM Externe projectleider Medewerker RO Communicatie Medewerker Sport en recreatie Medewerker Openbare ruimte Exploitant sportaccommodaties Inkoper

7 SELECTIE EXTERN PROJECTLEIDER 10 CV s opgevraagd bij diverse adviesbureaus 5 potentiële kandidaten laten presenteren 1 partij geoffreerd en gecontracteerd Selectie op: visie op aanbestedingsstrategieën visie op prestatiegericht specificeren

8 VRAAGSTELLING (ZOMER 2011) PvE MFC ombouwen naar vraagspecificatie sportcentrum Proces inrichten op deadline oplevering voorjaar 2014! Absoluut binnen beschikbaar investeringsbudget Snel duidelijkheid over definitieve investeringskosten Passende aanbestedingsstrategie

9 DOELSTELLING EN KADERS (1) 1. Zelf operationele exploitatie blijven doen 2. Maximaal exploitabel pand (duurzaam beheersbaar): - functionaliteit - logistiek - onderhoud - beheer (w.o. schoonmaak) - exploitatiekosten 3. Ontwerp vooral beoordelen op kwaliteit m.b.t. exploitatie 4. Aanbieding kunnen toetsen op investeringskosten en (gebouwgebonden) exploitatiekosten

10 DOELSTELLING EN KADERS (2) 5. Gemeente heeft kennis van exploitatie, markt (integrale) kennis van het ontwerpen en bouwen van sportgebouwen 6. Ontwerp bij voorkeur in samenwerking uit kunnen werken (betrokkenheid opdrachtgever). 7. Aanbesteden op basis van vertrouwen / samenwerking 8. Begrijpelijk en eenvoudig: snel en weinig kosten voor opdrachtgever EN opdrachtnemer

11 HET PROCES Voorfase Inkoopstrategie Selectiefase Publicatie selectieleidraad op ABK Selectiefase Selectie 5 partijen - minimum eisen - extra punten

12 HET PROCES Inschrijffase Presentatie aan inschrijvers uitreiken Vraagspecificatie Inschrijffase Mondelinge Nota van Inlichtingen Inschrijffase Aanbesteding, verduidelijking aanbieding door inschrijvers

13 HET PROCES Inschrijffase Kwaliteitsbeoordeling (prijzen niet bekend) Inschrijffase Eindbeoordeling Inschrijffase Besluitvorming (gunning)

14 HET PROCES Voorfase Inkoopstrategie

15 VOORFASE: INKOOPSTRATEGIE Uitgangspunten beschreven zoals: 1. Marktanalyse 2. Contractvorm 3. Gunnings- en selectiecriteria 4. Duurzaamheid (GPR en levensduurkosten (TCO)) 5. Vraagspecificatie 6. Vastgesteld door College 7. Planning en besluitvormingsmomenten 8. Samenstelling inkoopteam

16 MARKTANALYSE Sportbouw lijkt simpel maar is specifieke deskundigheid (sportfunctionaliteit, normen, uitvoeringsdetails, etc.) Sportmarkt heeft veel ervaring met DB-contracten (turnkey bouw) Sportmarkt heeft relatief weinig ervaring met DBM e.v.

17 PRESTATIE-EISEN & GUNNING/SELECTIECRITERIA 1. Sportfunctionele kwaliteit van het gebouw 2. Beheersbaarheid beheer en exploitatie (inzet, kosten) 3. Kunnen c.q. moeten voldoen aan (korte) planning 4. Snel zekerheid over prijs, geen meerwerk e.d. na gunning 5. Duurzaam, extra duurzaamheid alleen als rendabel 6. Bij voorkeur garantie op: toekomstig kwalitatief presteren (sportfunctioneel, beheer, etc.) onderhoud en onderhoudskosten presteren duurzaamheidsmaatregelen (energie- en water)

18 DEFINITIE DUURZAAMHEID Prestaties duurzaamheid, extra duurzaamheid, beheer, onderhoud en exploitatie vertaald in: 1. Basispakket Duurzaamheid: GPR=7 plus toepassing AgentschapNL minimum criteria (= 100% duurzaam) 2. Total Cost of Ownership gebouw (realisatie + instandhouding + energie- en waterverbruik) 3. Social Return => inzet leerlingwerkbedrijf

19 TCO-AANBESTEDING 1. Advies aan College: garanties op financieel duurzaam presteren door zowel te gunnen op TCO als te contracteren op TCO. 2. Doel TCO-aanbesteding: Maximaal innovatiekracht markt benutten om gebouw zo toekomstgericht mogelijk te ontwerpen tegen zo laag mogelijke levensduurkosten.

20 WAT VERSTAAN WE HIER ONDER TCO? TCO (Levensduurkosten gebouw) aanvangsinvestering + jaarlijkse kosten onderhoud en energie/water D B M O-light (F) Design, Build, Maintain, gebouwgebonden Operate, (Finance) Finance indien hogere aanvangsinvestering, lasten verwerken in de M gebouwgebonden Operate energie- en watergebruiken (schoonmaak e.d. doet gemeente)

21 Financiële kaders investering exploitatie (excl. personeel, kapitaallasten, etc.) t = 0 t = 0 20 jaar e.v.

22 Aanbieder 1 TCO aanbieder 1 Aanbieder met laagste TCO wint de aanbesteding Gemeente garandeert daarmee voor zichzelf de laagste kosten cq. beste prijs:kwaliteit verhouding over de levensduur van de voorziening. t = 0 t = 0 20 jaar e.v. Aanbieder 2 TCO aanbieder 2 NB: Financiering investeringen in eventuele rendabele extra maatregelen mag, maar door opdrachtnemer. Kapitaal- en rentelasten opnemen in kosten onderhoud en energie per jaar (gebruiksfase). Alleen zinvol als TCO met extra maatregelen lager uitvalt als zonder extra maatregelen (terugverdientijd korter dan contractperiode). t = 0 t = 0 20 jaar e.v.

23 GARANTIE ENERGIEKOSTEN? 1. Risico energietarieven blijft bij gemeente 2. Contracteren op gebruiken (tarieven: rekenwaarde geven) 3. Gebruiken: ontwerp- en gebruikersafhankelijk 4. Garantie op gebruik bij referentiekader gebouwgebruik = referentiegebruik 5. Aanbieder geeft verrekenformule referentiegebruik voor: openingsuren bezoekersaantallen graaduren

24 HET PROCES Voorfase Inkoopstrategie Selectiefase Publicatie selectieleidraad op ABK

25 SELECTIEFASE: PUBLICATIE 1. Aankondiging gepubliceerd begin december 2011 en sluiting selectie medio januari Publicatie op Aanbestedingskalender en TED 3. Selectieleidraad kosteloos ter beschikking gesteld

26 HET PROCES Voorfase Inkoopstrategie Selectiefase Publicatie selectieleidraad op ABK Selectiefase Selectie 5 partijen - minimum eisen - extra punten

27 SELECTIEFASE: SELECTIE 1. Inschrijfvereisten tweeledig: a. Minimum eisen b. Puntensysteem (score boven minimum) 2. Laagdrempelig aanmeldingen 4. 5 partijen geselecteerd

28 HET PROCES Inschrijffase Presentatie aan inschrijvers uitreiken Vraagspecificatie

29 INSCHRIJFFASE: VRAAGSPECIFICATIE Maart 2012: uitreiken vraagspecificatie en mondelinge toelichting 1. Vraag en ambitie opdrachtgever 2. Wijze van gunning (op waarde, criteria, etc.) 3. TCO-systematiek 4. Creëren wederzijds vertrouwen door realisme en open mindset

30 INSCHRIJFFASE: VRAAGSPECIFICATIE 1. Opbouw 2. TCO 3. Gunning 4. Overeenkomst

31 VRAAGSPECIFICATIE 1. Geen oplossingen, alleen kwalitatieve prestaties 2. Verwijzen naar regelgeving, normen en richtlijnen, etc. geen herhaling daaruit 3. Eenvoudig en overzichtelijk te lezen en te begrijpen 4. Eenduidig in bedoelingen (via mondelinge dialoog) 5. Uitgangspunt: beoogde aanbieders zijn deskundiger en worden volledig op die deskundigheid aangesproken 6. Alle ruimte voor aanbieders voor eigen oplossingen

32 VRAAGSPECIFICATIE Masterdocument: situatie, ambities opdrachtgever, verwachtingen aanbieder, beoogd resultaat Bijlagen, o.a.: 1. Outputspecificatie fysieke voorziening. 2. Raadsbesluit d.d. 15 maart Bestemmingsplan Kom Vianen 4. Ontwerpkaders Sportcomplex 5. Ontwerpkaders Buitenterrein 6. Energiemanagement 7. Meerjarig Onderhoud 8. Concept Model Basis Overeenkomst 9. De bij de Model Basis Overeenkomst behorende Annexen

33 VRAAGSPECIFICATIE: TCO

34 EXPLOITATIEKOSTEN 20 JAAR MARKT

35 TCO: UITGANGSPUNTEN Energiekosten: ,- Onderhoud: Budget opdrachtnemer: ,- Inflatie: 3,00 % Start exploitatie: 1 juli 2014 Rekenrente gemeente: 3,43 % TCO berekeningsperiode: 20 jaar Geen overige exploitatie (schoonmaak e.d.)

36 TCO: REKENSHEET Informatie Bedrag Prijspeil Bron Energiekosten Begroting/tabel raadsbesluit Onderhoud Begroting/tabel raadsbesluit Budget opdrachtnemer Investeringskostenbegroting "AANBIEDING" Inflatie 3,00% jaarlijks Nic Meijer Start exploitatie GEMIDDELD IVM GESPREIDE OPLEVERING Rekenrente gemeente 3,43% jaarlijks Nic Meijer Jaar Volgnummer jaar Bouwkosten Energie Onderhoud Contante waarde/jaar Bouwkosten Energie Onderhoud Netto contante waarde

37 VRAAGSPECIFICATIE: ONDERHOUD Technische kwaliteit: NEN 2767 Conditiemeting van bouw- en installatiedelen. Aanvang: Minimumeis conditiescore 1 Handhaven: Minimumeis conditiescore 2 (in gebruik tussen 2 en 3) Ingreep: Bij (dreigend) lagere score dan 3 (weer naar tenminste 2) Oplevering: Gemiddeld conditiescore 2 (variatie bouwdelen tussen 1 en 3)

38 VRAAGSPECIFICATIE: GUNNING Gunnen op Waarde (GOW): 1. Door CROW opgesteld systeem 2. Wordt gedragen door de markt 3. Beoordeling op meerwaarde van de aanbieding 4. Onafhankelijk systeem Werkwijze: 1. Bepaling zgn. 6 waarde (=voldoen aan minimum eisen) 2. 6 waarde = beschikbaar TCO 20 jaar = ,- 3. Bepalen meerwaarde extra s in aanbieding t.o.v. minimum

39 VRAAGSPECIFICATIE: GUNNINGCRITERIA 1. Prijs (TCO) 2. Uitsluiting: beneden minimum kwaliteitseisen 3. Scores voor extra kwaliteit (meerwaarde): I. Esthetica; II. Functionaliteit; III. Flexibiliteit. 39

40 VRAAGSPECIFICATIE: GUNNING Prijs Kwaliteit 50,0% 50,0% raming Aanneemsom mogelijke meerwaarde t.o.v. een Aspect Punten voor kwaliteitsaspecten: maximale meerwaarde t.o.v. een cijfer 6 Architectuur Functionaliteit Flexibiliteit TOTAAL ,4% 28,6% a. Wat is een uitmuntende fictief aanbieding waard?

41 rangorde rangorde Extra kwaliteit, gescoorde cijfers INSCHRIJVER TCO op basis van NCW Architectuur Functionaliteit Flexibiliteit A ,00 1 7,00 6,50 B ,00 2 6,00 6,50 C ,00 3 8,50 8,50 D ,00 4 6,50 7,00 7,00 6,00 7,00 8,50 Meerwaarde bij het scoren van een 10: Belang in ==> , , ,00 Totaal extra kwaliteit ,00 De laagste Evaluatieprijs wint INSCHRIJVER BEREKENING meerwaarde ==> Score in voor extra kwaliteit Totaal v/d berekende meerwaarde in Evaluatie-prijs (Prijs minus meerwaarde) A , , , , ,00 2 B , , ,00 4 C , , , , ,00 1 D , , , , ,00 3

42 VRAAGSPECIFICATIE: OVEREENKOMST Vraagspecificatie: 1. Overeenkomst gelet op borging uitkomsten aanbesteding Excel sheet Inschrijfformulier

43 Contante waarde berekening inschrijvers GROENE CELLEN INVULLEN Informatie Bedrag j Energiekosten komt uit de Hulpsheet energie a Onderhoudskosten b Inschrijfsom c Rentevoet financiering 4,00% f Inflatie 3,00% r Rekenrente gemeente 3,43% Start exploitatie GEMIDDELD IVM GESPREIDE OPLEVERING Jaar Volgnummer jaar l Aanvullende financiering d g Energie h Onderhoud i EXPLOITATIEKOSTEN TOTAAL p Contante waarden van exploitatie, per jaar Aanvullende financiering Energie Onderhoud q Netto Contante Waarde van de exploitatie b Bouwkosten m LEVENSDUURKOSTEN - TCO n er is opgeleverd op ? nee o LEVENSDUURKOSTEN - TCO -

44 SAMENVATTING INSCHRIJFCIJFERS (INSCHRIJFFORMULIER) Informatie Bedrag excl. btw a Onderhoudskosten b Aanbieding voor Ontwerp en Uitvoeringswerkzaamheden =max ,- c Rentevoet financiering (indien financiering door inschrijver van toepassing) 4,00% d Aanvullende financiering door inschrijver (indien van toepassing) e Verbruiken per persoon, uur openingstijd en graaduur (worden automatisch verzameld in hulpsheet) Energieverbruik totaal (conform prognose bezoekers en openingstijden) verbruiken totaal water (m³) elektriciteit (kwh) gas (m³) zwembad sportzalen Energieverbruik per bezoeker verbruiken per bezoeker water (m³) elektriciteit (kwh) gas (m³) zwembad 0, , , sportzalen 0, , , Energieverbruik per uur openingstijd verbruiken per uur water (m³) elektriciteit (kwh) gas (m³) zwembad 0, , , sportzalen 0, , , Energieverbruik per graaduur verbruiken per uur water (m³) elektriciteit (kwh) gas (m³) zwembad 0, , , sportzalen 0, , , Energieopbrengst totaal opbrengsten totaal water (m³) elektriciteit (kwh) gas (m³) Energieopbrengst i EXPLOITATIEKOSTEN TOTAAL m LEVENSDUURKOSTEN - TCO =max ,-

45 HET PROCES Inschrijffase Presentatie aan inschrijvers uitreiken Vraagspecificatie Inschrijffase Mondelinge Nota van Inlichtingen

46 INSCHRIJFFASE: NOTA VAN INLICHTINGEN Nota van Inlichtingen (2 rondes): Doel 1: overeenstemming duidelijkheid vraagstelling Doel 2: via dit begrip versterken vertrouwen over en weer 1. Vragen vooraf schriftelijk ontvangen 2. Schriftelijk antwoord (per inschrijver) 3. Beantwoording en vragen besproken (per inschrijver) 4. Nota opgemaakt naar alle inschrijvers

47 HET PROCES Inschrijffase Presentatie aan inschrijvers uitreiken Vraagspecificatie Inschrijffase Mondelinge Nota van Inlichtingen Inschrijffase Aanbesteding, verduidelijking aanbieding door inschrijvers

48 INSCHRIJFFASE: AANBESTEDING Beoordeling inschrijvingen: 1. Aanbiedingen eind augustus 2012 (prijzen niet geopend) 2. Per teamlid inlezen 3. Toelichting per inschrijver op aanbieding 4. Individueel beoordelen 5. Per sub-team beoordeling 6. Eindbeoordeling (sessie met openen prijzen)

49 HET PROCES Inschrijffase Kwaliteitsbeoordeling (prijzen niet bekend) Inschrijffase Eindbeoordeling Inschrijffase Besluitvorming (gunning)

50 INSCHRIJFFASE: BESLUITVORMING Besluitvorming: Doel Politiek draagvlak en begrip keuze verliezers 1. Presentatie College omtrent de gunning 2. Uitspreken voornemen tot gunning: a. Telefonisch b. (uitgebreide) Schriftelijke onderbouwing 3. Sluiten overeenkomst 4. Vergoeden inschrijfkosten

51 LEERMOMENTEN 1. Vraagspecificatie zo functioneel mogelijk opstellen 2. Beoordelingscriteria en gevolgen duidelijk bespreken 3. Geen beoordelaars in team die een (op hen bekende oplossingen gericht) technische voorkeur hebben 4. Looptijd overeenkomst versus duurzaamheid? 5. Tarieven energie: eigen opwekking apart vragen? 6. Conditiescore 2 bij oplevering na 20 jaar?