1. Bijgestelde versie verantwoordingslijst: nu versie 20 december Nieuwe SiSa webapplicatie verantwoordingslijst online

Transcriptie

1 Nummer 38, Nieuwsbrief IBI Nummer 38, Hierbij ontvangt u de achtendertigste nieuwsbrief Interbestuurlijke informatie (IBI). De nieuwsbrief IBI bestrijkt het brede terrein van interbestuurlijke informatie. In deze nieuwsbrief: 1. Bijgestelde versie verantwoordingslijst: nu versie 20 december Nieuwe SiSa webapplicatie verantwoordingslijst online Verder: 3. Antwoorden op veelgestelde vragen over de verantwoordingslijst 4. Afzonderlijke herziene aanleveringen BDU CJG/H10 NIET nodig 5. Nog geen vaststellingen over 2011 Bijlage: Handleiding nieuwe SiSa webapplicatie 1. Bijgestelde versie verantwoordingslijst: nu versie 20 december 2012 De verantwoordingslijst versie 22 november 2012 is bijgesteld tot de versie van 20 december Voor het raadplegen van de verantwoordingslijst: zie ook punt 2 in deze nieuwsbrief over de nieuwe webapplicatie voor het raadplegen van de voor uw organisatie geldende kruisjes. Verwerkt zijn de verzoeken tot wijzigingen van medeoverheden die bevestigd zijn door het ministerie van BZK. Een bevestigde wijziging is een wijziging waarvan zowel verstrekker als ontvanger akkoord zijn met de wijziging en de vragensteller daarover een bevestiging heeft ontvangen van postbus IBI. Verwerkt zijn verzoeken tot wijzigingen vanuit departementen. In een aantal gevallen hebben medeoverheden hiervan een bevestiging ontvangen, maar niet in alle gevallen. Verwerkt zijn wijzigingen die aan het licht kwamen na een controle door het ministerie van BZK en het CBS mede aan de hand van de kruisjeslijst Deze wijzigingen betreffen bijvoorbeeld per abuis nog niet toegevoegde medeoverheden, of correcties in CBS-nummers waardoor een specifieke uitkering per abuis aan de verkeerde organisatie werd toegewezen. De namen van gemeenschappelijke regelingen zijn afgestemd op de lijst met namen die het CBS bijhoudt. Dit betekent dat we een groot aantal namen van gemeenschappelijke regelingen hebben gewijzigd ten opzichte van de vorige verantwoordingslijst. De nummers van deze organisaties zijn gelijk gebleven.

2 Mocht u in deze lijst nu toch nog een onoverkomelijke fout ontdekken. Dan kunt u ons dat nog tot uiterlijk maandag 31 december 2012 laten weten. Er is sprake van een onoverkomelijke fout als een regeling waarover u verantwoording moet afleggen niet in de lijst voorkomt. Overige wijzigingen voert het ministerie van BZK niet meer uit. Bekijk voordat u reageert dus eerst de antwoorden bij de veelgestelde vragen bij punt 3 in deze nieuwsbrief. De kans is groot dat uw knelpunt dan is opgelost. 2. Nieuwe SiSa webapplicatie verantwoordingslijst online De nieuwe applicatie voor het opvragen van uw verantwoordingslijst is in de lucht. De Excel-versie is vanaf dit moment aangevuld met de al eerder aangekondigde nieuwe applicatie. Deze applicatie is te benaderen: o direct via o via de link in in de alinea Verantwoording (SiSa). In de bijlage treft u een handleiding aan. 3. Antwoorden op veelgestelde vragen over de verantwoordingslijst a) Er staat geen beschikkingsnummer achter een regeling. Hoe moet ik nu weten waarover ik moet verantwoorden? Het ministerie van BZK heeft alleen beschikkingsnummers opgenomen als die door de verstrekker van de uitkering aan BZK zijn aangeleverd. Als bij het ministerie van BZK geen beschikkingsnummers bekend zijn, is de ruimte in deze kolom leeg. Daarnaast is het natuurlijk zo dat uw organisatie de beschikkingen in bezit heeft. Als u meer informatie wilt over het beschikkingsnummer, kunt u direct contact opnemen met de verstrekker van de uitkering, of met postbus IBI. b) Er staat een verkeerd beschikkingsnummer bij een regeling. Wat nu? Het beschikbaar stellen van beschikkingsnummers door het ministerie van BZK is ten opzichte van voorgaande jaren een nieuwe service. Deze service verandert echter niets aan de gangbare werkwijze met betrekking tot het vullen van de SiSa-bijlage en de plausibiliteitscontrole door het CBS. De plausibiliteitscontrole van het CBS heeft geen betrekking op de beschikkingsnummers. U bent dus vrij om die beschikkingsnummers in te vullen die u juist acht, ongeacht de omschrijving in de verantwoordingslijst. Om de gevolgen in te schatten is het handig om in gedachten de vertaling te maken naar de werkwijze bij de voormalige kruisjeslijst. o o Als sprake is van een typefout is er dus niets aan de hand. U stemt indien u dat nodig vindt af met de verstrekker van de uitkering en vult in uw SiSa-bijlage het juiste nummer in, ongeacht het nummer dat vermeld staat in de verantwoordingslijst. Ook in de oude situatie zou u het kruisje hebben gehouden. Is een van de meerdere genoemde beschikkingen al afgerekend en zou dus niet meer op de lijst moeten voorkomen? Ook dan is er niets aan de hand. U stemt af met de verstrekker en laat bij akkoord het beschikkingsnummer weg, ongeacht de vermelding in de verantwoordingslijst. Ook in de oude situatie zou u het kruisje hebben gehouden. 2

3 o Als de enige beschikking al in voorgaande jaren is afgerekend en er geen andere/nieuwe beschikking van toepassing is, had uw gemeente geen vermelding moeten krijgen bij deze regeling. U gemeente zou geen kruisje hebben moeten hebben. De deadline voor het indienen van dit type wijzigingen was gesteld op 10 december Natuurlijk kunt u vragen nog steeds aan postbus IBI blijven stellen. Het antwoord leidt alleen niet meer tot een wijziging van de verantwoordingslijst. Toch is het goed om de vraag te stellen. Als immers blijkt dat het niet de administratie van de verstrekker van de uitkering is die fout is, maar uw eigen informatie, kunt u toch de juiste verantwoording indienen. Als blijkt dat uw organisatie geen kruisje had moeten hebben, dan weet u dat u in de SiSabijlage bij die regeling een 0 (nul) kunt invullen. U zult dan dus over deze niet-van-toepassing-zijnde regeling moeten verantwoorden. Heeft u per abuis geen vermelding (kruisje) gekregen. Dan kunt u alsnog een verantwoording indienen via een herziene aanlevering. c) Ik ben een GR die moet verantwoorden voor een SZW-regeling (G1B, G2B, G3B of G5B). In de verantwoordingslijst zijn niet de juiste gemeenten vermeld. Wat nu? Het beschikbaar stellen van gemeenten aan wie u verantwoording aflegt is een nieuwe service van het ministerie van BZK. Deze service verandert echter niets aan de gangbare werkwijze met betrekking tot het vullen van de SiSa-bijlage en de plausibiliteitscontrole door het CBS. De plausibiliteitscontrole van het CBS heeft geen betrekking op de gemeentenamen in de verantwoordingslijst. U bent dus vrij om in de SiSa-bijlage die gemeenten in te vullen die u juist acht, ongeacht de gemeenten genoemd in de verantwoordingslijst. Het voornaamste is dus dat u controleert of uw GR voor de juiste regeling verantwoording moet afleggen. Is dat het geval, dan kunt u gewoon verantwoorden zoals u gewend bent, ongeacht de gemeenten die op de verantwoordingslijst vermeld staan. Als uw GR als enige vermeld staat bij een bepaalde gemeente, en die vermelding is onjuist, is het wel van belang een seintje te geven aan postbus IBI. Immers als een GR (een deel van de) taken uitvoert komt een gemeente in een andere categorie dan wanneer de gemeente als enige taken uitvoert. d) Voor mijn organisatie zijn meer dan zes beschikkingsnummers van toepassing. Waarom zie ik die niet? In het ontwerp van de nieuwe verantwoordingslijst was onvoldoende rekening gehouden met het grote aantal beschikkingen dat bij sommige regelingen aan een medeoverheid is toegekend en de verschillende omschrijvingen die deze afzonderlijke beschikkingen hebben. Dit speelt vooral bij E27B en in mindere mate bij E11B en C7C. Ook het uitgebreide overzicht kan op dit moment dat volledige inzicht niet bieden. Heeft u vragen over het volledige overzicht van beschikkingen dat voor uw organisatie van toepassing is, neem dan contact op met de provincie (de verstrekker van die betreffende uitkeringen). e) Ik heb al een vermelding bij E6 / E11 / E12 / E29 / H10. Waarom moet ik nu ook over de _2010-variant verantwoorden? Zoals is gemeld in nieuwsbrief 37, kunnen de ministeries als gevolg van bevindingen van de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer niet steunen op 3

4 de accountantscontroles op de SiSa-bijlagen over het verantwoordingsjaar Voor een aantal regelingen beschikken de ministeries over andere bronnen om de zekerheid alsnog te kunnen aantonen of is de onzekerheid geaccepteerd. Voor een aantal regelingen niet. De informatie behorende bij deze regelingen wordt nu via SiSa 2012 opnieuw opgevraagd. Hiermee vervallen de aanleveringen via SiSa De hernieuwde uitvraag komt hiervoor in de plaats. Als u dus een kruisje had bij bijvoorbeeld E29 op de kruisjeslijst 2010, dan zult u dus opnieuw deze informatie moeten aanleveren via E29_2010 via SiSa f) Mijn gemeente moet over CJG H10_2010 verantwoorden over alle voorgaande jaren. Maar over die regeling heb ik al een herziene aanlevering gedaan. Moet ik dan toch nog opnieuw aanleveren? Ja. Alle aanleveringen uit het verleden over H10 worden vervangen door de huidige uitvraag. Dus ook als uw gemeente al herziene aanleveringen gedaan heeft om aanvullende kosten te declareren, zult u deze cijfers wederom moeten aanleveren. Helaas geldt deze hernieuwde uitvraag ook voor gemeenten die in de reguliere verantwoordingen al volledige bestedingen hebben opgegeven. Ook zij moeten dit nu opnieuw doen. Dit geldt ook als de accountant bij H10 in 2010 geen fouten of onzekerheden heeft geconstateerd, en zelfs als uw accountant in de review over 2010 door de auditdienst rijk was betrokken en daar een positief oordeel over heeft ontvangen. We kunnen het helaas niet leuker maken. g) Ik moet verantwoorden over een van de _2010-regelingen, maar mijn gemeente is sinds 1 januari 2011 heringedeeld. Wat moet ik nu invullen? Is uw gemeente heringedeeld in deze periode, dan verantwoordt u over de jaren voorafgaand aan de herindeling alsof de herindeling ook in die jaren al had plaatsgevonden. U neemt dus dat deel van de voormalige gemeenten mee in uw verantwoording dat van toepassing is. h) In de verantwoordingslijst staat dat ik over D4 of D5 moet verantwoorden. Maar daarover heb ik via SiSa 2011 al eindverantwoording ingediend. Wat nu? Waarschijnlijk heeft u via SiSa 2011 ook aangegeven dat in de bestedingen van 2011 voorlopige toekenningen waren verwerkt. Bij de betreffende indicator in 2011 was vermeld dat u dan in 2012 de mogelijkheid krijgt om de bestedingen over 2011 (nu dus T-1) te corrigeren. Ook als nu blijkt dat u niets te corrigeren heeft, omdat de voorlopige toekenning voor hetzelfde bedrag is vastgesteld of omdat u in 2011 een fout heeft gemaakt, moet u dus over deze regeling verantwoording afleggen. U kunt als u geen correcties door te geven heeft, een 0 (nul) invullen. Zie verder ook het antwoord bij de volgende vraag. i) In de verantwoordingslijst staat een regeling opgenomen die niet voor mij van toepassing is. Ik heb al een eindverantwoording ingediend of de regeling is vervallen. Ik heb dus niets meer te verantwoorden. Wat nu? In ieder geval zult u deze regeling moeten opnemen in uw SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie 2012 en indienen bij het CBS. Zonder deze regeling wordt uw levering door het CBS afgekeurd. We raden u wel aan nog goed uit te zoeken of de regeling echt niet voor uw organisatie van toepassing is en niet zomaar een 0 (nul) ingeven. Zie bijvoorbeeld de situatie bij D4 en D5 in een van 4

5 de andere antwoorden in deze nieuwsbrief. Als u hierover vragen heeft, kunt u natuurlijk via postbusi IBI contact opnemen. 4. Afzonderlijke herziene aanleveringen CJG NIET nodig Het CBS ontvangt nog steeds afzonderlijke herziene aanleveringen voor de regeling Brede Doeluitkering Centrum Jeugd en Gezin (H10). In nieuwsbrief 37 hebben we gemeld dat voor deze regeling opnieuw informatie wordt uitgevraagd via de SiSa bijlage 2012 (H10_2010). Het doen van herziene aanleveringen voor regeling H10 is dus NIET nodig. Deze hernieuwde uitvraag H10_2010 via de SiSa-bijlage 2012 vervangt de eerder gedane verantwoordingen voor H10, inclusief de herzieningen en geldt voor álle gemeenten. Het ministerie van BZK heeft dan ook met het CBS afgesproken dat het CBS herziene aanleveringen die uitsluitend betrekking hebben op CJG (H10) niet behandelt. 5. Nog geen vaststellingen over 2011 De bevindignen van de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer naar aanleiding van de single review over de accountantscontroles over SiSa-2010 hebben ook gevolgen voor de informatie die via SiSa-2011 is aangeleverd. De ministeries hebben het verzoek gekregen te wachten met het doen van vaststellingen tot de Single Review over SiSa-2011 positief is afgesloten. Ook BZK hoopt dat dit bericht zo snel mogelijk komt, maar het is op dit moeilijk te voorspellen wanneer precies. We houden u op de hoogte via de nieuwsbrief IBI. 5

6 Bijlage Handleiding applicatie verantwoordingslijst Ga naar: of klik op de link vanuit de website in het tekstgedeelte onder het kopje Verantwoording (SiSa). 2 U komt dan in het zoekscherm (figuur 1). Figuur 1: zoekscherm a b a b Via deze link komt u op de reguliere SiSa website van het ministerie van BZK: Hier kunt u snel en handig zoeken op de naam van uw organisatie. Als u Groningen intikt, ziet u alle namen van organisaties met het woord Groningen in de naam. Kies dan de organisatie die u zoekt. U kunt ook zoeken op CBS-code. Let daarbij op dat u gebruik maakt van het 5-cijferige nummer. Dit is het viercijferige CBS-nummer voorafgegaand door een 3 bij provincies, een 5 bij gemeenschappelijke regelingen en een 6 bij gemeenten. 3 Heeft u de organisatie gevonden die u zoekt, dan komt u op het verantwoordscherm (figuur 2) Dit scherm is nog het meeste te vergelijken met de ouderwetse kruisjeslijst. Een vermelding van een regeling bij een organisatie betekent dat deze organisatie over deze regeling dient te verantwoorden via de SiSa-bijlage. Op deze regel is één uitzondering: de vermelding vervallen in de kolom mutatie. Het verantwoordscherm bevat ten opzichte van de kruisjeslijst nog extra informatie. 6

7 Figuur 2: verantwoordscherm c d e c De informatiebalk Deze informatiebalk bevat zes kolommen. Mutatie: Hier vindt u mutaties over de wijzigingen in de database ten opzichte van een vorige versie. De datum van de vorige versie staat boven de informatiebalk. o Nieuw: deze regeling is toegevoegd ten opzichte van de vorige versie. Over deze regeling moet u dus verantwoording afleggen. o Vervallen: deze regeling is vervallen in uw verantwoordingslijst. Over deze regeling hoeft u dus geen verantwoording af te leggen. Meer hierover in het voorbeeld bij de fictieve gemeente Zandwijk. Afgifte: Hier vindt u de naam van de verstrekker van de specifieke uitkering. Dit kunnen de verschillende ministeries zijn (of het Agentschap NL) of de afzonderlijke provincies. Ook gemeenten kunnen verstrekkers van specifieke uitkeringen zijn, bijvoorbeeld bij de uitvoering van specifieke uitkeringen van het ministerie van SZW. Zie hiervoor ook het voorbeeld van de situatie bij GR Goed Werk. SiSacode: We hanteren hier een combinatie van de naam van het ministerie waar de specifieke uitkering oorspronkelijk vandaan komt in combinatie met de code die ook in de SiSa-bijlage en invulwijzer voorkomt. Naam: De naam van de specifieke uitkering. Briefnummer: Hier vindt u een verwijzing naar de grondslag voor het bestaan van de specifieke uitkering voor uw organisatie, zoals het beschikkingsnummer. 7

8 De inhoud bij deze kolom kent in deze 2012-versie de volgende beperkingen: o Deze kolom bevat alleen informatie als die door de betreffende verstrekker is aangeleverd. Dit betekent dat deze informatie nog niet voor alle specifieke uitkeringen en voor alle medeoverheden beschikbaar is. o Het scherm in de huidige applicatie laat één beschikkingsnummer per specfieke uitkering zien. Als meerdere beschikkingen voor de betreffende specifieke uitkering aan de orde zijn, ziet u dit in het scherm aan het teken: #. Zie hiervoor ook het voorbeeld bij de fictieve gemeente Zandwijk. Opmerkingen: In deze kolom vindt u aanvullende informatie over de betreffende specifieke uitkering. Ziet u een ja dan is dit aan de orde voor uw organisatie. Zie daarvoor ook de toelichting bij d. d Via de knop download kunt u een uitgebreid overzicht oproepen. Dit overzicht opent in Excel. In dit uitgebreide overzicht ziet u welke opmerkingen voor uw organisatie of voor de specifieke uitkeringen gelden en ziet u meerdere beschikkingsnummers. Ook ziet u een lijst met de overige specifieke uitkeringen die in het format de SiSa-bijlage voorkomen. Dit uitgebreide overzicht heeft in deze 2012-versie de volgende beperkingen: De kolombreedte past niet bij de inhoud. Dit betekent dat u zelf de kolombreedte zult moeten aanpassen. Dit komt omdat de applicatie een bestand aanmaakt dat u kunt openen in Excel, maar wat geen Excelbestand is. Het uitgebreide overzicht bevat ruimte voor maximaal zes beschikkingsnummers per specfieke uitkering. Als voor uw organisatie meer dan zes beschikkingsnummers van toepassing zijn, vindt u hierover een opmerking dit in de kolom opmerkingen. e Met de knop stuur link door kunt u een link naar deze website doorsturen naar iemand anders, bijvoorbeeld naar een collega binnen uw organisatie, maar bijvoorbeeld ook naar postbus IBI als u vragen hebt over uw pagina. 8

9 Voorbeeld fictieve gemeente Zandwijk Als voorbeeld hebben we de fictieve gemeente Zandwijk ingevoerd. U ziet in de kolom mutatie dat bij deze fictieve gemeente twee regelingen zijn vervallen en een nieuwe regeling is toegevoegd. De gemeente hoeft dus niet meer te verantwoorden over C1 en E5, maar wel over de andere regelingen op het scherm. In de SiSa-bijlage 2012 neemt deze gemeente dus op: E1, D9, E7a en E11B. In de kolom briefnummer staat achter het beschikkingsnummer bij E11B het teken # (hekje). Dit betekent dat deze fictieve gemeente voor deze regeling meerdere beschikkingsnummers heeft die van toepassing zijn. Deze extra beschikkingsnummers worden zichtbaar als de gemeente het uitgebreide overzicht opvraagt. In de kolom opmerkingen staat een aantal keren een ja ; bij C1, E5, E7 en E7A. Om de inhoud van deze opmerkingen te zien, downloadt de gemeente het uitgebreide overzicht. 9

10 Voorbeeld fictieve GR Goed Werk Opvallend hier is de vermelding meerdere in de kolom afgifte bij G1B. Dit betekent dat de GR voor meerdere verstrekkers, in dit geval gemeenten, taken voor G1B uitvoert. Het uitgebreide overzicht bevat helaas geen aanvullende informatie over deze gemeenten. Dit is nog een ontwikkelpunt. Om toch aan de informatiebehoefte van gemeenschappelijke regelingen op dit punt te voldoen, komt in januari de verantwoordingslijst in Excel, zoals tot op heden beschikbaar was, weer op onze reguliere website te staan. U komt op deze site door rechtsboven op het scherm op de link te klikken (zie a ). Colofon Aan- en afmeldingen voor deze nieuwsbrief kunnen worden doorgegeven via postbusibi@minbzk.nl Contactpersonen SiSa en Iv3 ontvangen de nieuwsbrief automatisch. Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, word u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten. This message may contain information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability for damage of any kind resulting from the risks inherent in the electronic transmission of messages. 10