Onderzoeksrapport art. 213a GW. Proces inhuur van derden

Transcriptie

1 Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden Versiebeheer versie datum omschrijving auteur juni 2012 Aanpassingen n.a.v. gesprek met Henriëtte Broekmeulen d.d Richard van Zeeland juni 2012 Aanpassingen n.a.v. gesprek met Alphons Buurman d.d Richard van Zeeland augustus 2012 Geen aanpassingen n.a.v. bespreking MT d.d Richard van Zeeland augustus 2012 Geen aanpassingen / rapportage voorgelegd bij E. vd Dungen d.d Richard van Zeeland augustus 2012 Definitief Document: Onderzoeksrapport / art. 213a GW Proces inhuur van derden Versie: definitief Datum: 15 augustus 2012 Organisatie: Gemeente Haaren Afdeling: Interne Kwaliteit Auteur: Medewerker AO-IC / Richard van Zeeland

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Kaders Onderzoekskader Doel onderzoeken Taakverdeling, accountant, rekenkamer, eigen organisatie Onderzoek 2012 (doelmatigheid en doeltreffendheid, artikel 213a GW) Aanleiding voor het onderzoek Het begrip inhuur van derden Achtergrondinformatie onderzoek rekenkamercommissie Probleemstelling en onderzoeksvragen Onderzoeksaanpak Wijze van uitvoering Werkwijze en opbouw rapportage Bevindingen Onderzoeksvraag 1 (5 deelvragen) Onderzoeksvraag 2 (7 deelvragen) Onderzoeksvraag 3 (3 deelvragen) Onderzoeksvraag Conclusies en aanbevelingen Conclusies Aanbevelingen Bijlage A: Toetsingskader Bijlage B. Bronnenoverzicht Bijlage C: Overzicht dossiers Bijlage D: Formulieren aanvraag inhuur van derden Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

3 1. Inleiding Ter ondersteuning van de controlerende rol van de raad, verplicht artikel 213a Gemeentewet ons college om periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door ons gevoerde bestuur. De raad heeft hiervoor op 13 september 2007 nadere regels gesteld met de vaststelling van de Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. De onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door ons gevoerde bestuur betreffen zelfonderzoek. Systematisch moet worden onderzocht of de gemeente bereikt wat zij wilde bereiken (doeltreffendheid) en of dit tegen zo laag mogelijke kosten is gebeurd (doelmatigheid). Deze toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met de instelling van deze onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

4 2. Kaders 2.1 Onderzoekskader De raad heeft in het belang van de financiële functie van de gemeente drie verordeningen vastgesteld. Eén van deze verordeningen is de in artikel 213a van de Gemeentewet voorgeschreven verordening betreffende onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur (collegeonderzoeken). Met deze verordening waarborgt de raad dat de aandacht voor o.a. doelmatigheid en doeltreffendheid verankerd wordt in de gemeentelijke organisatie. Conform artikel 2, lid 1 van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Haaren, onderzoekt het college jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Artikel 2, lid 2 schrijft daarnaast voor dat het college jaarlijks van minimaal 1 (deel van een) programma of paragraaf de doeltreffendheid moet toetsen. 2.2 Doel onderzoeken Met de instelling van onderzoeken wordt beoogd doelmatiger en doeltreffender te werken, de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De nadruk wordt gelegd op het doel om te leren, om na te denken over en om te streven naar verbetering. Hiermee wordt de kwaliteit van gemeentelijk handelen vergroot. 2.3 Taakverdeling, accountant, rekenkamer, eigen organisatie Uit onderstaande tabel blijkt wie onderzoek doet naar rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid en aan wie daarover gerapporteerd wordt. Onderzoek door Rapportage aan Op basis van Rechtmatigheid Rekenkamer (functie) Accountant Raad Raad Art. 182 GW Art. 213 GW Doelmatigheid Rekenkamer (functie) Raad Art. 182 GW Eigen organisatie Doeltreffendheid Rekenkamer (functie) Eigen organisatie College Raad College Art. 213a GW Art. 182 GW Art. 213a GW De onderzoeken door accountant, rekenkamer(functie) en eigen organisatie moeten elkaar aanvullen en dienen zoveel mogelijk op elkaar te worden afgestemd. Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

5 3. Onderzoek 2012 (doelmatigheid en doeltreffendheid, artikel 213a GW) 3.1 Aanleiding voor het onderzoek Evenals bij andere gemeenten wordt ook binnen de gemeente Haaren op diverse gebieden personeel ingehuurd. Naast capaciteit vormt ook het gebrek aan specifieke deskundigheid een rol bij het al dan niet inhuren van derden. Hierbij komen vragen aan de orde over de feitelijke omvang van de inhuur, de noodzaak van de inhuur en de resultaten van de inhuur. Legitieme vragen die in zijn algemeenheid niet tot tevredenheid kunnen worden beantwoord. De bestaande vragen omtrent inhuur vormen voldoende aanleiding om een onderzoek in te stellen naar het proces inhuur van derden binnen de gemeente Haaren. De doelstelling van het onderzoek is: Inzicht te krijgen in de wijze waarop het proces inhuur van derden is georganiseerd, of er voldoende waarborgen zijn om te beoordelen in hoeverre dit proces doeltreffend en doelmatig verloopt en wat de financiële omvang is van inhuur derden, waarbij aanbevelingen worden gedaan ter verbetering van het proces. 3.2 Het begrip inhuur van derden Dit onderzoek gaat over inhuur van derden. Wat bedoelen we daar precies mee? Er is voor gekozen om voor de definitie van inhuur derden in grote lijn aan te sluiten bij de definitie zoals deze door het A+O fonds gemeenten van de VNG is geformuleerd: Het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de gemeente in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen de gemeente en de daarbij ingezette personen aan ten grondslag ligt. Het A+O fonds spreekt van private organisaties met winstoogmerk. In dit onderzoek is ook de inhuur van medewerkers van andere gemeenten meegenomen. De volgende vormen van inhuur van derden vallen binnen de scope van het onderzoek: - specialistische deskundigheid; - interim-management; - projectmanagement; - inhuur in verband met capaciteitsproblemen - vervanging vanwege ziekteverzuim Buiten de scope van het onderzoek vallen de werkzaamheden die permanent worden uitbesteed zoals: - onderhoud aan straten - groenvoorziening - catering gemeentehuis - schoonmaak gemeentehuis - diensten vanuit samenwerking PLE1N Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

6 Hierbij is geen sprake van inhuur van personeel maar van uitbesteding van werkzaamheden. 3.3 Achtergrondinformatie onderzoek rekenkamercommissie Eind 2010 heeft de rekenkamercommissie een quick scan verricht naar de inhuur van derden in de gemeente Haaren. Daartoe is alle inhuur bekeken in het jaar De rekenkamercommissie deed de aanbeveling om: 1. te overwegen of gelijksoortige diensten geclusterd ingekocht kunnen worden; 2. te overwegen om de inkoop van met name de veel voorkomende diensten, door middel van bijvoorbeeld raamcontracten 1, voor meerdere jaren in te kopen. De aanbevelingen passen in de verdere professionalisering van het inkoopbeleid. In verband hiermede heeft het college besloten om beide aanbevelingen over te nemen. 3.4 Probleemstelling en onderzoeksvragen De probleemstelling van dit onderzoek is: Hoe is het proces inhuur van derden georganiseerd, zijn er voldoende waarborgen om het proces doelmatig en doeltreffend te laten verlopen en wat is de financiële omvang betreffende inhuur van derden? Vanuit de probleemstelling zijn de volgende onderzoeksvragen afgeleid: 1. Hoe verloopt het proces inhuur van derden? 1.1 Hoe is het proces geregeld? 1.2 Wat zijn de belangrijkste redenen waarom wordt overgegaan tot inhuur van derden? 1.3 Is de inhuur van derden te verdelen in categorieën (kostensoorten) en welke zijn deze dan? 1.4 Wordt een afweging gemaakt bij de keuze voor externe inhuur en wordt de aanwezigheid van interne alternatieven betrokken? 1.5 Welke voor- en / of nadelen zijn te onderscheiden met inhuur van derden? 2. Zijn voldoende maatregelen aanwezig om het proces inhuur van derden doelmatig en doeltreffend te laten verlopen? 2.1 Is beleid geformuleerd ten aanzien van inhuur van derden? Zo ja, wat is dat beleid? 2.2 Zo nee, zijn er dan eventueel andere regels / procedures waar men zich aan dient te houden? 2.3 Zijn de inkoopvoorwaarden bekend bij de budgethouder / budgetbeheerder? 2.4 Zijn vooraf afspraken gemaakt over de kosten, de te leveren termijnen en kwaliteit? 2.5 Worden deze afspraken vastgelegd in een contract? 2.6 Vindt er een beoordeling plaats over de kosten, termijnen en kwaliteit? 2.7 Hoe vindt de dossiervorming plaats op het gebied van inhuur van derden? 1 Een raamcontract is een afspraak tussen een leverancier en een klant om een bepaald product of dienst voor een vaste looptijd voor een vooraf afgesproken prijs, en tegen vooraf afgesproken voorwaarden te leveren. Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

7 3. Wat is de financiële omvang van inhuur derden gedurende de jaren 2010 en 2011? 3.1 Wat is de omvang van inhuur van derden per afdeling voor de jaren 2010 en 2011? 3.2 Hoe hoog is het percentage inhuur van derden van de totale loonsom per afdeling voor 2010 en 2011? 3.3 Op welke wijze vindt verantwoording plaats over de kosten van inhuur van derden? 4. Welk algemeen beeld / verwachtingen worden beoogd met de inhuur van derden? Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

8 4. Onderzoeksaanpak 4.1 Wijze van uitvoering Opdrachtgever: De ambtelijke opdrachtgever voor het onderzoek is: De gemeentesecretaris (dhr. J. van den Akker) Opdrachtnemer: De ambtelijke opdrachtnemer voor het onderzoek is: Het hoofd afdeling Interne Kwaliteit (dhr. A. Buurman) Onderzoekers: Het onderzoek is uitgevoerd door: De medewerker AO-IC / afdeling Interne Kwaliteit (Dhr. R. van Zeeland) College van B&W: Het college van B&W heeft in de vergadering van 6 maart 2012 besloten om: 1. In 2012 het proces inhuur van derden 2010 en 2011 aan te wijzen als onderzoeksonderwerp 213a 2. De raad te informeren over het 213a onderzoek naar het proces inhuur van derden 2010 en 2011 Gemeenteraad: De gemeenteraad is in de vergadering van 12 april 2012 geïnformeerd over het collegeonderzoek naar het proces inhuur van derden 2010 en Werkwijze en opbouw rapportage Documentenonderzoek en interviews Voor de beantwoording van de onderzoeksvragen is gebruik gemaakt van documentenonderzoek (bron- en dossieronderzoek) en interviews. Voor het onderzoek naar het proces inhuur van derden 2010 en 2011 zijn een aantal documenten verzameld en bestudeerd. In bijlage B is een lijst met geraadpleegde documenten opgenomen. In deze bijlage is tevens vermeld welke personen zijn geïnterviewd. Een overzicht van de gecontroleerde deelwaarnemingen is opgenomen in bijlage C. In bijlage D zijn de formulieren aanvraag inhuur van derden opgenomen. Hoofdstuk 5 bevat de bevindingen uit de documentstudie en interviews. Tenslotte zijn in hoofdstuk 6 op basis van de bevindingen, de conclusies en aanbevelingen weergegeven. Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

9 5. Bevindingen In dit hoofdstuk worden de belangrijkste bevindingen weergegeven uit bron- en dossieronderzoek en interviews. 5.1 Onderzoeksvraag 1 (5 deelvragen) Hoe verloopt het proces inhuur van derden? Hoe is het proces geregeld Met ingang van 2010 worden alle inhoudelijke beslissingen over inhuur van derden van geval tot geval genomen en in het MT besproken. Als een afdelingshoofd iemand wil inhuren, maakt hij hiervoor een voorstel voor het MT. Vervolgens wordt de voorgestelde inhuur en het benodigde budget besproken in het MT. Vanuit de beraadslaging in het MT verleend de secretaris al dan niet goedkeuring aan de inzet van externe ondersteuning. De inhuur van derden kan plaatsvinden via vacatureruimte (het verschil tussen de begrote salariskosten en de gerealiseerde salariskosten) of via het inhuurbudget. Tijdens de interviews is aangegeven dat er een opzet voor een procesbeschrijving inhuur derden beschikbaar is. Daarnaast is er concept notitie zelf doen, samenwerken, inhuren of uitbesteden aanwezig. Deze notitie bestaat uit twee delen. Het eerste deel is vooral van belang voor de manager die met een bepaald probleem wordt geconfronteerd. Het tweede deel heeft betrekking op financieel technische en bedrijfsvoeringsaspecten die op de achtergrond meespelen. De procesbeschrijving en de concept notitie zijn niet formeel vastgesteld. Door het merendeel van de geïnterviewden is aangegeven dat nergens exact is terug te vinden op welke wijze het proces is georganiseerd. Een aantal afdelingshoofden heeft aangegeven: - behoefte te hebben aan een checklist met daarin opgenomen de verschillende uit te voeren acties bij de inhuur van derden. - behoefte te hebben aan ondersteuning aan de voorkant en tijdens het proces. Hierbij is aangegeven dat het bij inhuur van derden gaat het om personeel, dus zou ondersteuning door P&O plaats kunnen vinden. Er bestaan twee aanvraagformulieren voor het inhuren van tijdelijke ondersteuning: 1. aanvraagformulier voor het inhuren van tijdelijke ondersteuning ter invulling van formatie en/of openstaande vacatures en stagiaires. 2. aanvraagformulier voor het inhuren van tijdelijke ondersteuning voor het uitvoeren van projecten. Beide formulieren zijn beschikbaar gesteld op Intranet. Bij de interviews met het management is geconstateerd dat voor het inkoopproces werkzaamheden vooral door de afdelingen zelf worden verricht. Enkele afdelingshoofden hebben aangegeven dat met name administratieve werkzaamheden wellicht bij P&O kunnen worden geconcentreerd Wat zijn de belangrijkste redenen waarom wordt overgegaan tot inhuur van derden? In de interviews is per afdeling gevraagd om de motieven tot het overgaan tot inhuur toe te lichten. Er zijn drie hoofdmotieven te onderscheiden: - inhuur vindt plaats omdat binnen de betreffende afdeling de benodigde expertise niet beschikbaar is; Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

10 - inhuur vindt plaats ter overbrugging van een (nog) niet ingevulde vacature omdat de continuïteit van de werkzaamheden dat vereist; - inhuur vindt plaats bij ziekte en/of zwangerschaps- / ouderschapsverlof Is de inhuur van derden te verdelen in categorieën /kostensoorten en welke zijn deze dan? Uit onderzoek van de financiële administratie en uit de gesprekken is gebleken dat het totaalbedrag van de inhuur van derden die weergegeven zijn in de jaarrekeningen 2010 en 2011 zijn geboekt en verantwoord op de kostensoort 30040, overig personeel van derden Wordt een afweging gemaakt bij de keuze voor externe inhuur en wordt de aanwezigheid van interne alternatieven betrokken? Zowel door het management als door het college van B&W is aangegeven dat ingeval van inhuur eerst in overweging wordt genomen of men overgaat tot inhuur van derden, of dat de werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden door het eigen personeel of via PLE1N. Tevens is aangegeven dat inhuur van derden maatwerk is waarbij bekeken moet worden of de werkzaamheden direct uitgevoerd moeten worden en welke werkzaamheden uitstel dulden. Door een aantal geïnterviewden is onder de aandacht gebracht dat naast de inhuur van personeel, het zeker zo belangrijk is om te investeren in eigen personeel. Hierbij is aangegeven dat hierdoor het eigen personeel in de gelegenheid wordt gesteld om in te springen bij veranderende werkzaamheden binnen de organisatie waarbij inhuurkrachten reguliere werkzaamheden over kunnen nemen van eigen personeel Welke voor- en / of nadelen zijn te onderscheiden met inhuur van derden? Naast de bijdrage die inhuur van derden kan leveren aan specialistische expertise en continuïteit, (zie 5.1.2), zien de geïnterviewden de volgende voordelen aan inhuur van derden: - bij specialistische werkzaamheden met een gering tijdbeslag is het niet altijd gewenst of mogelijk daarvoor formatie vast te leggen. Inhuur is dan een betere optie; - Inhuur biedt flexibiliteit voor de organisatie door sneller te kunnen inspelen op ontwikkelingen; - Als gevolg van inhuur kan er sprake zijn van kennisoverdracht van deskundigen aan de vaste medewerkers binnen de organisatie. - Daarnaast kan inhuur van derden ook betekenen dat vaste medewerkers flexibel ingezet kunnen worden binnen projecten en daarmee ontwikkelkansen krijgen. Naast bovengenoemde voordelen zijn in de gesprekken ook nadelen aangegeven die van toepassing kunnen zijn op inhuur van derden. De geïnterviewden zien de volgende nadelen aan inhuur van derden: - Er kan een mate van kwetsbaarheid voortvloeien uit de inhuur van derden. De organisatie is in bepaalde mate afhankelijk van de kennis van inhuurkrachten. Deze kennis valt weg als de inhuurkracht uit de organisatie vertrekt. Hierdoor kan de continuïteit van werkzaamheden onder druk komen te staan. - Inhuur is relatief duur. Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

11 5.2 Onderzoeksvraag 2 (7 deelvragen) Zijn voldoende maatregelen aanwezig om het proces inhuur van derden doelmatig en doeltreffend te laten verlopen? Is beleid geformuleerd ten aanzien van inhuur van derden? Zo ja, wat is dat beleid? Binnen de gemeente Haaren is per 1 mei 2010 is het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid in werking getreden. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is van toepassing op de verwerving door de gemeentelijke organisatie van alle goederen, diensten en werken. De inhuur van derden valt onder de aanbesteding van diensten. Specifieke kaders voor de inkoop van diensten (inhuur) ontbreken. Het totale inkoopproces zoals in het inkoop- en aanbestedingsbeleid beschreven is te onderscheiden in 7 fasen. Bij elke fase horen een aantal activiteiten. Deze kunnen als volgt worden weergegeven. 1. Inventariseren Behoeftebepaling, wat heb je nodig. Opstellen van een raming. Is er voldoende opgenomen in de begroting. Moet een budgetaanvraag ingediend worden. 2. Specificeren Marktonderzoek uitvoeren Aanbestedingsstrategie en procedure bepalen Bestek / offerte aanvraag opstellen 3. Selecteren Publicatie / offertes aanvragen Nota van inlichtingen Offertes beoordelen Leverancier(s) selecteren Verificatie 4. Contracteren Gunningsprocedure (Alcatel termijn) Contract afsluiten 5. Bestellen Orders of bestellingen plaatsen 6. Bewaken Contract bewaken Individuele bestelling bewaken Facturering verifiëren 7. Nazorg Claims afhandelen Meer-/minderwerk Contractherziening opstarten Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

12 5.2.2 Zo nee, zijn er dan eventueel andere regels / procedures waar men zich aan dient te houden? Op dit moment is geen aanvullend beleid opgesteld voor de inhuur van derden (zie bevinding bij vraag 5.1.1) Zijn de inkoopvoorwaarden bekend bij de budgethouder / budgetbeheerder? Tijdens de interviews is aangegeven dat de inkoopvoorwaarden bekend zijn bij betrokkenen. Uit het dossieronderzoek blijkt dat de inkoopvoorwaarden niet in alle gevallen van toepassing zijn verklaard Zijn vooraf afspraken gemaakt over de kosten, de te leveren termijnen en kwaliteit? Uit de gesprekken is geconstateerd dat voorafgaand aan de inhuur afspraken worden gemaakt over de kosten en termijnen. Daarnaast is aangegeven dat het lastig is om vooraf concrete afspraken te maken over de te leveren kwaliteit. Wel worden afspraken gemaakt over producten die moeten worden opgeleverd. Daarnaast worden eisen gesteld gesteld aan de inhuurkracht op het gebied van onder andere opleiding(en), kennis, ervaring en competenties. Enkele geïnterviewden hebben aangegeven dat met sommige bureau s onderhandeld kan worden over de prijs. Uit het dossieronderzoek is gebleken dat vanaf 2010, voordat het definitieve contract werd afgesloten, in alle gevallen meerdere offertes zijn opgevraagd. Juridische zaken beoordeelt in voorkomende gevallen de detacheringsovereenkomst of het contract. Door juridische zaken is aangegeven dat de beoordeling van de overeenkomst meestal plaats vindt nadat de keuze voor inhuur al is gemaakt. De toetsing van het contract gebeurt dus dikwijls pas achteraf Worden deze afspraken vastgelegd in een contract? Geïnterviewden hebben aangegeven dat de kosten en termijnen worden vastgelegd in het contract. Alle onderzochte contracten kennen vergoedingen op basis van uren. Uit het dossieronderzoek is gebleken dat in de meeste gevallen op hoofdlijnen de werkzaamheden worden beschreven die door de inhuurkracht uitgevoerd dienen te worden Vindt er een beoordeling plaats over de kosten, termijnen en kwaliteit? Beoordeling van de effectiviteit en doelmatigheid van de inhuur van derden vindt op afdelingsniveau plaats. De afdelingshoofden geven aan van geval tot geval te beoordelen of de inhuur voldoet. Indien dat niet het geval is, is het vaak mogelijk snel tot vervanging van de betreffende persoon over te gaan, in overleg met de betrokken uitzend- en detacheringsbureaus. Door twee geïnterviewden is aangegeven dat inhuurkrachten op dezelfde wijze beoordeeld dienen te worden als het vaste personeel. Anderzijds is aangegeven dat inhuurkrachten niet beoordeeld hoeven te worden volgens de beoordelingsmaatstaven die gelden voor het eigen personeel, maar dat wel de kwaliteit van het op te leveren product getoetst moet worden. Door twee geïnterviewden is aangegeven dat tussentijds en aan het einde van de termijn, een gesprek plaatsvindt tussen het afdelingshoofd, de inhuurkracht en de accountmanager van het bureau. Tijdens het gesprek worden de werkzaamheden of opdracht geëvalueerd. Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

13 5.2.7 Hoe vindt de dossiervorming plaats op het gebied van inhuur van derden? Voor iedereen die met inkopen en aanbesteden te maken heeft, is de leidraad inkoop en aanbestedingen beschikbaar. In de leidraad is aangegeven welke stukken minimaal onderdeel moeten zijn van het aanbestedingsdossier. Bij controle van de dossiers is gebleken dat de dossiervoorschriften niet in alle gevallen worden nageleefd. Het merendeel van de afdelingshoofden heeft aangegeven hebben aangegeven dat dossiers met originele stukken worden overgedragen aan de afdeling P&O. 5.3 Onderzoeksvraag 3 (3 deelvragen) Wat is de financiële omvang van inhuur derden gedurende de jaren 2010 en 2011? Op basis van de opgevraagde gegevens bij het onderdeel Financiën is een overzicht gemaakt van de inhuur van derden in de gemeente Haaren over de jaren 2010 en Wat is de omvang van inhuur van derden per afdeling voor de jaren 2010 en 2011? De externe inhuur is in 2011 ten opzichte van 2010 met 5% afgenomen. Om inzichtelijk te maken dat de afname zich doorzet in 2012 is een overzicht gemaakt van de inhuur van derden over het eerste halfjaar (Tabel 2) Tabel 1: Omvang van de inhuur 2010 en 2011 Afdeling Inhuur 2010 inhuur 2011 Ruimte en Samenleving , ,00 Staf , ,00 Ontwikkeling , ,00 Interne Kwaliteit , ,00 Gemeentewinkel , ,00 Totaal , ,00 Tabel 2: Omvang van de inhuur januari t/m juni 2012 Afdeling Inhuur januari t/m juni 2012 Ruimte en Samenleving ,00 Staf ,00 Ontwikkeling ,00 Interne Kwaliteit ,00 Gemeentewinkel ,00 Totaal ,00 In vergelijking met 2011 is het aantal inhuurkrachten en zijn de kosten van inhuur van derden in het eerste halfjaar van 2012 fors gereduceerd. Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

14 5.3.2 Hoe hoog is het percentage inhuur van derden van de totale loonsom per afdeling voor 2010 en 2011? Om de omvang van de externe inhuur beter te kunnen duiden is een vergelijking gemaakt tussen de kosten van inhuur en de loonsom. De loonsom is de loonkosten van een afdeling of van de hele gemeentelijke organisatie. De loonsom per afdeling is vergeleken met de omvang van de inhuur van derden per afdeling. In onderstaande tabel is weergegeven welk percentage de inhuur van derden bedraagt ten opzichte van de loonsom. De tabel laat zien dat er tussen de afdelingen onderling verschillen bestaan. Tabel 3: Percentage inhuur van de totale loonsom van de afdeling voor 2010 en 2011 Percentage inhuur van de totale loonsom in 2010 Afdeling Inhuur 2010 Totale loonsom Percentage van loonsom Ruimte en Samenleving , ,00 42% Staf , ,00 2% Ontwikkeling , ,00 26% Interne Kwaliteit , ,00 31% Gemeentewinkel , ,00 26% Totaal , ,00 30% Percentage inhuur van de totale loonsom in 2011 Afdeling Inhuur 2011 Totale loonsom Percentage van loonsom Ruimte en Samenleving , ,00 26% Staf , ,00 19% Ontwikkeling , ,00 24% Interne Kwaliteit , ,00 46% Gemeentewinkel , ,00 8% Totaal , ,00 25% Op welke wijze vindt verantwoording plaats over de kosten van inhuur van derden? Vanaf 2010 is er voor gekozen om alle inhuur van externen te ramen en te verantwoorden via de kostenplaatsen (afdelingen). In 2010 zijn daarvoor bij de jaarrekening 2010 veel correctie boekingen gedaan omdat veel inhuur (kostensoort 30040) was geboekt op andere budgetten dan de kostenplaatsen, namelijk op producten uit de programma begroting, investeringen en bouwgrondexploitaties. In 2011 is het overgrote deel van de inhuur facturen verantwoord (op de kostenplaatsen), maar bleek het soms nog wel lastig om te achterhalen op welke kostenplaats de betreffende inhuur betrekking had. Reden hiervan was dat sommige externen door verschillende afdelingen werden ingehuurd, maar ook omdat verantwoordelijkheden in de loop van 2011 verschoven van de ene naar de andere afdeling. Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

15 De (financiële) administratie was hier niet altijd van op de hoogte, waardoor er toch nog de nodige correcties moesten worden doorgevoerd. Eind 2011 kan worden geconstateerd dat nagenoeg alle facturen op de juiste plaats in de administratie zijn / worden verantwoord. Het merendeel van de afdelingshoofden heeft aangegeven behoefte te hebben aan tussentijds inzicht in het totaal verloop van inhuur derden en bespreking hiervan in het managementteam. 5.4 Onderzoeksvraag 4 Welk algemeen beeld / verwachtingen worden beoogd met de inhuur van derden? In de gesprekken is aangegeven dat het niet realistisch is om te zeggen dat de organisatie zonder inhuur van derden kan draaien. Aangegeven is dat inhuurkrachten duurder zijn dan eigen personeel en het dus beter is om vacatures structureel in te vullen. Door het gebruik van inhuurkrachten wordt de flexibiliteit vergroot en kan de organisatie sneller inspelen op ontwikkelingen. Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

16 6. Conclusies en aanbevelingen In dit hoofdstuk worden de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek beschreven op basis van de bevindingen uit het vorige hoofdstuk. 6.1 Conclusies 1. Hoe verloopt het proces inhuur van derden? De gemeente Haaren heeft de beschikking over een geactualiseerd beleidskader voor inkoop en aanbesteding. Er is geen sprake van een visie en beleid, specifiek gericht op de inhuur van derden. Met het financieel systeem is het mogelijk om op eenvoudige en eenduidige wijze de kosten van inhuur te tonen. Uit het onderzoek kan geconcludeerd worden dat vanaf eind 2009 het bewustzijn met betrekking tot doelmatig en doeltreffend handelen onder het management is vergroot. 2. Zijn er voldoende waarborgen aanwezig om het proces inhuur van derden doelmatig en doeltreffend te laten verlopen? Met betrekking tot de doeltreffendheid Er wordt niet gestructureerd geëvalueerd of de inhuur heeft opgeleverd wat mocht worden verwacht. Omdat tevoren resultaatafspraken niet altijd worden vastgelegd, kan niet worden geëvalueerd in termen van tevredenheid, het behalen van beoogde eindresultaten en de concrete afronding van opdrachten. Hierdoor is het niet mogelijk de effectiviteit van de inhuur vast te stellen. Met betrekking tot de doelmatigheid Het ontbreekt aan een visie op inhuur derden op basis waarvan een afweging van zelf doen of inhuren mogelijk is. Hierdoor kan de gemeente Haaren onvoldoende afwegingen maken of inhuur effectiever is en sneller tot resultaat leidt of tot een beter resultaat leidt, dan wanneer eigen personeel met een specifieke opdracht of project zou zijn belast. Schriftelijk wordt niet altijd vastgelegd op basis van welke overwegingen leverancierskeuzes plaatsvinden. Er zijn geen afspraken over de mate waarin inhuur zou kunnen bijdragen aan een doelmatig werkende organisatie. Er is geen sprake van een georganiseerd en gestructureerd inhuurproces, waardoor niet duidelijk is wie precies waarvoor verantwoordelijk is. De gemeente Haaren werkt vooralsnog niet met raamovereenkomsten 3. Wat is de financiële omvang van inhuur van derden gedurende de jaren 2010 en 2011 Een analyse van de gegevens levert de volgende conclusie op: Het totaalbedrag voor inhuur van derden is in 2011 lager dan in De eerste zes maanden van 2012 levert een aanzienlijk lager bedrag dan de helft Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

17 van het totaalbedrag van De daling zal zich doorzetten in het tweede halfjaar Welk algemeen beeld/verwachtingen worden beoogd met de inhuur van derden? Uit het onderzoek kan geconcludeerd worden dat het onrealistisch is om geen personeel van derden in te huren. In bepaalde gevallen is het beter om vacatures structureel in te vullen. Daarnaast is ook de inrichting van de organisatie van belang en kan door bestuurlijke prioriteiten extra behoefte ontstaan aan inhuurkrachten. Door het gebruik van inhuurkrachten wordt de flexibiliteit vergroot en kan de organisatie sneller inspelen op ontwikkelingen. Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

18 6.2 Aanbevelingen 1. Actualiseer de procesbeschrijving van het proces inhuur derden, stel de beschreven procesbeschrijving vast en toets periodiek of conform de vastgestelde procesbeschrijving wordt gewerkt. 2. Stel een checklist op met de stappen die moeten worden gezet bij inhuur van derden en stel de checklist beschikbaar aan betrokken ambtenaren. 3. Maak iemand verantwoordelijk voor de centrale regie rondom het proces van inhuur van derden. 4. Leg taken en verantwoordelijkheden van de werkeenheid P&O, afdelingshoofden en inkoop m.b.t. het proces inhuur derden vast. 5. Maak eenduidige afspraken binnen de organisatie over de inhoud van het dossier en breng het dossier onder bij de werkeenheid P&O. Hierdoor ontstaat een goed en duidelijk inzicht in de inhuur van derden. 6. Rapporteer vanuit de rol van afdelingshoofd regelmatig over de omvang van inhuur van derden aan het managementteam. Bespreek de rapportage binnen het managementteam waardoor het mogelijk wordt gemaakt om hierop te sturen. 7. Borg de kennis van inhuurkrachten binnen de organisatie, zodat eigen medewerkers na vertrek van de inhuurkracht de kennis beschikbaar houden voor de eigen organisatie en zorgen voor continuïteit. 8. Leg op uniforme wijze vast hoe de inhuurkracht heeft gefunctioneerd. Voeg deze beoordeling toe aan het dossier. 9. Overweeg of gelijksoortige diensten geclusterd ingekocht kunnen worden. 10. Overweeg de inkoop van met name veel voorkomende diensten, door middel van raamcontracten 2, voor meerdere jaren in te kopen. 11. Vergelijk budget en realisatie van inhuur van derden maandelijks met elkaar. Belangrijk hierbij is de analyse van de afwijkingen, dus het waarom. 12. Laat contracten en/of detacheringsovereenkomsten vooraf toetsen door juridische zaken. 2 Een raamcontract is een afspraak tussen een leverancier en een klant om een bepaald product of dienst voor een vaste looptijd voor een vooraf afgesproken prijs, en tegen vooraf afgesproken voorwaarden te leveren. Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

19 Bijlage A: Toetsingskader Onderzoeksvraag 2 uit paragraaf 3.4 wordt hieronder nader uitgewerkt met behulp van toetsingscriteria. De onderzoeksinformatie is vervolgens getoetst aan deze criteria. 2 Zijn voldoende waarborgen aanwezig om het proces inhuur derden doelmatig en doeltreffend te laten verlopen? Criteria Dossieronderzoek Steekproef Interview 2.1 Beleid is opgesteld en vastgesteld 2.2 Regels en/of procedures zijn opgesteld en vastgesteld 2.3 Inkoopvoorwaarden die gehanteerd moeten worden bij inhuur derden zijn bekend bij de budgethouder 2.4 Duidelijke afspraken worden gemaakt over kosten, termijnen en kwaliteit 2.5 Afspraken worden gemaakt over kosten 2.6 Achteraf vindt een beoordeling plaats over kosten, termijnen en kwaliteit 2.7 Dossiers worden op eenduidige wijze opgebouwd Controle op aanwezigheid beleid Controle op aanwezigheid regels en/of procedures Inkoopvoorwaarden Dossiers inhuur derden Dossiers inhuur derden Dossiers inhuur derden Afdelingshoofden Inkoopconsulent Medewerker P&O Afdelingshoofden Inkoopconsulent Medewerker P&O Afdelingshoofden Inkoopconsulent Medewerker P&O 15 dossiers Afdelingshoofden Medewerker P&O 15 dossiers Afdelingshoofden Medewerker P&O 15 dossiers Afdelingshoofden Medewerker P&O Controle dossiers 15 dossiers Afdelingshoofden Medewerker P&O Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

20 Bijlage B. Bronnenoverzicht In het kader van dit onderzoek zijn de volgende documenten/dossiers/bestanden geraadpleegd: Omschrijving Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 Dossiers inhuur derden 2010 en 2011 Financieel Informatie Systeem Key2Financiën Programmabegroting 2010 en 2011 Jaarrekening 2010 en 2011 Beraps 2010 en 2011 In het kader van dit onderzoek zijn de volgende personen geïnterviewd: Naam Functie Afdeling College Dhr. E. van den Dungen Wethouder Dhr. J. van den Brand Wethouder Dhr. J. van den Akker Gemeentesecretaris Management Dhr. A. Buurman Hoofd afdeling Interne Kwaliteit Interne Kwaliteit Dhr. E. Bouma Hoofd afdeling Ruimte en Samenleving Ruimte en Samenleving Dhr. J. Oosterling P&O Organisatieadviseur Staf Dhr. E. Dammingh Hoofd afdeling Ontwikkeling Ontwikkeling Dhr. F. Smoorenburg Hoofd afdeling Gemeentewinkel Gemeentewinkel Medewerkers Mevr. A. van Poppel Medewerker P&O Staf Mevr. E. Softi Consulent inkoop en aanbesteding Interne Kwaliteit Mevr. C. Mathijssen Adviseur Juridische Zaken Interne Kwaliteit Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

21 Bijlage C: Overzicht dossiers Crediteur Functie / Afdeling Tarieven werkzaamheden 1. Aces BV systeembeheerder IK 77,50 per uur 2. Gemeente Oisterwijk tijdelijk medewerker rapportage en informatie IK Op basis van loonkosten 3. Advin Beleidsmedewerker R&S Grondzaken 4. Sparq Medewerker Balie GW 36,40 per uur 5. Telengy Vrom Projectleider RO R&S 107,50 per uur verlaagd naar: 97,50 per uur verlaagd naar: 80,00 per uur 6. Telengy Vrom Medewerker RO R&S 85,00 per uur 80,00 per uur 7. Driessen Medewerker Gem. GW winkel 8. SRE Milieudienst Begeleiding milieu R&S 73,00 per uur 9. Segment Groep Beleidsmedewerker OW 80,00 per uur 10. Atend Groep Medewerker WOZ - Bel OW 50,00 per uur 11. Advin Medewerker rioleringen R&S 99,00 per uur 12. Atend Groep Medewerker WOZ- Bel OW 80,00 per uur 13. Breddels Consultancy Projectleider CP Helvoirt ST 122,50 per uur 14. BMC Opstellen nulmeting Coördinator Financiën Plaatsvervangend hoofd IK 127,00 per uur verlaagd naar: 119,00 per uur IK 15. Tracé Adm medewerker rioleringen R&S 60,00 per uur Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

22 Bijlage D: Formulieren aanvraag inhuur van derden AANVRAAGFORMULIER VOOR HET INHUREN VAN TIJDELIJKE ONDERSTEUNING TER INVULLING VAN FORMATIE EN/OF OPENSTAANDE VACATURES EN STAGIAIRES in te vullen door het afdelingshoofd Toelichting De kosten van inhuur van tijdelijke ondersteuning ter invulling van openstaande vacatures en stagiaires (bestaande formatie) worden geboekt op de desbetreffende kostenplaats. Daarin is opgenomen het budget voor de kosten van inhuur en de opbrengst voor de productieve uren die worden geschreven in TIM. Complexere situaties of afwijkingen (die niet kunnen worden geboekt, zoals hierboven omschreven) worden altijd vooraf besproken met de financieel consulent. Op deze manier wordt voorkomen dat er problemen ontstaan die achteraf gecorrigeerd moeten worden. Gegevens aanvrager: Naam: Afdeling: : Functie: Intern telefoonnummer Voor welke sectie wordt tijdelijke ondersteuning Vacature: aangevraagd: Werkzaamheden: Motivering tijdelijke ondersteuning: Naam stagiaire: Naam bureau/ school: Begindatum: Verwachtte einddatum: week: Aantal uren dienstverband per Uurtarief: incl. / excl. BTW Reiskostenvergoeding ja/ nee / km Overige onkostenvergoeding Totaal te verwachten kosten FCL: Ten laste van welke begrotingspost ECL:30040 (kostenplaats) komen deze kosten Is aanvullend budget gewenst zo ja, hoeveel / nee Kopie geldig identiteitsbewijs ontvangen ( geen rijbewijs): ja/ nee Toegangspasje aangevraagd: ja/ nee Aangemeld bij automatisering d.d.: Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

23 Datum: Getekend voor akkoord Getekend voor gezien : Joan van den Akker secretaris J. Oosterling O-adviseur S.v.p. de volgende kopieën Inleveren bij PenO: - identiteitsbewijs - het ondertekend aanvraagformulier Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

24 AANVRAAGFORMULIER VOOR HET INHUREN VAN TIJDELIJKE ONDERSTEUNING VOOR HET UITVOEREN VAN PROJECTEN in te vullen door het afdelingshoofd Toelichting De kosten voor inhuur van tijdelijke ondersteuning voor het uitvoeren van projecten, worden geboekt op de geraamde ( incidentele) budgetten van de projecten. Hiervoor worden geen overheadkosten berekend. Binnen het programma TIM zal geen urenverantwoording plaatsvinden. Complexere situaties of afwijkingen (die niet kunnen worden geboekt, zoals hierboven omschreven) worden altijd vooraf besproken met de financieel consulent. Op deze manier wordt voorkomen dat er problemen ontstaan die achteraf gecorrigeerd moeten worden. Gegevens aanvrager: Naam: Afdeling: Functie: : Intern telefoonnummer Omschrijving van het project, de functie en de werkzaamheden : Sectie:: Project: Functie: Werkzaamheden: Motivering tijdelijke ondersteuning: Naam bureau of zelfstandigen/ondernemer: Begindatum: Verwachtte einddatum: Uurtarief: incl. / excl. BTW Kopie verklaring arbeidsrelatie (VAR)* ontvangen: ja/ nee (uitleg zie pagina 2) Kopie geldig identiteitsbewijs ontvangen ( geen rijbewijs): ja/ nee Toegangspasje aangevraagd: ja/ nee Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden

25 Aangemeld bij automatisering d.d.: Datum: Getekend voor gezien : Handtekening aanvrager J. Oosterling O-adviseur S.v.p. de volgende kopieën Inleveren bij PenO: - verklaring arbeidsrelatie (VAR) - identiteitsbewijs - het ondertekend aanvraagformulier * Verklaring arbeidsrelatie Indien de gemeente Haaren zelfstandigen en/of andere opdrachtnemers inhuurt voor het uitvoeren van projecten is het vaak lastig om te bepalen of er sprake is van een dienstbetrekking. In verband hiermee vragen wij de opdrachtnemer om de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR). De Belastingdienst geeft de VAR, op aanvraag, af aan ondernemers die hun werkzaamheden zelf uitvoeren voor één of meer opdrachtgevers. Bij verschillende soorten werk wordt voor ieder soort werk een andere VAR gegeven. Staat in de verklaring dat de opdrachtnemer 'winst uit onderneming'heeft, of dat zijn 'inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap'zijn, dan hoeft de gemeente Haaren over deze inkomsten geen loonheffingen in te houden en af te dragen. De VAR is dus bedoeld om duidelijkheid te geven over de vraag of de gemeente Haaren premies en belasting moet afdragen en of de opdrachtnemer verzekerd is voor de werknemersverzekeringen (ziektewet, werkloosheidswet en Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen). De VAR geldt maximaal 1 jaar. Bij controle door de Belastingdienst zijn wij verplicht de volgende bescheiden te overleggen: een kopie van een geldige VAR-verklaring een kopie van een geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs). Is aan deze voorwaarden voldaan, dan is er voor de gemeente Haaren meer rechtszekerheid. Onderzoeksrapport art. 213a GW Proces inhuur van derden