Beleidsplan. Verander de wereld, doe het één voor één!

Transcriptie

1 P/A Meander XR Andijk Bank: NL 43 RABO Beleidsplan Verander de wereld, doe het één voor één!

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding pagina 1 2. Strategie pagina Kernprincipes/uitgangspunten 2.2 Missie 2.3 Werkzaamheden 3. Beleid pagina Ondersteunde projecten 3.2 Werving van gelden 3.3 Beschikken over vermogen 4. Beheer pagina Vermogensopbouw 4.2 Kostenstructuur 4.3 Beloningen 4.4 Administratieve organisatie 5. Bijlagen - Statuten - Jaarrekening - Uittreksel Kamer van Koophandel

3 1. Inleiding Dit beleidsplan beschrijft de strategie, het beleid en het beheer van gelden van stichting Hart voor Moldavië. De bijlagen maken onderdeel uit van dit plan, waarbij de meest actuele jaarrekening van toepassing is. 2. Strategie 2.1 Kernprincipes/uitgangspunten Stichting Hart voor Moldavië ondersteunt in Moldavië diverse projecten die gericht zijn op de zwaksten in de samenleving. De stichting kent geen winstoogmerk en het batig saldo bij liquidatie kan uitsluitend worden aangewend ten behoeve van haar doelstelling. Stichting Hart voor Moldavië werkt in Nederland ter promotie van de ondersteunde projecten in Nederland en sponsort haar lokale partner Bethania die in Moldavië projecten beheert en uitvoert. De stichting draait op vrijwillige bestuursleden en overige vrijwilligers. 2.2 Missie De stichting is in 2002 opgericht naar aanleiding van het werk van Sam Zwagerman die sinds 1995 actief is Moldavië. Samen met zijn vrouw Rodica zet hij zich ter plaatse in voor de Moldavische bevolking. Moldavië wordt gezien als het armste land van Europa en kent vele demografische, sociale en economische problemen. Naar verwachting zal Moldavië de komende decennia nog niet in staat zijn al deze problemen het hoofd te bieden en een economisch gunstig klimaat te creëren voor al haar inwoners. De stichting heeft als missie in Nederland bekendheid te geven en fondsen te werven voor projecten voor de zwaksten in de samenleving van Moldavië. Veelal gaat het om kinderen, tienermeisjes en ouderen. Het motto dat de stichting daarbij gebruikt is verander de wereld, doe het één voor één. 2.3 Werkzaamheden Het bestuur van de stichting bestaat uit vier vrijwilligers en coördineert de fondswerving en beoordeelt de door de lokale partner ingediende projectvoorstellen. Daarnaast zijn er in Nederland vrijwilligers betrokken bij specifieke activiteiten als fondswerving, websitebeheer, vormgeven nieuwsbrief, presenteren en het actief genereren van gelden door middel van diverse acties. Het bestuur en de vrijwilligers proberen zoveel mogelijk mensen te betrekken bij deze activiteiten zodat het draagvlak wordt vergroot. De uitvoering van de projecten in Moldavië ligt in de handen van onze lokale partner Bethania. Deze organisatie is opgericht in 1998 door dhr. I. Coada. Haar doelstelling is weeskinderen, kinderen met een beperking en kinderen uit kindertehuizen alle mogelijke hulp te bieden zoals geestelijke en materiële hulp. Daarnaast kinderen met een beperking te integreren in de maatschappij en families op alle mogelijke manieren te ondersteunen. Tevens zijn er projecten voor hulp aan ouderen ontwikkeld. Bethania probeert op verschillende manieren minder afhankelijk te worden van buitenlandse sponsors voor al haar projecten: zij verhuurde een gedeelte van haar gebouw aan een kristalfabriek en combines aan plaatselijke landbouwers en produceert een deel van het voedsel voor de projecten in een kas. De huurder van het gebouw heeft eind 2012 de huur beëindigd. Bethania zal hiervoor een nieuwe huurder zoeken. Waar mogelijk wordt zowel in Nederland als in Moldavië indien nodig en gewenst goed samengewerkt met andere hulporganisaties/ngo s. De samenwerking is afhankelijk van de mate waarin een positief effect ontstaat op het gebied van draagvlakverbreding, fondswerving of uitvoering van de projecten. Beleidsplan pagina 1

4 3. Beleid 3.1 Ondersteunde projecten De ondersteunde projecten zijn altijd gebaseerd op lokale initiatieven en richten zich op verbetering van de leefomstandigheden van kinderen, tienermeisjes en ouderen. Hiermee wordt gestreefd naar een betere ontwikkeling en toekomst van de kinderen en tienermeisjes. De ondersteunde projecten hebben een voorbeeldfunctie met regionale uitstraling. De overheid is op de hoogte van de ontwikkelingen en de projecten worden uitgevoerd door betaalde en vrijwillige krachten, allen werkzaam bij de lokale partner. De lokale partner beheert projecten in verschillende dorpen in de regio Anenii Noi. Voor het project Hart voor een Kind heeft zij een landelijke dekking. Bij de zomerkampen is directe betrokkenheid van teams uit Nederland. De stichting houdt zich beperkt bezig met aanbieden van hulpgoederen. Waar mogelijk wordt samengewerkt met andere hulporganisaties om bepaalde (gesponsorde) hulpgoederen te transporteren. Stichting Hart voor Moldavië houdt rekening met een minimale jaarlijkse aanvraag tot sponsoring van projecten ter grootte van Door de hoge transparantie, het goede beheer van de projecten en continu toezicht op budgetten zijn er geen misverstanden over de uitgaven. De betrokkenheid van de lokale bevolking en de voorbeeldfunctie van de projecten is groot. De projecten hebben een duidelijke structuur, zijn effectief en hebben regionale spreiding. De sponsoring is verdeeld over de volgende projecten: Kinder- en jeugdwerk Zomerkampen. In de zomervakantie wordt drie keer voor 50 kinderen een zomerkamp van twee weken georganiseerd. Naschoolse Opvang. 55 kinderen uit sociaaleconomisch zwakke gezinnen krijgen 5 dagen per week huiswerkbegeleiding en een warme maaltijd. 1 Juni Kinderdag. Samen met zo n 400 kinderen wordt deze nationale feestdag gevierd. Hart voor een Kind. Kinderen die in internaten wonen, worden bij een gastgezin ondergebracht. Deze pleeggezinnen worden financieel ondersteund. Door middel van conferenties wordt informatie gegeven en kunnen families onderling informatie uitwisselen. Opvang van meisjes uit internaten Transition Home. 8 meisjes uit internaten worden in drie jaar getraind om zelfstandig te kunnen leven. Shelter. Nadat de meisjes het Transition Home hebben verlaten en op zichzelf zijn gaan wonen, kunnen zij terugvallen op de Shelter. Beleidsplan pagina 2

5 Ouderen/overige projecten Ouderenproject. 40 ouderen ontvangen vijf dagen per week een warme maaltijd. In juni 2010 is een dagcentrum voor ouderen geopend, zodat 15 ouderen met elkaar kunnen eten en activiteiten kunnen ondernemen. Zij worden met een busje opgehaald. 25 ouderen die aan huis gebonden zijn ontvangen hun maaltijd thuis. In 2012 is ook in Bulboaca een dagcentrum voor ouderen geopend, waar eveneens 15 ouderen overdag worden opgevangen. Begeleid Wonen. Drie vrouwen die iets minder begaafd zijn ontvangen een lichte vorm van begeleiding. 3.2 Werving van gelden Het bestuur coördineert alle activiteiten en verbindt de vrijwilligers met elkaar door middel van een periodieke vrijwilligersdag. Het bestuur legt verantwoording af in het jaarverslag en brengt vier maal per jaar een actuele Paulina, weduwe Paulina woont alleen, maar soms komt haar zoon langs als hij niet in het buitenland is. Hij is alcoholist en gebruikt haar pensioen om drank te kopen. Paulina heeft erg last van opgezette benen en open wonden en kan zich moeilijk bewegen. Het project is een uitkomst voor haar! nieuwsbrief uit. De website wordt bijgehouden met nieuws en informatie en een professionele promotiefilm is breed geïntroduceerd op diverse locaties in Nederland. Deze promotiefilm kan worden toegestuurd naar sponsoren, maar kan ook worden getoond in een presentatie op locatie. Door enkele vrijwilligers worden groepsreizen georganiseerd om betrokkenen de projecten te laten zien. Op verschillende locaties in Nederland zijn diverse vrijwilligers actief. Door deze activiteiten verbreedt het draagvlak en neemt de naamsbekendheid toe. Dit is onmisbaar voor groei en continuïteit. De activiteiten zijn divers: opbrengsten van diverse verkopen, enthousiasmerende reisverslagen vertellen aan anderen, collecten, gesponsorde wandeltochten, veilingopbrengsten, jubileumgiften en sparende schoolkinderen. De stichting heeft zich enkele keren kunnen profileren in de media, waarbij de projecten onder andere zijn belicht op een landelijke TV-zender. Voor een totaal overzicht van projecten beschikt de stichting over een projectenboek, waarin meer informatie per project breed (en ook financieel) wordt toegelicht. Voor de periode zullen de hiervoor genoemde activiteiten worden voortgezet en uitgebreid. Concrete doelen op dit gebied: - uitbreiden aantal presentaties kerken, bedrijven en geïnteresseerden; - verzenden persberichten en verzoeken om publicaties naar diverse media - aanschrijven organisaties, kerkgenootschappen en fondsen - optimalisatie sponsoring door nieuwsbrieflezers - appelleren vrijwilligers en nieuwsbrieflezer op uitbreiding - aanpakken promotie/werving via sociale media Beleidsplan pagina 3

6 3.3. Beschikken over vermogen Taakverdeling/bestuursverhoudingen Het bestuur bestaat uit 4 personen, ten behoeve van draagvlakverbreding wordt een 5e persoon gezocht. Het bestuur bestaat uit 4 vrijwilligers te weten voorzitter, secretaris, penningmeester en promotie. Zij en de medewerker op locatie onderhouden per mail en telefonisch - de contacten met de diverse vrijwilligers in Nederland. Het bestuur komt 7 of 8 keer per jaar in vergadering bij elkaar. Ze werkt volgens een vooraf vastgestelde agenda en elke vergadering wordt geopend met een persoonlijk stukje bezinning en overdenking uit de Bijbel. De notulen van elke vergadering worden vastgesteld. De meeste bestuursbeslissingen en het contact met de medewerker op locatie komen via mailverkeer tot stand. Enkele beslissingen worden telefonisch afgestemd of in de vergadering met elkaar afgestemd. Getracht wordt jaarlijks namens het bestuur een persoonlijk bezoek te brengen aan Moldavië. Uitkeringen/beschikking/toezicht In de samenwerkingsovereenkomst met Bethania zijn afspraken In de samenwerkingsovereenkomst met Bethania zijn afspraken gemaakt over de wijze van communiceren, het voorleggen van financiële aanvragen en de manier waarop projecten worden ondersteund. De jaarlijkse verzoeken tot sponsoring van projecten worden vóór 31 oktober voorafgaand aan het betreffende jaar voorgelegd aan het bestuur van de stichting. Zij neemt daarover zo spoedig mogelijk een beslissing en communiceert haar toezeggingen voor het komende jaar. Gedurende het jaar worden incidentele sponsorverzoeken ingediend of bestaande sponsorverzoeken uitgebreid. Budgetbewaking door de partner vindt continue plaats door het periodiek toezicht op de uitgaven. Aan het einde van elk jaar wordt een financiële verantwoording van de werkelijke uitgaven overhandigd. Door de stichting wordt een salaris naar lokale maatstaven uitbetaald aan elke medewerker. 4. Beheer Huiswerkbegeleiding naschoolse opvang 4.1 Vermogensopbouw Uit de als bijlage bij dit beleidsplan opgenomen jaarrekening blijkt dat het vermogen van de stichting is opgebouwd uit bestemmingsreserves en een vrij stichtingsvermogen. De bestemmingsreserves worden per project aangehouden waardoor zichtbaar is welk overschot van giften bestemd is voor een bepaald project. Dit overschot wordt in een volgende periode besteed aan het juiste project. Periodiek wordt het bestuur geïnformeerd over de stand van de bestemmingsreserves en het vrije stichtingsvermogen. Zij krijgt hierdoor goed inzicht in benodigde middelen en kan hierdoor op de juiste manier beschikken over de sponsorgelden en giften. 4.2 Kostenstructuur De directe kosten voor fondswerving bestaan uit het maken van een film die meerdere jaren kan worden gebruikt en kosten van uitingen zoals nieuwsbrieven en bedankkaarten, waaronder verzendkosten. Het percentage van kosten voor fondswerving ligt zeer laag. Voor zover mogelijk wordt voor elke kostenpost incidenteel sponsoring gevonden. Beleidsplan pagina 4

7 4.3 Beloningen Het bestuur ontvangt geen vergoeding voor haar werkzaamheden/inzet. De met de werkzaamheden gepaard gaande kosten kunnen worden gedeclareerd. De kosten voor een reis (namens het bestuur) naar Moldavië worden praktisch nooit uit het stichtingsvermogen betaald. 4.4 Administratieve organisatie De inrichting van de administratieve organisatie wordt zowel in Nederland als in Moldavië periodiek bewaakt. Nadat in het najaar door het bestuur een beslissing is genomen op het sponsorverzoek voor het komende jaar wordt in een boekhoudpakket per project/bestemmingsreserve een budget ingevoerd. De inkomsten worden uitsluitend per bank ontvangen en worden geadministreerd als werkelijke cijfers naast de budgetten. Hiermee kan het bestuur van de stichting periodiek zien voor welke bestemmingen geld nodig is. Aan het einde van het jaar worden de administratieve basisstukken uit Nederland en betaalbewijzen uit Moldavië samengevat in één administratie waarna de jaarcijfers worden opgesteld door een administratiekantoor. Het bestuur stelt de jaarrekening vast in de eerstvolgende vergadering nadat deze beschikbaar is gekomen. De administratie in Moldavië is transparant en het bestuur neemt ter plaatse steekproeven. Geen handel. Maar hulp! Veel meisjes, die het internaat verlaten worden slachtoffer van vrouwenhandel. Beleidsplan pagina 5