Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen e.v.

Transcriptie

1 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen e.v. Stadsdeelbrede Welzijnscentra Welzijn Nieuwe Stijl Voor en door bewoners BuurtHuizenZuidoost 1 November 2011

2 2 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

3 Inhoudsopgave Voorwoord... 5 I Personeel en Organisatie Strategie en beleid Bestuursopdracht: Op weg naar vierbuurthuizen Bestuursopdracht: Plan van aanpak buurtgerichte accommodaties Van acht naar vier accommodaties Swazoom van beheerder en programmeur naar preferente aanbieder Herbestemming leegkomende panden Realisatie Inrichting van de organisatie Fysieke inrichting Projectmatige inrichting De invloed van het convergentieproces Programma of bedrijfsbureau Bedrijfsondersteuning NoLIMIT Definitieve positionering II Programmering, programmaraad en communicatie Methodiek Spreekuur Planning en reservering Continuïteit en identiteit Gebruikers en bezoekers eerste BuurtHuis Gein Dagelijkse bezoekers BuurtHuis Gein 2010 en prognose Aantal bezoekers per leeftijdscategorie Dagelijkse bezoekers Holendrecht prognose Dagelijkse bezoekers Anansi prognose Dagelijkse bezoekers Bonte Kraai Actueel: zomervakantieactiviteiten, kindervakantiekamp en een sportparagraaf Familiebijeenkomsten Religieuze activiteiten en bezoekersaantallen Kwartaalcijfers en prognose Programmaraad en voorlopers Communicatie Naamgeving BuurtHuizen III Huur en Beheer Scheiding beheer en programmering Ontvlechting beheer en toekomst beheer Professioneel beheer Van jaar naar meerjarig contract Toekomst additioneel beheer Huur en verhuring panden Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

4 Ontvlechting beheer panden en huisvestingslasten Verhuurder en huurder IV Kosten en opbrengsten Kostenmodel Meerjarenbegroting Impuls Taakstelling Sturen op beheersing uitgaven en mogelijke vrijval Sturen op opbrengsten Kwartaalrapportages en verantwoording Kwartaalrapportage Buurthuizen Q Handboek Programmabureau BuurtHuizen V Nawoord Afronding projectfase BuurtHuizen VI Colofon Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

5 Bigin fu waka, a no lon. Het begin van lopen is geen rennen Surinaamse wijsheid Voorwoord De bezuinigingen waar het welzijnswerk landelijk mee te maken heeft op dit moment, zijn in veel mindere mate van toepassing op het BuurtHuiswerk in Zuidoost. Ze waaien als het ware een beetje voorbij omdat we de storm voor zijn geweest. In tegendeel wordt er geïnvesteerd in kwaliteit. De vier BuurtHuizen worden of zijn stijlvol onder architectuur gerenoveerd of er komt in een enkel geval zelfs nieuwbouw. Het beheer is professioneel georganiseerd en de beheerders uit de voormalige subsidieregeling zijn voorlopig aanvullend op het hoofdbeheer ingezet. Neemt niet weg dat ook op het BuurtHuiswerk in Zuidoost een taakstelling is afgesproken. Deze is echter verantwoord. In 2009 is de taakstelling al planmatig verwerkt over vijf jaar in de meerjarige begroting BuurtHuizen SCW Door concentratie van beleid en een efficiënte organisatie, kan het budget over een aantal jaren gefaseerd en gepland naar beneden toe worden bijgesteld. Gezien de ruime investeringen op de BuurtHuizen is het onterecht om over een bezuiniging te spreken. Beter is het om over een vrijval van middelen te spreken. We hebben de afgelopen jaren zowel beleidsmatig als op uitvoeringsniveau geïnvesteerd in de realisatie van vier BuurtHuizen. Zoals u kunt opmaken na het lezen van het evaluatieverslag dat u voor u heeft liggen, zijn we hierin uitermate geslaagd. Ook al blijven er altijd verbeterpunten. In 2010 heb ik het bestuurlijke werk met betrekking tot de BuurtHuizen van mijn voorganger en partijgenoot Harry Verzijl overgenomen. Beiden hebben wij binnen onze bestuurlijke periode verdienstelijk gewerkt aan de oprichting BuurtHuizen Welzijn Nieuwe Stijl, waar het empowerment bij de bewoners zelf wordt gelegd en waarbij de BuurtHuizen de bewoners ondersteunen en faciliteren bij het bevorderen van hun welzijn. We hopen de bewoners van Zuidoost van dienst te zijn met de BuurtHuizen Zuidoost. Muriel Dalgliesh 1 november Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

6 6 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

7 Figuur 1. Schoonmaakactie BuurtHuis Holendrecht I Personeel en Organisatie 1.1. Bedrijfsplan en voortgang Strategie en inhoud Voor de organisatie van de BuurtHuizen nieuwe stijl is een bedrijfsplan nog onder de oude werknaam Communitycenter opgesteld dat op 21 december 2010 bestuurlijk is vastgesteld. Naast proces en strategiebeschrijving van hoofdzaken zoals programmaontwikkeling, bedrijfsinrichting, accommodaties en de inrichting van professioneel facilitair beheer zijn in afgeleide zin beleid en te realiseren doelen in het bedrijfsplan opgenomen. Op basis van een activiteitenplanning binnen de eerder vastgestelde bestuursopdracht: Op weg naar vier BuurtHuizen, oktober 2010 en een kostenbegroting, vastgesteld december 2010 worden het beleid en de doelen uit het bedrijfsplan gerealiseerd. Voorbeelden zijn tarievenbeleid voor gebruikers, specifiek doelgroepenbeleid van jong tot oud en de samenwerking met partners. Tevens wordt in het bedrijfsplan de aanpak om versneld van acht naar vier BuurtHuizen te gaan beschreven, de herbestemming van de overige panden, samenwerking tussen professioneel beheer en additioneel beheer, overname van (beheer) personeel, de toekomstige positionering van het project, etc. Ook zijn de planningsfasen van het project opgenomen. 7 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

8 Uitvoeringsmodel en blauwdruk eerste BuurtHuis Gein Complex aan het inrichten van de BuurtHuizen is geweest dat in de opstartfase de trein moest gaan rijden zonder spoorboekje en aanleg van spoorlijnen en station. Eind 2009 is in hoog tempo een Uitvoeringsmodel opgesteld op basis van eerdere beleidsnotities en interviews op bestuurlijk en ambtelijk niveau. Het Uitvoeringsmodel heeft als programmatische blauwdruk gediend bij het organiseren van Communitycenter Gein als eerste BuurtHuis nieuwe stijl in de reeks van vier. Op 1 maart 2010 is het stadsdeel er in geslaagd om volgens planning een stijlvol gerenoveerd BuurtHuis aan te bieden aan de bewoners, met een gevarieerd programma van grote en kleine aanbieders, een ruime openingsstelling van zeven dagen in de week en professioneel georganiseerd beheer. De drie overige accommodaties die moesten worden opgebouwd tot BuurtHuis en vanaf januari 2010 onder de verantwoordelijkheid van het programmabureau BuurtHuizen stonden, waren in een slechte organisatorische en fysieke staat. Het BuurtHuiswerk in Zuidoost onder Swazoom kampte met het imago van leegstand en matige programmering. Bewoners moesten weer gevonden en gebonden worden. Facelift tweede BuurtHuis Holendrecht Na een succesvolle ontwikkeling van BuurtHuis Gein in een paar maanden, is vervolgens op 15 juli 2010 na een snelle facelift van de accommodatie in nauwe samenwerking tussen stadsdeel en Swazoom het tweede BuurtHuis Holendrecht geopend. Door de sloop van het naastgelegen jongerencentrum Royal dat omgeven was door een afgesloten bouwplaats, had het BuurtHuis helaas de gehele zomerperiode hinder van een nog niet optimaal bereik van bewoners. Later in het jaar kwam ook hier de programmering en het bereik van bewoners goed op gang. Mooie eigentijdse BuurtHuizen zijn succesfactoren Per januari 2012 wordt BuurtHuis Holendrecht totaal gerenoveerd. In 2010 en 2011 zijn hier de voorbereidingen voor getroffen. De planning is om op verzoek van bewoners tijdens de verbouwing het programma grotendeels in een alternatieve accommodatie te organiseren. Overigens is een mooie eigentijdse accommodatie zoals Gein en straks Holendrecht een succesfactor voor het doen slagen van een activiteitenprogramma en het bereik van bewoners. BuurtHuizen anno 2011 dienen accommodaties te zijn die van hun stoffige en zeventiger jaren beeltenis ontdaan zijn. BuurtHuizen Bonte Kraai en Anansi ook goed in beweging gekomen De BuurtHuizen Bonte Kraai en Anansi zijn per januari 2011 gestart in de nieuwe stijl. Op de middellange termijn komen ze ook voor renovatie of nieuwbouw in aanmerking. Deze accommodaties zien er overigens nog redelijk uit en verstoren het organiseren van een goed programma op zich niet. Aanvankelijk was de verwachting dat Anansi door de excentrieke locatie en de renovatie van de leegstaande flatgebouwen in de nabije omgeving, geen bewonersbereik zou hebben en niet goed qua programma zou gaan lopen. Maar niets is minder waar. In januari van dit jaar is Anansi gestart als BuurtHuis en in enkele maanden tijd is er een groeiend bereik onder alle leeftijdsgroepen op gang gekomen. 8 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

9 Ook in Bonte Kraai dat in een herinrichtinggebied staat, neemt de programma intensiteit en het bewonersbereik nog dagelijks toe. Effecten reorganisatie Swazoom Swazoom heeft de belangrijkste effecten van de reorganisatie bereikt en levert steeds meer een inspirerend en verantwoord aanbod in de BuurtHuizen naast andere kleine gebruikers waar ze een voorbeeldfunctie voor vervullen in pedagogisch en organisatorisch opzicht. Swazoom als belangrijke strategische partner is mede met het stadsdeel verantwoordelijk voor het goed functioneren van de vier BuurtHuizen. Stadsdeel, Swazoom, beheerpartner Infacilities en straks ook Zwind als partner in het opbouwwerk voor bewoners vormen de identiteit van de vier BuurtHuizen en dragen zorg voor kwaliteit en continuïteit. Integrale meerjarenbegroting BuurtHuizen SCW Om de inrichting van de BuurtHuizen en de herbestemming van de leeggekomen panden verantwoord te realiseren is binnen de beschikbare financiële kaders van het budget Sociaal Cultureel Werk de meerjarenbegroting BuurtHuizen SCW opgesteld. Alle activiteiten die betrekking hebben op het BuurtHuiswerk, dus ook de subsidie voor het sociaal cultureel werk dat door Welzijnsstichting Swazoom wordt uitgevoerd in de BuurtHuizen en huur en beheer van de panden is onderdeel van deze begroting. Taakstelling geen bezuiniging De voorgenomen taakstelling van 1 miljoen is geïntegreerd in de genoemde integrale begroting. Vanaf 2012 wordt geleidelijk toegewerkt naar de realisatie ervan. In 2014 is de taakstelling maximaal toegepast. Gezien de mate van investeringen in de vier BuurtHuizen, zoals de organisatie van professioneel en additioneel beheer, de brede programmering en de vastgoedverbeteringen en het onderhoud ervan, kan er niet gesproken worden van een bezuiniging. Te meer omdat er de eerste ontwikkelingsjaren sprake is geweest van een financiële impuls. Zonder taakstelling was er vrijval van budget geweest vanaf De taakstelling op het sociaal cultureel werk kan gerealiseerd worden omdat de bedrijfsvoering van Swazoom de afgelopen jaren efficiënter is georganiseerd door te snijden op niet functionele overhead en een bewuster kostenpatroon aan te brengen. Taken zoals beheer en onderhoud van de panden en organisatie van het gebruik van de accommodaties door verschillende gebruikers en partijen is door het stadsdeel overgenomen en anders belegd. Daarnaast is het concentreren van het BuurtHuiswerk in vier geleidelijk aan steeds meer representatieve en professioneel beheerde panden met inmiddels een hoge bezettingsgraad een goede zet geweest. Het programmabureau zorgt voor een gevarieerd vraaggericht programma voor bewoners dat voortdurend inspeelt op de vragen. De vier BuurtHuizen zijn in de plaats gekomen van acht fysiek (merendeels) verwaarloosde en slecht beheerde panden met veel leegstand en niet altijd goedlopende programmering. Samenvatting: BuurtHuizen als de Communitycenter van Zuidoost Samenvattend kunnen we vaststellen dat anderhalf jaar later na de start van het project op januari 2010 er in vier BuurtHuizen door het programmabureau zeven dagen per week van s morgens vroeg tot s avonds laat, grotendeels activiteiten worden geprogrammeerd voor en 9 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

10 door bewoners. Bewoners in de BuurtHuizen zijn aan zet en 80% van de ruimtes kan gratis door bewoners voor het organiseren van activiteiten voor andere bewoners worden gebruikt. Gesubsidieerde en partijen met een winstoogmerk betalen een passend tarief. Er kunnen ook ruimtes gehuurd worden voor feestjes en andere familiebijeenkomsten tegen een acceptabel tarief. Er is een tarievenbeleid ontwikkeld voor het gebruik van ruimtes dat is vastgelegd in een gebruikersbrochure. De brede culturele diversiteit van gebruikers en bezoekers staat steeds meer centraal. Een programma adviesraad die in het najaar van 2011 wordt opgericht zal de vraaggerichte organisatie van activiteiten verder versterken. De BuurtHuizen zijn de Communitycenter van de gemeenschap. In alle BuurtHuizen is per 2011 professioneel beheer geregeld en wordt er met assistent beheerders gewerkt, in ieder geval zolang de gesubsidieerde regelingen perspectief houden. Conform het vastgestelde accommodatiebeleid worden de BuurtHuizen gefaseerd gerenoveerd of herbouwd in de periode Natuurlijk zijn we nog niet klaar! Natuurlijk zijn we als stadsdeel nog niet klaar, willen we nog meer bewoners en partijen met verschillende achtergronden, leeftijden en vragen bereiken en krijgen we gelukkig nog steeds kritiek. Er blijven verbeterpunten. Maar de BuurtHuizen in Zuidoost leven weer en zijn goed georganiseerd op alle vitale functies Strategie en beleid De realisatie van de vier BuurtHuizen en de herbestemming van de 1 drie leegkomende panden is naast een politiek strategisch dossier, vooral ook een intensief uitvoeringsdossier geweest. Strategie en uitvoering gingen hand in hand en niet altijd volgordelijk. Zo draaide BuurtHuis Gein al driekwart jaar op het moment dat de bestuursopdracht in oktober werd vastgesteld met een activiteitenplanning en waren de drie resterende panden al zo goed als leeg. Aansluitend werd in december 2010 het bedrijfsplan en de meerjarige begroting BuurtHuizen en Sociaal Cultureel Werk vastgesteld als voortkomende opdrachten uit de bestuursopdracht. Een bedrijfsplan is over het algemeen een strategisch document om nieuwe ontwikkelingen in de toekomst te realiseren. Omdat de praktijk niet stilgelegd kon worden en gecontinueerd, werd er wekelijks soms dagelijks geschakeld met betrokken bestuurders en het hoger management van het stadsdeel bij het nemen van strategische beslissingen. De combinatie strategie en uitvoering hand in hand heeft in dit proces uitstekend gefunctioneerd. 1 Het leeggekomen pand Royal is in juli 2010 gesloopt omdat het pand geen bijdrage leverde aan de veiligheid. 10 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

11 Bestuursopdracht: Op weg naar vier 2 BuurtHuizen Op 12 oktober 2010 is de bestuursopdracht: Op weg naar vier BuurtHuizen door het bestuur vastgesteld. Het project draaide ongeveer al een jaar omdat de uitvoering van het beleid niet op zich kon laten wachten en een gevolg was van het verbetertraject Swazoom. De vaststelling van de bestuursopdracht is de formalisering geweest van de omslag van twee jongerencentra en zes accommodaties naar vier BuurtHuizen. Met de bestuursopdracht werden een aantal zaken als volgt geformaliseerd waardoor stappen gezet konden worden: 1. Inrichten van een professionele administratie en beheerorganisatie voor vier BuurtHuizen met een zevendaagse brede openstelling. 2. Regelen van een brede programmering. 3. Ontwikkelen van een overdraagbare methodiek. 4. Ontwikkelen van een dienstverleningsmodel beheer met een hoog serviceniveau. 5. Organiseren van een (tijdelijke) personele organisatie. 6. Opstellen definitieve meerjarenbegroting van baten en lasten voor de BuurtHuizen. 7. Opstellen van een definitieve meerjarenstadsdeelbegroting baten en lasten van het product sociaal cultureel werk. 8. Organiseren van het tijdelijk gebruik in de drie leegkomende accommodaties Bestuursopdracht: Plan van aanpak buurtgerichte accommodaties Op 12 oktober is tevens de bestuursopdracht buurtgerichte accommodaties vastgesteld als uitwerkingsopdracht van het in april 2009 vastgestelde beleidsplan Accommodatieplan buurtgerichte accommodaties. De vastgoedrealisatie van de vier BuurtHuizen is een van de vier deelopdrachten van de betreffende bestuursopdracht. In deze situatie geldt dat er per BuurtHuis een deelplan wordt opgesteld waarin de fysieke aanpassingen en de financieringen tegen elkaar worden aangewend binnen een planning en het moment dat de kosten ten laste komen van de begroting. Per BuurtHuis wordt kort de (actuele) planning aangegeven: 1. BuurtHuis Gein: In 2009 gerenoveerd en eind februari 2010 als eerste BuurtHuis nieuwe stijl geopend. 2. BuurtHuis Holendrecht: In de eerste helft van 2012 wordt de accommodatie grondig gerenoveerd. Het BuurtHuis dat per juli 2010 na een facelift is opengegaan, blijft gedurende de verbouwing op een alternatieve nabije locatie open. 3. In 2014 staat in het kader van grootschalige stedelijke vernieuwing van de buurten E, G, K, I de bouw van een nieuw BuurtHuis Bonte Kraai op een andere locatie gepland. 4. Anansi is een relatief jonge accommodatie die excentrisch verscholen achter een dreef ligt. Indien eventueel voor verplaatsing van het centrum naar Venserpolder wordt gekozen of voor renovatie, dan zal dit pas na 2014 zijn. 2 De titel van de bestuursopdracht was aanvankelijk: Op weg naar vier Communitycenter. Vanaf januari 2010 is de te naam stelling van de Communitycenter gewijzigd in BuurtHuizen. In het vervolg wordt er over BuurtHuis gesproken. 11 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

12 Beide bestuursopdrachten zijn op het thema BuurtHuizen elkaars evenknie. Tot op heden is er een zeer nauwe projectsamenwerking om de doelen te realiseren. Door een planmatige samenwerking op de twee dossiers, goede onderlinge dossierkennis waar nodig en nadrukkelijke samenwerking met de afdeling Vastgoed Onderhoud Gebouwen konden in een relatief korte tijd hoofddoelen gerealiseerd worden. Voor de aan elkaar gelieerde uitvoering van de beide bestuursopdrachten op het thema BuurtHuizen geldt overtuigend dat het het geheel meer is dan de som der delen Van acht naar vier accommodaties Tijdens het verbeterproces van Swazoom bleek dat de focus in de subsidie op de harde kant van de gebouwen was gericht. Ruim tweederde van de subsidie ging naar huisvestingslasten en beheer. Mede om die reden bleef er te weinig budget over om een breed programma te ontwikkelen met ruime openingstijden. De acht panden waren veel gesloten en zagen er niet toegankelijk uit. Daarnaast werd er om financiële redenen in de meeste panden nauwelijks huurder en verhuurderonderhoud verricht. Op Anansi en Hofgeest na zagen de overige panden er verwaarloosd uit. De aandacht in de subsidie BuurtHuizen sociaal cultureel werk is verlegd naar een goede organisatie van de programmering met een bijbehorende ruime openstelling van zeven dagen per week en professioneel beheer. De keuze om versneld in twee jaar in plaats van de geplande vijf jaar van acht naar vier BuurtHuizen over te gaan is het logische resultaat van genoemde overwegingen. Het proces is inmiddels afgewikkeld en de drie leeggekomen panden zitten in de laatste fase van besluitvorming over de herbestemming. Zie de betreffende paragraaf verder in de tekst onder dit hoofdstuk Swazoom van beheerder en programmeur naar preferente aanbieder Naast de oprichting van de vier nieuwe BuurtHuizen, is de reorganisatie van welzijnspartner Swazoom een hoofddossier geweest sinds oktober Waarbij de afbouw van taken bij Swazoom parallel loopt met de opbouw van het nieuwe beleid van de BuurtHuizen. De welzijnsorganisatie heeft in de nieuwe constructie een totaal andere rol en wordt preferente aanbieder of gebruiker van de BuurtHuizen. Programmering en beheer van facilitair management en gebouwen worden gescheiden van de welzijnsinstelling en onder regie gebracht bij het stadsdeel. Het besluit over de scheiding van beheer en programmering dateerde uit een eerder genomen bestuursbesluit van Echter het stadsdeel heeft eind 2009 een meer rigoureus besluit genomen en zowel het beheer van de panden als de organisatie van het programma niet langer belegd bij Swazoom. De reden was dat het beheer niet professioneel geregeld werd, de panden verwaarloosd en vervuild waren en veel activiteiten binnen het sociaal cultureel werk niet of nauwelijks bezocht werden. Investeringen in 2008 en 2009 om gewenste veranderingen door te voeren bij Swazoom leverde onvoldoende resultaat op. De 12 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

13 problemen in de organisatie waren te veelomvattend en vroegen om een andere regievoering en een specifieke focus van Swazoom op de eigen organisatie. Doordat Swazoom andere subsidieregelingen zoals de Voor en Vroegschoolse educatie en pedagogische advisering en ondersteuning van ouders niet onverdienstelijk uitvoerde, is de keuze gemaakt om verder te investeren in Swazoom. De organisatie heeft in 2010 de kans gekregen om de interne organisatie verder op orde te brengen, begrotingstekorten weg te werken en een deugdelijke reeks en kwaliteit van activiteiten sociaal cultureel werk in de BuurtHuizen te organiseren. Swazoom stond en staat in de etalage. Het is geen proces zonder kleerscheuren geweest, maar anderhalf jaar later kan vastgesteld worden, dat Swazoom een gezonde (financiële) bedrijfsmatige uitvoeringsorganisatie met een eigen visie en missie is geworden met een doorlopende bezettingsgraad van de activiteiten. Zowel de activiteiten voor kinderen als tieners, jongeren en volwassenen worden inmiddels zeer goed bezocht en gaan alleen om acceptabele redenen soms niet door. In 2010 is in het eerste BuurtHuis Gein als pilot Buurtgenoten opgezet. Aanvankelijk wat weifelend presenteerde Swazoom als voormalige organisatie voor jeugdwelzijnswerk het eerste aanbod volwassenenwerk. Nu betreft het volwassenenwerk een succesvol aanbod in vier BuurtHuizen. Zelfs gesluierde moslima s maken gebruik van besloten Zumbalessen binnen Buurtgenoten in Anansi. Emancipatie en participatie ten top. Het aanbod is gevarieerd en Swazoom maakt nog steeds een groei door van een platte uitvoeringsorganisatie naar adviseur en een belangrijk strategisch partner van welzijnsbeleid in Zuidoost. De omslag van eenvoudige ontmoetingsactiviteiten binnen het sociaal cultureel werk naar een pedagogisch en agogisch verantwoorde activiteitenlijn met oog voor welzijn en signalering van beleid voor risicogroepen, wordt steeds geavanceerder ingezet door Swazoom. In 2011 wordt letterlijk de navelstreng doorgeknipt tussen stadsdeel Zuidoost en Swazoom. De statutaire verplichting dat Swazoom eenzijdig aan Zuidoost mag leveren, wordt ontbonden. Swazoom kan de markt op en blijft voor Zuidoost op basis van een gebruikelijke subsidierelatie de preferente partner en betrouwbaar door inmiddels een adequate bedrijfsvoering. In de Buurthuizen kan Swazoom niet meer weggedacht worden. Mede de werkers van Swazoom bepalen de identiteit en de continuïteit in de BuurtHuizen Herbestemming leegkomende panden Naast de vier BuurtHuizen in oprichting, vallen per 2010 onder het programmabureau ook de drie panden die voor herbestemming in aanmerking komen. Naast de afbouw van de lopende activiteiten in 2010 en 2011, heeft het programmabureau er ook zichzelf bekostigende activiteiten georganiseerd zoals familiefeesten en zakelijke bijeenkomsten. Door de projectleiders van de twee genoemde bestuursopdrachten zijn in 2010 en 2011 voor de herbestemming van de panden Subway, Reigersbos en Hofgeest gesprekken gevoerd met een groot aantal potentiële partijen voor de drie genoemde panden. Mei Jongstleden is het bestuur geadviseerd over de mogelijke herbestemming van serieuze kandidaten voor de 13 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

14 koop van het voormalige jongerencentrum Subway en een indeplaatsstelling voor de accommodatie Hofgeest die eigendom is van corporatie Ymere. Accommodatie Reigersbos wordt zeer mogelijk op stadsdeelniveau herbestemd als Ouder en Kindcentrum tot en met 18 jaar. De panden zijn tot 2012 gedekt in de meerjarenbegroting BuurtHuizen sociaal cultureel werk. Om voor zichzelf sprekende financiële redenen is het gewenst als de herbestemming eerder dan genoemde datum geëffectueerd wordt Realisatie Zoals al aangegeven in paragraaf Strategie en beleid hebben in het proces de afgelopen 1,5 jaar strategie en beleid en realisatie door elkaar heen gelopen. Door zo n trial en error proces werd het wel goed mogelijk om de organisatie passend in vereiste werkprocessen in te richten en continue bij te stellen Inrichting van de organisatie Om de startende organisatie in richten is bij aanvang een programma of stafbureau ingericht en is een bedrijfsadministratie opgezet die aansluit bij de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) van het stadsdeel. Er is een programmering, planning en een tarievenmethodiek ontwikkeld op basis waarvan bewoners professioneel gebruik kunnen maken van ruimtes en hun activiteiten er kunnen uitvoeren. Uiteindelijk landen eind 2011 alle werkwijzen en methodieken in een handboek programma en administratieve organisatie. Het staf of programmabureau bestaat uit een projectmanager, een programmeur, een planner, een financieel adviseur of medewerker en 2 fte planning, reservering en klantcontacten Fysieke inrichting Inmiddels is de directie Realisatie de huurder van de vier BuurtHuizen bij de directie Handhaving en Beheer. Binnen de werkbegroting van de BuurtHuizen is geoormerkt geld gereserveerd voor het huurderonderhoud zoals het inrichten en onderhouden van flexkantoren voor zakelijk gebruikers zoals Swazoom, Zwind en Infacilities. De laatst genoemde partij houdt zich vanuit haar facilitaire functie bezig met een planmatige realisatie van de interne inrichting en het onderhoud van de panden. Hierbij is het programmabureau als eenloket de opdrachtgever en financier en wordt er tussen de twee partijen direct samengewerkt met de afdeling Beheer Onderhoud Gebouwen van het stadsdeel voor het regelen van de uitvoerende werkzaamheden. 14 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

15 De digitale werkplekinrichting en ICT onderhoudswerkzaamheden van de werkplekken en functionele gebruikersruimten is het programmabureau de opdrachtgever en regelt zo nodig de werkzaamheden in samenspraak met de afdeling Beheer Onderhoud Gebouwen Projectmatige inrichting Het project is januari 2010 ingericht met een planning van drie fasen: 1. Opstartfase (2010) 2. Ontwikkelingsfase (2011) 3. Consolidatiefase (2012) Het opstartjaar 2010 heeft zich enerzijds vooral gekenmerkt door het vormgeven van bestuurlijke besluitvorming van BuurtHuizenbeleid nieuwe stijl voortkomend uit de consequenties van het verbeterproces Swazoom. Voorbeelden hiervan zijn de bestuursopdrachten, het bedrijfsplan en de meerjarige integrale begroting BuurtHuizen, uitgewerkt in een kostenmodel Anderzijds stonden de snelle korte opeenvolgende realisatiehandelingen centraal. Zoals het neerzetten van BuurtHuis Gein en een paar maanden later BuurtHuis Holendrecht, het regelen van professioneel beheer en de voorbereidingen op het afbouwen van gesubsidieerd beheer. Het overnemen of detacheren van personeel, het weer onder regie brengen van de panden, het beheer en de organisatie van het programma bij het stadsdeel. Het optuigen van een programmabureau en de bijbehorende personeelszaken en gebruikersbeleid. Maar ook het boeien en binden van bewoners, het organiseren van Swazoom als aanbieder in de BuurtHuizen en het afbouwen van de eigenaarrol en de daarbij behorende reorganisatie. Kortom 2010 betrof een zeer hectische opstartfase of pioniersperiode die we gelukkig zeer vruchtbaar hebben kunnen afsluiten. Het huidige ontwikkelingsjaar 2011 is nog steeds zeer intensief. Zeker het eerste half jaar waarin de voorbereidingen uit 2010 haar formele beslag moesten krijgen in de organisatorische inrichting van de BuurtHuizen. In 2011 worden de trial and error ervaringen steeds meer omgezet in gestandaardiseerde werkprocessen. Er is gebruikers en tarievenbeleid voor de BuurtHuizen met een handzame gebruikersbrochure. Deze is zowel te downloaden via het pronkstuk van BuurtHuizen de website maar kan ook in hard copy verkregen worden. Processen die voorbereid zijn in 2010 en (zo goed als) uitontwikkeld zijn in 2011 zijn: Begroting, kostenmodellen en rapportages (Q1 t/m Q4) Facturatieproces Reserveringsproces, bereikbaarheid en klantcontacten Inkoopproces leveranciers Automatiseringsproces Bedrijfsvoering Personele organisatie en functiebeschrijvingen 15 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

16 Programmamethodiek met een wekelijks spreekuur waarbij de mogelijke invulling van een programmaraad steeds meer vorm begint te krijgen. Communicatiebeleid en Desk Top Publishing (beheer website, programmaboekjes, posters, flyers, etc.). Het invullen van de functie van bedrijfsbureau voor het stedelijk jongerencentrum NoLIMIT, waar een saneringsmodel voor is opgesteld en waar aansluitend op de lasten en baten gestuurd wordt. Naast alle bovengenoemde beschreven processen komen er binnen de organisatie van de BuurtHuizen ook tal van werkzaamheden voor die niet noodzakelijkerwijs een financieel en / of bedrijfseconomisch karakter hebben. Hierbij valt onder andere de begeleiding van het vergunningentraject. Op dit moment is het traject ingezet om de BuurtHuizen op het gebied van brandveiligheid, ARBO omstandigheden, horecavoorziening, openingstijden etc. weer op het niveau te krijgen zodat de vergunningen weer worden verkregen die om diverse redenen met de overgang vanuit Swazoom voor een aantal locaties waren komen te vervallen. Door de formalisering van werkprocessen en de complexe organisatie ervan, is de organisatie tegelijkertijd ook bureaucratisch geworden. Ook al worden de lijnen kort gehouden. Er zijn verschillende werkoverleggen alleen al op het niveau van de BuurtHuizen: Wekelijks teamoverleg: stafteam programmabureau Wekelijks afstemmingsoverleg hoofdbeheerders met programmabureau Wekelijks afstemmingsoverleg reservering, planning en klantcontacten Wekelijkse afstemming en uitvoering Backoffice werkzaamheden spreekuren Officeoverleg receptionistes Wekelijks afstemmingsoverleg programmering Outreachend reservering en planningsloket NoLIMIT 3 Tweewekelijks afstemmingsoverleg NoLIMIT Interne ambtelijke en bestuurlijke afstemmingoverleggen omdat de businessunits BuurtHuizen en NoLIMIT gehouden zijn aan de regels uit de moederorganisatie het stadsdeel. Verder zijn er regelmatig strategische overleggen met partners zoals Swazoom, de beheerpartner, het Opbouwwerk Zwind, themaoverleggen communicatie en veiligheid en bilateralen op diverse niveaus. Na de zomer, in het derde en vierde kwartaal daalt de rust enigszins in de jonge organisatie en worden de uitgedachte werkprocessen en de werkwijze van het programmabureau opgenomen in een handboek. De toekomstpositie heeft zich uitgetekend, kan in het derde verder worden uitgewerkt op ambtelijk en bestuurlijk niveau met het stadsdeel en partnerorganisaties om uiteindelijk te worden ingevoerd in het vierde kwartaal. 3 NoLIMIT is op dit moment een zeer niet voorzien intensief dossier voor het programmabureau BuurtHuizen. Ongeveer 50% van de effectieve tijd van de projectmanager en financieel adviseur BuurtHuizen zit momenteel in het organiseren van het saneringsmodel. 16 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

17 In 2012 kan de voorlopige structurele organisatie haar beslag krijgen. Kunnen werkprocessen verder geroutineerd worden en consolideert de organisatie geleidelijk aan naar een beheersmatige situatie waarin iedere medewerker vaste taken en rollen heeft. Mogelijk kiest het stadsdeel voor verzelfstandiging van het programmabureau in de rechtsvorm van een stichting. In 2012 zal er dan een stichting opgezet dienen te worden De invloed van het convergentieproces Omdat BuurtHuizen een businessunit is van het stadsdeel en de regels van de reorganisatie regelrecht van toepassing waren, speelden deze een belangrijke rol in de nog jonge projectorganisatie in termen van continuïteitbedreiging door periodieke knelpunten bij personele aanstellingen. De effecten van het convergentieproces leidde ertoe dat er vanaf de tweede helft van 2010 geen vacatures ingevuld konden worden, zoals een financieel medewerker bedrijfsbureau en een locatiemanager. Tegelijkertijd was het verlengen van contracten van de externe adviseurs en gedetacheerde medewerkers geen automatisme. Er is onredelijk veel tijd gaan zitten in het continueren van de personele organisatie in een ontwikkelingsfase waarbij de aandacht van een projectorganisatie zich op de opdracht moet kunnen richten. Maar tot op heden heeft BuurtHuizen alle risico s kunnen trotseren, bleef het projectbureau onverstoord gemotiveerd doorwerken en wordt gekoerst op een structurele invoering van de werkwijze eind Programma of bedrijfsbureau Het programmabureau of bedrijfsbureau bestaat uit vijf verschillende functies: a. Projectmanager (0.8 fte) BuurtHuizen en bedrijfsbureau NoLIMIT b. Programmeur (1 fte) BuurtHuizen o Eventueel programmeur NoLIMIT positioneren c. Financieel adviseur (1 fte) BuurtHuizen en bedrijfsbureau NoLIMIT d. Planning, reservering en contactbeheer (1 fte) BuurtHuizen en NoLIMIT e. Officemanager (0.6 fte) Het programmabureau stuurt de totale organisatie BuurtHuizen en de bedrijfsmatige poot van NoLIMIT aan en is verantwoordelijk voor zowel de ontwikkeling van alle werkzaamheden uit de bestuursopdracht: Op weg naar vier BuurtHuizen, het bedrijfsplan BuurtHuizen en de standaardisering van de werkprocessen zoals in paragraaf Projectmatige inrichting beschreven. Tevens stuurt het programmabureau op de lasten en baten van het onderliggend kostenmodel van de meerjarige integrale begroting BuurtHuizen en het saneringsmodel NoLIMIT De medewerkers van de functies b, d en e kunnen elkaar vervangen en wisselen werkzaamheden uit met elkaar zo wel voor de BuurtHuizen als voor NoLIMIT. 17 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

18 De ontwikkelwerkzaamheden van de projectmanager en de financieel adviseur eindigen in Er kan voor de organisatie van de toekomstige organisatie een meer beheersmatige manager bedrijfsvoering geworven worden en een meer uitvoerend medewerker financiële bedrijfsadministratie. De overige functies kunnen qua profiel gecontinueerd worden in de staande organisatie. De zes functies worden in het derde kwartaal definitief beschreven in het handboek. In verband met een kansrijke continuering van de werkzaamheden van het bedrijfsbureau BuurtHuizen en de bedrijfsondersteuning van NoLIMIT, is het gewenst om de uitvoerende functies d, e en f niet te wijzigen in 2012 e.v. De overige functies kunnen in het laatste kwartaal (bij voorkeur geleidelijk) overgedragen worden. Voor de functie van programmeur is het eventueel ook wenselijk om deze het eerste kwartaal van 2012 te continueren. Het is nooit aan te bevelen om een projectorganisatie gelijktijdig te vervangen. Het is de grootste bedreiging van een project om alle historie en ontwikkelcompetenties op hetzelfde moment uit te schakelen en nieuwe medewerkers op de functies te plaatsen Bedrijfsondersteuning NoLIMIT Om organisatorische redenen heeft het programmabureau BuurtHuizen eind 2010 (besluit bedrijfsplan BuurtHuizen december 2010) de opdracht gekregen om per 2011 de bedrijfsadministratie van NOLIMIT te stroomlijnen conform de werkwijzen van BuurtHuizen. Zoals planning en reservering, facturatie, sturen op opbrengsten volgens gebruikersbeleid, etc. In mei 2011 is een saneringsmodel voor NoLIMIT voorlopig door het bestuur vastgesteld in de voorbereiding van of een mogelijke continuering van het centrum of een definitieve sanering. De projectmanager BuurtHuizen en de financieel adviseur sturen op de toepassing van het saneringsmodel vanaf mei. Het betreft een tijdsintensieve klus Definitieve positionering Anderhalf jaar pionieren met de BuurtHuizen laat een meer definitief inrichtingsmodel van de BuurtHuizen zien. Het is aan te bevelen om voorlopig in 2012 het bedrijfsmatig georiënteerd programmabureau in te richten op stadsdeelniveau en de programmering en de bedrijfsvoering te laten regelen van de BuurtHuizen en NoLIMIT. Figuur 1. Optie definitieve positionering 18 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

19 Programmabureau BuurtHuizen & bedrijfsbureau NoLIMIT Swazoom: Organiseren professionele activiteiten Zwind: Organiseren bewonersactiviteiten en programma adviesraad Beleidafdelingen stadsdeel: afstemming beleid met BuurtHuizen Optionele positie Programmabureau/bedrijfsbureau In het toekomstmodel vanaf 2012 is het aan te bevelen om het Programmabureau c.q. bedrijfsbureau verantwoordelijk te maken voor de uitvoering van de bedrijfsmatige werkprocessen binnen de BuurtHuizen en NoLIMIT. Het betreft hier naast het voeren van de algemene bedrijfsvoering, zoals huur, beheer en onderhoud van de vier of vijf panden, het sturen en uitvoeren van de meerjarige integrale begrotingen van de BuurtHuizen en NoLIMIT, onderliggende kostenmodellen. Verder het sturen en doorontwikkelen van gestandaardiseerde werkprocessen zoals facturatie, planning en reservering, inkoop, automatisering, de zakelijke kant van de programmering, organisatie samenwerking van de partners, advisering en personele zaken programmabureau. Bij een goed functionerend bedrijfsbureau zou overwogen kunnen worden om het programmabureau te verzelfstandigen in een rechtsvorm zoals een stichting. Optionele positie Swazoom Na de reorganisatie heeft Swazoom zich in 2011 weer gemanifesteerd als een betrouwbare partner in het leveren van kwalitatief sociaal cultureel werk. Tevens is er sprake van een agogische benadering en pedagogische werkwijzen. In het voorgestelde samenwerkingsmodel wordt ervan uitgegaan dat Swazoom zowel haar eigen activiteiten uitvoert, regelt en organiseert in het BuurtHuisprogramma als de inkoop van kleine aanbieders volgens een geoormerkt budget. De agogische (en voorlopig nog de pedagogische medewerkers van Swazoom) gebruiken de flexkantoren in de vier BuurtHuizen. Optionele positie Zwind Zwind is een nieuwe partij in Zuidoost die het opbouwwerk regelt. Zwind gebruikt volgens een flexmodel kantoorruimtes in de vier BuurtHuizen. De partij is voorlopig nog onvoldoende bekend bij het programmabureau. De samenwerking begint op gang te komen. Een mogelijkheid zou zijn om de bewonersmethodiek zo te organiseren dat Zwind te bewonersinitieven ondersteunt en begeleidt en interessante activiteiten doorleidt naar Bewoners of waarderingssubsidies. Dergelijke zaken liggen nu te gedetailleerd op het niveau van het programmabureau. Tevens zou het ondersteunen van de programmaraad op het niveau van Zwind geregeld kunnen worden. Het betreft een participatie instrument voor bewoners en past bij het opbouwwerk. 19 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011

20 Continuering samenwerking beleidsafdelingen stadsdeel De afgelopen anderhalf jaar is door het Programmabureau samengewerkt met de beleidsafdelingen van het stadsdeel om beleid voor bewoners dat in de BuurtHuizen dient te landen in het kader van civil society, te realiseren. Het is gewenst om dit te continueren. De beleidsafdelingen hoeven geen zitting te hebben in het Platform. Hooguit facultatief. Het Platform betreft een orgaan dat door het Programmabureau BuurtHuizen wordt aangestuurd en waar het Opbouwwerk, de Welzijnsorganisatie en de beleidsadviseur Sociaal Cultureel Werk Stadsdeel Zuidoost, vaste partners zijn. Het Platform stuurt het activiteitenprogramma van de BuurtHuizen aan. Samenwerkingsplatform programmering De drie partijen kunnen onder aansturing van het programmabureau per kwartaal een vraaggestuurd programma opstellen voor de vier BuurtHuizen dat verder zakelijk wordt afgewikkeld door het programmabureau. Het programmabureau distantieert zich meer van de inhoudelijke programmeringkant, maar bewaakt wel de kwaliteit en kwantiteit. 20 Evaluatie en Toekomst BuurtHuizen Amsterdam Zuidoost e.v. 1 november 2011