CALAMITEITENPLAN Wetterskip Fryslân

Transcriptie

1 CALAMITEITENPLAN Wetterskip Fryslân d.d. 7 juni

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Leeswijzer Wetterskip Fryslân en calamiteiten Criteria voor calamiteiten Inperking Taken en beheersgebied van het waterschap Infrastructurele taakvelden van anderen Bevoegdheden tijdens de calamiteiten Bevoegdheden binnen de algemene keten Verplichtingen op het gebied van calamiteitenzorg Resumé Oriënterend overzicht van mogelijke calamiteiten Uitgangspunten voor crisismanagement De calamiteitenorganisatie Uitgangspunten voor de calamiteitenorganisatie Opbouw van de calamiteitenorganisatie Personele invulling van de calamiteitenorganisatie Fasering in de calamiteitenbestrijding Melding en alarmering Fase 0: het dagelijkse werk Fase 1: bestrijding van een incident Fase 2: bestrijding van een ernstig incident Fase 3: bestrijding van een calamiteit op ramp Afschalen, nazorg en evaluatie Netwerkmanagement Netwerkpartners Wijze van afstemming binnen het netwerk Bijstand van netwerkpartners Crisisbeheersing Inleiding Crisismanagementsysteem Werkgroep Crisismanagement Taken van de werkgroep Crisismanagement Werkwijze werkgroep Crisismanagement Planvorming binnen het CZS Calamiteitenplan Bijlagen Bestrijdingsplannen Opleiding en oefening...37 Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5: Bijlage 6: Bijlage 7: Bijlage 8: Bijlage 9: Werkritmiek en vergaderwijze Verslaglegging via notulen, situatierapporten en logboeken Crisiscommunicatieplan Netwerkoverzicht Gemeentelijke rampenplannen Regionale coördinatie en commandovoering regio Fryslân Adviescommissie eilanden Overzicht beschikbare externe plannen Verzendlijst d.d. 7 juni

3 Lijst met afkortingen AC AOV BesrT BT BZK CdK CoPI CPO CVD-G GAC GHOR GBT GMT GRIP HOVD ICT KLPD NCC OL OT OVD PCC RAC RBT RCC RCVD RGF ROT SD SGBO TA V en W WF WRZO Actiecentrum Ambtenaar Openbare orde en Veiligheid Bestrijdingsteam Beleidsteam Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Commissaris der Koningin Commando Plaats Incident Coördinator plaats ongeval Commandant van Dienst (geneeskundig) Gemeentelijk Actie Centrum Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Gemeentelijk Beleids Team Gemeentelijk Management Team Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings Procedure Hoofd Officier van Dienst (brandweer) Informatie- en Communicatie Technologie Koninklijke Landelijke Politie Diensten Nationaal Coördinatie Centrum Operationeel Leider Operationeel Team Officier van Dienst (B: brandweer, P: Politie, G: geneeskundig) Provinciaal Coördinatie Centrum Regionale Alarmcentrale Regionaal Beleids Team Regionaal Coördinatie Centrum (brandweerkazerne Leeuwarden) Regionaal Commandant van Dienst (brandweer) Regionaal Geneeskundig Functionaris Regionaal Operationeel Team Secretaris-directeur Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden (politie) Technisch assistent Verkeer en Waterstaat Wetterskip Fryslân Wet Rampen en Zware Ongevallen d.d. 7 juni

4 1 Inleiding Het Calamiteitenplan geeft een algemene richtlijn voor het optreden van Wetterskip Fryslân (WF) bij calamiteiten en incidenten. Het belangrijkste doel van het plan is structuur te bieden voor het optreden van de calamiteitenorganisatie van WF tijdens zowel de bestrijding van calamiteiten alsmede de voorbereiding hierop. Het Calamiteitenplan is daarmee het basisdocument van het crisismanagementsysteem, waarbinnen alle calamiteit gerichte activiteiten plaatsvinden. De inhoud van het plan is dus van belang voor alle medewerkers die betrokken kunnen raken bij de bestrijding van calamiteiten. Het Calamiteitenplan biedt de calamiteitenorganisatie een algemene richtlijn voor het optreden bij alle soorten calamiteiten. Aangezien geen enkele calamiteit dezelfde is, bevat het plan dan ook geen puntsgewijze opsomming van wat te doen bij de bestrijding van een calamiteit. De bestrijding blijft uiteindelijk gebaseerd op de kennis en vaardigheden van de betrokken medewerkers in combinatie met het gezond verstand. Als aanvulling op het Calamiteitenplan bestaan vijf bestrijdingsplannen (Primaire Waterkeringen, Peilbeheer en Kaden, Waterkwaliteit, Zuiveringsbeheer en de Friese Waddeneilanden) ter ondersteuning van de betrokken medewerkers. Deze draaiboeken bevatten aanvullende en concrete informatie die te gebruiken is bij de bestrijding van specifieke calamiteiten. Daarnaast is er het Calamiteiten- en Rampenbestrijdingsplan Hoofdvaarwegen Fryslân, waar Wetterskip Fryslân een rol vervult. Naast de interne organisatie wordt in het Calamiteitenplan ook aandacht besteed aan de samenwerking en afstemming met externe organisaties. Naast het waterschap zijn bij een calamiteit meestal ook andere instanties actief, te denken valt aan naburige waterschappen, gemeenten, hulpverleningsdiensten (politie en veiligheidsregio Fryslân) en diverse soorten media. Het Calamiteitenplan kan ook voor deze externe organisaties nuttig zijn door inzicht te geven in de wijze waarop WF omgaat met calamiteiten. Uit alle oefeningen, incidenten en calamiteiten komen leerpunten naar voren voor verdere verbetering van de organisatie. Naast nieuwe leerpunten uit evaluaties kunnen ook mutaties optreden door interne wijzigingen (bijvoorbeeld nieuwe medewerkers of andere telefoonnummers). Het doorgeven van interne wijzigingen is deels afhankelijk van de gebruikers van het plan. Het Calamiteitenplan is dus nooit af, maar een levend document. Regelmatig wordt het plan geactualiseerd en regelmatig opnieuw ter goedkeuring voorgelegd aan de directie van WF. Dit calamiteitenplan en de bijbehorende bestrijdingsplannen zijn op 19 december 2006 vastgesteld voor een periode van 4 jaar door het bestuur van WF. De directie van WF is door het bestuur gemandateerd om tussentijdse actualisaties en wijzigingen goed te keuren. In bijlage 15 is een overzicht opgenomen van de beschikbare calamiteiten- en bestrijdingsplannen van de andere beheerders in de regio. d.d. 7 juni

5 2 Leeswijzer In het Calamiteitenplan staat in hoofdstuk 3 beschreven wat een calamiteit inhoudt voor het waterschap. Daarbij wordt aangegeven wat de taak van het waterschap is bij de bestrijding van calamiteiten en ook staat de wettelijke basis van de bevoegdheden van het waterschap en van andere bij calamiteiten betrokken organisaties kort beschreven. In het vervolg van hoofdstuk 3 staan de uitgangspunten voor het moderne crisismanagement beschreven. Deze uitgangspunten vormen de basis voor de inrichting van de calamiteitenorganisatie van Wetterskip Fryslân (WF). Binnen de organisatie moet sprake zijn van integrale calamiteitenzorg, zodat de continuïteit van de calamiteitenorganisatie altijd blijft gewaarborgd. Gebaseerd op de algemene uitgangspunten staan in hoofdstuk 4 en 5 de structuur en de fasering van de calamiteitenorganisatie beschreven. De verschillende onderdelen van deze organisatie worden eerst schematisch beschreven, waarna vervolgens aandacht wordt besteed aan de taken binnen de onderdelen en de afbakening en samenwerking tussen de verschillende onderdelen. Een van de uitgangspunten van het moderne crisismanagement is de noodzaak van het netwerkmanagement, ofwel de samenwerking tussen de diverse bij calamiteiten betrokken organisaties. Een korte beschrijving van het netwerk van WF en van de samenwerking binnen het netwerk staat in hoofdstuk 6. Tenslotte staat in hoofdstuk 7 het crisisbeheersingsysteem van WF beschreven. Binnen dit systeem vallen alle activiteiten die worden ontplooid voor de calamiteitenorganisatie, zowel ter voorbereiding op calamiteiten als tijdens de bestrijding en nazorg van calamiteiten. Het crisismanagementsysteem is het managementsysteem binnen WF dat zorgt voor de continuïteit van de calamiteitenorganisatie. d.d. 7 juni

6 3 Wetterskip Fryslân en calamiteiten De zorg van de overheid is gericht op de bewoonbaarheidheid van het land en de bescherming en verbering van het leefmilieu (Grondwet, art. 21). Het voorbereiden op en het bestrijden van calamiteiten is een wezenlijk onderdeel van die zorg. Beheerders van waterstaatwerken zijn op grond van artikel 69 van de Waterstaatswet 1900 verplicht een calamiteitenplan vast te stellen en bekend te maken. Ter voldoening aan deze verplichting bevat dit plan: Een overzicht van de soorten calamiteiten die voor de waterstaatwerken kunnen optreden, inclusief een inventarisatie van de daarmee gepaard gaande risico s; Een overzicht van diensten, instanties en organisaties, die bij gevaar kunnen worden ingeschakeld; Een schema met betrekking tot de calamiteitenorganisatie; Een meld- en alarmeringsprocedure; Een beschrijving van het moment en de wijze van het door de beheerder informeren van burgemeesters en wethouders van de gemeenten waarin de waterstaatswerken zijn gelegen; Een overzicht waaruit blijkt op welke wijze de kwaliteit van de calamiteitenorganisatie wordt gewaarborgd. De specifieke maatregelen en het beschikbare materieel, benodigd om de te onderscheiden calamiteiten het hoofd te kunnen bieden, zijn in een viertal bestrijdingsplannen opgenomen. Het calamiteitenplan is afgestemd op provinciale coördinatieplannen en op gemeentelijke rampenplannen, vastgesteld voor het gebied waarin de waterstaatswerken zijn gelegen. Dat geldt ook voor afstemming op calamiteitenplannen van andere beheerders, indien, in het bijzonder bij gevaar, sprake is of zou kunnen zijn van waterstaatkundige samenhang tussen te onderscheiden waterstaatswerken. Afstemming komt vooral tot uiting in de informatieverstrekking, overleg, samenwerking en het zonodig uitvoeren van bevelen en aanwijzingen bij dreiging van een ramp. Gezien op de uit te voeren taken op het gebied van waterkwaliteit, waterkwantiteit en/of waterkering op de Friese Waddeneilanden zijn er op de eilanden Adviescommissies Integraal Watersysteembeheer ingesteld waaraan de behartiging van bepaalde belangen wordt opgedragen. De taak van de adviescommissie heeft betrekking op de advisering aan het Dagelijks Bestuur van Wetterskip Fryslân omtrent de bovengenoemde disciplines. Het voorzitterschap van de Adviescommissies wordt vervuld door een lid van het Dagelijks Bestuur van Wetterskip Fryslân. Het waarnemend-voorzitterschap van de Adviescommissies wordt vervuld door een lid van het College van Burgemeester en Wethouders, bij voorkeur de burgemeester. Indien zich calamiteuze omstandigheden voordoen, waarbij onmiddellijk handelen is geboden en er geen besluitvorming kan worden afgewacht van het Dagelijks Bestuur of de dijkgraaf van Wetterskip Fryslân dan is de waarnemend voorzitter van de Adviescommissie bevoegd om binnen de grenzen van de wet al die handelingen te verrichten die hij ter bestrijding van de genoemde omstandigheden op dat moment noodzakelijk acht. In bijlage 14 is een toelichting op de adviescommissie opgenomen. 3.1 Criteria voor calamiteiten De wetgever heeft ook bedoeld dat terughoudend moet worden omgesprongen met in artikel 72, eerste lid van de Waterstaatswet 1900 gegeven bijzondere bevoegdheden. Inzet van het normale instrumentarium moet in de meeste gevallen al voldoende zijn om gevaar of dreigende situaties af te wenden. Voor een heldere afbakening worden calamiteiten in de calamiteitenplan gedefinieerd als: Gebeurtenissen of dreiging van gebeurtenissen met gevolgen voor waterkering, waterbeheersing en/of waterkwaliteit die er toe noodzaken beslissingen te nemen/acties te ondernemen, waarin het beleid in normale omstandigheden niet voorziet. In de onderscheiden bestrijdingsplannen worden, voor zover nuttig en mogelijk, grenzen of maatgevende indicatoren beschreven waarbij een volgende fase in de bestrijding ingaat. Kenmerken van calamiteuze gebeurtenissen zijn onder andere: er kunnen (grote) maatschappelijke consequenties op het spel staan; d.d. 7 juni

7 ze brengen (grote) economische gevolgen voor personen, organisaties en instanties met zich mee; een (goede) samenwerking met andere overheden en instellingen is veelal een voorwaarde voor een effectieve voorbereiding en uitvoering van tegenmaatregelen; er is doorgaans (grote) belangstelling van de media; ze genereren kosten waarin de begroting niet of in slechts beperkte mate voorziet. 3.2 Inperking De kenmerken gaan niet zover dat van een ramp kan worden gesproken. De betrokken burgemeester beslist, al of niet op advies van Wetterskip Fryslân (WF), wanneer een calamiteit tot ramp wordt bestempeld. In de dan van toepassing zijnde Wet Rampen en Zware Ongevallen wordt voor een ramp of zwaar ongeval de volgende definitie gegeven: Een gebeurtenis, 1 e. waardoor een ernstige verstoring van de openbare veiligheid is ontstaan, waarbij het leven en de gezondheid van vele personen, het milieu of grote materiële belangen in ernstige mate worden bedreigd of zijn geschaad en 2 e. waarbij een gecoördineerde inzet van diensten en organisaties van verschillende disciplines is vereist om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Dit calamiteitenplan beschrijft hoe WF is georganiseerd ten behoeve van de bestrijding van calamiteiten en hoe de verhouding is tot andere overheden en hulpverleningsdiensten. De daadwerkelijke bestrijdingsactiviteiten staan niet vermeld in het calamiteitenplan, maar in de bestrijdingsplannen. Redenen daarvoor zijn ondermeer de gedetailleerdheid en mutatiegevoeligheid van de bestrijdingsplannen. 3.3 Taken en beheersgebied van het waterschap Wetterskip Fryslân is verantwoordelijk voor de waterstaatkundige zorg in zijn beheergebied. Beknopt samengevat is de missie van WF: Wetterskip Fryslân draagt door middel van het integrale beheer van de watersystemen, waterkeringen en een deel van de waterketen bij aan voor de Friese samenleving relevante zaken als veiligheid, bewoonbaarheid, economie, natuur, landbouw, milieu, welzijn en recreatie." Het betreft de zorg voor de waterhuishouding binnen haar beheergebied, met betrekking tot: 1. Het beheer van de waterkeringen. 2. Het kwantiteitsbeheer van het oppervlaktewater. 3. Het kwaliteitsbeheer van het oppervlaktewatersysteem. 4. Het zuiveringsbeheer. Dit alles in het kader van het integrale waterbeheer : het hebben en houden van een veilig en bewoonbaar land en het ontwikkelen en in stand houden van een ecologisch gezonde waterhuishoudkundige systemen die een duurzaam gebruik garanderen. Het beheergebied van WF omvat de gehele provincie Fryslân, inclusief de Waddeneilanden Vlieland, Terschelling, Ameland en Schiermonnikoog en een stukje van de provincie Groningen. Het waterschap heeft ondermeer de zorg voor de dijken langs het IJsselmeer en de Waddenzee, zorgt voor het juiste waterpeil op de Friese meren, kanalen en watergangen, onderhoudt de polderdijken (kades), beheert de kwaliteit van het oppervlaktewater en zorgt voor de zuivering van het rioolwater in zuiveringsinstallaties. In dit gebied, dat ongeveer vierkante kilometer land- en wateroppervlakte omvat, wonen circa 0.65 miljoen inwoners in 32 gemeenten. De organisatie van WF bestaat uit een aantal afdelingen met daarboven een tweehoofdige directie, ondersteund door concern control, bestuurscoördinatie en communicatie en het dagelijks en algemeen bestuur. De afdelingen staan hieronder opgesomd: Beleid en Plannen Beheer Watersystemen (beheer&onderhoud, uitvoeringsprojecten en gegevensbeheer) Beheer Primaire Waterkeringen en Muskusrattenbestrijding (beheer&onderhoud en uitvoeringsprojecten) d.d. 7 juni

8 Beheer Waterzuiveringen (beheer&onderhoud en uitvoeringsprojecten) Primaire Ondersteuning (engineering, technisch onderhoud en laboratorium) Vergunningverlening en Handhaving Bedrijfsvoering (Financiën, ICT, Juridische Zaken, Facilitaire Zaken) 3.4 Infrastructurele taakvelden van anderen Uitzonderingen op de genoemde taakvelden zijn: inzameling van afvalwater, grondwaterbeheer, het (nautisch) beheer van havens en vaarwegen en het wegbeheer. Het Rijk in de persoon van de Minister van Verkeer en Waterstaat is politiek eindverantwoordelijk voor een goede waterstaatszorg. Rijkswaterstaat is beheerder van het IJsselmeer, de Noordzee en de Waddenzee en de Waddenzeekeringen van Vlieland en Schiermonnikoog, alsmede de zandige kering (kust) van de Waddeneilanden. De provincie is verantwoordelijk voor de waterstaatkundige organisatie op regionaal niveau en het voeren van het grondwaterbeheer in duiken in de diepere ondergrond. Tevens is zij beheerder van provinciale wegen en een aantal vaarwegen. Gemeenten beheren gemeentelijke wegen en havens, verzorgen de inzameling en (deels) het transport van afvalwater en zijn verantwoordelijk voor het (ondiepe) grondwaterbeheer binnen de bebouwde kom. 3.5 Bevoegdheden tijdens de calamiteiten De taken en bevoegdheden van WF beogen de bescherming van specifieke waterstaatkundige belangen en kunnen daarmee van betekenis zijn voor de algemene veiligheid van de bevolking. Deze zorgplicht brengt met zich mee dat in de normale situatie het bestuur, in het belang van die veiligheid, de nodige maatregelen treft en coördineert met de gemeenten in het beheergebied. Relevante wetgeving De relevante wetgeving voor (bevoegdheden van) waterschappen en andere betrokken instanties ten aanzien van de bestrijding van (waterstaatkundige) calamiteiten en ongevallen is te vinden in: de Waterschapswet (artikel 96) de Waterstaatwet 1900 (de artikelen 67 t/m 78) de Wet op de waterkeringen (artikel 15) de Wet op de Waterhuishouding (de artikelen 40 t/m 59) De Onteigeningswet (de artikelen 65 en 73) De Wrakkenwet (de artikelen 1 t/m 11) De Wet bodembescherming (de artikelen 30 en 35) In het bijzonder in artikel 72 van de Waterstaatswet wordt het dagelijks bestuur van het waterschap de bevoegdheid gegeven om zolang de situatie zulks noodzakelijk maakt (dat wil zeggen: dat de veiligheid van één of meer waterstaatswerken of anderszins de goede staat daarvan in onmiddellijk en ernstig gevaar is of dreigt te komen ) al die maatregelen te treffen, die hij nodig oordeelt, zo nodig in afwijking van wettelijke voorschriften (tenzij de maatregelen in strijd komen met de Grondwet of enige internationale verplichting). In artikel 96 van de Waterschapswet is deze bevoegdheid van de beheerder verleend aan de voorzitter van het betreffende college wanneer omstandigheden geen voorafgaande bijeenroeping van het dagelijks bestuur gedogen en totdat die besturen van hun bevoegdheid gebruik maken. Als de voorzitter van deze bevoegdheid gebruik maakt, rust op hem de verplichting dit onverwijld te melden, niet alleen aan het dagelijks bestuur, maar ook aan gedeputeerde staten (artikel 96, tweede lid). Daarnaast kent de Waterschapswet (artikel 96) de dijkgraaf van WF bijzondere bevoegdheden toe bij dringend of dreigend gevaar. In dat geval ligt de eventueel benodigde afstemming primair bij de dijkgraaf maar is er een raakvalk met de bevoegdheden van de burgemeester. Het kan immers voordoen dat de burgemeester eenzelfde situatie zal moeten aanmerken als een (dreigende) ramp en derhalve zijn daarop gerichte bevoegdheden moet inzetten. In dat geval strekt zijn opperbevel ook ten aanzien van de maatregelen van WF. Het handelen van WF is binnen dit kader terug te voeren op drie hoofdtaken: informeren, prepareren en optreden. d.d. 7 juni

9 Informeren Verzorging van informatievoorziening aan overheden, instanties en particulieren die daarvoor in aanmerking komen komt tot stand door: Overleg over het ontwerp van het calamiteitenplan met het bestuur van de veiligheidsregio Fryslân, met de colleges van burgemeester en wethouders in het gebied en met overige betrokken beheerder, alsmede bekendmaking ervan na vaststelling (Waterstaatswet 1900, artikel 69, leden 1 en 5); Afstemming van het calamiteitenplan en de diverse bestrijdingsplannen op het provinciale coördinatieplan, gemeentelijke rampenplannen van andere beheerders wanneer bij gevaar sprake is of zou kunnen zijn van waterstaatkundige samenhang tussen de onderscheidene waterstaatswerken (Waterstaatswet 1900, artikel 69, leden 2 en 3); Het informeren van het bestuur van de veiligheidsregio Fryslân en colleges van burgemeester en wethouders over de risico s en relevante veiligheidstechnische gegevens, opdat zij hun taken in het kader van de voorbereiding van de bestrijding van rampen en zware ongevallen naar behoren kunnen uitvoeren (Wet Rampen en Zware Ongevallen, artikel 2c, lid 1); Het informeren en alarmeren van de betrokken overheden en instanties over de aard, omvang en prognose wanneer een calamiteit zich voordoet; Deelname als beleidsadviseur aan de desbetreffende gemeentelijke en provinciale rampenstaven; Informeren van media en in een aantal met name genoemde gevallen, de direct betrokken ingelanden over aard, omvang en prognose van de calamiteit. Prepareren Preparatie van de organisatie van WF komt tot stand door het maken van plannen, verzamelen en verbreiden van kennis over relevante risico s. Naast kwaliteitszorg voor de eigen organisatie is ook bekendheid met en afstemming op de operationele (basis)plannen van derden van belang. De voorbereiding wordt tot stand gebracht door: Het houden van oefeningen in doeltreffend optreden bij gevaar (Waterstaatswet 1900, artikel 68, lid 1). Dit wordt gerealiseerd door tenminste twee oefeningen per jaar te houden, waarin tevens het multidisciplinair en bestuurlijk oefenen aandacht krijgt. Daarnaast wordt waar mogelijk deelgenomen aan multidisciplinaire oefeningen van o.m. gemeenten en provincie; Het actueel houden van plannen: o Herziening calamiteitenplan tenminste eenmaal in de vier jaar; o Herziening van bestrijdingsplannen eens per jaar; o Herziening van bedrijfsnoodplannen tenminste eens per jaar. Het in stand houden van een crisismanagementsysteem (CZS) waaruit blijkt op welke wijze de kwaliteit van de calamiteitenorganisatie wordt gewaarborgd (Waterstaatwet 1900, artikel 69, lid 1); Het vaststellen en uitvoeren van een opleidingsplan voor de deelnemers aan de calamiteitenorganisatie; Het onderhouden van noodvoorzieningen, het aanhouden van strategische voorraden en aanschaf van specifiek materieel. Optreden Wanneer tegen calamiteiten moet worden opgetreden kan WF, respectievelijk de dijkgraaf, zich bedienen van een aantal noodbevoegdheden: In zijn algemeenheid, het nemen van maatregelen die nodig worden geoordeeld, zonodig in afwijking van wettelijke voorschriften, zolang de gevaarsituatie dat nodig maakt (Waterstaatswet 1900, artikel 72, lid 1, Waterschapswet artikel 96); In geval van watersnood, dringend of dreigend gevaar voor doorbraak of overstroming, het ogenblikkelijk in bezit nemen van onroerende zaken of rechten ten behoeve van winning van bodemmaterialen voor de aanleg, het herstel, versterking van waterkeringen (Onteigeningswet, artikel 73); Voor het onverwijld verwijderen van vaartuigen, overblijfselen van vaartuigen en alle andere voorwerpen in openbare wateren gestrand, gezonken of aan de grond geraakt of vastgeraakt op of in waterkeringen of andere waterstaatswerken (Wrakkenwet, artikel 3); Voor het ter bescherming van de waterbodem, kust of oever van oppervlaktewater, onverwijld nemen van maatregelen voor het wegnemen van de oorzaak van de verontreiniging of aantasting ervan (Wet Bodembescherming, artikel 30 3n 35); Voor het bestrijden en voorkomen van verontreiniging van oppervlaktewater. Het optreden van WF wordt afgeleid van de bestuurlijke handhavingstaak (Wet Verontreiniging Oppervlaktewateren, artikel 24). De WVO kent geen specifieke calamiteitenregeling. d.d. 7 juni

10 3.6 Bevoegdheden binnen de algemene keten Het is denkbaar dat in een calamiteuze situatie sprake is van zowel van gevaar in de zin van de Waterstaatwet 1900 als een ramp of zwaar ongeval in de zin van de Wet rampen en zware ongevallen (WRZO). In een dergelijke situatie kan sprake zijn van samenloop van bevoegdheden van de burgemeester (openbare orde en veiligheid) en van de beheerder van een waterstaatswerk. Ingevolge artikel 11 van de Wet rampen en zware ongevallen berust het opperbevel in een dergelijke situatie bij de burgemeester en uit dien hoofde is het zijn taak al die activiteiten te coördineren die in zo n situatie tot doel hebben de veiligheid van de bevolking te verzekeren. Degenen die aan de bestrijding van de ramp deelnemen (dus ook niet-gemeentelijke diensten en bestuursorganen, waaronder Wetterskip Fryslân) staan dan onder bevel van de burgemeester. De burgemeester bepaalt het beleid van de rampenbestrijding zo mogelijk in overleg met de betrokken diensten en overheden. Hij houdt daarbij rekening met de wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden van anderen. In het uiterste geval kan hij echter bindende aanwijzingen geven. Wetterskip Fryslân moet de inzet van eigen bevoegdheden in zo n geval dus afstemmen met de burgemeester. Als de burgemeester een aanwijzing geeft, is Wetterskip Fryslân verplicht de eigen bevoegdheden conform die aanwijzing te hanteren. De burgemeester kan echter niet in de plaats treden van het bestuur van Wetterskip Fryslân. De functionele keten staat op zo n moment ten dienste van de algemene keten. Daarnaast is het denkbaar dat er sprake zal zijn van een situatie van gevaar in de zin van de Waterstaatswet, die (nog) niet is te kwalificeren als een ramp (of ernstige vrees daarvoor) in de zin van de WRZO. Alsdan beschikt Wetterskip Fryslân over de eigenstandige bevoegdheden en zijn de bevoegdheid van de burgemeester (nog) niet aan de orde. Bij (dreigende) waterstaatkundige rampen is het overheidsoptreden niet alleen gericht op waterstaatkundige aspecten, maar ook op openbare orde en veiligheid. Dat maakt gecoördineerd optreden noodzakelijk. De relaties tussen de functionele en algemene keten kunnen als volgt in beeld worden gebracht. Minister van V & W Minister van BZK Gedeputeerde Staten CdK Dijkgraaf Burgemeester Opdracht: Aanwijzing: Op lokaal niveau is bij de rampbestrijding een éénhoofdige leiding op het niveau van het lokaal bestuur geregeld (Wet Rampen en Zware Ongevallen, artikel 11). De burgemeester heeft het opperbevel en uit dien hoofde is het zijn taak al die activiteiten te coördineren die in zo n situatie tot doel hebben de veiligheid van de bevolking te verzekeren. Degenen die aan de rampbestrijding deelnemen, staan dan onder bevel van de burgemeester. De coördinatie van het optreden van de bij de rampbestrijding d.d. 7 juni

11 betrokken organisaties en diensten heeft plaats in het kader van het door hem te voeren beleid. Hij houdt daarbij rekening met de wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden van anderen. Daarnaast heeft de Commissaris van de Koningin in het provinciaal coördinatieplan vastgelegd hoe zijn taak bij de bestrijding van rampen en zware ongevallen uitoefent (Wet Rampen en Zware Ongevallen, artikel 10). De bevoegdheden van gemeenten, provincie en ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties zijn, voor zover die de taakvelden van WF raken, te vinden in: de Wet Rampen en Zware Ongevallen; de Gemeentewet; de Wet Bodembescherming; de Ambtsinstructie van de Commissaris van de Koningin; Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding (sinds 1 juli 2004). 3.7 Verplichtingen op het gebied van calamiteitenzorg Behalve bevoegdheden is er in de Waterstaatswet 1900 (paragraaf 17, artikel 67 78) een aantal verplichtingen opgenomen, waaraan Wetterskip Fryslân zich dient te houden bij de voorbereiding, het handelen tijdens en de evaluatie van calamiteiten. Deze verplichtingen omvatten het volgende: Het zorg dragen voor het regelmatig houden van oefeningen; Het zorg dragen voor de vaststelling en bekendmaking van een calamiteitenplan; Het zorg dragen voor een analyse van het optreden dat bij een situatie van gevaar heeft plaatsgevonden; de zogenaamde evaluatieverplichting; De verplichting voor Gedeputeerde Staten om vierjaarlijks aan de minister van Verkeer en Waterstaat te rapporteren over de stand van zaken met betrekking tot de oefeningen en calamiteitenplannen; De verplichting om, indien de dijkgraaf gebruik heeft gemaakt van zijn bijzondere bevoegdheid bij gevaar, dit onverwijld te melden aan het hogere waterstaatsgezag. 3.8 Resumé Het toepassen van de diverse bevoegdheden is afhankelijk van de inschatting van de situatie door de betrokken bestuurders. Aangezien de beleving van calamiteiten of incidenten voor iedereen verschillend is en daaraan gekoppeld ook de noodzaak voor het gebruik van bevoegdheden, moet bij een dergelijke situatie extra aandacht worden besteed aan het inzichtelijk maken van de actuele bestuurlijke structuur, de zogenoemde netwerkverkenning. Met andere woorden: welke onderdelen binnen de betrokken organisaties zijn actief, wat is hun functie binnen de totale structuur van de bestrijding en op welke wijze vindt de afstemming tussen alle onderdelen plaats. Binnen de organisatie van Wetterskip Fryslân wordt deze netwerkverkenning uitgevoerd door de calamiteitencoördinator. 3.9 Oriënterend overzicht van mogelijke calamiteiten Wetterskip Fryslân kan op grond van taken worden geconfronteerd met de volgende soorten calamiteiten: Op grond van het waterkeringenbeheer: (dreigende) doorbraak van waterkeringen langs de Waddenzee (dreigende) doorbraak van waterkeringen langs het IJsselmeer (dreigende) doorbraak van waterkeringen op de Friese Waddeneilanden Op grond van het waterkwantiteitsbeheer: te hoge of te late (boezem- en of polder-) waterstanden (dreigende) doorbraak van waterkeringen (kades) langs boezemwateren uitval van kunstwerken inundatie van (polder)gebieden (wateroverlast) vorstperiodes extreme droogtes d.d. 7 juni

12 Op grond van het waterkwaliteitsbeheer: calamiteuze verontreiniging van oppervlaktewater botulisme drijvende kadavers Op grond van het zuiveringsbeheer: verstoring van de werking of buiten bedrijf raken van installaties (rioolgemalen, rioolwaterzuiveringen) verstoring van de werking of buiten gebruik raken van transportleidingen. De risico s die bij deze calamiteiten kunnen worden gelopen zijn divers. Om die reden gaan bestrijdingsplannen gedetailleerd in op de inperking en bestrijding van gevaar en gevolg. In verband met de risico s en vooral de wijze van inperken dan wel beheersen ervan, stemt WF het calamiteitenplan en de bestrijdingplannen af met de veiligheidsregio Fryslân, de provincie en de betrokken gemeentes. Hiermee wordt voorzien in de verplichting tot het delen van die kennis in het kader van de Wet Rampen en Zware Ongevallen Uitgangspunten voor crisismanagement Een slagvaardige organisatie kan elke crisis het hoofd bieden. Deze slagvaardigheid wordt bereikt door zowel tijdens het voorbereiden op een calamiteit als tijdens het bestrijden van een calamiteit rekening te houden met een aantal uitgangspunten voor crisismanagement. Onderstaande uitgangspunten vormen de basis van het crisismanagement bij Wetterskip Fryslân en zijn voor een deel gebaseerd op de ervaringen met calamiteiten bij WF in het verleden. Flexibiliteit boven starheid Om efficiënt en slagvaardig op iedere calamiteit in te kunnen spelen, is een flexibele organisatie een vereiste. Een heldere coördinatiestructuur, waarin iedereen binnen de organisatie haar eigen taak en werkwijze kent, verbetert de mogelijkheid tot en de snelheid van het inpassen van de benodigde flexibiliteit binnen de organisatie. Voortbouwen op de dagelijkse praktijk Crisismanagement is een logisch vervolg op de normale werkzaamheden binnen een organisatie. Tijdens een calamiteit moet het optreden zoveel mogelijk uitgaan van de normale, dagelijkse werkwijze. Dit betekent dat de taken die de leden van de calamiteitenorganisatie moeten uitvoeren in het verlengde liggen van hun dagelijkse werkzaamheden, met gebruikmaking van de contactpersonen in de dagelijkse netwerken. Voorlichting Het geven van voorlichting is essentieel. Betrokkenen (intern en extern) bij de bestrijding moeten weten wat de ernst van de situatie is, hoe die zich (mogelijk) gaat ontwikkelen en hoe zij moeten of kunnen handelen. Het informeren van de buitenwereld is ook van belang voor de beeldvorming en acceptatie. De bestrijding kan nog zo effectief en efficiënt zijn, wanneer buiten een andere beeld bestaat, loopt het imago van de organisatie schade op en is het zelfs mogelijk dat wordt aangedrongen op onjuist en/of ineffectieve maatregelen. Procesbewaking Tijdens een calamiteit biedt de organisatiestructuur aan alle medewerkers houvast bij het bestrijden van de calamiteit. Door de grote druk die gepaard gaat met calamiteiten kan bij medewerkers het overzicht verloren gaan over de structuur en over de wijze waarop binnen de structuur wordt gewerkt. Het houden van het overzicht, niet gericht op specifieke maatregelen maar op het algemene functioneren waaronder het leggen van verantwoordelijkheden op de juiste (lees: afgesproken) plaats van de organisatie is zeer belangrijk. Deze zogenaamde procesbewaking is een aandachtspunt van iedereen, maar een specifieke taak van de calamiteitencoördinator van Wetterskip Fryslân tijdens calamiteiten. Scheiding van beleid en uitvoering d.d. 7 juni

13 Tijdens de bestrijding van een calamiteit moet elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie zich met zijn eigen taken bezighouden. Wanneer dit niet gebeurt, bestaat de kans dat bepaalde activiteiten niet en andere dubbel worden uitgevoerd, met alle (coördinatie) problemen van dien. Netwerkmanagement Bij de bestrijding van een calamiteit zijn diverse organisaties betrokken. Elke organisatie heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden op basis waarvan tijdens een calamiteit wordt opgetreden. Het samenspel van al deze organisaties is van groot belang voor een efficiënte bestrijding van een calamiteit. Een voorwaarde voor samenwerking is kennis van de andere organisaties. Door op de hoogte te zijn van de werkwijze van elkaars (crisis)organisaties ontstaat meer inzicht in de manier waarop de organisaties kunnen samenwerken. Voor daadwerkelijke samenwerking is het daarnaast van belang om voort te bouwen op de dagelijkse contacten tussen de organisaties. Bij de voorbereiding op calamiteiten kunnen deze contacten ook worden gebruikt voor informatie-uitwisseling. Daarnaast kunnen contacten verder worden aangehaald door bijvoorbeeld samen te oefenen. Informatiemanagement Informatiemanagement omvat de totale omgang met informatie. Tijdens een calamiteit is de beschikbaarheid van informatie essentieel voor de bestrijding. In de praktijk blijkt het vaak lastig om de benodigde informatie bij elkaar te krijgen. Daarnaast is het van belang dat de juiste informatie op de juiste plek aanwezig is. Dit vereist dat alle medewerkers zich bewust zijn van hun eigen informatiebehoefte, maar ook van de informatiebehoefte bij andere medewerkers en bij externe instanties. De centrale rol die informatiemanagement speelt bij de systematische aanpak van een calamiteit wordt verduidelijkt door de onderstaande figuur: Omgevingsanalyse Controleren Plannen Actief Informatie Management Uitvoeren Organiseren d.d. 7 juni

14 4 De calamiteitenorganisatie Dit hoofdstuk beschrijft op welke wijze Wetterskip Fryslân (WF) zich organiseert om calamiteiten te bestrijden. Het geheel van de bij de bestrijding betrokken medewerkers heet de calamiteitenorganisatie. De structuur van de calamiteitenorganisatie komt overeen met die van een projectorganisatie: vanuit verschillende disciplines worden medewerkers met specifieke expertise en bevoegdheden, alsmede de benodigde middelen, ter beschikking gesteld. De calamiteitenorganisatie is onder normale omstandigheden een lege organisatie, met een beperkte vaste bezetting die de voorbereiding op calamiteiten coördineert. Dit calamiteitenplan legt de hoofdstructuur van de calamiteitenorganisatie vast. Op het moment dat sprake is van een incident of een calamiteit, wordt deze organisatie volgens het opschalingprincipe ingevuld met daartoe aangewezen functionarissen. Afhankelijk van de calamiteit kan de organisatie naar behoefte groeien of kleiner worden. 4.1 Uitgangspunten voor de calamiteitenorganisatie Een effectieve bestrijding van een calamiteit door het waterschap vergt: A. Een transparante structuur van de calamiteitenorganisatie en een heldere taakafbakening tussen de samenstellende onderdelen. B. Een optimale samenwerking en coördinatie tussen de samenstellende onderdelen van de calamiteitenorganisatie. C. Een optimale samenwerking en coördinatie tussen de calamiteitenorganisatie van WF en de externe organisaties, die bij de bestrijding van de calamiteit betrokken zijn. D. Een optimale informatievoorziening ten behoeve van een ieder die door de calamiteit getroffen is, en/of de effecten van de bestrijding ervan ondervindt. Alhoewel deze punten over het algemeen voor zich spreken, vergen zij zowel van WF als van de externe instanties een gedegen voorbereiding. De voorbereiding is daarbij zowel op de interne gang van zaken binnen elke organisatie gericht, alsmede op de externe afstemming tussen de instanties. Bij de externe instanties moet worden gedacht aan de binnen het waterschapsgebied gelegen gemeenten, de provincies, de regionale brandweren en buurwaterschappen. Punt D is van groot belang omdat niemand in onzekerheid mag verkeren omtrent de vraag of en hoe WF de bestrijding van de calamiteit ter hand heeft genomen en wat het effect daarvan is. 4.2 Opbouw van de calamiteitenorganisatie De organisatie van de diverse onderdelen van de calamiteitenorganisatie van WF wordt hieronder beschreven. Om inzicht te krijgen in het functioneren van de totale organisatie is het van belang om te weten wat de werkwijze binnen elk team is. Binnen de calamiteitenorganisatie spelen de interne en externe communicatie een grote rol. Communicatieadviseurs zijn daarom aanwezig in het operationeel team, het beleidsteam en desgewenst het actiecentrum. Een uitgebreide beschrijving van de wijze waarop interne en externe communicatie plaatsvindt, wordt weergegeven in het Crisiscommunicatieplan in bijlage 10. In deze paragraaf staat een beschrijving van een uitgebreide bezetting van de calamiteitenorganisatie. Afhankelijk van het soort calamiteit kan de calamiteitenorganisatie ook in beperktere bezetting functioneren. In de praktijk betekent dit dat bij calamiteiten continu aandacht nodig is voor de vraag of de actuele omstandigheden vragen om een meer of minder uitgebreide calamiteitenorganisatie. Hierbij staat de functionaliteit van de organisatie voorop (kunnen de taken worden uitgevoerd?) en dient rekening te worden gehouden met de (on)mogelijkheden van de betrokken medewerkers. Hierbij zijn de lengte van diensten en de lengte van de totale bestrijding van belang. Schematisch ziet de calamiteitenorganisatie er in de meest uitgebreide vorm er als volgt uit: d.d. 7 juni

15 Schema calamiteitenorganisatie Wetterskip Fryslân Fase 3 Beleidsteam Fase 2 Operationeel Team AC AC AC AC AC AC Fase 1 Zuiveringsbeheer Waterkwaliteit Ameland Primaire waterkeringen Watersysteembeheer Terschelling d.d. 7 juni

16 Actiecentrum Het actiecentrum bepaalt de wijze van uitvoering van concrete bestrijdingsmaatregelen in het veld en coördineert de inzet van de betrokken veldmedewerkers en kantoormedewerkers, die ook onderdeel zijn van het actiecentrum. Dit omvat in hoofdzaak de volgende taken: bepalen en coördineren van de bestrijdingsmaatregelen in het veld via de coördinator plaats ongeval (CPO) via de CPO laten uitvoeren van de bestrijdingsacties ter plaatse door veldmedewerkers met de beschikbare middelen, eventueel in samenwerking met uitvoerenden van andere bestrijdende organisaties; onderhouden van contacten en afstemmen met andere organisaties op actiecentrumniveau; aansturing van kantoormedewerkers die ondersteuning bieden aan het AC; adviseren van het operationeel team (OT) naar aanleiding van concrete vragen van het OT; adviseren van het OT met betrekking tot mogelijke oplossingsrichtingen. Het advies houdt mede in een onderbouwde keuze van mogelijke alternatieven; zo nodig aanvragen van personele en materiële bijstand bij het OT; periodiek informeren van het OT door middel van situatierapporten; bijhouden van een logboek en registratie van besluiten. Indien coördinatie door het OT noodzakelijk is, heeft de actiecentrumcoördinator contact met de operationeel leider. Voor iedereen moet duidelijk zijn, dat indien de bemoeienis van het OT niet noodzakelijk is, dit ook niet moet plaatsvinden. Bemoeienis door het OT en BT is noodzakelijk indien ernstige knelpunten ontstaan of wanneer beslissingen moeten worden genomen die grote gevolgen hebben voor het tactische optreden of de strategie van WF. Het OT en BT kunnen vervolgens afstemming zoeken met vergelijkbare teams van de organisaties in de veiligheidsregio (bijvoorbeeld het regionaal operationeel team (ROT) respectievelijk het regionaal beleidsteam (RBT). Het is duidelijk dat de beslissing tot het al dan niet inschakelen van het OT door het actiecentrum tijdens een calamiteit vaak lastig is. Daarom wordt in opleidingen en oefeningen aandacht besteed aan elkaars werkwijze en taakafbakening. Hierdoor is het mogelijk om vertrouwen te hebben in gemaakte afwegingen, zonder daarbij het gezonde verstand buiten te sluiten. In de onderstaande tabel zijn de functionarissen opgenomen die deel uitmaken van het actiecentrum: Actiecentrumcoördinator Technisch assistent Algemeen assistent (notulist) Specialist Desgewenst: Notulist (logboek), telemetrist, plotter vertegenwoordiger van: Facilitaire Zaken, ICT, Communicatie N.B. Voor iedere functie dient een plaatsvervanger aangewezen te zijn. Actiecentrumcoördinator De leiding van het AC berust bij de actiecentrumcoördinator. Deze kan binnen de toegekende bevoegdheden de benodigde medewerkers van WF oproepen en de calamiteitenbestrijding uitvoeren. Bij ernstige calamiteiten, waarbij een gebrek is aan mensen of middelen, zal een terugkoppeling moeten plaatsvinden met het OT om te bepalen of extra inzet mogelijk is of waar de aandacht zich als eerste op moet richten. d.d. 7 juni

17 De binnenkomende informatie wordt in het AC-overleg besproken onder voorzitterschap van de AC-coördinator. De actiecentrumcoördinator zorgt er daarna voor dat de verdere acties worden uitgezet. De actiecentrumcoördinator is verantwoordelijk voor het regelmatig opstellen en verze n- den van situatierapporten om het operationeel team te informeren. Technisch assistent Op het actiecentrum is een technisch assistent (TA) aanwezig die de coördinator van het AC ondersteunt. De TA adviseert en ondersteunt de coördinator bij het bepalen van de te ondernemen acties voor de calamiteitenbestrijding. Hij verzorgt ondermeer de contacten tussen het actiecentrum en de CPO/HD in het veld. Desgewenst kan de technisch assistent de CPO in het veld ondersteunen. Ook worden door hem zonodig contacten met de lokale leidinggevenden van de hulpverleningsdiensten onderhouden voor het maken van de werkafspraken. Algemeen assistent De assistent heeft tot taak de actiecentrumcoördinator te ondersteunen. Dit kan bij de volgende taken: notuleren van het AC-overleg opstellen in samenspraak met de AC-coördinator - van het situatierapport verzenden van faxen en mailberichten; verspreiden van binnengekomen berichten; verzorgen van algemeen telefoonverkeer; opvangen van de telefoon bij afwezigheid van de actiecentrumcoördinator; assistentie verlenen bij het regelen van de catering (zowel voor actiecentrum als de medewerkers in het veld) met de vertegenwoordiger van facilitaire zaken; het verzorgen van kopieerwerk; het bijhouden van kaarten (plotten); het verzorgen van de personele invulling en aflossing in het actiecentrum en bij de veldmedewerkers; het opvragen en/of uitzoeken van diverse gegevens. Wanneer veel telefoonverkeer met het actiecentrum plaatsvindt, kunnen telefonisten worden ingezet om deze berichten op te vangen. Specialist De specialist adviseert en ondersteunt desgewenst de actiecentrumcoördinator bij het bepalen van de te ondernemen acties voor de calamiteitenbestrijding. Adviezen met betrekking tot mogelijke oplossingsrichtingen bevatten in een onderbouwde keuze van mogelijke alternatieven. Communicatieadviseur De taken van de communicatieadviseur zijn: Organiseren en uitvoeren van de pers- en publieksvoorlichting en de afstemming hiervan met andere organisaties; Uitvoeren van de interne voorlichting Facilitaire Zaken Het cluster facilitaire zaken stemt af met de AC-coördinator over de inzet van facilitaire zaken. Zo zal het gebouw opengesteld moeten worden en moet een telefonist aanwezig zijn. Daarnaast moeten de ruimtes worden ingericht en geheel worden voorzien van telefoons, computers en faxen e.d. Een andere onderdeel dat ook moet worden aangestuurd is de catering voor zowel binnen als buiten (de medewerkers in het veld in het kader van dijkbewaking of calamiteitenbestrijding). Telefonist De telefonist bemenst de receptie van het kantoor van WF te Leeuwarden en draagt zorg voor het telefonisch verkeer met de betrokkenen in de calamiteitenbestrijding en voor het inkomend (extern) telefoonverkeer. Infocentrum Een infocentrum wordt ingezet wanneer een groot aantal meldingen van burgers zorgt voor een verstoring van de werkzaamheden binnen het actiecentrum. Taak van het infocentrum is om me l- dingen te registreren, zodat vanuit het actiecentrum vervolgacties kunnen worden ondernomen. Binnen het infocentrum wordt een aantal taken onderscheiden. Het infocentrum bestaat uit een d.d. 7 juni

18 aantal telefonisten, waarbij één telefonist optreedt als coördinator. Deze coördinator behoudt globaal een overzicht over de meldingen die binnenkomen en legt de belangrijkste zaken vast op flapovers en kaarten. De telefonisten nemen de telefoontjes van burgers aan. Zij registreren meldingen en geven ze door aan de leden van het actiecentrum. In geval van pure informatieverzoeken van media verbinden zij de beller door met een communicatieadviseur. CPO en bestrijdingsteam De CPO coördineert de uitvoering van de concrete bestrijdingsmaatregelen in het veld. Dit omvat in hoofdzaak de volgende taken: het er plaatse verifiëren, beoordelen en terugkoppelen van al of niet uitgevoerde taken en van de situatie aan de AC-coördinator; het terugkoppelen van de situatie aan de melder van de calamiteit; coördineren en uitvoeren van de bestrijdingsmaatregelen in het veld; laten uitvoeren van de bestrijdingsacties ter plaatse door veldmedewerkers met de beschikbare middelen, in samenwerking met uitvoerenden van andere bestrijdende organisaties; onderhouden van contacten en afstemmen met andere organisaties in het veld; contact onderhouden met het actiecentrum in eerste instantie via de technisch assistent; adviseren van het actiecentrum met betrekking tot mogelijke oplossingsrichtingen; zo nodig aanvragen van personele en materiële bijstand bij het actiecentrum; bijhouden van een logboek; media doorverwijzen naar de woordvoerder/voorlichter De CPO houdt toezicht op de door eigen veldmedewerkers/bestrijdingsteams (BestrT) of de aannemers uit te voeren herstelwerken of te treffen noodmaatregelen. Daarnaast geeft hij aanwijzi n- gen voor de technische inzet van hulpverleningsdiensten. De meeste tijd van de CPO is gemoeid met het aansturen van de eigen medewerkers van WF op de bestrijdingslocatie. Het AC zorgt voor de aansturing van de CPO. Hiertoe wordt veelvuldig contact onderhouden met het AC. De informatie-uitwisseling tussen CPO en actiecentrum vindt telefonisch plaats. Het bestrijdingsteam voert de werkzaamheden in het veld uit conform de aanwijzingen van en staat onder leiding van de CPO. In het bestrijdingsteam hebben zitting buitendienstmedewerkers van WF. Eventueel kan hieraan personeel van aannemers worden toegevoegd. De CPO bepaalt in overleg met het actiecentrum de daadwerkelijke invulling van het bestrijdingsteam. Operationeel Team (OT) Bij ernstige incidenten (vanaf fase 2) is het OT een belangrijke spil in de calamiteitenorganisatie en heeft dan het overzicht over de algehele situatie. Hierdoor kan coördinatie op hoofdlijnen plaatsvinden met het actiecentrum, dat de uitvoering in het veld aanstuurt. Daar waar knelpunten met gevolgen voor de tactiek optreden bij de daadwerkelijke bestrijding van een calamiteit, vindt binnen het OT overleg plaats. Daarnaast kan door het OT afstemming plaatsvinden met operationele teams van andere organisaties (bijvoorbeeld het Regionaal Operationeel Team - ROT - van de veiligheidsregio of een OT van een naburig waterschap). Om het overzicht te behouden over de situatie, wordt het OT door de AC-coördinator van informatie voorzien. Het OT bepaalt de tactiek van de bestrijding. Dit omvat in hoofdzaak de volgende taken: Het zonodig inschakelen van extra medewerkers en het coördineren van de inbreng van de verschillende actiecentra van het waterschap bij de bewakings/ bestrijdingsactiviteiten; Het voorbereiden van beleidsbeslissingen in het BT (alleen in fase 3); Het vertalen van de strategie van het beleidsteam in een tactiek voor de actiecentra (alleen in fase 3) Het instrueren van de AC s; Het opstellen van een voorlichtingstactiek (alleen in fase 3); d.d. 7 juni

19 Het onderhouden van contacten en overleg met andere betrokken bestrijdende organisaties op tactisch coördinerend niveau; Het zo nodig aanvragen van personele en materiële bijstand van elders; Het periodiek informeren van het beleidsteam en externen door middel van het situatierapport; Het bijhouden van een logboek (en registratie van besluiten in de notulen van het overleg). Interne werkwijze Het OT vergadert met intervallen en zit dus niet constant om tafel. Vergaderd wordt om de stand van zaken te bepalen binnen de diverse betrokken onderdelen van WF en over de te volgen tactiek. De leden van het OT geven aan of binnen de vastgestelde tactiek kan worden opgetreden of dat de wijzigingen noodzakelijk zijn. Over deze wijzigingen beslist het OT. Indien blijkt dat zelfs de strategie (het beleid) moet worden gewijzigd is een beslissing van het BT noodzakelijk en dient het OT daartoe een advies op te stellen in het situatierapport. De vergaderingen van het OT vinden plaats indien dit noodzakelijk wordt bevonden door de leden. In de bijlage 1 wordt nader ingegaan op de werkritmiek en de vergaderwijze. Vergaderingen vinden plaats aan de hand van de standaardagenda (zie bijlage..). De operationeel leider is voorzitter van de vergadering en bewaakt het proces op hoofdlijnen. Hierbij focust hij niet op allerlei details, maar behoudt het totaaloverzicht. Het stelt vragen als: Mogen wij die beslissing nemen, is iedereen op de hoogte, moeten we nu tot een besluit komen, hoe ontwikkelt zich dit in de komende uren, kunnen we al wat voorbereiden etc. De operationeel leider wordt in de vergadering ondersteund door de OT/BT notulist en de calamiteitencöordinator. Net als bij het BT dienen ook de vergaderingen in het OT zo kort mogelijk te zijn (streeftijd een half uur) om zo snel mogelijk beslissingen te kunnen nemen. Waarschuwing (1) voor OT: Het risico is aanwezig dat leden van het OT zich met de details van de uitvoering van de bestrijding in de AC s en het veld gaan bemoeien. Dit mag niet gebeuren. Elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie heeft haar eigen taak. Indien met zich met elkaars taken gaat bemoeien verandert de structurele lijn van de aanpak van een calamiteit in een zwabberende koers waardoor zowel intern als extern niet meer duidelijk is wat er moet gebeuren. Dit houdt ook in dat men alert moet zijn op het nemen van tactische beslissingen in de AC s of in het BT. Dit is niet wenselijk. Waarschuwing (2) voor OT: In de praktijk blijken organisaties bij de bestrijding van calamiteiten graag gebruik te maken van liaisons: vertegenwoordigers van externe organisaties die worden opgenomen in de eigen calamiteitenorganisatie. Het risico bestaat dat tijdens de besluitvorming deze liaisons een grotere rol krijgen toebedeeld dan zij kunnen en mogen waarmaken. Ofwel: gebruik van een liaison komt in de plaats voor elke andere vorm van afstemming met de externe organisatie te vertalen voor de andere organisatie. In principe is dit minder noodzakelijk wanneer organisaties en medewerkers elkaar in de voorbereiding op calamiteiten goed hebben leren kennen. Het is immers van belang dat men elkaar ook zonder liaisons weet te vinden tijdens een calamiteit. Kortom, inzet van liaisons dient met de grootste omzichtigheid plaats te vinden en mag nooit in de plaats komen van alle andere vormen van overleg. Waarschuwing (3) voor OT: Iedereen dient alert te zijn op oververmoeidheidverschijnselen. Niet alleen bij zichzelf, maar ook bij anderen. d.d. 7 juni

20 In de onderstaande tabel zijn de functionarissen opgenomen die deel uit kunnen maken van het OT: Operationeel Leider Afdelingshoofd Communicatieadviseur Calamiteitencoördinator Notulist N.B. Voor iedere functie dient een plaatsvervanger aangewezen te zijn. De operationeel leider bepaalt in overleg met de calamiteitencoördinator de daadwerkelijke invulling van het operationeel team. Operationeel leider De coördinatie binnen het OT vindt plaats onder leiding van de operationeel leider. De operationeel leider is voorzitter in het OT. Hij ziet erop toe dat de taken van het OT worden uitgevoerd. Daarnaast vervult hij ook zijn rol in het beleidsteam. Daar waar beslissingen worden genomen met grote gevolgen voor de strategie van WF, legt de operationeel leider de situatie voor aan het BT en geeft daarbij een advies van het OT. Communicatieadviseur De communicatieadviseur bewaakt de tactische communicatieaspecten en verzorgt de daadwerkelijke uitvoering van interne en externe voorlichting. Afdelingshoofd Het afdelingshoofd bewaakt de inbreng van de eigen discipline bij de bestrijding van een calamiteit. Het afdelingshoofd onderhoudt hiertoe contact met het AC. Calamiteitencoördinator De calamiteitencoördinator is specialist op gebied van de werkwijze en de crisisbesluitvorming binnen de calamiteitenorganisatie van WF zelf en de koppeling met een groot aantal calamiteitenorganisaties binnen het netwerk van WF. Binnen het OT draagt de calamiteitencoördinator zorg voor de procesbewaking. AC-coördinator Indien wordt besloten tot het activeren van het OT zal de operationeel leider direct contact opnemen met de AC-coördinator. De AC-coördinator schakelt zonodig Facilitaire Zaken en ICT in om de gewenste voorzieningen te realiseren. Tevens zorgt hij er desgewenst voor dat Facilitaire Zaken en ICT een infocentrum inrichten ter plaatse van de receptie van het kantoor van WF te Leeuwarden, indien door het OT wordt besloten tot het activeren van dit onderdeel. De AC-coördinator geeft de stand van zaken weer bij de aanvang van het OT-overleg, maar neemt niet deel aan de besluitvorming. Notulist De notulist heeft in hoofdzaak de volgende taken: bundelen van ontvangen informatie; opstellen van het situatierapport na het OT-overleg conform het standaard format; Beleidsteam (BT) Op basis van beschikbare informatie en de criteria in de bestrijdingsplannen bepaalt de dijkgraaf of het BT actief gaat deelnemen (waarmee dan automatisch fase 3 ingaat) of dat het BT alleen op de hoogte wordt gehouden van de situatie door middel van situatierapporten van het OT (waarmee fase 2 gehandhaafd blijft). De beslissing tot opschaling naar fase 3 en actieve deelname van het d.d. 7 juni