Handleiding voor de communicatie over de Structuurfondsen in de periode

Transcriptie

1 Europese Unie Structuurfondsen Handleiding voor de communicatie over de Structuurfondsen in de periode Europese Commissie Directoraat-generaal Regionaal Beleid 1

2 VOORWOORD Betere voorlichting: een uitdaging Vaak hoor ik dat de Europese Unie dichter bij de burger moet staan. En zo is het maar net. Nu we aan de vooravond van de uitbreiding staan, moet Europa beter zichtbaar worden gemaakt. Er moet nog veel gebeuren om de kloof tussen de burgers van de Unie en de Europese instellingen te dichten. Met de Structuurfondsen laat de Unie concreet zien hoezeer zij aanwezig is in het dagelijkse leven van eenieder. Meer dan eenderde van de begroting van de Gemeenschap gaat naar de mensen en regio's die het geld het hardst nodig hebben. In de praktijk kunnen lidstaten en particuliere investeerders mede dankzij de bijdrage van de Unie bouwen aan infrastructuur, innoveren, het milieu beschermen of voldoen aan de behoefte aan werkgelegenheid en scholing. Van de resultaten van dit werk kan iedereen in zijn dagelijkse leven profiteren. Aan deze resultaten moet meer bekendheid worden gegeven. Een betere voorlichting is nodig om drie doelstellingen te verwezenlijken: - alle potentiële begunstigden moeten op de hoogte zijn van het bestaan van de Structuurfondsen en van de manier waarop zij er een beroep op kunnen doen, zodat een groot aantal projecten kan worden ingediend; - over het gebruik van overheidsgeld moet zoveel mogelijk openheid worden betracht; - aan het grote publiek moet duidelijk worden gemaakt wat de Europese Unie in samenwerking met de lidstaten doet. De deelname van de burgers aan de Europese discussie is van wezenlijk belang voor de vergroting van de Europese solidariteit en daarmee voor de versterking van de grondslag van onze Unie. Daarom is voorlichting een belangrijke uitdaging, die voortkomt uit een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De instanties die de Structuurfondsen beheren, zijn vanwege hun praktijkervaring de meest aangewezen partijen om de stem van Europa te laten horen in de regio, het dichtst bij de burgers. Deze handleiding moet hen helpen om enthousiast en creatief aan die boeiende uitdaging te werken. Michel Barnier Lid van de Europese Commissie, belast met regionaal beleid en de hervorming van de instellingen 2

3 INHOUD Voorwoord van Michel Barnier: voorlichting: een uitdaging INLEIDING Samen werken aan een succesvolle voorlichting Voorbeeld: Flevoland (Nederland): Initiatiefnemers van projecten zijn de ambassadeurs van de Europese Unie Aanwijzingen voor het lezen van deze handleiding VERORDENING (EG) NR. 1159/2000: EEN TOELICHTING De verordening in vogelvlucht Transparantie Voorbeelden: Cornwall en de Scilly-eilanden (Verenigd Koninkrijk): Weg met de "eurospeak" Regio Nord-Pas-de-Calais (Frankrijk): Het belang van menselijk contact Zichtbaarheid en bekendheid Voorbeelden: Regio Centre (Frankrijk): "Het Europa van uw projecten" Finland: De kracht van Europese programma's. Wallonië (België): Keuze voor sport Newcastle upon Tyne (Engeland, Verenigd Koninkrijk): Kleurige trein Flevoland (Nederland): "Mijn idee" Grafisch beeld Evaluatie 3

4 Voorbeeld: Ierland: Aanpassingen op basis van enquêtes Communicatieplan Voorbeelden: Flevoland (Nederland): Delen van deskundigheid Finland: Eerst luisteren ENKELE ADVIEZEN VOOR EEN GOEDE COMMUNICATIE Uitgangspunten Gebruik van externe dienstverleners Affichecampagne Perscontacten Journalistenbestand Persberichten Persconferenties Website "Perskamer" op de website Nieuwsbrief BIJLAGEN Verordening (EG) nr. 1159/2000 4

5 INLEIDING 5

6 Samen werken aan een succesvolle voorlichting In Verordening (EG) nr. 1159/2000 heeft de Europese Commissie omschreven welke maatregelen de lidstaten moeten nemen op het gebied van voorlichting en publiciteit over de acties van de Structuurfondsen en daarvoor een kader vastgesteld 1. Dit document heeft betrekking op de periode In de verordening wordt allereerst bepaald dat voorlichting een wezenlijk onderdeel van programma's is, en van even groot strategisch belang als het financiële beheer en alle overige beheersactiviteiten. De verordening is een instrument voor het welslagen van programma's en niet zozeer een wettelijk keurslijf. Het doel: verduidelijken van een onderwerp (communicatie) waarvan de contouren vaak nog vaag zijn. In de verordening wordt bepaald dat de desbetreffende maatregelen planmatig en gestructureerd moeten worden uitgevoerd en worden geëvalueerd. Informatie over hun uitvoering moet geregeld worden verstrekt aan de toezichtcomités. Elk programma moet een communicatiestrategie vaststellen met een tweeledig doel. Enerzijds moet uitgebreid voorlichting worden gegeven over de Structuurfondsen. Daardoor kan het voor programma's beschikbare geld worden besteed en hun doelmatigheid worden vergroot, waarbij elke potentiële begunstigde even goede kansen heeft. Anderzijds moet zichtbaar en duidelijk worden gemaakt dat: - de Unie en de lidstaten samenwerken ten gunste van regio's en probleemgroepen; - zij gemeenschappelijke doelen nastreven (de taken van de fondsen); - zij hun financiële middelen bundelen. De bijdrage van de Unie vormt een aanvulling op de nationale investeringen en vergroot de effecten daarvan. Uiteindelijk moet het de bevolking duidelijk zijn geworden waarom en hoe dit beleid wordt gevoerd en wat er de resultaten van zijn, omdat zij er immers rechtstreeks mee te maken heeft. Het gaat dus om meer dan het bundelen van financiële middelen. De burger moet ook worden geïnformeerd over wat er met zijn geld is gedaan, dus over de resultaten van het structuurbeleid. Dit is in een democratie een wezenlijke eis: openheid over het gebruik van overheidsgeld. Het is ook van belang dat het grote publiek begrijpt dat het structuurbeleid een belangrijke bijdrage levert aan de economische en politieke integratie in Europa en dus aan de bevordering van vrede en stabiliteit. 1 Deze verordening regelt de uitvoering van artikel 46 van Verordening (EG) nr. 1260/1999, die voorziet in maatregelen inzake voorlichting en publiciteit met betrekking tot de acties van de Structuurfondsen. 6

7 De verordening omschrijft de doelstellingen van de communicatie, de belangrijkste doelen en de inhoud van de boodschappen. Daarnaast wordt er een aantal verplichtingen in omschreven. Zo moet er in de eerste plaats een communicatieplan worden opgesteld en moet de uitvoering van dat plan worden geëvalueerd. Kwaliteit en doelmatigheid van de voorlichting moeten worden verbeterd. De verordening geeft een samenhangend kader voor zorgvuldig en professioneel werk. Het is niet de oplossing voor elk probleem. Het document bevat de basisonderdelen die de beheersautoriteiten zelf moeten combineren bij de vaststelling van hun eigen communicatiestrategie, die is toegesneden op hun eigen situatie. Ook de initiatiefnemers van projecten moeten aan een aantal verplichtingen voldoen. De beheersautoriteiten moeten toezien op de nakoming van deze verplichtingen, maar er ook voor zorgen dat degenen die geld uit de fondsen krijgen zich bewust worden van het belang van hun rol. Initiatiefnemers van projecten kunnen het tastbare bewijs leveren dat het structuurbeleid als instrument voor Europese solidariteit niet alleen bestaat maar ook resultaten oplevert. Hierdoor kunnen deze initiatiefnemers uitgroeien tot echte ambassadeurs van de Europese Unie! Daarom moeten beheersautoriteiten zich inspannen om hen te betrekken bij hun communicatie-activiteiten. Flevoland (Nederland) Initiatiefnemers van projecten zijn de ambassadeurs van de Europese Unie Een groep van negen vrouwen poseert trots in het midden van het affiche. In een inzet staat de directeur van het Centrum voor gelijke kansen. De kop lijkt te worden uitgesproken door de directeur: "Met Europese steun helpen wij vrouwen weer aan het werk". De kop wordt gevolgd door twee groot gedrukte woorden: "Mijn idee". In de Nederlandse provincie Flevoland ( inwoners) gelooft men heilig in de voordelen van communicatie die uitgaat van mensen en hun eigen omstandigheden. Wie kan er immers beter dan de mensen uit de praktijk uitleggen welke problemen er spelen en hoe daarvoor met Europese steun concrete oplossingen worden gevonden? De voorlichters van de beheersautoriteit in Flevoland laten de initiatiefnemers van projecten die mede mogelijk werden gemaakt door de Structuurfondsen graag zelf aan het woord. De reacties zijn doorgaans positief of zelfs enthousiast. Wanneer direct 7

8 betrokkenen zelf aan het woord komen, heeft de boodschap meer zeggingskracht en effect. Zo worden in Flevoland burgers, ondernemers en voorzitters van verenigingen in zekere zin ambassadeurs van de Europese Unie. Zie ook: Flevoland: delen van deskundigheid Meer informatie: Samen werken aan succes: dat is de formule! 8

9 Aanwijzingen voor het gebruik van deze handleiding Deze uitgave is bedoeld om beheersautoriteiten te ondersteunen bij hun taken op het gebied van voorlichting en publiciteit in het kader van de Structuurfondsen. Hij bestaat uit kaarten die aansluiten bij veel voorkomende vragen waarmee beheersautoriteiten op voorlichtingsgebied te maken krijgen. De kaarten kunnen in twee groepen worden verdeeld: de eerste is bedoeld als toelichting op een aantal punten uit de verordening en de tweede (de toolbox) om praktische adviezen te geven voor een betere communicatie. De vraag naar een handleiding werd aan de Commissie gesteld tijdens het congres Samen werken aan een succesvolle communicatie over de Structuurfondsen van maart Deze handleiding is ook bedoeld om goede voorbeelden van voorlichting en publiciteit te verzamelen, die aansluiten bij de geest van de verordening. Deze moeten worden geïnventariseerd en zichtbaar worden gemaakt, zodat alle leidinggevenden ervan kunnen profiteren. Het is namelijk de bedoeling dat met de handleiding tijd (en mogelijk ook geld) kan worden bespaard bij het beheer van activiteiten, voorlichting en publiciteit, waarvoor de overheid soms niet over de noodzakelijke deskundigheid beschikt. Dit doel kan echter alleen worden bereikt wanneer degenen voor wie de handleiding is bedoeld op grote schaal en enthousiast meewerken. De kwaliteit van hun bijdragen is doorslaggevend. De lezers van deze handleiding zijn allereerst de schrijvers ervan! De Commissie ondersteunt de uitwisseling van ervaringen en stimuleert informele netwerken van voorlichters. Door deze contacten zouden in de handleiding ook praktijkvoorbeelden moeten kunnen worden opgenomen. Deze voorbeelden worden allereerst verzameld door de leden van de informele werkgroep Structural Funds Information Team (SFIT) die in mei 2002 werd ingesteld. De Commissie zal deze praktijkvoorbeelden verspreiden in de netwerken van voorlichters. Een eerste netwerk (Doelstelling 1) werd in maart 2002 opgericht, terwijl het netwerk van programma's in het kader van Doelstelling 2, Interreg en Urban vóór eind 2003 tot stand moet komen. 9

10 VERORDENING (EG) NR. 1159/2000: EEN TOELICHTING 10

11 De verordening in vogelvlucht In Verordening (EG) nr. 1159/2000 van de Commissie wordt omschreven welke verplichtingen beheersautoriteiten hebben op het gebied van voorlichting en publiciteit over de maatregelen van de Structuurfondsen. Wat zijn de belangrijkste doelstellingen, vernieuwingen en prioriteiten van deze verordening? VOORLICHTING ALS CENTRAAL ONDERDEEL VAN HET BEHEER Voor het eerst in de geschiedenis van de Structuurfondsen is in de planningsprocedure ook de communicatie verwerkt. In de vorm van een communicatieplan is de communicatie voortaan een vast onderdeel van de aanvullende planning. Communicatie wordt zo een onderdeel van het beheer van een programma. Net als elke andere ontwikkelingsmaatregel moet de uitvoering van die communicatie zorgvuldig worden bewaakt. TWEE ALGEMENE DOELSTELLINGEN "De voorlichting en publiciteit over de bijstandsverlening uit de Structuurfondsen heeft tot doel de bekendheid en de transparantie van de activiteiten van de Europese Unie te vergroten", zo staat er in de verordening. Er worden daarmee twee centrale en algemene doelstellingen voor de communicatie omschreven: - enerzijds transparantie: potentiële begunstigden moeten uitgebreid worden geïnformeerd over de mogelijkheden waarvan zij gebruik kunnen maken en procedures moeten toegankelijk worden gemaakt; - anderzijds zichtbaarheid: zichtbaar en bekendmaken van - het gezamenlijke karakter van het werk van de Europese Unie en de lidstaten en van de resultaten daarvan ; - de taken van de Structuurfondsen als specifieke doelstellingen van deze gezamenlijke inspanning; - de financiële bijdrage van de Unie, zodat deze bij de bevolking goed bekend worden. DRIE DOELGROEPEN In de verordening wordt gesproken over drie doelgroepen waarop voorlichting en publiciteit zich richten: - potentiële begunstigden en initiatiefnemers van projecten in zowel de openbare sector (dus overheden op alle niveaus) als in de particuliere; - de publieke opinie; 11

12 - sociaal-economische partijen en niet-gouvernementele organisaties. Vanwege de omvang en het tamelijk algemene karakter van deze categorieën moeten doelgroepen in de communicatieplannen nauwkeuriger worden omschreven. TWEE STERKE PUNTEN: COMMUNICATIEPLAN EN EVALUATIE In vergelijking met de vorige periode ( ) bevat de verordening twee grote vernieuwingen. In de eerste plaats moeten beheersautoriteiten een communicatieplan opstellen. In dit plan zijn met name de volgende onderdelen opgenomen: - de doelstellingen; - de doelgroepen; - de communicatiestrategie; - een raming van de kosten voor de uitvoering van die strategie; - een overzicht van de overheidsdiensten of instanties die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het plan. Naast deze gegevens moet ook worden vermeld wie leiding geeft/geven aan de betrokken afdelingen, waardoor de dialoog op dit gebied wordt bevorderd. Dit communicatieplan wordt opgenomen in de aanvullende programmering van de verschillende soorten programma's die worden medegefinancierd door de Structuurfondsen, te weten: - operationele regionale programma's die worden gefinancierd door een of meer Structuurfondsen; - multiregionale of thematische operationele programma's; - initiatiefprogramma's van de Gemeenschap; - enkelvoudige programmeringsdocumenten; - elk ander type programma dat mede wordt gefinancierd door de Structuurfondsen, waaronder de programma's voor innovatieve acties als bedoeld in artikel 22 van Verordening (EG) nr. 1260/1999. Het is echter niet verplicht om een communicatieprogramma op te stellen voor een communautair bestek. Initiatieven door dergelijke plannen worden overgelaten aan de autoriteit die voor dat bestek verantwoordelijk is. De tweede innovatie van de verordening heeft betrekking op de evaluatie van de communicatie. In het communicatieplan moeten evaluatiecriteria worden omschreven. Aan de hand van deze criteria kunnen de kwaliteit en de doelmatigheid van de uitgevoerde activiteiten 12

13 worden gecontroleerd en gemeten. Belangrijkste doel: nagaan in welke mate de wettelijke doelstellingen (transparantie en bekendheid) zijn verwezenlijkt. Zie ook: evaluatie. Beheersautoriteiten moeten met name: - bewijzen leveren van verrichte werkzaamheden, in de vorm van voorbeelden van instrumenten (publicaties, multimediaproducties, affiches enz.) of een beschrijving van activiteiten (bijvoorbeeld een evenement) die niet de vorm van een concreet instrument kunnen hebben; - de kwaliteit en doelmatigheid van uitgevoerde activiteiten aantonen, dus evaluaties opstellen op basis van specifieke kwaliteits- en doelmatigheidsindicatoren, en de Commissie op de hoogte stellen van de resultaten van deze activiteiten; - deze informatie verstrekken aan de toezichtcomités; - een afzonderlijk hoofdstuk in de jaarverslagen opnemen, waarin de aan de toezichtcomités verstrekte gegevens kunnen worden verzameld. ENKELE WEZENLIJKE PUNTEN De verordening legt de nadruk op: - de verplichting om uitgebreid voorlichting te geven aan het grote publiek: de voorlichting is niet alleen gericht op de potentiële begunstigden van de fondsen maar ook op de gehele burgergemeenschap die te maken heeft met de uitgevoerde maatregel; - de verplichting om gebruik te maken van de media (radio, televisie, schrijvende pers, Internet) om het publiek te bereiken; - de verplichtingen van de beheersautoriteit en van initiatiefnemers bij individuele projecten. Wanneer initiatiefnemers van projecten gelden uit fondsen krijgen toegewezen, worden zij leveranciers van informatie; - de plaats van nieuwe informatietechnologiën als communicatie-instrument. 13

14 DIVERSE VERPLICHTINGEN In de verordening wordt verder aandacht besteed aan de volgende drie punten: 1) Verplichtingen met betrekking tot instrumenten en zichtbaarheid Kort samengevat worden in de verordening - de voorlichtingsinstrumenten omschreven (borden, gedenkplaten, kennisgevingen aan begunstigden, aanplakbiljetten enz.) die in alle gevallen moeten worden gebruikt. Zie ook: overzichtstabel - voorschriften gegeven over de manier waarop de zichtbaarheid van de Europese Unie in de verplichte instrumenten en in de naar keuze te gebruiken middelen moet worden gewaarborgd. De strekking hiervan is als volgt: wanneer gebruik wordt gemaakt van een facultatief instrument, gelden voor de zichtbaarheid dezelfde voorschriften als voor verplichte producten. Meer specifieke technische normen hebben vooral betrekking op borden. 2) Zichtbaarheid van medefinanciering Deze wordt gewaarborgd door een standaardzin. Het is echter niet verboden om andere formuleringen te gebruiken, die bijvoorbeeld zijn gebaseerd op meer gangbare en pakkende formuleringen, waarmee het desbetreffende concept beter kan worden verwoord. 3) Grafische voorschriften In de verordening wordt bepaald dat het embleem van de Europese Unie "moet worden afgebeeld overeenkomstig de geldende normen". Allereerst moet de Europese vlag vergezeld gaan van de voluit geschreven naam van de Europese Unie. De overige op dit moment geldende grafische normen zijn in deze handleiding opgenomen. Zie ook: grafisch beeld. ROL VAN DE COMMISSIE De Commissie levert technische ondersteuning bij de uitvoering van de verordening. Deze ondersteuning word verleend in een geest van samenwerking en kan diverse vormen hebben: - beschikbaarstelling van deskundigheid en materiaal; - ondersteuning van de uitwisseling van ervaringen; - stimulering van informele netwerken van voorlichters. 14

15 VERTEGENWOORDIGINGEN VAN DE COMMISSIE In elk land van de Europese Unie is een vertegenwoordiging van de Commissie gevestigd. Zij hebben kantoren in de grootste steden. Beheersautoriteiten kunnen gebruik maken van hun ervaring op voorlichtingsgebied. In de verordening wordt de suggestie gedaan om met name op twee specifieke gebieden samen te werken met deze vertegenwoordigingen: - mediacontacten; - de organisatie van voorlichtingsmanifestaties (conferenties, congressen, beurzen, exposities, wedstrijden). De volledige tekst van de verordening is in een bijlage bij deze gids opgenomen. Zie ook: Verordening EG nr. 1159/

16 Transparantie Potentiële begunstigden zo uitgebreid mogelijk voorlichten over hun mogelijkheden is een verplichting die door de verordening wordt opgelegd. Dit is een belangrijke eis: deelnemen moet aantrekkelijk worden gemaakt en procedures inzichtelijk; alle gegadigden moeten gelijke kansen hebben en het indienen van goede projecten moet worden bevorderd. Het beschikbare geld moet verstandig worden besteed. ALGEMENE DOELSTELLING Bekendmaken welke kansen door de verschillende programma's worden geboden en op welke manier daarvan gebruik kan worden gemaakt. Het communicatieplan moet deze doelstelling nastreven. DOELGROEPEN - Alle potentiële begunstigden, waaronder met name het midden- en kleinbedrijf; - De verschillende partners, te weten alle overheids- of particuliere instanties die de informatie kunnen doorgeven aan de initiatiefnemers van projecten. Zie ook: punt 2.1 van de verordening (uitgebreide omschrijving van deze verschillende partners) INHOUD VAN DE VOORLICHTING Belangrijkste doelstellingen: - geven van voorlichting over het bestaan van de diverse programma's en hun ontwikkeling gedurende hun gehele looptijd, - inzichtelijk maken van de procedures voor toegang tot de fondsen, - uitleggen hoe dossiers worden behandeld, - duidelijk maken hoe het geld zal worden toegewezen en op welke manier wordt gewaarborgd dat initiatiefnemers van projecten gelijke kansen hebben, - bekendmaken van de contactinstanties die meer informatie kunnen geven over de werking van het programma en over de criteria om voor deze gelden in aanmerking te komen. De transparantie van het hele administratieve traject dat elke financieringsaanvraag moet doorlopen, moet dus worden gewaarborgd. 16

17 1) Voorlichting geven over het bestaan van de diverse programma's en hun ontwikkeling gedurende hun gehele looptijd Om duidelijk te maken dat er nationale en communautaire fondsen beschikbaar zijn, is het verplicht om: - de teksten van de programma's te publiceren en te verspreiden. Dit is echter alleen effectief als onderdeel van een "passend systeem voor de verspreiding van de informatie" of van het communicatieplan, dat stapsgewijs te werk moet gaan. - gedurende de gehele looptijd onafgebroken informatie te geven over de voortgang van het programma. Zie ook: nieuwsbrief. - te zorgen dat deze inspanning betrekking heeft op beheer, bewaking en evaluatie. Uitleg geven over de taken van de fondsen, dus over de uitgangspunten van het structuurbeleid van de Unie Het is wenselijk dat alle communicatie over het bestaan van de fondsen en over de manier waarop er een beroep op kan worden gedaan vergezeld gaat van informatie over de taken van de fondsen. In de verordening wordt dus geadviseerd om het verband duidelijk te maken tussen datgene wat moet worden gedaan en de ruimere context van de algemene doelstellingen waarin dat werk past. Het geven van voorlichting over deze verbanden is verplicht wanneer de beheersautoriteit zich tot het grote publiek richt. 2) Inzichtelijk maken van de procedures voor toegang tot de fondsen In uitnodigingen tot het indienen van projecten of in aanbestedingen moet de grootst mogelijke duidelijkheid worden betracht over de voorwaarden waaraan initiatiefnemers van projecten moeten voldoen om financiering van een project aan te kunnen vragen. Daarom is het zinvol om het gebruik van ambtelijke taal zoveel mogelijk te beperken of om een woordenlijst te verstrekken waarin de meest technische concepten en termen in gewone taal worden uitgelegd. Met een rubriek "Veel gestelde vragen" kan worden voorkomen dat dezelfde antwoorden meerdere malen worden gegeven. Deze vragen en antwoorden moeten dan wel aan alle gegadigden ter beschikking wordt gesteld. 17

18 Cornwall en de Scilly-eilanden (Verenigd Koninkrijk) Weg met de "eurospeak" De regio Cornwall and The Iles of Scilly in het zuidwesten van Engeland telt inwoners. Sinds 2000 wordt er een Doelstelling 1-programma uitgevoerd. Binnen de beheersautoriteit en de met Doelstelling 1 belaste afdeling werken vier mensen fulltime aan de communicatie. Zij worden ondersteund door externe consultants. Het streven is om op termijn alle ambtenaren die belast zijn met het beheer van de Structuurfondsen een communicatietraining te laten volgen. De instantie die is belast met Doelstelling 1 heeft zich ten doel gesteld om alle kansen en procedures transparant te maken. Met het oog daarop wordt een aantal activiteiten ontplooid. Drie daarvan verdienen het om nader onder de loep te worden genomen. Eerste initiatief: er is een gratis telefoonnummer opengesteld. Deze "helplijn" vormt de schakel tussen potentiële gegadigden en de ambtenaren die met het programma zijn belast. Het bijzondere aan deze helplijn is dat de ambtenaren adviesvragen over projecten binnen 7 tot 10 dagen moeten beantwoorden. Voor andere soorten vragen is de termijn nog korter, namelijk maximaal 72 uur! Daarnaast heeft de overheid de informatie ook op Internet gezet. Om te voorkomen dat ambtelijke taal een belemmering vormt, staat daarbij ook een woordenlijst (A tot Z) waarin de lastigste termen uit het Europese jargon worden uitgelegd. Om de drie maanden brengt de overheid een nieuwsbrief uit. Daarin wordt aan burgers, gegadigden en partners uitgebreid verslag gedaan van de manier waarop het geld wordt besteed. Zo kan men zien welke uitgaven zijn gedaan. Zie ook: 3) Uitleggen hoe dossiers worden behandeld Elke overheid heeft zijn eigen organisatie en behandelt financieringsaanvragen dus op zijn eigen manier. Wanneer wordt uitgelegd welke stappen de overheid doorloopt voordat een beslissing wordt genomen, ontstaat een vertrouwensrelatie tussen de initiatiefnemer van het project en de overheid. 18

19 4) Duidelijk maken hoe het geld wordt toegewezen en op welke manier wordt gewaarborgd dat initiatiefnemers van projecten gelijke kansen hebben Er moet duidelijk worden gemaakt dat selecties (van projecten of contractpartners) onpartijdig en nauwkeurig worden gemaakt. Daarom moeten de criteria voor selectie en gunning bij aanbestedingen voldoen aan de Europese richtlijnen en aan de nationale normen op dit gebied. De selectiecriteria voor projecten moeten ook bijzonder duidelijk en nauwkeurig zijn om het kiezen van goede projecten te vereenvoudigen. 5) Bekendmaken van contactinstanties Soms is de informatie vooraf niet toereikend. Mensen moeten de overheid ook nadere vragen kunnen stellen. Zij moet de kans krijgen om "toelichting te verstrekken bij de werking van het bijstandspakket en de te vervullen voorwaarden". Rechtstreekse contacten tussen de overheid en geïnteresseerden zijn daarom onvermijdelijk. Overheden moeten maatregelen nemen om deze vragen adequaat te verwerken. Op deze manier kunnen ook eventuele zwakke punten in proactieve communicatieinitiatieven aan het licht komen. Daarom moeten dus zowel op nationaal als op regionaal of lokaal niveau contactinstanties worden ingesteld en bekend worden gemaakt bij alle belanghebbenden. Deze instanties moeten vragen snel en duidelijk kunnen beantwoorden. In dit verband bepaalt de verordening dat in publicaties de gegevens worden vermeld van de instanties die voor de voorlichting aan belangstellenden verantwoordelijk zijn, en ook van de beheersautoriteit die is aangesteld voor het betrokken bijstandspakket (punt van de bijlage). Deze contactinstanties moeten met name kunnen aangeven aan welke voorwaarden een project moet voldoen om aanspraak te kunnen maken op financiering door een programma. Op deze manier kan niet alleen tijd worden bespaard door initiatiefnemers van projecten, die geen aanvragen met weinig kans van slagen zullen indienen, maar ook door de overheid, die dergelijke aanvragen niet in behandeling hoeft te nemen. Door middel van het communicatieplan moet worden voldaan aan alle wettelijke eisen op het gebied van transparantie. 19

20 Regio Nord-Pas-de-Calais (Frankrijk) Het belang van menselijk contact In de regio Nord-Pas-de-Calais (Frankrijk) gelooft men sterk in de voordelen van informatie die in de buurt beschikbaar is en in het nut van samenwerking. Al vóór de uitwerking van de programma's in 1999 werden decentrale bijeenkomsten georganiseerd door het Secrétariat Général pour les Affaires Régionales (SGAR) (secretariaat-generaal voor regionale zaken) van de prefectuur van deze regio: in Avesnes, Douai, Valenciennes, Arras, Lens, Cambrai, Boulogne, Duinkerken enz. Daarvoor werden gekozen vertegenwoordigers op alle niveaus, vertegenwoordigers van advieslichamen, beroepsorganisaties, grote verenigingen en werkgevers uitgenodigd. Het doel: inventariseren van ieders meningen en ideeën voor de ontwikkeling van de programma's. Meer dan 350 personen bezochten deze plaatselijke vergaderingen. Na de vaststelling van de programma's werd een tweede ronde van bijeenkomsten georganiseerd. Het voordeel van deze voorlichting in de buurt, zo benadrukt men bij het SGAR, is de "uitstekende feedback, die we met schriftelijke publicaties niet zouden hebben gehad". In juli 2002 besloot het SGAR om met de oprichting van een "Mission d'animation et d'appui territorial" (regionaal bureau voor stimulering en ondersteuning) nog een stap verder te gaan. Dit bureau vormt de schakel tussen initiatiefnemers van projecten en de diensten van de landelijke en regionale overheden. Het bureau verzorgt onder meer geregelde plaatselijke spreekdagen om uitvoerenden concreet te ondersteunen bij de uitwerking van hun dossiers. Dankzij deze spreekdagen, zo zegt het SGAR, kan de aanwezigheid van Europa in de praktijk veel beter gestalte krijgen. Meer informatie: 20

21 Zichtbaarheid en bekendheid De verordening verlangt van beheersautoriteiten dat zij de zichtbaarheid en de bekendheid van maatregelen van de Europese Unie in de publieke opinie vergroten. Om deze doelstelling goed te begrijpen, moeten de basisconcepten worden verduidelijkt en moet worden gewezen op een aantal specifieke verplichtingen. Er bestaat een verband tussen zichtbaarheid en bekendheid. Feiten en ideeën worden zichtbaar gemaakt en verspreid onder een bepaald publiek. De kennis waarover dat publiek beschikt, verandert niet altijd in eenzelfde mate. Bekendheid is de verandering die zich voordoet bij iedereen die behoort tot de doelgroep van bepaalde informatie. Zichtbaarheid is dus een tussenliggende fase in een proces waarbij bekendheid het uiteindelijke doel is. Het communicatieplan moet dit proces in gang zetten en voltooien. BASISCONCEPTEN Het doel is om de publieke opinie ervan bewust te maken dat - de Europese Unie en de lidstaten samenwerken; - met deze samenwerking specifieke doelen worden nagestreefd (die zijn omschreven in de taken van de Structuurfondsen) en ook resultaten worden geboekt; - de Europese Unie medefinancier is van alle initiatieven (programma's) die zij heeft goedgekeurd. Om deze concepten bekend te maken, moeten zij duidelijk worden uitgelegd. Er moet dus worden gewerkt aan hun popularisering. De vorm van de boodschap hangt af van de eigenschappen van de verschillende doelgroepen waarvoor hij is bestemd. Daarom moet in het communicatieplan een zorgvuldige analyse van de doelgroepen worden gemaakt. DE ROL VAN DE EUROPESE UNIE: GEZAMENLIJK BELEID De publieke opinie informeren over de "rol van de Europese Unie" of, anders gezegd, van de "maatregelen van de Europese Unie" of "de financiële bijdrage van de Unie". Vaak komt de rol van de Europese Unie er in de communicatie bekaaid vanaf en wordt er alleen gesproken over de financiële bijdrage die zij heeft gedaan. Financiering is echter geen doel op zichzelf. Het is niet meer dan een uitvloeisel van een gezamenlijke ontwikkelingsstrategie van de lidstaat en de Gemeenschap. Deze samenwerking hoort bij het structuurbeleid. 21