Bijlage 1 Onderzoeksvragen RKC

Transcriptie

1 Bijlage 1 Onderzoeksvragen RKC Onderzoeksvragen RKC onderzoek naar de inhuur van derden De centrale onderzoeksvraag Is de inhuur van externen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend en in hoeverre draagt deze inhuur bij aan een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende gemeentelijke organisatie? Om deze onderzoeksvraag te kunnen beantwoorden hanteren we de volgende definitie van inhuur van externen: alle inzet van fte s en/of diensten en adviezen van bureaus die niet binnen een dienstverband met de gemeente vallen. Deelvragen Algemeen 1. Wat is de feitelijke omvang van de inhuur van externen, zowel financieel als in formatie-eenheden (fte) in de periode sinds de kanteling van 1 januari 2008, mede in relatie tot reguliere personeelskosten? 2. Wat is de trend sinds de kanteling en de verwachting voor de komende jaren ten aanzien van de inhuur van externen (zowel voor Hattem als eventueel in H2O verband)? Rechtmatigheid (voldoet de inhuur van externen aan de wettelijke regels?) 3. Welke regelingen en kaders worden in acht genomen met betrekking tot externe inhuur en hoe worden deze in de praktijk nageleefd of gecontroleerd? 4. Is er een gemeentelijke visie en gemeentelijk beleid of afdelingsbeleid; wordt dit beleid ook nageleefd? Doelmatigheid (is de voorbereiding en uitvoering efficiënt) 5. Welke afwegingen worden gemaakt en welke alternatieven worden onderzocht bij de keuze voor externe inhuur en hoe wordt deze afweging onderbouwd, vastgelegd en geëvalueerd? Welke afspraken zijn er gemaakt over afstemming in H2O verband? 6. Door wie en hoe wordt gestuurd op de besluitvorming en uitvoering? 7. Hoe wordt de hoogte van het budget personeel van derden vastgesteld en waarop is het gebaseerd? 8. Op welke wijze is de inhuur van externen verwerkt in expeditie Hattem? Doeltreffendheid (zijn de beoogde effecten behaald?) 9. Wat is het doel van de inhuur van extern personeel; wordt dit vastgelegd? 10. Hoe verhoudt de inhuur van externen zich tot de visie van de gemeente Hattem op het personeelsbeleid? 11. Welke afwegingen worden er gemaakt ten aanzien van de keuze om kennis te borgen in de eigen organisatie of het inhuren van kennis? 12. Vindt er controle plaats op de kwaliteit, omvang, tijdigheid en overdracht van het afgeleverde product van ingehuurde deskundigen? 13. Vindt er evaluatie plaats aan de hand van de onder 10 bedoelde doelen en worden die doelen ook bereikt? 1

2 Bijlage 1 Onderzoeksvragen RKC Informatieverstrekking 14. Hoe wordt de raad geïnformeerd over de inhuur van extern personeel? 15. Aan wie, hoe en op welk moment worden afwijkingen van het gemeentelijke of afdelingsbeleid inclusief de hoogte van het vastgestelde budget 'personeel van derden' dan wel de betreffende programma- en projectbudgetten gerapporteerd? 16. Welke informatie is nodig voor de Gemeenteraad inzake de inhuur van externen, om haar kaderstellende en controlerende taak uit te kunnen voeren? 2

3 Bijlage 2 Normenkader Het normenkader Om tot een onderbouwd antwoord te komen op de onderzoeksvragen is een meetlat nodig om de bevindingen aan te toetsen: het normenkader. De normen zijn ingedeeld volgens hetzelfde stramien als de onderzoeksvragen. Omdat het hier gaat om een quickscan hebben wij ervoor gekozen om het normenkader beperkt te houden. Algemeen - Er is inzicht in de omvang van de inhuur van derden. - In financiële rapportages is inzichtelijk wat de totale kosten van inhuur zijn en wat de verhouding is tot de interne formatie. Rechtmatigheid - Er is beleid aan de hand waarvan de diensten beoordelen of, hoe en wanneer tot inhuur wordt overgegaan. - Regelingen en beleid worden in acht genomen. Doelmatigheid - Er zijn duidelijke richtlijnen voor de afstemming en besluitvorming over inhuur van derden. - De beslissing tot inhuur van derden is vastgelegd en gemotiveerd waarbij ook interne alternatieven worden afgewogen. Doeltreffendheid - De met de inhuur beoogde effecten zijn helder (er is een probleem-formulering, beleidsdoelstelling en daarop gebaseerde opdracht naar de externe partij). - Het personeelsbeleid van de gemeente kent aantoonbaar een relatie tussen externe inhuur en het interne personeelsbeleid. - Bij opdrachtverlening is expliciet aandacht voor kennisoverdracht aan de vaste organisatie door de externe partij. - Er vindt evaluatie plaats. Informatie - Informatie ten behoeve van de Gemeenteraad is relevant, tijdig, actueel, volledig en inzichtelijk. 3

4 4

5 Bijlage 3 Inhuur 2009/2010 Inhuur Derden 2009 Ontwikkeling en Advies Vervanging eenheidsmanager ,00 Ro Structuur visie Mer ,00 Realisatie en beheer Ondersteuning eenheidsmanager ,29 Werkzaamheden voor de buitendienst ,00 Bedrijfsvoering Vervanging Juridisch Adviseur ,86 Ondersteuning DIV (Documentaire Informatie Voorziening) ,00 Publiek en Service Vervanging medewerker WMO ,00 Ondersteuning receptie ,00 Ondersteuning uitkeringsadministratie , ,15 Projecten Project Zwembad Investering ,00 Hattem aan de IJssel Investering ,00 Project Zwembad Investering ,00 Totaal ,15 4,56% ,00 Loonsom ,00 (loonsom is exclusief de inhuur derden) 5

6 Inhuur derden 2010 Griffie Vervanging Griffiersfunctie ,95 Ontwikkeling & Advies BRW Gemeente Elburg 4.767,27 BRW Gemeente Heerde ,66 Vervanging BRW commandant ,70 GREX wet ,79 Bijlage 3 Inhuur 2009/2010 Bedrijfsvoering Ondersteuning DIV ,58 Publiek & Service Advinci/Vergunningverlening 2.258,46 GBA Audit ,86 Logopedie GGD Ijsselland 9.348,00 Diversen , ,77 Projecten Projectleider Zwembad/Assenrade Investering ,80 Zwembad/toezichthouder Stadhuis Investering ,10 GRP/Hattem aan de Ijssel Investering ,13 Expeditie Hattem/ Projectleider Controlling Investering ,80 Totaal ,77 3,96% ,83 Loonsom ,00 (loonsom is exclusief de inhuur derden) 6

7 Notitie Reactie van het College van B&W op de aanbevelingen van de rekenkamercommissie n.a.v. het onderzoek naar inhuur van externen. Datum : 11 juni 2012 Inleiding. De rekenkamercommissie (RKC) heeft een onderzoek naar inhuur van externen uitgevoerd. Mede door de beantwoording van de onderzoeksvragen is geconstateerd dat de inzichtelijkheid en beheersing van personeelskosten verbeterd kan worden. In de aanloop naar de oplevering van het onderzoeksrapport, zijn de huidige werkprocessen en werkwijzen beoordeeld op doelmatigheid en efficiency. Zo is gekeken naar (standaard) afspraken die van toepassing zijn, hoe de administratieve organisatie is ingericht en welke procedures worden gehanteerd die een betrouwbare en tijdige informatie mogelijk maken. In deze notitie beschrijven we op welke wijze control op personeelskosten - beheer formatie en inhuurkosten - geoptimaliseerd kan worden. We hebben daarbij het volgende resultaat voor ogen: 1. de personeelsinformatievoorziening rondom formatiebeheer en inhuur van externen is vanuit meerdere (bedrijfsvoerings) disciplines beter op elkaar afgestemd; 2. de financiële gevolgen van personeelsmutaties binnen de formatie en/of inhuur van externen, worden door middel van een monitor nauwlettend gevolgd ; 3. de managementinfo is juist, actueel, eenvoudig en op ieder gewenst moment voor belanghebbenden benaderbaar; 4. het formatiebeheer voor de organisatie is transparanter gemaakt waardoor (organisatiebrede) keuzes gemaakt kunnen worden rond kwalitatieve en kwantitatieve personeelsplanning; 5. personeelskosten zijn 'in control' op verschillende niveaus (organisatie, eenheid en cluster/vakgroep); 6. procedures zijn gestandaardiseerd met het oog op rechtmatigheid (mandaat van de manager) en doelmatigheid (duidelijke richtlijn en gebruik van meldingsformulieren voor managers en BDV). In principe is de nieuwe aanpak een reactie op de aanbevelingen van de RKC. Niet alle aanbevelingen worden zondermeer overgenomen. Voor de volledigheid worden de aanbevelingen aan het eind van deze notitie samengevat waarbij (kort) een verwijzing zal worden gemaakt met de inhoud van deze notitie. 7

8 Uitgangspunt verantwoordelijkheidsverdeling Voor de nieuwe werkwijze geldt de Besturings- en Managementfilosofie als uitgangspunt; de eenheidsmanager is verantwoordelijk voor de middeleninzet om de resultaten van zijn eenheid te realiseren. De door het bestuur vastgestelde (organieke) formatie wordt hiertoe gerekend (personeelsbegroting). Zo is ondermeer de bevoegdheid voor het aanstellen van nieuwe medewerkers en de inhuur van externen, bij de eenheidsmanager neergelegd. De begroting op basis van de vastgestelde formatie én het vastgestelde functiehuis voor de eenheid, gelden hierbij als kader. Formatiebeheer (kwalitatief en kwantitatief) Control-procedure Stap 0 Stap 1: Stap 2: Stap 2a : Stap 3: Stap 4: Stap 5: De vakgroep BI stelt de personeelsbegroting (formatie en bezetting) op die door het College wordt vastgesteld. Uitgangspunten hiervoor zijn de begroting van het voorgaande jaar en de (niet tijdelijke) mutaties die hierop in het lopende jaar zijn gedaan. De vakgroep BI levert een overzicht aan de eenheidsmanager over de vastgestelde formatie en bezetting van de eenheid. Dit overzicht vormt het uitgangspunt voor de monitor van de personeelskosten. De eenheidsmanager geeft in paragraaf bedrijfsvoering van het eenheidsplan aan of het werkaanbod met de toegestane formatie kan worden uitgevoerd. Indien de formatie wijzigt wordt hiervan melding gemaakt. Voor een onderbouwing van de wijziging(en) wordt gebruik gemaakt van het meldingsformulier dat als bijlage bij het eenheidsplan kan worden gevoegd. Voor tussentijdse wijzigingen wordt (ook) gebruik gemaakt van het meldingsformulier. De HRM adviseur beoordeelt de inhoud van het meldingsformulier, vult zonodig aan en bespreekt dit met de eenheidsmanager De adviseur HRM adviseert - de eenheidsmanager indien de voorgestelde wijziging zich verhoudt met de toegestane formatie, de begrote loonkosten en de kaders van het functieboek. - de gemeentesecretaris zodra de kaders van het functieboek worden overschreden. - het college van B&W zodra de toegestane formatie wordt overschreden. De besluiten van de eenheidsmanager, de gemeentesecretaris of het college worden verwerkt op het betreffende meldingsformulier en ter verwerking aangeboden aan BI. 8

9 Stap 6: Stap 7: Volledig en correct ingevulde / ondertekende formulieren worden door BI gemuteerd in de monitor voor personeelskosten van de eenheid. De eenheidsmanager ontvangt een melding van de mutatie. Het formulier wordt beheerd door BI en is direct opvraagbaar. De eventuele rechtspositionele gevolgen van het besluit worden door HRM en BI verwerkt. De betrokken medewerker wordt schriftelijk via de eenheidsmanager van het besluit in kennis gesteld. De mondelinge informatie wordt door de eenheidsmanager verzorgd. Inhuur externen. Voor de inhuur van externen maken we onderscheid in 3 categorieën: Inhuur gericht op het waarborgen van continuïteit in de dienstverlening en bedrijfsvoering. Deze inhuur is loonsomgebonden. Inhuur gericht op een tijdelijke versterking van de kwaliteitsontwikkeling. Ook deze categorie is loonsomgebonden. Inhuur van vakspecialisten voor projecten (niet reguliere werkzaamheden). Deze inhuur wordt gedekt uit de kredieten voor deze projecten. Overwegingen voor externe inhuur Externe inhuur is een onderdeel van een veelvoud aan afwegingen die gekoppeld zijn aan een grote diversiteit van primaire processen. Afwegingen worden door de eenheidsmanagers in overleg met de gemeentesecretaris gemaakt. Het college beslist zodra de problematiek verder gaat dan het mandaat van de gemeentesecretaris. Bij de afweging worden de volgende overwegingen meegenomen: Continuïteit Bij de overweging voor externe inhuur zal altijd worden overwogen of de werkzaamheden kunnen worden opgevangen door de collega s van de afdeling. Daarbij wordt ook beoordeeld wat dit zou betekenen voor het overige werk en de kwetsbaarheid (wat indien er nog een medewerker uitvalt?) Fluctuatie in het werkaanbod Er wordt beoordeeld of het werk dat zich op het moment van de overweging aandient structureel is, éénmalig of af en toe terugkerend. Bij structurele werkzaamheden zal een voorstel worden gedaan om de formatie aan te passen. Inhuur kan indien noodzakelijk plaatsvinden in de periode tot een nieuwe medewerker is aangetrokken. Als het werk éénmalig of af en toe terugkerend is, kan worden ingehuurd. Onafhankelijkheid Onafhankelijkheid kan een belangrijk criterium zijn om werk uit te besteden. Het verkrijgen van een second opinion, of het vormen van een onafhankelijk oordeel kan in voorkomende gevallen de voorkeur hebben boven uitvoering door eigen medewerkers. 9

10 Deskundigheid Met regelmaat wordt specifieke deskundigheid, die de gemeente niet in huis kan of wil hebben, ingehuurd. In dit geval is het van belang om waar mogelijk de ingehuurde kennis over te dragen aan eigen medewerkers. Extra aandacht van de inhurende manager voor het borgen van de kennis in werkprocessen is hierbij vereist. Grip en beheersing Bij inhuur moet altijd worden overwogen of het mogelijk is om grip en beheersing te houden op de werkzaamheden en welk belang hieraan moet worden toegeschreven. Soms is het verstandig om een vaste medewerker (met kennis van de organisatie) in te zetten en het reguliere werk van die medewerker te laten vervangen door een ingehuurde derde. Prijs Prijs speelt op verschillende wijzen een rol: Bij de afweging welke partij een opdracht krijgt (naast kwaliteit en inzetbaarheid e.d.) Bij de afweging of we het zelf kunnen doen of goedkoper uitbesteden De gemeentelijke CAO leidt soms tot een relatief hoge prijs indien flexibele inzet gevraagd wordt (weekenduren, avonduren) Control-procedure Voor de inhuur van externen is eveneens een meldingsformulier opgesteld. Stap 1: De eenheidsmanager brengt met behulp van het meldingsformulier zijn inhuurverzoek in beeld en stemt dit af met de adviseur HRM. Stap 2: Stap 3: Stap 4: Stap 5: Stap 6: Het meldingsformulier wordt (specifiek) aangevuld met gegevens over de dekking van de kosten (p-begroting eenheid, centraal budget gemeentesecretaris, investering(en), anders). De eenheidsmanager beslist over de inhuur binnen de kaders van het mandaat ten aanzien van formatie en bezetting. De gemeentesecretaris beslist over het inhuurvoorstel zodra de kaders worden overschreden. In geval van overschrijding van het centrale inhuur budget, beoordeeld hij of het college achteraf dmv voortgangsrapportage geïnformeerd kan worden. Het meldingsformulier wordt doorgestuurd aan BI om te verwerken in (a) monitor personeelskosten van de eenheid, (b) de kostenplaatsen binnen de administratie iom de adviseur BDV en (c) het centrale inhuur budget. De eenheidsmanager en de adviseur HRM beraden zich op de wervingskanalen. Standaard wordt de Talentenregio en Start People - tot schaal 8- benaderd. Boven schaal 8 wordt gebruik gemaakt alternatieve netwerken. De HRM adviseur coördineert de werving. Het contract met een (detacherings)bedrijf wordt ondertekend door de eenheidsmanager na controle door de HRM adviseur. Stap 7: Het getekende contract wordt doorgestuurd naar DIV voor verwerking in het centrale contractenregister. 10

11 Meldingsformulier voor Formatiebeheer Begrotingsjaar 20.. Datum ingang wijziging Eenheid Betreft Cluster / Vakgroep Besproken met HRM Adviseur op. O&A P&S R&B BDV Paraaf Eenheidsmanager Betreft Functie / Medewerker Aanleiding Voorgestelde wijziging Verzoek Medewerker Uitbreiding Inkrimping Bijgevoegd: Brief/mail Toelichting Toelichting Voorgestelde wijziging Consequenties functieboek Dekking van eventuele meerkosten Wat gebeurt met eventuele restformatie Uit eigen P-begroting zie toelichting moet beschikbaar blijven bezuinigen Benodigd bedrag per jaar: Omschrijf de reden hiervoor in toelichting Afschrift aan Besluit (afhankelijk van mandaat) Controller Gemeentesecretaris B&W P&O Voor akkoord Voor akkoord Voorgelegd aan B&W op.. Eenheidsmanager J.P. Wassens Gemeentesecretaris 11

12 Meldingsformulier voor inhuur externen Begrotingsjaar 20.. Periode Inhuur Eenheid Betreft Cluster / Vakgroep Reden inhuur O&A P&S R&B BDV Vervanging langdurig zv Vervanging zw.verlof Tijdelijke invulling vacature Project Tijdelijke uitbreiding taken Kwal. ondersteuning mw Paraaf EM Geef toelichting op functiecode, naam betreffende functionaris Bijvoegen: projectplan Geef toelichting Geef toelichting Hoogte kosten Dekking Te nemen stappen Afschrift aan Besluit (afhankelijk van mandaat). per uur voor. uren.per mnd voor. maanden vast bedrag van.. uit p-begroting eenheid uit centraal budget uit investeringen uit ander budget plaatsing op Talentenregio plaatsing bij Start People overig Controller Gemeentesecretaris B&W P&O DIV Voor akkoord Voor akkoord Geef toelichting Geef toelichting op te volgen procedure Voorgelegd aan B&W op. Eenheidsmanager J.P. Wassens Gemeentesecretaris 12

13 Aanbevelingen RKC (samengevat) Algemeen De RKC constateert dat er inzicht is in de omvang van de inhuur van derden. In financiële rapportages wordt inzichtelijk gemaakt wat de totale kosten van inhuur zijn en wat de verhouding is tot de interne formatie. Rechtmatigheid Er is een mandaatregeling, waarin is vastgelegd wie er bevoegd is om besluiten tot inhuur te nemen, maar in de praktijk wordt daarvan afgeweken. Er is geen sprake van vastgesteld beleid op basis waarvan de organisatie eenduidig kan beoordelen of, hoe en wanneer er tot inhuur mag worden overgegaan. Er zijn geen regels of richtlijnen vastgesteld hoe individuele besluiten tot inhuur worden vastgelegd. De praktische uitvoeringsafspraken waar de organisatie mee werkt, zijn niet vastgesteld als beleid en dus niet kenbaar voor de organisatie, de bestuurders en externen. De RKC concludeert op basis daarvan dat er niet voldaan wordt aan de rechtmatigheid in strikte zin. Aanbeveling 1 Leg de bestaande beelden, praktische uitvoeringsafspraken en ongeschreven regels over de vraag of, hoe en wanneer er tot inhuur mag worden overgegaan vast in beleidsregels. Informeer in het verlengde daarvan organisatie en bestuur hierover en borg de controle op de naleving. Met het aanpassen van de mandaatregeling en het opstellen van beleidsregels worden de kenbaarheid en transparantie vergroot. Reactie College Met uitzondering van de aanpassing van de mandaatregeling nemen wij de aanbeveling over. Met de control-procedures voor formatiebeheer én inhuur van externen wordt de (her)kenbaarheid, transparantie en toetsbaarheid vergroot. Doelmatigheid Naar het oordeel van de RKC is er geen sprake van richtlijnen dan wel vastgesteld beleid. De huidige praktijk wijkt nadrukkelijk af van het bestaande mandaatbesluit. Beslissingen tot inhuur worden niet consequent vastgelegd en gemotiveerd. Het vastleggen van de motivering waarom wordt overgegaan tot inhuur is belangrijk, niet alleen vanwege de kenbaarheid, maar ook omdat dat een goede evaluatie mogelijk maakt. De conclusie van de RKC op basis van het bovenstaande is dat de inhuur van externen niet doelmatig is. Aanbeveling 2 Leg beslissingen tot inhuur van derden voortaan expliciet vast en stel hierover regels vast. Op die manier zijn de afwegingen die aan individuele beslissingen ten grondslag liggen kenbaar, worden beslissingen transparant en kunnen controle en evaluatie op een goede wijze plaatsvinden. Reactie College Wij herkennen ons niet in de conclusie dat het proces rondom inhuur van derden ondoelmatig verloopt. Wij zijn juist van mening dat de voorbereiding en uitvoering van de beslissing om in te huren efficiënt en snel verloopt. Er zijn bovendien richtlijnen, enkel niet als beleidsregels vastgelegd. De aanbeveling over het vastleggen en motiveren van besluiten nemen wij over, zo blijkt uit de nieuwe werkwijze. De control-procedures zien wij nadrukkelijk als spelregels. 13

14 Doeltreffendheid De met de inhuur beoogde effecten zijn helder, er wordt zoveel mogelijk resultaatgericht gewerkt, er worden afspraken gemaakt over periodieke beoordeling en er vindt een evaluatie plaats van het eindniveau. In dat opzicht is de inhuur van externen doeltreffend. De RKC constateert dat er geen sprake is van een aantoonbare relatie tussen externe inhuur en het interne personeelsbeleid. In dit opzicht ontbreekt een integraal beleid waarin deze relatie is uitgewerkt. Bij opdrachtverlening is er geen nadrukkelijke aandacht voor kennisoverdracht aan de vaste organisatie door de externe partij. Juist waar het gaat om inhuur kan de organisatie (extra) vruchten plukken van inhuur. Het ontbreken van aandacht voor kennisoverdracht heeft het risico van een beperkte doeltreffendheid omdat kennisachterstand kan ontstaan. Aanbeveling 3 Maak kennisoverdracht een van de vaste pijlers van het inhuurbeleid! Op die manier plukt de organisatie de (extra) vruchten van inhuur en wordt het risico van kennisachterstand voorkomen. Reactie College: Wij herkennen ons niet in de stelling dat er geen aantoonbare relatie is tussen externe inhuur en ons HRM beleid. In de kadernota HRM hebben wij al aangegeven dat specifieke deskundigheid wordt ingehuurd, die wij als gemeente niet in huis kunnen of willen hebben. Bij de overwegingen die ten grondslag liggen aan de inhuur van derden, is dit nu verder uitgeschreven. Dit geldt ook voor het punt over kennisoverdracht. Informatie Volgens de RKC wordt de raad niet geïnformeerd over de inhuur van externen en uit de algemene rapportages is de juiste informatie niet te destilleren. Dat betekent dat de raad niet in staat wordt gesteld om hiervoor tijdig kaders te stellen en haar controlerende taak uit te voeren. Aanbeveling 4 Maak het rapporteren over de inhuur van externen een vast onderdeel van de jaarrekening, de voorjaarsnota en de najaarsnota. Ontsluit de betreffende financiële informatie op een inzichtelijke manier. Blijf op vaste basis rapporteren over de inhuur van specialisten en ontwikkel hiervoor een eigen norm. Reactie College. De raad wordt wél geïnformeerd over inhuur, maar op hoofdlijnen, financieel en om welke reden(en)inhuur noodzakelijk was. Het is de vraag of het geven van nadere informatie de controlerende taak van de raad versterkt. Uiteraard is de informatie beschikbaar. In de jaarrekening wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering verslag gedaan van zgn kerngegevens. Wellicht kan de auditcommissie een rol krijgen (of nemen) daar waar het gaat om het uitwisselen van meer inhoudelijke HRM informatie. 14