registratienummer openbaar commissievergadering(en) raadsvergadering d.d. ondernemingsraad

Transcriptie

1 COLLEGE ADVIES gemeente TEYLINGEN onderwerp Visie op externe inliuur registratienummer openbaar Ja afdeling Advies & Ondersteuning / Personeel & Organisatie portefeuillehouder L. van der Zon behandeld door Jos van der Klugt paraaf afdelingshoofd paraaf paraaf portefeuillehouder gemeentesecretaris andere betrokken 1- e>vi,j afdelingen betrokken portefeuillehouder(s) te behandelen in collegevergadering d.d. commissievergadering(en) raadsvergadering d.d. voorlichting Ja ondernemingsraad Ja conceptbesluit Akl<oord gaan met de inlioud van het bijgevoegde visiedocument externe inhuur en deze ter kennis brengen van de raad. Ingekomen stuk nr. ^ ^ Raadsvergadering d.d.: l ^ A Q Besluit: v.k.a. besluit college I - 2c> f / voor pre-advles naar cöllege ovei4 : e griffier van de gemeente Teylingen,

2 TOELICHTING datum onderwerp Visie op externe inhuur Inleiding De Rel<enl<amercomnnissie heeft in 2010 onderzoel< gedaan naar de inhuur van externen. In haar rapport van november 2010 beveelt de commissie o.a. aan een visie op externe inhuur vast te stellen. Bij de behandeling van het rapport in de raadsvergadering van 3 februari 2011 heeft het college toegezegd een visiedocument op te stellen over de Inzet van externen in relatie tot het HRM-beleld van de gemeente Teylingen. Toegezegd Is om dit document voor het eind van dit jaar te agenderen. Beoogd resultaat Een visie op externe inhuur. Argumenten De visie op externe Inliuur fielpt de gemeente om helder te krijgen wat de uitgangspunten van de gemeente zijn, zodat In een later stadium gecontroleerd kan worden of zij op koers ligt. Als bijlage treft u een concept aan van het aan de raad toegezegde visiedocument. Hieronder volgt een toelichting op dit document, waarbij wordt ingegaan op de belangrijkste punten. In paragraaf 2 is aangegeven, welke definitie van inhuur wordt gehanteerd. Daarbij gaat het om inhuur van externe medewerkers/adviseurs voor reguliere werkzaamheden of voor advieswerk. Schoiingsactiviteiten vallen daar dus niet onder. Daarmee is het echter geen zwart-wit verhaal geworden. Er zullen zich altijd situaties voordoen, die voor verschillende uitleg vatbaar zijn. De visie op inhuur komt in paragraaf 3 aan bod. Hoe zien wij inhuur in relatie tot de ambities van onze organisatie, wat draagt het bij en wanneer wordt externe inhuur ingezet. Teyiingen kiest voor een nieuwe koers, waarbij een slanke en slagvaardige organisatie hoort. Vrij vertaald wordt ook wel gesproken over een vaste kern met een flexibele schil. In paragraaf 4 en 5 wordt aangegeven, wat wij hieronder verstaan. Paragraaf 6 is belangrijk, omdat daar staat omschreven, welke rolverdeling tussen raad, college en management het beste pas bij de nieuwe koers van Teylingen. Het management zal daarbij een zekere handelingsvrijheid nodig hebben en zelf willen bepalen, hoe de activiteit wordt uitgevoerd. De door raad en college gegeven budgettaire kaders moeten hierbij voldoende zijn, uiteraard naast de gebruikelijke eisen van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. In dit hoofdstuk wordt nog in het bijzonder aandacht besteed aan onze verantwoordelijkheid als werkgever en wat wij verwachten van de externen, die wij inhuren. In paragraaf 7 wordt de relatie met het onderwerp 'personeelsplanning' uit het HRI^ beleidsprogramma gelegd. Paragraaf 8 gaat tenslotte in op de informatie, die beschikbaar is voor de raad. Het uitgangspunt hierbij is maximale transparantie. Kanttekeningen Monitoring van de activiteiten op het gebied van inhuur helpt bij het op koers blijven. Voorgesteld wordt dat vooral op hoofdlijnen te blijven doen en het management het vertrouwen te geven binnen de gestelde kaders de geplande activiteiten te realiseren. Door zo nu en dan te laten zien op welke wijze het management en uw college hiermee aan de slag is gegaan, blijft ook de raad aangehaakt. Financiële consequenties N.v.t. Evaluatie en eindverantwoording N.v.t. Aanpak/ uitvoering Een concept van het visiedocument is eerst ter advisering voorgelegd aan het managementteam en de ondernemingsraad. Daarna Is het besproken met de

3 portefeuillehouder financiën en de portefeuillehouder P&O. Na vaststelling door uw college, wordt het visiedocument ter kennis gebracht aan de raad. Voor de planning betekent dat het volgende: Uiterlijk 1 november: Collegebesluit 30 november: Raadscommissie BFT 15 december: Raad Eindadvies Ik stel u voor akkoord te gaan met de inhoud van het bijgevoegde visiedocument externe inhuur en deze ter kennis te brengen van de raad.

4 Visiedocument externe inhuur (Teylingen, oktober 2011)

5 1. Aanleiding De Rekenkamercommissie heeft in 2010 onderzoek gedaan naar de inhuur van externen. In haar rapport van november 2010 beveelt de commissie o.a. aan een visie op de externe inhuur vast te stellen. Bij de behandeling van het rapport in de raadsvergadering van 3 februari 2011 heeft het college toegezegd een visiedocument op te stellen over de inzet van externen in relatie tot het HRM-beleid van de gemeente Teylingen. Toegezegd is om dit document voor het eind van dit jaar te agenderen. 2. Definitie van inhuur Voor de definitie van inhuur wordt de terminologie uit het onderzoeksrapport van de Rekenkamercommissie gevolgd. Hierin wordt de inhuur onderscheiden in: - Inhuur voor reguliere werl<processen. Dit is externe inhuur voor een tijdelijke invulling van een reguliere functie. Het gaat hier om de inhuur van interim-personeel en uitzendkrachten, waarvan de werkzaamheden zijn gericht op de continuering van de lopende werkprocessen. - Inhuur van externe adviseurs. Dit ontstaat op het moment, dat externe functionarissen worden ingehuurd, die tijdelijk belast zijn met het geven van beleidsof organisatieadviezen. 3. Onze visie op inhuur We zijn een moderne gemeente, midden in de maatschappij. Onze energie richten wij op de volgende gebieden: 1. een ideale en onderscheidende woongemeente; 2. drie heel eigen dorpen; 3. een toekomstgerichte, duurzame voorbeeldgemeente; 4. een gemeente dicht bij de inwoners en 5. een samenwerkende gemeente. Dat proberen we bovendien te verwezenlijken in een maatschappij, waar ontwikkelingen elkaar steeds sneller opvolgen. Ambities en omgevingsdynamiek doen een beroep op het aanpassingsvermogen en de flexibiliteit van onze organisatie. De inzet van externen draagt bij aan die flexibiliteit. Daar waar we het hebben over activiteiten waar specifieke kennis voor nodig is, waar schaalvoordelen zijn, waar fluctuaties in de vraag zijn en waar vernieuwing en een blik van buiten nodig zijn, worden externen ingezet om efficiënt en effectief te kunnen opereren. 4. De nieuwe l<oers van Teylingen Voor heeft de gemeente Teylingen een nieuwe koers uitgezet, waarbij de sporen regisseren, participeren, samenwerken en duurzaamheid centraal staan. Samen gaan wij met deze thema's aan de slag. Medewerkers worden daarbij uitgedaagd kansen te benutten en zich verder te ontwikkelen. Door te kiezen voor de rol van regisseur, wordt onze organisatie tegelijkertijd kleiner. Ook door nog efficiënter te werken, verwachten we minder personeel nodig te hebben. Doelstelling is uiteindelijk een slanke en slagvaardige organisatie te hebben, met een vaste kern van medewerkers, aangevuld met een flexibele schil. Per onderwerp bekijken we steeds, hoe we het werk het beste kunnen organiseren. 1

6 5. De flexibele schil afgepeld Bij flexibiliteit gaat het om kwantiteit, competenties en inzetbaarheid van mensen. Een flexibele bemensing van de organisatie komt tot stand door een mix van eigen medewerkers en externen aanbieders van arbeid. Er zijn verschillende vormen: 1. Extern georganiseerde flexibiliteit en 2. Intern georganiseerde flexibiliteit. Ad 1. Extern georganiseerde flexibiiiteit De extern georganiseerde flexibiliteit wordt ook wel uitbesteden of outsourcen genoemd: een externe leverancier verricht hierbij de uitvoering van bepaalde taken. Dat kan in de vorm van: Payrolling; Detachering; Uitzenden; Externe flexpool of Uitbesteden. Ad 2. Intern georganiseerde fiexibiiiteit Naast het extern organiseren van flexibiliteit kan ook binnen de organisatie flexibiliteit met de bestaande bezetting gecreëerd worden. Het grote voordeel hiervan is continuïteit en het behoud van kennis binnen de organisatie. De algemene vormen van intern georganiseerde flexibiliteit zijn: Invulling met de huidige bezetting (gebruik maken van kwaliteiten van mensen in de organisatie); Interne flexpool; Creatief roosteren; Tijdelijk overwerk of Taakroulatie/projectmatig werken. De flexibele schil definiëren wij dan als: personeel van derden + tijdelijk personeel. Schematisch ziet het er als volgt uit: DIENSTVERBAND INHUUR VAN EXTERNEN UITBESTEDEN 1 Inhuur voor invulling formatie v/egens vacatures, Vast ambtelijk i Tijdeliik zwangerschap, ziekte e.d. Werken, diensten dienstverband ambtelijk : dienstverband Inhuur boven de formatie vanwege plekwerkzaamheden, seizoenspatronen en extra tijdelijke klussen en leveringen Incidentele inhuur van (schaarse) specialistkche kennis 1 \ Flexibele schil 6. Kaders externe inhuur Bij externe inhuur hanteren we strikte kaders. Deze kaders zijn gebaseerd op de rollen en verantwoordelijkheden van bestuur en management. De gemeenteraad geeft aan, welke maatschappelijke effecten hij wil bereiken. Het college geeft aan welke activiteiten het onderneemt om de maatschappelijke effecten te bereiken. Het is daarmee ook verantwoordelijk voor de realisatie van de geplande activiteiten. Het management van de ambtelijke organisatie geeft tenslotte aan, op welke wijze de activiteiten gerealiseerd kunnen worden. Dan hebben wij het over de bedrijfsvoering. 2

7 Normering versus handelingsvrijheid Strikte normering van externe inhuur staat op gespannen voet met het doel van externe inhuur: vergroten van de lenigheid en flexibiliteit van de organisatie, waardoor efficiënt kan worden ingespeeld op de wisselende vraag naar deskundigheid. Door strikte normering kan de realisatie van onze ambities en de slagkracht voor het inspelen op maatschappelijke vraagstukken en dienstverlening in gevaar komen. Daarom is het van belang dat het management een zekere vrijheid van handelen heeft bij externe inhuur. Hierbij zijn de volgende zaken van belang: > de handelingvrijheid van het management wordt begrensd door de budgettaire kaders zoals die in de begroting door de raad zijn vastgesteld. > de overwegingen van het management om te kiezen voor externe inhuur voldoen aan de eisen van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. > de directie wordt door middel van maandelijkse rapportages op de hoogte gehouden van de feitelijke en de nog te verwachten uitgaven op het gebied van lonen en externe inhuur. Het management legt de externe inhuur vast via een procesformulier en laat na afloop van de inhuur dit formulier met bijbehorende stukken (offertes, contract e.d.) archiveren. Daarnaast waakt de directie over de inzet en plaatsing van (door de krimp) boventallig geworden personeel. > uitgangspunt is dat in de eerste plaats personeel met een vast of tijdelijk dienstverband bij de gemeente wordt ingezet en vervolgens personeel op inhuurbasis. Daarnaast worden gemeentelijke netwerken benaderd en wordt geëxperimenteerd met het zgn. I^arktplaats concept, waarbij vacatures worden aangeboden voor iedereen die daarin is geïnteresseerd. Dat kunnen personen zijn op zoek naar ander werk, maar ook leveranciers die kandidaten aanbieden, ZZP'ers, etc. Gezien de toegenomen frictie in het personeelsbestand door bezuinigingen, dat kan leiden tot boventalligheid, zetten wij maximaal in op eigen personeel. Daarnaast zijn nog twee zaken van belang bij externe inhuur: O Goed werkgeverschap en O Professioneel opdrachtgeverschap. Goed werl<geverschap Voorop staat het zijn van een goede werkgever voor onze medewerkers, het vasthouden en borgen van waardevolle kennis en expertise binnen de eigen organisatie en het continu ontwikkelen van de eigen medewerkers. We willen onnodige inhuur voorkomen door een goed werkgever te zijn. We kijken daarom altijd eerst naar de mogelijkheden om het werk met onze eigen medewerkers te doen. En als toch gekozen wordt voor externe inhuur, dan zorgen we zoveel mogelijk voor overdracht van externe kennis naar eigen medewerkers. Professioneel opdrachtgeverschap Het opdrachtgeverschap begint met een professionele aanbesteding, resulterend in contracten met de partijen waarvan tijdelijk personeel wordt ingehuurd. Wij verlangen, dat deze partijen zich eveneens gedragen als goed werkgever voor het personeel dat zij beschikbaar stellen. Daarnaast stellen wij hoge eisen aan de externe collega's die we inhuren, zowel op het gebied van hun toegevoegde waarde als op het gebied van houding en gedrag. Werken voor en bij de gemeente Teylingen is meer dan het verwerven van een inkomen. Het vraagt om mensen die met ons de passie delen om te werken voor de publieke zaak en voor Teylingen. Die onze organisatiewaarden onderschrijven en zich conformeren aan de ethische en morele kaders die kenmerkend zijn voor het werken in de publieke sector. 3

8 7. HRM beleidsprograinma: personeelsplanning De komende jaren wordt personeelsplanning belangrijker. De vraag naar arbeid verandert, de digitalisering neemt toe en de arbeidskosten moeten nog beter bewaakt worden. Voor het management worden daartoe hulpmiddelen ontwikkeld, die aanknopingspunten bieden om keuzes en planningen te maken, gericht op de personeelsbehoefte (zowel kwalitatief als kwantitatief) in de komende jaren. Hierbij gaat het ook om de keuze tussen de inzet van eigen medewerkers of externen bij de uitvoering van de werkzaamheden. 8. Bestuurlijke informatie Bewust omgaan met externe inhuur betekent ook bestuurlijk verantwoording kunnen afleggen over de inzet van extern personeel. We blijven de raad dan ook langs verschillende wegen hierover informeren. Via de halfjaarlijkse rapportages ontvangt de raad op hoofdlijnen informatie over de feitelijke en de nog te verwachten uitgaven op het gebied van lonen en externe inhuur. We gaan deze informatie uitbreiden met voorbeelden over hoe we bewust inspelen op de wisselende vraag naar deskundigheid. Afgesproken is om bij grote projecten vooraf expliciet aan te geven, welk deel van het benodigde budget wordt gereserveerd voor externe inhuur. Tenslotte kan de raad altijd informatie opvragen over specifieke inhuur van externen. 4