INHUUR DERDEN REKENKAMERCOMMISSIE LEMSTERLAND

Transcriptie

1 INHUUR DERDEN REKENKAMERCOMMISSIE LEMSTERLAND DECEMBER 2008

2 Colofon Rekenkamercommissie Lemsterland De rekenkamercommissie van Lemsterland bestaat uit één raadslid en drie externe leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur op drie onderdelen: doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van beleid efficiënt verlopen? rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? Hiertoe voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van deze onderzoeken is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente als geheel en waar mogelijk het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst. Personele samenstelling: Drs.P.L. Polhuis, voorzitter H. de Jong, raadslid Lemsterland J.H. de Jong, secretaris De rekenkamercommissie vergadert veelal gelijktijdig met die van Heerenveen en Skarsterlân. Naast de hierboven genoemde externe leden hebben deze gemeenten de volgende leden benoemd: Drs. S. Homminga, raadslid Heerenveen Ir. Ing. J. de Vries, raadslid Heerenveen R. de Bruin, raadslid Skarsterlân Contact De secretaris werkt vanuit het gemeentehuis van de gemeente Lemsterland. Postbus AA Lemmer jane.dejong@lemsterland.nl 2 van 17

3 Inhoudsopgave Voorwoord van de voorzitter 4 1 Opzet van onderzoek 5 2 Volume 6 3 Resultaten rechtmatigheid, doelmatig en doeltreffendheid 7 4 Conclusies 11 5 Aanbevelingen 12 6 Bestuurlijke reactie 12 Bijlage I Literatuurlijst 13 Bijlage II Normenkader 14 Bijlage III Volume overzicht van 17

4 Voorwoord van de voorzitter De rekenkamercommissie van Lemsterland heeft onderzoek gedaan naar de tijdelijke inhuur van personeel door de gemeente in de jaren 2006 en Bij de keuze van dit onderwerp wordt dikwijls opgemerkt dat dit geen onderwerp voor een rekenkamer als adviesorgaan van de Raad - is; immers, zo gaat de redenering, het inhuren van tijdelijk personeel is in de gedualiseerde verhoudingen een (uitsluitende) competentie van het College. Wij delen deze opvatting niet. In de eerste plaats wijzen wij er op dat ook voor dit onderwerp de Raad zijn kaderstellende bevoegdheid kan aanwenden. Voorts zijn wij het volledig eens met een recent in Binnenlands Bestuur verschenen hoofdredactioneel commentaar 1 dat aan dit onderwerp is gewijd. Daarin wordt ondermeer aangegeven dat een overheidsorganisatie te allen tijde moet kunnen uitleggen welke belastinggelden, en waarom, aan (meestal dure) tijdelijke krachten worden uitgegeven. Ook wordt er op gewezen dat het ontbreken van een goed overzicht van tijdelijke werknemers structurele oplossingen voor personeelsgebrek in de weg kan staan. Het onderhavige onderzoek van de rekenkamercommissie heeft een tweeledige functie. In de eerste plaats geeft het een overzicht van de inhuur van externe krachten in de jaren 2006 en Daarnaast wordt het beleid en de wijze van werken op het punt van het inhuren van extern personeel doorgelicht vanuit de gezichtspunten rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. De overall conclusie kan zijn dat op dit thema de gemeente Lemsterland een rustig beeld laat zien. Dit onderzoek is uitgevoerd door Conquaestor, in de persoon van drs. C. Reijmer. Voor de inhoud van het rapport is de rekenkamercommissie volledig verantwoordelijk. Tot 1 december 2008 hebben de externe leden mevrouw mr. A.E.. Schiphuis-Piël en de heer K.P. Groenveld deel uitgemaakt van de rekenkamercommissie, waardoor zij het grootste gedeelte van het onderzoek hebben meegemaakt. Aan de vacaturevervulling wordt momenteel gewerkt. Graag willen wij de medewerkers die meegewerkt hebben aan dit onderzoek hartelijk dankzeggen. Wij hebben die medewerking als plezierig ervaren. Namens de Rekenkamercommissie Lemsterland P.L. Polhuis Voorzitter 1 R. Edens, Tijdelijk, en wel hierom, hoofdredactioneel commentaar in Binnenlands Bestuur, nummer , 28 november 2008, p. 2 4 van 17

5 1 Opzet van onderzoek Centrale vraagstelling De centrale vraagstelling voor dit onderzoek is door de rekenkamercommissie als volgt geformuleerd (Onderzoeksopzet Inhuur Derden, rekenkamercommissie, Juni 2008). Is het beleid van de gemeente Lemsterland met betrekking tot de inhuur van derden in de jaren 2006 en 2007 rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitgevoerd? Vanuit de centrale vraagstelling zijn door de rekenkamercommissie de volgende onderzoeksvragen met betrekking tot beleid afgeleid: a. Is er een beleidskader voor de inhuur van derden? b. Welke rollen onderscheidt dit kader voor gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie? c. Wordt de inhuur van derden in de praktijk uitgevoerd conform het beleidskader? d. Op welke wijze wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de uitvoering? De onderzoeksvragen met betrekking tot uitvoering zijn: e. Is het beleid rechtmatig uitgevoerd? o In relatie tot de aanbestedingsregels van de gemeente; o In relatie tot het gestelde beleidskader. f. Is het beleid doelmatig uitgevoerd? o Heeft de gemeente inzicht in het volume van inhuur van derden? o Op welke wijze monitort de gemeente de ontwikkeling van het volume? o Wat is de omvang van het volume in de jaren 2006 en 2007? i. Volgens opgave van de gemeente; ii. Volgens validatie van deze opgave door onderzoeker. g. Is het beleid doeltreffend uitgevoerd? a. Wat zijn de ervaringen van de belangrijkste ambtelijke sleutelfiguren? b. Welke doelen worden beoogd met de inhuur van derden? c. Zijn de doelen gerealiseerd? Aanpak onderzoek Als eerste is het normenkader geformuleerd (zie bijlage 2). Dit normenkader dient voor de toetsing van de centrale vraagstelling van het onderzoek. Daarna heeft de dataverzameling voor dit onderzoek op twee manieren plaatsgevonden: A. Dossieronderzoek In het kader van het onderzoek zijn de meest relevante documenten gericht op het beantwoorden van de onderzoeksvragen bestudeerd (zie literatuurlijst, bijlage 1). B. Interviews Naast dossieronderzoek is door middel van interviews bezien hoe de praktijk van het inhuur van derden in de gemeente Lemsterland daadwerkelijk verloopt en welke actoren hierbij betrokken zijn geweest. Hiervoor zijn interviews met betrokken ambtenaren gehouden. Het opgestelde normenkader heeft als leidraad gediend voor de inhoud van de te voeren gesprekken. 5 van 17

6 De onderzoeker heeft de opgave van de respondenten met betrekking tot het volume van de inhuur in 2006 en 2007 gevalideerd. Reikwijdte en scope van het onderzoek Het onderzoek heeft zich gericht op de inhuur van derden door de gemeente Lemsterland in 2006 en Buiten de scope van het onderzoek valt: De inhuur van derden via samenwerkingsverbanden, zoals ISZF; De inhuur van diensten, zoals Empatec; De inzet van stagiaires. Twee typen inhuur derden In het onderliggend rapport wordt onderscheid gemaakt tussen vaste inhuur en incidentele inhuur van derden. Onder de vaste inhuur wordt in dit rapport de inhuur van medewerkers voor het seizoenswerk 2 en het zwembad 3 verstaan. De overige inhuur wordt incidentele inhuur van derden genoemd. Reden van deze splitsing is om te voorkomen dat ongenuanceerde beeldvorming ontstaat. 2 Volume De meeste inhuur van derden bij de gemeente Lemsterland kan worden getypeerd als vaste inhuur. Het betreft namelijk inhuur van derden die al enkele jaren plaatsvindt voor duidelijk vooraf bekende taken en werkzaamheden. Deze medewerkers worden ingehuurd via P-Flex door middel van een zogenaamde Pay-rolconstructie 4. Daarnaast onderscheiden wij de zogenaamde incidentele inhuur van derden. Dat betreft de inhuur van derden voor niet voorzienbare personele problemen en voor tijdelijke deskundigheid die in de ambtelijke organisatie niet aanwezig is % 36% 64% 84% % inhuur incidenteel % inhuur vast Figuur 2.1: verhouding van vaste versus incidentele inhuur in 2006 en 2007 In bovenstaand figuur (2.1) is de verhouding vaste inhuur incidentele inhuur in 2006 en 2007 weergegeven. 2 Seizoenswerk: voor de bediening van sluizen, bruggen, camping, haven, toilet Schoolstraat en plantsoenen. 3 Zwembad: gezien het privatiseringstraject worden geen medewerkers meer in vaste dienst aangenomen. 4 Pay-rolconstructie: P-Flex neemt de mensen in dienst en wordt hiermee in formeel-juridische zin werkgever en verzorgt de salarisadministratie van deze mensen. 6 van 17

7 Loonkosten De loonkosten van de inhuur van derden staan in onderstaande tabel weergeven. Door de loonkosten van de inhuur af te zetten tegen de totale som van loonkosten wordt inzicht verkregen in de omvang van het volume van de inhuur in 2006 en Loonkosten tijdelijk personeel , ,90 Loonkosten inhuur vast , ,20 Loonkosten inhuur incidenteel , ,70 Loonkosten vast personeel , ,79 Totale loonkosten , ,69 % totale inhuur / totale loonkosten 13 % 11 % % inhuur vast / totale loonkosten 8% 9% % inhuur incidenteel / totale loonkosten 5 % 2 % Tabel 2.2: loonkosten 2006 en Specificatie 2006 Het grootste gedeelte van de inhuur is de vaste inhuur van medewerkers voor het seizoenswerk en het zwembad. Daarnaast heeft er inhuur plaatsgevonden voor: Tijdelijk opvulling vacature senior medewerker burgerzaken; Oproepkrachten receptie/telefooncentrale; Medewerker in tijdelijke dienst op de afdeling belastingen; Ondersteuning jaarrekening en begroting i.v.m. vacature afdeling Financiën; Implementatie rechtmatigheid; Vervanging tijdens zwangerschapsverlof; Het opstellen van het gemeentelijk rampenplan; Oproepkracht schoonmaak gemeentekantoor; Tijdelijk inhuur van de brandweercommandant van de gemeente Harlingen. Specificatie 2007 Vergelijkbaar met 2006 is het grootste gedeelte van de ingehuurde medewerkers, medewerkers voor het seizoenswerk en voor het zwembad. Op de afdeling Milieu is een medewerker van het bureau Oranjewoud werkzaam geweest. De sector Inwoners en Middelen heeft in 2007 een taxateur, een invalkracht telefonie en een medewerker voor het GBA ingehuurd. Ook de Griffie heeft een medewerker ingehuurd. 3 Resultaten rechtmatigheid, doelmatig en doeltreffendheid Rechtmatigheid Uit het rekenkameronderzoek is gebleken dat de gemeente Lemsterland geen door de Raad vastgesteld beleidskader heeft met betrekking tot de (incidentele) inhuur van derden. Wel stelt de Raad via de jaarplannen en begroting de posten voor de vaste inhuur van derden, al dan niet impliciet, vast. De Raad heeft wel in 2004 het aanbestedingbeleid vastgesteld. Dit aanbestedingsbeleid kan ook aangemerkt worden als een door de Raad vastgesteld beleidskader voor de inhuur van derden. 5 De stijging van vaste inhuur in 2007 t.o.v wordt veroorzaakt door de stijging van lonen, toename inhuur van mensen in het zwembad( afname van de vaste krachten) en hogere kosten voor de bediening van bruggen. (bron respondenten) 7 van 17

8 Bedacht moet echter worden dat dit beleid sterk is georiënteerd op werken en veel minder op diensten, zoals de inhuur van derden. Aanbestedingsregelingen bij leveringen en diensten (bron: hfst 5 aanbestedingsbeleid) De hoofdregel van het aanbestedingsbeleid is om zoveel mogelijk marktwerking mogelijk te maken. Hiertoe worden de volgende grensbedragen, per aanbestedingsvorm, vastgesteld: 1. Boven Europese drempelbedragen (ca ,00): aanbesteden conform de Europese regelgeving; 2. Tussen de ,00 en het Europese drempelbedrag: onderhands meervoudig aanbesteden; 3. Beneden de ,00: enkelvoudig uitnodigen. Bedragen zijn excl. BTW Aanbestedingsbeleid Bij de incidentele inhuur van derden in 2006 en 2007 gaat het om bedragen onder de ,00 die enkelvoudig aanbesteed kunnen worden. De inhuur van de taxateur (bureau Taxon) is in 2006 meervoudig onderhands aanbesteed. Het contract heeft een looptijd tot en met Ook de inhuur van de financiële ondersteuning in 2006 bij het opstellen van het jaarrekening is meervoudig onderhands aanbesteed. De inhuur van de brandweercommandant in 2006 ( ,65) is niet meervoudig aanbesteed. De gemeentesecretaris geeft aan dat de reden hiervoor gelegen is in het specifieke karakter van de functie. De inhuur is via de regiocommandant geregeld. De raad heeft hiervoor de middelen beschikbaar gesteld. De wijze van aanstelling is achteraf aan de raad meegedeeld bij de budgetrapportage. Informeel beleidskader Uit de interviews is gebleken dat het MT voor zichzelf een informeel beleidskader hanteert. De uitgangspunten van dit informele beleidskader staan in onderstaand kader weergegeven. Informeel beleid gemeente Lemsterland betreffende inhuur van derden: De gemeente Lemsterland is terughoudend bij het inhuren van externen. In principe vindt in de gemeente geen inhuur van derden plaats behalve de inhuur voor het toeristische seizoen (o.a. sluizen, havens en bruggen). Uitzonderingsgevallen: als de dienstverlening aan de burger in gevaar komt; de wettelijke taken niet meer uitgevoerd kunnen worden; expertise noodzakelijk is die niet beschikbaar is binnen de ambtelijke organisatie. De procedure die het MT volgt bij het incidenteel inhuren van derden is globaal te verdelen in 4 stappen: 1. De betreffende directeur kijkt of de werkzaamheden door andere ambtenaren opgepakt kunnen worden al dan niet door een prioritering van werkzaamheden; 2. Als dat niet kan dan wordt in overleg met de gemeentesecretaris gekeken naar de noodzaak van inhuur; 3. Als de directeur besluit tot inhuur over te gaan, wordt de OR geïnformeerd en wordt gekeken of de inhuur past binnen de begroting en de financiële mandaatregeling; 4. Het college van B&W wordt alleen vooraf door het MT geïnformeerd als de inhuur buiten het financiële mandaat valt van de directie. Het college zal dan een besluit nemen; 5. Indien een wijziging van de begroting noodzakelijk is dan wordt dit voorgelegd aan het college van B&W en de Raad. 8 van 17

9 Dit informele beleid is niet toetsbaar aangezien de (bilaterale) overleggen en afspraken niet zijn vastgelegd. Informatie naar de Raad Elk jaar stelt de Raad via de programmabegroting, het jaarverslag en de jaarrekening het beleid inclusief de posten voor de vaste inhuur van derden vast. De begrotingen van de samenwerkingsverbanden, inclusief de projecten, worden apart besproken in de Raad. Het sociaal jaarverslag met daarin een aparte paragraaf over de inhuur van derden wordt ter informatie naar de Raad gestuurd. Als kosten afwijken van het budget wordt het opgenomen in de voor- en najaarsnota s, die in de Raad worden vastgesteld. Bij Tramdijk Oost 6 is dor de raad op 30 januari 2006 een krediet beschikbaar gesteld ondermeer voor de inhuur van een externe projectleider. Het sociaal jaarverslag van 2007 is explicieter over de inhuur van derden dan het sociaal jaarverslag Echter informatie over de aard en omvang in kosten ontbreekt. Alleen de aantallen medewerkers per extern bureau en het totaal bedrag aan inhuur zijn benoemd in het verslag van Doelmatigheid De omvang van het volume is in paragraaf 2 besproken. In deze paragraaf zal voornamelijk de monitoring van het volume van de incidentele inhuur centraal staan. Monitoring volume Zoals bij rechtmatigheid al is besproken neemt de sectordirecteur in afstemming met de gemeentesecretaris een besluit tot inhuur. De ambtelijke organisatie heeft inzicht in het volume van de incidentele inhuur van derden, het college van B&W wordt alleen vooraf door het MT geïnformeerd als de inhuur buiten het financiële mandaat valt van de directie. Het college zal dan een besluit nemen. De Raad heeft bij het verschijnen van het sociaal jaarverslag volledig inzicht in de incidentele inhuur De motivering tot inhuur wordt niet schriftelijk vastgelegd. Wel wordt de OR,via de reguliere overleggen met de gemeentesecretaris op de hoogte gesteld. Volgens de gemeentesecretaris en de sectordirecteuren is de ambtelijke organisatie van zodanige omvang dat de afstemming over deze zaken snel verloopt en is het niet nodig de motivering schriftelijk vast te leggen. Prijs-kwaliteit De prijs-kwaliteitverhouding van de externe is de verantwoordelijkheid van de betreffende sectordirecteur. De directeuren vragen meerdere offertes op bij inhuur van een externe medewerker. Bij de medewerkers, die via P-Flex worden ingehuurd, bepaalt de gemeente Lemsterland de inschaling 7. De keuze voor één van de offertes wordt mondeling gecommuniceerd met de aanbieders. De motivatie van de keuze wordt niet vastgelegd. Budgetbeheersing Om reden van budgetbeheersing vindt op basis van een factuur (of facturen) afrekening plaats, waarbij de eindafrekening niet hoger is dan het bedrag dat bij de opdrachtverstrekking overeen gekomen is. De directeuren (opdrachtgevers) worden door hun clustercoördinatoren op de hoogte gehouden over zowel de kwaliteit als de kosten van de externe. 6 Tramdijk oost: Ontwikkeling van een nieuwe woonwijk in de gemeente Lemsterland. 7 De gemeente kan de hoogte van de lonen bepalen omdat de inhuur via P-Flex een zogenaamde Pay-rol constructie is. 9 van 17

10 Evaluatie van de doelmatigheid van de inhuur Het MT van de gemeente Lemsterland evalueert zowel het vaste als het incidentele inhuur beleid niet periodiek. Terugkoppeling over de resultaten en de daarvoor ingezette middelen vindt niet structureel plaats. Wel vindt er regelmatig afstemming plaats met de OR; de incidentele inhuur van derden is een vast onderdeel van de agenda van de Overlegvergadering. Doeltreffendheid De doelen die beoogd worden met de inhuur van derden zijn als volgt te categoriseren: Seizoenswerk (bruggen, sluizen, havens, etc); Zwembad; Ondersteuning (telefoon, balie, schoonmaakwerk, etc); Specifieke deskundigheid. Inhuur van derden is noodzakelijk volgens de respondenten, omdat de gemeente Lemsterland enerzijds niet de capaciteit en anderzijds niet alle (technische) kennis/deskundigheid in huis heeft. In figuur 3.1 is de inhuur van derden door de gemeente Lemsterland weergegeven per categorie. Duizenden Seizoenswerk Zwembad Ondersteuning Specifieke deskundigheid Vaste inhuur Incidentele inhuur Figuur 3.1: inhuur derden 2006 en 2007 per categorie Ervaringen ambtelijke sleutelfiguren De betrokkenheid van zowel de drie directeuren als de gemeentesecretaris is bij het proces van inhuur van derden groot. Dit blijkt ondermeer uit het feit dat op MT niveau de besluitvorming met betrekking tot wel/niet inhuren plaatsvindt. De OR wordt goed via de reguliere overleggen met de gemeentesecretaris geïnformeerd over de inhuur van derden. Opdrachtformulering en -verstrekking Voor inhuur van (ambtelijke) ondersteuning en externe expertise wordt vooraf een functieprofiel gemaakt. De normen voor inhuur expertise zijn vakbekwaamheid, ervaring en prijs. De gemeente heeft echter geen format voor een opdracht. Wel worden afspraken gemaakt tussen opdrachtgever en externe over de doelen, resultaten en tijdsinzet. Deze afspraken staan meestal beschreven in de opdrachtbevestiging. Evaluatie van de doeltreffendheid van de inhuur De inhuur van derden volgt de stappen plan en do van de Deming-cirkel (zie figuur 3.2). De laatste twee stappen check en act worden niet of onbewust gedaan. Ook op MT niveau wordt het inhuurbeleid 10 van 17

11 niet geëvalueerd. In het sociaal jaarverslag zijn wel de volumes weergegeven, maar vindt geen analyse plaats van de effecten hiervan op de eigen organisatie. Act Plan Check Do Figuur 3.2: Deming-cirkel 4 Conclusies Aan de hand van de onderzoeksvragen zoals die zijn geformuleerd in paragraaf 1 geven wij onze conclusies over de inhuur van derden in de gemeente Lemsterland. Conclusies inzake beleid De gemeente Lemsterland heeft geen door de Raad vastgesteld specifiek beleidskader inhuur van derden. Wel stelt de Raad via de begroting en jaarplannen (impliciet) posten vast voor inhuur van derden. Voorts kan het door de Raad vastgestelde aanbestedingsbeleid gezien worden als een kader voor de inhuur van derden, zij het dat dit beleid meer is toegesneden op werken dan op diensten zoals de inhuur van derden; Het MT heeft een gedragswijze (informeel beleid) ontwikkeld voor het inhuren van derden; Door het ontbreken van een specifiek beleidskader kan geen uitspraak worden gedaan over de verschillende rollen van de Raad, B&W en de ambtelijke organisatie inzake inhuur van derden; De inhuur van derden wordt uitgevoerd volgens het informele beleidskader van het MT. Dit informele beleid is niet toetsbaar aangezien overleggen en afspraken niet zijn vastgelegd; De Raad wordt voornamelijk via de reguliere lijnen (programmabegroting, jaarverslag, sociaal jaarverslag en jaarrekening) geïnformeerd. Conclusies inzake uitvoering Rechtmatigheid Op basis van de verkregen gegevens kan worden geconcludeerd dat de inhuur van derden in de gemeente Lemsterland rechtmatig in relatie tot zowel het aanbestedingsbeleid als het informele beleidskader plaats vindt. Een begrijpelijke uitzondering is de inhuur van de brandweercommandant in 2006 van de gemeente Harlingen. Doelmatigheid In 2006 is voor ,00 en in 2007 voor ,00 aan externen ingehuurd. De verhouding vaste versus incidentele inhuur was in %-36% en in %-16%; Het grootste deel van kosten voor inhuur is besteed aan de zogenaamde vaste inhuur, te weten seizoenskrachten en personeel voor het zwembad; De gemeente Lemsterland is terughoudend met de incidentele inhuur van derden; in % en % van de totale bruto loonkosten; 11 van 17

12 Evaluatie van de ervaringen met ingehuurd personeel vindt per case plaats. De ambtelijke organisatie heeft inzicht in het volume van de incidentele inhuur van derden, het college van B&W wordt alleen vooraf door het MT geïnformeerd als de inhuur buiten het financiële mandaat valt van de directie. Het college zal dan een besluit nemen. De Raad heeft bij het verschijnen van het sociaal jaarverslag volledig inzicht in de incidentele inhuur. Doeltreffendheid De betrokkenheid van zowel de directeuren als de gemeentesecretaris bij het proces van inhuur is groot; de OR wordt goed (regelmatig en tijdig) geïnformeerd over de inhuur van derden; De normen voor inhuur van expertise zijn vakbekwaamheid, ervaring en prijs; De doelen van de inhuur van derden zijn in vier categorieën te onderscheiden: seizoenswerk, zwembad, (ambtelijke) ondersteuning en specialistische kennis; Inhuur van derden is noodzakelijk, omdat de gemeente Lemsterland enerzijds niet de capaciteit en anderzijds niet alle (technische) kennis/deskundigheid in huis heeft; Twee stappen van de Deming-cirkel (check en act) worden niet doorlopen; Door het ontbreken van evaluatieverslagen van de inhuurzaken is geen uitspraak mogelijk over het behalen van de doelen van de incidentele inhuur van derden. 5 Aanbevelingen Het is primair aan de sectordirecteuren om te beoordelen of men een gevraagde prestatie levert met eigen personeel dan wel met personeel van derden. Uit ons onderzoek is naar voren gekomen, dat het totaalbedrag dat besteed wordt aan de inhuur van externen exclusief het seizoenswerk en zwembadmedewerkers absoluut en relatief gering is (5 respectievelijk 2% van de bruto totale loonkosten). Dat geeft een rustig beeld. 1. Aanbestedingsbeleid. Pas het aanbestedingsbeleid zodanig aan dat ook voor de inhuur van derden een kader wordt gesteld. 2. Protocol voor de inhuur derden Vraag het college om het huidige informele beleidskader van de directie te formaliseren en u daar over te informeren. 3. Heldere informatie aan de Raad Vraag het college om in het (sociaal) jaarverslag te rapporteren over aard en omvang van inhuur van derden alsmede het gevoerde beleid op dit gebied. 6 Bestuurlijke reactie Het college van burgemeester en wethouders heeft aangegeven dat ze geen bestuurlijke reactie op dit rapport hebben. 12 van 17

13 Bijlage I Literatuurlijst Gemeente Lemsterland, jaarrekening 2007 Gemeente Lemsterland, jaarrekening 2006 Gemeente Lemsterland, jaarverslag 2007 Gemeente Lemsterland, jaarverslag 2006 Gemeente Lemsterland, kredietoverzicht 2007 Gemeente Lemsterland, overzicht detail projectkosten, 2006 o Projectcode , activiteitscode 4050 (Empatec, Joodse begraafplaats) o Projectcode , activiteitscode 4016 (Empatec, Binnenjachthaven) o Projectcode , activiteitscode 4480 (Empatec, Algemene begraafplaatsen, bijdrage werkvoorziening, plantsoenen) Gemeente Lemsterland, programmabegroting Gemeente Lemsterland, programmabegroting Gemeente Lemsterland, rapportage: Werkelijke gegevens, 2007 o 30100U Personeel van der den o 34397U.01 Overige uitbestede werkzaamheden o 30110U.01 Personeel van Empatec Gemeente Lemsterland, sociaal jaarverslag 2007 Gemeente Lemsterland, sociaal jaarverslag ISZF: Digitale Bestemmingsplannen, 2008 Rekenkamercommissie Lemsterland, onderzoeksopzet Inhuur derden, juni van 17

14 Bijlage II Normenkader Versie 4 augustus 2008 Onderzoeksvraag Is het beleid van de gemeente Lemsterland met betrekking tot de inhuur van derden in de jaren 2006 en 2007 rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitgevoerd? Beleid Onderzoeksvragen met betrekking tot beleid (brede opvatting beleid) 1. Is er een beleidskader voor de inhuur van derden? 2. Welke rollen onderscheidt dit kader voor Gemeenteraad, College en ambtelijke organisatie? 3. Wordt de inhuur van derden in de praktijk uitgevoerd conform het kader? 4. Op welke wijze wordt de Gemeenteraad geïnformeerd over de uitvoering? Uitvoering Onderzoeksvragen met betrekking tot uitvoering 5. Is het beleid rechtmatig uitgevoerd? a. In relatie tot de aanbestedingsregels van de gemeente? b. In relatie tot het vastgestelde en informele beleidskader? Normen Rechtmatigheid Ja / Nee Toelichting 5.1 Het inhuren van derden gaat volgens het door de Raad vastgestelde beleidskader; 5.2 Het informele inhuurbeleid is vastgesteld in het MT en/of college; 5.3 Het inhuren van derden gaat volgens het vastgestelde aanbestedingsbeleid van de gemeente Lemsterland; 5.4 De Raad wordt geïnformeerd over de uitvoering en afwijkingen van het beleidskaders; 5.5 De inhuur heeft plaatsgevonden binnen de financiële mandaatregeling van de gemeente Lemsterland. 14 van 17

15 6. Is het beleid doelmatig uitgevoerd? a. Heeft de gemeente inzicht in het volume van inhuur van derden? b. Op welke wijze monitort de gemeente de ontwikkeling van dit volume (micro en macroniveau)? c. Wat is de omvang van het volume in de jaren 2006 en 2007? I. Volgens opgave van de gemeente II. Volgens validatie van deze opgave door ConQuaestor Normen Doelmatigheid Ja / Nee Toelichting 6.1 In de gevallen dat een beslissing voor uitbesteding en een keuze voor een extern bureau wordt voorgelegd, wordt de motivering voor uitbesteding expliciet (liefst schriftelijk) gegeven; 6.2 Bij de keuze van inhuur van een derde wordt expliciet (liefst schriftelijk) aandacht besteed aan de prijs-kwaliteitverhouding; 6.3 Ook als het bedrag onder de meervoudig aanbestedingsnorm zit worden er meerdere offertes opgevraagd; 6.4 De budgethouder legt de gemotiveerde keuze voor één van de offertes vast; 6.5 Om reden van budgetbeheersing vindt op basis van een factuur (of facturen) afrekening plaats, waarbij de eindafrekening niet hoger mag zijn dan het bedrag dat bij de opdrachtverstrekking overeen gekomen. Indien de kosten wel hoger worden of dreigen te worden dan moet dit schriftelijk beargumenteerd worden aan de opdrachtgever; 6.6 De budgethouder houdt de actuele stand van de financiële verplichtingen en de voortgang van het project bij; 6.7 De budgethouder informeert de opdrachtgever tijdig over afwijkingen in financiën, prestatie-eenheden en inhoudelijke doelen; 6.8 Is de inzet van derden gelet op het gerealiseerde resultaat (doel) en de daarvoor ingezette middelen de moeite waard geweest (overallbeschouwing)? Score per inzet & totale inhuur per jaar 1. meerwaarde voor de gemeente Lemsterland; 2. conform verwachting; 3. negatieve waarde voor de gemeente Lemsterland. 15 van 17

16 7. Is het beleid doeltreffend uitgevoerd? a. Wat zijn de ervaringen van de belangrijkste ambtelijke sleutelfiguren? b. Welke doelen worden beoogd met de inhuur van derden? c. Zijn de beoogde doelen gerealiseerd? Normen Doeltreffendheid Ja / Nee Toelichting 7.1 Voorafgaand aan de offerteronde vindt een opdrachtformulering plaats met: o aanleiding en afweging (probleemstelling); o doel uitbesteding; o verwachte product; o kwaliteitseisen en (financiële) randvoorwaarden; o tijdspad. 7.2 Bij de offerteaanvraag worden doel van de opdracht en eisen aan alle offertepartijen schriftelijk gecommuniceerd; 7.3 De opdrachtverstrekking wordt vastgelegd in het projectdossier en met de opdrachtnemer wordt afgestemd: o wie als formele opdrachtgever functioneert; o wie het aanspreekpunt is; o wat probleemstelling en doel van de uitbesteding zijn; o wat het verwachte resultaat is, aan welke (meetbare) eisen dit moet voldoen, welke kosten er verbonden zijn aan de uitbesteding; o welk tijdspad daaraan verbonden is. 7.4 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de controle / evaluatie of het gewenste resultaat tegen de vooraf gestelde voorwaarden en kwaliteitseisen is gerealiseerd en legt dit vast; a. zijn de doelen behaald; b. is inhuur binnen de begroting gebleven; c. is project binnen het tijdspad gebleven. 7.5 Voor zover relevant, wordt bij de verantwoording aangegeven wat met het resultaat gebeurt (leereffect). 7.6 Worden complexe beleids- en/of organisatietrajecten gefaseerd (verband houden tussen resultaat & doel); 7.7 Elke inhuur wordt door het MT geëvalueerd (plan, do, check, actcyclus); 7.8 Wordt er door het MT regelmatig (x per jaar) het inhuurbeleid geëvalueerd (had het anders gekund en gaan we op deze manier verder?) - interne ontwikkeling / groei eigen mensen; - kennisbehoud; - uitdagend werk voor eigen medewerkers. 7.9 Voorzitter OR: a. bezinning inhuur op lange termijn? b. ervaring van inhuur bij eigen personeel? c. Informele beleid bekend bij OR? d. Praktijk versus (informeel) beleid? 16 van 17

17 Bijlage III Volume overzicht Totale loonkosten , ,69 Inhuur derden Vaste inhuur Bruggen, camping, parkeren, Lemstersluis, havengelden, kampeerterreinen, buitenjachthaven, , ,85 toiletgebouw Schoolstraat, Groenvoorziening Zwembadmedewerkers , , , ,20 Incidentele inhuur Diverse afdelingen , ,70 Griffie 0,00 368,00 Brandweercommandant ,65 0, , ,70 Loonkosten tijdelijk personeel , ,90 Stagiaires (aantal medewerkers) van 17