DE GESPREKKENCYCLUS. De gesprekkencyclus 1. INLEIDING

Transcriptie

1 DE GESPREKKENCYCLUS 1. INLEIDING Het doel van de projectgroep is het verder stroomlijnen van de gesprekkencyclus binnen de op basis van de tot nu toe opgedane ervaringen (zie o.a. de evaluatie van de POP-gesprekken d.d ) en de eisen zoals genoemd in art 9.4 van de CAO-PO De werkgroep heeft gekozen voor de vorm van een werkdocument, omdat dit desgewenst te zijner tijd op basis van opgedane ervaringen en voortschrijdend inzicht vrij eenvoudig kan worden aangepast. Het document wordt besproken in het managementteam en middels een voorgenomen besluit vastgesteld door de algemeen directeur. Na instemming door de GMR wordt het voorgenomen besluit bekrachtigd als beleid. Dit beleid wordt in het voorjaar van 2008 geëvalueerd, zodat de scholen ervaring op hebben kunnen doen met deze (deels nieuwe) wijze van werken. De projectgroep Bekwaamheidsdossiers, die het najaar van 2006 van start gaat, zal de nieuwe ontwikkelingen zoals bekwaamheidsdossiers (Wet BIO) en portfolio implementeren binnen de gesprekkencyclus. Hier en daar wordt er in dit werkdocument al naar verwezen. 2. DOEL GESPREKKENCYCLUS Binnen het integraal personeelsbeleid (IPB) vormt de gesprekkencyclus een instrument waarmee de persoonlijke inzet en de bekwaamheden van de medewerker optimaal kunnen worden afgestemd op de werkwijze en het doel van de organisatie. Daar de werkwijze en het doel van de geen statisch gegeven is maar zich voortdurend aanpast aan een veranderende samenleving, zal ook de gesprekkencyclus een flexibel instrument moeten zijn. De legt in dit werkdocument een aantal kaderstellende afspraken vast. Deze afspraken vormt de begrenzing waarbinnen scholen vrij zijn in de manier waarop zij daar verder vorm aan willen geven. Binnen het managementteam van de is afgesproken dat de reguliere gesprekkencyclus er voor medewerkers die in reeds in dienst waren er als volgt uitziet: Cyclus Soort gesprek Kenmerken (1 e jaar) POP-gesprek (vorm van) zelfevaluatie en 360-graden feedback Tweezijdig gesprek (2 e jaar) (3 e jaar) (4 e jaar) Functioneringsgesprek, incluis voortgang persoonlijke ontwikkeling Functioneringsgesprek, incluis voortgang persoonlijke ontwikkeling Beoordelingsgesprek aan de hand van o.a. de functiebeschrijving en daarbij behorende competenties Tweezijdig gesprek Tweezijdig gesprek Beoordeling: eenzijdig gesprek 1

2 Alle scholen houden zich aan de reguliere gesprekkencyclus, dwz dat alle scholen in het zelfde jaar dezelfde soort gesprekken voeren met hun (vaste) medewerkers (functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek ect.) Het managementteam heeft tevens afgesproken dat elke school er zorg draagt dat éénmaal in de 4- jarige gesprekkencyclus iedere medewerker aan de slag gaat met een of andere vorm van zelfevaluatie en 360-graden feedback. De wijze waarop deze gesprekken worden gehouden is aan de school zelf om te bepalen. Wel zullen deze gesprekken moeten voldoen aan bepaalde minimumeisen, die hieronder nader worden geëxpliciteerd. Ter inspiratie zijn aan deze notitie zijn een aantal voorbeeldformulieren toegevoegd waar men desgewenst gebruik van kan maken. Wat nieuwe medewerkers betreft die van buiten de komen: in het eerste jaar kan men desgewenst afwijken van de lopende cyclus (in het eerste jaar zal sowieso een beoordelingsgesprek moeten plaatsvinden) doch vanaf het tweede jaar lopen zij mee in de vierjarige cyclus. 3. HET POP-GESPREK Binnen het basisonderwijs is het niet alleen van belang dat medewerkers goed functioneren maar ook dat zij zich verder blijven ontwikkelen. De man of vrouw voor de klas moet het onderwijsproces voor de leerlingen, anders dan in het verleden, op veel meer aspecten ontwerpen, sturen, begeleiden en boordelen. Dit vraagt om een voortdurende bezinning of het niveau van de primaire beroepsuitoefening aan gestelde eisen voldoet (Uit: POP-culture, door F de Zoete & S S Taylor, 2004) Procedure Het is zinnig om te starten met een of andere vorm van nulmeting, dat als uitgangspunt voor het persoonlijk ontwikkelingsgesprek kan dienen. Aan de hand van deze nulmeting inventariseren de medewerker en de direct-leidinggevende de sterke punten en de ontwikkel- of verbeterpunten van de medewerker. Op basis daarvan worden de individuele ontwikkelpunten van de medewerker in samenhang met de (ontwikkelings) doelstellingen van de school, de en de persoonlijke ambities van de medewerker vastgesteld. Tijdens het persoonlijk ontwikkelingsgesprek worden afspraken SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) geformuleerd. De medewerker vult naar aanleiding van het gesprek zijn eigen POP in. In elk Persoonlijk OntwikkelingsPlan wordt in ieder geval vastgelegd: - de beoogde ontwikkeling in relatie tot de (ontwikkelings)doelstelling van de school; - de te ondernemen acties uitgezet in de tijd; - afspraken omtrent de facilitering. Voorbereiding Er zijn verschillende manieren om een POP-gesprek voor te bereiden: Door de directleidinggevende: - het spelen van het Talentenspel van de AVS (te bestellen bij AVS, Nieuwegracht 1, 3412 LB Utrecht, telefoon: ) - de Keiwijzer (door extern bureau) - het inschakelen van een extern deskundige, bijvoorbeeld: Dhr. H Slagter Veenkampen TS Lieveren Tel.:

3 Door de medewerker: - zelfevaluatie en 360-graden feedback aan de hand van de competentiechecklist, gebaseerd op de landelijke SBL-competenties. - zelf-assessment Leraar als Persoon (LaP) van de Open Universiteit Nederland, een digitale vorm van zelf-assessment voor leerkrachten (geen verdere kosten aan verbonden) Toelichting op de competentiechecklist De projectgroep heeft de landelijk vastgestelde SBL-competenties uitgewerkt naar een competentiechecklist. Hierbij zijn de 7 competenties in twee groepen onderverdeeld, nl I. vakinhoudelijke, didactische en pedagogische competenties en II. persoonsgebonden competenties. De eerst groep competenties vormt de basis/kern van het vak van leerkracht, de tweede groep competenties zijn meer persoonsgebonden. De projectgroep is van mening dat beide groepen competenties even zwaar wegen, ondanks dat de persoonsgebonden competenties uitgebreider aan bod komen. Scholen kunnen desgewenst de beschrijvingen op de competentiechecklist aanpassen aan de situatie op de eigen school. Een goed voorbeeld hiervan is de competentiechecklist van OBS Karrepad, een basisschool die volgens het Dalton-systeem werkt (op verzoek verkrijgbaar bij Monique van Amerongen) Mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling Persoonlijke ontwikkeling is onder andere mogelijk door: - volgen van opleiding, training of workshop - door school georganiseerde studiedagen - werken binnen een andere groep of bouw - verrichten van andere taken binnen de school in het kader van het taakbeleid - schrijven van een publicatie - detachering - collegiale consultatie / visitatie - intervisie - coaching door anderen - coachen van anderen -. Teambrede scholingstrajecten POP-gesprekken leveren de direct-leidinggevende ook informatie op voor teambrede scholingstrajecten in de komende periode, bijvoorbeeld tijdens studiedagen. Facilitering De professionele ontwikkeling van medewerkers is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van zowel werkgever als werknemer. Wanneer medewerker en leidinggevende vaststellen dat een bepaalde ontwikkeling wenselijk dan wel noodzakelijk is dan, geldt als richtlijn dat van medewerkers verwacht wordt dat ze hierin investeren in tijd en dat de investeert in geld. Indien medewerkers binnen drie jaar na afronding van de ontwikkelingsactiviteit (cursus, of iets dergelijks) de organisatie op eigen initiatief verlaten, geldt een getrapte terugbetalingsregeling (binnen 1 jaar 100%, binnen 2 jaar 67%, binnen 3 jaar 33%). 4. HET FUNCTIONERINGSGESPREK In een functioneringsgesprek is het functioneren van de medewerker in relatie tot de doelstellingen van de school onderwerp van gesprek. Desgewenst richt de leidinggevende het gesprek ook op het corrigeren van het gedrag van de medewerker in de gewenste richting. Het gesprek is tweezijdig, dwz dat ook het functioneren van de directleidinggevende in relatie tot de betreffende medewerker onderwerp is van gesprek. 3

4 Tijdens het jaarlijkse functioneringsgesprek komen in ieder geval minimaal onderstaande punten ter sprake. Deze dienen in de verslaglegging duidelijk herkenbaar terug te komen. Bijlage I is in dit opzicht de meest minimale variant van verslaglegging. De onderwerpen zijn: - het eigen functioneren van de medewerker - de samenwerking binnen het team - de samenwerking tussen de medewerker en de directleidinggevende - de voortgang van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker, waarbij het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) desgewenst kan worden bijgesteld - de specifieke taken uit het taakbeleid - het welbevinden, w.o. het arbeid-, c.q. ziekteverzuim. Voorbereidingstraject Het is wenselijk om een functioneringsgesprek op de een of andere wijze voor te bereiden, waardoor het gesprek meer diepgang kan krijgen. Het als voorbeeld aan deze notitie toegevoegde werkdocument functioneringsgesprek (bijlage II) is in feite een reflectieverslag, dat door de medeweker zelf voorafgaand aan het functioneringsgesprek kan worden ingevuld. Hieronder worden meer mogelijkheden aangegeven. De directleidinggevende geeft aan het begin van het jaar in een teamvergadering aan wanneer en op welke wijze hij/zij in het lopende jaar functioneringsgesprekken wil houden met alle medewerkers. Per categorie medewerker wordt hetzelfde instrument gebruikt. Er zijn verschillende manieren om een functioneringsgesprek voor te bereiden: door de direct-leidinggevende: - lesbezoek in de klas - Belbin ( wat is je rol binnen het team? ) door de medewerker: - reflectieverslag (zie bijlage) - zelfevaluatie en 360-graden feedback aan de hand van de competentiechecklist, gebaseerd op de landelijke SBL-competenties (zie bijlage) - Zelf-assessment Leraar als Persoon (LaP) van de Open Universiteit Nederland, een digitale vorm van zelf-assessment voor leerkrachten (geen verdere kosten aan verbonden) - de Keiwijzer (via extern bureau) Procedure voor het houden van een functioneringsgesprek Alle medewerkers krijgen voldoende tijd om zich van te voren op de afgesproken manier (formulier functioneringsgesprek, werkdocument functioneringsgesprek, competentiechecklist etc) voor te bereiden op het functioneringsgesprek Een week voor het gesprek levert de medewerker de stukken uit het voorbereidingstraject in bij de directleidinggevende (digitaal of op papier) Het functioneringsgesprek duurt minuten. Mocht er meer tijd nodig zijn kan een afspraak voor een vervolggesprek gemaakt worden. Aan het eind van het gesprek noteert de directleidinggevende de belangrijkste punten uit het gesprek. De verslaglegging vindt in grote lijnen tijdens het gesprek plaats. Zowel de directleidinggevende als de medewerker ondertekenen het formulier voor akkoord en/of gezien. Het originele verslag van het functioneringsgesprek en indien van toepassing de verslagen uit het voorbereidingstraject worden bewaard in het personeelsdossier. De medewerker stopt kopieën hiervan in zijn/haar bekwaamheidsdossier De verslagen uit de gesprekkencyclus worden vier jaar bewaard in het persoonlijk dossier. Na vier jaar kan een verslag worden vernietigd. 4

5 Benodigde gegevens bij het functioneringsgesprek Bij het houden van functioneringsgesprekken maakt de directleidinggevende in ieder geval gebruik van onderstaande gegevens: Functiebeschrijving van de medewerker (indien nog niet aanwezig, een voorbeeldfunctiebeschrijving) De stukken uit het voorbereidingstraject (ingevulde competentiechecklist, reflectieverslag e.d.) Formulier taakbeleid met de specifieke taken van de medewerker in het kader van het taakbeleid Overzicht arbeid-, c.q. ziekteverzuim afgelopen jaar Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) 4. HET BEOORDELINGSGESPREK Aan het einde van de gesprekscyclus houdt de directleidinggevende een beoordelingsgesprek met de medewerker waarin hij/zij aangeeft hoe hij tegen het functioneren van de medewerker aankijkt (eenzijdig gesprek). Aan een beoordeling van de medewerker kunnen rechtspositionele gevolgen worden verbonden (art 9.4 CAO-PO ) Omdat er binnen het basisonderwijs geen cultuur heerst waarin het regelmatig beoordelen van (vaste) medewerkers een vaste gewoonte is, heeft het managementteam besloten om hiervoor een apart traject op te zetten met behulp van een extern bureau. Tijdens dit traject zal niet alleen gekeken worden naar wat er beoordeeld moet worden, maar ook op welke verschillende manieren dit zou kunnen gebeuren. In het traject zal aandacht zijn voor de gevolgen van een positieve als voor de gevolgen van een negatieve beoordeling. Dit traject zal in het schooljaar plaatsvinden. 5

6 BIJLAGE I Functioneringsgesprek School/locatie: Datum: Naam medewerker: Functie: Groep: Naam directleidinggevende: Te bespreken onderwerpen: 1. eigen functioneren (zelfevaluatie en 360-graden feedback) 2. samenwerking en functioneren binnen het team 3. samenwerking tussen medewerker en directleidinggevende 4. voortgang persoonlijke ontwikkeling (w.o. portfolio) 5. specifieke taken uit het taakbeleid 6

7 6. welbevinden (w.o. arbeid-, c.q. ziekteverzuim) 7. overige punten Afspraken (exclusief POP) Ondertekening: Leidinggevende: datum: Medewerker: datum: Dit document wordt bewaard in het persoonlijk dossier en/of bekwaamheidsdossier. 7

8 BIJLAGE II Werkdocument functioneringsgesprek School/locatie: Naam medewerker: Functie: Naam direct-leidinggevende: Datum: Groep: 1. Welbevinden in het werk Welke momenten hebben het afgelopen jaar veel voor je betekend? Wie of wat heeft je geïnspireerd? Waar ligt je inspiratie in je werk? Welke momenten hebben je veel energie gekost? (Bepaalde vergaderingen, gesprekken, bepaalde situaties of het ontbreken van iets?) Welke grenzen ben je dit jaar tegenaan gelopen? (In je eigen functioneren, in je eigen kennis en vaardigheden, in de voorwaarden die de omgeving schept?) Is er evenwicht in je weekindeling en hoe ziet dat eruit? 8

9 Is er voldoende gelegenheid om te praten over zaken die jij belangrijk vindt? Heb je dit (school)jaar moeten verzuimen wegens ziekte e.d.? (zonodig een overzicht verzuimdagen opvragen bij direct-leidinggevende ) 2. Naar aanleiding van je eigen taak- en functiebeschrijving (hierbij komen ook de school- en teambrede taken uit het taakbeleid ter sprake) Hoe is het een en ander verlopen, waar liep je tegen aan? Waarover ben je zeer tevreden? Waarover niet? Kun je hier leerpunten uithalen? 3. Samenwerking binnen het team Wat is jouw bijdrage aan / rol binnen het team? Ervaar je steun vanuit het team? 9

10 Hoe ervaar je de sfeer binnen het team? 4. Samenwerking tussen de medewerker en de directie (als directleidinggevende) Ervaar je voldoende steun van mij als directleidingevende? Is er voldoende openheid, m.a.w. is de drempel laag genoeg om bij mij (directeur / adjunctdirecteur) binnen te stappen? Hoe kijk je verder aan tegen mijn functioneren als directeur / adjunct-directeur? (sterke punten, minder sterke punten) 5. Contacten met derden Hoe verlopen jouw contacten met de ouders? Hoe verlopen je contacten met externe instellingen? 6. Wensen voor loopbaanontwikkeling: gebruik hierbij het persoonlijk ontwikkelings-plan (POP) dat je in overleg met je direct-leidinggevende hebt opgesteld. Wat zijn de belangrijkste doelstellingen voor het komend jaar? 10

11 Wat zijn je sterke kanten die je in jezelf ontwikkeld hebt? Hoe wil je op lange termijn je nieuwe verworvenheden (studie, ervaringen, latente kwaliteiten) inzetten? Wat betekent dit voor de school? 7. Wensen voor deskundigheidsbevordering Heb je behoefte aan (een vervolg op vorige activiteiten) deskundigheidsbevordering / bijscholing / cursussen? (Stel, indien gewenst, je persoonlijk ontwikkelingsplan in overleg met je direct-leidinggevende bij) Welke zwakke plekken zou je willen versterken? Op welke toekomstige ontwikkelingen wil je je voorbereiden? 8. Overige aandachtspunten (los van de bovengenoemde gespreksonderwerpen) 11

12 Samenvatting belangrijkste aandachtspunten door direct-leidinggevende 12

13 Evaluatie medewerker Ondertekening: Leidinggevende: datum: Medewerker: datum: Dit document wordt bewaard in het persoonlijk dossier en/of bekwaamheidsdossier. 13

14 BIJLAGE III Competentiechecklist Naam: Groep: Datum ingevuld: 1. moet nog aan gewerkt worden 2. aandachtspunt 3. voldoende 4. goed I. Vakinhoudelijke, didactische en pedagogische competenties 1. Vakinhoudelijk & didactisch competent De leerkracht kan de opdrachten, oefeningen en toetsen waar de kinderen mee te maken krijgen, zelf foutloos maken en duidelijk demonstreren of uitleggen. 2 Hij/zij legt duidelijk uit aan de kinderen welke leerdoelen hij/zij met welke leeractiviteiten nastreeft. 3 Hij/zij kiest gevarieerde, op de kinderen afgestemde speel- en leertaken, gebruik makend van moderne middelen, waaronder ict. Hij/zij biedt ruimte voor verschillende manieren van werken. 4 Hij/zij geeft opbouwend commentaar op het werk van zijn/haar kinderen en op de manier waarop ze werken. Hij/zij doet op basis van evaluatie en toetsing betrouwbare uitspraken over hun kennis en de vaardigheid. 5 Hij/zij kan van elk kind in zijn/haar groep beschrijven hoe het zich ontwikkelt op cognitief gebied en hoe hij/zij die ontwikkeling probeert te bevorderen. Hij/zij signaleert onmiddellijk als er leerproblemen zijn, hij/zij kan beoordelen of en hoe hij/zij die problemen zelf kan aanpakken en weet waar hij/zij eventueel hulp kan vinden in en buiten de school. 6 Hij/zij kan zijn/haar vakinhoudelijk en didactische opvattingen verantwoorden en ook hoe hij/zij de groep of individuele kinderen aangepakt heeft. Daarbij maakt hij/zij gebruik van relevante en actuele theoretische en methodische inzichten. 2. Pedagogisch competent De leerkracht ziet hoe de kinderen met elkaar omgaan en wat dat voor gevolgen heeft voor het welbevinden van (individuele) kinderen. Hij/zij bespreekt met hen de sfeer in de groep en de omgang met elkaar. 2 Hij/zij waardeert de inbreng van de kinderen, is nieuwsgierig naar hun ideeën en complimenteert hen regelmatig. Hij/zij stimuleert hen om kritisch na te denken over hun opvattingen en gedrag en om daarover in de groep te communiceren. 3 Hij/zij laat hen zelfstandig werken en samenwerken. 4 Hij/zij kan van elk kind in zijn/haar groep beschrijven hoe het zich ontwikkelt op fysiek, sociaal-emotioneel en moreel gebied en hoe hij/zij die ontwikkeling probeert te bevorderen. Hij/zij signaleert onmiddellijk als er ontwikkelings- of gedragsproblemen zijn, hij/zij kan beoordelen of en hoe hij/zij die zelf kan aanpakken en weet waar hij/zij eventueel hulp kan vinden in en buiten de school. 5 Hij/zij kan zijn/haar pedagogische opvattingen verantwoorden en ook hoe hij/zij de groep of individuele kinderen aangepakt heeft. Daarbij maakt hij/zij gebruik van relevante theoretische en methodische inzichten. 14

15 II. Persoonsgebonden competenties 1. Interpersoonlijk competent De leerkracht ziet wat er gebeurt in zijn/haar groep. Hij/zij luistert naar de kinderen en hij/zij reageert op hen. Hij/zij spreekt hen aan op ongewenst gedrag en hij/zij stimuleert gewenst gedrag. Hij/zij laat de kinderen in hun waarde. 2 Hij/zij houdt in zijn/haar taalgebruik, omgangsvormen en manier van communiceren rekening met wat gebruikelijk is in de leefwereld van zijn/haar leerlingen. 3 Hij/zij kan beschrijven en verklaren wat de communicatiepatronen zijn in zijn/haar (cultureel heterogene) groep en hoe de sociale verhoudingen liggen. Hij/zij weet hoe hij/zij een en ander zonodig kan verbeteren. 4 Hij/zij kan verantwoorden hoe hij/zij met zijn/haar (cultureel heterogene) groep omgaat en ook met individuele kinderen. Daarbij maakt hij/zij gebruik van relevante theoretische en methodische inzichten. 4. Organisatorisch competent De leerkracht hanteert op een consequente manier concrete, functionele en door de kinderen gedragen procedures en afspraken. 2 Hij/zij gebruikt organisatievormen, leermiddelen en leermaterialen die leerdoelen en leeractiviteiten ondersteunen. 3 Hij/zij houdt een heldere planning aan die hij/zij ook met de kinderen bespreekt. Hij/zij gaat adequaat om met tijd. In onverwachte situaties improviseert hij/zij op een professionele manier en stelt daarbij duidelijke prioriteiten. 4 Hij/zij kan zijn/haar opvatting en zijn/haar aanpak van klassenmanagement verantwoorden. 5. Samenwerken met collega s De leerkracht heeft een gemakkelijk toegankelijke administratie en registratie van leerlinggegevens. 2 Hij/zij gaat werkrelaties aan die voor zijn/haar onderwijs of voor de school van belang zijn. Hij/zij spreekt collega s aan en is ook zelf aanspreekbaar, als het gaat om het vragen of geven van hulp bij het werk. 3 Hij/zij werkt met collega s samen aan het verbeteren en vernieuwen van het onderwijs of de organisatie, bijvoorbeeld door met vormen van actieonderzoek/handelingsonderzoek gesignaleerde problemen aan te pakken. 4 Hij/zij houdt rekening met zijn/haar collega s en met de belangen van zijn/haar school. 5 Hij/zij kan de eigen opvattingen en de eigen werkwijze op het gebied van samenwerken met collega s en functioneren in een schoolorganisatie verantwoorden. 6. Samenwerken met de omgeving De leerkracht onderhoudt op een open en constructieve manier contacten met ouders, verzorgers of andere belanghebbenden. 2 Hij/zij spreekt mensen en instellingen buiten de school aan die met de kinderen te maken hebben en is hij/zij ook zelf voor die mensen en instellingen aanspreekbaar. Daarbij stemt hij/zij zijn/haar werk goed af op dat van andere partijen. 3 Hij/zij kan de eigen opvattingen en werkwijzen op het gebied van samenwerken met ouders, verzorgers en anderen buiten de school verantwoorden. 15

16 7. Reflectie en ontwikkeling De leerkrachtbrengt onder woorden wat voor hem/haar in het leerkrachtschap belangrijk is en vanuit welke professionele opvattingen hij/zij werkt. 2 Hij/zij brengt de eigen beroepsopvatting en werkhouding in verband met de (onderwijskundige en levensbeschouwelijke) identiteit van de school. 3 Hij/zij kijkt kritisch naar het eigen werk en gebruikt evaluatie, reflectie en feedback van anderen om dat verder te ontwikkelen. 4 Hij/zij benoemt zijn/haar sterke en zwakke kanten, formuleert leervragen en werkt daar planmatig aan. 5 Hij/zij kan zijn/haar eigen activiteiten en plannen over professionele ontwikkeling verantwoorden, in relatie met het beleid van de school en tegen de achtergrond van actuele ontwikkelingen in onderwijs, wetenschap en samenleving. Dit document wordt bewaard in het persoonlijk dossier en/of bekwaamheidsdossier. 16