Samenwerking en Communicatie

Transcriptie

1 Samenwerking en Communicatie Stichting Pleegoudersupport Zeeland Willem-Alexanderstraat HZ Oost-Souburg

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Organisatie Projectgroepen Activiteitengroep Initiatiefgroep Hoofdstuk 2. Communicatie Informatie Welke informatie Financiële informatie Communicatie... 5 Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Organisatieschema Pleegoudersupport Zeeland Informatiestromen Pleegoudersupport Zeeland Schema Financiële Informatiestroom Document Samenwerking en Communicatie

3 Inleiding De regiocommissie NVP is in december 2005 opgeheven. Deze was verbonden met een landelijke vereniging, waarvan een deel van de Zeeuwse pleegouders lid was. Sinds 3 maart 2006 is er de stichting Pleegoudersupport Zeeland, die alle pleegouders in Zeeland wil ondersteunen. Pleegouders hoeven geen lid te worden van Pleegoudersupport om deel te nemen aan activiteiten of te profiteren van het aanbod. Dit document heeft als doel de samenwerking tussen de verschillende onderdelen van Pleegoudersupport voor alle deelnemers (en voor alle pleegouders) inzichtelijk te beschrijven. In het Pleegzorgdocument Kinderen helpen het leven te leren 1 is de visie van Pleegoudersupport op pleegzorg beschreven. De pleegouder heeft als opvoeder de eindverantwoordelijkheid om het kind het leven te leren. Pleegouders zijn zodoende een spil in de pleegzorg. Daarom is Pleegoudersupport opgezet vanuit de pleegouders. In hoofdstuk 1 beschrijven we de verschillende organisatieonderdelen. Het organisatieschema van Pleegoudersupport is als bijlage 1 opgenomen. In hoofdstuk 2 beschrijven we de informatiestromen en het belang van een goede communicatie. Bijlage 2 is een schematische weergave van de informatiestromen. In bijlage 3 wordt de financiële informatiestroom weergegeven. 1 Het Pleegzorgdocument is gepubliceerd op: Document Samenwerking en Communicatie Pagina 2

4 1 Organisatie Zolang de belangen van pleegouders met weinig financiële middelen behartigd moeten worden, is het noodzakelijk dat veel mensen met hun specifieke bekwaamheden een steentje bijdragen. Dit gegeven is de basis van de organisatievorm van Pleegoudersupport. De werkzaamheden en de bevoegdheden van de mensen die meedoen in Pleegoudersupport vragen om een duidelijke samenhang en afstemming op elkaar om onze idealen te kunnen verwezenlijken. Hierna beschrijven we de verschillende organisatieonderdelen die samen Pleegoudersupport Zeeland vormen: 1. Projectgroepen 2. Activiteitengroep 3. initiatiefgroep 4. Het organisatieschema van Pleegoudersupport is als bijlage 1 opgenomen. 1.1 Projectgroepen Een projectgroep staat het dichtst bij de praktijk van alle dag en komt vaak voort uit een eigen initiatief van pleegouders. Een projectgroep bestaat uit een aantal mensen die zich willen inzetten voor een specifiek onderwerp betreffende de ondersteuning van pleegouders. In een projectgroep kunnen pleegouders zitten maar dat is geen vereiste. Ervaring met pleegzorg is echter gewenst. Een projectgroep heeft de volgende kenmerken: 1. Een projectgroep opereert zelfstandig binnen een kwaliteitskader 2. Een projectgroep bestaat zolang als nodig is 3. Ieder lid van een projectgroep kan doen waar hij of zij sterk in is, leuk vindt om te doen Op dit moment zijn onder andere de volgende projectgroepen actief: 1. Koffiecontact 2. Training en deskundigheidsbevordering 3. Uit voorraad leverbaar: Kledingtoko en Materialendepot 4. Contactgroep Eigen Kinderen In Pleeggezinnen (KIP) 5. Website 6. PR Binnen een projectgroep kunnen de taken verdeeld worden. Zo kan één persoon verantwoordelijk zijn voor de inhoudelijke zaken, een ander voor de techniek, enz. Eén persoon is altijd voortrekker en dus aanspreekpunt van de projectgroep. Voor een gedetailleerde uitwerking van werkwijze en kaders verwijzen we naar de Notitie Projectgroepen 2. 2 De Notitie Projectgroepen is gepubliceerd op Document Samenwerking en Communicatie Pagina 3

5 1.2 Activiteitengroep In de activiteitengroep komen alle projectgroepen die in Zeeland bestaan samen. Vanuit iedere projectgroep is iemand in de activiteitengroep vertegenwoordigd. In de activiteitengroep wordt informatie uitgewisseld tussen de projectgroepen en tussen initiatiefgroep en projectgroepen. Nieuwe projecten worden besproken of bestaande projecten worden afgerond. Niet iedere deelnemer aan een projectgroep hoeft deel te nemen aan de activiteitengroep. De activiteitengroep is zodoende een platform voor initiatieven van pleegouders, een bron van inspiratie voor de initiatiefgroep en de aansluiting met de pleegzorgpraktijk van alledag. De functionaris coördineert en faciliteert projectgroepen en de activiteitengroep en is de verbindende schakel met de initiatiefgroep. 1.3 Initiatiefgroep De initiatiefgroep onderzoekt mogelijkheden om pleegzorg beter te laten verlopen en werkt het beleid van Pleegoudersupport uit. De werkzaamheden bestaan uit: 1. Bundelen van signalen uit het werkveld 2. Stimuleren van nieuwe ontwikkelingen 3. Ontwikkelen van visie en beleid 4. Voorbereiden van bestuursbesluiten 5. Onderhouden van (inter-)nationale contacten 6. Organiseren van werkconferenties Van de leden van de initiatiefgroep wordt verwacht dat er vooral inhoudelijk werk verricht wordt. De initiatiefgroep is een platform waar allerlei lijnen met elkaar worden verbonden: praktische initiatieven aan beleidsmatige ontwikkelingen, trends in contacten aan werkzaamheden van projectgroepen etc. Mogelijkheden voor nieuwe projectgroepen worden actief verkend en geïnitieerd. De functionaris is lid van de initiatiefgroep. 1.4 Het bestuur draagt eindverantwoordelijkheid. Het werk ligt vooral op het gebied van toetsen van voorstellen op doelstelling en visie en het nemen van besluiten. De werkwijze van besluiten nemen is vastgelegd in de statuten Stichting Pleegoudersupport Zeeland. De werkzaamheden van het bestuur naast toetsen en besluiten zijn: 1. Begroting maken 2. Schrijven van een inhoudelijk en financieel jaarverslag 3. Subsidie aanvragen 4. Fondsenwerving 5. Instellingscontacten op directieniveau 6. Contact met de Provincie Het bestuur heeft een arbeidsrelatie met de functionaris. De functionaris rapporteert zijn werkzaamheden aan het bestuur. Document Samenwerking en Communicatie Pagina 4

6 Hoofdstuk 2. Communicatie Het doel van deze nieuwe opzet van Pleegoudersupport is dat we op regionaal niveau kunnen werken. Ook worden er meer mensen bij Pleegoudersupport betrokken. Meer medewerkers vraagt meer afstemming. Daarop beschrijven we in dit hoofdstuk hoe de informatievoorziening georganiseerd is. Daarna beschrijven we enkele belangrijke randvoorwaarden voor goede communicatie. 2.1 Informatie Om goed samen te kunnen werken is elkaar informeren een belangrijke voorwaarde: wie informeert wie waarover? Hieronder kunt u lezen welke informatiestromen er zijn binnen Pleegoudersupport. Onder informatie verstaan we hier: gegevens die nodig zijn om de werkzaamheden volgens afspraak op een effectieve manier uit te voeren Welke informatie In Bijlage 1 is een overzicht opgenomen waarin de verschillende informatiestromen van Pleegoudersupport staan beschreven. Alle informatie wordt digitaal verstuurd. We willen er voor waken dat Pleegoudersupport een papieren tijger wordt. Alleen de minimaal noodzakelijke informatie is daarom opgenomen. Naast deze minimaal noodzakelijke informatie gaat er natuurlijk ook andere informatie rond in de organisatie. Deze informatie zal op verschillende manieren in de diverse vergaderingen terechtkomen Financiële informatie Veel informatie wordt gebruikt om de activiteiten van Pleegoudersupport te verantwoorden naar de Provincie. Voor de volledigheid is in bijlage 3 een schematische weergave van de financiële informatiestromen opgenomen. Deze informatiestroom loopt soms parallel met de informatiestromen uit Bijlage Communicatie Om samen te kunnen werken is goede communicatie van wezenlijk belang. Het beschrijven van de informatiestroom in de organisatie schept helderheid over: wat, wanneer, waarom en hoe, maar daarmee is nog niet alles gezegd over communicatie. Communicatie is smeermiddel in de organisatie. Iedere deelnemer in de organisatie heeft weet van de ingewikkeldheid van communicatie. Omdat Pleegoudersupport een groot werkgebeid heeft en activiteiten vanuit pleegouders georganiseerd worden is goed communiceren van essentieel belang. Het gevaar bestaat dat verschillende onderdelen door de relatief grote onderlinge afstand elkaar niet meer goed verstaan. Document Samenwerking en Communicatie Pagina 5

7 Via internet kan veel uitgewisseld worden. Maar het digitaal versturen van informatie kan er voor zorgen dat zaken toch anders opgevat worden dan dat ze bedoeld zijn. Als informatie doorgepraat wordt, is het mogelijk om één en ander te verhelderen door uitleggen en vragen stellen. Contact op vergaderingen en via de telefoon blijft daarom noodzakelijk. In het informele circuit is het belangrijk dat we ons realiseren dat uitspraken gemakkelijk een eigen leven kunnen gaan leiden. Berichten kunnen anders ontvangen worden dan ze bedoeld zijn. Er kunnen misverstanden ontstaan, die voor verwarring zorgen. Zo ontstaat negatieve communicatie. Negatieve communicatie kan voor onderlinge verwijdering zorgen in plaats van samenwerking. Het is daarom in ons aller belang aan te geven wat we van elkaar verwachten en dat we met elkaar doorspreken of dit haalbaar is. Dit vraagt van iedere deelnemer een open houding en een kritische blik op de eigen rol in die communicatie. Ieder onderkent daarin de eigen verantwoordelijkheid en onderling kunnen we elkaar daarop aanspreken. Document Samenwerking en Communicatie Pagina 6

8 Bijlage 1 Organisatieschema Pleegouders in Zeeland Activiteitengroep B Initiatief groep BJZ POR AZZ Provincie Landelijk Internationaal Legenda: Pleegouders Zeeland: Organisaties en contacten: (Projectgroepen): Activiteitengroep: Initiatiefgroep: : Groen Wit Geel Oranje Paars Blauw Toelichting 1. Verschillende Projectgroepen zijn verspreid over Zeeland (inter)actief met pleegouders 2. Ervaringen van Projectgroepen worden gebundeld en besproken in de Activiteitengroep 3. De Initiatiefgroep en het kunnen niet zonder input vanuit Activiteitengroep hun werk doen 4. Projectgroepen en Activiteitengroep zijn vooral actief naar binnen 5. en Initiatiefgroep zijn ook actief naar buiten 6. Initiatiefgroep is de schakel van binnen naar buiten en vice versa. De Initiatiefgroep is in dit model: een plek waar ideeën samenkomen en combinaties gemaakt worden. 7. Initiatiefgroep is onder meer beleidsvoorbereidend. 8. Communicatie is de rode (ronde) lijn: langs iedereen en terug. Bedenk dat je nooit van alles op de hoogte kunt zijn. De boodschap die je verstuurd kan er lang over doen om aan te komen. Iedereen is verantwoordelijk voor een goede communicatie. Bedenk ook dat er fouten gemaakt (mogen) worden. 9. Lees ook: Document Samenwerking en Communicatie en de Notitie Projectgroepen op Bijlage 1 Organisatieschema Pleegoudersupport Zeeland Document Samenwerking en Communicatie

9 Bijlage 2: Informatiestromen Pleegoudersupport Zeeland Leeswijzer: : Projectgroepen AG: Activiteitengroep, overleg waarin alle projectgroepen vertegenwoordigd zijn IG: Initiatiefgroep Wat Van Naar Wanneer Waarom Hoe Start Opstarten IG Bij opstarten Doel, werkwijze, etc. beschrijven en begroting opstellen Schema Opstarten Projectgroep Opstarten IG Na bespreking in AG en IG als voorstel aan bestuur Toetsing aan doelstelling en financiële middelen Schema indienen Voorstel Toestemming opstarten, AG en IG Na bespreking in bestuursvergadering Duidelijkheid over toestemming en financiële middelen Beargumenteerde reactie Jaarplan Jaarplan en begroting IG September Toetsing aan doelstelling en financiële middelen. Toestemming vragen aan Jaarplan Bundeling Jaarplannen en jaarplan IG en begroting Toestemming Jaarplannen IG September Toetsing aan doelstelling en financiële middelen. Toestemming vragen aan, AG en IG Oktober Duidelijkheid over toestemming en financiële middelen Jaarverslag Jaarverslag IG Maart Verantwoording via aan Provincie Input beleid volgend jaar Bundeling Jaarverslagen IG en jaarverslag IG IG Maart Verantwoording via aan Provincie Input beleid volgend jaar Bundeling Jaarplannen Jaarplan Beargumenteerde reactie Jaarverslag Alle schema s Jaarverslag Definitief jaarverslag, AG en IG April Verantwoording aan Provincie Informeren alle medewerkers Verslag Bijlage 2 Informatiestromen Pleegoudersupport Zeeland Document Samenwerking en Communicatie

10 Bijlage 2: Informatiestromen Pleegoudersupport Zeeland Wat Van Naar Wanneer Waarom Hoe Evaluatie Evaluatie Projectgroep AG, IG en Tussentijds doch in ieder geval 1 x per jaar = input jaarplan Voortgang bewaken en aanpassen indien nodig Jaarplan [zie aldaar] Einde Afronden projectgroep IG Als stopt Vasthouden van opgedane kennis van start tot afronding Jaarplan Vergader Vergaderverslag AG IG en Na ieder overleg Informeren wie waar mee bezig is Vergaderverslag verslag Vergaderverslag IG AG en Na ieder overleg Informeren wie waar mee bezig is Vergaderverslag Vergaderverslag AG en IG Na ieder overleg Informeren wie waar mee bezig is Vergaderverslag Voorbereiding Voorbereiding besluiten bestuur IG 2 weken voor bestuursvergadering Efficiënt vergaderen Voorbereiding Besluiten Bijlage 2 Informatiestromen Pleegoudersupport Zeeland Document Samenwerking en Communicatie

11 Bijlage 3 Schema Financiële Informatiestroom Voor Pleegoudersupport zijn twee soorten subsidie van belang: 1. Reguliere subsidie 2. Projectsubsidie (kan voor maximaal 3 jaar aangevraagd worden) In onderstaand schema worden beide stromen weergegeven met daarbij de verschillende kenmerken en wat van wie verwacht wordt ten aanzien van de verantwoording aan de Provincie. Provincie Reguliere subsidie: Vast bedrag + indexering Jaarlijks aangevraagd Projectsubsidie: Eénmalig Grootschalig Pilot Presenteren aan Provincie Hiervan wordt betaalt: Vaste activiteiten die jaarlijks terugkomen zoals: KIP, Koffiecontact, Thema-avond etc. Kosten voor organisatie Personele kosten Bedragen < 5000,-: geen vaste datum voor indiening Bedragen > 5000,-: indienen vóór 1 oktober. Bijvoorbeeld: Jaarlijkse Pleegouderdag Pilot supervisie Werkconferentie Definitief Jaarplan/ Jaarverslag Stichting Uitputtings overzicht financiën naar Activiteiten groep Vóór 1 oktober: Jaarplan komend jaar: inhoudelijke veranderingen en uitbreiding beschrijven (Schema Jaarplan) Begroting Jaarverslag Project of Pilot Jaarplan Projectgroepen Bundeling door Initiatiefgroep Aanvulling met begroting /financieel jaarverslag bestuur Vóór 1 april: Jaarverslag: activiteiten uitgebreid beschrijven: dit hebben we gedaan / bereikt [Profileren]. (Schema jaarverslag) Jaarrekening Declaraties Jaarverslag Projectgroepen Bijlage 3 Schema Financiële Informatiestroom Pagina 1